Sop Auh

Standard Operating Procedure (SOP)
Lintas Unit
Direktorat AUH
Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung
2014
DAFTAR ISI
001/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Rektor ke Pejabat Negara (Presiden, Menteri,

Gubernur, Walikota/Bupati , Pejabat Lainnya yang Setara) dan
Mitra Kerja ITB Lainnya
002/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Kodifikasi Persuratan Unit Kerja di lingkungan ITB
003/I1.B05.1/SOP/2014 Penyusutan/Pemusnahan Arsip
004/I1.B05.1/SOP/2014 Pengelolaan Arsip
005/I1.B05.1/SOP/2014 Peminjaman Arsip di Pusat Arsip ITB
006/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Pengurusan Dokumen Otentik
007/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Keputusan (SK) Rektor
008/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Hukum ITB

PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA

(PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA/BUPATI ,
PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN
MITRA KERJA ITB LAINNYA)
No. 001/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Standard Operating Prosedure (SOP)
J
JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE Nomor : 001/I1.B05.1/SOP/2014
PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, Revisi ke :4
MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / Berlaku TMT : 12 November 2014
BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA) Halaman : 1 dari 5
DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA
LEMBAR PENGESAHAN
1

PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, Revisi ke :4
MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / Berlaku TMT : 12 November 2014
BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA Halaman : 2 dari 5
DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ................................................................................................... 1

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
I. Unit Kerja Terkait ......................................................................................................... 3
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VI. Indikator Keberhasilan ................................................................................................. 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 4
2
Nomor : 001/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE Revisi ke :4
PEJABAT NEGARA ( PRESIDEN, Berlaku TMT : 12 November 2014
MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / Halaman : 3 dari 5
BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA
DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA ATAS )
I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Rektor
2. Unit Kerja UKA/UKP
3. Wakil Rektor Terkait
4. Organisasi Kemahasiswaan
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah menetapkan standar tentang penerbitan surat dinas dari Rektor ITB yang
ditujukan kepada pejabat negara, seperti : Presiden, Menteri, Gubernur, Walikota/Bupati atau pejabat
lainnya yang setara dengan jabatan-jabatan tersebut, atas permintaan dari unit kerja UKA/UKP dan
Organisasi Kemahasiswaan di ITB dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
III. REFERENSI
Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Institut
Teknologi Bandung.
IV. PENGERTIAN
1. Surat Rektor adalah surat dinas yang ditandatangani oleh Rektor ITB yang ditujukan kepada
pejabat pemerintah maupun non pemerintah, atas permintaan UKA/UKP dan Organisasi
Kemahasiswaan dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan unit tersebut.
2. Pejabat lainnya yang setara adalah pimpinan tertinggi (Presiden Direktur, Direktur Utama,
Komisaris, Ketua Umum) dari perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah (BUMN dan
BUMD).
3

PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, Revisi ke :4
GUBERNUR, WALIKOTA / BUPATI, Berlaku TMT : 12 November 2014
Halaman : 4 dari 5
PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN
MITRA KERJA ITB LAINNYA)
V. PROSEDUR
1. Unit kerja UKA/UKP atau Organisasi Kemahasiswaan mengajukan permohonan penerbitan Surat
Rektor melalui Pimpinan Unit Kerja di atasnya :
a. UKA melalui Dekan Fakultas/Sekolah;
b. UKP melalui Pimpinan UKP/Wakil Rektor terkait;
c. Organisasi Kemahasiswaan melalui Lembaga Kemahasiswaan/WRAM
2. Setelah menyetujui kegiatan yang akan dilakukan, selanjutnya pimpinan unit kerja sebagaimana
tersebut pada butir 1, mengajukan surat permohonan kepada Rektor ITB. Surat memuat tentang :
maksud dan tujuan, bentuk kegiatan, dan jadwal), dengan dilampiri Proposal Kegiatan.
3. Jika Rektor ITB menyetujui maka Rektor akan mendisposisikannya kepada Wakil Rektor Bidang
Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) untuk menindaklanjuti. Namun jika Rektor tidak
menyetujuinya, maka Rektor melalui WRKMA akan mengkoordinasikannya kepada pemohon.
4. Dratf surat dibuat oleh Direktur Administrasi Umum dan Hukum, kemudian disampaikan ke
WRKMA) untuk mendapatkan koreksi seperlunya.
5. Selanjutnya draf surat yang sudah disetujui oleh WRKMA, akan disampaikan kepada Rektor untuk
ditandatangani.
6. Setelah surat ditandatangani oleh Rektor, diserahkan ke Direktorat Administrasi Umum dan Hukum
untuk ditindaklanjuti. Surat asli akan diserahkan kepada pemohon untuk disampaikan kepada
alamat surat yang dituju, sedangkan tembusan akan didistribusikan melalui Direktorat Administrasi
Umum dan Hukum
7. Selesai.
VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Pemantauan surat-surat yang dikeluarkan oleh Rektor menjadi lebih mudah.
2. Setiap kegiatan yang berskala besar yang dilaksanakan oleh ITB, baik di laksanakan di dalam
maupun di luar kampus dapat terpantau dan tercatat secara jelas.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir proses penerbitan surat Rektor ITB ke Pejabat Negara.
4
Lampiran SOP
Nomor : 001 /I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014
Halaman : 5 dari 5
DIAGRAM ALIR PROSES PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA/BUPATI,
PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR
UKA/UKP ORG MHS DEKAN LK W.R REKTOR WRKMA DIT-AUH
TERKAIT TERKAIT
1 Unit kerja UKA, UKP, dan Organisasi Kemahasiswaan
mengajukan permohonan penerbitan Surat Rektor Dinas, Tdk
dengan ketentuan sebagai berikut : Ya
1.a. UKA (Prodi, KK, Lab, dll.) melalui Dekan terkait 1.a 1
1.b. Organisasi Kemahasiswaan melalui Lembaga 1.b

Kemahasiswaan (LK) Ya
1
Tdk
1.c. UKP (Dit, Lembaga, UPT) melalui Wakil Rektor
terkait 1.c. Tdk
Tdk
2 Jika Rektor ITB menyetujuinya, maka Rektor akan
mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada Ya 1.
Ya
Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni 1. a
(WKMA) untuk ditindaklanjuti. b, 1.
b
3 Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni
(WKMA) membuat draft surat untuk ditandatangi Rektor. Tdk
3
1.b
4 Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertugas : 4a
4.a. Menyerahkan surat asli kepada pemohon 1.a,b 4b
4.b. Mendistribusikan ke masing-masing tembusan
5 Selesai. 5
5
PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA

DI LINGKUNGAN ITB
No. 002/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN Revisi ke :4
Berlaku TMT : 12 November 2014
UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB
Halaman : 1 dari 25
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 2 dari 25
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 4
2
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014
UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB.
Halaman : 3 dari 25

1. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum
2. Unit Kerja UKA/UKP atau Unit Kerja Lainnya yang dibentuk atas dasar kebutuhan ITB.
3. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku tata persuratan yang diberlakukan di Unit Kerja
di lingkungan ITB disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor : 42 Tahun
2006, yang meliputi : Kode Unit Kerja, Kode Klasifikasi Perihal, Kop Surat Dinas, Lambang ITB, dan
Cap Dinas ITB.
III. REFERENSI
1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor : 42 Tahun 2006, tentang Pedoman Tata
Perpersuratanan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional RI.
2. Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan
Institut Teknologi Bandung.
IV. PENGERTIAN
1. PENGERTIAN
a. Kodifikasi persuratan dapat didefinisikan sebagai tata persuratan yang digunakan sebagai
standar baku di Unit Kerja di lingkungan ITB, dan ditetapkan melalui Keputusan Rektor ITB,
Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, yang mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
RI, Nomor : 42 Tahun 2006, tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen
Pendidikan Nasional RI.
b. Unit Kerja Terkait, unit kerja UKA dan UKP atau Unit Kerja yang dibentuk berdasarkan
kebutuhan ITB yang telah ditetapkan melalui Peraturan Rektor ITB, dan memerlukan
kodifikasi persuratan resmi dari ITB untuk keperluan korespondensi dengan pihak internal
maupun eksternal.
c. Kode Unit Kerja adalah sebuah kode tertentu yang menunjukkan nama perguruan tinggi dan
Unit Kerja di ITB. Contoh : I1.B, artinya huruf capital i (I) dan angka 1 menunjukkan ITB dan
huruf B adalah kode Unit Kerja Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
ITB, dst. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Keputusan Rektor ITB, Nomor :
017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung.
d. Kode Klasifikasi Perihal, adalah sebuah kode tertentu yang digunakan untuk memberikan
Kode Klasifikasi Perihal. Contoh : Perihal Kemahasiswaan dengan kode KM, dst.
3
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 4 dari 25
V. PROSEDUR
1. Pimpinan Unit Kerja mengajukan permohonan kode persuratan ke Wakil Rektor Bidang
Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA).
2. WRKMA mendisposisikan ke Direktur Administrasi Umum dan Hukum (Dir AUH), untuk
menindaklanjuti permohonan tersebut.
3. Dit. AUH melakukan kajian hal-hal yang berkaitan dengan eksistensi dan kelayakan Unit Kerja
(meliputi unsur-unsur keabsahan Unit Kerja, tingkat urgensi dan kepentingan ITB, dan struktur
organisasi).
4. Jika tidak memenuhi unsur-unsur yang diperlukan, Dir AUH akan mengkoordinasikannya ke Unit
Kerja pemohon.
5. Jika telah memenuhi unsur-unsur yang telah disebutkan pada butir 3, maka Dir AUH
merekomendasikan kepada Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Adminstrasi dan Kearsipan untuk
membuat draf Surat Keputusan (SK) tentang Kode Persuratan.
6. Draf SK yang telah selesai dibuat, di periksa oleh Dir. AUH, selanjutnya Dir. AUH memberikan
paraf.
7. Draf SK yang sudah diparaf oleh Dir. AUH diserahkan kepada WRKMA. Jika ada koreksi dari
WRKMA draft dikembalikan ke Dir. AUH untuk diperbaiki, namun jika dinilai sudah cukup dan tidak
ada koreksi, maka SK ditanda tangan oleh WRKMA.
8. SK yang sudah ditandatangani selanjutnya diserahkan ke pemohon dan foto kopi SK diedarkan ke
seluruh Unit Kerja yang ada di ITB.

1. Ketertiban Unit Kerja di lingkungan ITB dalam penggunaan Kode Tata Persuratan yang berlaku di
ITB.
2. ITB secara konsekuen telah mengimplementasikan dan menjalankan peraturan yang telah
dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.
VII. LAMPIRAN
1. Diagram alir proses penerbitan kodifikasi persuratan
2. Keputusan Rektor Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di ITB
4
Lampiran 1 SOP
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014
Halaman : 5 dari 25
DIAGRAM ALIR PROSES PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN
UNIT KERJA TERKAIT

PIMPINAN DIREKTUR KASUBDIT.
NO PROSEDUR UKA/UKP ATAU ADMINISTRASI TATA KELOLA WRKMA
UNIT KERJA UMUM DAN ADM. DAN
LAINNYA HUKUM KEARSIPAN
1 Pimpinan Unit Kerja mengajukan permohonan kode perpersuratanan ke Wakil Rektor Bidang
Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA). 1
2 WRKMA mendisposisikan ke Direktur Administrasi Umum dan Hukum (Dir. AUH), untuk 2
menindaklanjuti permohonan tersebut.
3 Dir. AUH melakukan kajian hal-hal yang berkaitan dengan eksistensi dan kelayakan Unit Kerja
(meliputi unsur-unsur keabsahan Unit Kerja, tingkat urgensi dan kepentingan ITB, dan struktur
organisasi).
4 Jika tidak memenuhi unsur-unsur yang diperlukan, Dir. AUH akan mengkoordinasikannya ke TDK
4 3
Unit Kerja pemohon.
YA
5 Jika telah memenuhi unsur-unsur yang telah disebutkan pada butir 3, maka Dir. AUH 5
merekomendasikan kepada Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Adminstrasi dan Kearsipan
untuk membuat draf Surat Keputusan (SK) tentang Kode Persuratan.
6 Draft SK yang telah selesai dibuat, di periksa oleh Dir. AUH. Jika draft dinilai sudah cukup,
maka Dir. AUH memberikan paraf 6
7 Draf SK yang sudah diparaf oleh Dir. AUH disampaikan kepada WRKMA, untuk 7
ditandatangani.
8 SK yang sudah ditandatangani selanjutnya diserahkan ke pemohon dan foto kopi SK 8

diedarkan ke seluruh Unit Kerja yang ada di ITB
5
Lampiran 2 SOP
Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014
Tanggal : 12 November 2014
Halaman : 6 dari 25
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
KEPUTUSAN
REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
NOMOR : 017/SK/K01/OT/2011
TENTANG
TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Menimbang : a. bahwa dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 Tahun 2006,
telah diatur mengenai Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen
Pendidikan Nasional;
b. bahwa bekaitan dengan butir (a), maka dipandang perlu di lingkungan Institut
Teknologi Bandung untuk mengimplementasikan peraturan tersebut ;
c. bahwa untuk mengimplementasikan sebagaimana tersebut pada butir (b),
dipandang perlu mengubah tata persuratan yang berlaku di lingkungan Institut
Teknologi Bandung saat ini dan disesuaikan dengan peraturan yang berlaku;
d. bahwa sehubungan dengan butir (c) perlu menetapkan tata persuratan yang
berlaku di lingkungan Institut Teknologi Bandung, dan diterbitkan surat
keputusannya;
Mengingat : 1. Undang-Undang RI, Nomor 20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 6 tahun 1959, tentang Pendirian ITB;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 155 tahun 2000, tentang Penetapan ITB sebagai
Badan Hukum Milik Negara;
4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 7 tahun 2010, tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah RI, Nomor 66 tahun 2010;
5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor 42 Tahun 2006, tentang
Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
6. Keputusan Majelis Wali Amanat ITB, Nomor 001/SK/K01-MWA/2010, tentang
Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010-2014;
7. Keputusan Rektor ITB, Nomor 324/SK/K01/OT/2008, tentang Penggunaan
Lambang Institut Teknologi Bandung sebagai Identitas Visual;
8. Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010, tentang Organisasi di Bawah
Koordinasi Wakil Rektor;
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
PERTAMA : Menetapkan tata persuratan di lingkungan Institut Teknologi Bandung yang meliputi :
1. Penggunaan Kode Nomor Surat untuk Unit Kerja dan atau Jabatan di lingkungan
ITB, tersebut dalam Lampiran 1;
6
2. Kode Klasifikasi Perihal tersebut dalam Lampiran 2;
3. Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung untuk Surat Keputusan, Surat
Dinas, dan Amplop Surat Dinas mengacu pada Surat Keputusan Rektor ITB
Nomor : 324/SK/K01/OT/2008, dengan contoh penggunaannya tersebut pada
Lampiran 3;
4. Penggunaan Cap ITB untuk Kop Surat Dinas, tersebut dalam Lampiran 4 ;
KEDUA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Februari 2011, dengan ketentuan akan
diperbaiki sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
Ditetapkan di Bandung
Pada tanggal 11 Januari 2011
a.n. Rektor
Wakil Rektor Bidang Komunikasi,
Kemitraan, dan Alumni
Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin

NIP. 19600808 198601 1 001
Tembusan:
1. Ketua Majelis Wali Amanat;
2. Rektor;
3. Ketua Senat Akademik;
4. Ketua Majelis Guru Besar;
5. Ketua Dewan Audit.;
6. Para Wakil Rektor;
7. Para Dekan Fakultas/Sekolah;
8. Ketua Satuan Penjaminan Mutu;
9. Ketua Satuan Pengawas Internal;
10. Para Kepala Lembaga, Para Direktur, Para Kepala UPT;
7
Lampiran I Surat Keputusan
Nomor : 017/SK/K01/OT/2011
Tanggal : 11 Januari 2011
LAMPIRAN I
KODE NOMOR SURAT UNTUK UNIT KERJA DAN ATAU JABATAN
DI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
UNIT KERJA/JABATAN KODE
NO
1 2 3
KODE INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG I1
1 Majelis Wali Amanat (MWA)
1. Ketua MWA I1.MWA
2. Wakil Ketua MWA I1.1.MWA
3. Sekretaris MWA I1.2.MWA
2 Majelis Guru Besar (MGB)
1. Ketua MGB I1.MGB
2. Sekretaris MGB I1.1.MGB
3 Senat Akademik (SA)
Ketua SA I1.SA
Sekretaris SA I1.1.SA
4 Rektor I1.A
KANTOR WAKIL REKTOR I1.B

5 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
(WRAM)
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAM) I1.B01
5.1 Sekolah Pasca Sarjana (SPS)
1. Dekan SPS I1.B01.1
2. Wakil Dekan Bidang Akademik Kemahasiswaan dan Penjaminan Mutu I1.B01.1.1
3. Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Perencanaan I1.B01.1.2
4. Ketua Komisi PPs I1.B01.1.3
5.2 Lembaga Pengkajian Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat (LP4)
1. Ketua LP4 I1.B01.2
2. Kepala Pusat Inovasi dan Pembelajaran I1.B01.2.1
3. Sekretaris Bidang Pengkajian Pendidikan I1.B01.2.2
4. Sekretaris Bidang Pengkajian Penelitian I1.B01.2.3
5. Sekretaris Bidang Pengkajian Pengabdian Kepada Masyarakat I1.B01.2.4
5.3 Lembaga Tahap Persiapan Bersama (LTPB)
1. Ketua LTPB I1.B01.3
2. Sekretaris Bidang Akademik I1.B01.3.1
3. Sekretaris Bidang Pengembangan Karakter I1.B01.3.2
5.4 Lembaga Kemahasiswaan (LK)
1. Ketua LK I1.B01.4
2. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Mahasiswa I1.B01.4.1
3. Sekretaris Bidang Pengembangan Karakter dan Profesi I1.B01.4.2
4. Sekretaris Bidang Non Kurikuler dan Kemasyarakatan I1.B01.4.3
5. Kepala Bagian Tata Usaha I1.B01.4.4
8
5.5 Direktorat Pendidikan (DIRDIK)
1. Direktur Pendidikan I1.B01.5
2. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa I1.B01.5.1
3. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan I1.B01.5.2
5.6 Unit Pelaksana Teknis Pusat Bahasa (UPT Bahasa)
Kepala UPT Pusat Bahasa I1.B01.6
5.7 Unit Pelaksana Teknis Olah Raga (UPT OR)
Kepala UPT Olah Raga I1.B01.7
5.8 Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan (UPT Perpustakaan)
Kepala UPT Perpustakaan I1.B01.8
5.9 Komisi Penegakan Norma Akademik dan Kemahasiswaan
Ketua Komisi I1.B01.9
6 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG KEUANGAN, PERENCANAAN, DAN
PENGEMBANGAN (WRURK))
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan, dan Pengembangan I1.B02
6.1 Direktorat Keuangan (DIRKU)
1. Direktur Keuangan I1.B02.1
2. Wakil Direktur I1.B02.1.1
3. Ka Sub Direktorat Anggaran dan Perbendaharaan I1.B02.1.2
4. Ka Sub Direktorat Akuntansi I1.B02.1.3
5. Ka Sub Direktorat Pengendalian Keuangan dan Konsolidasi I1.B02.1.4
6.2 Direktorat Perencanaan (DIRPRAN)
1. Direktur Perencanaan I1.B02.2
2. Kepala Sub Direktorat Strategi, Program, dan Anggaran I1.B02.2.1
3. Kepala Sub Direktorat Monitoring dan Evaluasi I1.B02.2.2
6.3 Direktorat Pengembangan (DIRBANG)
1. Direktur Pengembangan I1.B02.3
2. Kepala Sub Direktorat Program I1.B02.3.1
3. Kepala Sub Direktorat Implementasi I1.B02.3.2
7 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG SUMBERDAYA DAN ORGANISASI (WRSO)

Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO) I1.B03
7.1 Direktorat Sarana dan Prasarana (SP)
1. Direktur Sarana dan Prasarana I1.B03.1
2. Kasubdit Operasional dan Kebersihan I1.B03.1.1
3. Kasubdit Pendayagunaan dan Perawatan Aset I1.B03.1.2
7.2 Direktorat Kepegawaian (DIRPEG)
1. Direktur Kepegawaian I1.B03.2
2. Kepala Sub Direktorat Administrasi Kepegawaian I1.B03.2.1
3. Kepala Sub Ditrektorat Renumerasi dan Kesejahteraan I1.B03.2.2
7.3 Direktorat Logistik (DIRLOG)
1. Direktur Logistik I1.B03.3
2. Wakil Direktur I1.B03.3.1
3. Kepala Sub Direktorat Sistem Informasi, Kontrak, dan Monev I1.B03.3.2
4. Kepala Sub Direktorat Pengadaan, Penerimaan, Hukum dan Pengelolaan I1.B03.3.3
Rekanan
5. Kepala Sub Direktorat Penyimpanan, Distribusi, dan Keuangan I1.B03.3.4
7.4 Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia, dan Organisasi (UPT PMO)
Kepala UPT PMO I1.B03.4
9
7.5 Unit Pelaksana Teknis Layanan Kesehatan (UPT YANKES)
Kepala UPT Yankes I1.B03.5
7.6 Unit Pelaksana Teknis Keamanan, Kesehatan, Keselamatan Kerja, dan
Lingkungan (UPT K 3 L)
Kepala UPT K 3 L I1.B03.6
Wakil Kepala UPT K3 I1.B03.6.1
Kepala Bidang Kesehatan, Keselamatan Kerja, dan Lingkungan I1.B03.6.2
Kepala Bidang Keamanan dan Ketertiban I1.B03.6.3
8 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG RISET DAN INOVASI (WR RI)
Wakil Rektor Bidang Riset dan Inovasi (WR RI) I1.B04
8.1 Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM)
Ketua LPPM I1.B04.1
Sekretaris LPPM Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat I1.B04.1.2
Sekretaris LPPM Bidang Penelitian I1.B04.1.3
8.2 Pusat-Pusat
1. Kepala Pusat Penelitian Energi Berkelanjutan I1.B04.1.4.1
2. Kepala Pusat Penelitian Pengelolaan Lingkungan, Wilayah dan Infrastruktur I1.B04.1.4.2
3. Kepala Pusat Penelitian Teknologi Informasi dan Komunikasi I1.B04.1.4.3
4. Kepala Pusat Penelitian Bioteknologi I1.B04.1.4.4
5. Kepala Pusat Penelitian Seni Rupa dan Desain I1.B04.1.4.5
6. Kepala Pusat Rekayasa Industri I1.B04.1.4.6
7. Kepala Pusat Pemodelan Matematika dan Simulasi I1.B04.1.4.7
8. Kepala Pusat Mikroelektronika I1.B04.1.4.8
9. Kepala Pusat Perencanaan, dan Pengembangan Kepariwisataan I1.B04.1.4.9
10. Kepala Pusat Ilmu Hayati I1.B04.1.4.10
11. Kepala Pusat Mitigasi dan Bencana I1.B04.1.4.11
12. Kepala Pusat Studi Lingkungan Hidup I1.B04.1.4.12
13. Kepala Pusat Pengembangan Kawasan Pesisir dan Laut I1.B04.1.4.13
14. Kepala Pusat Penginderaan Jauh I1.B04.1.4.14
15. Kepala Pusat Teknologi Instrumentasi dan Otomasi I1.B04.1.4.15
16. Kepala Pusat Kebijakan Publik dan Kepemerintahan I1.B04.1.4.16
17. Kepala Pusat Infrastruktur Data Spasial I1.B04.1.4.17
18. Kepala Pusat Kebijakan Keenergian I1.B04.1.4.18
19. Kepala Pusat Pendayagunaan Open Source Software I1.B04.1.4.19
20. Kepala Pusat Studi Sistem Tak Berawak I1.B04.1.4.20
21. Kepala Pusat Teknologi Kesehatan dan Keolahragaan I1.B04.1.4.21
8.3 Lembaga Pengembangan Inovasi dan Kewirausahaan (LPIK)
1. Ketua LPIK I1.B04.2
2. Sekretaris LPIK I1.B04.2.1
8.3 Sekretaris Bidang Umum Kantor WR RI I1.B04.3
1. Kepala Bagian Administrasi Keuangan I1.B04.3.1
2. Kepala Bagian Administrasi Support I1.B04.3.2
3. Kepala Bagian Administrasi Monitoring, dan Evaluasi I1.B04.3.3
9 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG KOMUNIKASI, KEMITRAAN DAN ALUMNI

