PEMERINTAH KOTA JAMBI

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja

Pimpinan Tinggi Pratama : Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Jambi

Administrator : Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika
Pengawas : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi

Kepala Dinas Komunikasi
dan Informatika

Sekretaris Dinas
Komunikasi dan
Informatika

Kepala Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian

Pengadministrasi Umum

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

5. Ikhtisar Jabatan:

Menghimpun, mencatat dan mendokumentasikan berkas persuratan, naskah dinas,

rumah tangga, perpustakaan, kearsipan, keprotkolan, serta kehumasan dinas sesuai
dengan standard operasional prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk tertib
administrasi di lingkungan unit kerja.

6. Uraian Tugas:

a. Menyusun kebutuhan rumah tangga dinas sesuai dengan standar operasional

prosedur yang berlaku untuk ketertiban dilingkungan unit kerja.
Tahapan:
Membuat rencana kebutuhan Kantor
Membuat rencana kebutuhan jasa komunikasi, sumber daya air, listrik dan
internet
Menyiapkan bahan logistik kantor
Melakukan pembayaran kebutuhan jasa komunikasi, sumber daya air, listrik dan
internet

b. Menyiapkan kebutuhan rapat kedinasan sesuai dengan standar opersional prosedur

untuk ketertiban di lingkungan unit kerja.
Tahapan:
Menyiapkan ruang rapat
Menyiapkan bahan rapat
Menyiapkan kebutuhan makan dan minum rapat
Membuatkan nota dinas rapat
Membuat agenda rapat kedinasan

c Mencatat surat masuk dan keluar di buku agenda surat, mengarsip surat dan
menyiapkan bahan pustaka serta menyampaikan surat yang telah didisposisi sesuai
dengan standar operasional prosedur dan peraturan yang berlaku untuk ketertiban
administrasi.
Tahapan:
Menerima surat masuk
Mencatat ke dalam buku disposisi
3) Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada atasan
4) Menyampaikan surat yang telah di disposisi
5) Mengarsip surat masuk dan keluar untuk dijadikan bahan pustaka

d. Menerima berita telepon dan tamu dinas sesuai dengan standar operasional prosedur
untuk kelancaran pelaksanaan tugas kedinasan.
Tahapan:
Mencatat nama dan keperluan tamu dengan mengisi di buku tamu

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

Mencatat keperluan penelpon dengan menanyakan nama, alamat, dan

informasi yang akan disampaikan
Menyampaikan informasi telpon kepada pegawai yang di tuju
Memberikan informasi yang dibutuhkan.
Menghubungi pegawai yang terkait dengan keperluan tamu.

e. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
Tahapan:
Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;

Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;

Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis
maupun lisan
Tahapan :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;

7. Bahan Kerja :

No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Rencana kebutuhan rumah tangga Penyusunan kebutuhan rumah tangga

dinas dinas

2. Bahan rapat dinas Penyiapan kebutuhan rapat dinas

3. Surat masuk dan keluar Pencatatan surat masuk dan keluar di

buku agenda surat, menyampaikan
surat yang telah didisposisi, dan
mengarsipnya
4. Berita telpon dan tamu Penerimaan berita telepon dan tamu
dinas

5. Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

6. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No. Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Standar Operasional Prosedur Menyusun Rencana kebutuhan rumah

tangga dinas

2. Standar Operasional Prosedur Menyiapkan kebutuhan rapat kedinasan

3. SOP dan Petunjuk Teknis Mencatat surat masuk dan keluar di

buku agenda surat, mengarsip surat
dan menyiapkan bahan pustaka serta
menyampaikan surat yang telah
didisposisi

4. Standar Operasional Prosedur Menerima berita telepon dan tamu

dinas

5. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Laporan

6. Surat Perintah dan Peraturan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain
terkait

9. Hasil Kerja:

No. Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana kebutuhan rumah tangga dinas Dokumen

2. Notulensi Rapat dinas Dokumen

3. Berkas dan arsip surat dinas Dokumen

4. Berita telpon dan tamu dinas Dokumen

5. Laporan Kegiatan Dokumen

6. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. Tanggung Jawab:

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

a. Tersusunnya rencana kebutuhan rumah tangga Dinas Komunikasi dan

Informatika;
b. Kelancaran pelaksanaan rapat kedinasan di lingkungan Dinas Komunikasi dan
Informatika;
c. Kelancaran adminsitrasi persuratan, kearsipan dan pustak Dinas Komunikasi dan
Informatika;
d. Tersampaikannya berita/informasi dari Dinas Komunikasi dan Informatika kepada
penelpon dan tamu dinas;
e. Tersusunnya laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
f. Terlaksananya tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, baik lisan
maupun tertulis.

