Public Training

ISO 9001 & ISO 14001

VERSI 2015
Panduan ringkas untuk sistem manajemen

@ekoemanuel
PT Mitra Dinamis Yang Utama Nov 28-29th, 2015
 2
Seri Standar ISO

 ISO 9001:2008

Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan

 ISO 14001:2004

Sistem Manajemen Lingkungan (SML) – Persyaratan

dan Panduan Penggunaan

 3

Elemen Sistem Manajemen Terpadu (SMT)

Elemen SMM Elemen SML

4.1 Persyaratan umum 4.1 Persyaratan
5.3 Kebijakan mutu umum
5.4 Perencanaan 4.2 Kebijakan
7 Realisasi produk lingkungan
8 Pemantauan, 4.3 Perencanaan
pengukuran & 4.4 Penerapan dan
tindakan perbaikan operasi
5.6 Tinjauan 4.5 Pemeriksaan
manajemen 4.6 Tinjauan
manajemen
 4
Tujuan dalam sesi ini

 Meninjau persyaratan-persyaratan ISO 9001,

ISO 14001
 Memahami daftar periksa
 Menjelaskan poin-poin penting saat
melakukan implementasi SMT
 5

Ruang lingkup ISO 9001,ISO 14001

Manfaat?

Agar organisasi mampu memformulasikan kebijakan SMT dan tujuan-tujuan

dengan mempertimbangkan:

 Persyaratan peraturan perundangan

 Dampak lingkungan yang signifikan
 Menyediakan produk yang memenuhi persyaratan
pelanggan dan peraturan perundangan
 Mendapatkan kepuasan pelanggan
 5.3 Kebijakan mutu
4.2 Kebijakan Lingkungan
• sesuai dengan tujuan dari
organisasi,
• mencakup komitmen untuk
memenuhi persyaratan dan
secara berkelanjutan
meningkatkan keefektifan sistem
manajemen mutu,
• memberikan kerangka untuk
menetapkan dan meninjau
sasaran-sasaran mutu,
• dikomunikasikan dan dimengerti
didalam organisasi, dan
• ditinjau agar selalu sesuai.
6
– sesuai dengan sifat, skala dan
dampak lingkungan dari aktivitas,
produk dan jasa;
– komitmen untuk peningkatan
berkelanjutan dan pencegahan
polusi;
– komitmen untuk memenuhi
peraturan perundangan yang relevan
dan persyaratan lainnya;
– kerangka kerja untuk penetapan dan
peninjauan tujuan dan sasaran
lingkungan;
– didokumentasikan, diterapkan dan
dipelihara;
– dikomunikasikan ke semua personel
yang bekerja untuk atau atas nama
organisasi;
– tersedia untuk umum
 Poin - poin periksa 7

– Apakah manajemen puncak mendefinisikan kebijakan SMT?

– Apakah kebijakan mempunyai hubungan dengan:
– Tujuan organisasi - Aspek dan dampak lingkungan penting
– Bahaya dan risiko aktifitas
– Dinyatakan dalam kebijakan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk
memenuhi dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya,
peningkatan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran?
– Bagaimana organisasi mengkomunikasikan kepada seluruh personel yang
bekerja untuk atau atas nama organisasi?
– Tersedia untuk umum?
– Harus ada alur audit dari kebijakan melalui:
– Aspek-dampak, bahaya-risiko penting - Tujuan dan sasaran
A.1.2 Apakah kebijakan tersebut telah dikomunikasikan kepada
seluruh karyawan, pegunjung, dan pihak lain yang bekerja atas
nama perusahaan?