(WR KMA)
Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WR KMA) I1.B05
9.1 Direktorat Administrasi Umum dan Hukum (AUH)
1. Direktur Administrasi Umum dan Hukum I1.B05.1
2. Kepala Sub Direktorat Layanan Hukum I1.B05.1.1
3. Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan I1.B05.1.2
10
9.2 Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (HUMAS & ALUMNI)
1. Direktur Humas & Alumni I1.B05.2
2. Kepala Sub Direktorat Protokol dan Dokumentasi I1.B05.2.1
3. Kepala Sub Direktorat Humas dan Publikasi I1.B05.2.2
4. Kepala Sub Direktorat Alumni I1.B05.2.3
9.3 Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional (KHI)
1. Direktur Kemitraan dan Hubungan Internasional I1.B05.3
2. Asisten Direktur Bidang Kemitraan I1.B05.3.1
3. Asisten Direktur Bidang Hubungan Internasional I1.B05.3.2
4. Kepala Sub Direktorat Administrasi Umum I1.B05.3.3
9.4 Unit Sumber Daya Informasi (USDI)
1. Kepala USDI I1.B05.4
2. Kepala Bidang Infrastruktur Teknolgi Informasi I1.B05.4.1
3. Kepala Bidang Pengembangan Sistem Informasi I1.B05.4.2
4. Kepala Bidang Fasilitas dan Layanan Teknologi Informasi I1.B05.4.3
10 Satuan Penjaminan Mutu (SPM)
1. Ketua SPM I1.B06
2. Sekretaris SPM I1.B06.1
11 Satuan Pengawas Internal (SPI)
1. Ketua SPI I1.B07
2. Sekretaris SPI I1.B07.1
12 Dewan Audit (DA)
1. Ketua DA I1.B08
2. Sekretaris DA I1.B08.1
13 Satuan Kekayaan dan Dana (SKD)
1. Ketua SKD I1.B09
2. Direktur Eksekutif SKD I1.B09.1
14 Satuan Usaha Komersial (SUK)
1. Ketua Badan Pengelola SUK I1.B10
2. Wakil Ketua Badan Pengelola SUK I1.B10.1
3. Sekretaris Badan Pengelola SUK I1.B10.2
4. Kepala Bagian Administrasi Umum Badan Pengelola SUK I1.B10.3
FAKULTAS/SEKOLAH I1.C
1 FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA)
1. Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam I1.C01
2. Wakil Dekan Bidang Akademik I1.C01.1
3. Wakil Dekan Bidang Sumber Daya I1.C01.2
4. Ketua Senat I1.C01.3
5. Kepala Bagian Tata Usaha I1.C01.4
1.2 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Matematika I1.C01.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Matematika I1.C01.5.2
3. Ketua Program Studi Magister Aktuaria I1.C01.5.3
4. Ketua Program Studi Sarjana Astronomi I1.C01.5.4
5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Astronomi I1.C01.5.5
6. Ketua Program Studi Sarjana Fisika I1.C01.5.6
7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Fisika I1.C01.5.6
8. Ketua Program Studi Sarjana Kimia I1.C01.5.7
9. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Kimia I1.C01.5.8
10. Ketua Program Studi Magister Pengajaran Fisika I1.C01.5.10
11. Ketua Program Studi Magister Pengajaran Kimia I1.C01.5.11
11
12. Ketua Program Studi Magister Pengajaran Matematika I1.C01.5.12
13. Ketua Program Studi Magister Sains Komputasi I1.C01.5.13
1.3 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)
1. KK Astronomi I1.C01.6.1
2. KK Fisika Material Elektronik I1.C01.6.2
3. KK Fisika Magnetik dan Fotonik I1.C01.6.3
4. KK Fisika Sistem Kompleks I1.C01.6.4
5. KK Fisika Nuklir dan Biofisika I1.C01.6.5
6. KK Fisika Teoritik Energi Tinggi dan Instrumentasi I1.C01.6.6
7. KK Kimia Analitik I1.C01.6.7
8. KK Kimia Anorganik dan Fisik I1.C01.6.8
9. KK Kimia Organik I1.C01.6.9
10. KK Biokimia I1.C01.6.10
11. KK Aljabar I1.C01.6.11
12. KK Analisis dan Geometri I1.C01.6.12
13. KK Matematika Industri dan Keuangan I1.C01.6.13
14. KK Matematika Kombinatorika I1.C01.6.14
15. KK Statistika I1.C01.6.15
16. KK. Observatorium Bosscha I1.C01.6.16
1.4 Laboratorium/Bengkel/Studio/Unit lain I1.C01.7.1
2 SEKOLAH ILMU DAN TEKNOLOGI HAYATI (SITH)

1. Dekan SITH I1.C02
2.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Biologi I1.C02.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Biologi I1.C02.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Mikro Biologi I1.C02.5.3
4. Ketua Program Studi Magister Bioteknologi I1.C02.5.4
5. Ketua Program Studi Magister Biomanajemen I1.C02.5.5
1. KK Ekologi dan Biosistematik I1.C02.6.1
2. KK Fisiologi, Biologi Perkembangan dan Biomedika I1.C02.6.2
3. KK Mikrobiologi, Genetika dan Biologi Molekuler I1.C02.6.3
4. KK Sains dan Bioteknologi Tumbuhan I1.C02.6.4
3 SEKOLAH FARMASI (SF)

1. Dekan SF I1.C03
6. Pejabat Pengadaan Fakultas/Sekolah I1.C03.4.1
3.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Sains dan Teknologi Farmasi I1.C03.5.1
2. Ketua Program Studi Sarjana Farmasi Klinik dan Komunitas I1.C03.5.2
3. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Farmasi I1.C03.5.3
4. Ketua Program Pendidikan Profesi Apoteker/Spesialisasi Farmasi I1.C03.5.4
12
1. KK Farmakokimia I1.C03.6.1
2. KK Farmasetika I1.C03.6.2
3. KK Biologi Farmasi I1.C03.6.3
4. KK Farmakologi-Farmasi Klinik I1.C03.6.4
5. KK Ilmu Keolahragaan I1.C03.6.5
4 FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN (FTTM)

1. Dekan FTTM I1.C04
4.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Pertambangan I1.C04.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Rekayasa Pertambangan I1.C04.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Perminyakan I1.C04.5.3
4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Perminyakan I1.C04.5.4
5. Ketua Program Studi Magister Teknik Panas Bumi I1.C04.5.5
6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geofisika I1.C04.5.6
7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Geofisika I1.C04.5.7
8. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Metalurgi I1.C04.5.8
1. KK Teknik Pemboran, Produksi, dan Manajemen Migas I1.C04.6.1
2. KK Teknik Reservoir I1.C04.6.2
3. KK Eksplorasi Sumber Daya Bumi I1.C04.6.3
4. KK Teknik Metalurgi I1.C04.6.4
5. KK Teknik Pertambangan I1.C04.6.5
6. KK Geofisika Terapan I1.C04.6.6
7. KK Geofisika Global I1.C04.6.7
4.4 Laboratorium
1. Laboratorium Panas Bumi I1.C04.7.1
2. Laboratorium Teknik Resevoir I1.C04.7.2
3. Laboratorium Pemboran dan Produksi I1.C04.7.3
4. Laboratorium Eksplorasi dan Evaluasi Bahan Galian I1.C04.7.4
5. Laboratorium Geomekanika dan Peralatan Tambang I1.C04.7.5
6. Laboratorium Lingkungan Tambang I1.C04.7.6
7. Laboratorium Perencanaan dan Valuasi Tambang I1.C04.7.7
8. Laboratorium Pengolahan Bahan Galian I1.C04.7.8
9. Laboratorium Analisis Bahan Galian I1.C04.7.9
10. Laboratorium Metalurgi Proses dan Korosi I1.C04.7.10
11. Laboratorium Metalurgi Fisika dan Keramik I1.C04.7.11
12. Laboratorium Geofisika Eksplorasi dan Dinamika Kerak Bumi I1.C04.7.12
13. Laboratorium Geofisika Reservoir dan Komputasi I1.C04.7.13
14. Laboratorium Geofisika Geofisika Rekayasa I1.C04.7.14
15. Laboratorium Seismolgi I1.C04.7.15
16. Laboratorium Geofisika Dekat Permukan I1.C04.7.16
17. Laboratorium Pengujian dan Karakterisasi Metalurgi I1.C04.7.17
13
5 FAKULTAS ILMU DAN TEKNOLOGI KEBUMIAN (FITB)
1. Dekan FITB I1.C05
3. Wakil Dekan Bidang Sumberdaya I1.C05.2
4. Ketua Senat FITB I1.C05.3
5.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geologi I1.C05.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Geologi I1.C05.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Meteorologi I1.C05.5.3
4. Ketua Program Studi Sarjana Oseanografi I1.C05.5.4
5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Sains Kebumian I1.C05.5.5
6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geodesi dan Geomatika I1.C05.5.6
7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Geodesi dan Geomatika I1.C05.5.7
8. Ketua Program Studi Magister Teknik Air Tanah I1.C05.5.8
1. KK Geologi I1.C05.6.1
2. KK Geologi Terapan I1.C05.6.2
3. KK Sains Atmosfer I1.C05.6.3
4. KK Oseanografi I1.C05.6.4
5. KK Geodesi I1.C05.6.5
6. KK Inderaja dan Sains Informasi Geografis I1.C05.6.6
7. KK Sains dan Rekayasa Hidrografi I1.C05.6.7
8. KK Surveying dan Kadaster I1.C05.6.8
5.3 Laboratorium
1. Laboratorium Geologi Rekayasa I1.C05.7.1
2. Laboratorium Geodinamik I1.C05.7.2
3. Laboratorium Geologi Komputasi I1.C05.7.3
4. Laboratorium Petrologi dan Vulkanologi I1.C05.7.4
5. Laboratorium Sedimentogafi I1.C05.7.5
6. Laboratorium Palaentologi I1.C05.7.6
7. Laboratorium Oseanografi Regional dan Teoritik I1.C05.7.7
8. Laboratorium Oseanografi Pantai I1.C05.7.8
9. Laboratorium Analisis Meteorologi I1.C05.7.9
10. Laboratorium Meteorologi Terapan I1.C05.7.10
11. Laboratorium Hidrografi I1.C05.7.11
12. Laboratorium Geodesi I1.C05.7.12
13. Laboratorium Surveying dan Kadaster I1.C05.7.13
14. Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh, dan Sistem Informasi Geografis I1.C05.7.14
15. Laboratorium Geodesi Komputasi I1.C05.7.15
6 FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI (FTI)
1. Dekan FTI I1.C06
6.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Kimia I1.C06.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Kimia I1.C06.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Fisika I1.C06.5.3
4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Fisika I1.C06.5.4
5. Ketua Program Studi Magister Instrumentasi dan Kontrol I1.C06.5.5
14
6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Industri I1.C06.5.6
7. Ketua Program Studi Magister, dan Doktor Teknik dan Manajemen Industri I1.C06.5.7
1. KK Perancangan dan Pengembangan Proses Teknik Kimia I1.C06.6.1
2. KK Perencanaan dan Pengembangan Produk Teknik Kimia I1.C06.6.2
3. KK Energi dan Sistem Pemroses Teknik Kimia I1.C06.6.3
4. KK Teknik Fisika I1.C06.6.4
5. KK Instrumentasi dan Kontrol I1.C06.6.5
6. KK Sistem Manufaktur I1.C06.6.6
7. KK Manajemen Industri I1.C06.6.7
8. KK Sistem Industri dan Tekno-Ekonomi I1.C06.6.8
6.3 Laboratorium/Bengkel/Studio I1.C06.7.1
6.4 Unit lain
1. Koordinator Riset dan Kemitraan I1.C06.8.1
2. Kerjasama Program Magister Teknik dan Manajemen Industri – Kementrian I1.C06.8.1
Perindustrian
3. Kerjasama Program Magister Instrumentasi dan Kontrol – Kementrian I1.C06.8.1
Perdagangan
4. Kerjasama Program Diploma Tiga (D3) Metrologi dan Instrumentasi – Kementrian I1.C06.8.1
Perdagangan
5. Kerjasama Program Diploma Satu (D1) Teknologi Petrokimia – Petrokimia Gresik I1.C06.8.1
7 SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA (STEI)

1. Dekan STEI I1.C07
7.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Informatika I1.C07.5.1
2. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Elektro I1.C07.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Tenaga Listrik I1.C07.5.3
4. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Telekomunikasi I1.C07.5.4
5. Ketua Program Studi Sarjana Sistem dan Teknologi Informasi I1.C07.5.5
6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Elektro I1.C07.5.6
7. Ketua Program Studi Magister Informatika I1.C07.5.7
1. KK Teknik Ketenagalistrikan I1.C07.6.1
2. KK Teknik Telekomunikasi I1.C07.6.2
3. KK Elektronika I1.C07.6.4
4. KK Sistem Kendali dan Komputer I1.C07.6.5
5. KK Teknik Komputer I1.C07.6.6
6. KK Teknik Biomedika I1.C07.6.7
7. KK Teknologi Informasi I1.C07.6.8
8. KK Rekayasa Perangkat Lunak dan Data I1.C07.6.9
9. KK Informatika I1.C07.6.10
8 FAKULTAS TEKNIK MESIN DAN DIRGANTARA (FTMD)

1. Dekan FTMD I1.C08
15
8.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Mesin I1.C08.5.1
2. Ketua Program Studi Sarjana Aeronotika dan Astronotika I1.C08.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Material I1.C08.5.3
4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Penerbangan I1.C08.5.4
5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Mesin I1.C08.5.5
6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Ilmu dan Teknik Material I1.C08.5.6

1. KK Perancangan Mesin I1.C08.6.1
2. KK Konversi Energi I1.C08.6.2
3. KK Ilmu dan Teknik Material I1.C08.6.3
4. KK Teknik Produksi Mesin I1.C08.6.4
5. KK Fisika Terbang I1.C08.6.5
6. KK Struktur Ringan I1.C08.6.6
7. KK Desain, Operasi dan Perawatan Pesawat Terbang I1.C08.6.7
9 FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN (FTSL)

1. Dekan FTSL I1.C09
9.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Sipil I1.C09.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Sipil I1.C09.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Lingkungan I1.C09.5.3
4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Lingkungan I1.C09.5.4
5. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Kelautan I1.C09.5.5
6. Ketua Program Studi Magister Teknik Kelautan I1.C09.5.6
7. Ketua Program Studi Magister Sistem dan Teknik Jalan Raya I1.C09.5.7
8. Ketua Program Studi Magister Berorientasi Terapan Pengelolaan Sumber Daya I1.C09.5.8
Air
1. KK Rekayasa Struktur I1.C09.6.1
2. KK Rekayasa Geoteknik I1.C09.6.2
3. KK Teknik Sumber Daya Air I1.C09.6.3
4. KK Rekayasa Transportasi I1.C09.6.4
5. KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi I1.C09.6.5
6. KK Teknik Kelautan I1.C09.6.6
7. KK Rekayasa Air dan Limbah Cair I1.C09.6.7
8. KK Pengelolaan Udara dan Limbah I1.C09.6.8
9. KK Teknologi Pengelolaan Lingkungan I1.C09.6.9
9.3 Laboratorium
1. Laboratorium Rekayasa Struktur I1.C09.7.1
2. Laboratorium Mekanika Tanah I1.C09.7.2
3. Laboratorium Rekayasa Jalan dan Lalulintas I1.C09.7.3
4. Laboratorium Rekayasa Sumber Daya Air I1.C09.7.4
5. Laboratorium Manajemen dan Rekayasa Konstruksi I1.C09.7.5
6. Laboratorium Kualitas Air I1.C09.7.6
7. Laboratorium Teknik Pengelolaan Air I1.C09.7.7
16
8. Laboratorium Kualitas Udara I1.C09.7.8
9. Laboratorium Buangan Padat dan B3 I1.C09.7.9
10. Laboratorium Hygiene Industri dan Toksikologi I1.C09.7.10
11. Laboratorium Teknik Kelautan I1.C09.7.11
12. Unit Komputasi dan Sistem Informasi I1.C09.7.12
. 13. Workshop I1.C09.7.13
10 SEKOLAH ARSITEKTUR, PERENCANAAN, DAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN
(SAPPK)
1. Dekan SAPPK I1.C10
10.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Arsitektur I1.C10.5.1
2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Arsitektur I1.C10.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Perencanaan Wilayah dan Kota I1.C10.5.3
4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Perencanaan Wilayah dan Kota I1.C10.5.4
5. Ketua Program Studi Magister Rancang Kota I1.C10.5.5
6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Transportasi I1.C10.5.6
7. Ketua Program Studi Magister Terapan Studi Pertahanan I1.C10.5.7
8. Terapan Perencanaan Kepariwisataan I1.C10.5.8
9. Ketua Program Studi Magister Studi Pembangunan I1.C10.5.9
1. KK Perancangan Arsitektur I1.C10.6.1
2. KK Teknologi Bangunan I1.C10.6.2
3. KK Sejarah, Teori dan Kritik Arsitektur I1.C10.6.3
4. KK Perumahan dan Permukiman I1.C10.6.4
5. KK Perencanaan Wilayah dan Perdesaan I1.C10.6.5
6. KK Perencanaan dan Perancangan Kota I1.C10.6.6
7. KK Sistem Infrastruktur Wilayah dan Kota I1.C10.6.7
8. KK Pengelolaan Pembangunan dan Pengembangan Kebijakan I1.C10.6.8
11 FAKULTAS SENI RUPA DAN DESAIN (FSRD)
1. Dekan Fakultas Seni Rupa dan Desain I1.C11
11.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Seni Rupa I1.C11.5.1
2. Ketua Program Studi Sarjana Kriya I1.C11.5.2
3. Ketua Program Studi Sarjana Desain Komunikasi Visual I1.C11.5.3
4. Ketua Program Studi Sarjana Desain Interior I1.C11.5.4
5. Ketua Program Studi Sarjana Desain Produk I1.C11.5.5
6. Ketua Program Studi Magister Seni Rupa I1.C11.5.6
7. Ketua Progran Studi Magister Desain I1.C11.5.7
8. Ketua Program Studi Doktor Ilmu Seni Rupa dan Desain I1.C11.5.8
9. Koordinator TPB FSRD I1.C11.5.9
10. Koordinator Sosio Teknologi FSRD I1.C11.5.10
17
1. KK Seni Rupa I1.C11.6.1
2. KK Estetika dan Ilmu-ilmu Seni I1.C11.6.2
3. KK Kriya dan Tradisi I1.C11.6.3
4. KK Manusia dan Ruang Interior I1.C11.6.4
5. KK Manusia dan Desain Produk Industri I1.C11.6.5
6. KK Komunikasi Visual dan Multimedia I1.C11.6.6
7. KK Ilmu-ilmu Desain dan Budaya Visual I1.C11.6.7
8. KK Ilmu-ilmu Kemanusiaan I1.C11.6.8
12 SEKOLAH BISNIS DAN MANAJEMEN (SBM)
1. Dekan SBM I1.C12
12.1 Program Studi
1. Ketua Program Studi Sarjana Manajemen I1.C12.5.1
2. Ketua Program Studi Magister Administrasi Bisnis I1.C12.5.2
3. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Sains Manajemen I1.C12.5.3
12.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan
1. KK Manajemen Manusia dan Kewirausahaan I1.C12.6.1
2. KK Manajemen Operasi dan Keuangan I1.C12.6.2
12.3 Laboratorium/Bengkel/Studio/Unit lain
1. Center of Innovation, Entrepreneurship and Leadership I1.C12.7.1
2. Center of Knowledge for Business Competitiveness I1.C12.7.2
3. Public Relation I1.C12.7.3
4. Quality Assurance and Acreditation I1.C12.7.4
13. KEPANITIAAN/SATGAS
Kode Penomoran Surat dan Cap yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan/Satgas resmi
ITB, adalah menginduk pada Unit Kerja Utama yang membentuk kepanitiaan/satgas
tersebut.
Contoh :
Panitia/Satgas Pemilihan Mahasiswa Berprestasi : ../I1.B01/KM.PANITIA/2011
a.n. Rektor

NIP. 19600808 198601 1 001
18
Lampiran II Surat Keputusan
Nomor : 017/SK/K01/OT/2011
LAMPIRAN II
KODE KLASIFIKASI PERIHAL
NO KALSIFIKASI PERIHAL KODE

1 Pendidikan dan Pengajaran PP
2 Penelitian PL
3 Pengabdian pada Masyarakat PM
4 Penelitian dan Pengembangan PG
5 Kemahasiswaan KM
6 Hubungan Masyarakat HM
7 Kerjasama Luar Negeri LN
8 Kerjasama Dalam Negeri DN
9 Organisasi dan Tatakerja OT
10 Sarana dan Prasarana SP
11 Perlengkapan LK
12 Perencanaan PR
13 Ketatausahaan TU
14 Kepegawaian KP
15 Keuangan KU
16 Hukum HK
17 Pengawasan WS
18 Kelembagaan Pendidikan Tinggi KL
19 Kuliah Kerja Nyata KN
20 Pengembangan Kepustakaan PK
21 Kesenian KS
22 Pembinaan dan Pengembangan Bahasa PB
23 Kepustakaan dan Perbukuan PT
24 Teknologi Komunikasi Pendidikan TP
25 Penerbitan PB
26 Lain – Lain LL
Contoh Implementasi Penggunaan Kode Nomor Surat Untuk Unit Kerja dan atau Jabatan dan Kode
Klasifikasi Perihal adalah sebagai berikut :
19
Contoh 1 : Unit Kerja MWA
Nomor : 001/I1/MWA/OT/2010
NOMOR URUT SURAT
HURUF i (CAPITAL) MENUNJUKKAN

KODE INSTITUT
ANGKA 1 MENUNJUKKAN KODE

ITB
KODE UNIT KERJA (MWA)
KODE PERIHAL (Organisasi dan

Tatakerja)
TAHUN PEMBUATAN SURAT
Contoh 2 : Unit Kerja Direktorat Pendidikan, Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Nomor : 001/I1.B01.4/TP/2010
NOMOR URUT SURAT
HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT
ANGKA 1 KODE ITB
KODE UNIT KERJA/JAB. (WRAM)
KODE UNIT KERJA/JAB.

