Bab I

Pengenalan Microsoft
Project 2016
Project atau biasa disebut dengan proyek merupakan suatu rangkaian kerja dari suatu
pekerjaan mulai dari tahap perencanaan hingga tahap akhir. Suatu pekerjaan disebut
sebuah proyek tidak harus berupa sebuah proyek konstruksi gedung atau konstruksi
jembatan. Misalnya, anda merencanakan sebuah event dalam bidang musik, itu pun sudah
dapat dikatakan bahwa anda mempunyai suatu proyek. Microsoft Project merupakan
suatu program komputer yang berguna untuk menyusun rencana kerja dalam sebuah
proyek.

Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih dahulu dalam membuat rencana
proyek, yaitu:

 Melakukan perencanaan dan penjadwalan serta melibatkan semua orang yang

berkompoten dalam proyek tersebut.
 Setelah itu, masuk pada proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task), sumber daya
diperlukan (Resource) baik sumber daya manusia maupun material, biaya yang
diperlukan (Cost), juga jadwal kerja (Schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan
pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tesebut telah ditentukan dan disetujui
oleh semua pihak maka Anda telah mempunyai rencana dasar (Baseline).
 Selanjutnya, jalankan rencana tersebut dan pantau perkembangannya dalam sebuah
tahapan Tracking. Apabila pekerjaan belum sesuai maka lakukan penjadwalan ulang
(Rescheduling).

1
1.1 Mengenal Microsoft Office Project Professional 2016
Microsoft Office Project 2016 memberikan unsur-unsur manajemen proyek yang
sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas.
Dengan demikian, anda dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Anda
akan mendapatkan informasi, mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda pun akan
lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program
Microsoft Offfice yang familiar, membuat pelaporan yang kuat, perencanaan yang
terkendali, dan sarana yang fleksibel.

Microsoft Office Project Professional 2016 memiliki pula kemampuan kolaborasi

manajemen proyek ketika digunakan bersama dengan Microsoft Office Project
Professional 2016.

Berikut adalah berupa fitur dan fasilitas baru yang dapat Anda temukan dalam Microsoft
Office Project Professional 2016:

 Microsoft Office Project Professional 2016 akan secara otomatis menandai semua
item yang mengalami perubahan yang baru Anda buat sehingga Anda akan dapat
memahami dampak dari perubahan tersebut.
 Dapat membatalkan dan mengulangi perubahan tampilan, data, dan pilihan lain
dengan berbagai tingkat pembatalan. Dengan demikian, Anda dapat menguji
beberapa perubahan, tetapi tetap dapat mengembalikannya ke kondisi semula.
 Dengan tipe sumber daya cost baru yang dapat ditempatkan dibeberapa pekerjaan
dan proyek, Anda dapat mengawasi dengan teliti keuangan proyek serta
mencocokkan dengan data pada sistem akuntansi Anda.

Gambar 1.1 Penambahan tipe resource baru (cost)

2
 Anda dapat menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Visio untuk menghasilkan
tabel pivot, grafik, dan diagram berdasarkan data proyek menggunakan fitur
tampilan Visual Report.

Gambar 1.2 Visual Report data proyek dengan menggunakan Excel dan Visio

 Laporan akan lebih efektif dengan peningkatan kemampuan penanggalan dan

tampilan efek 3 dimensi pada Gantt Bar.

Gambar 1.3 kemampuan penanggalan dan tampilan 3 dimensi baru untuk Gantt Bar
 Anggota tim proyek dapat menampilkan atau melaporkan proses dan kemajuan
pekerjaan dari folder Calendar atau Task pada Outlook.

3
1.2 Mengenal Istilah dalam Project 2016
Berikut beberapa istilah yang berhubungan dengan Project 2016 beserta penjelasannya
secara singkat:
 Task
Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam
sebuah proyek. Suatu proyek baru harus berisi lebih dari 1 task agar bisa berjalan
dengan baik.

Gambar 1.4 Contoh tampilan jenis-jenis task

 Duration
Duration adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Misalnya pekerjaan membersihkan lokasi membutuhkan waktu 2 hari
maka pada Microsoft Project 2016 isi nilai duration-nya dengan nilai 2 day.

Gambar 1.5 Contoh tampilan Duration

4
 Dalam pengisian duration, Microsoft Project telah menyediakan default satuan
waktu, di antaranya:

Satuan Inisial

Menit (minute) Mins

Jam (hour) Hrs
Hari (days) Days
1 hari penuh (elapsed day) Ed
1 minggu penuh (elapsed week) Ew
Minggu (week) Wks
Bulan (month) Monts

 Start
Start adalah nilai tinggal dimulainya suatu pekerjaan. Untuk pengisian kolom tanggal
mulai, hanya dilakukan satu kali pada awal proyek. Adapun untuk tanggal mulai
pekerjaan yang lain akan secara otomatis diisikan oleh Microsoft Project dengan
acuan hitungan nilai duration yang dimasukkan.

 Finish
Dalam Microsoft Project, tanggal akhir pekerjaan disebut dengan Finish yang akan
terisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (start) ditambah lama
pekerjaan (Duration) untuk tampilan Start dan Finish dapat Anda lihat pada
gambarberikut:

Gambar 1.6 Tampilan lembar kerja Start dan Finish

5
 Predecessor
Predecessor merupakan suatu hubungan/keterkaitan antara satu pekerjaan yang lain.
Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi (nomor ID 5) baru dapat berjalan setelah
pekerjaan penggalian tanah (nomor ID 3) telah selesai maka pekerjaan panggilan
tanah dapat dikatakan sebagai predecessor bagi pekerjaan pembuatan pondasi.

Gambar 1.7 Tampilan lembar kerja Predecessor

 Resources
Penggunaan sumber daya baik sumber daya manusia maupun material dalam
Microsoft Projet di sebut dengan resources. Istilah lain sering di gunakan adalah
overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh, dalam suatu
proyek memiliki 1 orang tukang kayu sementara dia harus melakukan 2
pekerjaan di 2 tempat yang berbeda. Microsoft Project aka memberikan tanda
tersendiri bila salah satu resources mengalami overlocadted.

Gambar 1.8 Tampilan Lembar Kerja Resources Name

6
 Cost
Cost adalah biaya yang di pergunakan untuk menjalankan sebuah proyek.
Perhitungan biaya dapat di hitung perjam, harian, mingguan, bulanan, atau dapat
pula biaya borongan. Untuk perhitungan biayayang di gunakan keseluruhan akan
di hitung sendiri oleh Microsoft Project dengan catatan seluruh komponen kerja
telah di masukkan ke bagiannya masing-masing.

 Gantt Chart
Gantt Chart adalah bentuk tampilan dari hasil kerja Microsoft Project dalam
bentuk batang horizontal 3 dimensi yang menggambarkan masing-masing
pekerjaan beserta durasinya. Selain itu, grafik ini menunjukkan hub antara
pekerjaan yang satu dengan yang lain.

Gambar 1.9 Tampilan Lembar Kerja Gantt Chart

 Baseline
Baseline adalah suatu rencana baik jadwal maupun biaya yang telah anda setujui
dan tetapkan. Baseline di gunakan sebagai patokan dan perbandingan antara
rencana yang anda punyai dengan kenyataan di lapangan.
 Tracking
Peninjauaan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula dalam Microsoft
Project di sebut denga Tracking, anda dapat membandingkan antara rencana
dasar dengan kenyataan di lapangan.

7
  Milestone
Milestone di gambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan
sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan
telah selesai.

1.3 Manajemen Proyek

Proyek memiliki karakteristik tertentu yang berbeda dengan pekerjaan lain dalam
hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan
ketidakpastian sehingga di perlukan suatu cara penanganan yang berbeda.
Adapun yang di makasud dengan manajemen proyek adalah kegiataan
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengadilka sumber daya
organisasi /perusahaan untuk mencapai tujuan bertentu dengan
mempertimbangkan waktu dengan biaya.
Suatu proyek dapat mengalami kegagalan biasanya karena kesalahan tifikasi,baik
identifikasi kebutuha n maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusun
atau direncanakan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi
penyebab kegagalan proyek.
Untuk menciptakan suatu manajemen proyek yang baik, berikut beberapa hal yang
harus anda tekankan sebelumnya:
 Kondisi organisasi proyek tersebut harus tangguh dalam menghadapi kendala yang
mungkin akan muncul baik dari luar maupun dari dalam organisasa itu sendiri.
 Harus akurat dalam menganalisis sumber daya dan biaya, jangan sampai ada yang
tidak dikenali. Lakukan dengan toleransi keadaan seketat mungkin.
 Apa yang dilaksanakan di lapangan harus benar-benar sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
 Lakukan penyesuaian dan pengembangan sistem agar sesuai dengan
perkembanganpada proyek sebagai langkah optimasi

Berikutnya, anda dapat melakukan perencanaanproyek dengan langkah sebagai

berikut:

 Menentukan tujuan dan kebutuhan proyek yaitu hasil akhir, biaya, waktu, dan
target utama.

8
 Melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama
proyek. untuk langkah ini anda perlu memecah pekerjaan besar tersebut menjadi
yang lebih kecildengan sistem WBS (work Breakdown Structure).
 Membuat organisasi proyek untuk menentukan departemen –departemen yang
ada, subkontraktor, serta manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
pekerjaan yang ada.
 Membuat jadwal setiap aktivitas dengan memperlihatkan waktu dan saat
penyelesaiannya.
 Merencanakan anggaran dan sumber daya.
 Memperkirakan waktu, biaya, dan penyelesaian proyek.

9
 Bab II
Bekerja Dengan
Microsoft Projet 2016
Setelah mengenal sekilas tentang project 2016, baik fitur, fasilitas, operasi pendukung
istilah-istilah, dan manajemen proyek, pada BAB II anda diajak untuk mulai bekerja
dengan projeck 2016. Mulai dari mengenali komponen-komponen apa saja yang ada
dalam project 2016, membuat file project baru, memuat daftar pekerjaan , dan kemudian
menyimpan file project yang berisi data pekerjaan proyek anda tersebut.

2.1 Mengenal Komponen Project 2016

Saat bekerja dengan project 2016, ada baiknya anda harus mengenali komponen-
komponen apa saja yang ada di dalamnya. Hal ini untuk mempermudah dalam mengolah
data proyek.

Untuk itu jalankan terlebih dahulu microsoft project dengan cara klik Start ► Program
►Microsoft Office 2016 ►Microsoft Office Project 2016 sehingga akan tampil jendela
Microsoft Project 2016 seperti gambar berikut:

10
 Gambar 2.1 Tampilan Jendela Microsoft Office Project Professional 2016

 View Bar

View bar merupakan salah satu jendela kerja dari microsoft office project 2016
yang memungkinkan anda untuk dapat berpindah dari satu lembar kerja ke lembar kerja
yag lain.sebagi contoh, untuk berpindah dari tampilan Gantt Chart ke tampilan Resource
sheet, anda bisa langsung memilhnya pada bagian view bar. View bar terdiri dari
tampilan:

 Calendar
 Gantt Chart
 Network Diagram

11
  Task usage
 Tracking Gantt
 Resource Sheet
 Resource Usage
 View More

 Gantt Table
Gantt table adalah lembar kerja yang pertama kali tampil saat anda menjalankan
microsoft project 2016, lembar kerja ini adalah lembar kerja yang di gunakan
untuk memasukkan unsur-unsur pendukung proyek, yaitu jenis pekerjaan, lama
pekerjaan, dan sumber daya.

 Title Bar
Title bar adalah baris judul jendela microsof project 2016, yang berisi nama file
project yang sedang terbuka.

 Toolbar Standard
Adalah baris toolbar yang berisi tombol-tombol perintah standar yang biasanya
terdapat di hampir semua program, misalnya tombol save, open, new, dan lain
lain.

 Toolbar Formating
Adalah baris toolbar yang berisi tombol-tombol perintah yang dapat di gunakan
untuk mengolah data ataupun lembar kerja.

 Gantt Chart
Gantt Chart merupakan tampilan grafik bar 3 dimensi yang merupakan ilustrasi
durasi waktu pekerjaan sesuai dengan nilai durasi yang anda masukkan dalam
lembar kerja gantt table.

12
2.2 Membuat File Project Baru
Sebelum memulai project baru dengan Microsoft Office Project Proffesional 2016, harus
ditentukan kapan proyek tersebut akan dimulai dan kapan harus selesai. Hal ini
dikarenakan dalam proyek tersebut Anda pasti mempunyai target yang harus dicapai
sesuai dengan jangka waktu yang memang telah ditentukan pada saat awal perencanaan
proyek tersebut.
Untuk membuat file baru dalam Microsoft Office Proffesional 2016, ikuti langkah-
langkah berikut:
1. Pada bagian menu bar, pilih perintah menu File ► New.
Tunggulah sampai muncul jendela New Project atau juga dapat disebut dengan
Task Pane.
2. Pada bagian Task Pane, pilih Blank Project sehingga akan terbuka lembar kerja
baru.
3. Tutuplah jendela tampilan Task Pane untuk memperluas tampilan lembar kerja Anda
dengan mengklik tanda silang dibagian judul Task Pane.

4. Anda dapat pula mengklik langsung tombol perintah New ( ) pada baris toolbar
Standart sehingga akan terbuka lembar kerja baru.

Menentukan Tanggal Mulai Proyek

Sebuah proyek harus mempunyai sebuah patokan tanggal untuk memulai proyek tersebut.
Untuk memasukkan nilai tanggal deimulainya proyek, pilih perintah menu
Project ► Project Information sehingga akan muncul jendela Project Information.

13
 Gambar 2.2 Jendela Project Information

1. Hal pertama yang harus dilakukan adalah memilih salah satu dari jenis Schedule
From atau dasar perhitungan tanggal, yaitu:
‒ Project Start Date, denga pilihan ini tanggal berakhir dari sebuah pekerjaan
akan dihitung berdasarkan tanggal mulai ditambah dengan lama pekerjaan.
‒ Project Finish Date, dengan pilihan ini berarti perhitungan tanggal mulai
pekerjaan akan dihitung mundur, yaitu tanggal akhir dikurangi dengan lama
pekerjaan tersebut.

2. Start Date, pada bagian ini Anda harus memasukkan nilai tanggal dimulai proyek.
Untuk memasukkan nilai tanggal, Anda bias mengklik tombol drop down (anak
panah kecil pada bagian kanan) dan mamilih nilai tanggal tertentu pada bagian ini
maka tanggal mulainya proyek dianggap sama dengan tanggal hari ini.

3. Finish Date, bagian yang digunakan untuk memasukkan tanggal berakhirnya

proyek. Untuk proyek yang belum dilaksanakan dan dijadwal berdasarkan masing-
masing bagian pekerjaan maka Finish Date akan otomatis terisi sama dengan nilai
tanggal mulainya proyek.
4. Current Date, berdasarkan tanggal hari ini berdasarkan setting pada komputer
Anda.

14
5. Calendar, berisikan jenis-jenis penanggalan yang telah tersedia dan dapat
digunakan yaitu 24 Hours, Night Shift, Standard.
6. Comment, bagian yang digunakan untuk memasukkan sebuah komentar yang
nantinya akan muncul pada saat pembuatan laporan.

Langkah selanjutnya adalah mengisi data-data tentang proyek yang sedang Anda tangani.
Gunakan perintah menu File – Properties, sehingga akan tampil jendela Properties
seperti pada Gambar 2.3.

 General, berisi informasi tentang proyek yang sedang Anda tangani sekarang.
Contohnya tentang tipe, ukuran, tanggal, pembuatan serta beberapa informasi
lainnya.

Gambar 2.3 Tabulasi General pada Jendela Project Properties

 Summary, merupakan tabulasi dalam Project Properties yang berisi keterangan

utama dari proyek tersebut.

15
 Gambar 2.4 Tabulasi Summary pada Project Properties

Title : Judul naskah atau judul proyek.

Subject : Keterangan dari judul proyek.

Author : Nama pemilik atau pembuat proyek.

Manager : Nama manager perusahaan pemilik proyek

Company : Nama perusahaan yang menangani proyek.

Keywords : Kata kunci yang nanti diperlukan dalam pencarian file (bagian ini
bisa diisi atau dikosongkan).

Comments : Komentar yang akan ditampilkan saat Anda melakukan pencarian

file (bagian ini bisa diisi atau dikosongkan).

Hiperlink Base : Diisi jika proyek tersebut berhubungan dengan proyek lain
(bagian ini bisa diisi atau dikosongkan).

 Statistic, menampilkan informasi seputar file, seperti tanggal pembuatan,

pengeditan, serta informasi lain dengan proses pembuatan file proyek.

16
  Contens, menampilkan informasi tentang proses pelaksanaan proyek, misalnya
tanggal mulai (Start), tanggal berakhir (Finish), Jumlah hari (Work) serta beberapa
informasi lain.

 Costum, bagian yang digunakan untuk menambahkan atau membuat beberapa

informasi lain dari proyek tersebut yang akan ditampilkan pada bagian tabulasi
Contens.

2.3 Memasukkan Pekerjaan pada Kolom Task Name

Task atau pekerjaan merupakan unsur pokok dalam sebuah proyek. Setelah menentukan
rencana tanggal awal proyek. Langkah berikutnya adalah mengisi jenis pekerjaan apa saja
yang menjadi bagian dari proyek tersebut.

Untuk mengisikan jenis-jenis pekerjaan dalam proyek, aktifkan Microsoft Project pada
tampilan Gantt Chart pada bagian View Bar. Bagian ini merupakan bagian utama dalam
proses kerja Anda dalam Microsoft Office Project Professional 2016. Untuk pengisian
bagian-bagian lain pada View Bar bisa dilakukan apabila proses memasukkan jenis-jenis
pekerjaan dalam jendela kerja Gantt Chart telah selesai dilakukan.

Tampilan Gantt Chart terdiri dari dua bagian. Bagian pertama adalah bagian Gantt Table
yang terdiri dari beberapa kolom diantaranya:

 , kolom pertama ini berisi informasi tentang pekerjaan. Apabila pekerjaan

tersebut telah berakhir maka akan ditambahkan tanda centang pada kolom ini.

 Task Name, diisi dengan jenis-jenis pekerjaan dari proyek Anda.

 Duration, diisi dengan lama pekerjaan tersebut. Sebelum Anda memasukkan nilai
durasinya maka secara otomatis Microsoft Project akan diisi dengan 1 days dengan
artian bahwa pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari.

 Start, untuk menampilkan nilai tanggal mulainya pekerjaan. Untuk pekerjaan

pertama dimasukkan dalam Task Name maka tanggal Start akan otomatis terisi

17
 dengan tanggal mulai yang telah diisikan pada bagian Project Information saat
pertama kali Anda membuat proyek baru.

 Finish, untuk menampilkan nilai tanggal selesainya pekerjaan. Untuk tanggalnya

juga akan otomatis diisi oleh Microsoft Project, yaitu dengan perhitungan tanggal
mulai ditambah dengan lama pekerjaan pada bagian duration.

 Predecessor, diisi tentang hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan yang
lain dan dibaca berdasarkan nilai ID-nya.

 Resources Name, diisi dengan sumber daya yang digunakan dalam pekerjaan
tersebut. Untuk Microsoft Project, penggunaan sumber daya bisa berupa sumber
daya manusia mauoun sumber daya material.

Bagian kedua adalah bagian Gantt Chart, bagian ini berisi tampilan grafik bar 3 dimensi
yang mewakili keseluruhan dari proses pekerjaan yang dimasukkan dalam kolom Task
Name pada bagian Gantt Table. Panjang atau pendeknya batang grafik pada tampilan ini
bergantung pada lamanya durasi.

Mengisi Kolom Task Name

Berikut langkah-langkah untuk mengisi kolom Task Name dengan jenis-jenis pekerjaan :

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada baris Task Name.

2. Ketik nama pekerjaan, kemudian tekan Enter.
3. Lakukan langkah 1 dan 2 untuk pekerjaan- pekerjaan berikutnya, perhatikan contoh
tampilan jenis-jenis pekerjaan yang telah dimasukkan pada kolom Task Name
seperti pada gambar berikut:

18
 Gambar 2.5 Kolom Task Name dengan daftar nama-nama pekerjaan

Mengganti Nama Pekerjaan

Nama pekerjaan yang telah dimasukkan masih dapat diganti namanya dengan langkah
berikut:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan diganti, dan tekan F2
pada keyboard.
2. Ketikkan nama pekerjaan yang baru, kemudian tekan Enter.

Menghapus dan Menyisipkan Task Name

Apabila terjadi kesalahan pada waktu memasukkan jenis-jenis pekerjaan kedalam kolom
Task Name maka jenis pekerjaan tersebut dapat dihapus dengan langkah-langkah sebagai
berikut:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada baris Task Name.

2. Ketik nama pekerjaan, kemudian pilih menu Edit Delete Task atau klik kanan
pada task name yang akan dihapus, pilih Delete Task pada baris menu yang muncul.

Adapun untuk menyisipkan pekerjaan baru langkahnya adalah:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan dibawah pekerjaan baru yang akan
disisipkan.
2. Klik menu Insert – New Task atau klik kanan pada pekerjaan dibawah task yang
akan disisipkan. Kemudian pilih New Task pada menu yang tampil.

