JITTLADA GROUP

Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116

Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 1 dari 21

I. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses seleksi penerimaan karyawan baru yang ditempatkan di
head office untuk menunjang tercapainya target perusahaan dengan ketersediaan SDM terbaik, tepat pada
bidangnya serta memenuhi syarat kualifikasi yang sesuai dengan jabatan dan standar perusahaan.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari proses identifikasi kebutuhan karyawan yang ditempatkan di head office
sampai dengan karyawan tersebut diterima dan ditempatkan bekerja di head office oleh perusahaan serta
pengarsipan dokumen kerja karyawan oleh HRD Personell.

III. DEFINISI
Pres.Dir : President Director
Job description : Uraian jabatan/tanggung jawab
User : Divisi terkait yang bertanggung jawab dalam permintaan karyawan

IV. CATATAN REVISI

Rev Tanggal efektif Alasan revisi
1 -

Dibuat oleh, Direview oleh, Disetujui oleh,

Linda Prasetyanti Yumeiti Tjhang Lucky Soebyantoro

Recruitment & Talent Assistant HR & GA Senior Manager President Director
Manager

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 1 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 2 dari 21

V. ATURAN UMUM
1. User wajib mengisi dengan lengkap FPK (Form Permintaan Karyawan) apabila mengajukan
penambahan karyawan baru dan karyawan pengganti.

2. Recruitment wajib mencari calon karyawan sesuai dengan form permintaan karyawan yang telah diisi
oleh user dengan memperhatikan standar kompetensi perusahaan dan persetujuan dari BOD.

3. Jalur proses pencarian calon karyawan dibagi 2, yaitu:

3.1 Jalur searching
Dari bank data HRD/iklan (CV masuk, walk in interview, pasang iklan di koran, situs lowongan
kerja online dan social media network). Calon karyawan wajib mengisi form aplikasi lamaran
sebagai biodata calon karyawan dan mengikuti proses rekrutmen karyawan sesuai dengan flow
chart.
3.2 Rekomendasi user atau internal karyawan perusahaan
Dari user atau internal karyawan perusahaan, namun calon karyawan yang direkomendasi oleh
user atau internal karyawan perusahaan wajib tetap mengikuti prosedur seleksi HRD. User atau
internal karyawan perusahaan yang merekomendasikan calon karyawan tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari masing-masing atasan atau head of department, serta seluruh
dokumen lamaran beserta form aplikasi lamaran yang telah diisi oleh user atau internal karyawan
perusahaan harus diserahkan ke tim Recruitment.

4. Waktu proses untuk rekrutmen karyawan yang dilakukan oleh tim recruitment ditentukan berdasarkan
posisi jabatan karyawan yang di request oleh user, dengan ketentuan sebagai berikut:

Posisi jabatan Waktu proses

Staff (HO) & Supervisor

1 bulan
Assistant manager & manager
1,5 bulan
5. Tim Senior manager & General manager recruitment wajib
2 bulan
melakukan sortir CV yang
terkumpul dari hasil surat lamaran kandidat/calon karyawan.

6. Tim recruitment wajib terlebih dahulu melakukan test tertulis (psikotes) dan wawancara kepada calon
karyawan, sebelum diwawancara oleh user.

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 2 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 3 dari 21

7. Ketika melakukan wawancara dengan calon karyawan, tim recruitment wajib memberikan informasi
mengenai kebijakan, Peraturan, compensation and benefit yang berlaku di Perusahaan.

8. Dalam proses rekrutmen karyawan, HRD recruitment minimal mengajukan 3 calon kandidat yang sudah
diproses interview dan psikotes sebagai pembanding dan user diharuskan untuk memutuskan
memproses salah 1 kandidat yang diajukan oleh tim recruitment.