Pentingnya komunikasi kebijakan:

Agar seluruh pihak- pihak terkait mengetahui

bahwa perusahaan menjunjung tinggi Mutu,LK3
dan diharapkan semua pihak terkait tsb dapat
menerapkan hal- hal yang tercantum dalam
kebijakan Mutu , LK3 yang berlaku.
Di ruang meeting

ID Card Karyawan Di lobby gedung Papan Kebijakan

 7.2.1/7.2.2 Persyaratan produk 9

4.3.1 Aspek lingkungan

Menentukan metode untuk: – mengidentifikasi aspek-aspek

– Mengidentifikasi persyaratan
pelanggan
– Memastikan persyaratan
pelanggan dipahami dan dapat
dipenuhi
– Memastikan peraturan
perundangan dipenuhi
– Mengendalikan perubahan
persyaratan
– Berkomunikasi dengan
pelanggan
penting lingkungannya dari
aktifitas, produk dan jasa
sesuai ruang lingkup
– diperhitungkan dalam
perencanaan atau
pengembangan baru atau
aktifitas-aktifitas yang
mengalami modifikasi, produk
dan jasa, dan
– aspek-aspek yang mempunyai
dampak penting informasi ini
selalu mutakhir.
– aspek penting lingkungan
dilibatkan dalam penetapan,
penerapan dan pemeliharaan
SML.
 10

Pengelompokan Aspek Lingkungan

9 kelompok aspek (ISO 14001:2004 annex a):

 Emisi ke udara
 Pembuangan ke air
 Pembuangan ke tanah
 Penggunaan bahan baku dan sumber daya alam
 Isu lingkungan lokal dan masyarakat sekitar
 Penggunaan energi
 Energi yang terlepas ke lingkungan
 Limbah dan produk samping
 Berkaitan dengan kondisi fisik (ukuran, warna, penampakan)
 Elemen-elemen yang harus 11

diperhatikan
Personel Peralatan
Identifikasi Identifikasi
Kompetensi Jenis yang tepat
Terlatih Kapasitas
Kondisi
Tersedia

Material Informasi
Identifikasi Identifikasi
Jenis yang tepat Kecukupan isi
Kondisi sesuai Edisi sesuai
Tersedia Kondisi sesuai
Komunikatif
Kapasitas
Tersedia
Lingkungan, Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Aspek-Dampak, HIRA, tindakan tidak aman, kondisi tidak aman,
APD, SDS, dll
 12

Penilaian Resiko
Metode Semi Kuantitatif
 13

7.2.1 Persyaratan produk

4.3.2 Persyaratan hukum dan persyaratan lainnya

 Identifikasi dan dapatkan akses untuk:

 Persyaratan peraturan perundangan

 Persyaratan lainnya

 Jaga agar informasi tetap terbaru

 14

7.2.1 Persyaratan produk

4.3.2 Persyaratan hukum dan persyaratan lainnya

 Standard Nasional o Pencemaran

udara
 Standardisasi o Pencemaran air
Mutu Produk o Kontaminasi
tanah
o Pengendalian
kebisingan
o B3
o Pengelolaan
limbah B3
o dll
 5.4.1 Tujuan mutu 15

4.3.3 Tujuan, sasaran dan program

Didokumentasikan pada fungsi dan tingkat

Saat meninjau kebijakan dan sasaran,
pertimbangkan:
 Peraturan perundangan dan peraturan lainnya
 Aspek-dampak, bahaya-risiko signifikan
 Teknologi, finansial, operasional, persyaratan bisnis
 Pandangan pihak terkait

Konsisten dengan kebijakan perusahaan

 16
5.4.2 Perencanaan SMM
4.3.3 Tujuan, sasaran dan program

– Dibuat untuk pencapaian tujuan dan sasaran

– Termasuk:
• Tanggung-jawab untuk mencapai tujuan dan sasaran di
setiap fungsi dan tingkat
• Cara dan jangka waktu

– Ditinjau secara regular

– Perubahan program untuk aktivitas baru atau
modifikasi proses, produk, jasa dan proyek
 17

5.5.1 Tanggung-jawab dan wewenang

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung-jawab dan wewenang

Ditetapkan, didokumentasikan, dikomunikasikan, tanggung-

jawab, wewenang
Menyediakan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan
SMT
Menunjuk Wakil Manajemen (MR):
• Membuat, menerapkan, memelihara SMT
• Melaporkan kinerja untuk tinjauan manajemen dan
peningkatan
 18