19
Mengubah Lebar dan Mengganti Judul Kolom

Untuk mengubah lebar kolom, lakukan dengan cara berikut:

1. Arahkan pointer mouse pada perbatasan kolom yang akan diubah ukurannya,
misalnya antara kolom Task Name dan Kolom Duration.
2. Setelah pointer mouse berubah menjadi ilustrasi anak panah kekanan dan kekiri, klik
tahan geser mouse ke kanan untuk menambah lebar kolom dan klik tahan geser ke
kiri untuk mengurangi lebar kolom.

Gambar 2.6 Ilustrasi untuk mengubah ukuran kolom

Judul kolom pada Gantt Table juga dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Untuk
mengganti judul kolom, ikuti langkah berikut:

1. Klik dua kali pada kolom yang akan diganti namanya sehingga akan tampil kotak
dialog Colomn Definition.

Gambar 2.7 Kotak dialog Column Definition

20
2. Atur masing-masing bagian/atribut perintah di dalam kotak dialog.
 Field Name, untuk memilih/menentukan nama field yang akan diganti judulnya
 Title, untuk menulis judul kolom,termasuk untuk menuliskan judul kolom
pengganti.
 Align title, untuk menentukan jenis perataan untuk judul kolom.
 Align data, untuk jenis peralatan untuk data isi.
 Width, untuk menentukan lebar kolom.
 Best fit, untuk menyesuikan lebar kolom dengan nama pekerjaan.
3. Klik OK untuk mengakhiri perintah.

2.4 Menyimpan File Proyek

File yang telah terisi data harus disimpan dan diamankan. Dengan menyimpan file maka
file akan dapat dibuka pada kesempatan lain.

Untuk menyimpan file proyek, lakukan langkah berikut:

1. Pilih perintah menu File Save atau klik tombol Save ( ) padabagian toolbar
Standard sehinggan akan muncul kotak dialog Save As berikut ini:

Gambar 2.8 Kotak dialog Save As

2. Pada bagian Save In, tentukan folder yang akan digunakan untuk menyimpan file.
3. Ketik Nama file pada kotak File name, untuk pertama kali microsoft project 2016
akan memberikan nama file Anda dengan Project1.mpp.
4. Tekan tombol Save untuk mengakhiri penyimpanan.

21
2.5 Mengelompokan Pekerjaan (Outlining)

Suatu perkerjaan dalam Microsoft Project dapat dipilih menjadi dua macam jenis
pekerjaan, yaitu pekerjaan utama atau Summary Task dan pekerjaan rincian atau Subtask.
Pekerjaan utama biasanya ditandai dengan tampilan huruf yang lebih tebal, sedangkan
pekerjaan rincian tampilannya agak menjorok ke dalam. Durasi pekerjaan utama sama
dengan jumlah durasi pekerjaan rincian atau sama dengan nilai durasi tertinggi dari
pekerjaan rincian.

Langkah pengelompokan ini sangat diperlukan untuk mempermudah mengontrol

pekerjaan-pekerjaan mana yang harus di dahulukan dan harus di selesaikan terlebih
dahulu dari pekerjaan yang lain.

Sebagai contoh, Pekerjaan Persiapan terdiri dari,membuat Gambar Bangunan,

Membersihkan lokasi, dan membawa perkakas ke lokasi. Outlining sangat berguna
untuk proyek yang sangat besar.

Membuat Outline dengan Menu

Untuk membuat outline dengan menggunakan menu, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan sebagai
pekerjaan utama.
2. Pilih mene Project ► Outline, kemudian pilih Indent.

Untuk pekerjaan yang tidak diberi perintah Indent maka akan dianggap sebagai Summary
Task atau pekerjaan utama yang di tandai dengan warna yang lebih tebal dan
ditambahkan tanda minus (-) pada sebelah kiri nama pekerjaan. Sementara pekerjaan
yang diberi indent dianggap sebagai Subtask atau pekerjaan rincian. Untuk
mengembalikan sebuah pekerjaan menjadi pekerjaan utama, ikuti langkah-langkah
berikut:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan pekerjaan
utama.
2. Pilih menu Project ► Outline dan pilih Outdent.

22
Membuat Outline dengan Toolbar
Pembuatan outline juga dapat menggunakan tombol-tombol perintah yang terdapat dalam
toolbar Formatting. Cara ini akan lebih cepat bila di bandingkan dengan menggunakan
menu. Perhatikan gambar berikut yang menunjukan gambar tombol-tombol outline pada
baris toolbar Formatting.

Gambar 2.9 Tombol Indent dan Outdent

Prosedur untuk membuuat Subtask/Indent:

 Aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan rincian, kemudian klik
tombol Indent yang digambarkan dengan anak panah kanan.

Prosedur untuk membuat Summary Task/Outline:

 Aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan rincian, kemudian klik
tombol Outdent yang digambarkan dengan anak panah kiri.
Berikut adalah contoh hasil pembuatan Indent dan Outdent:

Gambar 2.10 Hasil dari pembuatan indent dan outdent

23
Menyembunyikan dan Menampilkan Sub Task

Dalam suatu laporanjalannya pekerjaan sebuah proyek,kadang hanya diminta

memberikan laporan utama saja. Dalam Microsoft Office Project 2016, istilah untuk
menyembunyikan dan menampilkan subtask disebut dengan Hide Subtasks dan Show
Subtaks.

Perintah untuk menyembunyikan Sub Task/Hide Subtasks:

 Aktifkan pointer mouse pada Summary Task, klik tombol Hide Subtasks yang
digambarkan dengan tombol plus.

Perintah untuk menampilkan Sub Task/Show Subtasks:

 Aktifkan pointer mouse pada Summary Task, klik tombol Show Subtasks yang
digambarkan dengan tombol minus.

Selain menggunakan kedua perintah di atas, Anda juga bisa menyembunyikan dan
menampilkan Subtask dengan mengklik tombol bertanda +/- yang berada di sebelah kiri
pekerjaan.

Gambar 2.11 Menyembunyikan dan menampilkan Sub Task

24
Menampilkan Penomoran pada Outline

Dengan outlining, Anda dapat menampilkan suatu bentuk penomoran, di mana

penomoran ini akan di berikan secara otomatis sesuaitingkatan pekerjaan,apakah sebagai
Summary Task atau Subtask. Prosedur untuk memberikan penomoran adalah:

1. Pilih perintah menu Format ► Show/Hide.

2. Setelah mengklik menu Format, maka akan tampil seperti di bawah ini.

Gambar 2.12 Format - Show outline number

3. Aktifkan atau beri centang pada pilihan Show Outline Number.

Gambar 2.13 Hasil Outline Number

25
 Bab III
Mengatur Durasi
Pekerjaan
Durasi pekerjaan adalah jumlah waktu dengan satuan tertentu yang digunakan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan. Durasi suatu pekerjaan secara default akan berisi 1 days
(hari) saat pertama anda memasukkan jenis-jenis pekerjaan. Untuk mengisi durasi pada
kolom Duration dari suatu pekerjaan sama dengan pengisian pekerjaan pada bagian Task
Name. Satuan beserta inisial yang digunakan untuk mengisi durasi pernah disampaikan
pada Bab I, yaitu menit/minute (mins), jam/hour (hrs), hari/day (days), minggu/weeks
(wks), bulan/month (mons).

Selain itu, terdapat dua waktu lagi yang digunakan dalam Microsoft Project, yaitu 1 hari
penuh/elapses days (edays) yaitu dalam 1 hari dihitung 24 jam kerja, dan 1 minggu
penuh/elapses weeks (ewks), yaitu 1 minggu dihtung 7 hari dan 24 jam bekerja.

Durasi pekerjaan juga dapat berisi dengan 0 (nol). Durasi nol dalam Microsoft Project
disebut dengan Milestone. Durasi 0 (nol) ini hanya diberikan kepada pekerjaan yang
digunakan sebagai penanda dari rangkaian pekerjaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan
bagian atap dan bagian atas lainnya telah selesai maka diberikan tanda bahwa pekerjaan
bangunan atas telah selesai.

3.1 Mengisi Durasi Pekerjaan

Untuk memasukkan durasi suatu pekerjaan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah

berikut :

1. Aktifkan tampilan Gantt Table.

2. Klik mouse pada kolom Duration, di sebelah kanan kolom Task Name.

26
3. Masukkan nilai durasi untuk salah satu nama pekerjaan, jika durasinya memiliki
satuan hari (days), cukup Anda ketikkan nilai angkanya saja, misalnya 2, 3 atau 6.
Sementara untuk nilai durasi selain satu hari, ketikkan nilai angka ditambah dengan
inisial satuan durasinya. Misalnya, 3 mins untuk satuan menit, 5 hrs untuk satuan
jam, dan lain sebagainya.
4. Tekan Enter untuk mengakhiri proses pengisian durasi.

Gambar berikut menunjukkan hasil pengisian kolom durasi.

Gambar 3.1 Task Name dengan durasi

3.2 Mengatur Start dan Finish Pekerjaan

Dalam Microsoft Project, untuk nilai tanggal Start dan Finish tidak perlu dimasukkan
secara manual karena akan diisi secara otomatis dan dihitung dengan acuan perhitungan
adalah nilai Start Date yang dimasukkan pada Project Information ditambah dengan nilai
durasi yang dimasukkan pada kolom Duration. Untuk nilai Start akan dibuat sama
sebelum kita memasukkan Predecessor, yaitu hubungan antara pekerjaan satu dengan
yang lain. Adapun untuk nilai tanggal Finish akan dihitung dnegan nilai Start ditambah
dengan Durasi.

Untuk memudahkan pemahaman, perhatikan contoh berikut. Suatu pekerjaan dimulai

tanggal 4-Juni-18 (Start) dan mempunyai durasi 8 hari maka nilai tanggal pada kolom

27
Tanggal
Mulai
Finish akan terisi 14-juni-18, dengan catatan bahwa dalam 1 minggu terdiri dari 5 hari
kerja

Tanggal
Nilai durasi Selesai

Gambar 3.2 Contoh tampilan tanggal pada kolom Start dan Finish

28
 Bab IV
Milestone dan
Constraint
Milestone adalah suatu referensi sebagai tanda penunjuk suatu peristiwa penting dalam
sebuah proyek yang digunakan untuk memonitor atau mengetahui perkembangan dan
kemajuan proyek. Anda dapat membuat milestone di dalam proyek untuk menampilkan
tugas-tugas eksternal atau di luar pekerjaan proyek. Sebagai contoh, salah satu jenis
pekerjaan dalam proyek Anda memerlukan aplikasi lain yang harus dikembangkan oleh
perusahaan atau pengembang yang lainnya. Anda dapat membuat sebuah milestone
dengan durasi 0 dengan file proyek sebagai langkah untuk menampilkan penyelesaian
yang menyangkut aplikasi yang sedang Anda kerjakan.

Constraint adalah tipe batasan penyelesaian suatu pekerjaan. Beberapa constraint yang
biasanya dikenal dengan sebuah proyek adalah “seawal mungkin”, “selambat mungkin”,
“hanya dimulai setelah tanggal tertentu”, dan sebagainya.

4.1 Membuat Milestone

Untuk menambahkan milestone dalam bentuk file projek, Anda dapat melakukannya
dengan dua langkah berbeda dan fungsi serta kegunaan yang berbeda pula. Untuk itu,
simak dua cara berikut:

Membuat Milestone dengan Durasi Nol (0)

Pembuatan milestone berdurasi 0 (nol) bertujuan untuk menandai suatu pekerjaan yang
tidak memengaruhi lama proyek. Pada milestone berdurasi 0 (nol) ini Anda tetap dapat
menambahkan pengisian predecessor maupun sumber daya.

Namun penggunaan sumber daya pada milestone ini tidak memengaruhi besarnya biaya
proyek. Langkah untuk membuat milestone berdurasi 0 (nol) adalah:

29
1. Pilih menu View ►Gantt Chart.
2. Ketikkan nama milestone baru pada field/kolom Task Name untuk baris kosong
yang pertama dalam daftar pekerjaan.
Untuk menyisipkan baris baru, dapat Anda lakukan dengan cara klik menu
Insert ►New Task. Atau klik kanan pada baris pekerjaan dan pilih New Task.
3. Ketikkan nilai 0 pada field Duration untuk milestone, dan kemudian tekan Enter.
Ketika Anda mengetikkan durasi 0 maka Microsoft Project Profesional 2016 secara

otomatis akan menampilkan symbol milestone () berupa segi empat hitam pada
tampilan Gantt Chart untuk hari tersebut.

Gambar 4.1 Tampilan Milestone durasi 0

Membuat Milestone dengan Durasi lebih dari Nol (0)

Secara umum milestone memiliki sifat durasi 0 (nol), tetapi untuk beberapa kondisi
milestone dapat memiliki nilai durasi lebih dari 0. Sebagai contoh, proyak Anda memiliki
milestone pencapaian persetujuan pada akhir phase. Phase adalah suatu kelompok tugas
terkait yang melengkapi suatu tugas utama dam suatu proyek. Dan diketahui bahwa
dalam proses pencapaian persetujuan memerlukan waktu 1 minggu. Untuk membuat
milestone dengan durasi lebih dari 0 (nol), ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih menu View ►Gantt Chart.

2. Ketikkan nama milestone baru pada field/kolom Task Name untuk baris kosong
yang pertama dalam daftar pekerjaan.

30
3. Dengan milestone masih terpilih dalam Gantt Table, klik tombol perintah Task

Information ( ) pada baris toolbar Standard.

4. Pada tab Advanced, ketik durasi milestone pada kotak Duration.
5. Pilih tanda centang Mark as task Milestone, kemudian klik tombol OK.

Gambar 4.2 Tab Advanced pada kotak dialog task information untuk memasang durasi
milestone

Gambar 4.3 Tampilan hasil pembuatan milestone dengan durasi lebih dari 0

31
4.2 Bekerja dengan Constraint
Untuk mengatur tipe constraint suatu pekerjaan, Anda dapat melakukannya dengan
mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Pilih pekerjaan yang akan diberi constraint pekerjaan.

2. Klik tombol perintah Task Information ( ) pada baris toolbar Standard.

3. Pada tab Advanced, pilih salah satu tipe constraint pada bagian Constraint
Type.

Gambar 4.4 Tampilan tipe constraint pekerjaan

Mengenal Jenis-Jenis Constraint

Berikut adalah beberapa jenis constraint yang dapat Anda pasang untuk pekerjaan-
pekerjaan dalam sebuah proyek:

 Deadline
Deadline adalah target waktu yang menjadi tanda bahwa suatu pekerjaan sudah harus
diselesaikan. Jika telah sampai pada batas waktu yang telah ditentukan dan pekerjaan
tertentu belum selesai dikerjakan maka Microsoft Project akan memberikan tanda
tertentu. Pemasangan deadline tidak memengaruhi jadwal proyek yang telah dibuat.
Hasil pemasangan deadline akan ditandai dengan gambar anak panah dalam grafik
Gantt Chart.

32
 Gambar 4.5 Tampilan hasil pemasangan deadline

 Type Constraint
Berikut adalah beberapa tipe constraint:
1. As Late As Posible (ALAP)
Yaitu suatu pekerjaan harus dilakukan selambat mungkin. Secara default semua
pekerjaan terpasang constraint ini.

2. As Soon As Posible (ASAP)

Yaitu suatu pekerjaan harus dilakukan sesegera mungkin. Type ini biasanya
digunakan pada pekerjaan dengan penyusunan suatu jadwal yang dimulai dari
tanggal berkhirnya proyek.

3. Finish No Earlier Than (FNET)

Yaitu suatu pekerjaan harus diselesaikan pada tanggal tertentu atau sesudahnya.
Constraint ini digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang waktu penyelesaiannya
bergantung pada waktu-waktu tertentu.

4. Finish No Later Than (FNLT)

Yaitu suatu pekerjaan sudah harus diselesaikan sebelum tanggal tertentu atau
sesudah tanggal tersebut atau pekerjaan sudah harus selesai paling lambat pada
tanggal tertentu.

5. Must Finish On (MFO)

Yaitu suatu pekerjaan sudah harus diselesaikan pada tanggal tertentu.

33
6. Must Start On (MSO)
Yaitu suatu pekerjaan sudah harus dimulai pada tanggal tertentu.

7. Start No Earlier Than (SNET)

Yaitu suatu pekerjaan baru dapat dimulai pada tanggal tertentu atau sesudahnya.
Constraint ini digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang waktu mulainya
tergantung pada waktu-waktu tertentu.

8. Start No Later Than (SNLT)

Yaitu suatu pekerjaan sudah harus dimulai sebelum tanggal tertentu atau sesudah
tanggal tersebut, atau pekerjaan sudah harus dimulai paling lambat pada tanggal
tertentu.

Catatan:
Pekerjaan yang bersifat Summary Task hanya memiliki tipe constraint As Soon As
Possible (ASAP), Finish No Later Than (FNLT) dan Start No Later Than (SNLT).

 Constraint Date
Constraint Date yaitu target waktu yang menandakan bahhwa Anda harus sudah
menyelesaikan pekerjaan. Jika waktu yang ditetapkan dalam Constraint Date
sudah terlewati maka akan memengaruhi waktu pemjadwalan proyek yang telah
Anda buat pada Gantt Table. Untuk memasangnya, lakukan dengan memilih
tanggal dibagian Constraint Date pada tab Advanced, dalam kotak Task
Information.

34
 Bab V
Mengatur Hubungan
antar Pekerjaan
Predecessor, adalah jenis hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain. Sebagai
contoh, pekerjaan pembersihan lokasi bisa dikerjakan setelah membuat gambar bangunan
selesai. Contoh lain, pekerjaan memasang listrik bisa langsung dikerjakan bersama
dengan pekerjaan instalasi telepon. Dari contoh diatas maka membuat gambar bangunan
disebut sebagai Predecessor, sedangkan untuk pembersihan lokasi disebut sebagai
Successor. Suatu pekerjaan menggunakan predecessor biasa dikarenakan penggunaan
sumber daya manusia maupun dikarenakan hubungan keterkaitan dengan pekerjaan itu
sendiri. Satu jenis pekerjaan bisa mempunyai lebih dari 1 predecessor.
Sebagai contoh, pekerjaan memansang genteng baru bisa dimulai setelah pekerjaan
pemasangan kayu rangka selesai dilaksanakan. Pekerjaan pemasangan kayu rangka
tersebut berada pada baris nomor 2 maka pada kolom predecessor pekerjaan memasang
genteng diisi dengan angka 2. Jadi untuk penulisan nilai predecessor cukup dengan
memasukkan nomor baris dari predecessor-nya.

5.1 Jenis- Jenis Hubungan antar Pekerjaan

Hubungan ketergantungan antar pekerjaan dalam sebuah proyek tidak semua sama,
misalnya pekerjaan yang satu dikerjakan setelah pekerjaan yang lain selesai. Ada pula
pekerjaan yang mulainya ataupun selesainya harus bersamaan. Dalam Microsoft Project,
hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam:

 Finish-to-Start (FS), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B)

tidak boleh dimulai sampai pekerjaan lain (A) selesai dilaksanakan. Gambar berikut
adalah hasil grafik hubungan Finish-to-Start.

35
 A

B
Gambar 5.1 Grafik ketergantungan Finish-to-Start

 Start-to-Start (SS), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B)

tidak boleh dimulai sebelum pekerjaan lain (A) dimulai. Gambar berikut adalah hasil
grafik hubungan Start-to-Start.

B
Gambar 5.2 Grafik ketergantungan Start-to-Start

 Finish-to-Finish (FF), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B)

tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) telah diselesaikan. Gambar
berikut adalah hasil grafik hubungan Finish-to-Finish.

Gambar 5.3 Grafik ketergantungan Finish-to-Finish

 Start-to-Finish (SF), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B)

tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) dimulai. Gambar berikut adalah
hasil grafik hubungan Start-to-Finish.

B
Gambar 5.4 Grafik ketergantungan Start-to-Finish

36
5.2 Membuat Hubungan antar Pekerjaan

Untuk membuat hubungan antar pekerjaan, Anda dapat melakukannya dengan beberapa
cara menggunakan fasilitas tampilan lembar kerja yang berbeda-beda.

Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Gantt Chart

Untuk membuat atau mengisikan hubungan antar pekerjaan dapat dilakukan pada
tampilan Gantt Chart, yaitu pada bagian Gantt Table dengan langkah sebagai berikut:

1. Pilih menu View ►Gantt Chart.

2. Pada field Task Name, pilih 2 nama pekerjaan atau lebih.
‒ Untuk pekerjaan yang tidak berurutan, tekan CTRL dan klik nama pekerjaan.
‒ Untuk pekerjaan berurutan, tekan SHIFT dan klik pekerjaan pertama kemudian
klik pekerjaan terakhir.

3. Klik tombol perintah Link Task pada baris toolbar Standard.

Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Network Diagram

Tampilan Network Diagram adalah tampilan berupa diagram dari masing-masing

pekerjaan. Dengan tampilan ini, Anda dapat pula membuat hubungan antar pekerjaan
dengan langkah sebagai berikut:

1. Pilih menu View ►Gantt Chart.

2. Letakkan point ter mouse di tengah kotak pekerjaan predecessor.
3. Klik tahan geser ke kotak pekerjaan successor.

Gambar 5.5 Ilustrasi membuat hubungan pada tampilan Network Diagram

37
Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Calendar

Tampilan lembar kerja Calendar juga dapat digunakan untuk mengisikan hubungan antar
pekerjaan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih menu View ► Calendar.