DIREKTUR PENDIDIKAN
KODE PERIHAL (Teknologi

Komunikasi Pendidikan)
20
Contoh 3 : Unit Kerja Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)
Nomor : 001/I1.C01/SP/2010
NOMOR URUT SURAT
HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT
ANGKA 1 KODE ITB
KODE UNIT KERJA /JABATAN

(DEKAN FMIPA)
KODE PERIHAL (Sarana dan

Prasarana)
a.n. Rektor

NIP. 19600808 198601 1 001
21
Lampiran III Surat Keputusan
Nomor : 017/SK/K01/OT/2011
LAMPIRAN III
KETENTUAN PENGGUNAAN LAMBANG INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
UNTUK KEPENTINGAN DINAS
Penggunaan Lambang Resmi Institut Teknologi Bandung, yang digunakan untuk kepentingan dinas,
seperti Surat Keputusan, Surat Dinas, Amplop Dinas atau surat-surat lain yang sejenis, mengacu pada
Surat Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung, Nomor 324/SK/K01/OT/2008, tanggal 31 Desember
2008, tentang Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung sebagai Identitas Visual. Implementasi
dari Surat Keputusan tersebut, diatur sebagai berikut :
1. Lambang ITB yang digunakan untuk kepentingan dinas adalah Logo Ganesa berbentuk Garis;
2. Ketentuan penggunaan Jenis Huruf berikut ukurannya untuk Kop Surat maupun Amplop adalah
sebagai berikut :
a. Kop Utama
I N STI TU T TEKN OLO G I BA ND UN G

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN
Jalan Ganesa 10 Bandung 40135,Telp: +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id
Huruf Palatino Bold, Ukuran “20”

Logo Ganesa
bentuk Garis Huruf Trebuchet MS, Ukuran “14”
Huruf Trebuchet MS, Ukuran “8”
b. Sub Kop
Program Studi
Sarjana Teknik Pertambangan Huruf : Tahoma Bold, Ukuran “9”
Labtek IV, Lantai 2
Jalan Ganesa 10 Bandung Huruf :Tahoma, Ukuran 9
Telp : +6222 2502239
3. Contoh penggunaan Lambang ITB, dan huruf pada Kop Surat dan Amplop adalah sebagai berikut :
Contoh 1 : KOP UNTUK SURAT KEPUTUSAN (SK)
Tanpa tulisan nama Institut Teknologi Bandung
22
Contoh 2 : KOP SURAT DAN AMPLOP
Contoh Kop Surat/Amplop : Rektor dan Wakil Rektor

Jalan Tamansari 64 Bandung 40132,Telp: +6222 2508515, Fax +6222 2508515, e-mail : wram@.itb.ac.id
Contoh Kop Surat/Amplop : Unit Kerja di bawah koordinasi Wakil Rektor

LEMBAGA KEMAHASISWAAN
Campus Center Barat, Lantai 1, Jalan Ganesa 10 Bandung 40135 , Telp: +6222 2504814, Fax +6222 2504814

DIREKTORAT ADMINISTASI UMUM DAN HUKUM
Contoh Kop Surat/Amplop : Fakultas/Sekolah

Jalan Ganesha 10 Bandung 40135,Telp: +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id
Contoh Kop Surat/Amplop : Program Studi

Program Studi
Sarjana Teknik Pertambangan
Labtek IV, Lantai 2
Jalan Ganesa 10 Bandung
Telp : +6222 2502239
23
Contoh Kop Surat/Amplop : Program Studi Magister dan
Doktor Rekayasa Pertambangan

Program Studi
Magister dan Doktor
Rekayasa Pertambangan
Labtek VI, Lt.2, Jalan Ganesa 10
Bandung
Telp : +6222 2504551
Contoh Kop Surat/Amplop : Kelompok Keahlian (KK)

Jalan Ganesha 10 Bandung 40135, Telp. +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id
Kelompok Keahlian (KK)

Teknik Reservoir
Teknik Perminyakan, Lt. 2,
Telp : +6222 2504956
Contoh Kop Surat/Amplop : Laboratorium

Laboratorium Pemboran
dan Produksi
Teknik Perminyakan, Lt. 2,
Telp : +6222 2504956
Contoh Kop Surat/Amplop : Senat Fakultas

Senat Fakultas
Gedung.........., Telp/Fax.....
24
Jika ada unit kerja yang memandang penting untuk mencantumkan identitas tambahan (seperti ISO,
Program Kerja Sama dan lain-lain yang sejenis), pada surat dinas dapat dicantumkan pada lembaran
paling bawah sebagai footer, dengan contoh sebagai berikut :

SATUAN PENJAMINAN MUTU
ISO 2009
Contoh 3 : PENGGUNAAN LAMBANG ITB DENGAN LOGO DALAM BENTUK LINGKARAN

Penggunaan lambang ITB dengan logo dalam bentuk lingkaran, seperti gambar berikut :
dapat digunakan sebagai lambang dalam pembuatan Media Publikasi (Baligho, Spanduk, Poster, dan
sejenisnya), Sponsorship, Sertifikat, Piagam, Plakat, dan lain-lain yang sejenis.
Contoh 4 : Cap dinas ITB (sengaja tidak ditampilkan)
a.n. Rektor

NIP. 19600808 198601 1 001
25
PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP
No. 003/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP Revisi ke :4
Halaman : 1 dari 44
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 2 dari 44
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 4
2
Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 3 dari 44
1. Unit Kerja UKA/UKP Pengolah/pencipta Arsip
2. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum (Dit-AUH)
3. Satuan Pengawas Internal
4. Panitia Pemusnah Arsip
5. Pihak ketiga
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah :
1. Membuat standar penyusutan arsip di ITBi.
2. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan/Pusat Arsip.
3. Mengurangi jumlah arsip yang telah habis masa retensinya sehingga beban pengelolaan arsip
unit kerja menjadi berkurang.
III. REFERENSI
1. Undang Undang RI, Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksana Undang-Undang Nomor
43 tahun 2009 tentang Kearsipan
3. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI, Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal
Retensi (Penyimpanan) Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan PTN dan Kopertis
5. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ITB.
IV. PENGERTIAN
1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : [1]. Memindahkan arsip
inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, [2]. Memusnahkan arsip sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang berlaku, [3]. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional.
2. Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan
referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai
guna yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya keperluan korepondesi dengan
pihak internal maupun eksternal.
3. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
4. Unit Pengolah/Pencipta arsip adalah Unit Kerja ITB (UKA/UKP) yang mengelola atau
menggunakan arsip aktif secara langsung untuk kepentingan proses kegiatan di unit kerjanya.
5. Unit Kearsipan adalah Pusat Arsip ITB (ITB Archive Centre) yakni sebuah lembaga di ITB
yang melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis di ITB.
3
Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENYUSUTAN ARSIP Revisi ke :4
Halaman : 4 dari 44
V. PROSEDUR
1. Pimpinan Unit Kerja UKA/UKP menyusun panitia pemusnahan arsip yang ditetapkan dengan
Keputusan Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi, a.n. Rektor (contoh lampiran 7).
2. Panitia melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :
a. Pemilahan arsip-arsip ke dalam 2 (dua) kategori, yaitu kategoti arsip dan kategori non
arsip. Yang masuk kategori non arsip misalnya : duplikasi foto kopi yang berlebih,
dokumen lain yang tidak bernilai arsip)
b. Kategori non arsip dapat langsung dimusnahkan tanpa dibuat daftar.
c. Kategori arsip diidentifikasi masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
lampiran 8.
d. Kategori arsip yang akan dimusnahkan dibuat daftar arsip usul musnah (lampiran 3).
3. Pimpinan Unit Kerja, Ketua Panitia, dan Tim Penilai Arsip melaksanakan rapat untuk menilai
arsip usulk musnah. Hasil rapat ini harus dibuat rekomendasi yang dikeluarkan oleh Tim Penilai
Arsip dengan format hasil penilaian terdapat pada lampiran 4.
4. Ketua Panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip (lampiran 5).
5. Pelaksanaan pemusnahan arsip oleh panitia dengan cara di cacah dengan Paper Shredder, di
bakar atau di buat bubur kertas.
6. Jika sistem pemusnahannya dilakukan oleh pihak ke 3, maka perlu dilengkapi dengan
perjanjian (lampiran 6).
7. Pimpinan Unit Kerja, 1 orang pejabat dari Satuan Pengawas Internal, dan 1 orang pejabat dari
Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertindak sebagai saksi dalam propses
pemusnahannya.
8. Selesai [Surat Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, Lembar penilaian, dll
yang berkaitan dengan pemusnahan arsip tersebut disimpan sebagai arsip permanen).

1. Pemusnahan arsip di lingkungan ITB dapat dilakukan secara berkala sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
2. Beban unit kerja yang berkaitan dengan kearsipan semakin berkurang.
VII. LAMPIRAN
1. Diagram alir proses Penyusutan/Penghapusan Arsip
2. Contoh perencanaan penyusutan/pemusnahan arsip
3. Formulir daftar usulan arsip yang akan dimusnahan
4. Format Pertimbangan Tim Penilai Arsip
5. Berita Acara Pemusnahan Arsip
6. Surat perjanjian pemusnahan arsip (jika pemusnahan dilakukan oleh pihak ke 3)
7. Contoh Surat Keputusan Panitia Pemusnah Arsip
8. Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)
4
Lampiran 1 SOP, Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014
Halaman : 5 dari 44
DIAGRAM ALIR PROSES PENYUSUTAN/PENGHAPUSAN ARSIP
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR
UKA/UKP PANITIA PIHAK KETIGA DIT AUH DAN
SPI
1 Pimpinan Unit Kerja UKA/UKP menyusun panitia pemusnahan arsip yang ditetapkan
dengan Keputusan Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi, a.n. Rektor 1
(contoh lampiran 7).
2 Panitia melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :
a. Pemilahan arsip-arsip ke dalam 2 (dua) kategori, yaitu kategoti arsip dan kategori non
arsip. Yang masuk kategori non arsip misalnya : duplikasi foto kopi yang berlebih, 2.a
dokumen lain yang tidak bernilai arsip)
b. Kategori non arsip dapat langsung dimusnahkan tanpa dibuat daftar.
2.b
c. Kategori arsip diidentifikasi masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
(JRA) lampiran 8.
2.c-d
d. Kategori arsip yang akan dimusnahkan dibuat daftar arsip usul musnah (lampiran 3).
3 Pimpinan Unit Kerja, Ketua Panitia, dan Tim Penilai Arsip melaksanakan rapat untuk
menilai arsip usul musnah. Hasil rapat ini harus dibuat rekomendasi dengan 3
menggunakan format sebagaimana lampiran 4.
4 Ketua Panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip, dengan lampiran : Surat 4
Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, Lembar penilaian, dll
5
5 Pelaksanaan pemusnahan arsip oleh panitia dengan cara di cacah dengan Paper
Shredder, dibakar atau di buat bubur kertas.
6 Jika sistem pemusnahannya dilakukan oleh pihak ke 3, maka perlu dilengkapi dengan 6
perjanjian (lampiran 6).
7 Pimpinan Unit Kerja, 1 orang pejabat dari Satuan Pengawas Internal, dan 1 orang 7
pejabat dari Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertindak sebagai saksi dalam
propses pemusnahannya.
TEMBUSAN
8 Selesai [Dokumen : Surat Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, 8 8
Lembar penilaian, dll) disimpan sebagai arsip permanen).
5
Halaman : 6 dari 44
PERENCANAAN PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP
1 Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip Tgl berapa
2 Rapat Panitia Tgl berapa
3 Pelaksanaan inventarisasi arsip yang akan ....... s.d. .........

dimusnahkan
4 Daftar Arsip Usul Musnah Tgl berapa
5 Rapat Penilaian arsip usul musnah Tgl berapa
5 Persetujuan dan penetapan arsip yang Tgl berapa

akan dimusnahkan
6 Berita Acara Pemusnahan Arsip Tgl berapa
7 Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Tgl berapa
Selesai : Simpan bukti2 surat Permanen

8 permohonan, Jadwal dan prosedur ini,
SK, Berita Acara dan lampiran lainnya
6
Lampiran 3 SOP, Nomor 003/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014
Halaman : 7 dari 44
DAFTAR USUL ARSIP MUSNAH
NO JENIS ARSIP TAHUN JML SATUAN TINGKAT KETERANGAN

PERKEM-
BANGAN
1 Diisi dengan jenis berkas : Diisi Diisi Lembar/Boks/ Asli/Copy/tindasan Diisi dengan kondisi
1. Surat, SK, dan dokumen dengan dengan Odner arsip (rusak, tdk
lainnya tahun angka legkap) atau ciri fisik
pembuatan yang spesifik)
2. Nomor, tanggal, perihal, arsip
asal, tujuan dll secara
detail)
7
Halaman : 8 dari 44
PERTIMBANGAN TIM PENILAI ARSIP
Berdasarkan daftar arsip usul musnah nomor ................................yang dikelola oleh ........(nama unit
kerja), setelah dilakukan penilaian dan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif
di Institut Teknologi Bandung, maka arsip sebagaimana tersebut dalam daftar arsip usul musnah dapat
dilakukan.
Demikian pertimbangan tim penilai, sehingga usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan.
Bandung, ............
Tim Penilai
1. ............................../NIP. ............ (Ketua), Jabatan .....................

2. ................................/NIP. ............ (Anggota), Jabatan ...............
3. dst
8
Halaman : 9 dari 44
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor : ...............................................
Pada hari ini ...........................tanggal ..........................bualn ......................tahun ...................yang

bertanda tangan di bawah ini, telah melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana daftar terlampir.
Pemusnahan arsip tersebut mengacu pada Peraturan JRA ITB, dan pertimbangan Tim Penilai Arsip.
Pemusnahan arsip secara total dilakukan dengan cara ..........................
Demikian berita acara ini dibuat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, ..........................
ttd
Saksi-Saksi ................................. (Ketua Panitia)
ttd
1. .................................. Jabatan ......., Pimpinan Unit Kerja pengolah/pencipta arsip
ttd
2. ................................., Jabatan ........., (dari unsur Hukum ITB)
ttd
3. ................................, Jabatan ............. (dari unsur SPI-ITB)
9
Halaman : 10 dari 44
SURAT PERJANJIAN PEMUSNAHAN ARSIP

(jika pemusnahan dilakukan oleh pihak ke 3)
Nomor :...........................................................
Pada hari ini ........ tanggal ............... bulan ........ tahun ........ kami yang bertanda tangan di bawah ini :
N a m a : ....................................
N I P : ....................................
Jabatan : ....................................
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE I ;
N a m a : ......................................
N I P : .......................................
Jabatan : ......................................
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE II;
Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK KE I dan PIHAK KE II telah mengikat perjanjian sebagai
berikut :
Pasal 1
Surat Keputusan ................... Nomor ......................... tentang Pemusnahan Arsip (Instansi) PIHAK KE I
mengijinkan kepada PIHAK KE II untuk melaksanakan pemusnahan arsip (Instansi) yang telah dilakukan
sesuai
peraturan yang berlaku,
Pasal 2
PIHAK KE I bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1.
Pasal 3
PIHAK KE II tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1
dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.
Pasal 4
PIHAK KE II melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga
tidak dikenali lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur.
Pasal 5
PIHAK KE II bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK KE I dan bersedia menanggung kerugian
yang dikeluarkan oleh PIHAK KE I sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang
dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KE II baik sengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK
KE I merasa dirugikan, sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
Pasal 6
Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada lembar kesatu
dan kedua ditempel materai yang masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama PIHAK KE II
Bandung, ..........................................
Pihak II Pihak II
Saksi-saksi :
Nama : dst
10
CONTOH SK PANITIA
KEPUTUSAN
NOMOR : xxx/SK/I1.B03/LL/....
TENTANG
PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP ...........................
REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG,

Menimbang : a. dst......................;
b. dst.......................;
c. bahwa sehubungan dengan butir a, dan b di atas, perlu dibentuk panitia dan diterbitkan
keputusannya.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta ITB;
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006, tentang Jadwal Retensi
Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif
5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 76/MPK.A4/KP/2014 tentang
Perpanjangan Masa Jabatan Rektor ITB;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 25 tahun 2012, tentang Pedoman
Pemusnahan Arsip;
7. dst.........................
8. dst........................
M E M UT U S K A N :
Menetapkan :
PERTAMA : Membentuk Panitia Pemusnahan Arsip .....................di Unit Kerja ............... dengan
susunan sebagaimana tersebut pada Lampiran Keputusan ini.
KEDUA : Tugas Panitia adalah sebagai berikut :

1. Melakukan inventarisasi dan pencatatan arsip yang akan dimusnahkan;
2. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan dan melakukan penilaian serta
pertimbangan-pertimbangan terhadap arsip yang akan dimusnahkan ;
3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan melakukan pemusnahan arsip sesuai
dengan peraturan dan perundangan yang berlaku;
4. Melaporkan hasil tugas panitia kepada Rektor ITB melalui Wakil Rektor Bidang
...........................................................
11
KETIGA : Biaya untuk pelaksanaan tugas sebagaimana diktum KEDUA dibebankan kepada
anggaran Institut Teknologi Bandung.
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan sampai dengan tanggal .............., dengan
ketentuan apabila terdapat kekeliruan dalam penetapannya akan diperbaiki sebagaimana
mestinya.
pada tanggal/bulan/tahun
a.n. Rektor,
Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan
Organisasi,
Prof. Dr. Irawati, MS

NIP ................................
Tembusan disampaikan kepada Yth:

1. Rektor;
6. Para Ketua Lembaga;
7. Para Direktur;
8. Para Kepala UPT dan Kepala USDI;
9. Yang bersangkutan.
12
Lampiran Keputusan Rektor ITB
Nomor : xxx/SK/I1.B03/LL/2014
Tanggal : xxx Agustus 2014
SUSUNAN PANITIA PEMUSNAHAN ARSIP .................................
1. Pengarah : Wakil Rektor Bidang........ atau Dekan ....

2. Penanggugjawab : Pimpinan Unit Kerja (Direktur, Kepala Lembaga dll)
3. Ketua : Dari Unit Kerja
4. Sekretaris : Dari Unit Kerja
5. Tim Penilai Arsip : 1. .................................

2. .................................
3. .................................
4. .................................
6.Tim Inventarisasi Arsip : 1. ................. ...............
Dari unit kerja

2. .................................
3. .................................
4. .................................
5. dst............................
7. Tim Pelaksana Pemusnahan : 1. .................................

Dari unit kerja
2. .................................
3...................................
4. .................................
5. .................................
6. dst............................
8. Dokumentasi : ............................
9. Saksi-saksi : 1. Pimpinan Unit Kerja

2. Unsur Direktorat Administrasi Umum dan Hukum
3. Unsur SPI
pada tanggal xxx Agustus 2014
a.n. Rektor
Wakil Rektor Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan,
Prof. Dr. Irawati, MS

NIP .................................
13
PERATURAN REKTOR TENTANG JRA
PERATURAN
NOMOR : xxx/SK/I1.A/OT/2014
TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Menimbang : a. bahwa dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor
26 tahun 2006, telah diatur hal-hal yang berkaitan dengan Jadwal Retensi Arsip
(JRA) Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta;
b. bahwa untuk mengimplementasikan butir (a) di atas, maka dipandang perlu dibuat
Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung yang mengatur tentang Jadwal
Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Institut Teknologi Bandung sebagai acuan dan
pedoman dalam penyusutan arsip di lingkungan ITB;
c. bahwa sehubungan dengan butir (a), dan (b), di atas perlu diterbitkan
peraturannya;
2. Undang-Undang RI, Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 7 tahun 2010, tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah RI, Nomor 66 tahun 2010;
4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 tahun 2012, tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 tahun 2009.
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan di lingkungan Kementerian
Pendidikan Nasional.
Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi
Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta;
8 Keputusan Menteri Pendidikan dan Keudayaan RI, Nomor 169/MPK.A4/KP/2010,
tentang Pengangkatan Rektor ITB;
14
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG TENTANG JADWAL

RETENSI ARSIP (JRA) DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Pasal 1
Dalam Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung ini yang dimaksud dengan :
(1) Arsip Institut Teknologi Bandung yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja dalam rangka pelaksanaan tugas dan
kegiatan di lingkungan Institut Teknologi Bandung;
(2) Jadwal Retensi Arsip (JRA) Institut Teknologi Bandung adalah merupakan acuan dan pedoman untuk
melakukan penyusutan arsip di lingkungan Institut Teknologi Bandung yang selanjutnya disebut JRA
ITB;
(3) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip substantif dan arsip fasilitatif dengan
cara :
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna;
c. penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
(4) Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pokok Institut Teknologi
Bandung yang meliputi penyelenggaraan pendidikan, kemahasiswaan dan kelembagaan Institut
Teknologi Bandung;
(5) Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan pendukung penyelenggaraan pendidikan
di Institut Teknologi Bandung yang meliputi organisasi dan ketatalaksanaan, perencanaan,
kepegawaian, dan keuangan.
Pasal 2
(1) JRA ITB bertujuan untuk mendukung program penyusutan arsip ITB yang retensinya telah berakhir.
(2) JRA ITB sebagaimana dimaksud pada Pasal 2, ayat (1) merupakan acuan atau pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip di lingkungan Institut Teknologi Bandung.
Pasal 3
(1) JRA Institut Teknologi Bandung terdiri dari :
a. JRA Arsip Substantif
b. JRA Arsip Fasilitatif
(2) JRA Institut Teknologi Bandung sebagaimana dimaksud pada Pasal 3, ayat (1) tercantum pada
Lampiran Peraturan ini.
Pasal 4
JRA Institut Teknologi Bandung sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 disusun dalam bentuk tabel yang
terdiri dari kolom nomor; jenis arsip, jangka waktu simpan arsip aktif dan inaktif, dan keterangan yang
berisi pernyataan musnah/dinilai kembali/permanen.
Pasal 5
Implementasi JRA ITB sebagaimana tersebut pada Pasal 2, ayat (2) secara teknis diatur lebih lanjut oleh
Direktorat Administrasi Umum dan Hukum Institut Teknologi Bandung;
15
Pasal 6
Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan adanya peraturan lebih lanjut dari
Rektor ITB, dengan ketentuan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dalam
penetapannya.
Pada tanggal xx Juni 2014
Rektor,
Prof. Akhmaloka, Ph.D