6.2.2 Kompetensi, kepedulian, pelatihan

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian

 Melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan

 Personel yang berkerja harus kompeten
berdasarkan: (Quiz)
 Pendidikan
 Pelatihan
 Pengalaman
 Ketrampilan
 19

6.2.2 Kompetensi, kepedulian, pelatihan

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian

– Identifikasi kompetensi – Personel harus menyadari:

yang diperlukan untuk – Pentingnya kesesuaian dengan SML
personel yang melakukan
– Dampak penting pekerjaannya
pekerjaan yang
mempengaruhi mutu – Memberikan peningkatan
produk – Potensi akibat penyimpangan dari
– Disiapkan
prosedur
– Diukur efektivitasnya
– Personel yang melakukan pekerjaan
berdampak kepada lingkungan harus
kompeten
 20

5.5.3 Komunikasi internal

4.4.3 Komunikasi

Perlu prosedur untuk:

– Komunikasi internal antara level dan fungsi
– Komunikasi eksternal dengan pihak terkait
– Karyawan:
 Dilibatkan
 Diberi konsultasi
 Diwakilkan
 21

4.2 Persyaratan dokumentasi

4.4.4 Dokumentasi

Dokumentasi dapat berupa kertas atau elektronik

untuk:
– Menjelaskan elemen-elemen inti SMT
– Menjelaskan interaksinya
– Memberikan rujukan ke dokumen terkait
 22

4.2.3 Pengendalian dokumen

4.4.5 Pengendalian dokumen

 Semua dokumen yang disyaratkan oleh ISO

9001, ISO 14001 :
 Ditempatkan di mana pekerjaan dilakukan
 Secara berkala ditinjau, direvisi, disetujui
 Versi terakhir tersedia
 Dokumen kadaluarsa ditarik atau dipastikan tidak
disalahgunakan
 Dokumen kadaluarsa bisa disimpan untuk keperluan
tertentu dan diidentifikasi
 23

4.2.3 Pengendalian dokumen

4.4.5 Pengendalian dokumen

Dokumen harus:
 Dapat dibaca
 Diberi tanggal dan nomor revisi
 Dipelihara
 Disimpan dengan periode tertentu

Buat prosedur untuk membuat dan merubah

dokumen
 7 Realisasi produk 24

4.4.6 Pengendalian operasional

• Perencanaan realisasi – Identifikasi operasional dan aktivitas

produk terkait dengan aspek penting
• Proses yang berhubungan – Rencanakan aktivitas yang dilakukan
dengan pelanggan dalam kondisi yang ditetapkan dengan:
• Rancangan dan – Membuat prosedur untuk
pengembangan memastikan tidak ada penyimpangan
• Proses pembelian dari tujuan, sasaran dan program
• Penyediaan produk dan – Menetapkan kriteria operasi di
jasa prosedur
• Realisasi produk – Prosedur yang terkait dengan aspek
• Identifikasi & mampu penting dikomunikasikan ke pemasok
lacak dan subkontraktor
• Barang milik pelanggan
• Perawatan produk
 25

8.3 Pengendalian ketidaksesuaian produk

4.4.7 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat

• Identifikasi ketidak-sesuaian – Identifikasi situasi

produk darurat yang berpotensi
• Dipisahkan – Buat prosedur rencana
• Tetapkan disposisi keadaan darurat
– Tinjau dan rubah
• Perbaikan prosedur:
• Reject – Sesuai kebutuhan
• Rework – inspeksi ulang – Setelah terjadi
• Downgrade kecelakaan/ keadaan
• Use as is darurat
– Secara periodik
• Catatan melakukan simulasi
 8.4 Analisis data 26
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran

Melakukan pemantauan, – Diperlukan prosedur:

– Untuk memantau dan
pengukuran, analisis data mengukur karakteristik inti
aktivitas terkait dampak
penting
Kepuasan pelanggan – Untuk memantau dan
mengukur secara periodik
– Termasuk:
Pemantauan produk – Pencatatan informasi untuk
melihat kinerja
Pemantauan proses – Pengendalian operasional
yang relevan
– Tujuan dan sasaran
– Pemantauan peralatan:
– Dikalibrasi
– dipelihara
– Secara periodik dievaluasi
kesesuaiannya dengan
peraturan perundangan
 27