2. Letakkan pointer mouse ditengah baris pekerjaan predecessor.

3. Klik tahan geser ke baris pekerjaan successor.

Catatan : Microsoft Project akan secara otomatis memasang hubungan finish-to-

start, tetapi Anda masih dapat mengubahnya kembali menjadi start-to-
start, finish-to-finish, atau start-to-finish.
Hasil pengaturan hubungan antar pekerjaan akan ditampilkan pada kolom Predecessor.

Gambar 5.6 Hasil pembuatan hubungan antar pekerjaan pada kolom predecessor

Membuat Hubungan Pekerjaan pada Kolom Predecessor

Selain menggunakan beberapa cara seperti uraian pada sub bab sebelumnya, Anda dapat
menggunakan fasilitas pada kolom Predecessor. Berikut cara untuk membuat hubungan
antar pekerjaan menggunakan kolom Predecessor.
 Ketikkan ID pekerjaan yang menjadi predecessor pada kolom Predecessor
disebelah kanan pekerjaan successor. Misalnya Pekerjaan Membersihkan Lokasi (ID
: 3) dimulai setelah Pekerjaan Membuat Gambar Bangunan (ID : 2). Ketikkan angka
2 pada kolom predecessor pekerjaan dengan ID : 3. Kemudian tekan Enter.

38
 Kolom Predecessor juga dapat diisi melalui kotak dialog Task Information. Klik
ganda bada baris Predecessor pekerjaan yang akan diberi hubungan atau pilih menu
Project ►Task Information maka akan tampil kotak dialog Task Information.

Gambar 5.7 Tab Predecessor pada kotak dialog Task information

Setelah jendela Task Information terbuka, aktifkan pada tabulasi Predecessor yang terdiri
dari beberapa bagian, yaitu :
‒ Name, berisi nama pekerjaan yang akan diisi predecessor-nya.
‒ Duration, berisi durasi/ lama pelaksanaan pekerjaan.
‒ ID, akan terisi secara otomatis sesuai dengan nama pekerjaan yang telahdipilih pada
kolom Task Name.
‒ Task Name, pilih nama pekerjaan yang akan dijadikan Predecessor. Untuk jumlah
pekerjaannya bisa diisi lebih dari 1 jenis pekerjaan.’
‒ Type, diisi dengan jenis hubungan ketergantungan antara Predecessor dan Successor.
Misalnya finish-to-start, finish-to-finish dan yang lainnya.
‒ Lag, diisi dengan nilai Lag Time dan Lead Time. Untuk nilainya diisi dengan
memilih pilihan yang telah ada dengan cara menggeser tombol penggulung.

39
5.3 Mengenal Hubungan Lag Time dan Lead Time

Hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain terkadang terjadi penumpukan dan
tenggang waktu. Dalam Microsoft Project, penumpukan dan tenggang waktu antar
pekerjaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Lag Time, merupakan tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan
dimulainya pekerjaan lain. Untuk penulisan lag time disimbolkan dengan tanda (+).
Sebagai contoh, pekerjaan pondasi batu gunung bisa dilaksanakan 2 hari setelah
pekerjaan pondasi batu kosong selesai. Untuk itu predecessor dituliskan 9FS+2d.

Gambar 5.8 Grafik Lag Time

2. Lead Time, merupakan penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan
dimulainya pekerjaan yang lain. Untuk penulisan lead time disimbolkan dengan
tanda (-). Sebagai contoh pasangan dinding kermaik sudah harus dimulai satu hari
sebelum pemasangan pasangan langit-langit selesai. Untuk itu pada kolom
predecessor dituliskan 72FS-1d.

Gambar 5.9 Grafik Lead Time

40
Selain menggunakan penulisan nilai plus (+) dan minus (-), penulisan Lag Time dan
Lead Time bisa dituliskan dalam bentuk persen. Sebagai contoh, untuk pekerjaan yang
sudah harus selesai 75% sebelum pekerjaan lain dimulai maka penulisannya pada kolom
predecessor menjadi (Nomor ID) FS-25% atau (Nomor ID) SS+75%. Untuk pekerjaan
yang memiliki predecessor lebih dari 1, penulisannya menggunakan tanda pemisah koma
(,).

5.4 Mengubah Hubungan antar Pekerjaan

Pada saat hubungan antar pekerjaan Anda pasang, secara default akan terpasang
hubungan finish-to-start. Jenis hubungan yang terpasang tersebut Anda ubah dengan
menggunakan salah satu langkah berikut:

 Ketikkan jenis hubungan yang Anda inginkan langsung disebelah kanan angka
predecessor, sebagai contoh 2SS, 2FF, 21FS+1, dan yang lainnya.
 Jenis hubungan juga dapat diubah melalui kotak dialog Task Information. Klik ganda
pada baris Predecessor pekerjaan yang akan diberi hubungan, atau pilih menu
Project ► Task Information maka akan tampil kotak dialog Task Information
seperti gambar berikut:

Gambar 5.10 Bagian Type pada tab Predecessor pada kotak dialog Task Information

41
1. Pada bagian kolom Type, klik untuk menampilkan jenis-jenis hubungan, misalnya
pilih Start-to-Start (SS).
2. Jika ada penumpukan waktu (lag time) atau tenggang waktu (lead time), lakukan
dengan menambahkan waktunya pada kolom Lag.
Gunakan batang penggulung yang ada untuk menambahkan atau mengurangi
waktunya.

42
 Bab VI
Mengatur Jadwal
Pekerjaan
Calendar adalah sistem penanggalan yang digunakan oleh Microsoft Project Profesional
2016 untuk menjadwalkan proyek yang sedang anda rancang. Calendar secara khusus
diberlakukan untuk sumber daya yang digunakan dalam proyek, sehingga proyek dapat
melakukan pelacakan, apakah sumber daya tersebut tersedia untuk melakukan suatu tugas
di pekerjaan tempat sumber daya tersebut di tugaskan.
Secara default, pekerjaan dijadwalkan berdasarkan Project Calendar.
Project akan melakukan perhitungan ketika sebuah sumber daya dan pekerjaan
dijadwalkan untuk bekerja dengan menggunakan beberapa sistem calendar berikut :
Project Calendar, Resource Calendar, dan Task Calendar. Jika suatu pekerjaan memiliki
sumber daya yang ditugaskan, dan tidak memiliki task calendar maka pekerjaan tersebut
akan menggunakan resource calendar yang ditugaskan. Dengan kata lain Calendar
digunakan untuk menentukan tersedianya resource, yaitu menentukan kapan dan berapa
banyak waktu resource yang dapat dijadwalkan untuk merencakan pekerjaan dan jalannya
pekerjaan yang harus di jadwalkan.

6.1 Jenis Jenis Calendar dalam Ms. Project 2016

Ada 4 jenis calendar dalam MS Project, yaitu base calendars, project calendars, resource
calendars, dan task calendar. Kesemuanya digunakan untyuk menentukan ketersediaan
sumber daya, bagaimana sumber daya yang ditugaskan ke suatu pekerjaan tersebut
dijadwalkan, dan bagaimana tugas tersebut dijadwalkan. Project calendar dan task
calendar digunakan untuk jadwal pekerjaan, dan jika sumber daya sedang digunakan
dalam suatu pekerjaan maka resource calendar akan digunakan dengan baik.

43
Penanggalan Base Calendar

Base calendar adalah calendar yang digunakan sebagai dasar untuk project calendars,
resource calendars, dan taks calendars. Calendar ini menggambarkan penanggalan standar
untuk waktu kerja dan waktu libur untuk sebuah proyek. Calendar ini juga menetapkan
jumlah jam kerja untuk masing-masing hari kerja, hari kerja untuk masing-masing
minggu, dan pengecualian lainnya, misalnya hari libur. Anda dapat memilih base
calendar sebagai project calendar atau sebagai dasar untuk resource calendar.

Microsoft memiliki 3 base calendar default:

 Standard, base calendar standard menggambarkan jadwal kerja tradisional, yaitu

Senin sampai Jumat, jam 8:00 pagi sampai dengan 5:00 sore, dengan 1 (satu) jam
istirahat untuk makan siang.

 24-Hours, base calendar 24 jam menggambarkan jadwal dengan tidak ada waktu
libur. Calendar dengan 24 jam dapat digunakan untuk jadwal sumber daya dan
pekerjaan untuk shift yang berbeda sepanjang waktu kerja.

 Night Shift, base calendar shift malam menggambarkan pergeseran jadwal shift
mulai dari Senin malam sampai Sabtu pagi atau dikerjakan pada malam hari.

Penanggalan Project Calendar

Project calendar menggambarkan hari dan waktu untuk hari kerja dan hari libur. Calendar
ini biasanya menggambarkan jadwal kerja tradisional untuk organisasi Anda. Project
biasanya menggunakan calendar ini untuk jadwal pekerjaan yang tidak memiliki sumber
daya yang ditugaskan atau untuk pekerjaan dengan tipe durasi yang tetap. Secara default,
project calendar standard digunakan untuk calendar proyek.

Hari-hari dan jam kerja dalam project calendar mencerminkan jumlah hari-hari dan jam
kerja dalam proyek Anda yang sedang aktif. Anda dapat menetapkan hari libur khusus,
misalnya hari libur untuk perusahaan. Project calendar dapat diset dengan klik calendar
pada bagian Calendar dalam kotak dialog Taks Information.

44
Penanggalan Resource Calendar

Resource calendar memastikan bahwa sumber daya dari suatu pekerjaan baik pekerja
maupun material dijadwalkan hanya ketika sumber daya tersebut benar-benar tersedia
untuk ditugaskan dalam suatu pekerjaan. Secara default, waktu kerja dari resource
calendar sesuai dengan waktu kerja dalam project calendar. Meskipun begitu, Anda masih
dapat mengubah resource calendar menjadi tampilan jadwal pribadi, seperti liburan,
kehadiran, atau tentang waktu pemeliharaan peralatan.

Dengan memilih Change Working Time pada General dari kotak dialog Resource
Information, Anda dapat mengubah resource calendar untuk waktu libur sumber daya.
Anda dapat pula menciptakan atau menugaskan base calendar berbeda untuk sumber daya
individu atau kelompok sumber daya, untuk menandai waktu kerja tertentu. Sebagai
contoh Anda dapat membuat calendar khusus untuk seorang tukang kayu yang memiliki
waktu kerja tertentu dan berbeda dengan yang lainnya.

Penanggalan Taks Calendar

Taks calendar memungkinkan untuk membuat jadwal pekerjaan selama waktu libur,
seperti yang ditetapkan oleh project calendar ataupun resource calendar. Sebagai contoh,
Anda dapat mengatur calendar pekerjaan untuk sumber daya yang bekerja sampai malam
atau sampai akhir pekan.

Anda dapat membuat taks calendar di dalam kotak dialog Change Working Time
sebagai sebuah base calendar baru. Kemudian Anda dapat menetapkan base calendar
tersebut untuk dipakai oleh suatu pekerjaan dengan menggunakan tab Advanced dalam
kotak dialog Taks Information.

Jika Anda ingin menjadwalkan pekerjaan dengan menggunakan taks calendar saja,
lakukan dengan cara berikut:

1. Aktifkan pointer mouse di dalam field Task Name, kemudian klik taks yang akan
diubah resource calendar-nya.

45
2. Pilih menu Project ► Taks Information dan klik tabulasi Advanced.

Gambar 6.1 Task Information – Advanced

3. Aktifkan kotak pilihan scheduling ignores resource calendars untuk membuat task
calendar dan menolak semua bentuk pengaplikasian resource calendar.

6.2 Bekerja dengan Calendar View

Tampilan calendar mirip dengan kalender dikantor anda. Anda dapt menyusun kembali
pekerjaan tertentu atau untuk mengurangi adanya jadwal yang kacau balau. Untuk
menuju ke tampilan calendar, klik menu View ► Calendar.

Gambar 6.2 Tampilan Jendela Calendar

46
Tampilan tanggal pada jendela calendar dapat diubah dengan beberapa cara berikut:

 Klik memasang atau mengatur tampilan calendar menjadi 5 hari atau 7 hari dalam
seminggu, pada menu Format ► Timescale. Pada tab week Headings bagian
Display: show week with, pilihan 7-days atau 5-days
 Untuk menampilkan 1 bulan pada waktu yang sama, klik tombol Month. Tombol
scroll di sebelah kiri judul bulan akan menggulung 1 bulan sebelum atau sesudah
bulan tersebut.
 Untuk menampilkan 1 minggu pada waktu yang sama, klik tombol Week. Tombol
scroll di sebelah kiri judul minggu akan menggulung 1 minggu sebelum atau sesudah
minggu tersebut.
 Untuk membuat tampilan dengan jumlah minggu atau tanggal tertentu, klik tombol
Custom pada bagian judul jendela calendar maka akan tampil kotak dialog berikut:

Sebagai contoh apabila anda ingin menampilkan tanggal 29 July 2007 sampai tanggal 25
Agusutus 2007, pada bagian From masukkan tanggal 29 July 2007 dan pada bagian To
masukkan tanggal 25 Agusutus 2007.

Mengubah Teks Judul

Teks judul calendar atau Title headings adalah teks yang ditampilkan pada bagian atas
masing-masing bulan, minggu atau hari tertentu pada jendela calendar.

1. Pilih menu Format ► Timescale.

2. Pada tab Week Heading, pilih format yang ingin Anda pakai untuk bulan, hari, dan
minggu padab bagian Monthly, Daily, dan Weekly Titles.

47
3. Pada bagian Display, aktifkan pilihan Display Monthly titles begining and end
dates untuk menampilkan awal bulan dan akhir bulan dalam calendar yang
ditampilkan.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki 4 minggu yang harus ditampilkan, sedangkan
minggu pertama pada bulan Agustus dan sisanya di bulan september maka ketika pilihan
Display Monthly titles begining and end dates diaktifkan, tampilan judul bulan akan
berubah menjadi Agustus-September.

Mengubah format dan bayangan kotak tunggal

1. Pilih menu Format ► Timescale.

2. Pada tab Dates Boxes, dalam bagian top row, pilih tanggal yang ingin Anda
tampilkan dibagian pojok kiri atas dan kanan atas masing-masing kotak tanggal dari
daftar Left dan Right. Pilih Overflow Indicator dari daftar Left dan Right untuk
menmpilkan tanda panah ketika terdapat lebih dari pekerjaan yang dijadwalkan,
sehingga dapat ditampilkan dalam kotak tanggal.
3. Pilih bentuk bayangan untuk judul kotak tanggal pada daftar Shading dan pilih warna
pada bagian daftar Color.
4. Pada bagian Buttow Row, pilih tanggal yang ingin anda tampilkan di bagian pojok
kiri dan kanan bawah dari masing-masing kotak tanggal dari daftar Left dan Right.
5. Pilih juga bentuk dan warna bayangan untuk masing-masing kotak tanggal.

Gambar 6.4 Date Boxes untuk memformat kotak tanggal

48
6. Pada tab Date Shading, pilih calendar yang ingin anda tampilkan pada daftar Show
working time for.
7. Untuk memberi bayangan pada pengecualian tertentu dalam calendar, pilih tipe
pengecualian yang ingin diberi bayangan pada kotak Exception Type, kemudian
pilih jenis bayangan pada daftar Pattern dan Color.

Sebagai contoh jika perusaan anda mengambil hari libur pada 1 september dan anda
sudah mengenalkan libur tersebut. Pada base calendar sebagai pengecualian, anda dapat
memilih base Calendar Nonworking Days pada kotak Exception Type. Pilih bentuk
dan warna bayangannya maka tanggal 1 september pada tampilan calendar akan diformat
berbeda.

Pilih warna bayangan yang berbeda untuk base calendar dan resource kalender agar ada
perbedaan tampilan perkecualian untuk organisasi atau untuk resource / sumber daya.

Mengganti font pada calendar view

Langkah langkah untuk mengatur text style atau mengganti font pada calendar adalah
sebagai berikut :

1. Pilih perintah menu Format – text styles.

Gambar 6.5 Kotak dialog Text Style

49
2. Pilih item yang akan diganti format font-nyapada daftar Item to Change. Sebagai
contoh, pilih Summary Task untuk mengganti font untuk pekerjaan-pekerjaan
utama.
3. Tentukan jenis Font, Font style, Size, Underline, dan Color. Hasil format dapat
dilihat pada bagian Sample.
4. Kemudian klik OK.

Menghapus Pekerjaan dalam Calender

Dalam tampilan calender, Anda massih dapat menghapus task yang mungkin tidak
diperlukan lagi atau ternyata jumlah task tersebut terlalu banyak dan bisa di gabung
dengan task yang lain. Untuk menghapus task melalui calender, ikuti langkah-langkah
berikut :

1. Pastikan bahwa Anda sedang aktif pada tampilan Calender

2. Pilih task yang ingin dihapus
3. Pilih menu Edit ► Delete Task

Mengurutkan Pekerjaan pada Calender

Anda dapat mengganti urutan pekerjaan yang tampil pada baris per minggu di dalam
calender view, yaitu dengan menggunakan prosedur berikut :

1. Pastikan bahwa Anda sedang aktif dalam tampilan Calender, jika belum klik ikon
Calender yang berada dibagian View Bar.
2. Pilih perintah menu Format ► Layout
3. Untuk mengurutkan task berdasarkan pola pengurutan yang telah ada, klik pilihan
Use Current Sort Order dibagian Method
4. Untuk menampilkan beberapa task sekaligus dalam 1 (Satu) baris dan task tidak
mengalami overlapping, dan klik pilihan Attempt to Fit as Many Tasks as Posible
pada bagian Method.
5. Untuk menampilkan sebagian task di dalam task bar, aktifkan pilihan Show Bar
Splits.

50
6. Untuk mengatur layout tas secara otomatis ketika Anda menghapus atau menambah
task, aktfkan plihan Automatic Layout

Gambar 6.6 Kotak dialog Format - Layout

Jika Anda tidak mengaktifkan pilihan Automatic Layout maka Anda harus mengklik
Layout Now dibagian menu Format untuk mengatur kembali task bar.
Catatan :
Anda pula mengurutkan tasm secara lebih spesifik pada masing-masing minggu.
Pelih menu Project > Sort dan pilih perintak pengurutan yang dikehendaki atau klik
Sort By pada kotak dialog Sort.

6.3 Memahami Kotak Dialog Working Time

Anda dapat menggunakan project alender untuk menggambarkan hari dan jam kerja
secara umum dari peroyek yang sedang Anda kerjakan, seperti waktu libur pada akhir
pekan, malam hari, ataupun untuk waktu libur khusus, seperti saat liburan.

Secara default, kalender kerja dalam Microsoft Project adalah Senin sampai Jumat
dengan jam kerja pukul 08:00-12:00 dan 13:00-17:00, sehingga beban kerja selama
seminggu adalah 40 Jam. Tapi Anda tetap dapat memasukkan hari dan jam kerja khusus
bagi sumber daya yang Anda miliki. Misalnya, untuk seluruh sumber daya memiliki hari
kerja Senin sampai Sabtu, dan beban jam kerja dalam seminggu adalah 47 jam. Dengan
catatan untuk hari Jumat memiliki jam istirahat jam 11 sampai dengan jam 1 siang.

51
Untuk membuka kotak dialog untuk mengubah waktu kerja, pilih perintah menu tools
kemudian piih Change Working Time

Gambar 6.7 Kotak dialog Change Working Time

 For, digunakan untuk emilih jenis kalender kerja yang akan digunakan. Ada 3 (Tiga)
jenis kalender kerja, yaitu : Standart (Project Calender), 24 Hours, dan Night Shift

Jika Anda ingin membuat calender baru diluar kalender atau penanggalan yang telah
di tetapkan, klik tombol Created New Calender, ketik sebuah nama untuk kalender,
kemudian pilih apakah Anda ingin membuat base calender baru ataukah berdasarkan
callender yang telah ada.

 Legend, berisi keterangan kotak tanggal dalam calender untuk masing-masing jenis
hari kerja.

52
 - Working, Adalah simbol kotak tanggal yang menggambarkan hari aktif
untuk kerja

- Nonworking, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari libur kerja

- Editing working hours, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari

masuk kerja dengan perubahan jam tertentu sehingga tidak sama dengan jam
kerja normal

- Exception day, Adalah simbol kotak tanggal yang menggambarkan hari

libur kerja dengan perkecualian tertentu

- Nondefault work week, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari

masuk kerja di luar ketentuan hari kerja dalam seminggu yang menjadi defaut asli

 Click on a day to see its working time, berisi kotak tanggal dalam 1 bulan aktif,
sebagai contoh adalah bulan Agustus 2016. Geser penggulungan vertikal untuk
melihat tanggal pada bulan sebelum atau sesudah bulan aktif. Secara default, kotak
tanggal yang berwarna putih adalah kolom hari denga judul M (Monday) sampai F
(Friday), atau hari senin sampi Jumat. Sementara untuk kolom judul S ( Sunday) dan
S (Saturday), diberi arsir warna Abu-abu (Nonworking), yangg menandakan bahwa
untuk hari Minggu dan Sabtu adalah hari libur.
Pada saat Anda klik salah satu kotak tanggal maka dapat terlihat keterangan tentang
kotak tanggal tersebut disebelah kanannya apakah tanggal tersebut termasuk hari
kerja, hari libur, atau hari dengan perkecualian tertentu.

 Tab Exception, untuk memasang hari libur kerja setiap minggunya dengan
perkecualian tertentu, atau yang dapat di atur sendiri. Misalnya hari libur untuk HUT
Kemerdekaan RI, yaitu tanggal 17 Agustus.