NIP. 196102011987031001
Tembusan :
1. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
2. Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI;
3. Ketua Senat Akademik;
4. Ketua MWA ITB;
9. Para Kepala/Ketua Lembaga;
10. Para Direktur;
11. Para Kepala UPT dan Kepala USDI.
16
Lampiran Peraturan Rektor ITB
Nomor : xxx /SK/I1.A/OT/2013
Tanggal : xx Desember 2013
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
ARSIP SUBSTANTIF
JANGKA WAKTU SIMPAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
I PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
1 Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Berkas pendaftaran dan lampiran yang tidak 1 tahun 2 tahun Musnah
diterima
b. Daftar calon mahasiswa 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
c. Berkas test masuk 1 tahun 2 tahun Musnah
d. Hasil penilaian test mahasiswa baru 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
e. Pengumuman penerimaan mahasiswa baru 1 tahun 2 tahun Permanen
termasuk daftar mahasiswa yang diterima
f. Berkas data mahasiswa yang diterima 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas
perorangan mahasiswa
permanen
g. Data pendukung calon mahasiswa yang tidak 1 tahun 2 tahun Musnah
diterima
2 Naskah soal 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
3 Penetapan mahasiswa yang diterima 1 tahun 3 tahun Permanen
4 Kegiatan berkaitan dengan Penerimaan
Mahasiswa Baru
a. Sertifikat/Piagam/Surat Keterangan 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b. Administrasi penyelenggaraan, Berita Acara 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
dll
c. Laporan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
5 Registrasi Mahsiswa meliputi :
a. Daftar ketetapan biaya perkuliahan 1 tahun 2 tahun Permanen
b. Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
dan Biaya Operasional Pendidikan (BOP),
dan yang sejenis
c. Registrasi administrasi mahasiswa Kuliah 2 tahun 4 tahun Musnah
Kerja.
d. Registrasi mahasiswa pindahan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
e. Bukti Pembayaran Pendidikan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
6. Registrasi Akademik ...........
17
6 Registrasi Akademik
a. Daftar ulang mahasiswa lama 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. KRS 2 tahun 3 tahun musnah
c. KHS 2 tahun 3 tahun musnah
d. IRS 2 tahun 3 tahun musnah
e. FRS 2 tahun 3 tahun musnah
.7 Daftar Registrasi Mahasiswa Baru
a. KRS 2 tahun 3 tahun musnah
b. KHS 2 tahun 3 tahun musnah
c. IRS 2 tahun 3 tahun musnah
d. FRS 2 tahun 3 tahun musnah
8 Daftar Registrasi Mahasiswa Reguler dan Non
Reguler
a. KRS 2 tahun 3 tahun musnah
b. KHS 2 tahun 3 tahun musnah
c. IRS 2 tahun 3 tahun musnah
d. FRS 2 tahun 3 tahun musnah
9 Kalender Akademik, meliputi :
a. Administrasi Penyusunan Kalender Akademik 1 tahun 2 tahun musnah
b. Penetapan Kalender Akademik 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
10 Jadwal kuliah
a. Administrasi Penyusunan/Jadwal/Perkuliahan 1 tahun 2 tahun musnah
b. Jadwal Kuliah Semester (Ganjil, Genap) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
11 Absensi/Presensi kehadiran mahasiswa/dosen 2 tahun 3 tahun musnah
(daftar hadir, ijin tidak hadir, laporan kehadiran)
12 Administrasi Ujian, meliputi :
a. Tim/Panitia penyelenggara ujian 1 tahun 2 tahun Musnah
b. Peraturan/tata tertib dan jadwal ujian 1 tahun 2 tahun Musnah
c. Pengumuman ujian 1 tahun 2 tahun Musnah
d. Naskah ujian 1 tahun 2 tahun Musnah
e. Berita Acara Ujian 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
f. Nilai Ujian (UAS, UTS, Praktikum, Tugas 3 tahun 5 tahun Permanen
Akhir)
g. Biaya pelaksanaan ujian 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
h. Evaluasi/monitoring penyelenggaraan ujian 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
i. Evaluasi/monitorng penyelenggaraan ujian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
j. Laporan penyelenggaraan ujian 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
k. Seminar mahasiswa 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
13 Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi : 13. Bahan ajar/media ............
18
a. Penyusunan bahan ajar 2 tahun 4 tahun Permanen
setelah
diperbaharui
b. Teknik pembuatan alat peraga dan model 1 tahun 2 tahun musnah
pembelajaran
c. Pengembangan proses belajar mengajar 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
14 Evaluasi Ujian Mahasiswa
a Administrasi Ujian Tengah Semester 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b Nilai Hasil Ujian Tengah Semester 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c Administrasi Ujian Akhir Semester 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
d Nilai Hasil Ujian Akhir Semester 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e Administrasi Penyusunan/pelaksanaan Tugas 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
Akhir Mahasiswa (Skipsi, Thesis, Desertasi,
Komprehensif, KKL, PPL)
f Nilai Tugas Akhir 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
15 Kelulusan (Yudisium)
a Pengumuman pendaftaran yudisium 1 tahun 2 tahun Musnah
b Daftar peserta yudisium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
c Daftar nilai yudisium 1 tahun 2 tahun Permanen
d Notulen rapat yudisium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
e Pengumuman kelulusan yudisium 1 tahun 2 tahun Permanen
f Penetapan kelulusan 3 tahun 4 tahun Permanen
g Administrasi Kelulusan 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
16 Ijazah dan Transkrip
a. Berkas pengusulan pengadaan blanko 1 tahun 2 tahun musnah
b. Duplikat Ijazah dan Tanskrip 3 tahun 4 tahun permanen
c. Surat Keterangan pengganti ijazah dan 3 tahun 4 tahun permanen
transkrip
d. Buku Induk Nomor Registrasi Lulusan 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
17 Wisuda
a. Pengumuman pendaftaran wisuda 1 tahun 2 tahun musnah
b. Daftar Calon Wisudawan 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
c. Surat bebas pinjam perpustakaan 1 tahun 2 tahun musnah
d. Biaya wisuda 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
e. Pelepasan wisudawan 1 tahun 2 tahun musnah
f. Buku wisuda 1 tahun 2 tahun Permanen
II. Administrasi mahasiswa.............
19
II ADMINISTRASI MAHASISWA
1 Pengunduran diri mahasiswa 1 tahun 2 tahun Permanen
2 Mahasiswa Asing 2 tahun 3 tahun Permanen
3 Mahasiswa meninggal dunia 1 tahun 2 tahun Musnah
4 Evaluasi 2 (dua) tahun pertama 1 tahun 2 tahun Musnah
5 Perpanjangan masa studi 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
6 Drop Out 1 tahun 2 tahun Permanen
7 Berkas Perorangan Mahasiswa terdiri dari :
a Surat penetapan menjadi mahasiswa dan berkas 4 tahun 5 tahun Dinilai kembali
registrasi.
b Kartu Induk Mahasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c Kartu Mahasiswa 2 tahun 3 tahun s.d. lulus
d Kartu Peserta Kuliah 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e Kartu Tanda Anggota Perpustakaan 2 tahun 3 tahun s.d lulus
f Kartu Rencana Studi (KRS) 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
g Kartu Hasil Studi (KHS) 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
h Kartu Daftar Ulang 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
i Surat keterangan cuti/dispensasi tidak mengikuti 4 tahun 5 tahun Dinilai kembali
kuliah atau aktif kembali
j Kartu Tanda Registrasi 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
k Surat keterangan yudisium 4 tahun 5 tahun Dinilai kembali
l Surat Keterangan Ijin Tugas Belajar 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
III ADMINISTRASI DOSEN
1 Daftar hadir mengajar 1 tahun 2 tahun musnah
2 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 1 tahun 2 tahun musnah
3 Laporan Realisasi Pengajaran 1 tahun 2 tahun musnah
4 Evaluasi Mahasiswa terhadap Dosen 1 tahun 2 tahun musnah
5 Dosen Pembimbing Akademik 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
6 Dosen Pembimbing Tugas Akhir 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
7 Dosen Penguji Ujian Semester 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
8 Dosen Penguji Ujian Tugas Akhir 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
9 Dosen Pendamping Asistensi 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
IV. Penunjang Pendidikan .........
20
IV PENUNJANG PENDIDIKAN
1 Kurikulum
a. Penyusunan dan pengembangan kurikulum 2 tahun 3 tahun Permanen
setelah
diperbarui
b. Penyusunan kurikulum baru 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Penetapan kurikulum 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Pelaksanaan kurikulum 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
2 Deskripsi mata kuliah
a. Kode mata kuliah Selama 3 tahun Permanen
masih
digunakan
b. Daftar buku rujukan 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Daftar SKS 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3 Bahan ajar/media pembelajaran
a. Penyusunan bahan ajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
setelah
dipebarui
b. Teknik pembuatan alat peraga dan model 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
pembelajaran
c. Pengembangan bahan ajar untuk proses belajar 2 tahun 3 tahun Permanen
mengajar
4 Laboratorium
a. Administrasi pelaksanaan kegiatan laboratorium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b. Ketentuan pemakaian laboratorium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
c. Pengelolaan laboratorium 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Kegiatan praktikum 2 tahun 3 tahun musnah
e. Inventarisasi peralatan laboratorium 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
f. Ijin penggunaan laboratorium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
g. Pelaporan kegiatan laboratorium 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
IV IJAZAH DAN TRANSKRIP NILAI
1 Usulan pencetakan blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
setelah
diperbarui
2 Biaya pencetakan blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
setelah
diaudit
3 Penyerahan blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Musnah
4 Pendistribusian blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
5 Data jumlah blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
6 Data pemakaian blangko ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
7 Tim pemrosesan ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Musnah .................
7. Tim pemrosesan
21
setelah
ditetapkan
8 Biodata mahasiswa yang dinyatakan lulus 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
setelah
ditetapkan
9 Laporan pengelolaan ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
10 Duplikat/fotokopi ijazah dan transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Permanen
V DATA DAN STATISTIK
1 Data kepakaran 2 tahun 3 tahun Permanen
2 Data dosen asing 1 tahun 3 tahun Permanen
3 Data lulusan mahasiswa 1 tahun 3 tahun Permanen
4 Data mahasiswa asing 1 tahun 3 tahun Permanen
5 Data prestasi mahasiswa 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali
6 Data inventori mahasiswa 2 tahun 3 tahun musnah
7 Data komputerisasi 2 tahun 6 tahun musnah
8 Data nilai akhir/transkrip nilai 2 tahun 3 tahun Permanen
9 Statistik kepakaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
10 Stattistik lulusan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen
11 Statistik mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Permanen
12 Statistik prestasi mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen
13 Statistik inventori mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
14 Statistik komputerisasi 2 tahun 3 tahun Musnah
15 Statistik nilai akhir/transkrip nilai 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
16 Statistik antara peminat dan daya tampung 1 tahun 2 tahun Permanen
17 Statistik antara ratio dosen dan mahasiswa 1 tahun 2 tahun Permanen
VI ALUMNI
1 Registrasi Alumni 2 tahun 3 tahun musnah
2 Organisasi Alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3 Program Kegiatan Alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
4 Penelusuran Alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
5 Laporan Perkembangan Alumni 2 tahun 3 tahun permanen
6 Data alumni 2 tahun 3 tahun permanen
VII ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN
1 Status mahasiswa, meliputi :
a. Cuti mahasiswa 2 tahun 3 tahun musnah
b. Putus kuliah 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
c. Drop Out (DO) 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
d. Laporan status mahasiswa 1 tahun 2 tahun d.Dinilai
Laporankembali
.................
22
2 Dispensasi tidak mengikuti kuliah 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
3 Beasiswa, meliputi :
a. Ketentuan Beasiswa s.d. tdk 4 tahun Musnah
berlaku
b. Tawaran Beasiswa 2 tahun 4 tahun musnah
c. Daftar calon penerima beasiswa s.d. tdk 4 tahun musnah
berlaku
d. Seleksi calon penerima beasiswa s.d. tdk 4 tahun musnah
berlaku
e. Penetapan penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Permanen
f. Perpanjangan beasiswa 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
g. MoU pemberian beasiswa 2 tahun 4 tahun Permanen
4 Ketentuan asrama mahasiswa 2 tahun 3 tahun musnah
5 Daftar calon penghuni asrama s.d. tdk 4 tahun musnah
berlaku
6 Penetapan penghuni asrama 2 tahun 4 tahun Permanen
7 Asuransi kesehatan mahasiswa 2 tahun 4 tahun musnah
8 Kesehatan mahasiswa 2 tahun 4 tahun musnah
9 Fasilitas transportasi mahasiswa 2 tahun 4 tahun musnah
10 Organisasi Kemahasiswaan
a. Proses pembentukan pengurus 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Pengangkatan pengurus 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Laporan Pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
11 Kegiatan Mahasiswa
a. Kegiatan ilmiah 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Kegiatan sosial 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c. Kegiatan kesenian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d. Kegiatan olahraga 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
e. Kegiatan lainnya 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
12 Lomba mahasiswa
a. Tingkat ITB 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Tingkat Daerah 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c. Tingkat Nasional 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
d. Tingkat Internasional 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
13 Prestasi Mahasiswa
a. Mahasiswa berprestasi meliputi : Pendaftaran 1 tahun 3 tahun Permanen
dan seleksi, data mahasiswa , Penetapan setelah
mahasiswa berprestasi. ditetapkan
b. Data/kegiatan mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Piagam penghargaan 2 tahun 3 tahun c.Permanen
Piagam penghargaan .........
23
15 Penelitian Mahasiswa
a. Proposal penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Tim/Satgas penelitian 1 tahun 2 tahun Musnah
c. Laporan hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Surat keterangan/Ijin penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
e. Survei/studi lapangan 2 tahun 3 ahun Dinilai kembali
f. Jadwal penelitian 1 tahun 3 tahun Musnah
g. Biaya penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
h. Evaluasi hasil penelitian 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
i. Penerbitan jurnal 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
VIII KELEMBAGAAN ITB
1 Majelis Wali Amanat (MWA)
a. Berkas yang berkaitan dengan proses pemilihan 2 tahun 3 tahun Permanen
Rektor, Kepanitiaan, poster, berita acara
pemilihan rektor, dll)
b. Surat Keputusan MWA 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Notulen (hasil rapat) MWA 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Proses pembuatan dan perubahan AD/ART 2 tahun 3 tahun Permanen
2 Senat Akademik (SA)
a. Surat Keputusan SA 2 tahun 3 tahun Permanen
b. Notulen (hasil rapat) SA 2 tahun 3 tahun Permanen
3 Majelis Guru Besar (MGB)
a. Berkas pemberian gelar Doktor Honoris Causa 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Naskah pidato ilmiah pengukuhan Guru Besar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c. Berkas penyusunan kode etik 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Notulen (risalah) rapat 2 tahun 3 tahun Permanen
e. Surat Keputusan MGB 2 tahun 3 tahun Permanen
4 Dewan Audit
a. Satuan Audit Internal (SAI)
 Perencanaan audit tahunan 1 tahun 2 tahun Musnah
 Laporan hasil audit keuangan 4 tahun 5 tahun Disimpan 30 tahun
 Laporan monitoring 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
 Laporan kepatuhan terhadap perundangan 3 tahun 4 tahun Disimpan 30 tahun
dan peraturan
 Tindak lanjut institut atas hasil audit internal 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Review Dewan Audit atas laporan hasil Audit
Internal, meliputi :
 Hasil review ..........
24
 Hasil review Dewan Audit untuk tindak lanjut 4 tahun 5 tahun Dinilai kembali
Rektor
 Tindak lanjut Rektor atas hasil audit Internal 4 tahun 5 tahun Musnah
c. Laporan hasil audit kepada MWA 3 tahun 4 tahun Disimpan 30 tahun
d. Tanggapan MWA atas laporan Dewan Audit 3 tahun 4 tahun Disimpan 30 tahun
e. Laporan keuangan tahunan ITB 3 tahun 4 tahun Permanen
f. Laporan hasil audit investigasi 2 tahun 3 tahun Sampai kasus selesai
5 Satuan Penjaminan Mutu (SPM)
a. Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu 3 tahun 5 tahun Permanen
b. Kuesioner 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c. Monitoring 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
d. Evaluasi penjaminan mutu 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e. Laporan 2 tahun 4 tahun Permanen
6 Satuan Pengawas Internal (SPI)
a. Buku Pedoman Pengawas Internal 3 tahun 5 tahun Permanen
b. Perencanaan pengawasan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c. Laporan hasil Audit Akademik dan Ketenagaan 3 tahun 5 tahun Disimpan selama 30
tahun
d. Laporan hasil Audit Keuangan, Manajemen dan 3 tahun 5 tahun Disimpan selama 30
Aset tahun
e. Tindak lanjut Rektor atas laporan hasil audit SPI 3 tahun 5 tahun Dinilai kembali
7 Satuan Kekayaan dan Dana (SKD)
Laporan kegiatan dan keuangan tahunan SKD 3 tahun 5 tahun Permanen
8 Satuan Usaha Komersial (SUK)
Laporan kegiatan tahunan SUK 3 tahun 5 tahun Permanen
IX FAKULTAS/SEKOLAH DAN PROGRAM STUDI
1 Pembentukan dan Pengembangan
Fakultas/Sekolah, meliputi :
a. Pembentukan Tim/Satgas pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
b. Proses pembentukan dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
Fakultas/Sekolah (mulai dari konsep s.d.
disetujui)
c. Penetapan pembentukan dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
Fakultas/Sekolah
d. Evaluasi dan monitoring 2 tahun 3 tahun Permanen
2 Pembentukan dan Pengembangan Program Studi
meliputi :
a. Pembentukan Tim/Satgas pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
b. Proses pembentukan dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
Program Studi (mulai dari konsep s.d. disetujui)
c. Penetapan .............
25
c. Penetapan pembentukan dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Permanen
Program Studi
d. Evaluasi dan monitoring 2 tahun 3 tahun Permanen
3 Administrasi penyelenggaraan Program Studi
a. Persetujuan Usulan s.d. Penetapan Pembukaan 3 tahun 4 tahun permanen
Program Studi Baru
b. Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Baru
c. Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
X PENELITIAN DAN PENGABDIAN
1 Penelitian
a. Program penelitian 2 tahun 3 tahun permanen
b. Proposal penelitian yang ditolak 1 tahun 2 tahun musnah
c. Proposal penelitian yang disetujui 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d. Tim/satgas penelitian 1 tahun 2 tahun musnah
e. Kontrak penelitian 1 tahun 2 tahun permanen
f. Surat ijin penelitian 1 tahun 2 tahun Masuk ke laporan
g. Survey/studi lapangan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
h. Laporan hasil penelitian 2 tahun 3 tahun permanen
i. Evaluasi hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
j. Penerbitan jurnal hasil penelitian 2 tahun 3 tahun permanen
k. Penemuan teknologi baru 2 tahun 3 tahun permanen
l. Pengembangan teknologi 2 tahun 3 tahun permanen
m. Penyebaran hasil peneitian 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
n. Forum komunikasi penelitian dan pengembangan 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
o. Data statistik penelitian 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
p. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
penelitian
q. Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
pengkajian dan pengembangan
2 Pengembangan HAKI
a. Berkas pengajuan paten 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas paten
b. Sertifikat paten 1 tahun 2 tahun permanen
3 Pengabdian pada Masyarakat
a. Perencanaan Pengabdian pada Masyarakat 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Pedoman Pengabdian pada Masyarakat 2 tahun 3 tahun permanen
c. Observasi Wilayah Kerja 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Bantuan Sosial 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e. Penyuluhan .............
26
e. Penyuluhan 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
f. Konsultansi 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
g. Administrasi Penyelenggaraan Kegiatan Kuliah 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Kerja
h. Piagam/Sertifikat Kuliah Kerja 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
i. Laporan kegiatan Pengabdian pada Masyarakat 2 tahun 3 tahun permanen
XI LABORATORIUM
a. Organisasi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Sistem Penjaminan Mutu Pengujian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c. Pengendalian Dokumen Mutu 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d. Kontrak pengujian 2 tahun 3 tahun Musnah
e. Metode pengujian 2 tahun 3 tahun permanen
f. Data peralatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
g. Jaminan mutu hasil pengujian 2 tahun 3 tahun permanen
h. Laporan hasil 2 tahun 3 tahun permanen
XII PERPUSTAKAAN
1 Pengadaan buku/bahan pustaka 2 tahun 2 tahun Musnah
2 Daftar koleksi 2 tahun 10 tahun Dinilai kembali
3 Kartu Anggota 2 tahun 5 tahun Musnah
4 Katalog 2 tahun 5 tahun Permanen
5 Peminjaman 1 tahun 2 tahun Musnah
6 Surat tagihan pinjaman Selama 5 tahun Dinilai kembali
dalam
proses
tagih
7 Surat keterangan bebas pinjam 1 tahun 5 tahun Musnah
8 Berita Acara dan daftar penghapusan buku/bahan 1 tahun 2 tahun Permanen
pustaka
ARSIP FASILITATIF
JANGKA WAKTU SIMPAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
XIII HUKUM DAN ORGANISASI
1 Hukum
a. Peraturan Rektor/Dekan 2 tahun 4 tahun Pemanen
b. Keputusan Rektor/Dekan 2 tahun 4 tahun Pemanen
c. Keputusan Senat Akademik (SA) 2 tahun 4 tahun Pemanen
d. Keputusan .............
27
d. Keputusan Majelis Wali Amanat (MWA) 2 tahun 4 tahun Pemanen
e. Keputusan pejabat lainnya 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
f. Instruksi Rektor, Dekan dan Pejabat lainnya 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
g. Instrumen Hukum (Pedoman, Prosedur Kerja, 2 tahun 4 tahun Pemanen
Surat Edaran, MoU, Kontrak, dan Kerjasama)
h. Dokumentasi Hukum (Produk Hukum Ekternal) 3 tahun 4 tahun Permanen
i. Berkas Sosialisasi/Penyuluhan/Pembinaan 2 tahun 3 tahun Musnah
Hukum
j. Berkas bantuan/konsultasi/advokasi hukum 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
k. Berkas perijinan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
2 Organisasi
a. Statuta (Panduan penyusunan, pembentukan 2 tahun 4 tahun Permanen
tim, proses penyusunan statuta)
b. Struktur, Tugas, dan fungsi organisasi 2 tahun 4 tahun Permanen
c. Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen, 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
dan penyusunan ketatalaksanaannya.
d. Evaluasi dan laporan kinerja bulanan 1 tahun 3 tahun Musnah
e. Evaluasi dan laporan kinerja triwulanan 1 tahun 3 tahun Musnah
f. Evaluasi dan laporan kinerja semesteran 1 tahun 3 tahun Musnah
g. Evaluasi dan laporan kinerja tahunan unit kerja 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali
h. Evaluasi dan laporan kinerja tahunan Institut 3 tahun 4 tahun Permanen
XIV KERJASAMA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
1 Kerjasama
a. Kerjasama dalam negeri meliputi : s.d. berakhir 2 tahun permanen
 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
 Kerjasama dengan swasta/LSM
 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
 Kerjasama dengan perusahaan
b. Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, s.d. berakhir 2 tahun permanen
Multilateral), meliputi :
 Kerjasama antar pemerintah
 Kerjasama dengan badan internasional
 Kerjasama dengan lembaga Non
Pemerintah
 Kerjasama dengan Sekolah Asing di
Indonesia
 Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di
luar negeri
 Pertukaran pelajar/mahasiswa
2. Hubungan Masyarakat ......
28
2 Hubungan Masyarakat
a. Hubungan antar lembaga, meliputi : 2 tahun 4 tahun permanen
 Hubungan antar lembaga pemerintah
 Hubungan dengan swasta/LSM
 Hubungan dengan perusahaan
 Hubungan dengan perguruan tinggi
 Hubungan dengan media massa
b. Siaran Pers/Press release 1 tahun 2 tahun permanen
c. Kunjungan Wartawan/liputan 1 tahun 2 tahun musnah
d. Kunjungan dinas antar lembaga dalam negeri 1 tahun 4 tahun permanen
e. Kunjungan dinas antar lembaga luar negeri 1 tahun 4 tahun permanen
e. Hearing dengan lembaga tinggi negara 1 tahun 4 tahun permanen
f. Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
g. Guntingan berita/Kliping koran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
h. Pameran/Sayembara, Festival, Pembuatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
spanduk dan iklan
i. Pengumuman/Pemberitahuan 2 tahun 3 tahun musnah
j. Kunjungan mahasiswa dalam dan luar negeri 2 tahun 3 tahun musnah
k. Kunjungan siswa 2 tahun 3 tahun musnah
XV PERENCANAAN
1 Usulan perencanaan unit kerja beserta data 2 tahun 4 tahun musnah
pendukung
2 Pokok-pokok kebijakan dan strategi Sampai dgn 4 tahun permanen
pembangunan bidang pendidikan diperbaharui
3 Rensta/Renip Unit Kerja dan Institut Sampai dgn 4 tahun permanen
diperbaharui
4 Program Kerja Tahunan Unit Kerja 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
5 Program Kerja Tahunan Perguruan Tinggi 2 tahun 4 tahun permanen
6 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
:
a. LAKIP Unit Kerja 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. LAKIP Perguruan Tinggi 2 tahun 4 tahun permanen
7 Evaluasi Program
a. Evaluasi masing-masing Unit Kerja 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Evaluasi Tingkat Perguruan Tinggi 2 tahun 4 tahun permanen
8 Laporan
a. Laporan Triwulanan unit kerja 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Laporan Semesteran unit kerja 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c. Laporan 2 tahun 4 tahun Permanen
berkala/triwulanan/semesteran/tahunan
institusi
XVI. Perlengkapan ......