11. Wewenang:

a. Menyiapkan kebutuhan rumah tangga dinas dan tata usaha dinas

b. Menyediakan kebutuhan rapat dinas

c. Mengendalikan, mengadministrasikan dan mengarsipkan surat masuk dan keluar

d. Menyiapkan kebutuhan tamu dinas

12. Korelasi Jabatan:

No. Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Sekretaris Dinas Dinas Komunikasi Konsultasi dan meminta

dan Informatika arahan dalam
pelaksanaan tugas
2. Administrator Dinas Komunikasi Pelaksanaan tugas
dan Informatika
3. Kepala Sub Bagian Umum Dinas Komunikasi Konsultasi dan meminta
dan Kepegawaian dan Informatika arahan dalam
pelaksanaan tugas
4. Pelaksana Dinas Komunikasi Pelaksanaan tugas
dan Informatika
5. Pelaksana OPD Pemerintah Koordinasi dan
Kota Tangerang pelaksnaan tugas

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

No. Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

6. Pelaksana Pemerintah kab/kota Koordinasi dan

lain pelaksanaan tugas
7. Tamu Swasta Koordinasi dan
pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No. Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup luas
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya:

No. Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat, Gol/Ruang : Pengatur Muda, II/a

b. Pendidikan : SMA/SMK

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

c. Kursus/Diklat :
1). Penjenjangan : Tidak dipersyaratkan
2). Teknis : Diklat Tata Naskah, Diklat Arsiparis, Diklat
Administrasi Perkantoran
d. Pengalaman Kerja : staf di bidang Umum

e. Pengetahuan Kerja : 1) Manajemen pelayanan umum

2) Pelayanan prima

f. Keterampilan Kerja : - Menyusun Kebutuhan

- Mengoperasikan komputer

g. Bakat Kerja :
1) Intelegensi (G) : Kemampuan belajar secara umum
2) Bakat Verbal (V) : Memahami arti kata-kata dan penggunaannya
secara tepat dan efektif
3) Ketelitian (Q) : Menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan
verbal atau dalam tabel

h. Temperamen Kerja
1). D : Kemampuan menyesuaikan diri untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan, dan merencanakan
2). M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan
pengambilan peraturan, pembuatan
pertimbangan, atau pembuatan peraturan
berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat
diuji
3). R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang berulang, atau secara terus
menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan yang tertentu.
i. Minat Kerja
1). Realistik (R)
2). Investigatif (I)
3). Konvensional (C)
j. Upaya Fisik
1). Duduk
2). Berdiri
3). Berjalan
4). Berbicara

k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

2) Umur : Tidak dipersyaratkan

3) Tinggi badan : Tidak dipersyaratkan
4) Berat badan : Tidak dipersyaratkan
5) Postur badan : Tidak dipersyaratkan
6) Penampilan : Tidak dipersyaratkan
l. Fungsi Pekerja
1) D1 : Mengkoordinasikan data
2) O7 : Melayani Orang
3) B7 : Memegang

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu
Satuan Jumlah Hasil
No. Hasil Kerja Penyelesaian
Hasil (Dalam 1 th)
(Menit)
1. Rencana kebutuhan rumah Dokumen 1 1500
tangga dinas

2. Notulensi Rapat dinas Dokumen 60 180

3. Berkas dan arsip surat dinas Dokumen 8000 6

4. Berita telpon dan tamu dinas Dokumen 222 30

5. Laporan Kegiatan Dokumen 12 120

6. Laporan Tugas Kedinasan Dokumen 12 300
Lain

17. Butir informasi Lain :

.......................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

Jambi, 2018

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat

Kepala Sub Bagian Umum dan Pengadministrasi Umum,
Kepegawaian,

------------------------------------- -------------------------------------
NIP. NIP.

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika
 PEMERINTAH KOTA JAMBI

2
Informasi Jabatan Pengadministrasi Umum Dinas Komunikasi dan Informatika