 Tab Work week. Untuk memasang hari masuk kerja setiap minggunya dengan
perkecualian tertentu, atau yang dapat diatur ssendiri. Sebagai contoh, anda dapat
menambah hari sabtu sebagai hari kerja dalam 1 mingu. Klik tombol Details di
sebelah kanannya untuk mengatur jam kerja dala hari tersebut.

53
Catatan :

 Selain menggunakan menu Tools – Change Working Time untuk mengatur jadwal
kerja keseluruhan, Anda dapat menggunakan jendela task pane Project Guide. Untuk
menampilkannya, klik menu Project – Turn On Project Guide maka akan tampil
Task Pane di sebelah kanan View Bar. Klik pilihan Define General Working Time
pada jendela task pane Tasks dan ikuti instruktur yang disediakan di sisi pane.

 Ketika mengatur shift yang waktunya jam 12:00 malam, akan berakibat jam kerja per
hari, dan tidak hanya untuk jam-jam shift. Sebagai contoh, untuk mengatur shift yang
dimulai dari jam 10:00 malam sampai dengan jam 6:00 pagi, Anda harus
memasukkan jadwal kerja nondefault sebagai berikut :
- Senin 10:00 malam sampai dengan jam 12:00

- Selasa hingga Jumat 12:00 siang sampai dengan jam 6:00 siang dan 10:00 malam

sampai dengan jam 12:00 siang

- Sabtu 12:00 siang sampai dengan jam 6:00 siang.

 Jadwal kerja yang dilaksanakkan tengah malam sanngat sulit untuk diterapkan pada
kotak dialog Change Working Times, tetapi lebih muda digambarkan di dalam sisi
pane Project Working Times.

Membuat Jadwal Hari Kerja Standar Proyek

Penjadwalan hari kerja yang jelas pada sebua proyek akan sangat berguna bagi keperluan
admistrasi proyek tersebut. Sebagi contoh, Anda ingin membuat hari kerja yang semula
hanya5 (Lima) hari kerja dalam seminggu akan diubah menjadi 6 (Enam) hari kerja. ada
dua langka yang dapat Anda gunakan untuk mengubah hari kerja, yaitu menggunakan
kotak dialog Change Working Times dan jendela Project Guide – Define Working Time.

Berikut adalah langkah untuk membuat jadwal hari kerja standar proyek menggunakan
kotak dialog Change Working Time:

1. Pilih menu Tools ► Change Working Time maka akan tampil kotak dialog
Change Working Time seperti tampak pada Gambar 6.8

54
2. Pada bagian Click on a day to see its working time, pilih salah satu kotk tanggal
pada kolom hari S ( Saturday) atau hari Sabtu. Sebagi contoh, klik kotak tanggal 11
pada kolom hari sabtu.
3. Aktifkan tab Work Week yang ada di bagian bawahnya, kemudian klik tombol
Details sengingga tampil kotak dialog Details for ‘[Default]’ seperti gambar
berikut:

Gambar 6.8 Kotak Dialog for ‘[Default]’ untuk tanggal yang terpilih

4. Di bagian Select day(s) : pilih Saturday (Sabtu), dan pilih salah satu pilihan di
sebelah kanannya dengan keterangan sebagai berikut :
- Use Project dafault times for these days, pilihan ini digunakan untuk
menggunakan hari kerja standar Microsoft Project, yaitu hari senin-Jumat,
dengan jam kerja jam 08:00 AM – 12:00 PM, istirahat 1 jam dan kembali kerja
pada jam 01:00 PM – 05:00 PM.

55
 - Set days to nonworking time, pilihan ini digunakan untuk memasang kotak
tanggal hari yang terpilih menjadi hari libur standar proyek
- Set day(s) to these specific working times, pilihan ini di gunakan untuk
memasang kotak tanggal hari yang terpilih sehingga hari kerja standar proyek.
5. Klik pilihan Set day(s) to these specific working times untuk memasang hari sabtu
sebagai hari kerja standar
6. Masukkan mulai jam kerja pada bagian From dan akhir kerja pada bagian To.
Misalnya untuk jam kerja pertama adalah jam 08:00 AM – 12:00 PM, dan jam kerja
kedua adalah jam 01:00 PM – 05:00 PM.
Pada saat Anda memasukkan angka jam, Anda cukup menuliskan nilai jamnya sama,
identitas AM/PM akan otomatis diberikan oleh Microsoft Project. Gunakan sistem
tanggal 24 jam pada saat mengisinya.

Gambar 6.9 Pengaturan hari Sabtu sebagai hari kerja standar proyek pada kotak dialog
Details for

7. Klik tombol Ok dua kali untuk keluar dari kotak dialog Change Working Time dan
lihat hasiol perubahannya pada jenderal Gantt Chart sehingga pada jendela Gantt
Chart akan tampak bahwa hari kerja adalah hari Senin-Sabtu. Hal ini digambarkan
dengan simbol hari kerja aktif berwarna putih pada hari Senin-Jumat dan yang di beri
arsir abu-abu adalah 1 hari, yaitu hari Minggu.

56
Membuat Hari Libur Khusus

Seperti yang disampaikan pada bahasan sebelumnya bahwa Microsoft Project tidak
mengenal hari libur khusus, seperti Hari Raya Keagamaaan, Hari Libur Nasional, dan
lain-lain. Namun Microsoft Project tidak menutup kemungkinan bagi Anda untuk
membuat jadwal kerja dengan hari Libur khusus. Sebagai contoh, peringatan hari
kemerdekaan RI, yaitu pada tanggal 17 Agustus 2016 dijadikan sebagai hari libur khusus.

1. Pilih menu Tools ► Change working Time, sehingga akan muncul tampilan kotak
dialog Change working Time.
2. Pilih kotak tanggal 17 Agustus 2016, kemudian pilih tab Exception
3. Pada kolom Name, ketikkan nama atau keterangan hari libur yang Anda buat.
4. Pada bagian Start, pilih tanggal mulai hari libur dan pada bagian Finish pilih tanggal
akhir hari libur. Pada kotak tanggal di atasnya akan tampak bahwa tanggal 17 agustus
akan diberi arsir yang menandakan Exception day, atau hari libur dengan
perkecualian tertentu.

Gambar 6.10 Kotak Dialog Change Working Time – Exception Day

5. Klik tombol OK, kemudian lihat hasilnya pada jendela Gantt Chart.

57
Menyusun Jadwal Kerja Resource

Jadwal kerja sumber daya atau Resource Calender adalah jadwal kerja yaang dipakai oleh
masing-masing sumber daya dalam sebuah proyek. Sebagai contoh, dalam sebuah proyek
ada satu sumber daya, yaitu Tukang Listrik yang memiliki 5 hari kerja dan bekerja dari
jam 08:00 AM- 03:00 PM. Prosedur untuk membuat jadwal kerja sumber daya tersebut
adalah :

1. Klik ikon Resource Sheet yang ada dijndela View Bar, atau klik menu View ►
Resource Sheet.
2. Pilihan nama resource yang akan dibuatkan jadwal kerja khusus (Tukang Listrik)
3. Pilih menu Tools ►Change Working Time, maka akan tampil kotak dialog Change
Working Time dengan nama calender adalah Tukang Listrik
4. Blok kotak tanggal mulai hari Senin-Jumat, sebagai contoh blok kotak tanggal 6
sampai tanggal 10.
5. Aktifkan tabulasi Work Week, kemudian klik tombol Details untuk memulai
pembuatan hari dan jam kerja resource tersebut (Tukang Listrik)
6. Blok hari Senin-Jumat (Monday-Friday), kemudian klik pulihan Set day(s) to these
working times.
7. Atur jam kerja ke-1 yaitu 08:00-12:00, kemudian ja kerja ke-2 13:00 – 15:00.
Perhatikan ilustrasinya sebagai berikut :

Gambar 6.11 Kotak dialog Change Working Time – Resource Calender

8. Klik tombol OK dua kali dan lihat perubahannya saat Anda menugaskan resource
tersebut pada jenis pekerjaan tertentu. Sebagai contoh, jika resource tersebut akan
mengalami overlocated.

58
 Bab VII
Mengolah Sumber
Daya Proyek
Menugaskan sumber daya mengenai siapa dan apa yang menjadi pendukung suatu
pekerjaan merupakan langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan dalam sebuah
proyek. Dalam hal ini sumber daya disebut dengan nama resource. Dalam Project 2016
ada 3 jenis tipe sumber daya, yaitu orang (Work), material (Material), dan Biaya (Cost).

7.1 Mengenal Lembar Kerja Resource Sheet

Lembar Kerja Resource Sheet adalah lembar kerja yang digunakan untuk memasukkan
daftar sumber daya apa saja yang nantinya digunakan dalam sebuah proyek, baik sumber
daya pekerja, material, ataupu biaya. Jika anda telah membuat daftar sumber daya dalam
lembar kerja Resource Sheet, baik nama maupun biaya per satuan yang telah Anda
tentukan, secara otomatis Microsoft Project akan melakukan perhitungan total biaya
penggunaan sumber daya tersebut. Perhitungan biaya penggunaan sumber daya inilah
yang nantinya dapat Anda gunakan sebagai acuan besarnya biaya proyek.

Untuk membuka lembar kerja Resource Sheet, Anda dapat melakukannya dengan salah
satu berikut:

 Pilih menu View ► Resource Sheet

 Klik icon Resource Sheet pada View Bar

Berikut adalah tampilan lembar kerja Resource Sheet dan bagian-bagiannya:

59
 Gambar 7.1 Lembar kerja resource sheet

Kolom-kolom dalam tabel Resource Sheet beserta fungsinya adalah sebagai berikut:

 , berisi informasi seputar penggunaan jenis resource tersebut. Kolom ini tidak di
isi secara manual, karena kolom ini akan terisi secara otomatis setelah resource
tersebut digunakan atau ditugaskan dalam tabel Gantt Chart.
 Resource Name, diisi dengan nama-nama resource atau sumber daya yang nantinya
akan digunakan sebagai Sumber Daya Manusia atau Sumber Daya Material.
Contohnya tukang batu, tukang kayu, tukang listrik, semen, pasir, dan masih banyak
lagi contoh resource yang lain.
 Type, bagian ini digunakan untuk memasukkan tipe resource dengan 2 nilai pilihan,
yaitu: Work, Material dan Cost. Sumber daya material dikategorikan dalam tipe
Work sedangkan sumber daya material dikategorikan dalam tipe Material,
sedangkan sumber daya tipe Cost.
 Material Label, diisi dengan satuan untuk resource yang bertipe material. Misalnya
untuk semen adalah sak, pasir adalah m3, dan lain-lain.

60
 Initials, merupakan singkatan dari nama-nama resource pada kolom resource name,
misalnya Kepala Tukang Batu maka dapat disingkat dengan KTB, kemudian semen
dapat disingkat dengan Smn. Untuk teks/nama singkatan yang Anda gunakan bersifat
bebas sesuai dengan kebutuhan.
 Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya tersebut.
Misalnya dalam pembangunan gedung untuk pekerjaan pengecetan, diserahkan pada
orang atau kelompok yang tidak sama dengan yang mengerjakan bagian lain
(misalnya pekerjaan beton dan pondasi) maka pada kolom group harus diisi dengan
masing-masing group yang menangani bagian-bagian tersebut.
 Max. Units, digunakan untuk menentukan jumlah resource yang digunakan selama
proyek tersebut berlangsung. Dalam Microsoft Project, jumlah resource yang
digunakan ditampilkan dalam bentuk persen. Misalnya, mandor 300% memiliki
pengertian bahwa jumlah mandor yang digunakan adalah 3 orang. Untuk max. Units
ini hanya diisikan pada pilihan sumber daya manusia saja, dan tidak pada pilihan
sumber daya material.
 Std. Rate, diisi dengan harga satuan untuk masing-masing resource yang berlaku
untuk semua jenis resource baik work maupun material. Untuk resource, baik work
maupun material. Untuk resource yang bertipe work, maka resource material adalah
harga per jam. Sementara untuk resource material adalah harga per satuan (material
label). Secara default, Microsoft Project akan menampilkannya dalam $/hr untuk
resource tipe work dan $ untuk resource tipe material.
 Ovt. Rate, diisi dengan tarif lembur dari resource name tersebut. Untuk kolom ini
hanya dapat diisi untuk resource tipe work, untuk besarnya juga dihitung dengan $/hr.
Dalam Microsoft Project, perhitungan jam lembur dianggap sama tanpa membedakan
waktunya. Misalnya upah untuk jam lembur pada hari minggu akan dianggap sama
dengan upah jam lembur pada malam hari.
 Cost/Use, kolom ini diisi khusus untuk resource yang melakukan pekerjaan secara
borongan. Misalnya, tukang listrik yang bisa melakukan pekerjaan secara borongan.
Karena kolom ini khusus untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan
maka untuk honornya tidak dihitung per jam.

61
 Accrue At, berisi jenis pembayaran dari resource tersebut. Untuk jenis pembayaran
ini dibedakan menjadi 3 macam:
- Start, jenis pembayaran yang diberikan saat pekerjaan akan dimulai. Misalnya
untuk resource material yang harus dibeli dahulu sebelum digunakan atau
biasanya untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan.
- End, jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan
pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia.
- Protate, jenis pekerjaan yang diberikan berdasarkan prEsentase pekerjaan yang
telah diselesaikan oleh resource tersebut.
 Base Calender, berisi jenis kalender yang digunakan oleh sumber daya tersebut.
Bagian ini menyediakan 3 jenis kalender yang dapat digunakan, yaitu 24 hours, night,
shift, dan standard.
 Code, diisikan dengan kode masing-masing resource. Untuk kode ini juga diisi bebas
sesuai dengan keinginan pemakai.

Menyusun Daftar Resource (Sumber Daya)

Sebelum menyusun nama-nama resource ada baiknya Anda membuat rincian nama-nama
resource secara manual terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar nama-nama resource
yang disusun dalam resource sheet akan sama dengan resource yang digunakan pada
proyek nantinya. Dengan demikian, proyek bisa terhindar dari Overloaded Resource.
Overloaded adalah terjadinya penggunaan sumber daya yang melebihi jumlah yang
tersedia, sedangkan Overlocated adalah penggunaan sumber daya berjumlah 1 dan 2
pekerjaan yang berbeda.

Langkah memasukkan nama resource ke dalam kolom Resource Name adalah sebagai
berikut:

1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada kolom Resource Name dan masukkan nama
resource yang ingin Anda masukan, akhiri dengan menekan Enter.
2. Setelah mengisi Resource Name, isi semua kolom-kolom dalam Resource Sheet
sesuai dengan fungsi dari masing-masing kolom tersebut. Sebagai contoh, kolom
Type, Initials, Cost/Use, dan bagian-bagian yang lain. Lihat keterangan dan fungsi
masing-masing kolom seperti pada uraian diatas.

62
3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 dan 2 untuk mengisikan nama-nama
resource berikutnya.
4. Lihat tampilan lembar kerja Resource Sheet yang telah diisi pada gambar dibawah
ini:

Gambar 7.2 Contoh hasil penyusunan sumber daya dalam resource sheet

Setelah membuat daftar resource dalam resource sheet disusun maka sumber daya
tersebut siap untuk ditugaskan kedalam masing-masing pekerjaan pada Gantt Table.

Mengubah Satuan Harga Resource

Pada Microsoft Project, secara default untuk harga resource menggunakan satuan $/hr.
Namun project juga menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengubah satuan
harga tersebut. Untuk mengubah satuan harga tersebut. Untuk mengubah satuan tersebut,
ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih menu Tools ► Options sehingga akan tampil kotak dialog Options seperti
tampak pada Gambar 7.3.
2. Aktifkan tabulasi View, lakukan perubahan pada kotak Symbol, dan ganti simbol $
dengan Rp.

63
3. Selain itu, Anda juga bisa melakukan perubahan format tampilan tanggal dalam
Microsoft Project. Pada bagian Date Format, pilihlah format tanggal yang Anda
inginkan.

Gambar 7.3 Menu Tools – Option - View

4. Klik OK setelah selesai melakukan perubahan.

7.2 Menugaskan Resource ke Pekerjaan (Task)

Setelah memasukkan nama-nama pekerjaan, nilai durasi, dan hubungan antara pekerjaan
yang satu dengan pekerjaan yang lain, langkah yang harus dilakukan selanjutnya adalah
memasukkan nama-nama resource yang akan terlibat dalam pekerjaan tersebut. Resource
yang bisa ditugaskan atau dilibatkan dalam pekerjaan bukan hanya sumber daya manusia
melainkan juga sumber daya material. Secara otomatis semua pemakaian resource
tersebut akan dihitung oleh Microsoft Project, yang selanjutnya akan digunakan sebagai
acuan perhitungan pemakaian biaya dalam proyek.

64
Dalam perhitungan biaya proyek, tidak semuanya dapat dilakukan oleh Microsoft Project,
hal ini dikarenakan tidak semua sumber daya dapat dicantumkan dalam Resource Name.
Ada beberapa perhitungan biaya yang harus dilakukan diluar Microsoft Project, dan hasil
perhitungan tersebut akan dimasukkan kedalam lembar kerja tersendiri atau menjadi salah
satu fasilitas yang ada di Microsoft Project. Lembar kerja ini masih menjadi satu bagian
dengan Gantt Table, hanya saja ditampilkan dalam tampilan biaya (Cost). Untuk
pembahasan tentang perhitungan biaya akan dibahas dalam bab tersendiri.

Menugaskan Resource Melalui Task Information

Untuk mengisikan resource kedalam kolom Resource Name melalui Task Information,
Anda dapat mengikuti langkah berikut ini:

1. Pilih menu View ► Gantt Chart.

2. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources dari baris yang akan ditugasi
resource.
3. Pilih perintah menu Project ►Task Information, atau klik dua kali pada pekerjaan

tersebut, atau klik tombol perintah Task Information ( ) pada baris toolbar
standard sehingga tampil kotak dialog Task Information berikut:

Gambar 7.4 Kotak dialog Task Information - tab Resource

4. Aktifkan tabulasi Resources, pada Resources Name pilih nama resource yang telah
disediakan. Masukkan juga jumlah resource yang diperlukan dengan langsung
mengetikkan atau klik bagian Units.

65
5. Untuk mengisikan resource berikutnya, Anda cukup menambahkan kembali dibawah
resource sebelumnya. Khusus untuk resource yang bertipe Work, penulisannya
menggunakan %. Sebagai contoh, suatu pekerjaan membutuhkan resource Pekerja
sebanyak 4 orang maka penulisannya adalah 400% . Sementara untuk sumber daya
material, Anda cukup mengetikkan jumahnya saja dan satuan akan secara otomatis
dibaca sendiri oleh Microsoft Project dari lembar kerja Resources Sheet yang telah
anda isikan sebelumnya.

Menugaskan Resource dengan Tombol Assign Resource

Penyusunan resource yang telah dilakukan terlebih dahulu pada Resources akan sangat
memudahkan Anda dalam mengisi jenis-jenis resource kedalam kolom Resource Name.
Berikut langkah-langkah untuk menugaskan resource dengan tombol Assign Resource:

1. Pilih menu View ► Gantt Chart.

2. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources dari baris pekerjaan yang akan
ditugasi dengan resource.

3. Klik tombol Assign Resources ( ) yang berada pada baris toolbar Standard,
sehingga akan muncul kotak dialog Assign Resources seperti pada gambar berikut:

Gambar 7.5 Kotak dialog Assign Resources

66
4. Setelah kotak dialog Assign Resources tampil, pilih nama resource dan jumlahnya.
Kemudian, klik tombol Assign untuk mengeksekuasi resource kedalam Resources
Name.
5. Untuk nama resource yang ditugaskan maka akan diletakkan pada urutan atas dan
diberi tanda centang di sebelah kiri nama resource tersebut. Untuk memilih beberapa
resource sekaligus, gunakan kombinasi dengan tombol Shift pada keyboard.
6. Tekan tombol Close setelah semua resource yang ditugaskan telah dipilih dan lihat
hasilnya pada kolom Resources Name dari pekerjaan yang telah Anda pilih
sebelumnya.

Menugaskan Resources Secara Manual

Penugasan resource juga dapat dilakukan dengan cara mengetikkan secara langsung nama
dan jumlah resource yang diperlukan pada kolom Resources Name. Untuk nama resource,
Anda bisa langsung memilih pada daftar resource yang telah disediakan dan untuk
jumlahnya harus diketikkan sendiri. Untuk mengetikkan resource secara langsung pada
kolom resorces name, ikuti langkah berikut:

1. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources Name dari pekerjaan yang akan diisi
resource-nya.
2. Pilih nama resource dan ketik jumlahnya yang diapit dengan tanda kurung siku
([jumlah]). Untuk resource bertipe Work, ketik dalam nilai ratusan (2 orang = 200),
untuk resource yang bertipe Material cukup dituliskan jumlahnya saja, serta dengan
format sebagai berikut:
Nama Resource [jumlah]
3. Untuk nama resource berikutnya, gunakan pemisah tanda koma (,) atau titik koma (;)
sesuai dengan Regional and Language Option (Indonesia / English United State)
pada Control Panel. Formatnya adalah sebagai berikut:
Nama Resource [Jumlah],Resource Berikutnya[Jumlah]
Catatan:
Untuk pengisian resource dapat pula diketikkan secara langsung namun untuk pengetikan
nama-nama resource harus sama persis dengan resource sebelumnya atau yang telah
diisikan pada Resources Sheet. Sebagai contoh, resource Tbatu bila dalam pengetikannya
tidak sama persis, misalnya Tbatu maka akan dianggap sebagai nama resource baru.