29
XVI PERLENGKAPAN
1 Rencana Kebutuhan Barang
a. Usulan Unit Kerja 1 tahun 2 tahun musnah
b. Rencana kebutuhan Perguruan Tiggi 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c. Berkas Penawaran 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
2 Pengadaan Barang
a. Pengadaan/pembelian barang tidak melalui 1 tahun, setelah 4 tahun Dinilai kembali
lelang, meliputi : pemeriksaan
 Usulan Unit Kerja dan data pendukung
 Pross pengadaan barang
 Serah terima barang
b. Pengadaan/pembelian barang melalui lelang,
meliputi :
 Pengadaan barang bergerak, mulai dari 1 tahun, setelah 4 tahun Dinilai kembali
lelang, pengumuman pemenang, daftar pemeriksaan
rekanan sampai dengan berita acara serah
terima barang.
 Pengadaan barang investasi, mulai dari 1 tahun, setelah s.d. brg Dinilai kembali
lelang, pengumuman pemenang, daftar pemeriksaan dihapuskan
rekanan sampai dengan berita acara serah
terima barang.
3 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah 1 tahun, setelah s.d. brg musnah
pemeriksaan dihapuskan
4 Pengadaan barang melalui tukar-menukar 1 tahun, setelah s.d. brg musnah
5 Pengadaan barang melalui pinjaman 1 tahun, setelah s.d. brg musnah
6 Pengadaan barang melalui sewa 1 tahun, setelah s.d. brg musnah
7 Pengadaan Jasa : Berkas pengadaan jasa oleh pihak s.d. kontrak habis 3 tahun Dinilai kembali
ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran
sampai dengan kontrak perjanjian.
8 Penyimpanan/Pergudangan s.d. barang 2 tahun musnah
Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan didistribusikan
9 Kartu barang/kartu gudang s.d. diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali

10 Penyaluran/distribusi 1 tahun, setelah 2 tahun musnah
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : pemeriksaan
surat permintaan barang dari unit kerja/formulir
permintaan, persetujuan s.d. Surat Perintah
Mengeluarkan Barang (SPMB)
11 Inventaris Barang
a. Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 1 tahun 2 tahun musnah
b. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) s.d. diperbaharui 2 tahun musnah
c. Daftar inventaris ......
30
c. Daftar Inventaris Barang (DIB) s.d. diperbaharui 2 tahun musnah
d. Kartu Inventaris Barang (KIB) s.d. barang 2 tahun musnah
dihapuskan
12 Perbaikan/Pemeliharaan
a. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b. Perbaikan/Pemeliharaan Barang Inventaris 1 tahun setelah 4 tahun Dinilai kembali
pemeriksaan
13 Penghapusan Barang
a. Penghapusan Barang Bergerak/Barang 1 tahun setelah 4 tahun musnah
Inventaris Kantor diantaranya berkas usulan penghapusan
penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita
acara penghapusan barang
b. Penghapusan barang investasi, diantaranya 1 tahun setelah 4 tahun Dinilai kembali
berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan
penghapusan s.d. berita acara penghapusan
barang.
14 Bukti-bukti kepemilikan aset s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipindahtangankan
15 Setifikat tanah s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipinadahtangankan
16 IMB s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipinadahtangankan
17 BPKB s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipinadahtangankan
18 STNK s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipinadahtangankan
19 Denah/Gambar bangunan/Instalasi listrik, air dan gas s.d. dihapuskan/ 3 tahun permanen
dipinadahtangankan
20 Daftar barang yang dihapuskan 2 tahun 3 tahun permanen
XVII KEPEGAWAIAN
1 Formasi Pegawai
a. Usulan dari Unit kerja 2 tahun setelah 2 tahun Musnah
tahun anggaran
b. Usulan permintaan formasi 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tahun anggaran
c. Persetujuan formasi 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tahun anggaran
d. Penetapan formasi 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tahun anggaran
e. Penetapan formasi khusus 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
selesai
2. Pengadaan pegawai ......
31
2. Pengadaan Pegawai
a. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi : 2 tahun setelah 2 tahun Musnah
 Pengumuman semua diangkat
 Seleksi Adminisrasi
 Pemanggilan Peserta Test
 Pelaksanaan Ujian Tertulis
 Keputusan Hasil Ujian
 Wawancara
b. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 tahun setelah 2 tahun Musnah
semua diangkat
PNS
c. Berkas lamaran yang tidak diterima 1 tahun setelah 2 tahun Musnah
tahun anggaran
d. Nota usul dan kelengkapan penetapan NIP - - Masuk berkas
perseorangan
e. Nota usul pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
2 tahun ditetapkan perseorangan
f. SK CPNS/PNS Kolektif 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
pelantikan SK
ditetapkan
3 Pembinaan Karir Pegawai
a. Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin 1 tahun setelah SK 3 tahun Musnah
Belajar Pegawai ditetapkan
 Surat Perintah/Tugas Belajar/SK/Surat Ijin
 Laporan kegiatan pengembangan diri
b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan - - Masuk berkas
Pelatihan/Sertifikat perseorangan
c. DP3 1 tahun setelah SK 3 tahun Masuk berkas
ditetapkan perseorangan
d. Daftar usul Penetapan Angka Kredit (PAK) 1 tahun anggaran 2 tahun Musnah,
berjalan kecuali SK
PAK masuk ke
perseorangan
e. Disiplin pegawai 1 tahun anggaran 2 tahun Musnah
 Daftar hadir berjalan
 Rekapitulasi daftar hadir
f. Berkas hukuman disiplin 1 tahun anggaran 2 tahun Musnah,
berjalan kecuali BAP &
SK masuk ke
perseorangan
g. Penghargaan dan tanda jasa 2 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
ditetapkan kecuali SK
masuk ke
perseorangan
4. Penyelesaian......................
32
4 Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai 1 tahun setelah ada 5 tahun Dinilai kembali,
keputusan tetap kecuali SK
penetapan
masuk berkas
perseorangan
5 Mutasi Pegawai
a. Alih status, pindah instansi, Pindah Wilayah Kerja, 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan ditetapkan kecuali nota &
sementara, Pindah sementara, Mutasi antar unit SK masuk ke
perseorangan
b. Nota persetujuan - - masuk berkas
perseorangan
c. Mutasi keluarga : - - masuk berkas
 Surat ijin pernikahan/Perceraian perseorangan
 Surat penolakan ijin pernikahan/perceraian
 Akta nikah/cerai
 Akta kelahiran anak
 Surat keterangan meninggal dunia
d. Usul kenaikan pangatGolongan/Jabatan 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
ditetapkan kecuali nota &
SK masuk ke
perseorangan
e. Usul pengangkatan dan pemberhentian dalam 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
jabatan struktural/fungsional ditetapkan kecuali SK
masuk ke
perseorangan
f. Usul penetapan perubahan data 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
dasar/status/kedudukan hukum pegawai ditetapkan kecuali surat
persetujuan &
SK masuk ke
perseorangan
g. Peninjauan masa kerja 2 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
ditetapkan kecuali nota &
SK masuk ke
perseorangan
h. Berkas baperjakat 1 tahun setelah SK 5 tahun Musnah
ditetapkan
6 Aministrasi Pegawai
a. Surat perintah dinas/Surat tugas 2 tahun setelah 2 tahun Musnah,
pelaksanaan kecuali SK
masuk ke
perseorangan
b. Cuti besar 1 tahun setelah SK - Masuk ke
c. Cuti sakit, Cuti bersalin, Cuti tahunan 1 tahun setelah 2 Musnah
pelaksanaan
d. Cuti alasan......................
33
d. Cuti alasan penting 1 tahun setelah 2 Musnah
pelaksanaan
e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CTLN) 3 tahun setelah - Masuk ke
pelaksanaan perseorangan
f. Dokumentasi identitas pegawai : 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
 Usul penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu identitas ditetapkan
 Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan
 Laporan Pajak Penghasilan Pribadi
 Keterangan Penerimaan Pembayaran 2 tahun 3 tahun Musnah

Penghasilan Pegawai (KP4)
g. Berkas kepegawaian & Daftar Urut Kepangkatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
(DUK)
7 Kesejahteraan Pegawai 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai
b. Layanan asuransi pegawai
c. Layanan perumahan
d. Layanan bantuan sosial
e. Layanan olaraga dan rekreasi
f. Layanan pakaian dinas
g. Layanan pengurusan jenazah
8 Pemberhentian pegawai tanpa hak pensiun 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
9 Perselisihan/Sengketa kepegawaian 1 tahun setelah 2 tahun Musnah,
memperoleh setelah hak kecuali SK
keputusan tetap dan masuk berkas
kewajiban perseorangan
habis
10 Usul pemberhentian dan penetapan pensiun 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah,
pegawai/janda/duda & PNS yang tewas ditetapkan kecuali SK
masuk berkas
perseorangan
11 Berkas Perseorangan PNS, meliputi : 1 tahun setelah 2 tahun Musnah,
a. Nota penetapan NIP dan kelengkapannya berhenti/pensiun setelah hak kecuali Pejabat
dan Eselon I, II dan
b. Nota persetujuan/pertimbangan Kepala BKN
kewajiban pejabat lain
c. SK Pengangkatan CPNS habis yang secara
d. Hasil pengujian kesehatan individual
e. SK Pengangkatan PNS ditentukan oleh
f. SK Peninjauan masa kerja instansi dan
PNS yang
g. SK Kenaikan pangkat berjasa/terlibat
h. Surat pernyaaan melaksanakan tugas/menduduki peristiwa
jabatan/Surat pernyataan pelantikan berskala
i. SK pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari nsional
jabatan struktural/fungsional
j. SK Perpindahan Wilayah Kerja
k. SK Perpindahan antar instansi
l. SK CLTN l. SKCLTN......................
34
m. Berta Acara Pemeriksaan (BAP)
n. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
o. SK Perbantuan/Dipekerjakan diluar instansi induk
p. SK penarikan kembali dari perbantuan/dipekerjakan
q. SK pemberian uang tunggu
r. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena
diangkat sebagai Pejabat Negara
s. SK Pengalihan PNS
t. SK. Pemberhentian sebagai PNS
u. SK Pemberhentian Sementara
v. Surat Keterangan Pernyataan Hilang
w. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang
dinyatakan hilang
x. SK Penggantian nama
y. Surat perbaikan tanggal tahun kelahiran
z. Akta nikah/cera
aa. Isian formulis PUPNS
ba. Berita acara pengambilan sumpah/Janji PNS dan
Jabatan
ca. Surat Permohonan menjadi anggota parpol
da. Surat Keterangan Mutasi Keluarga
ea. Surat keterangan meninggal dunia
fa. Surat Keteangan Peningkatan Pendidikan
ga. Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional
ha. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus
ia. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
ja. Surat Tugas/Ijin belajar dalam/luar negeri
ka. Surat ijin bepergian ke luar negeri
la. Ijazah/Sertifikat
ma. SK Penempatan/Penarikan Pegawai
na. SK pengangkatan pada jabatan di luar instansi

induk
oa. Surat pertimbangan status PNS
pa. SK pengaktifan kembali sebagai PNS
qa. Surat pernyataan pengunduran diri dari jabatan
organik karena dicalonkan menjadi Kepala/Wakil
Kepala Daerah
ra. SK Pensiun
XVIII KEUANGAN
1 Penyusunan Rencana Anggaran
a. Penyusunan Arah Kebijakan Umum, dan Rencana Selama masih 4 tahun Permanen
Strategis ITB, Fakultas/Sekolah, dan Unit Kerja berlaku
b. Usulan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) 3 tahun 5 tahun Dinilai kembali
Unit Kerja
c. Pembahasan RKA ITB oleh Tim Revewer 2 tahun 5 tahun Musnah
d. Risalah rapat dan hasil keputusan tim Revewer 1 tahun setelah 4 tahun Dinilai kembali
d. Risalah rapat......................
tahun anggaran
35
berakhir
e. Usulan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) 3 tahun 5 tahun Permanen
ITB ke MWA
f. Risalah rapat dan hasil keputusan MWA 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
tahun anggaran
berakhir
g. Ketetapan pagu Indikatif/Pagu Sementara 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
tahun anggaran
berakhir
h. Ketetapan pagu definitif 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
tahun anggaran
berakhir
i. Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) ITB yang 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
telah disetujui oleh MWA tahun anggaran
berakhir
j. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), 1 tahun setelah 4 tahun Dinilai kembali
Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan tahun anggaran
revisinya berakhir
k. Ketentuan/peraturan yang menyangkut 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
Pelaksanaan, Penatausahaan dan diperbaharui
Pertanggungjawaban Anggaran
l. Target/sumber penerimaan 2 tahun 9 tahun Dinilai kembali
2 Pelaksanaan Anggaran
a. Pendapatan, meliputi :
 Surat Setoran Pajak (SSP) 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
LKPP diundangkan
 Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
LKPP diundangkan
 Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
(PNBP) LKPP diundangkan
 Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja LKPP diundangkan
(SSPB)
 Bunga dan/atau Jasa Giro pada Bank 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
LKPP diundangkan
 Piutang 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
LKPP diundangkan
 Pengelolaan Barang Milik Negara 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
LKPP diundangkan
3 Belanja
a. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa,
meliputi :
 Barang habis pakai 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
serah terima barang
 Barang inventaris 1 tahun setelah 5 tahunBarang ............................
Dinilai kembali
serah terima barang rapat......................
 Jasa, meliputi : 1 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
36
 Dokumen uang muka dan data pendukung serah terima setelah
 Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, pekerjaan kewajibannya
faktur pajak, bukti penerimaan kas/bank habis
beserta data pendukung seperti : FC faktur
pajak, nota kredit, dll.
 Berita acara penyelesaian pekerjaan/serah
terima barang
 Surat Permintaan Pembayaran (SPP)/Surat
Perintah Membayar (SPM)/Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya.
b. Surat Perintah Pembayaran (SPP)/Surat Perintah 1 tahun setelah UU 5 tahun Musnah
Membayar (SPM) dan lampirannya : LKPP diundangkan
 UP/TUP
 GU
 LS
c. Pembukuan Anggaran, yaitu : 1 tahun setelah UU 9 tahun Dinilai kembali
 Buku Kas Umum (BKU) LKPP diundangkan
 Buku Kas Pembantu (BKP)
 Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran
 Rekening Koran Bank
d. Daftar Gaji 1 tahun setelah 3 tahun Musnah
tahun anggaran
berakhir
e. Kartu Gaji 1 tahun setelah Setelah ahli Musnah
SKPP diterbitkan waris habis
f. Penggunaan dana pemerintah untuk 1 tahun setelah 9 tahun Permanen
kontribusi/iuran pada badan atau organisasi tahun anggaran
internasional berakhir
g. Laporan Arus Kas, meliputi : 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
 Berita Acara Pemeriksaan tahun anggaran
berakhir
 Kas/Register penutupan kas
 Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk
Arsip Data Komputer (ADK)
 Laporan pendapatan ITB
 Laporan Keadaan Anggaran
Bulanan/Triwulan/Semesteran
h. Laporan keuangan tahunan, terdiri dari : 1 tahun setelah UU 5 tahun Permanen
 Laporan Realisasi Anggaran (LRA) LKPP diundangkan
 Neraca
 Catatan atas Laporan Keuangan (CALK)
4 Bantuan/Donasi/Pinjaman/Sponsorship/Hibah
a. Permohonan bantuan Bantuan/ 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
Donasi/Pinjaman/Sponsorship/Hibah diterbitkan
b. Dokumen ............................
rapat......................
37
b. Dokumen kesanggupan pihak pemberi 1 tahun setelah loan 3 tahun Permanen
Bantuan/Donasi/Pinjaman/ Sponsorship/Hibah agreement
ditandatangani
c. Dokumen MoU dan dokumen sejenisnya 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
tahun anggaran
berakhir
d. Dokumen loan agreement kesanggupan pihak 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
pemberi Bantuan/ proyek
Donasi/Pinjaman/Sponsorship/Hibah seperti : diserahterimakan
draft agreement, legal opinion, surat-menyurat
dengan tender
e. Alokasi dan relokasi penggunaan dana 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
Bantuan/Donasi/Pinjaman/Sponsorship, seperti pekerjaan
usulan luncuran dana diserahterimakan
f. Aplikasi penarikan dana 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
Bantuan/Donasi/Pinjaman/Sponsorship, berikut pekerjaan
lampirannya : diserahterimakan
 Reimbursment
 Direct Payment/Transfer Procedure
 Special Commitment/LC Opening
 Special Account/Imprest Fund
g. Otorisasi penarikan dana (payment Advice) 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
pekerjaan
diserahterimakan
h. Realisasi pencairan, meliputi : Surat Perintah 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
Pencairan Dana (SP2D), SPM beserta pekerjaan
lampirannya (SPP, Kontrak, BA, dan data diserahterimakan
pendukung lainnya)
i. Report/Laporan, meliputi : 1 tahun setelah 9 tahun Dinilai kembali
 Progress Report pekerjaan
diserahterimakan
 Monthly Report
 Quarterly Report
5 Pengelolaan DIPA/Dana Pinjaman dan yang 1 tahun setelah 4 tahun Dinilai kembali
sejenisnya, meliputi : masa jabatan
a. Peraturan/Keputusan/Berita Acara serah terima berakhir
jabatan yang berkaitan dengan :
 Kuasa Pengguna Anggaran
 Kuasa Pengguna Barang/Jasa
 Pejabat Pembuat Komitmen
 Pejabat Pembuat Daftar Gaji
 Pejabat Penandatanganan SPM
 Bendahara Penerimaan/Pengeluaran
 Pengelola Barang
6. Sistem ............................
rapat......................
38
6 Sistem Akuntansi Instansi (SAI), meliputi :
a. Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
(SAI) ketentuan/peraturan
diperbaharui
b. Berita Acara Rekonsiliasi 1 tahun setelah 5 tahun Musnah
tahun anggaran
berakhir
c. Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), 1 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti tahun anggaran
Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setor berakhir
Bukan Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan
pengembalian Pajak (SSBP), Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam daftar
ringkasan pengembalian dan potongan dari
pengeluaran (SPDR).
d. Laporan Realisasi bulanan SAI 1 tahun setelah UU 2 tahun Dinilai kembali
LKPP di undangkan
e. Laporan realisasi triwulan SAI dari Unit Akuntansi 1 tahun setelah UU 2 tahun Dinilai kembali
Kuasa Pengguna Anggaran dan Unit Akuntansi LKPP di undangkan
Pembantu Kuasa Pengguna Anggaran Unit Kerja
7 Pertanggungjawaban Keuangan, meliputi :
a. Laporan hasil pemeriksaan atas laporan 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
keuangan oleh Inspektorat Jenderal, Badan ditindaklanjuti
Pemeriksa Keuangan RI atau pemeriksa lainnya.
b. Hasil pengawasan dan pemeriksaan internal 2 tahun setelah 8 tahun Dinilai kembali
ditindaklanjuti
c. Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional, meliputi : 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
 Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) ditindaklanjuti
 Memorandum Hasil Pemeriksaan (MHP)
 Tindaklanjut/Tanggapan (LHP
d. Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara, 5 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
meliputi : kasus mendapat setelah hak
 Tuntutan Perbendaharaan keputusan hukum dan
yang tetap kewajiban
 Tuntutan Ganti Rugi habis
XVII KETATAUSAHAAN
1 Persuratan
a. Surat tugas/perintah beserta lampirannya 1 tahun setelah 2 tahun musnah
dilaksanakan
b. Surat Undangan 1 tahun - musnah
c. Pengumuman 1 tahun 2 tahun musnah
2 Risalah/Notulen Rapat
a. Rapat Staf 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b. Rapat Pimpinan 1 tahun 4 tahun Permanen
3 Daftar Nama/alamat kantor s.d. diperbaharui 2 tahun musnah
3. Daftar ............................
rapat......................
39
4 Daftar nama/alamat pejabat s.d. diperbaharui 2 tahun musnah
5 Ucapan Terima Kasih 1 tahun - musnah
6 Surat Kuasa 1 tahun 2 tahun musnah
7 Surat Keterangan 1 tahun 2 tahun musnah
8 Kearsipan
a. Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, 2 tahun 2 tahun musnah
buku)
b. Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip 1 tahun 2 tahun musnah
9 Pembinaan Kearsipan
a. Sosialisasi/penyuluhan kearsipan 2 tahun 2 tahun Musnah
b. Bimbingan Teknis 2 tahun 2 tahun Musnah
c. Monitoring 2 tahun 2 tahun musnah
10 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
a. Daftar Pertelaan Asip s.d. 2 tahun Musnah
diperbaharui
b. Pemeliharaan Arsip (Pembersihan, Fumigasi) 2 tahun - musnah
11 Peminjaman dan penggunaan arsip 2 tahun 2 tahun musnah
12 Penyusutan Arsip, meliputi : 1 tahun 2 tahun Permanen
a. Pemindahan arsip inaktif (berita acara
pemindahan, daftar pertelaan arsip yang
pindahkan)
b. Pemusnahan arsip (Berita Acara Pemusnahan,
Daftar arsip yang dimusnahkan,
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan
pemusnahan arsip dari instansi terkait, Keputusan
Pemusnahan)
c. Penyerahan Arsip (Berita Acara Serah Terima
Arsip, Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan)
13 Berkas proses alih media arsip 1 tahun 2 tahun musnah
XVIII KERUMAHTANGGAAN
1 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi 1 tahun - musnah
berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang,
gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
2 Pengamanan/Sekuriti 2 tahun - musnah
3 Berkas pelaksanaan pengamanan 2 tahun - musnah
kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
4 Telekomunikasi 1 tahun - musnah
5 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi 1 tahun - musnah
6 Kebersihan dan taman 1 tahun - musnah
7 Konsumsi dan Akomodasi 1 tahun - musnah
8 Perjalanan Dinas 1 tahun 2 tahun musnah
9 Pengurusan Visa/Paspor 1 tahun 29.tahun musnah
Pengurusan........................
10 Penerimaan Tamu rapat......................
40
a. Tamu biasa 1 tahun - musnah
b. Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan 1 tahun 2 tahun Permanen
Pejabat Tinggi lainnya)
c. Tamu Asing 1 tahun 2 tahun musnah
d. Buku Tamu 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
11 Acara Kedinasan
a. Upacara/Seremonial 2 tahun - musnah
b. Pelantikan 2 tahun - musnah
c. Jamuan makan 2 tahun - musnah
XIX INFORMATIKA/SIM/TIK
1 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi 2 tahun 3 tahun musnah
2 Pengumpulan dan Pengolahan Data 2 tahun 2 tahun musnah
3 Data Base s.d. diperbaharui 3 tahun Dinilai kembali
4 Design sistem informasi dan komunikasi s.d. diperbaharui 3 tahun Dinilai kembali
5 Administrasi Keanggotaan/langganan/jaringan 1 tahun 3 tahun musnah
6 Evaluasi sistem dan media 1 tahun 3 tahun musnah
XX PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1 Rencana/program Diklat
a. Rencana Kebutuhan 1 tahun s.d. 2 tahun musnah
diperbaharui
b. Kurikulum diklat 1 tahun s.d. 2 tahun permanen
diperbaharui
c. Modul/materi/bahan diklat s.d. diperbaharui 2 tahun musnah
d. Jadwal/silabus 1 tahun 2 tahun musnah
2 Penyelenggaran Diklat 1 tahun 2 tahun musnah
Berkas penyelenggaran diklat mulai dari penentuan
peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar
pengajar, penilaian dan lain-lain
3 Laporan/Evaluasi diklat 1 tahun 2 tahun musnah
4 Buku Register peserta/Alumni Disimpan
selamanya di
instansi
5 Buku nomor Ijazah/STTPL Disimpan
selamanya di
instansi
6 Administrasi pengiriman peserta diklat
a. Diklat dalam negeri s.d. diklat selesai 2 tahun Dinilai kembali
b. Diklat luar negeri s.d. diklat selesai 2 tahun Dinilai kembali
7. Administrasi........................
rapat......................
41
7 Administrasi pengiriman pendidikan formal
a. Pendidikan dalam negeri s.d. pendd selesai 2 tahun Musnah kecuali
ada kasus
b. Pendidikan luar negeri s.d. pendd selesai 2 tahun Musnah kecuali
ada kasus
8 Seminar/lokakarya/wrkshop
a. Penyelenggaraan seminar 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
selesai
dilaksanakan
b. Pengiriman peserta mengikuti seminar 1 tahun - musnah
XXI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1 Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, 1 tahun 2 tahun musnah
perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin dan
lain-lain
2 Data dan Informasi pendidikan
a. Pengumpulan data s.d. diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali
b. Pengolahan data s.d. diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali
c. Data informasi dan statistik s.d. diperbaharui 2 tahun Dinilai kembali
3 Hasil penelitian dan pengembangan
a. Proses sistem pengujian 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
b. Pengembangan kurikulum 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c. Kebijakan, inovasi pendidikan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
XXII PENGAWASAN
1 Perencanaan Pengawasan
a. Program kerja pemeriksaan tahunan 2 tahun 3 tahun musnah
b. Program pembinaan/fasilitas aparat pengawasan 2 tahun 3 tahun musnah
pendidikan di daerah
c. Program konsultasi dan koordinasi pengawasan 2 tahun 3 tahun musnah
regional
d. Program pemantauan hasil pengawasan dan 2 tahun 3 tahun musnah
pemeriksaan
e. Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan 2 tahun 3 tahun musnah
Tinggi
2 Administrasi pengawasan meliputi : surat penugasan, 1 tahun 2 tahun musnah
surat pemberitahuan dan lain-lain
3 Laporan
a. Laporan hasil pemeriksaan BPK s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
b. Laporan hasil pemerksaan BPKP s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
c. Laporan hasil pemeriksaan Irjen s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
d. Laporan Pengaduan Masyarakat s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
e. Laporan .......................
rapat......................
42
e. Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
tematik
f. Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
pendidikan
g. Laporan forum konsultasi dan koordinasi s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
pengawasan
h. Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
i. Laporan hasil studi kebijakan pengawasan s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
pendidikan
j. Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
pengawasan
k. Laporan hasil seminar/Lokakarya s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
l. Laporan evaluasi kineja pada unit kerja di Institut s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
m. Analisis hasil pengawasan s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
n. Ekspose hasil pengawasan s.d. ditindak lanjuti 4 tahun Dinilai kembali
4 Laporan tindak lanjut s.d. ditindak lanjuti 4 tahun permanen
selesai
5 Administrasi layanan pengawasan ekternal 1 tahun 2 tahun musnah
6 Penanganan Kasus
a. Berkas tentang pengaduan, keluhan, 1 tahun setelah 4 tahun permanen
ketidakpuasan masyarakat kepada Institut ditindak lanjuti
Teknologi Bandung
b. Pidana : Berkas tentang penyelesaian s.d dipenuhi 4 tahun Permanen
kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun kewajiban
pelanggaran, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyidikan sampai dengan vonis.
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
c. Perdata : Berkas tentang penyelesaian s.d dipenuhi 2 tahun Dinilai kembali
kasus/sengketa perdata meliputi : kewajiban
penyidikan s.d. vonis
d. Berkas tentang penyelsaian kasus/sengketa Tata s.d dipenuhi 2 tahun Dinilai kembali
Usaha Negara, meliputi : kewajiban
penyidikan s.d. vonis
XXIII. BADAN .......................