8 Analisis data
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran

Buat prosedur:
– Untuk memantau dan mengukur karakteristik inti operasi
dan aktivitas yang mempunyai dampak signifikan
– Untuk memantau dan mengukur secara periodik
Termasuk:
– Pencatatan informasi untuk melihat kinerja
– Pengendalian operasional yang relevan
– Tujuan dan sasaran
 28

4.5.2 Evaluasi kepatuhan

4.5.2 Evaluasi kepatuhan

Membuat suatu prosedur untuk mengevaluasi kepatuhannya

terhadap peraturan perundangan

Mengevaluasi kepatuhannya terhadap peraturan lainnya

Keduanya dapat digabungkan atau dibuat secara terpisah

Menyimpan catatan hasil evaluasi tersebut

 29

8.5.2/8.5.3 Tindakan perbaikan/pencegahan

4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan

Organisasi harus melakukan – Tindakan perbaikan atau

peningkatan berkelanjutan
dengan:
 Merencanakan peningkatan
 Menganalisis akar penyebab
masalah yang dapat diperbaiki
(tindakan perbaikan)
 Memperkirakan akar penyebab
masalah sebelum terjadi
(tindakan perbaikan)
 Secara aktif melakukan
peningkatan
pencegahan harus:
– Sesuai dengan besarnya
masalah
– Mempertimbangkan aspek
lingkungan penting
– Perubahan dalam prosedur
sebagai hasil dari tindakan
perbaikan dan pencegahan
harus:
– Diterapkan
– Dicatat
 Laporan Ketidaksesuaian
30
dan Tindakan Perbaikan

Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan

“Tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian atau
situasi lain yang tidak diinginkan
yang terdeteksi”
ISO 9000:2000
“Tindakan untuk
menghilangkan penyebab
potensi ketidaksesuaian”

Jangan sembuhkan gejala saja!

Selesaikan akar masalah!
Tindakan perbaikan dan pencegahan Efektif
 Contoh Kasus 31

 Wakil Manajemen menemukan ketidaksesuaian yaitu tiga dari

lima inspektor saat mengukur kebisingan di lingkungan
menggunakan soundlevel meter yang tidak dikalibrasi.
 Perbaikan yang dilakukan oleh Kepala Inspektor adalah 3
inspektor tersebut diberi peringatan agar berikutnya harus
menggunakan soundlevel meter yang terkalibrasi.
Pertanyaan :
 Menurut Bapak/Ibu, apakah perbaikan yang dilakukan sudah
cukup atau harus ada tindakan lainnya.
 4.2.4 Pengendalian catatan 32

4.5.4 Pengendalian catatan

Memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan

SMT
Catatan harus:
 Diidentifikasi dan dipelihara
 Mudah didapat
 Dapat terbaca
 Dilindungi dari kerusakan dan kehilangan
Menetapkan masa simpan
 8.2.2 Audit internal 33

4.5.5 Audit internal

Audit dilakukan secara periodik untuk:

– Menentukan kesesuaian dengan ISO 9001, ISO 14001
& OHSAS 18001
– Memastikan SMT diterapkan dan dipelihara
– Memastikan efektivitasnya
– Memberikan informasi hasil audit kepada manajemen
 8.2.2 Audit internal 34

4.5.5 Audit internal

 Program audit harus berdasarkan

 Status dan tingkat kepentingan
 Hasil audit yang lalu

 Prosedur audit mencakup:

 Ruang lingkup audit
 Frekuensi
 Metodologi
 Tanggung-jawab melakukan audit
 Persyaratan melakukan audit dan melaporkan audit
 35

Suatu Ketidaksesuaian harus selalu

 Fakta
 Tepat
 Obyektif
 Mampu Telusur
 Ringkas

Apakah orang lain dapat menelusuri dan menemukan bukti

yang sama berdasarkan pada perihal yang anda tulis?
 36

Penulisan Ketidaksesuaian :