67
 Bab VIII
Bekerja Dengan
Tabel Biaya (Cost)
Perhitungan biaya pada Microsoft Project didasarkan pada dua jenis biaya, yaitu
Resource Cost dan Fixed Cost. Resources Cost adalah biaya yang dapat berdasarkan
perhitungan antara Std.Rate (Standar Rate), Ovt. Rate (Overtime Rate), dan Cost/Use
yang ada pada Resource Sheet dikalikan dengan jumlah kerja pada kolom Duration
untuk masing masing pekerjaan (Task). Perhitungan Resource Cost juga didasarkan pada
jenis kalender yang digunakan. Sementara Fixed Cost adalah perhitungan biaya proyek
yang dilakukan di luar Microsoft Project.

Untuk perhitungan Fixed Cost sendiri harus dilakukan diluar Microsoft Project, sebab
biaya ini merupakan penjumlahan biaya biaya diluar Resource Cost. Sementara Microsoft
Project sendiri tidak menyediakan fasilitas untuk perhitungan tersebut. Anda bisa
menggunakan Microsoft Excel untuk melakukan perhitungan Fixed Cost.

Selain itu, apabila Fixed Cost mengalami perubahan baik pengurangan maupun
penambahan maka Microsoft Project tidak bisa melakukan perubahan secara otomatis.
Bila terjadi perubahan pada Fixed Cost pada saat proyek sedang berjalan maka harus
dilakukan audit secara manual pada bagian Fixed Cost. Kalau untuk Resource Cost
terdapat tiga jenis pembayaran yaitu Start, Prorate, dan End. Sementara untuk Fixed
Cost hanya mengenal pembayaran dimuka atau pada saat pekerjaan akan dimulai.

8.1 Mengenal Unsur Unsur Tabel Biaya

Tabel Cost atau tabel biaya proyek yang juga merupakan bagian dari lembar kerja
Gantt Chart. Untuk menampilkan Gant Chart dalam tampilan biaya (Cost), ikuti langkah
berikut :

68
1. Pastikan bahwa sekarang anda bekerja dalam lembar kerja atau tampilan Gantt
Chart. Apabila belum, terlebih dahulu klik ikon Gantt Chart yang berada dibagian
View Bar, atau pilih menu View ► Gant Chart.
2. Setelah aktif pada tampilan Gant Chart, pilih perintah menu View ► Table ► Cost
sehingga akan tampil lembar kerja biaya seperti pada gambar berikut:

Gambar 8.1 Tabel Biaya (Cost)

3. Setelah lembar kerja Cost terbuka, masukkan biaya tetap yang telah dihitung diluar
Microsoft Project. Isikan biaya tersebut pada kolom Fixed Cost.
Pada saat anda memasukkan nilai fixed cost, perhatikan bahwa nilai total cost
otomatis berubah mengikuti perubahan pada fixed cost. Hal ini dikarenakan total cost
merupakan hasil penjumlahan antara resource cost dan fixed cost. Untuk lebih
jelasnya, perhatikan keterangan dari masing masing kolom yang ada pada tabel cost.
 Fixed Cost, kolom ini diisi dengan iaya tetap yang telah dihitung di luar
Microsoft Project. Kolom ini bersifat tetap atau bila dalam perkembangan
proyek ternyata mengalami perubahan biaya tetap maka fixed cost ini harus
diganti secara manual.

 Fixed Cost Accural, merupakan sistem pembayaran untuk Fixed Cost. Sistem
pembayaran ini terdiri dari 3 macam, yaitu:

69
 ‒ Start : Pembayaran yang dilakukan pada saat pekerjaan tersebut
dimulai.
‒ End : Pembayaran yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
‒ Prorate : Pembayaran yang dilakukan berdasarkan persentase pekerjaan
tersebut.

Untuk Fixed Cost sendiri seluruh pembayaran biasanya dilakukan pada saat
pekerjaan dimulai.

 Total Cost, merupakan kolom yang berisi hsil penjumlahan biaya antara biaya
pada Resource Cost yang digunakan oleh masing masing task, ditambah dengan
biaya Fixed Cost
.
 Baseline, kolom yang berisi jumlah biaya yang ada pada Total Cost setelah file
proyek disimpan sebagai baseline (anggaran belanja tetap). Pada saat disimpan
sebagai anggaran biaya tetap proyek maka baseline ini nilainya teidak berubah
meskipun terdapat perubaha durasi dan julah pemakaian sumber daya. Apabila
memang kenyataan saat proyek dilaksanakan dan ternyata biaya dilapangan
tidak sesuai dengan baseline maka semua perubahan itu hanya akan
berpengaruh pada Total Cost, sedangkan kolom yang lain tetap. Akan tetapi
kolom baseline ini pun masih bisa diedit ulang sesuai kebutuhan.

 Variance, kolom ini merupakan hasil pengurangan antara Total Cost dengan
Baseline. Bila hasil pengurangan adalah bernilai negatif maka berarti bahwa
pengeluaran proyek di lapangan lebih kecil dari rencana proyek semula.

 Actual, kolom ini tidak diisikan secara manual karena nilainya akan diisikan
secara otomatis oleh Microsoft Project. Kolom ini akan diisikan oleh Microsoft
Project setahap demi setahap sesuai dengan perkembangan pelaksanaan proyek
di lapangan.
 Remaining, merupakan biaya sisa yang masih diperlukan yang merupakan hasil
pengurangan antara Total Cost dengan Actual Cost. Pada saat proyek selesai
dan ternyata nilainya positif maka proyek ini dianggap untung atau pengeluaran
lebih kecil dari rencana semula.

70
Mengenal Biaya Fixed Cost dan Cost Per Use

Kalau dilihat sekilas dari data yang ada, mungkin kita melihat kesamaan antara fixed cost
dan cost per use. Hal ini dikarenakan keduanya tidak terpengaruh oleh proses jalannya
proyek. Fixed Cost digunakan untuk memasukkan biaya yang perhitungannya telah
dilakukan terlebih dahulu secara manual di luar Microsoft Project.

Untuk Fixed cost sendiri diisi dengan biaya yeng telah melalui perhitungan dan negosiasi
yang tetap. Fixed Cost dapat pula digunakan untuk menghitung biaya biaya lain yang
mungkin tidak bisa dimasukkan kedalam Resource Cost. Sementara Cost Per Use sendiri
seperti yang disampaikan sebelumnya merupakan biaya yang dikeluarkan untuk sumber
daya yang sistem kerjanya bertahap. Sebagai contoh adalah sumber daya manusia yang
terus diperlukan selama proyek masih berlangsung. Untuk sistem pembayaran pun agak
berbeda kalau Fixed Cost lebih banya menggunakan sistem pembayaran Start, sedangkan
untuk Cost Per Use bisa dengan 3 jenis pembayaran, yaitu Start, End, dan Prorate.

Catatan:

Untuk penentuan sistem pembayaran dengan sistem prorate, hanya bisa dilakukan untuk
sumber daya yang menggunakan Standar Rate dan Overtime Rate. Hal ini dikarenakan
pembayarannya dilakukan berdasarkan jumlah jam kerja yang telah dilalui dan persentase
pekerjaan. Sementara untuk Cost Per Use hanya bisa menggunakan dua sistem
pembayaran yaitu Start dan End. Hal ini dikarenakan, ongkos borongan tidak
memperhitungkan perkembangan proyek maupun waktu pelaksanaan proyek. Sistem
Start atau Accrued Start akan diperhitungkan pada saat pekerjaan dimulai, sedangkan
Accrued Start akan diperhitungkan pada saat pekerjaan dimulai, sedangkan Accrued End
diperhitungkan setelah pekerjaan selesai dilaksanakan.

8.2 Pengendalian Biaya Proyek

Dalam pelaksanaan proyek, Anda dituntut pula untuk bisa mengatur pengeluaran biaya
yang digunakan dalam proyek tersebut. Untuk mengetahui dan mengontrol pengeluaran
biaya proyek, Anda dapat memperolehnya melalui beberapa tampilan tabel biaya ataupun
dalam bentuk grafik.

71
Sebagai contoh, besarnya biaya yang digunakan oleh masing masing task pun bisa anda
lihat laporannya. Berikut beberapa tampilan tabel biaya yang bisa anda temukan dalam
Microsoft Project:

1. Untuk melihat tampilan Cost pada Gantt Chart, pilih perintah menu View ► Table
► Cost sehingga tampil tabel biaya berikut:

Gambar 8.2 Tabel biaya pada Gantt Chart

2. Biaya untuk masing-masing sumber daya yang digunakan juga bisa dilihat
tampilannya dengan mengklik tampilan Resource Sheet, kemudian pilih perintah
menu View ►Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel dengan
tampilan biaya untuk masing-masing sumber daya.

72
 Gambar 8.3 Tabel biaya pada Resource Sheet

3. Biaya untuk masing-masing sumber daya pada setiap Task bisa dilihat tampilannya
dengan terlebih dahulu mengklik tampilan Task Usage kemudian pilih perintah menu
View ►Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel tampilan biaya
untuk masing-masing sumber daya pada setiap Task.

Gambar 8.4 Tabel biaya pada Task Usage

73
4. Biaya untuk setiap Task pada sumber daya tertentu bisa dilihat tampilannya dengan
terlebih dahulu mengklik tampilan Resource Usage, kemudian klik menu View
Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel tampilan biaya untuk
masing-m asing sumber daya pada setiap Task.

Gambar 8.5 Tabel biaya pada Resource Usage

74
 Bab IX
Bekerja Dengan
Resource Conflict
Dalam penyusunan jadwal, Anda tentu telah mengantisipasi supaya jadwal yang Anda
susun tersebut tidak mengalami kesalahan atau konflik. Conflict (konflik) dalam
Microsoft Project diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaan yang saling bertubrukan.
Biasanya langkah antisipasi ini dilakukan dengan mengurutkan pekerjaan tersebut.
Sebagai contoh, Pekerjaan Pemagaran dilakukan setelah Pekerjaan Pembersihan Lokasi.

Untuk antisipasi terjadinya tubrukan antar pekerjaan, dapat dilakukan dengan menggeser
jadwal-jadwal yang mengalami tubrukan. Adapun masalah yang sering timbul adalah bila
yang mengalami tubrukan adalah pada bagian resource (overaloaded/kelebihan beban
sumber daya) atau disebut dengan Resource Conflict.

Resource Conflict terjadi apabila Anda menggunakan resource lebih dari jumlah unit
yang tersedia. Juga dapat disebabkan overlapping sehingga terjadi overlocation pada
suatu resource tertentu.

9.1 Mengenali Resource Conflict

Terjadinya konflik pada resource tidak segera dapat dilihat langsung pada saat melakukan
Resource Assignment atau penyusunan resource. Untuk itu, ada beberapa cara yang dapat
digunakan untuk mengenali terjadinya resource konflik tersebut.

75
Resource Conflict pada Resource Sheet

Dengan menggunakan Resource Sheet, Anda akan mendapatkan informasi yang lebih
terperinci tentang nama-nama resource yang mengalami kelebihan beban. Pada lembar
kerja ini, resource yang mengalami kelebihan beban akan ditampilkan dengan warna
merah. Untuk mengatasi kelebihan beban ini dapat langsung dilakukan dengan
menambah jumlah unit pada masing- masing resource yang mengalami kelebihan beban.
Namun, kelemahan dari tampilan ini, Anda tidak dapat mengetahui task-task mana saja
yang mengalami konflik.

Gambar 9.1 Resource Sheet yang menunjukkan Resource Conflict

Resource Conflict pada Resource Usage

Dengan menggunakan tampilan resource usage, Anda dapat melihat resource yang
mengalami kelebihan beban. Selain itu, dalam tabel sebelah kanan ditampilkan kalender
yang menunjukkan bahwa tanggal-tanggal resource tersebut bekerja dan tanggal berapa
saja terjadi kelebihan beban. Untuk resource yang mengalami kelebihan beban
ditampilkan dengan warna merah beserta jumlah jam kelebihannya. Untuk melihat
tampilan ini, klik Resource Usage yang terdapat pada bagian View Bar.

76
 Gambar 9.2 Resource Usage yang menunjukkan Resource Conflict

Resource Conflict pada Resource Graph

Dengan menggunakan tampilan ini, Anda dapat melihat tampilan penggunaan masing-
masing resource dalam bentuk grafik batang dan tampilan angka dalam bentuk persen.
Sementara untuk kelebihan beban akan ditampilkan dalam grafik dengan warna merah.
Di sini dapat dilihat dengan mudah jumlah kelebihan pada masing-masing tanggal.

Gambar 9.3 Resource Graph yang menunjukkan Resource Conflict

77
9.2 Bekerja dengan Tampilan Task Assignment

Dengan menggunakan tampilan ini, Anda dapat lebih mudah untuk mengetahui terjadinya
resource conflict. Hal ini dikarenakan Anda dapat melihat tampilan dalam dua tampilan
(pane) yang merupakan kombinasi tampilan anatar Resource dan Task. Ikuti langkah-
langkah berikut untuk mengetahui Resource Conflict lewat Resource Assignment:

Menampilkan Toolbar Resource Management

Toolbar ini dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengakses tampilan-tampilan

yang diperlukan untuk mengatasi Resource Conflict. Untuk menampilkan toolbar ini
dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan perintah menu
View ► Toolbar ► Resource Management atau klik kanan pada baris toolbar yang
kosong kemudian pilih Resource Management, sehingga akan muncul toolbar baru seperti
pada gambar berikut:

Mengenal Tampilan Resource Alocation View

Pada tampilan ini Anda dapat menemukan tampilan dua jenis lembar kerja sekaligus,
yaitu tampilan Resource Usage dan tampilan task-task masing-masing resource tersebut.
Untuk menampilkan resource allocation, klik tombol Resource Alocation View yang
terdapat pada baris toolbar Resource Management.

Gambar 9.4 Tampilan Resource Alocation View

78
Pada tampilan diatas tampak dua buah pane, pane bagian atas menampilkan Resource
Usage yang berisi informasi tentang pemakaian masing-masing resource pada tiap task.
Sementara pada pane bagian bawah menampilkan Task Usage yang menampilkan
pemakaian resource yang sedang aktif tersebut dibagian task-task apa saja. Dengan
tampilan ini, Anda akan semakin mudah dalam memperkirakan task-task mana yang
sedang mengalami konflik.

Mengenal Tampilan Task Entry View

Task Entry View merupakan bagian yang menampilkan dua buah pane, pada pane bagian
atas akan ditampilkan Task Usage, sedangkan pada pane bagian bawah menmpilkan
informasi tentang resource-resource yang digunakan pada masing-masing task.

Gambar 9.5 Task Entry View

Gambar 9.6 Tampilan Task Entry View

79
Untuk menampilkan resource-resource apa saja yang digunakan pada masing-masing
task, klik resource tersebut pada pane bagian atas, sehingga pane bagian bawah akan
menmpilkan resource-resource yang digunakan. Pada tampilan ini, Anda dapat pula
menambahkan resource kembali.

Mengenal Tampilan Go To Overlocation

Untuk mencari task dan resource mana saja yang mengalami overlocation klik tombol Go
To Overlocation

9.3 Langkah Manual Mengatasi Conflict

Untuk mengatasi konflik bisa dilakukan dengan beberapa cara sesuai dengan batasan-
batasan yang memang diperlukan. Beberapa cara berikut mungkin dapat Anda tempuh
untuk mengatasi konflik-konflik yang Anda temukan.

 Mengurangi Jumlah Resource

Yang dimaksud dengan mengurangi jumlah resource adalah mengurangi jumlah
resource yang berlebihan pada task-task yang mengalami kelebihan beban hingga
mencapai batas maksimum resource yang dapat digunakan.
Dengan menggunakan langkah ini konflik dapat teratasi, tetapi harus ada
konsekuensinya, yaitu durasi pekerjaan tersebut akan bertambah panjang atau akan
terjadi penundaan (delay). Penambahan durasi ini dapat terjadi bila task tersebut
termasuk dalam Resource Driven, yaitu banyaknya durasi tergantung pada
pemakaian resource. Sementara yang termasuk Fixed Duration tidak akan
terpengaruh dengan pengurangan resource.

 Mengganti Resource yang Mengalami Konflik dengan Resource Lain

Untuk mengganti resource yang mengalami konflik dengan resource yang lain hanya
dapat dilakukan bila resource pengganti tersebut mampu melakukan pekerjaan yang
hasilnya sama dengan hasil pekerjaan resource yang tergantikan tersebut (yang
mengalami konflik). Akan tetapi langkah ini mempunya beberapa resiko, diantaranya
hasil pekerjaan tidak dapat maksimal dan biayanya juga mungkin akan bertambah.

80
 Menggeser Jadwal Task
Langkah ini dapat dilakukan bila konflik tersebut terjadi dikarenakan adanya
overlapping atau tubrukan antar beberapa task. Namun langkah ini mengandung
resiko terjadinya penundaan pekerjaan (delay).

 Mengubah Hubungan Antara Task (Predecessor)

Dengan menggeser task yang mengalami konflik maka terjadinya overlapping dapat
dihindari tanpa harus menunda tanggal selesai dari proyek tersebut.

 Memasang Jam Kerja Lembur untuk Sumber Daya

Menambahkan jam kerja pada hari libur dapat mengatasi kekurangan resource karena
pada hari libur tidak akan mengganggu penugasan sumber daya pada pekerjaan yang
lain.

 Mengubah Hubungan Tiap Task

Perubahan hubungan antar task ini di mungkinkan bisa menghindari over lap yang
terjadi antar task. Hal ini dapat dilakukan tanpa harus menunda tanggal selesainya
proyek.

9.4 Menggunakan Leveling untuk Mengatasi Conflict

Leveling adalah suatu cara yang digunakan untuk mengatasi konflik yang disebabkan
oleh beberapa task yang saling bertubrukan dengan cara menggeser task yang mengalami
overlap atau tubrukan tersebut. Hal ini juga dapat mencegah terjadinya overlocated.
Leveling ini akan mengakibatkan terjadinya delay atau penundaan pekerjaan.

Perlu tidaknya penggunaan leveling tergantung pada parah atau tidaknya konflik yang
terjadi. Hal ini dikarenakan leveling sendiri merupakan usaha komputerisasi atau saran
untuk mencari jalan keluar dari konflik tersebut. Tidak semua kasus konflik dapat
diselesaikan dengan menggunakan leveling, ada beberapa konflik yang justru harus
diselesaikan secara manual.

Beberapa hal yang tidak bisa dilakukan oleh leveling dan hanya bisa dilakukan secara
manual, diantaranya:

 Mengganti resource yang mengalami konflik dengan resource yang lain.

81
 Mengganti jumlah resource yang terpasang pada suatu task.
 Mengganti durasi task (menambah dan mengurangi durasi).
 Mengganti hubungan antar task (predecessor).

Dalam melakukan leveling Anda harus melakukan penjadwalan ulang sesuai dengan
informasi sebelumnya. Beberapa hal yang dapat Anda guakan sebagai panduan sewaktu
melakukan leveling.

1. Dalam menggunakan leveling, usahakan setelah semua informasi yang diperlukan

telah selesai dimasukkan, misalnya: durasi, hubungan antar task termasuk hubungan
lead time dan lag time.
2. Lakukan leveling apabila urutan task tidak begitu berpengaruh. Sebagai contoh, suatu
resource yang memiliki tugas pada banyak task, sedangkan task-task tersebut tidak
saling tergantung.
3. Berikan fleksibilitas pada schedule Anda untuk memudahkan Anda dalam
menyelesaikan konflik yang sangat menyulitkan

Langkah-langkah Melakukan Leveling

Berikut adalah langkah-Langkah melakukan leveling untuk mengatasi conflict:

1. Pilih perintah menu Tools ► Level Resouces.

2. Akan tampil kotak dialog Resuorse Leveling seperti pada gambar berikut:

Gambar 9.10 Jendela Resource Leveling

82
 Automatic, apabila diaktifkan maka microsoft project akan melakukan leveling
secara otomatis pada saat Anda mengisikan resource yang melebihi kapasitas yang
ada. Hal ini ditandai dengan ditampilkannya kotak peringatan.

 Manual, apabila diaktifkan maka pilihan Automatic akan langsung dimatikan.

Pilihan akan memberikan kesempatan kepada anda untuk melakukan leveling secara
manual dengan melakukan pengecekan sendiri.

 Look for overlocation on a, yaitu acuan pembacaaan overlocations.

‒ Minute by minute : Overlocation dalam hitungan menit.

‒ Hour by Hour : Overlocation dalam hitungan jam.

‒ Day by Day : Overlocation dalam hitungan hari .

‒ Week by Week : Overlocation dalam hitungan minggu.

‒ Month by Month : Overlocation dalam hitungan bulan.

Untuk memudahkan melakukan pembacaan terhadap overlocation, sebaiknya

digunakan acuan Day by day. Karena hal ini disesuaikan dengan satuan durasi yang
digunakan, yaitu acuan hari.

 Clear leveling values before leveling, apabila kotak cek ini diaktifkan maka leveling
sebelumnya akan dihilangkan dan diganti dengan leveling yang baru.

 Leveling range for, merupakan area untuk membuat leveling.