rapat......................
43
XXIII BADAN/UNIT USAHA
1 Dokumen perusahaan
a. Akte Pendirian/Perijinan/HO Selama masih 5 tahun permanen
beroperasi
b. Surat Keputusan Direksi Selama masih 3 tahun permanen
berlaku
c. Notulen Rapat Umum Luar Biasa Pemegang 2 tahun 4 tahun Permanen
Saham
d. RKAT Perusahaan 2 tahun 4 tahun Disimpan 30
tahun
e. Notulen Rapat Komisaris 2 tahun 5 tahun Permanen
2 Kerjasama
a. Dokumen penawaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. MoU Selama berlaku 4 tahun Permanen
c. SPK Selama berlaku 4 tahun permanen
d. Dokumen pelaksanaan (Perijinan, keuangan, dll) Selama berlaku 4 tahun Dinilai kemali
e. Laporan - - Permanen
3 Keuangan
a. Dokumen transaksi 3 tahun 5 tahun Disimpan
selama 30
tahun
b. Data Nasabah Selama masih ada 5 tahun Permanen
ikatan
4 Penerbitan
a. Draf buku dari penulis Selama dalam 3 tahun Dinilai kembali
proses
b. Pedoman Kerja 2 tahun 4 tahun Permanen
c. Buku hasil Cetakan 2 tahun 4 tahun Permanen
5 Kartu Stock Buku 2 tahun 6 tahun Dinilai kembali
6 Faktur (distributor) Setelah selesai 2 tahun Musnah
menjadi distributor
Rektor,
Prof. Akhmaloka, Ph.D

NIP. 196102011987031001
44
PENGELOLAAN ARSIP
No. 004/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 004/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENGELOLAAN ARSIP DI ITB Revisi ke :4
Halaman : 1 dari 23
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 004/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 2 dari 23
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 5
2
Nomor : 004/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 3 dari 23

1. Unit Kerja UKA/UKP di lingkungan ITB
2. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum/Pusat Arsip ITB
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah untuk menyeragamkan pengelolaan/tatakelola kearsipan di ITB.
III. REFERENSI
3. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksana Undang-Undang Nomor
43 tahun 2009 tentang Kearsipan
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI, Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal
Retensi (Penyimpanan) Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan PTN dan Kopertis
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip
6. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ITB.
7. Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Perpersuratanan di
Lingkungan Institut Teknologi Bandung.
IV. PENGERTIAN
1. Arsip Dinamis/Arsip Aktif adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
2. Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan
referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai guna
yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya keperluan korepondesi dengan pihak
internal maupun eksternal.
3. Arsip Statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan
nilai guna yang terkandung di dalamnya
4. Arsip Vital adalah asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang
akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun
kembali rekaman informasi yang dapat diterima
5. Arsip Abadi adalah arsip yang kegunaannya untuk waktu yang lama dan tak terbatas oleh
waktu karena nilai kesejarahannya.
3
6. Unit Kerja Pengolah Arsip adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip
di lingkungan unit kerjanya.
7. Pusat Arsip ITB adalah Unit kerja yang dibentuk oleh ITB berdasarkan Keputusan Rektor
Nomor ......................., tanggal ....... yang mempunyai tugas pokok dan fungsi menetapkan
standar tatakelola kearsipan dan mengelola arsip statis dan arsip vital di ITB
8. Klasifikasi arsip adalah Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari
hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan.
4
Nomor : 004/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 5 dari 23
V. PROSEDUR
1. Unit kerja UKA/UKP di lingkungan ITB harus menunjuk satu atau lebih orang yang bertugas
mengelola arsip dinamis/aktif unit kerja.
2. Arsip dinamis/aktif dan arsip yang memiliki masa retensi hingga 3 tahun (sesuai dengan JRA
ITB) dikelola oleh mengelola arsip Unit kerja UKA/UKP dengan sistem pengelolaan
berdasarkan klasifikasi arsip (lampiran 2)
3. Arsip yang telah selesai proses kegiatan unit kerja, dilakukan pemberkasan dan disimpan
sesuai dengan klasifikasi arsip.
4. Dengan berpedoman pada Prosedur Penyusutan Arsip, maka Unit Kerja Pencipta Arsip dapat
melakukan penyusutan/pemusnahan arsip.
5. Pimpinan Unit Kerja/Rektor mengeluarkan SK Tim pemusnahan/penyusutan
6. Setiap 1 (satu) tahun sekali (akhir bulan Desember) Arsip yang dinilai masih memiliki nilai
guna, akan tetapi frekuensi penggunaannya sudah semakin berkurang dan memiliki usia 3
tahun, maka arsip tersebut dapat dititipkan/disimpan di Pusat Arsip ITB.
7. Selanjutnya pusat arsip akan mengelompokkan Arsip Inaktif, Arsip Statis, Arsip Permanen,
Arsip Vital, Arsip Abadi, untuk mempermudah isitem penghapusan arsip.
8. Selesai.
II. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Mudah, cepat dan tepat dalam penemuan arsip pada saat arsip diperlukan.
2. Pengelolaan arsip di ITB dapat dilakukan sesuai dengan peraturan yang ada.
III. LAMPIRAN
1. Diagram alir pengelolaan kearsipan di ITB
2. Contoh lembar disposisi
3. Pola Klasifikasi Arsip di ITB.
5
Lampiran SOP
Halaman : 6 dari 23
Lampiran 1 : DIAGRAM ALIR PENGELOLAAN KEARSIPAN DI ITB
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR UNIT DIT AUH/

KERJA PIMPINAN UNIT PUSAT KETERANGAN
PENCIPTA KERJA/ ARSIP
ARSIP REKTOR
1 Unit kerja UKA/UKP di lingkungan ITB harus menunjuk satu atau lebih orang yang bertugas
mengelola arsip dinamis/aktif unit kerja. 1
2 Arsip dinamis/aktif dan arsip yang memiliki masa retensi hingga 3 tahun (sesuai dengan JRA
ITB) dikelola oleh mengelola arsip Unit kerja UKA/UKP dengan sistem pengelolaan berdasarkan 2
klasifikasi arsip (lampiran 2)
3 Arsip yang telah selesai proses kegiatan unit kerja, dilakukan pemberkasan dan disimpan
sesuai dengan klasifikasi arsip. 3
4 Dengan berpedoman pada Prosedur Penyusutan Arsip, maka Unit Kerja Pencipta Arsip dapat
melakukan penyusutan/pemusnahan arsip. 4
5 Pimpinan Unit Kerja/Rektor mengeluarkan SK Tim pemusnahan/penyusutan 5 5/6
6 Setiap 1 (satu) tahun sekali (akhir bulan Desember) Arsip yang dinilai masih memiliki nilai guna,
akan tetapi frekuensi penggunaannya sudah semakin berkurang dan memiliki usia 3 tahun, 6
maka arsip tersebut dapat dititipkan/disimpan di Pusat Arsip ITB.
7 Selanjutnya pusat arsip akan mengelompokkan Arsip Inaktif, Arsip Statis, Arsip Permanen,
Arsip Vital, Arsip Abadi, untuk mempermudah isitem penghapusan arsip. 7/8
8 Selesai.
6
Lampiran SOP
Halaman : 7 dari 23
Lampiran 2 : CONTOH DISPOSISI
WAKIL REKTOR BIDANG KOMUNIKASI, KEMITRAAN DAN ALUMNI

DIREKTORAT ADMINISTRASI UMUM DAN HUKUM
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Nomor Agenda :
Tgl. Terima :
DISPOSISI Asal Surat :
Nomor Surat :
Perihal/Isi Ringkas :
DITERUSKAN KEPADA YTH. INSTRUKSI

Agar disebarluaskan
WRKMA
Berikan tanggapan/Proses
Direktur HMA
Dilaksanakan
Direktur KHI Mohon mewakili
Kepala USDI Dijadwalkan/Berhalangan
Disampaikan kepada ybs.
Kasubdit TKAK Sebagai informasi
Kasubdit LHK Mohon masukan
.............................. Supaya diperhatikan
.............................. TINDAK LANJUT PENGARSIPAN
Arsip Permanen/..........tahun*)pilih
Retensi Tgl .........s.d. Tgl. ...................
Catatan :
7
Lampiran SOP
Halaman : 8 dari 23
Lampiran 3
PERATURAN
NOMOR : xxx/SK/I1.A/OT/2014
TENTANG
POLA KLASIFIKASI ARSIP DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Menimbang : a. bahwa arsip merupakan salah satu dokumen penting dalam mendukung
pelaksanaan kegiatan dan proses pengambilan keputusan di Institut Teknologi
Bandung;
b. bahwa berkaitan dengan butir a, maka pengelolaan arsip di Institut Teknologi
Bandung perlu dilakukan secara baik, benar dan sistematis;
c. bahwa untuk mewujudkan sebagaimana tersebut pada butir b, perlu dilakukan
penyeragaman penataan/pemberkasan arsip di lingkungan Institut Teknologi
Bandung yang berpedoman pada Pola Klasifikasi Arsip;
d. bahwa sehubungan dengan butir b dan c, di atas perlu ditetapkan Pola Klasifikasi
Arsip di Institut Teknologi Bandung dan diterbitkan peraturan Rektor.
2. Undang-Undang RI, Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 tahun 2012, tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 tahun 2009.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi
Bandung;
5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Keudayaan RI, Nomor 169/MPK.A4/KP/2010,
tentang Pengangkatan Rektor ITB;
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG TENTANG POLA

KLASIFIKASI ARSIP DI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Pasal 1
Dalam Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung ini yang dimaksud dengan :
8
(1) Arsip Institut Teknologi Bandung yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja dalam rangka pelaksanaan tugas dan
kegiatan di lingkungan Institut Teknologi Bandung;
(2) Pola Klasifikasi Arsip Substantif adalah penataan/pemberkasan arsip yang berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan pokok Institut Teknologi Bandung yang meliputi penyelenggaraan pendidikan,
kemahasiswaan dan kelembagaan Institut Teknologi Bandung;
(3) Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif adalah penataan/pemberkasan arsip yang berkaitan dengan kegiatan
pendukung penyelenggaraan pendidikan di Institut Teknologi Bandung yang meliputi organisasi dan
ketatalaksanaan, perencanaan, kepegawaian, dan keuangan.
Pasal 2
(1). Pola Klasifikasi Arsip di Institut Teknologi Bandung bertujuan memberikan pedoman dalam
pengelolaan kearsipan di Institut Teknologi Bandung, terutama yang berkaitan dengan
penataan/pemberkasan arsip di Institut Teknologi Bandung.
(2) Pola Klasifikasi Arsip di Institut Teknologi Bandung sebagaimana dimaksud pada Pasal 2, ayat (1)
tercantum pada Lampiran Peraturan ini.
Pasal 3
Implementasi Pola Klasifikasi Arsip di Institut Teknologi Bandung sebagaimana tersebut pada Pasal 2,
ayat (2) secara teknis diatur lebih lanjut oleh Direktorat Administrasi Umum dan Hukum Institut Teknologi
Bandung;
Pasal 6
Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan adanya peraturan lebih lanjut dari
Rektor ITB, dengan ketentuan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dalam
penetapannya.
Pada tanggal xx Oktober 2014
a.n. Rektor,
Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan
Alumni
Prof. Ir. Hasanuddin Z. Abidin, M.Sc., Ph.D

NIP. 196102011987031001
9
Lampiran Peraturan Rektor
Nomor : 378A/SK/I1.A/OT/2014
POLA KLASIFIKASI ARSIP DI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
A. ARSIP SUBSTANTIF
PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

PP. 00 Penerimaan Mahasiswa Baru
00 Daya tampung mahasiswa
01 Administrasi dan seleksi mahasiswa baru
-- Berkas pendaftaran dan lampirannya
00 Daftar calon mahasiswa
01 Test masuk
02 Hasil penilaian test mahasiswa baru
03 Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang
diterima
05 Data mahasiswa yang diterima
02 Naskah soal
03 Penetapan mahasiswa yang diterima
04 Orientasi Mahasiswa Baru
00 Sertifikat/Piagam/Surat Keterangan
01 Administrasi penyelenggara
02 Laporan Orientasi
05 Berkas pendaftaran
00 Yang diterima
01 Yang tidak diterima
06 Data mahasiswa yang diterima
PP. 01 Registrasi Mahsiswa, meliputi :
00 Registrasi Administrasi
00 Daftar ketetapan biaya perkuliahan
01 SPP dan BPP
02 Registrasi administrasi mahasiswa PPL/KKN
03 Registrasi mahasiswa pindahan
04 Bukti Pembayaran Pendidikan
01 Registrasi Akademik
00 Daftar ulang mahasiswa lama
01 KRS
10
02 KHS
03 IRS
04 FRS
02 Daftar Registrasi Mahasiswa Baru
00 KRS
01 KHS
02 IRS
03 FRS
03 Daftar Registrasi Mahasiswa Reguler dan Non Reguler
00 KRS
01 KHS
02 IRS
03 FRS
04 Kalender Akademik, meliputi :
00 Administrasi Penyusunan Kalender Akademik
01 Penetapan Kalender Akademik
PP.02 Perkuliahan
00 Jadwal kuliah
00 Administrasi Penyusunan/Jadwal/Perkuliahan
01 Jadwal Kuliah Semester (Ganjil, Genap)
01 Daftar Kehadiran
00 Mahasiswa
01 Dosen
02 Laporan Kehadiran
03 Pelayanan Data Kehadiran
PP.03 Kurikulum
00 Adminitrasi Pelaksanaan Kurikulum
00 Sajian Matakuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB)
01 Silabus
02 GBPP
03 SAP
01 Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi :
00 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan
01 Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran
02 Pengembangan proses belajar mengajar
02 Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum
00 Penetapan Kurikulum Baru
03 Daftar Mahasiswa Peserta Matakuliah
11
PP.04 Program Studi
00 Administrasi Penyelenggaraan Program Studi
00 Persetujuan Usulan s.d. Penetapan Pembukaan Program Studi Baru
01 Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi Baru
01 Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru
PP.05 Evaluasi Mahasiswa
00 Ujian Tegah Semester
00 Administrasi Ujian Tengah Semester
01 Nilai Hasil Ujian Tengah Semester
01 Ujian Akhir Semester
00 Administrasi Ujian Akhir Semester
01 Nilai Hasil Ujian Akhir Semester
02 Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL)
00 Administrasi Penyusunan/pelaksanaan Tugas Akhir Mahasiswa
01 Nilai Tugas Akhir
PP.06 Kelulusan (Yudisium)
00 Administrasi Kelulusan
01 Penetapan Kelulusan
02 Ijazah dan Transkrip
00 Berkas pengusulan pengadaan blanko
01 Duplikat Ijazah dan Tanskrip
02 Surat Keterangan pengganti ijazah dan transkrip
03 Buku Induk Nomor Registrasi Lulusan
PP.07 Dosen
00 Pengajaran
00 Daftar hadir mengajar
01 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP)
02 Laporan Realisasi Pengajaran
01 Evaluasi Mahasiswa terhadap Dosen
02 Pembimbing dan Pengujian Mahasiswa
00 Dosen Pembimbing Akademik
01 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
02 Dosen Penguji Ujian Semester
03 Dosen Penguji Ujian Tugas Akhir
04 Dosen Pendamping Asistensi
PP.08 Penunjang Pendidikan
00 Administrasi Pelaksanaan Kegiatan (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip PT, Kebon
Percobaan, Studio, Bengkel)
01 Ketentuan pemakaian (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip PT, Kebon Percobaan,
12
Studio, Bengkel)
PP.09 Alumni
00 Registrasi Alumni
01 Organisasi Alumni
02 Program Kegiatan Alumni
03 Penelusuran Alumni
04 Laporan Perkembangan Alumni
KM KEMAHASISWAAN
KM.00 Status mahasiswa, meliputi :
00 Cuti mahasiswa
01 Putus kuliah
02 Drop Out (DO)
03 Laporan status mahasiswa
KM.01 Dispensasi tidak mengikuti kuliah
KM.02 Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi :
00 Beasiswa
00 Ketentuan Beasiswa
01 Tawaran Beasiswa
02 Daftar calon penerima beasiswa
03 Seleksi calon penerima beasiswa
04 Penetapan penerima beasiswa
05 Perpanjangan beasiswa
01 Administrasi Fasilitas Mahasiswa lainnya
00 Asrama mahasiswa
01 Asuransi kesehatan
02 Kesehatan mahasiswa
03 Transportasi
KM.03 Organisasi Mahasiswa, meliputi :
00 Admnistrasi Organisasi Mahasiswa
00 Kabinet Keluarga Mahasiswa
01 Kongres Mahasiswa
02 Himpunan Mahasiswa
03 Unit Kegiatan Mahasiswa
01 Proses Pembentukan Pengurus
02 Pengangkatan pengurus
03 Laporan Pelaksanaan kegiatan
KM.04 Himpunan Orangtua Mahasiswa
KM.05 Kegiatan Mahasiswa
13
00 Proposal usulan s.d. laporan kegiatan mahasiswa diterima
01 Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak
KM.06 Lomba Kegiatan Mahasiswa
00 Tingkat ITB
01 Tingkat Daerah
02 Tingkat Nasional
03 Tingkat Internasional
KM.07 Pengembangan seni, budaya dan olah raga
KM.08 Mahasiswa Berprestasi
00 Administrasi Pendaftaran dan Seleksi
01 Penetapan
KM.09 Mahasiswa Meninggal dunia
KM.10 Berkas Perorangan Mahasiswa
00 Kartu Induk Mahasiswa
01 Kartu Mahasiswa
02 Kartu Peserta Kuliah
03 Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
04 Kartu Rencana Studi (KRS)
05 Kartu Hasil Studi (KHS)
06 Kartu Daftar Ulang
07 Kartu Tanda Registrasi Adm. Mahasiswa (KTRM)
08 Surat Keterangan Ijin/Tugas Belajar
PN PENELITIAN
PN.00 Penawaran Penelitian
PN. 01 Perencanaan Penelitan, meliputi :
00 Proposal Penelitian
00 Proposal yang distujui (Tim/satgas penelitian, Program penelitian, Surat ijin
penelitian)
01 Proposal ditolak
PN. 02 Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian
PN. 03 Penyebaran hasil peneitian
PN. 04 Forum komunikasi penelitian dan pengembangan
PN. 05 Data Statistik Penelitian
PN.06 Seminar, lokakarya, temukarya, Workshop Hasil Penelitian
PN. 07 Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan
PM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
PM. 01 Penyuluhan
PM. 02 Bantuan Sosial
PM. 03 Konsultansi
14
PM. 04 Kuliah Kerja Nyata (KKN, meliputi :
00 Administrasi Penyelenggaraan Kegiatan KKN
01 Piagam/Sertifikat KKN
PM. 05 Penemuan Teknologi Terbarukan
DT TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
DT.01 Majelis Wali Amanat
DT. 02 Senat Akademik
DT.03 Dewan Guru Besar, meliputi :
00 Komisi Guru Besar
00 Proses pengangkatan komisi guru besar
01 Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan
DT.04 Perencanaan, Program Kerja, Pembinaan, Penilaian, Pengembangan Komisi Guru Besar
DT.05 Badan Penjamin Mutu Akademik
DT. 06 Badan Audit Internal
DT. 07 Satuan Pengawas Internal
AK DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
AK. 00 Data Akademik
00 Data Kepakaran
01 Data Lulusan Mahasiswa
02 Data Mahasiswa Asing dan Program Darma
AK. 01 Data Mahasiswa
00 Data Prestasi Mahasiswa
01 Data inventori Mahasiswa
02 Data Nilai Akhir/Transkrip
03 Data Mahasiswa Asing
AK. 02 Statistik Perguruan Tinggi
AK. 03 Informasi Akademik
00 Profil Lembaga
01 Publikasi dan Informasi Akademik
03 Buku Pedoman Akademik
04 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)
05 Buku Wisuda
06 Buku Dies Natalis
15
B. ARSIP FASILITATIF
HK HUKUM
HK. 00 Peraturan
00 Peraturan Rektor, MWA, Senat Akademik
01 Keputusan
00 Keputusan Rektor
01 Keputusan MWA
02 Keputusan Senat Akademik
02 Keputusan Pejabat Lainnya
03 Instruksi Rektor
04 Instrumen Hukum
00 Standar Pedoman
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis
02 Surat Edaran
03 MoU
04 Kontrak
05 Kerjasama
05 Dokumentasi Hukum (produk hukum ekstern)
00 Undang-undang
01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang
02 Peraturan Pemerintah
03 Peraturan dan Keputusan Presiden
04 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Non Departemen
05 Lain-lain
06 Sosialisasi atau penyuluhan hukum
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan Hukum
07 Bantuan dan konsultasi hukum
00 Pidana
01 Perdata
02 Tata Usaha Negara
03 Agama
08 Perizinan
00 Berkas perjajnjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin
OT ORGANISASI
OT. 00 Statuta
16
OT. 01 Struktur tugas dan fungsi organisasi PT
OT. 02 Tata Kerja Organisasi
OT. 03 Uraian/Analisis Jabatan/Analisisi Manajemen seta Penyusunan Ketatalaksanaaan
OT. 04 Evauasi dan Laporan Kinerja
00 Laporan Berkala
00 Laporan bulanan
01 Laporan Triwulanan
02 Laporan Semesteran
03 Laporan Tahunan Unit Kerja
04 Laporan Tahunan Perguruan Tunggi
01 Laporan Insedentil
KS KERJA SAMA
KS. 00 Kerjasama Dalam Negeri
00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
01 Kerjasama dengan swasta/LSM
02 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
03 Kerjasama dengan perusahaan
KS. 01 Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, Multilateral)
00 Kerjasama antar pemerintah
01 Kerjasama dengan Badan Internasional
02 Kerjasama dengan lembaga Non Pemerintah
03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
04 Kerjasama dengan Sekolah Asing di Indonesia
05 Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di luar negeri
06 Pertukaran pelajar/mahasiswa
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM. 00 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar lemabaga pemerintah
01 Hubungan dengan swasta/LSM
02 Hubngan dengan perusahaan
03 Hubungan dengan perguruan tinggi
04 Hubungan dengan media massa
HM. 01 Siaran Pers/Press release
HM. 02 Kunjungan Wartawan/liputan
KM. 03 Kunjungan dinas
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
HM. 04 Hearing DPR
17
HM. 05 Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi
HM. 06 Perpustakaan
00 Pengadaan buku/bahan pustaka
01 Daftar koleksi
02 Kartu Anggota
03 Katalog
04 Peminjaman
05 Penghapusan buku/bahan pustaka
HM. 07 Guntingan berita/Kliping koran
HM. 08 Pameran/Sayembara, Festival, Pembuatan spanduk dan iklan
HM. 09 Pengumuman/Pemberitahuan
PR PERENCANAAN
PR. 00 Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendukung
PR. 01 RPJM Bidang Pendidikan/Pokok-pokok kebiajakan dan strategi pembangunan Bidang
Pendidikan
PR. 02 Program Kerja Tahunan
00 Program Kerja Tahnan Unit Kerja
01 Program Kerja Tahunan Perguruan Tinggi
PR. 03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
00 Lakip Unit Kerja
01 Lakip Perguruan Tinggi
PR. 04 Evaluasi Program
00 Evaluasi masing-masing Unit Kerja
01 Evaluasi Tingkat Perguruan Tinggi
PR. 05 Laporan
00 Laporan berkala
01 Laporan Insedentil
LK PERLENGKAPAN
LK. 00 Rencana Kebutuhan Barang
00 Usulan Unit Kerja
01 Rencana kebutuhan Perguruan Tiggi
LK. 01 Berkas Penawaran
LK. 02 Pengadaan Barang