P : Problem
L : Location
O : Objective Evidence
R : Reference

LKS No.3 di Top Management tidak dilakukan verifikasi,

sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/01 revisi 04

 37

Skenario:
Ketika melakukan audit sistem manajemen internal, anda sebagai lead
auditor,mengamati bahwa semua bahan kimia yang digunakan dalam
proses manufaktur di plant Styrofan seharusnya disimpan sesuai dengan
prosedur EMP 33 Penyimpanan dan Penanganan Bahan Kimia.
Prosedur ini menyatakan bahwa semua bahan kimia harus disimpan di
tempat yang sudah ditetapkan, kecuali bahan kimia tersebut sedang
digunakan dalam proses manufaktur. Anda mengamati 5 kemasan
larutan asam berada di jalan dalam pabrik. Staf memberitahukan anda
bahwa bahan kimia tersebut sudah berada di tempat tersebut selama 5
hari dan tidak sedang dipergunakan dalam proses manufaktur.
 5.6 Tinjauan manajemen 38

4.6 Tinjauan manajemen

 Manajemen puncak meninjau SMT:

 Secara regular yang ditetapkan oleh manajemen
puncak
 Untuk memastikan tetap sesuai, cukup dan efektif

 Tinjauan proses harus memastikan informasi

penting yang dikumpulkan dievaluasi
 Harus ada catatan hasil tinjauan manajemen
 Catatan berupa action plan
 5.6 Tinjauan manajemen 39

4.6 Tinjauan manajemen

 Tinjauan manajemen harus menekankan

kemungkinan adanya perubahan:
 Kebijakan SMT
 Tujuan & sasaran
 Elemen lain SMT

 Kebutuhan perubahan ditekankan berdasarkan:

 Hasil audit SMT
 Perubahan mekanisme
 Komitmen untuk peningkatan berkelanjutan
 40

Transisi ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004

ke ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015


All standards reviewed regularly
 To maintain relevance in marketplace and into the future
Changes in the way we do business
 Increasing market competitiveness
and price sensitivity globally
 Recession led restructuring
 Better understanding of risk
prevention
 Greater focus on corporate
reputation and governance
41
Ever changing world
 Address changes in the way we
do business
 ISO Future Challenges of EMS &
ISO 14001 Survey
 EMS have to be part of a
sustainability and social
responsibility policy
 Optimize their environmental
performance in line with legal and
other important external
requirements
 42

Evolusi Seri ISO 14001

1st edition : 2nd edition : 3rd edition :

ISO 14001: 1996 ISO 14001: 2004 ISO 14001: 2015

•1
0
 43

Evolusi Seri ISO 9001

1st edition : 2nd edition : 3rd edition :

ISO 9001: 1987 ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000

4rd edition : 5th edition :

ISO 9001: 2008 ISO 9001: 2015
 44

What is Annex SL – the new high level structure

Why :
 Different structures, terminology to standards made it difficult and integrate
 Confusion and difficulties when implementing multiple systems
 Ensures that all management systems will have the same look and feel
and be easier to integrate
What :
 A new common ISO framework has been developed for use across all
management system standards
 Common text and numbering schemes
 Core definitions
 Additional requirements for specific disciplines
 45

Why was it developed and what are the benefits?

Benefits

 Provides an overall management system framework, common terms

and definitions

 Will save time during implementation

 Will make it easier to integrate more than one management system

 Reduce conflicts, duplication and misunderstandings

 46

Numbering scheme by clause

 47

Greater emphasis for senior managers to be

involved in the management system

Risk “Risk-based” thinking incorporated into

requirements
Leadership
Context of “Risk-based” thinking incorporated into
Organization requirements

Quality management is now integrated and aligned

with the strategic direction of the organization

Environmental Increased focus on environment and

Performance improving performance
Proses Adoption of process approach
Approach
More flexible approach
 48

Key theme – Leadership

 Ensures the management system and objectives are aligned with the
strategic direction of the organization