‒ Entire project : Leveling dilakukan untuk satu file proyek penuh.

‒ Level : Leveling dilakukan hanya pada area tertentu.
‒ From : Diisi dengan nilai tanggal mulai leveling dan to diisi dengan
nilai tanggal akhir leveling
 Leveling Order

‒ ID Only : Leveling dilakukan dengan mengacu pada nomor ID tiap task.

Apabila dua task yang mengalami konflik dengan nomor ID besar dan kecil,

83
 sebagai contoh, pekerjaan dengan nomor ID 4 dan 7 maka yang akan ditunda
adalah pekerjaan nomor ID 8.

‒ Standard : Untuk leveling tipe ini akan dilakukan dengan dua perhitungan, yaitu:

‒ Priority dan Standard : Leveling yang memperhatikan prioritas tertentu.

Apabila dua task memiliki prioritas tertentu. Apabila dua taks memiliki prioritas
yang sama maka akan diperlakukan secara standar.

 Level only within available slack, leveling yang hanya dilakukan pada slack yang
tersedia.

 Leveling can adjust individual assigment on task, merupakan leveling yang

digunakan untuk mengatur tugas pada masing-masing task.
`
 Leveling can create splits on remaining work, adalah leveling yang dapat dipecah
pada pekerjaan yang belum terselesaikan.

 Leveling resource with the proposed booking type, merupakan leveling resource
dengan tipe yang telah ditentukan.

 Level now, adalah perintah untuk melaksanakan leveling setelah semua batasan
ditentukan.

 Clear leveling, adalah perintah untuk membatalkan leveling yang telah dilakukan
dan mengembalikan ke tampilan semula.

84
 Bab X
Menentukan
Target Proyek
Sebuah proyek pasti memiliki target tertentu yang merupakan tujuan utama dari proyek
tersebut. Dalam hal ini dapat berupa target biaya maupun target hasil kerja. Untuk itu
dalam penetapan target (termasuk target biaya), Anda harus memperhitungkan
penggunaan sumber daya dalam proyek tersebut.

Untuk mengetahui serta menetapkan target biaya, anda dapat menetapkan terlebih dahulu
besarnya biaya yang digunakan dalam proyek tersebut.

10.1 Bekerja dengan Baseline

Setelah menyusun schedule, semua resource juga telah dibagi pada masing-masing task,
resource conflict juga dapat diatasi serta di antisipasi, besarnya biaya juga dapat diketahui
sehingga sampai dengan tahap ini, file proyek anda dapat digunakan sebagai bahan
negosiasi. Jika segala sesuatu telah disepakati maka data dalam file proyek ini dapat
disimpan sebagai baseline atau sebagai acuan anggaran belanja, baik scedule maupun
besarnya biaya proyek yang akan digunakan dalam proyek tersebut.

Selain digunakan sebagai rencana proyek, baseline dapat pula digunakan sebagai bahan
perbandingan antara rencana proyek yang dibuat baik scedule maupun biaya dengan
kenyataan dilapangan serta hasil yang dicapai. Setelah disimpan sebagai baseline semua
perubahan yang dilakukan akan dihitung sebagai penyimpanan atau variance. Justru
disinilah anda dapat melihat apakah proyek yang dilakukan berjalan lebih baik atau lebih
buruk dari rencana proyek yang ditentukan sebelumnya.

85
Apabila suatu proyek telah disimpan sebagai baseline maka angka-angka pada field
starting date dan Finish Date akan disalin sebagai Starting Date dan Finish Date baseline.
Begitu juga field-field lain yang telah anda inputkan juga akan disimpan sebagai baseline.
Untuk menghindari kesalahan yang telah diketahui setelah file proyek disimpan sebagai
baseline, sebaiknya lakukan penyimpanan dengan nama lain terhadap file anda tersebut.
Sebagai contoh, file CV. Abiyaksa.mpp sebelum disimpan sebagai baseline, simpanlah
ulang file tersebut dengan nama CV. Abiyaksa Base.mpp. untuk menyimpan baseline
dapat anda lakukan pada file baru yang telah anda bentuk, yaitu CV. Abiyaksa Base.mpp.

Baseline tidak hanya dapat dilakukan pada satu proyek penuh, melainkan dapat pula
dilakukan pada task-task tertentu yang sudah siap untuk segera dilaksanakan dilapangan.
Untuk membuat baseline pada seluruh proyek, dapat anda kerjakan dengan langkah-
langkah berikut:

1. Pilih perintah menu Tools ► Tracking ► Set Baseline. Selanjutnya akan tampil
kotak dialog Set Baseline berikut:

Gambar 10.1 Kotak dialog Set Baseline

2. Aktifkan pilihan Entire project pada kegiatan For untuk penyimpanan baseline pada
seluruh file proyek.
3. Klik OK.

86
Sementara untuk melakukan penyimpana baseline pada task-task tertentu, ikuti langkah-
langkah berikut:
1. Pilih perintah menu Tools ► Tracking ► Set Baseline, sehingga akan tampil
kotak dialog Set Baseline.

Gambar 10.2 Kotak dialog Set Baseline

2. Klik atau blok task-task yang ingin anda simpan sebagai baseline.
3. Aktifkan pilihan Selected task untuk penyimpanan baseline pada seluruh task yang
telah anda blok sebelumnya.
 To all summary task, apabila pilihan ini diaktifkan maka task yang dipilih
adalah summary task tersebut yang akan disimpan sebagai baseline.
 From subtask into selected summary task (s). Apabila pilihan ini diaktifkan
maka subtask juga akan ikut tersimpan sebagai baseline.
4. Klik OK.

10.2 Menentukan Target

Baseline memang telah ditentukan, tetapi pelaksanaan proyek yang sebenarnya belum
dilakukan dilapangan. Sebagai seorang penanggung jawab proyek, anda masih diberikan
kesempatan untuk melakukan koreksi ulang terhadap jadwal kerja yang telah dibuat
dengan cara menentukan target. Untuk perbaikan jadwal kerja, anda dapat melakukannya
dengan mengurangi durasi, memperkecil Fixed Cost maupun mengubah jumlah
penggunaan resource pada task-task tertentu.

87
Perubahan yang anda lakukan ini akan berpengaruh pada angka Total Cost, tetapi tidak
dapat mengubah kolom baseline cost. Jika setelah perubahan pada jadwal kerja serta
perubahan-perubahan lain selesai dilakukan dan ternyata isi Total Cost lebih kecil dari
Baseline Cost maka target biaya akan menjadi lebih kecil dari biaya semula. Ini berarti
bahwa anda telah membuat proyek anda mengalami laba meskipun baru diatas kertas.

Pada saat proyek anda dilaksanakan task demi task, sebagai seorang penanggung jawab
jalannya proyek dituntut untuk dapat melaksanakan jalannya proyek sesuai dengan jadwal
kerja, baik durasi maupun biaya yang direncanakan. Jika schedule terlaksana dengan baik
dan ternyata proyek berlangsung sesuai dengan target maka laba yang semula masih
diatas kertas akan dapat terelisasi sesuai dengan yang diharapkan dari proyek anda
tersebut.

Bila target ternyata tidak terpenuhi, sangat dianjurkan kelebihn dari target tersebut tidak
melebihi dari baseline, baik baseline durasi maupun baseline biaya maka proyek yang
anda laksanakan tersebut akan mengalami kerugian.

10.3 Melakukan Tracking

Tracking meliputi langkah-langkah pembaharuan schedule sesuai dengan perkembangan

yang telah terjadi dilapangan/proyek serta perbandingan antara schedule dengan
kenyataan yang telah terjadi atau tercapai dilapangan dalam beberapa bagian proyek.
Sebagai contoh, adalah penggunaan biaya dan durasi proyek.

Schedule proyek yang telah anda susun dan kemudian anda jadikan sebagai baseline telah
sampai pada tahap pertama, selanjutnya schedule proyek yang telah anda susun tersebut
telah siap untuk dilaksanakan. Proyek dimulai dengan tanggal pertama yang terdapat pada
Start Date. Setelah proyek dimulai task demi task maka anda mulai melakukan tracking.

Proses pelaksanaan tracking dapat anda lakukan secara rinci maupun minimal. Untuk
pelaksanaan tracking secara minimal, anda cukup menyunting Start Date dan Finish Date.
Sementara, tracking secara rinci dapat anda lakukan dengan menyunting satu persatu
bagian. Bagian-bagian yang mungkin dapat anda sunting di antaranya:

 Durasi task dan tanggal mulai suatu task

 Biaya proyek, baik untuk biaya pada masing-masing task maupun biaya resource.

88
  Presentase pelaksanaan proyek dilapangan dari waktu ke waktu.

Sebagai catatan, terdapat beberapa bagian yang waktu di edit akan langsung
berpengaruh pada bagian lain, diantaranya adalah saat anda menyunting bagian
durasi maka tanggal Start dan Finish serta durasi pekerjaan akan otomatis
menyesuaikan.

Mempengaruhi Start Date dan Finish Date

Yang dimaksud dengan memperbarui Start Date dan Finish Date pengisian tanggal start
dan tanggal finish suatu task sesuai dengan kenyataan pelaksanaan proyek dilapangan.
Hal ini sangat diperlukan meskipun sebenarnya tanggal tersebut tidak berbeda dengan
tanggal schedule. Jika anda belum mengisikan Actual Start maka Microsoft Project akan
menganggap bahwa proyek tersebut belum dimulai. Begitu pula dengan Actual Finish,
apabila nilai tanggalnya belum dimasukkan maka proyek anda belum dianggap selesai
oleh Microsoft Proyek. Apabila suatu task ternyata tanggal selesainya melebihi jadwal
yang telah direncanakan maka akan sangat berpengaruh pada dimulainya task yang lain.
Jikia hal ini terjadi, anda dapat mengambil resource dari task lain yang mungkin mulainya
lebih awal dari tanggal yang dijadwalkan.

Berikut langkah-langkah untuk memasukkan Actual Start Date/Actual Finish Date pada
suatu proyek:

1. Tampilkan proyek pada lembar kerja Gantt Chart. Jika belum dapat anda lakukan,
klik ikon Gantt Chart yang terdapat pada bagian View Bar.
2. Klik atau pilih bagian task yang akan diubah, kemudian pilih perintah menu
Tools ►Tracking ► Update Task, sehingga akan ditampilkan kotak dialog Update
Task.

89
 Gambar 10.3 Kotak dialog Update Task

3. Pilih dan ubah nilai-nilai pada tanggal Actual Start dan Actual Finish.
4. Klik OK.

Tip: Jika aada beberapa task yang memiliki nilai tanggal actual start dan actual finish
yang sama maka anda dapat memasukkan nilainya secara bersamaan dengan cara
memilih task-task tersebut, kemudian pilih perintah menu Tools ► Tracking ► Update
Task.

Meskipun tanggal start dan finish didalam rencana proyek telah berlalu lama, anda masih
dapat memasukkan actual start dan actual finish.

Mengisikan Persentase Selesainya Pekerjaan

Task-task yang berdurasi pendek dapat dilakukan tracking dengan mengisikan tangggal
mulai dan tanggal selesai. Namun untuk task-task yang berdurasi panjang seperti diatas 1
minggu akan lebih mudah bila dilakukan tracking setahap demi setahap. Sebagai contoh,
anda dapat melakukannya setiap hari atau setiap minggu dengan memasukkan persentase
pelaksanaan proyek tersebut. Task yang memiliki persentase 0% akan di anggap belum
mulai dilaksanakan. Dan proyek tersebut dianggap selesai memilki persentase 100%.
Pada saat mengisikan nilai persentase anda tidak perlu mengisikan tanggal selesai task
tersebut, karena akan secara otomatis dibaca sebagai tanggal selesainya proyek sesuai
dengan nilai persentase 100% yang telah anda isikan. Berikut adalah langkah-langkah
untuk mengisikan nilai persemntase complete pada suatu task:

90
1. Tampilkan proyek pada lembar kerja Gantt Chart. Jika belum dapat anda lakukan,
klik ikon Gantt Chart yang terdapat pada bagian View Bar.
2. Klik atau pilih bagian task yang akan di update, kemudian pilih perintah menu
Project ► Task Information, atau dengan mengklik dua kali task yang akan diisi %
Complete-nya.

Gambar 10.4 Kotak Task Information untuk mengisi % Complete

3. Aktifkan pada tabulasi General, kemudian isikan nila-nilai % complete pada kotak
Percent Complete.
4. Klik OK.
5. Lihat tampilan task yang telah diisikan % Complete-nya sperti pada gambar berikut:

Gambar 10.5 Gantt Chart dengan bebrapa task yang telah diisi % Complete

91
Untuk mengisikan persentase pelaksanaan proyek dapat dilakukan langsung pada bagian
batang grafik bar dengan langkah sebagai berikut:

1. Aktifkan lembar kerja Gantt Chart.

2. Arahkan pointer mouse di sebelah kiri pada batang grafik task yang akan disi
persentasenya, sampai muncul keterangan persentase dan anak panah(% ►),
kemudian klik tahan geser sesuai dengan nilai persentase dari task tersebut.

Gambar 10.6 Mengisikan presentase pelaksanaan pekerjaan pada grafik bar

92
 Bab XI
Bekerja dengan
Visual Report
Microsoft Project Profesional 2016 memiliki fasilitas baru dalam pembuatan laporan
proyek yang tidak tersedia pada versi sebelumnya, yaitu fasilitas Visual Report. Visual
Report memungkingkan anda untuk menampilkan data proyek dalam bentuk laporan
grafik dan Pivot Table dalam Microsoft Excel dan tampilan Pivot Diagram dalam
Microsoft Visio Profesional 2016. Tampilan ini pun mempersilahkan andah memilih field
yang ingin ditampilkan dalam report. Anda dapat pula memodifikasi laporan ini dengan
cepat tanpa harus memperbaruinya kembali dalam Microsoft Project 2016. Dengan
kemudahan ini, visual report menyediakan laporan yang lebiih tangguh dari laporan
dasar.

11.1 Bekerja dengan Visual Report

Untuk membuat laporan dengan menggunakan fasilitas visual report, pastikan data
proyek telah jadi dan sesuai dengan kondisi proyek yang sebenarnya. Sebagai contoh,
tentang perhitungan biaya, selesainya suatu pekerjaan, atau komponen -komponen proyek
yang lainnya.

Membuat Visual Report Menggunakan Template

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat, anda gunakan untuk membuat visual report
dengan menggunakan template report dengan menggunakan template report yang telah
disediakan:

1. Pilih menu Report Visual Report.

2. Pada tabulasi All, pilih laporan yang ingin Anda buat.

93
 Gambar 11.1 Kotak dialog Report

Jika laporan yang ingin anda buat tidak ada dalam daftar. Aktifkan pilihan Include
report template from, kemudian klik tombol Modify untuk mencari dan memilih jenis
laporan yang anda inginkan.

3. Pada bagian Show Rewport template create in, pilih tampilan report yang akan dibuat
dan ditampilkan, yaitu Microsoft Excel atau Microsoft visio.
Jika yang tercentang microsoft Excel maka pada tab All akan berisi jenis-jenis
laporan yang dapat ditampilkan dengan micropsoft excel. Sementara jika yang
tercentang adalah microsoft visio maka akan ditampilkan jenis-jenis laporan dalam
bentuk diagram yang dapat ditampilkan dengan Microsoft Visio.
4. Untuk mengubah level data yang digunakan dalam laporan pilih years, Quarters,
Weeks, atau Days dari daftar select level of usage data to include in the report.
5. Klik tombol view untuk menbangun laporan dan membukanya dalam Microsoft
Excel atau Visio,proses ini memerlukan sedikit waktu, tunggu sampai proses selesai.

94
6. Setelah proses selesai maka microsoft Excel akan terbuka otomatis dan berisi dalam
pivot Table dan grafik, atau Microsoft Visio yang berisi Diagram.
7. Berikut beberapa contoh hasil pembuatan visual report baik dalam bentuk Microsoft
Excel atau Microsoft Visio.

Gambar 11.2 Hasil Visual Report dalam bentuk grafik Microsoft Excel

Pada gambar di atas tampak hasil pembuatan visual report untuk CV. Abiyaksa.mpp
dalam bentuk grafik dalam Microsoft Excel. Ada dua hasil visual report, yaitu berupa
grafik ( chart ) dan pivot table, hasil sementara dari grafik adalah seperti pada gambar
diatas, tetapi hasil tersebut masih dapat anda format dan olah dengan menggunakan
seluruh jenis format yang disediakan oleh Microsoft Execel 2016.

95
Gambar di bawah ini adalah bentuk hasil Pivot Table dari visuai report dalam Microsoft
Excel:

Gambar 11.3 Hasil visual report dalam bentuk tabel pivot pada Microsoft Excel

Pada gambar di atas tampak hasil visual report dalam bentuk pivot table dari file CV.
Abiyaksa mpp. Tata cara perubahan struktur tabel pivot dapat anda pelajari pada buku
seri panduan lengkap Microsoft Excel 2016.
8. Gambar berikut adalah contoh bentuk hasil visual report pada program Microsoft
visio Profesional 2016. Sebagai contoh, pada diagram tersebut mengambil field cash
flow atau alur kas pad CV.Abiyaksa.mpp.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, gunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan
dalam Microsoft Visio Profesional 2016 yang dapat anda pelajari pada buku terpisah.

96
 Bab XII
Bekerja Dengan
Laporan (Report)
12.1 Mengenal Report

Untuk menggunakan fasilitas Report pada Microsoft Project 2016 agak berbeda dengan
versi sebelumnya, yaitu ada pada menu Report ► Report. Dengan fungsi yang masih
sama, fasilitas report ini menyediakan berbagai jenis dan tampilan laporan, baik berupa
Laporan Kemajuan Proyek, Laporan Keuangan Proyek, Jenis-Jenis Pekerjaan dengan
Penggunaan Resource, serta masih banyak bentuk-bentuk laporan yang lain. Dalam
Microsoft Project terdapat beberapa jenis tampilan laporan atau disebut dengan Report,
diantaranya :

 Overview
 Current Activity
 Cost
 Assignment
 Workload
 Custom

Dari jenis-jenis laporan di atas masih terbagi lagi dalam beberapa cabang laporan di
dalamnya. Untuk menampilkan laporan, ikuti langkah-langkah berikut :

1. Untuk posisi aktif, pointer mouse dapat anda aktifkan pada semua lembar kerja,
kemudian pilih perintah menu Report ► Report maka tampil kotak dialog
Report berikut :

97
 Gambar 12.1 Kotak dialog Report

2. Pada kotak dialog Report, pilih jenis laporan yang diinginkan dan klik tombol
Select. Dengan demikian, akan tampil cabang-cabang dari masing-masing
laporan tersebur. Sebagai contoh, pilih jenis Overview dan klik tombol Select
sehingga akan tampil kotak dialog cabang Overview Report dari pilihan
tampilan tersebut.

Gambar 12.2 Kotak dialog Over view Report (cabang tampilan laporan)

3. Pilih salah satu tampilan yang tersedia, kemudian klik tombol Select sehingga
akan tampil hasil laporan sesuai dengan pilihan tampilan cabang yang dipilih.

12.2 Mengenal Jenis-Jenis Report

Pada sub-bab ini akan dijelaskan dan diberikan contoh tampilan laporan untuk jenis-jenis
yang berbeda.

Jenis Laporan Overview

Merupakan jenis laporan yang berisi tentang laporan proyek secara keseluruhan. Cabang
dari pilihan Overview adalah :

98
Tampilan Laporan Project Summary
Format laporan ini menghasilkan ringkasan informasi dari proyek secara global untuk
dianalisa secara tepat tentang status yang sebenarnya dari proyek tersebut.

Gambar 12.3 Project Summary

Tampilan Laporan Top Level Tasks

Merupakan daftar pekerjaan-pekerjaan utama

Gambar 12.4 Top Level Task

99
Tampilan Laporan Critical Task
Laporan yang berisi daftar pekerjaan yang mengalami Critical Task.

Gambar 12.5 Critical Task

Tampilan Laporan Milestone

Berisi laporan tentang daftar task apa saja yang menjadi Milestone.

Gambar 12.6 Milestone

Tampilan Laporan Working Days

Berisi laporan tentang jadwal kerja yang dipakai oleh proyek.

100
 Gambar 12.7 Working Days

Jenis Laporan Current Activity

Merupakan kelompok laporan yang berisi tentang kegiatan proyek pada saat laporan
dibuat. Jadi bila pada saat laporan proyek ini dibuat dan belum ada laporan atau kegiatan
yang dapat ditampilkan maka akan tampil kotak konfirmasi There is nothing to print
atau tidak ada data yang dapat ditampilkan.

Tampilan Laporan Unstarted Task

Yaitu laporan yang berisi tentang pekerjaan-pekerjaan yang belum dikerjakan.

Gambar 12.7 Working Days

101
Tampilan Laporan Task Starting Soon

Berisi laporan tentang pekerjaan-pekerjaan yang akan dimulai. Task-task yang dimaksud
adalah task yang belum dimulai karena alasan apapun. Untuk menampilkannya,
masukkan tanggal awal dan akhir pekerjaan yang diinginkan.

Gambar 12.9 Task Starting Soon

Tampilan Laporan Task In Progress

Berisi tentang laporan task-task yang sedang dilaksanakan di lapangan.

Gambar 12.10 Task In Progress

Tampilan Laporan Completed Task

Laporan ini berisi task-task yang telah selesai dilaksanakan di lapangan atau memiliki
100% Complete.