00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang, meliputi :
 Usulan Unit Kerja dan data pendukung
 Pross pengadaan barang
 Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang, meliputi :
 Pengadaan barang bergerak, mulai dri lelang, pengumuman pemenang, daftar
18
rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
 Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar
rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
02 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah
03 Pengadaan bang melalui tukar-menukar
04 Pengadaan barang melalui pinjaman
05 Pengadaan barang melalui sewa
LK. 03 Pengadaan Jasa
Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai
dengan kontrak perjanjian.
LK. 04 Penyimpanan/Pergudangan
Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan
LK. 05 Kartu barang/kartu gudang
LK. 06 Penyaluran/distribusi
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : surat permintaan barang dari unit
kerja/formulir permintaan, persetujuan s.d. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
LK. 07 Inventaris Barang
00 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01 Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02 Daftar Inventaris Barang (DIB)
03 Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK. 08 Perbaikan/Pemeliharaan
00 Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor
01 Perbaikan/Pemeliharaan Barang Inventaris
LK. 09 Penghapusan Barang
00 Penghapusan Barang Bergerak/Barang Inventaris Kantor diantaranya berkas usulan
penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
01 Penghapusan barang investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia
penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.
LK. 10 Bukti-bukti kepemilikan aset
00 Setifikat tanah
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah/Gambar bangunan/Instalasi listrik, air dan gas
TU KETATAUSAHAAN
TU. 00 Persuratan
00 Surat tugas/perintah beserta lampirannya
01 Surat Undangan
02 Pengumuman
03 Risalah/Notulen Rapat
19
 Rapat Staf
 Rapat Pimpinan
04 Daftar Nama/alamat kantor
05 Daftar nama/alamat pejabat
06 Ucapan Terima Kasih
07 Surat Kuasa
08 Surat Keterangan
TU. 01 Kearsipan
00 Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku)
01 Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip
02 Pembinaan Kearsipan
 Sosialisasi/penyuluhan kearsipan
 Bimbingan Teknis
 Monitoring
03 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
 Daftar Pertelaan Asip
 Pemeliharaan Arsip (Pembersihan, Fumigasi)

04 Peminjaman dan penggunaan arsip
05 Penyusutan Arsip
Pemindahan arsip inaktif (berita acara pemindahan, daftar pertelaan arsip yang
pindahkan)
Pemusnahan arsip (Berita Acara Pemusnahan, Daftar arsip yang dimusnahkan,
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnahan arsip dari instansi terkait,
Keputusan Pemusnahan)
Penyerahan Arsip (Berita Acara Serah Terima Arsip, Daftar Pertelaan Arsip yang
dimusnahkan
06 Berkas proses alih media arsip
RT KERUMAHTANGGAAN
RT. 00 Admiistrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan
penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
RT. 01 Pengamanan/Sekuriti
RT. 02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT. 03 Telekomunikasi
RT. 04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi
RT. 05 Kebersihan dan taman
RT. 06 Konsumsi dan Akomodasi
RT. 07 Perjalanan Dinas
RT. 08 Pengurusan Visa/Paspor
RT. 09 Penerimaan Tamu
20
00 Tamu biasa
01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Mentei dan Pejabat Tinggi lainnya)
02 Tamu Asing
03 Buku Tamu
RT.10 Acara Kedinasan
00 Upacara/Seremonial
01 Pelantikan
02 Jamuan makan
TI INFORMATIKA/SIM/TIK
TI. 00 Perencanaan sistem informasi an komunikasi
TI. 01 Pengumpulan dan Pengolahan Data
TI. 02 Data Base
TI. 03 Design sistem informasi dan komunikasi
TI. 04 Administrasi Keanggotaan/langganan/jaringan
TI. 05 Evaluasi sistem dan media
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DL. 00 Rencana/program diklat
00 Encana Kebutuhan
01 Kurikulum diklat
02 Modul/materi/bahan diklat
03 Jadwal/silabus
DL. 01 Penyelenggaran Diklat
Berkas penyelenggaran diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar
hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain
DL. 02 Laporan/Evaluasi diklat
DL. 03 Buku Register peserta/Alumni
DL. 04 Buku nomor Ijazah/STTPL
DL. 05 Administrasi pengiriman peserta diklat
00 Diklat dalam negeri
01 Diklat luar negeri
DL. 06 Administrasi pengiriman pendidikan formal
00 Pendidikan dalam negeri
01 Pendidikan luar negeri
DL. 07 Seminar/lokakarya/wrkshop
00 Penyelenggaraan seminar
01 Pengiriman peserta mengikuti seminar
PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PG. 00 Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan,
surat-surat ijin dan lain-lain
21
PG. 01 Data dan Informasi pendidikan
00 Pengumpulan data
01 Pengolahan data
02 Data informasi dan statistik
PG. 02 Hasil penelitian dan pengembangan
00 Proses sistem pengujian
01 Pengembangan kurikulum
02 Kebijakan, inovasi pendidikan
WS PENGAWASAN
WS. 00 Perencanaan
00 Program kerja pemeriksaan tahunan
01 Program pembinaan/fasilitas aparat pengawasan pendidikan di daerah
02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
03 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi
WS. 01 Administrasi pengawasan meliputi : suratpenugasan, surat pembritahuan dan lain-lain
WS. 02 Laporan
00 Laporan hasil pemeriksaan BPK
01 Laporan hasil pemerksaan BPKP
02 Laporan hasil pemeriksaan Irjen
03 Laporan Pengaduan Masyarakat
04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10 Laporan hasil seminar/Lokakarya
11 Laporan evaluasi kineja pada unit kerja di Perguruan Tinggi
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan
WS. 03 Laporan tindak lanjut
WS. 04 Administrasi layanan pengawasan ekternal
WS. 05 Penanganan Kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan
Tinggi dan Kopertis
01 Pidana
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun
pelanggaran , meliputi :
22
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis.
 Berkas pembelaan dan bantuan hokum
02 Perdata
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis
03 Berkas tentang penyelsaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis
a.n. Rektor,
Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan
Alumni
Prof. Ir. Hasanuddin Z. Abidin, M.Sc., Ph.D

NIP. 196102011987031001
23
PEMINJAMAN ARSIP DI PUSAT ARSIP ITB
No. 005/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP Revisi ke :4
DI PUSAT ARSIP ITB
Halaman : 1 dari 7
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
DI PUSAT ARSIP ITB
Halaman : 2 dari 7
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 4
2
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
DI PUSAT ARSIP ITB
Halaman : 3 dari 7

2. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum (DIRAUH)
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah membuat standar peminjaman arsip yang berlaku di Pusat Arsip ITB dalam rangka
meminimalisasi terjadinya kehilangan arsip.
III. REFERENSI

2. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksana Undang-Undang Nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan
IV. PENGERTIAN
Pusat Arsip ITB (ITB Archive Centre) adalah salah satu unit kerja di bawah koordinasi Kantor Wakil Rektor
Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) ITB yang berfungsi sebagai unit pengelola arsip inaktif,
arsip vital dan arsip abadi yang berbentuk rekaman suara, gambar dan dokumen lainnya.
3
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
DI PUSAT ARSIP ITB
Halaman : 4 dari 7
V. PROSEDUR
1. Unit Kerja UKA/UKP/Ekternal ITB selaku peminjam arsip mengajukan permohonan surat resmi kepada
Pimpinan Pusat Arsip ITB yang memuat tentang jenis arsip yang akan dipinjam, keperluan peminjaman
dan jangka waktu peminjaman.
2. Jika arsip yang akan dipinjam memang tersedia/ada di pusat arsip dan tidak bersifat rahasia Pimpinan
Pusat Arsip ITB merekomendasikan untuk dipinjamkan.
3. Selanjutnya peminjam mengisi formulir peminjaman yang telah disediakan, dan petugas Pusat Arsip ITB
melakukan pemeriksaan kelengkapan dan kondisi arsip yang akan dipinjam dan selanjutnya arsip
diserahkan kepada peminjam dengan tanda terima, dan peminjaman arsip paling lama 3 hari kerja.
4. Arsip dikembalikan dan petugas pusat arsip melakukan : pemeriksaan kelengkapan dan kondisi arsip,
pencatatan dalam buku peminjaman dan pengembalian arsip, selanjutnya menyimpan kembali arsip pada
tempat semula.
Arsip-arsip tetap terjaga keutuhannya dan menekan angka kehilangan arsip.
VII. LAMPIRAN
1. Diagram alir proses peminjaman arsip di Pusat Arsip ITB.

2. Formulir peminjaman arsip
3. Contoh buku peminjaman dan pengembalian peminjaman arsip
4
Lampiran 1 SOP
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 5 dari 7
DIAGRAM ALIR PROSES PEMINJAMAN ARSIP
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR PIMPINAN
UKA/UKP/Eksternal
STAF PUSAT PIMPINAN PUSAT
ARSIP ITB ARSIP ITB
ITB
1 Unit Kerja UKA/UKP/Ekternal ITB selaku peminjam arsip mengajukan permohonan surat
resmi kepada Pimpinan Pusat Arsip ITB yang memuat tentang jenis arsip yang akan 1
dipinjam, keperluan peminjaman dan jangka waktu peminjaman.
2 Jika arsip yang akan dipinjam memang tersedia/ada di pusat arsip dan tidak bersifat
TIDAK
rahasia Pimpinan Pusat Arsip ITB merekomendasikan untuk dipinjamkan. 2
3 YA
Selanjutnya peminjam mengisi formulir peminjaman yang telah disediakan, dan petugas
Pusat Arsip ITB melakukan pemeriksaan kelengkapan dan kondisi arsip yang akan
dipinjam dan selanjutnya arsip diserahkan kepada peminjam dengan tanda terima, dan 3
peminjaman arsip paling lama 3 hari kerja.
4 Arsip dikembalikan dan petugas pusat arsip melakukan : pemeriksaan kelengkapan dan
kondisi arsip, pencatatan dalam buku peminjaman dan pengembalian arsip, selanjutnya
3
menyimpan kembali arsip pada tempat semula.
5
Lampiran 2 SOP
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 6 dari 7
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

(Waktu peminjaman maksimal 3 hari kerja)
1. Nama : ...........................................................
2. NIP. : ...........................................................
3. Unit Kerja : ............................................................
4. Jenis dokumen yang dipinjam :
a. Arsip Gambar
b. Arsip Audio
c. Arsip surat
d. Arsip Keputusan ...........................
e. Arsip lain-lain
5. Identitas dokumen :
a. Nomor : ........................................
b. Tanggal : ........................................
c. Jumlah lembar : ........................................
d. Kondisi : ........................................
e. Ciri-ciri lain : ........................................
Dipinjam tanggal , ..............................................
Yang meminjam, Yang menyerahkan,
(Nama Jelas) (Nama jelas)
Dikembalikan tanggal ............................

Yang menyerahkan, Yang menerima,
(Nama Jelas) (Nama jelas)
6
Lampiran 3 SOP
Nomor : 005/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 7 dari 7
Contoh
BUKU PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN PEMINJAMAN ARSIP
PINJAM KEMBALI
NO TGL UNIT JNS DOK KONDIS JML HLM TGL KONDISI JML HLM LOKASI
KERJA I SIMPAN
7
LAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN OTENTIK
No. 006/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL: LAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN Revisi ke :4
OTENTIK
Halaman : 1 dari 6
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014
OTENTIK
Halaman : 2 dari 6
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 5
2
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014
OTENTIK
Halaman : 3 dari 6
1. Rektor ITB
3. Unit Kerja Direktorat Sarana dan Prasarana ITB
II. TUJUAN
a. Untuk membuat standar prosedur tentang layanan hukum pengurusan Dokumen Otentik ITB.
Layanan Hukum ini dilaksanakan berdasarkan permohonan atau permintaan Unit Kerja Direktorat
Sarana dan Prasarana ITB.
b. Memperkuat keabsahan dan kekuatan hukum kepemilikan tanah dan bangunan khususnya milik
ITB sebagai bukti otentik dalam mengikat tanah dan bangunan.
c. Mengamankan aset-aset berupa tanah dan bangunan milik ITB.
III. REFERENSI

2. SK Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tentang Organisasi di bawah Wakil Rektor.
IV. PENGERTIAN
1. PENGERTIAN
a. Peningkatan Status Tanah dan Bangunan Milik ITB adalah suatu proses administrasi
pendaftaran hak kepemilikan atas tanah kepada tingkatan yang lebih tinggi, yang dilakukan oleh
Pejabat Berwenang dibidang pertanahan.
b. Hak atas Tanah adalah hak yang memberi wewenang kepada seseorang yang mempunyai hak
untuk mempergunakan atau mengambil manfaat atas tanah tersebut.
c. Dokumen Otentik adalah Dokumen Asli ITB yang memiliki kekuatan hukum yang kuat dan
memiliki nilai pembuktian yang sempurna, misal seperti: Akta Jual Beli, Akta Hibah, Sertifikat
Tanah dan Bangunan, Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan surat-surat lainnya yang dibuat dan
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
d. Akta Otentik adalah akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang,
dibuat oleh Pejabat yang berwenang untuk itu serta di hadapan pegawai-pegawai umum yang
berkuasa untuk itu, ditempat dimana akta dibuatnya.
e. Akta Jual Beli Tanah dan Bangunan adalah dokumen hukum (aspek legal) yang dibuat
dihadapan pejabat yang berwenang dengan tujuan untuk mengalihkan kepemilikan tanah, dan
bangunan dari satu pihak kepada pihak lainnya.
f. Akta Hibah adalah pemberian suatu benda secara sukarela dan cuma-cuma, tanpa imbalan
dari seseorang atau badan hukum kepada orang lain atau badan hukum lain.
g. Sertifikat Tanah adalah surat tanda bukti hak, pemberian surat tanda bukti hak, yang berlaku
sebagai alat pembuktian yang kuat
3
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014
OTENTIK
Halaman : 4 dari 6
V. PROSEDUR
1. Direktur Sarana & Prasarana menyampaikan permohonan permintaan Pengurusan Dokumen
Otentik ke Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO), disertai dengan menyebut
dokumen yang diminta;
2. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO) akan meneruskan permohonan
permintaan Pengurusan dokumen dimaksud kepada Rektor ITB;
3. Rektor ITB akan mendisposisikan permohonan dokumen tersebut kepada Wakil Rektor Bidang
Komunikasi, Kemitraan dan Alumni;
4. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) akan mendisposisikan surat
permintaan pengurusan dokumen dimaksud kepada Direktur Administrasi Umum dan Hukum
dengan disposisi/perintah dapat menyetujui atau tidak menyetujui.
5. Apabila disposisi surat dari Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA)
menyetujui untuk ditindaklanjuti maka Direktur Administrasi Umum dan Hukum melalui Kasubdit
Layanan Hukum selanjutnya akan membuat surat jawaban yang ditandatangani oleh WRKMA
kepada WRSO dengan tembusan kepada Unit Kerja Direktorat Sarana dan Prasarana ITB (cq.
Direktur Sarana & Prasarana ITB);
6. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum ITB (cq. Direktur Administrasi Umum dan Hukum ITB)
akan berkoordinasi dengan Direktur Sarana dan Prasarana ITB dan Kasubdit Sarana & Prasarana
terkait dalam proses pengurusan dokumen yang diminta.
7. Sesuai proses pada butir 4 dan 5 di atas, selanjutnya Direktur Administrasi Umum dan Hukum
beserta Kasubdit Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum akan melakukan proses pemeriksaan
kelengkapan dokumen sebagai berikut :
a. Untuk permohonan akta jual beli tanah, dokumen yang harus dilengkapi oleh pemohon, antara
lain adalah :
a) Identitas diri para pemilik tanah / pemohon (dilegalisir oleh Pejabat yang berwenang) dan
atau kuasanya (untuk perseorangan: fotocopy KTP dan KK yang masih berlaku atau untuk
Badan Hukum: fotocopy Akte Pendirian Perseroan dan Perubahan-perubahannya, serta
dilegalisir oleh Pejabat yang berwenang);
b) Warkah/Sporadik antara lain :
- Surat Keterangan Riwayat Tanah;
- Surat Keterangan Bebas Sengketa;
- Surat Keterangan keterangan Kepala Desa/Lurah yang membenarkan penguasaan
tanah tersebut;
c) Pajak Bumi/Landrente, girik, pipil, kikitir dan Verponding Indonesia sebelum berlakunya PP
No. 10/1961;
d) Dan lain-lain.
4
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014
OTENTIK
Halaman : 4 dari 6
b. Untuk permohonan pengurusan sertifikat tanah, dokumen yang harus dilengkapi oleh
pemohon antara lain adalah :
a) Identitas pemohon;
b) Akta Jual Beli;
c) Warkah/Sporadik antara lain :
- Surat Keterangan Riwayat Tanah;
- Surat Keterangan Bebas Sengketa;
- Surat Keterangan keterangan Kepala Desa/Lurah yang membenarkan penguasaan
tanah tersebut;
d) Pajak Bumi/Landrente, girik, pipil, kikitir dan Verponding Indonesia sebelum berlakunya PP
No. 10/1961;
e) Tanda Bukti Pembayaran BPHTB (Biaya Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan);
f) Tanda Bukti Pembayaran Pajak Penjualan;
g) Dan lain-lain.
c. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum memproses permohonan tersebut ke instansi
terkait;
d. Apabila ada biaya yang ditimbulkan dalam proses tersebut, Direktorat Administrasi Umum dan
Hukum menyampaikan kepada Diektorat Sarana dan Prasarana untuk penyediaan dananya.
8. Hasil finalisasi dilaporkan WRKMA ITB.
9. Selanjutnya Direktur Administrasi Umum dan Hukum ITB mempersiapkan draft surat jawaban yang
ditandatangani oleh WRKMA atas hasil finalisasi dokumen tersebut kepada WRSO.
10. Selesai.