 It is understood throughout the organization

 The management system is integrated into business processes

 Resources are made available

 Take accountability of the effectiveness of the management system

 The importance of an effective management system is

communicated across the organization

 Ensures that continual improvement and innovation are promoted

 49

Key theme – Risk

 Ensures risk is considered throughout the process approach

 Makes proactive planning part of strategic planning

 Helps to identify new opportunities

 Can help prevent or reduce undesired effects

 Promotes continual improvement of products and services

 Leads to an enterprise wide approach to risk management

 50

Key theme – Context of the organization

 Ensures internal and external issues are considered

 Identifies „interested parties‟ and ensures their needs are taking into

account

 Ensures the EMS is designed and adapted for a specific organization

 Provides understanding on what an organization does, who for and how

 Makes the management system more robust and effective

 51

Key theme – Quality importance

 Quality management and continual improvement now at the heart of an

organization

 Ensure that organizations align strategic direction with their QMS

 Helps meet present and identify future customer needs

 Improves operational performance – cutting errors and improving profit

 Helps you become a more consistent competitor in the marketplace

 52

Key theme – Environmental performance

 Environment management and continual improvement now at the heart

of an organization

 Increased focus on subjects such as transparency and accountability in

environmental management issues and performance

 Ensure that organizations align strategic direction with their EMS

 Greater level of detail on environmental objectives which now have to

reflect changed planning process

 More detailed requirements relating to maintaining the knowledge

and understanding the status of compliance levels

 Introduction of lifecycle perspective

 53

Key theme – Process approach

 Integrates and aligns processes to achieve their desired outcomes

 Focuses effort on process effectiveness and efficiency

 Gain trust from customers and other stakeholders about the consistent
performance of the organization

 Demonstrates transparency of operations within the organization

 Lower costs and shorter cycle times through effective resourcing

 Deliver improved, consistent and predictable results

 Provide opportunities for focused and prioritized improvement

initiatives
 54

Key theme – Documented information

• Ensures alignment with other management system standards

• Replaces to word “documented record” or “record” from the old standard

• Recognizes changes in technology and the differing media now used to

record and monitor information.

• Requirements are detailed throughout the standard

• Provides a more flexible approach

• Increases confidence
 55

The first 3 clauses

Clause 1 – Scope

 details the scope ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015

Clause 2 – Normative references

 ISO 9000:2015 – Quality management systems – fundamentals and

vocabulary is referenced
 there are no normative references in ISO 14001:2015

Clause 3 – Terms and definitions

 all terms and definitions are in ISO 9000:2015

 All terms and definitions within the standard are listed for ISO 14001:2015
 56

Structure ISO 14001:2015

 57

Structure ISO 9001:2015

 58

Clause 4 – Context of the organization

New requirement

4.1 – Understanding the organization and its context

 The environment in which you operate and the factors that affect it
(QMS)
 The external and internal issues which affect intended outcomes
(EMS)
4.2 – Understanding the needs and expectations of interested parties
 Internal and external e.g. shareholders, customers communities etc
(Q&EMS)
4.3 – Determining the scope of the QMS & EMS
 Needs to be available as documented information
 59

Quality Management System model

 60

Environmental
Intended conditions –

Determine: outcome of affecting / or

being affected
the EMS

Unit(s),function
ORGANIZATION
(s), boundaries

Boundaries Interested
and parties relevant
Activities / applicability to the EMS
Products (Scope)
and services
Authority /ability to
control / influence
 61

Clause 4 – Context of the organization

4.2 Understanding the needs and expectations of interested

Citizens The Organization Competitors

Customers Management Media

Distributors Top Management Commentators

Shareholders Those accountable for Quality Trade groups

Investors policy and implementation Neighbors

Owners Those who implement and Pressure groups

Insurers maintain the QMS and risk Emergency services

Government procedure Other services

Regulators Other staff , Contractors Staff dependents

 62

• 4.4. QMS and its Processes

1. Establish, implement , maintain and continually improve a quality management

system, including the processes needed and their interactions :

a.Determine the inputs required and the outputs expected from these processes

b.Determine the sequence and interaction of these processes

c.Determine and apply criteria and methods (including monitoring,

measurements and related performance indicators) needed to ensure the
effective operation and control of these processes

d.Determine the resources needed for these processes and ensure their
availability
 63