102
 Gambar 12.11 Completed Task

Tampilan Laporan Should Have Started Task

Menampilkan pekerjaan yang seharusnya telah dimulai sesuai dengan schedule.
Tampilan Laporan Slipping Task
Menampilkan pekerjaan yang melewati tanggal yang seharusnya telah dimulai tetapi
sampai saat ini belum dimulai.

Jenis Laporan Cost

Laporan yang berisi informasi-informasi tentang pemakaian biaya proyek.

Tampilan Laporan Cash Flow

Menampilkan laporan tentang keluar dan masuknya biaya dari sebuah proyek, biaya ini
ditampilkan dalam biaya per minggu.

Gambar 12.12 Cash Flow

103
Tampilan Laporan Budget

Berisi laporan keuangan proyek, isinya hamper mirip dengan view cost pada Gantt Chart.
Hanya saja pada tampilan ini biaya diurutkan mulai dengan biaya terbesar.

Gambar 12.13 Budgets

Tampilan Laporan Overbudgets Tasks

Memuat laporan keuangan dari task-task yang melebihi anggaran (Budgets). Apabila
proyek Anda tidak mengalami kerugian maka laporan overbudgets tidak dapat
ditampilkan.

Tampilan Laporan Earned Value

Memuat laporan keuangan yang berisi nilai tambah dari suatu proyek.

104
 Gambar 12.14 Earned Value

Jenis Laporan Assigment

Jenis laporan yang berisi tentang informasi pemakaian sumber daya proyek.

Tampilan Laporan Who Does What

Laporan yang berisi tentang sumber daya serta tugas masing-masing sumber daya
tersebut.

105
 Gambar 12.15 Who Does What

Tampilan Laporan Who Does What When

Laporan yang berisi masing-masing resource bekerja pada task apa saja dan tanggal
bekerja.

Tampilan Laporan To Do List

Berisi laporan tentang daftar task yang dibebankan pada masing-masing resource tertentu,
biasanya laporan ini bersifat mingguan.

Tampilan Laporan Overlocated Resource

Berisi laporan tentang daftar resource yang mengalami overlocated atau kelebihan beban
kerja.

106
 Gambar 12.16 Overlocated Resources

Jenis Laporan Workload

Menampilkan laporan tentang beban yang ditanggung oleh masing-masing sumber daya.

Tampilan Laporan Task Usage

Laporan tentang daftar pekerjaan dengan sumber dayanya dan beban kerja dalam jam per
minggu.

Gambar 12.17 Task Usage

107
Tampilan Laporan Resource Usage

Berisi laporan perincian penggunaan dari masing-masing resource dengan menampilkan

nama-nama task di mana resource tersebut bekerja.

Gambar 12.18 Resource Usage

Jenis Laporan Custom

Merupakan laporan yang disusun berdasarkan model laporan yang sudah ada dan
dikembangkan sendiri oleh pengguna komputer.

Gambar 12.19 Kotak dialog Custom Reports

108
Pada kotak dialog Report, pilih pilihan Custom sehingga akan tampil kotak dialog
Custom Report seperti di bawah ini :

Tampilan Laporan Resource

Merupakan salah satu bentuk laporan Custom yang berisi laporan tentang daftar resource
yang digunakan dalam sebuah proyek tersebut.

Gambar 12.20 Custom - Resource

Tampilan Laporan Resource (Work)

Berisi laporan tentang jenis resource yang bertipe work.

Gambar 12.21 Custom – Resource – Resource (Work)

109
12.3 Mengelolah Hasil Report

Hasil laporan proyek dalam bentuk report telahan masih dapat diolah kembali untuk
disesuaikan dengan kondisi laporan yang diinginkan.

Memformat Teks Report

Anda dapat memformat teks untuk memberi tanda warna untuk informasi yang penting.

1. Pilih menu Report ► Reports maka akan tampil kotak dialog Report seperti
pada Gambar 12.1.
2. Klik tipe report yang anda inginkan, kemudian klik Select.
Jika Anda memilih report dengan tipe Custom, klik jenis report yang diinginkan
pada daftar Reports, klik Edit, dan kemudian ikuti langkah ke-4.

Gambar 12.22 View – Report – Select

3. Klik report yang ingin Anda format, kemudian klik Edit.

Jika Anda memilih Project Summary atau Working Days, langsung ikuti
langkah ke-4.

110
 Gambar 12.23 Edit – text

4. Klik tombol Text

Gambar 12.24 Report – Text

5. Pada kotak Item to Change, klik item yang Anda format.

6. Pilih jenis font, font style, ukuran size, dan warna font yang Anda inginkan.

111
 7. Untuk memberikan efek garis bawah, aktifkan pilihan Underline.

8. Klik OK sebanyak dua kali, dan klik Select untuk melihat hasil report.

Mengganti Nama Report

Anda dapat mengganti nama beberapa report untuk menggambarkan informasi dari report
tersebut.

1. Pilih menu Report ► Reports.

2. Klik tipe report yang Anda inginkan, kemudian klik Select.
3. Jika Anda memilih report dengan tipe Custom, klik salah satu report pada bagian
daftar Reports, klik Edit, dan kemudian ikuti langkah ke-4.
4. Klik report yang ingin diganti namanya, kemudian klik Edit.

Gambar 12.25 Task – Report

5. Klik tabulasi Definition.

6. Pada kotak Name, ketikkan nama report baru, kemudian tekan OK.

112
Menyalin Report

Untuk menghindari terjadinya penumpukan pada laporan yang sudah ada, Anda dapat
menyalin beberapa ketentuan baru atau report custom.

1. Pilih menu Report ► Reports.

2. Klik Custom, kemudian klik Select.

Gambar 12.26 Costum – Report

3. Pada daftar Reports, klik jenis report yang Anda inginkan.

4. Klik Copy.

Gambar 12.27 Costum – Report - Copy

113
 5. Ketik nama baru (sebagai hasil salinan) pada kotak Name, kemudian klik tombol
OK.

Catatan:

Jika Anda tidak memberikan nama yang spesifik maka di depan nama report baru tersebut
akan ditambahkan kata Copy of. Misalnya, apabila Anda menyalin report bernama
Critical Task maka hasil salinannya akan diberi nama Copy of Critical Task.

Mengganti Header, Footer, dan Keterangan

Ketika Anda menghapus teks, informasi, atau gambar yang disisipkan di dalam header,
footer, atau keterangan tidak akan tercetak.

Prosedur yang digunakan untuk menghapus header, footer, atau keterangan informasi
adalah:

1. Pilih menu File ► Page Setup.

2. Pada tabulasi Header, Footer, atau Legend, klik tabulasi Left, Center, atau
Right.
3. Pada kotak tersebut, pilih teks, information, atau gambar yang ingin Anda hapus.
4. Tekan tombol Delete pada keyboard, kemudian klik OK.

Catatan:

 Selain menghapus informasi pada bagian legend, Anda dapat mempermudah

langkah tersebut dengan cara menumpuk legend dan menghilangkannya dari
cetakan. Pilih menu File ► Page Setup, aktifkan tabulasi Legend. Di bagian
tabulasi Legend on, klik None.

Mengganti Tatanan Halaman

Anda dapat mengganti tampilan hasil cetakan view maupun report dengan pilihan page
setup yang lebih spesifik di antaranya orientasi halaman, skala, atau ukuran kertas.

114
Prosedur untuk mengatur tatanan halaman pada report adalah:

1. Pilih menu Report ►Reports.

2. Pilih tipe report yang anda inginkan, kemudian klik Select. Jika anda memilih
report dengan tipe Custom, klik salah satu report yang ada di daftar Reports,
klik Setup, kemudian langsung ke langkah ke-4.
3. Klik tipe report yang Anda inginkan dan klik Select.
4. Klik Page Setup, dan aktifkan tabulasi Page.
5. Orientation, digunakan untuk menentukan orientasi pencetakan halaman:
 Portrait (vertical), untuk menampilkan hasil cetakan dengan arah vertical.
 Landscape (horizontal), untuk menampilkan hasil cetakan dengan arah cetak
vertical.
6. Untuk skala halaman, klik Adjust to pada bagian Scalling dan kemudian pilih
persentase yang ingin Anda gunakan untuk hasil cetakan pada kotak % Normal
Size.
7. Untuk mengubah ukuran kertas, pilih ukuran kertas yang Anda inginkan pada
kotak Paper Size.

Mencetak Report

Microsoft Project memberikan kemungkinan kepada Anda untuk mengatur task, resource,
dan crosstab untuk dicetak. Anda dapat menyesuaikan format laporan ke dalam beberapa
pilihan informasi yang Anda inginkan.

1. Pilih menu Report ►Reports.

2. Pilih tipe report yang Anda inginkan, kemudian klik salah satu report yang ada
dalam daftar Reports, klik, dan langsung menuju ke langkah ke-5.
3. Klik tipe report yang Anda Setup inginkan, kemudian klik Select.
4. Klik Edit untuk mengatur tatanan agar tampak lebih beragam, buat perusahaan
yang sesuai dengan kebutuhan, klik OK, dan klik Select.
5. Jika Anda ingin mengubah beberapa hal pada halaman report, klik Page Setup.
Buatlah perubahan sesuai dengan yang Anda inginkan, kemudian klik Print
Preview untuk melihat perubahan yang telah Anda buat.
6. Klik Print.

115
 Bab XIII
Bekerja dengan
Tampilan Tabel

13.1 Mengenal Tampilan Tabel

View atau tampilan layer adalah salah satu jenis laporan yang dapat ditampilkan dan
dicetak sebagai bahan laporan proyek dalam bentuk table. Jenis laporan ini ditampilkan
dalam bentuk yang lebih rinci dan masih dapat disunting kembali apabila ternyata laporan
proyek tersebut belum sesuai dengan target atau kenyataan dilapangan.

Masing-masing jenis view merupakan tatanan data yang terangkum pada kelompok data
yang saling berhubungan. Dari berbagai rangkuman data tersebut akan didapatkan hasil
pengelompokkan yang lebih spesifik. View untuk masing-masing lembar kerja memiliki
jenis table yang berjumlah banyak, di antaranya :

 Entry
 Cost
 Summary
 Usage
 Work
 Tracking
 More table

13.2 Bekerja dengan Tabel Berbagai Lembar Kerja

Masing-masing lembar kerja memiliki tampilan table yang berbeda-beda. Berikut akan
dibahas berbagai jenis table pada masing-masing lembar kerja tersebut.

116
Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Gantt Chart

Jenis laporan yang menampilkan bermacam-macam tampilan table dari lembar kerja
Gantt Chart. Prosedur untuk membuat jenis laporan ini adalah:

1. Klik ikon Gantt Chart yang terletak pada View Bar.

2. Pilih perintah menu View ► Table.

Di bawah ini adalah jenis-jenis table yang teradapat di dalam Gantt Chart.

Tampilan Tabel Entry

Entry adalah jenis table yang meggambarkan entry (input data) dari lembar kerja table
Gantt Chart, dan digunakan untuk menginput data-data yang masuk dalam input pada
table grant table.

Gambar 13.1 Gantt Chart – View – Tabel – Entry

Tampilan Table Cost

Yaitu table yang menggambarkan entry dari lembar kerja table gantt chart dan digunakan
untuk menginputkan data biaya proyek yang masuk dalam input untuk table gantt table.

117
 Gambar 13.2 Gantt Chart – View – Tabel – Cost

Tampilan Tabel Schedule

Schedule adalah table yang menggambarkan jadwal kerja masing-masing task.

Gambar 13.3 Gantt Chart – View – Tabel – Schedule

118
Tampilan Tabel Summary

Summary adalah table yang berisi ringkasan dari proses berjalannya proyek.

Gambar 13.4 Gantt Chart – View – Tabel – Summary

Tampilan Tabel Tracking

Tracking adalah table yang berisi ringkasan dari kemajuan pelaksanaan proyek di
lapangan baik jadwal kerja maupun biaya.

Gambar 13.5 Gantt Chart – View – Tabel – Tracking

119
Tampilan Tabel Variance

Variance adalah table yang berisi varian atau selisih pelaksanaan antara jadwal kerja
dalam rencana proyek dengan kenyataan di lapangan.

Gambar 13.6 Gantt Chart – View – Tabel – Variance

Tampilan Tabel Work

Work adalah table yang berisi kemajuan pelaksanaan proyek dalam hal jumlah jam kerja
dari masing-masing task.

Gambar 13.7 Gantt Chart – View – Tabel – Work

120
Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Resource Sheet

Untuk menampilkan macam-macam tampilan table dari lembar kerja Resource Sheet
yang berisi berbagai laporan tentang resource dapat dilakukan dengan langkah-langkah
berikut:

1. Klik ikon Resource Sheet pada bagian View Bar.

2. Pilih pernitah menu View ► Tabel

Di bawah ini adalah jenis-jenis table dalam Resource Sheet.

Tampilan Tabel Cost
Cost adalah jenis table dari resource yang menggambarkan penggunaan biaya dari sumber
daya yang digunakan dalam proyek.

Gambar 13.8 Resource Sheet – View – Tabel – Cost

Tampilan Tabel Entry

Entry adalah table dari Resource Sheet yang merupakan entry dari sumber daya proyek.

Gambar 13.9 Resource Sheet – View – Tabel – Entry

121
Tampilan Tabel Summary
Summary adalah table yang berisi tentang ringkasan pemakaian sumber daya dalam
proyek.

Gambar 13.10 Resource Sheet – View – Tabel – Summary

Tampilan Tabel Usage

Usage adalah table yang menggambarkan waktu atau jadwal kerja dari penggunaan
sumber daya

Gambar 13.11 Resource Sheet – View – Tabel – Usage

122
Tampilan Tabel Work

Work adalah table yang berisi laporan tentang jam kerja dari sumber proyek.

Gambar 13.12 Resource Sheet – View – Tabel – Work

Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Task Usage

Lembar kerja ini menampilkan macam-macam table yang berisi tinjauan pada masing-
masing pekerjaan. Untuk mengetahui jenis-jenis table dari task usage, simak cara berikut:

1. Klik ikon Task Usage pada Bagian View Bar

2. Pilih perintah menu View ► Table

Di bawah ini adalah jenis-jenis table pada Task Usage.

Tampilan Tabel Cost

Cost adalah table task yang menggambarkan task-task beserta perincian biaya untuk
setiap sumber daya yang digunakan.

123
 Gambar 13.13 Task Usage – View – Tabel – Cost

Tampilan Tabel Entry

Entry adalah table yang menggambarkan task-task beserta sumber daya yang digunakan.

Gambar 13.14 Task Usage – View – Tabel – Entry

124
Tampilan Tabel Schedule

Schedule adalah table yang berisi tentang ringkasan task-task beserta jadwal kerjanya.

Gambar 13.15 Task Usage – View – Tabel – Schedule

Tampilan Tabel Summary

Summary adalah table yang berisi ringkasan jadwal kerja, biaya, serta jam kerja dari
masing-masing task.

Gambar 13.16 Task Usage – View – Tabel – Summary

125
Tampilan Tabel Usage

Usage adalah table yang menggambarkan waktu atau jadwal kerja untuk masing-masing
task tersebut.

Gambar 13.17 Task Usage – View – Tabel – Usage

Tampilan Tabel Tracking

Tracking adalah tabel yang berisi tentang kemajuan proyek baik ditinjau dari jadwal
kerja, biaya, maupun presentase penyelesaian pekerjaan.

Gambar 13.18 Task Usage – View – Table – Tracking

126
Tampilan Tabel Work

Work adalah tabel yang berisi laporan tentang kemajuan proyek ditinjau dari pekerjaan
dengan sumber dayanya.

Gambar 13.19 Task Usage - View - Table – Work

Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Resource Usage

Lembar kerja ini menampilkan bermacam bentuk tabel yang berisi tinjauan dari masing -
masing pekerjaan. Untuk mengetahui jenis - jenis tabel dari Task Usage, ikuti langkah -
langkah berikut:

1. Klik Ikon Resource Usage pada bagian View Bar.

2. Pilih perintah menu View ► Table.
Di bawah ini adalah jenis - jenis tabel yang terdapat pada Resource Usage.

Tampilan Tabel Cost

Cost adalah tabel yang berisi perincian penggunaan sumber daya dan perincian biaya
pada masing - masing task.

127
 Gambar 13.20 Resource Usage - View - Table – Cost

Tampilan Tabel Entry

Entry adalah tabel yang berisi tentang penggunaan masing - masing sumber daya pada
setiap task.

Gambar 13.21 Resource Usage - View - Table – Entry

128
Tampilan Tabel Summary

Summary adalah tabel yang berisi tentang ringkasan penggunaan sumber daya pada
masing - masing task.

Gambar 13.22 Resource Usage - View - Table - Summary

Tampilan Tabel Work

Work adalah tabel yang berisi laporan tentang kemajuan proyek ditinjau penggunaan
sumber daya dengan kemajuan proyek pada masing-masing task.

Gambar 13.23 Resource Usage – View – Table – Work

129
 Bab XIV
Bekerja dengan
Tampilan Grafik

14.1 Mengenali Lembar Kerja Grafik

Selain laporan dalam bentuk tabel dan report, laporan dalam bentuk grafik sangat
diperlukan dalam sebuah proyek konstruksi. Microsoft Project juga menediakan fasilitas
yang memungkinkan Anda untuk membuat laporan dalam bentuk grafik yang terdapat
pada Resource Graph. Klik ikon Resource Graph pada View Bar untuk menampilkan
lembar kerja grafik.

Gambar 14.1 Resource Graph

Untuk mengatur tampilan lembar kerja, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Piih perintah menu Format ►Timescale sehingga akan tampil kotak dialog
Timescale seperti pada Gambar 14.2.

130
2. Aktifkan masing-masing tabulasi untuk mengatur judul kolom yang terletak pada
bagian atas lembar kerja grafik.

Gambar 14.2 Format – Timescale

3. Untuk memformat judul kolom dengan 3 (tiga) bagian, terlebih dulu aktifkan
tabulasi Top Tier.
4. Pada bagian Timescale Option, pilih tampilannya pda pilihan kotak dialog
Show:
 One Tier, judul kolom grafik akan dibuat 1 (satu) baris yaitu bagian
tengah (middle).
 Two Tier, judul kolom grafik akan dibuat 2 (dua) baris yaitu bagian
tengah (middle) dan bawah (bottom).
 Three Tier, judul kolom grafik akan dibuat 3 (tiga) baris, yaitu bagian
tengah (middle), bawah (bottom), dan atas (top).
5. Atur beberapa bagian dari masing-masing tabulasi yang digunakan untuk
mengatur tampilan judul grafik.
 Unit, digunakan untuk mengatur tampilan pada judul kolom, terdapat
pilihan untuk judul kolom. Sebagai contoh, untuk judul kolom. Sebagai

131
 contoh, untuk judul kolom atas –pilih bulan (Month), judul tengah –pilih
Minggu (Week), dan bagian bawah –pilih hari (Day).
 Count, untuk mengatur jumlah kolom untuk masing-masing bagian judul
kolom.
 Label, adalah tampilan format judul pada masing-masing kolom.
 Align, untuk mengatur perataan pada bagian judul kolom.
 Size, untuk mengatur ukuran lebar kolom judul grafik.
 Scale separator, untuk menyembunyikan dan menampilkan garis
pembatas antar bagian judul kolom grafik.
6. Klik OK setelah semua bagian diisi sesuai yang diinginkan.

14.2 Bekerja dengan Detail Grafik

Sama dengan beberapa lembar kerja lain, lembar kerja Resource Graph memiliki
beberapa cabang tampilan. Untuk mengetahui tampilan grafik secara detail, ikuti langkah
berikut:

1. Pilih perintah menu Format ► Details.

2. Pilih salah satu jenis tampilan dari grafik yang Anda inginkan.

Gambar 14.3 Format – Details

132
Tampilan Grafik Peak Units

Peak units digunakan untuk mengetahui kapasitas pemakaian sumber daya dari total
sumber daya yang tersedia.

Gambar 14.4 Format – Details – Peak Units

Tampilan Grafik Work

Work digunakan untuk mengetahui pemakaian jam kerja untuk masing-masing sumber
daya.

Gambar 14.5 Format – Details – Work

133
Tampilan Grafik Cumulative Work

Cumulative Work digunakan untuk mengetahui pemakaian jam kerja secara kumulatif
atau keseluruhan oleh masing-masing sumber daya.

Gambar 14.6 Format – Details – Cumulative Work

Tampilan Grafik Overallocation

Overallocation digunakan untuk mengetahui adanya kelebihan pemakaian sumber daya.

Gambar 14.7 Format – Details - Overallocation

134
Tampilan Grafik Percent Allocation

Percent allocation digunakan untuk mengetahui persentase pemakaian sumber daya dari
jumlah sumber daya yang tersedia.

Gambar 14.8 Format – Details – Precent Allocation

Tampilan Grafik Remaining Availability

Remaining Availability digunakan untuk mengetahui sisa sumber daya yang masih
tersedia dari sumber daya yang telah digunakan.

Gambar 14.9 Format – Details – Remaining Availability

135
Tampilan Grafik Costs

Costs digunakan untuk mengetahui biaya yang digunakan dalam bentuk grafik untuk
masing-masing sumber daya.