1. Adanya proses penyelesaian masalah dan kasus hukum yang berkaitan dengan Dokumen Otentik
di lingkungan ITB secara jelas dan atau tuntas.
2. Adanya analisa hukum dalam kasus hukum tertentu, yang tidak harus melalui jalur litigasi.
3. Pengurusan Dokumen Otentik di lingkungan ITB dapat terpantau secara jelas.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir proses Pengurusan Dokumen Otentik ITB atas Permintaan Unit Kerja Direktorat Sarana
dan Prasarana ITB (cq. Direktur Sarana & Prasarana ITB) yang ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang
Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (cq. Direktur Administrasi Umum dan Hukum ITB).
5
Lampiran : Diagram Alir Prosedur Layanan Hukum Pengurusan Dokumen Otentik
Nomor : 006/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal 12 November 2014
Halaman : 6 dari 6
DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGURUSAN DOKUMEN OTENTIK

UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR DIREKTUR ADM
DIR. SP WRSO REKTOR WRKMA
UMUM & HUKUM
1. Direktur Sarana & Prasarana menyampaikan permohonan permintaan Pengurusan
Dokumen Otentik ke Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO); 1
2. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO) akan meneruskan
permohonan permintaan Pengurusan Dokumen Otentik yang ditujukan kepada Rektor 2
ITB;
3. Rektor ITB akan mendisposisikan permohonan surat tersebut kepada Wakil Rektor
Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni;
4. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) akan
mendisposisikan surat permintaan pengurusan Dokumen Otentik kepada Direktur 3
Administrasi Umum dan Hukum dengan disposisi/perintah dapat menyetujui atau tidak
menyetujui.
5. Apabila disposisi surat dari Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni 4,5
(WRKMA) menyetujui untuk ditindaklanjuti maka Direktur Administrasi Umum dan Hukum
melalui Kasubdit Layanan Hukum selanjutnya akan membuat surat jawaban yang TIDAK YA
ditandatangani oleh WRKMA kepada WRSO dengan tembusan kepada Unit Kerja
Direktorat Sarana dan Prasarana ITB (cq. Direktur Sarana & Prasarana ITB);
6. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum ITB (cq. Direktur Administrasi Umum dan
Hukum ITB) akan berkoordinasi dengan Direktur Sarana dan Prasarana ITB dan
Kasubdit Sarana & Prasarana terkait dalam proses pengurusan Dokumen Otentik
dimaksud. 6,
7. Sesuai proses pada butir 4,5 dan 6 di atas, selanjutnya Direktur Administrasi Umum dan 7,8,9
Hukum beserta Kasubdit Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum akan melakukan
proses pemeriksaan kelengkapan dokumen.
8. Hasil finalisasi dilaporkan WRKMA ITB.
9. Selanjutnya Direktur Administrasi Umum dan Hukum ITB mempersiapkan draft surat
jawaban yang ditandatangani oleh WRKMA atas hasil finalisasi dokumen tersebut 10
kepada WRSO.
10. Keputusan Rektor tentang akhir dari layanan hukum (Selesai)
6
PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN (SK) REKTOR ITB
No. 007/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL : PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN Revisi ke :4
(SK) REKTOR ITB
Halaman : 1 dari 8
LEMBAR PENGESAHAN
2
Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014
(SK) REKTOR ITB
Halaman : 2 dari 8
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 4
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 5
3
JUDUL : PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN

Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014
(SK) REKTOR ITB
Revisi ke :4
Halaman : 3 dari 8
1. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum

2. Unit Kerja UKA/UKP atau Unit Kerja Lainnya yang dibentuk atas dasar kebutuhan ITB.
3. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni
II. TUJUAN
Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku penerbitan SK-SK Rektor ITB yang diberlakukan pada Unit Kerja
di lingkungan ITB sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2011.
III. REFERENSI
1. Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan

2. Surat Keputusan Rektor Nomor 017/SK/K01/OT/2011 Tentang Tata Persuratan di Lingkungan ITB
IV. PENGERTIAN
1. PENGERTIAN
a. Unit Kerja Terkait, meliputi UKA, UKP dan Unit Kerja lainnya yang dibentuk ITB dan ditetapkan melalui
Keputusan Rektor.
b. Judul SK, adalah sebuah kalimat yang merepresentasikan dari keseluruhan isi dari Surat Keputusan (SK).
c. Nomor SK adalah nomor urut berdasarkan tanggal penerbitan SK yang tercatat secara sah di Sekretariat
Rektor ITB.
d. Diktum Menimbang adalah sebuah pokok pikiran atau sebagai akibat SK diterbitkan
e. Diktum Mengingat adalah merupakan landasan atau dasar hukum dikeluarkannya atau diterbitkannya Surat
Keputusan
f. Diktum Memutuskan adalah sebuah ketetapan yang didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang
mengacu pada Diktum Menimbang dan Diktum Mengingat.
4
Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014
(SK) REKTOR ITB
Halaman : 4 dari 8
g. Konsiderans Undang-Undang atau Peraturan adalah pertimbangan yang menjadi dasar penetapan
keputusan, peraturan dsb.Kata-kata pembukaan dalam satu Undang-Undang, keputusan, ketetapan yang
merupakan pertimbangan.
h. Logo ITB adalah sebuah lambang ITB yang berbentuk Ganesha tanpa tulisan ITB dan berbentuk garis.
i. Cap Dinas Unit Kerja ITB adalah merupakan salah satu identitas yang berlaku secara sah di lingkungan ITB.
V. PROSEDUR
1. Unit Kerja yang memerlukan Surat Keputusan (SK) Rektor, mengajukan permohonan tertulis yang ditandatangani
oleh pimpinan tertinggi Unit Kerja kepada Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Kealumnian (WRKMA),
yang dilampiri :
a. Proposal/Dokumen pendukung terkait substansi SK yang dimaksud (bila ada).

b. Soft copy draft SK terkait dikirim melalui E-mail.
2. Selanjutnya WRKMA mendisposisikan kepada Direktur Administrasi Umum dan Hukum (Dir. AUH) untuk
melakukan proses lebih lanjut, meliputi : dasar hukum, substansi SK, redaksional, penomoran SK, dll. Selama
dalam proses ini, antara WRKMA, Dir. AUH dan Subdit Layanan Hukum akan melakukan diskusi untuk
mendapatkan draft SK yang definitive.
3. Jika ada hal-hal yang dipandang perlu dikoordinasikan berkaitan dengan substansi SK dengan Unit Kerja
pemohon SK, maka Dir. AUH akan memberikan dispoisisi kepada Subdit. Layanan Hukum untuk
mengkoordinasikan hal tersebut ke Unit Kerja terkait.
4. Namun jika dipandang tidak perlu ada yang dikoordinaskan dengan Unit Kerja, maka draft SK definitive yang
sudah dibuat tersebut disampaikan kepada WRKMA untuk diparaf, selanjutnya disampaikan kepada Rektor ITB
.
5 Jika ternyata draft SK tersebut ada koreksi, masukan, dan perbaikan dari Rektor, maka draft SK akan dikembalikan
ke WRKMA untuk diperbaiki oleh Subdit Layanan Hukum. Setelah diperbaiki draft SK diparaf oleh WRKMA dan
selanjutnya dikembalikan kepada Rektor untuk ditandatangani.
5
Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014
Revisi ke :4
Halaman : 5 dari 8
6. Setelah SK ditandatangani oleh Rektor ITB, SK digandakan dan didistribusikan ke yang bersangkutan.
7. Selesai.
1. Ketertiban penerbitan SK Rektor di lingkungan ITB.

2. ITB secara konsekuen telah mengimplementasikan dan menjalankan peraturan yang telah dikeluarkan oleh
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir proses penerbitan SK-SK Rektor
6
Lampiran SOP Proses Pembuatan SK Rektor ITB
Nomor : 007/I1.B05.1/SOP/2014, tanggal : 12 November 2014
Halaman : 6 dari 6
DIAGRAM ALIR PROSES SK REKTOR ITB
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR PIMPINAN UNIT DIREKTUR ADM
UNIT REKTOR WRKMA
KERJA KERJA (DEKAN / UMUM DAN HUKUM
WAKIL REKTOR)
1 Unit Kerja yang memerlukan Surat Keputusan (SK) Rektor, mengajukan
permohonan tertulis yang ditandatangani oleh pimpinan tertinggi Unit Kerja
kepada Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Kealumnian (WRKMA),
1a.b
yang dilampiri :
a. Soft copy draft SK terkait dikirim melalui E-mail.
b. Proposal/Dokumen pendukung terkait substansi SK yang dimaksud (bila
ada).
2
2 Selanjutnya WRKMA mendisposisikan kepada Direktur Administrasi Umum dan
Hukum (Dir. AUH) untuk melakukan proses lebih lanjut, meliputi : dasar hukum,
substansi SK, redaksional, penomoran SK, dll. Selama dalam proses ini, antara
WRKMA, Dir. AUH dan Subdit Layanan Hukum akan melakukan diskusi untuk
mendapatkan draft SK yang definitive.
TDK
3
3 Jika ada hal-hal yang dipandang perlu dikoordinasikan berkaitan dengan
substansi SK dengan Unit Kerja pemohon SK, maka Dir. AUH akan memberikan YA
dispoisisi kepada Subdit. Layanan Hukum untuk mengkoordinasikan hal tersebut
ke Unit Kerja.
.
4 Namun jika dipandang tidak perlu ada yang dikoordinaskan dengan Unit Kerja 4
terkait, maka draft SK definitive yang sudah dibuat tersebut disampaikan kepada
WRKMA untuk diparaf, selanjutnya disampaikan kepada Rektor ITB .
.
5 Jika ternyata draft SK tersebut ada koreksi, masukan, dan perbaikan dari Rektor,
maka draft SK akan dikembalikan ke WRKMA untuk diperbaiki oleh Subdit 5
Layanan Hukum. Setelah diperbaiki draft SK diparaf oleh WRKMA dan
selanjutnya dikembalikan kepada Rektor untuk ditandatangani.
6 Setelah SK ditandatangani oleh Rektor ITB, SK digandakan dan didistribusikan 6

ke yang bersangkutan.
7 Selesai. 7
6
7
LAYANAN HUKUM ITB
No. 008/I1.B05.1/SOP/2014

2014
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL: LAYANAN HUKUM ITB Revisi ke :4
Halaman : 1 dari 7
LEMBAR PENGESAHAN
1
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 2 dari 7
DAFTAR ISI

Daftar isi ....................................................................................................................... 2
II. Tujuan .......................................................................................................................... 3
III. Referensi ..................................................................................................................... 3
IV. Pengertian ................................................................................................................... 3
V. Prosedur ...................................................................................................................... 5
VII. Lampiran ...................................................................................................................... 6
2
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
JUDUL: LAYANAN HUKUM ITB Revisi ke :-
Halaman : 3 dari 7
1. Rektor
II. TUJUAN
1. Untuk membuat standar tentang layanan hukum, berbentuk Pendampingan,

Konsultasi,Pendapat Hukum, Mediasi, Negosiasi, Penafsiran Hukum para ahli, yang ditujukan
kepada Unit Kerja terkait dengan permasalahan hukum baik yang bersifat hukum publik maupun
privat, atas permintaan dari Unit Kerja di ITB dalam rangka pelaksanaan kegiatan tertentu.
2. Berfungsinya Layanan Hukum ITB, yang akan membantu seluruh proses penyelesaian
permasalahan hukum baik secara Litigasi maupun Non Litigasi yang bersifat kedinasan
dilingkungan ITB.
III. REFERENSI

2. SK Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tentang Organisasi di bawah Wakil Rektor.
IV. PENGERTIAN
1. PENGERTIAN
a. ITB (Institut Teknologi Bandung) adalah perguruan tinggi negeri berbadan hukum (PTN-BH).
b. Personal ITB adalah pegawai yang bekerja di ITB.
c. Layanan Hukum adalah Layanan Hukum ITB yang bersifat kedinasan kepada unit kerja atau
personal InstitutTeknologi Bandung yang mengalami permasalahan hukum dalam menjalankan
tugas kedinasan di Institut Teknologi Bandung, meliputi Pendampingan, Konsultasi, Pendapat
Hukum, Mediasi, Negosiasi, Penafsiran Hukum para ahli.
d. Konsultan Hukum adalah seseorang yang tidak harus memiliki ijin praktek sebagai advokat
atau pengacara, tetapi ia harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang penyelesaian
sengketa di bidang hukum. Pengetahuan yang cukup tidak ada kriteria yang tegas tetapi paling
tidak seorang konsultan hukum harus mempunyai latar belakang pendidkan hukum dan
pengalaman-pengalaman menyelesaikan sengketa hukum terutama di luar pengadilan. Dalam
penyelesaian sengketa seorang konsultan hukum hanya memberi nasehat.
3
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 4 dari 7
e. Advokat adalah orang yang berprofesi memberi jasa hukum, baik di dalam maupun di luar
pengadilan yang memenuhi persyaratan berdasarkan ketentuan Undang-Undang sebagaimana
dimaksud dalam Undang-Undang Nomor : 18 tahun 2003, tentang Advokat.
f. Hukum Publik adalah peraturan hukum yang mengatur tentang hubungan hukum antara warga
Negara dengan Negara yang menyangkut kepentingan umum. Hukum publik merupakan
hukum yang mengatur public/ masyarakat. Hukum publik juga bisa disebut dengan Hukum
Negara
g. Hukum Privat adalah hukum yang mengatur hubungan antara orang satu dengan orang lain,
dengan menitikberatkan pada kepentingan perorangan.
h. Perbuatan Hukum adalah segala perbuatan manusia yang secara sengaja dilakukan oleh
seseorang untuk menimbulkan hak-hak dan kewajiban.
i. Penafsiran Hukum adalah mencari dan menetapkan pengertian atas dalil-dalil yang tercantum
dalam undang-undang sesuai dengan yang di kehendaki serta yang dimaksud oleh pembuat
undang-undang.
j. Perkara adalah persoalan atau perkara yang perlu diselesaikan atau dibereskan.
k. Perdata adalah persoalan yang menyangkut kebendaan, perkawinan, kerugian, kehilangan dan
sebagainya.
l. Pidana adalah kejahatan misal tentang peruksakan, pemalsuan, perampokan, korupsi,
penipuan dan sebagainya.
m. Pendampingan adalah pekerjaan yang dilakukan oleh kuasa dan/atau Advokat untuk
mendampingi pihak pemohon dalam proses hukum di instansi yang berwenang.
4
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 5 dari 7
V. PROSEDUR
1. Pimpinan Unit Kerja dilingkungan ITB mengajukan permohonan layanan hukum kepada Rektor ITB,
disertai dengan menyebutkan pokok permasalahan hukumnya.
2. Rektor ITB akan mendispoisisikan permohonan permintaan layanan hukum dari Unit Kerja kepada
Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (cq.Direktur Administrasi Umum dan
Hukum ITB).
3. Jika Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) menyetujui atas
permohonan layanan hukum sesuai maksud surat tersebut, maka Direktur Administrasi Umum dan
Hukum akan segera menindaklanjutinya.
4. Jika Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) tidak menyetujuinya, maka
WRKMA akan mendisposisi kepada Direktur Administrasi Umum dan Hukum tidak memproses.
5. Atas dasar disposisi WRKMA sebagaimana tersebut pada butir (3), selanjutnya Direktur
Administrasi Umum dan Hukum akan menjawab surat dari Pemohon/ Unit Kerja untuk menerima
layanan hukum.
6. Kegiatan layanan hukum dilaksanakan dengan menjadwalkan agenda pertemuan antara Direktur
Administrasi Umum dan Hukum, Kasubdit Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum dengan
Pemohon/ Unit Kerja.
7. Apabila dalam kegiatan pertemuan, pembahasan atau pengkajian terhadap permasalahan hukum
yang dimohonkan oleh pihak pemohon setelah dievaluasi ternyata diperlukan kehadiran seorang
tenaga Profesional di Bidang Hukum atau Advokat (Lawyer), maka dijadwalkan pertemuan
berikutnya dengan mengikutsertakan tenaga Profesional di Bidang Hukum atau Advokat (Lawyer)
tersebut.
8. Dalam pertemuan antara Pemohon/ Unit Kerja dengan Direktur Administrasi Umum dan Hukum,
Kasubdit Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum dan tenaga Profesional di Bidang Hukum atau
Advokat (Lawyer) akan melakukan pengkajian hukum dengan;
a. Menganalisa Kasus Hukum sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku dengan mengkategorikan permasalahan hukum ringan, sedang dan berat;
b. Menentukan skala prioritas dalam proses penyelesaian Kasus Hukum apakah melalui jalur
Litigasi atau Non Litigasi.
9. Hasil terakhir berupa Laporan Berita Acara dari Proses Layanan Hukum sesuai pertemuan pada
butir 8 di atas akan disampaikan oleh Direktur Administrasi Umum dan Hukum Kepada WRKMA.
5
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014
Halaman : 6 dari 7
10. Direktur Administrasi Umum dan Hukum selanjutnya akan membuat surat perihal layanan hukum
beserta solusi penyelesaian masalah terhadap kasus atau masalah hukum dari pihak Pemohon/Unit
Kerja yang di tandatangani oleh WRKMA yang ditujukan kepada Pemohon/ Unit Kerja dengan
tembusan kepada Rektor ITB sebagai Laporan.
11. Keputusan Rektor tentang akhir dari layanan hukum (Selesai)
1. Adanya proses layanan hukum di lingkungan ITB baik secara Litigasi maupun Non Litigasi.
2. Adanya penanganan kasus hukum di Institut Teknologi Bandung dengan baik sehingga dapat
memimimalisir Risiko Hukum yang timbul.
3. Setiap kegiatan layanan hukum yang berskala ringan, sedang dan berat dapat terpantau oleh ITB.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir prosedur layanan hukum bagi warga ITB baik secara Non Litigasi dan Litigasi, atas
Permintaan Unit Kerja (UKP/UKA/BPUDL) melalui Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan
Alumni (cq. Direktur Administrasi Umum dan Hukum ITB).
6
Lampiran : SOP Diagram Alir Prosedur Layanan Hukum ITB
Nomor : 008/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal 12 November 2014
Halaman : 7 dari 7
DIAGRAM ALIR LAYANAN HUKUM ITB
UNIT KERJA TERKAIT
NO PROSEDUR DIREKTUR ADM
UNIT REKTOR WRKMA
KERJA UMUM DAN HUKUM
1 Unit Kerja UKA/UKP/BPUDL mengajukan permohonan layanan hukum melalui pimpinan di atasnya yaitu UKA
melalui Dekan Fakultas/Sekolah; UKP melalui Pimpinan UKP/Wakil Rektor terkait;BPUDL melalui Ketua Badan 1
Pengelola Usaha dan Dana Lestari.
2 Pimpinan UKA (Dekan Fakultas/Sekolah), UKP (Wakil Rektor terkait), BPUDL (Ketua BPUDL) menyampaikan
permohonan kepada Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (cq.Direktur Administrasi Umum
dan Hukum ITB) yang berisi tentang permohonan konsultasi layanan hukum atas permintaan Unit Kerja 2
(UKP/UKA/BPUDL).
3 Jika Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) menyetujui atas permohonan konsultasi
layanan hukum sesuai maksud surat tersebut, maka WRKMA akan mendisposisikan surat permohonan tersebut
kepada Direktur Administrasi Umum dan Hukum untuk selanjutnya ditindaklanjuti.
4 Namun jika Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) tidak menyetujuinya, maka
WRKMA akan mendisposisi kepada Direktur Administrasi Umum dan Hukum untuk tidak ditindaklanjuti. 3-
5 Atas dasar disposisi WRKMA sebagaimana tersebut pada butir (3), selanjutnya Direktur Administrasi Umum dan YA
TIDAK
Hukum akan menjawab surat dari Pemohon/ Unit Kerja untuk menerima layanan hukum.
6 Kegiatan layanan hukum dilaksanakan dengan menjadwalkan agenda pertemuan antara Direktur Administrasi
Umum dan Hukum, Kasubdit Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum dengan Pemohon/ Unit Kerja di Kantor
WRKMA atau Ruang Rapat yang sudah ditentukan dalam surat jawaban konsultasi layanan hukum;
7 Apabila dalam kegiatan pertemuan, pembahasan atau pengkajian terhadap permasalahan hukum yang
dimohonkan oleh pihak pemohon setelah dievaluasi ternyata diperlukan kehadiran seorang tenaga Profesional di
Bidang Hukum atau Advokat (Lawyer), maka Direktur akan memerintahkan Kasubdit Layanan Hukum untuk
menjadwalkan pertemuan dengan tenaga Profesional di Bidang Hukum atau Advokat (Lawyer) tersebut. 5,6,7
8 Dalam pertemuan antara Pemohon/ Unit Kerja dengan Direktur Administrasi Umum dan Hukum, Kasubdit ,8,9,
Layanan Hukum dan Staf Layanan Hukum dan tenaga Profesional di Bidang Hukum atau Advokat (Lawyer) akan 10
melakukan pengkajian hukum dan langkah-langkah yang akan ditempuh.
9 Hasil terakhir berupa Laporan Berita Acara dari Proses Layanan Hukum akan disampaikan oleh Direktur
Administrasi Umum dan Hukum Kepada WRKMA.
10 Direktur Administrasi Umum dan Hukum selanjutnya akan membuat surat perihal Layanan Hukum beserta solusi
penyelesaian masalah terhadap kasus atau masalah hukum dari pihak Pemohon/Unit Kerja yang di tandatangani
oleh WRKMA yang ditujukan kepada Pemohon/ Unit Kerja dengan tembusan kepada Rektor ITB sebagai
Laporan.
11 Keputusan Rektor tentang akhir dari layanan hukum (Selesai) 11

Sop Auh

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Auh

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standard Operating Procedure (SOP)

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

001/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Rektor ke Pejabat Negara (Presiden, Menteri,

002/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Kodifikasi Persuratan Unit Kerja di lingkungan ITB

003/I1.B05.1/SOP/2014 Penyusutan/Pemusnahan Arsip

004/I1.B05.1/SOP/2014 Pengelolaan Arsip

005/I1.B05.1/SOP/2014 Peminjaman Arsip di Pusat Arsip ITB

006/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Pengurusan Dokumen Otentik

007/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Keputusan (SK) Rektor

008/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Hukum ITB

PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE Nomor : 001/I1.B05.1/SOP/2014

Lembar Pengesahan ................................................................................................... 1

I. UNIT KERJA TERKAIT

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE Nomor : 001/I1.B05.1/SOP/2014

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1.b. Organisasi Kemahasiswaan melalui Lembaga 1.b

PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Lembar Pengesahan ................................................................................................... 1

I. UNIT KERJA TERKAIT

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

UNIT KERJA TERKAIT

8 SK yang sudah ditandatangani selanjutnya diserahkan ke pemohon dan foto kopi SK 8

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin

KANTOR WAKIL REKTOR I1.B

7 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG SUMBERDAYA DAN ORGANISASI (WRSO)

9 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG KOMUNIKASI, KEMITRAAN DAN ALUMNI

2 SEKOLAH ILMU DAN TEKNOLOGI HAYATI (SITH)

3 SEKOLAH FARMASI (SF)

4 FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN (FTTM)

7 SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA (STEI)

8 FAKULTAS TEKNIK MESIN DAN DIRGANTARA (FTMD)

8.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

9 FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN (FTSL)

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin

NO KALSIFIKASI PERIHAL KODE

HURUF i (CAPITAL) MENUNJUKKAN

ANGKA 1 MENUNJUKKAN KODE

KODE UNIT KERJA (MWA)

KODE PERIHAL (Organisasi dan

TAHUN PEMBUATAN SURAT

NOMOR URUT SURAT

HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT

ANGKA 1 KODE ITB

KODE UNIT KERJA/JAB. (WRAM)

KODE UNIT KERJA/JAB.

KODE PERIHAL (Teknologi

TAHUN PEMBUATAN SURAT

NOMOR URUT SURAT

HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT

ANGKA 1 KODE ITB

KODE UNIT KERJA /JABATAN

KODE PERIHAL (Sarana dan

TAHUN PEMBUATAN SURAT

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin

I N STI TU T TEKN OLO G I BA ND UN G

Huruf Palatino Bold, Ukuran “20”

Huruf Trebuchet MS, Ukuran “8”

Contoh 1 : KOP UNTUK SURAT KEPUTUSAN (SK)