• 4.4. QMS and its Processes

e. Assign the responsibilities and authorities for these processes

f. Address the risk and opportunities as determined in accordance with the

requirements of 6.1

g. Evaluate theses processes and implement any changes needed to ensure that
these processes achieve their intended results

h. Improve the processes and the quality management system

• 4.4.2 To the extent necessary, the organization shall

a. maintain documented information to support the operation of its processes

b. retain documented information to have confidence that the processes are being
carried out as planned
 64

•LEADERSHIP
DIRECT

Identify context, Plan risk

Set the policy management Provide support
risks,
and direction and objectives and determine
opportunities
roles

Improvement
INDIRECT

DIRECT

Performance
OPERATION review
(managemet
review)
 65

Leadership and Commitment

Mandates specific ways

commitment shall be
demonstrated

Top Management set the

culture of an organization

Top Management shall

demonstrate its leadership
and commitment
•4
0
 66

Quality Policy Environmental Policy

Top management shall • Is appropriate to the purposes of organization
establish a Quality policy that:
• Provides the framework for setting
a. is appropriate to the purpose of the
environmental objectives (clause 6.2)
organization;
• Includes a commitment to conform to its
b. provides a framework for setting
compliance obligations
Quality objectives;
• Includes commitment continual improvement
c. includes a commitment to satisfy
of the EMS in order to enhance environmental
applicable requirements;
performance
d. includes a commitment to continual
• Includes a commitment to the protection of the
improvement of the QMS
environment, including prevention of pollution
and others specific to its context
 67

Roles, Responsibilities and Authorities

Top management shall ensure that the responsibilities and authorities for
relevant roles are assigned and communicated within the organization.
Top management shall assign the responsibility and authority for:

a. ensuring that the Quality/Environmental management system conforms to the

requirements of this International Standard

b. Ensuring the processes are delivering their intended outputs

c. Reporting on the performance of the QEMS and on opportunities for

improvement (see 10.1) in particular to top management

d. Ensuring the promotion of customer focus throughout the organization

e. Ensuring that the integrity of the QMS is maintained when changes to the
QMS are planned and implemented
 68

Clause 6: Planning

6.1 Actions to address risks and opportunities

 Achieve intended outcomes and achieve continual improvement
6.2 Quality/Environmental objectives & planning to achieve them
 Establish what will be monitored, reported and what resource is required

1. 1. Actions to address risks and opportunities

2. 2. Quality objectives and planning to achieve them

3. 3. Planning of changes
 69

Planning –
Risk management, objectives, change, obligations

Providing
Planning to
resource to
manage change
manage risks

Planning to
manage Determining and
obligations setting objectives to
(including legal) improve
 70

Stepped approach to planning

Five steps -
cumulative and sequential

Objectives and delivery plan

Plan actions to address risk

Identify relevant compliance obligations

 71

Step 1 – identify significant aspects and impacts

Inputs and
Determine
Activities Operating Environmental
Products Conditions
Outputs
Impacts
Significant
Services (Aspects) Aspects

Define Categorize Characterize Evaluate Significant aspects from

Quantify a Life Cycle perspective

Control Influence
ATMOSPHERIC
EMISSIONS
SERVICING

Extraction of
Manufac-
raw Purchasing Distribution Use Disposal
turing
materials

RECYCLING

LIQUID EFFLUENT SOLID WASTE

 72

Step 2 – Identify relevant compliance obligations

COMPLIANCE

LEGAL
REQUIREMENTS
OBLIGATIONS

NEEDS / EXPECTATIONS

VOLUNTARY NON LEGAL

REQUIREMENTS
 73

Step 3 – determine threats and opportunities

Significant aspects
1 and impacts
Step identified

Threats and
Opportunities
Relevant compliance
2 obligations
Step
identified
 74

Step 4 – Plan actions to address risk

Compliance Significant
obligations Aspect

Integrated/ Evaluated for

implemented Significa effectiveness?
nt
Aspects
into other EMS
processes? 54

ACTIONS
75