Gambar 14.10 Format – Details – Cost

Tampilan Grafik Cummulative Costs

Cummulative Costs, digunakan untuk mengetahui pemakaian biaya oleh masing-masing

sumber daya secara kumulatif atau keseluruhan.

Gambar 14.11 Format – Details – Commulative Cost

136
Tampilan Grafik Work Availability

Work Availability digunakan untuk mengetahui kemampuan pemakaian jam kerja oleh
sumber daya yang disediakan.

Gambar 14.12 Format – Details – Work Availability

Tampilan Grafik Unit Availability

Unit Availability digunakan untuk mengetahui kemampuan pemakaian sumber daya yang
disediakan.

Gambar 14.13 Format – Details – Unit Availability

137
 Bab XV
Kemajuan dan
Optimasi Proyek
Proses berjalannya sebuah proyek harus selalu dievaluasi dan dipantau untuk mengetahui
kemajuan apa saja yang telah dicapai. Anda dapat pula melakukan langkah-langkah
optimalisasi pada semua bagian proyek agar target proyek anda dapat terpenuhi.

15.1 Kemajuan Proyek

Untuk mengetahui kemajuan dari proyek, anda dapat melihat pada beberapa bagian
proyek. Sebagai contoh, kemajuan proyek dalam hal biaya (cost). Anda dapat pula
melihat apakah biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berjalan sampai persentase
sekarang ini mengalami kelebihan beban biaya ataukah tidak. Selain untuk melihat
kemajuan penggunaan biaya, anda dapat melihat kemajuan di bagian lain, misalnya
sumber daya dan material. Kemajuan proyek dapat pula dijadikan sebagai tolak ukur oleh
pengelola proyek untuk melakukan langkah selanjutnya dalam melaksanakan proyek.
Untuk mengetahui seberapa jauh kemajuan suatu proyek, ikuti langkah-langkah pada
bahasan di bawah ini.

Mengetahui Kemajuan Proyek dengan Project Information

Berikut langkah untuk melihat sampai seberapa jauh kemajuan proyek melalui Project
Information :

1. Pilih perintah menu Project ►Project Information sehingga akan tampil kotak
dialog Project Information.

138
 Gambar 15.1 Kotak dialog Project Information

2. Klik tombol Statistic untuk mengetahui informasi kemajuan proyek maka akan
tampil kotak dialog berikut :

Gambar 15.2 Project – Project Information – Statistics

Pada tampilan kotak dialog Statistic di atas, dapat dilihat informasi-informasi tentang
jalannya proyek. Sementara pada tabel kedua, terdapat informasi tentang kemajuan
proyek yang lain, yaitu:

 Kolom Duration berisi informasi durasi pelaksanaan proyek dalam hitungan

hari, current, dan baseline menampilkan jumlah durasi baseline dan durasi yang

139
 direncanakan. Sementara Actual adalah nilai durasi yang telah dilaksanakan di
lapangan, dan Remaining adalah sisa durasi yang belum dilaksanakan di
lapangan.
 Kolom Work yang berisi jumlah hari pelaksanaan proyek baik Current,
Baseline, Actual, ataupun Remaining.
 Kolom Cost berisi tentang biaya proyek, Current adalah biaya rencana sebelum
disimpan sebagai baseline. Baseline adalah biaya atau anggaran tetap.

Mengetahui Kemajuan Proyek pada Property File

Untuk mengetahui informasi kemajuan proyek melalui property file dari proyek tersebut,
lakukan langkah berikut :

1. Pilih perintah menu File ►Properties maka akan muncul kotak dialog seperti
yang tampak pada gambar berikut:

Gambar 15.3 Kotak dialog File – Properties

140
 2. Aktifkan tabulasi Contents dan perhatikan gambar berikut:

Gambar 15.4 Kotak dialog File – Properties – Tabulasi Contens

Dalam kotak dialog tersebut di atas terdapat informasi sebagai berikut:

 Start, menunjukkan nilai tanggal dimulainya proyek.

 Finish, menunjukkan tanggal selesainya proyek.
 Duration, menunjukkan jumlah durasi pelaksanaan proyek.
 Work, menunjukkan jumlah hari pelaksanaan proyek.
 Cost, menunjukkan jumlah biaya yang digunakan pada proyek.
 % Complete, menunjukkan nilai presentase dari proyek secara keseluruhan.
 % Work Complete, menunjukkan nilai persentase dari pekerjaan proyek.

Selain melalui Project Information dan File Properties, informasi kemajuan proyek
juga dapat dilihat dalam bentuk table dari beberapa lembar kerja (Gantt Chart, Resource
Sheet, Resource Graph, Task Usage, dan Resource Usage)

141
Membaca Progress Line (Garis Kemajuan)

Progress Line atau garis kemajuan yang dapat befungsi untuk melihat kemajuan proyek.
Dengan cara ini anda akan mendapatkan informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang
mengalami keterlambatan ataupun pekerjaan yang pelaksanaannya lebih maju dari jadwal
yang direncanakan.

Berikut langkah-langkah untuk menampilkan Progress Line:

1. Pilih menu View ► Gantt Chart.

2. Klik kanan pointer mouse pada area lembar kerja Gantt Chart, sampai muncul
daftar menu berikut:

Gambar 15.5 Menu Progress Line

3. Klik Progress Line sehingga akan muncul kotak dialog seperti yang tampak pada
gambar 15.6

Gambar 15.6 Kotakdialog Progress Line, tabulasi Date, and Interval

142
4. Pada kotak dialog progress line terdapat dua tabulasi, yaitu tabulasi Date and
Intervals dan Line Styles.
5. Tampilan tabulasi Date and Interval dapat anda lihat pada gambar 15.6, dan
tampilan tabulasi Line Styles dapat anda lihat pada gambar 15.7.

Gambar 15.7 Kotak dialog Progress Line, tabulasi Line Style

6. Atur bagian-bagian yang ingin ditampilkan pada kotak dialog Progress Line.
Lihat tampilannya pada lembar berikut:

Gambar 15.8 Gantt Chart dengan Progress Line

143
15.2 Optimasi Proyek

Setelah perencanaan proyek dibuat, kebutuhan, sumber daya pada setiap pekerjaan sudah
dialokasikan dan masalah overlocation telah diatasi, selanjutnya lakukan optimasi
terhadap proyek yang sedang anda tangani tersebut.

Optimasi adalah suatu upaya mengoptimalkan sumber daya yang ada serta meminimalkan
kandala, tetapi tetap mendapatkan hasil yang optimal. Pengoptimalan ini biasanya terkait
dengan penggunaan sumber daya, biaya, serta waktu pelaksanaan proyek. Sebagai
contoh, meminimalkan waktu pelaksanaan proyek, tetapi biaya yang dikeluarkan tidak
bertambah. Ada dua keuntungan bila langkah optimasi ini berhasil dilakukan:

 Proyek dapat diselesaikan tepat waktu.

 Biaya yang dibutuhkan dalam proyek akan berkurang Karena lama
pengerjaannya lebih pendek.

Memperpendek Durasi

Untuk melakukan pemendekan durasi, seorang pengelola proyek atau manajer proyek
harus memiliki pengalaman yang baik tentang suatu proyek tertentu. Karena jika tidak,
pemendekan durasi justru akan memengaruhi hasil proyek dan proyek tidak dapat selesai
dengan hasil seperti yang ditargetkan.

Untuk dapat mengetahui perubahan terlebih dahulu anda harus meng-update semua
perubahan. Untuk melakukan Update pada proyek, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih perintah menu Tools ►Tracking ►Update Project sehingga akan muncul
kotak dialog Update Project.
2. Klik Ok.
3. Klik menu Project ►Project Information.

144
 Gambar 15.9 Project – Project Information

4. Setelah muncul kotak dialog Project Information, klik tombol Statistics

sehingga akan muncul kotak dialog Statistics berikut:

Gambar 15.10 Project – Project Information – Statistic

5. Kemudian anda perhatikan, terjadi perubahan pada beberapa bagian, yaitu hari,
jam kerja, serta biaya proyek.

145
Melakukan Evaluasi Jadwal

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengoptimasi jadwal adalah dengan
melakukan evaluasi terhadap jadwal yang telah disusun. Apakah jadwal yang disusun
sudah sesuai, ataukah ada cadangan waktu, atau telah terjadi pemborosan biaya dalam
pengaturan jadwal tersebut. Dari hasil evaluasi ini akan ditemukan hal-hal yang tidak
efisien sehingga anda akan menemukan langkah-langkah untuk mengoptimasikannya.
Berikut beberapa langkah evaluasi pada jadwal sehingga dapat melakukan optimasi
proyek.

Mengubah hubungan antar pekerjaan

Hubungan antar pekerjaan atau Prodecessor dapat pula digunakan untuk mengoptimalkan
proyek yang anda kelola. Dalam Microsoft Project, terdapat empat jenis hubungan antar
pekerjaan, yaitu Start to Start, Finish to Finish, Start to Finish, dan Finish to Start.
Sebagai contoh, Pas, Batu-bata, dan pek. Plesteran diubah hubungannya menjadi
hubungan Finish to Finish +1 hari sehingga akan terjadi perubahan pada bagian Duration,
Work, dan Cost sebagai berikut:

Gambar 15.11 Project – Project Information – Statistic

Pada tampilan Statistic di atas, anda dapat melihat beberapa perubahan pada hari, jam
kerja, dan biaya proyek.

146
Menambahkan Lag dan Lead Time

Lag dan Lead Time adalah jenis pekerjaan yang berarti pemberian jarak antar hubungan
pekerjaan. Jarak ini dapat berupa sebelum maupun sesudah pekerjaan yang lain. Dalam
hal ini anda dapat memilih tugas-tugas yang berlangsung dalam hubungan Finish-to-
Start. Pada hubungan ini anda dapat menambahkan Lead Time pada Successor
(pengikut) sehingga tugas Successor bias mulai bekerja tanpa harus menunggu
berakhirnya tugas Predecessor. Perubahan pada hubungan Lag dan Lead Time juga
sangat berpengaruh pada jumlah hari, jam kerja, dan biaya proyek.

Mengurangi Beban Kerja Sumber Daya

Berikut adalah langkah untuk mengurangi beban sumber daya yang ditugaskan pada
sebuah pekerjaan:

1. Klik tombol Task Entry View, pada baris toolbar Resource Management.

Gambar 15.12 Task Entry View – Resource Management

2. Pilih tugas yang ingin dikurangi beban kerjanya pada bagian atas.
3. Ditampilkan bagian bawah, tuliskan jumlah jam kerja baru pada kolom Work.
4. Klik tombol Ok.

147
Menambah Jumlah Sumber Daya

Penambahan jumlah sumber daya merupakan langkah lebih efektif untuk melakukan
optimasi proyek Karena hasil kerja akan lebih baik dari pada langkah pemangkasan beban
kerja. Namun penambahan sumber daya berarti anda pun harun siap untuk menambahkan
biaya yang harus dikeluarkan. Hal ini pun harus Anda pertimbangkan karena menyangkut
persediaan dana pada kas keuangan Anda.

Melemburkan Pekerjaan

Dengan perlakuan jam lembur pada beberapa pekerjaan diharapkan dapat

mengoptimalkan pekerjaan, yaitu dengan mendapatkan hasil pekerjaan yang dapat selesai
lebih cepat dari target semula. Namun perlakuan lembur ini mungkin justru akan
menambah jumlah biaya yang akan dikeluarkan, karena biaya sumber daya yang
melakukan pekerjaan pada jam lembur lebih besar daripada sumber daya yang bekerja
pada jam kerja biasa.

148
 Bab XVI
Kolaborasi Project
Dengan Office 2016

Microsoft Project Professional 2016 memberikan kemudahan bagi pemakainya untuk

mengolaborasikan data – data proyek yang disusun dengan program – program Microsoft
Office yang lain. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah kerja Microsoft Project
dalam penyusunan laporan atau perhitungan lain. Untuk data-data proyek dalam bentuk
tabel dapat diekspor kebeberapa program Microsoft Office yang lain, diantaranya adalah
Microsoft Word, dan Microsoft Excel. Selain itu, Microsoft Project 2016 dapat
melakukan proses impor dari program lain dalam Microsoft Office, misalnya tabel
Microsoft Excel dapat di impor ke Microsoft Project.

16.1 Mengekspor Data Microsoft Project

Untuk ekspor data dari Microsoft Project 2016 ke program Microsoft Office 2016 dapat
dilakukan pada program Microsoft Word 2016 dan Microsoft Excel 2016.

Ekspor Data Teks dari Ms. Project ke Ms. Word

Mengekspor data teks dari Microsoft Project ke Microsoft Word berarti Anda mengambil
teks isi dari salah satu lembar kerja Microsoft Project ke lembar kerja Microsoft Word.

1. Buka dua program sekaligus, yaitu Microsoft Project dan Microsoft Word.
2. Dalam program Microsoft Project, buka file proyek yang akan di ekspor.
3. Pilih teks yang akan diekspor.

149
 Gambar 16.1 Memilih teks yang akan diekspor.

4. Pilih menu Edit ► Copy, atau klik tombol perintah Copy ( ) pada baris
toolbar Standart.
5. Aktifkan program Microsoft Word, letakkan pointer mouse pada baris/tempat
yang akan disisipi tampilan hasil ekspor dari Microsoft Project.

6. Klik perintah tombol Paste ( ) dalam tab Home, untuk meletakkan data teks
hasil salinan di dalam program Microsoft Word 2016.
7. Apabila hasil teks belum rapi, dapat Anda rapikan dengan menggunakan tombol
Tab pada keyboard. Hasilnya dapat Anda lihat pada gambar berikut :

Gambar 16.2 Data teks hasil salinan dari Microsoft Project

150
Ekspor Data dari Ms.Project ke Ms. Excel

Untuk pengeksploran data file dari Microsoft Office Project ke Microsoft Office Excel,
data hasil ekspor akan diterima dalam beberapa bentuk format data, seperti Microsoft
Project dokumen objek, Picture, dan dalam bentuk data teks.

Apabila Anda mengekspor dalam bentuk Microsoft Project dokumen objek maka
hasilnya masih dapat dimodifikasi atau di edit kembali. Begitu juga apabila Anda
mengeksport dalam bentuk data teks maka hasil eksport juga masih dapat diedit kembali
meskipun tidak memengaruhi data sumber. Lain halnya jika Anda melakukan
pengeksploran dalam bentuk picture maka hasilnya tidak dapat diedit kembali.

Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Objek

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengekspor data
Microsoft Office Project ke Microsoft Office Excel dalam bentuk objek.

1. Dalam program Microsoft Project, buka file proyek yang datanya akan di ekspor.
2. Blok/pilih teks yang akan di ekspor.

Gambar 16.3 Memilih teks yang akan diekspor.

151
3. Pilih menu Edit ► Copy, atau klik tombol Copy pada toolbar Standard.
4. Aktifkan program Microsoft Excel 2016, letakkan pointer mouse pada sel/tempat
yang akan disisipi objek hasil ekspor dari Microsoft Project.
5. Klik drop down tombol perintah Paste pada tab Home ► Paste Special. Pada
kotak dialog Paste Special, pilih pilihan Microsoft Office Project Document
Object.

Gambar 16.4 Kotak dialog Paste Special

6. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilhan Microsoft Office Project
Document Object, dan klik OK. Dengan demikian, pada lembar kerja Excel
akan ditambahkan sebuah objek MicrosoftOffice Project hasil salinan yang masih
bisa diedit.

152
 Ganbar 16.5 Lembar kerja Microsoft Excel 2007 dengan hasil ekspor dari Microsoft
Project 2016

Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Picture

1. Dalam program Microsoft Project 2016 buka file proyek yang akan di ekspor.
2. Blok teks yang akan disalin, seperti tampak pada gambar 16.3
3. Jalankan perintah Copy pada menu Edit ► Copy atau klik tombol Copy pada
baris toolbar Standard.
4. Aktifkan program Microsoft Excel 2016 yang telah dibuka sebelumnya.
5. Letakkan pointer mouse pada sel/tempat yang akan disisipi denga objek hasil
ekspor dari Microsoft Project 2016.
6. Klik drop down tombol perintag Paste pada tab Home ►Paste Special.
7. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilihan picture.

153
 Gambar 16.6 Kotak dialog Paste Special

8. Klik OK. Hasil ekspor akan diterima dalam bentuk Picture.

Gambar 16.7 Hasil ekspor ke Microsoft Excel dalam bentuk Picture

154
Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Teks

1. Dalam program Microsoft Project 2016, buka file proyek yang akan diekspor.
2. Blok teks yang akan disalin, seperti pada gambar 16.3.
3. Jalankan perintah copy dengan mengklik menu Edit ► Copy, atau klik tombol

Copy ( ) pada baris toolbar Standard.

4. Aktifkan program Microsoft Project 2016 yang telah dibuka sebelumnya.
5. Letakkan pointer mouse pada sel/tempat yang akan disisipi dengan objek hasil
ekspor dari Microsoft Project 2016.
6. Klik tombol perintah Paste pada tab Home atau klik drop down tombol perintah
Paste dan kemudian pilih Paste Special.
7. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilihan Text.

Gambar 16.8 Teks hasil ekspor dari Microsoft Project 2016 ke Microsoft Excel 2016

155
16.2 Mengimpor Data

Selain dapat diekspor ke beberapa program Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2016
pun dapat mengimpor data dari aplikasi lain seperti Microsoft Excel.

Berikut langkah – langkah untuk mengimpor file data dari Microsoft Excel 2016 :

1. Pada lembar kerja Microsoft Excel 2016, buka file yang datanya akan diimpor
oleh Microsoft Project 2016.
2. Blok tabel data yang akan diimpor.

Gambar 16.9 Blok data teks yang akan di impor

3. Klik tombol perintah Copy ( ) pada tab Home.

4. Aktifkan program Microsoft Project 2016 yang telah dibuka sebelumnya.
5. Aktifkan pointer mouse pada baris task yang akan disisipi objek hasil impor dari
Microsoft Excel 2016.

6. Klik menu Edit ►Paste atau klik Paste ( ) pada baris toolbar Standard, untuk
meletakan objek hasil impor kedalam program

156
 7. Klik pilihan Continue untuk melanjutkan proses impor data dari Microsoft
Excel ke Microsoft Project. Perhatikan hasilnya seperti data gambar :

Gambar 16.10 Hasil impor dari Microsoft Excel 2016

16.3 Menyalin Gambar Lembar Kerja Project

Lembar kerja Ms. Project dapat dicopy dalam bentuk gambar ke beberapa Microsoft
Office seperti Ms. PowerPoint, Ms. Word, dan Ms. Visio. Fasilitas ini dapat terlihat
dalam baris toolbar Analyze. Fasilitas ini memiliki nama Copy Picture to Office Wizard.

1. Buka file Ms. Project yang ingin dicopy gambarnya, kemudian aktifkan lembar
kerja yang anda inginkan.
2. Pada baris toolbar Analyze, klik tombol perintah Copy Picture to Office Wizard.
Apabila baris toolbar belum tampil, klik View ►Toolbar ► Analyze
Langkah diatas memberikan informasi bahwa computer Anda harus terinstal
dengan PowerPoint, Word, atau Visio versi 2000, atau terbarunya.
3. Klik tombol Next untuk masuk langkah berikutnya
Langkah ke2, Anda diminta untuk memilih apakah level pada lembar kerja
Microsoft Project tetap digunakan (Keep my original outline level) atau
mmodifikasi sendiri levelnya (Modify my outline level). Sebagai contoh, Anda
tetap menggunakan level asli dari Microsoft Project.
4. Klik tombol Next untuk menuju langkah berikutnya

157
 Pada langkah ini, Anda diminta untuk memilih hasil gambar Microsoft Project
secara lebih spesifik, diantaranya :
 Copy, bagian ini digunakan dalam memilih bagian mana akan dicopy sebagai
gambar pada lembar kerja Microsoft Office
 Timescale, bagian ini digunakan untuk memilih bagian mana dalam skala
waktu yang tampil yang akan dimasukan dalam gambar.
 Image size, bagian ini digunakan untuk memilih ukuran dari hasil gambar.
Pilih salah satu setting yang sesuai dengan keinginan hasil gambar dalam lembar
kerja Microsoft Office.
5. Klik tombol Next untuk menuju halaman langkah ke-3
Langkah ini digunakan untuk memilih aplikasi program yang akan menjadi
tujuan peletakan gambar Microsoft Project dan untuk melihat hasil sementara
dari gambar yang akan dihasilkan.
Pilih salah satu aplikasi program pada bagian Aplication, sebagai contoh pilih
PowerPoint, sementara pada bagian Orientation, pilih arah pencetakan kertas
pada lembar kerja program aplikasi tujuan.
6. Klik tombol Next untuk masuk ke langkah berikutnya.
Pada langkah ini, Anda akan diminta memilih unsur atau field Microsoft Project
apa yang akan anda akan tampilkan dalam hasil gambar pada lembar kerja apliksi
tujuan.
Pilih salah satu field pada bagian Microsoft Office Project Fields, kemudian
klik tombol Add untuk memasukan field tersebut kedalam bagian Fields to
Export. Sementara untuk menghapus field yang tidak digunakan, klik salah satu
field pada bagian Fields to Export, kemudian klik tombol Remove.
Misalnya, pilih field %Complete, %Work Complete, Actual Cost, dan Actual
Duration. Adapun untuk memindah urutan field, gunakan 2 tombol panah pada
bagian Move.
7. Klik tombol Finish. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Copy
Picture to Office Wizard.

158