9. HRD recruitment dan user wajib mengisi form laporan wawancara setelah melakukan wawancara
dengan calon karyawan. Ketentuan mengisi dan melengkapi form laporan wawancara sebagai berikut:
9.1 Tim recruitment / User wajib mengisi kolom nama pelamar, usia, pendidikan terakhir, kemampuan
yang berkaitan dengan pekerjaan, kelemahan dan kelebihan pada kolom pertama dalam form
laporan wawancara sesuai dengan berkas lamaran calon karyawan.
9.2 User wajib melakukan penilaian objektif dalam mencentang kotak penilaian kurang sekali (KS) /
kurang (K) / cukup (C) / baik (B) / baik sekali (BS) dalam baris rating serta memberi catatan bila
ada yang perlu ditambahkan di sebelah kanan kolom aspek penilaian dalam form laporan
wawancara.
9.3 HRD recruitment wajib melakukan penilaian objektif dalam kolom wawancara pertama dengan
mencentang kotak pilihan dengan kriteria sebagai berikut:
a. Direkomendasikan.
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian calon karyawan antara baik (B) –
baik sekali (BS), yang menjelaskan calon karyawan direkomendasikan untuk melanjutkan
wawancara kedua karena memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan tersebut akan
disimpan oleh HRD recruitment.
b. Dipertimbangkan (sebagai cadangan atau CV dimasukkan dalam bank data).
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian calon karyawan antara cukup (C)
-baik (B), yang menjelaskan calon karyawan dipertimbangkan untuk melanjutkan wawancara
kedua karena cukup memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan tersebut akan disimpan oleh
HRD recruitment.
c. Ditolak.
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian calon karyawan antara kurang
sekali (KS) - kurang (K), yang menjelaskan calon karyawan tidak lulus dalam wawancara
pertama karena tidak memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan tersebut akan
dimusnahkan oleh HRD recruitment.

9.4 User wajib melakukan penilaian objektif dalam kolom wawancara kedua dengan mencentang
kotak pilihan dengan kriteria sebagai berikut:

a. Dilanjutkan.

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 3 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 4 dari 21

Kotak pilihan ini menjelaskan calon karyawan lulus seleksi karena memenuhi kualifikasi, dan CV
calon karyawan tersebut akan disimpan oleh HRD recruitment serta melanjutkan ke proses
rekrutmen karyawan selanjutnya.

b. Ditolak.
Kotak pilihan ini menjelaskan calon karyawan dtolak karena tidak memenuhi kualifikasi, dan CV
calon karyawan tersebut akan dimusnahkan oleh HRD recruitment.

9.5 User wajib melengkapi form laporan wawancara dan menyerahkannya beserta berkas lamaran ke
HRD recruitment setelah selesai melakukan wawancara kedua pada calon karyawan maksimal H+3
dari jadwal interview.

10. Tim recruitment wajib memberikan form laporan wawancara dan CV calon karyawan lengkap dengan
entry form kepada HR Division Head untuk kandidat yang sudah lulus proses recruitmentnya agar dapat
dilakukan proses nego gaji.

11. HR Division Head melakukan penawaran gaji/upah setelah mendapat informasi tertulis dari user bahwa
calon karyawan tersebut lolos proses wawancara. Berikut ketentuan HR Division Head dalam melakukan
penawaran gaji / upah:
11.1 Penawaran gaji/upah paling lambat dilakukan H+3 setelah calon karyawan telah dinyatakan lulus
seleksi.
11.2 Penawaran gaji yang sudah disepakati oleh calon karyawan dan HR Division Head wajib disetujui
oleh Presdir.

12. Calon karyawan yang sudah menyetujui gaji/ upah yang ditawarkan oleh HR Division Head wajib
menyerahkan dokumen kerja yang diperlukan seperti fotocopy Kartu Keluarga, akta nikah, akta lahir
anak, NPWP, KTP, Jamsostek, rekening bank untuk payroll, dan pasfoto berwarna ukuran 4x6 dengan
background biru atau merah. Bagi calon karyawan yang tidak menyetujui dengan penawaran yang
diberikan oleh HR Division Head, maka persyaratan kelengkapan dokumen tidak akan dilanjutkan.

13. Calon karyawan yang tidak menyetujui penawaran gaji, boleh mengajukan naik banding ke Presdir
melalui HR Division Head untuk penawaran ulang. Setelah dilakukan penawaran ulang, jika Presdir tidak
memberikan persetujuan maka HR Division Head akan memberikan informasi tersebut kepada Tim
recruitment untuk dilakukan pencarian kandidat lain selambat-lambatnya H+1.

14. Kelengkapan dokumen kerja dibagi 2, yaitu:

14.1 Kelengkapan dokumen kerja untuk karyawan level staff – supervisor yaitu:
a. Surat pernyataan integritas dan komitmen bekerja di JITTLADA GROUP.
b. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (SPKWT) selama 3 atau 6 bulan.

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 4 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 5 dari 21

c. Form Job Description.

d. Form Berita Acara Penyerahan Dokumen.
14.2 Kelengkapan dokumen kerja untuk karyawan level asst. manager – general manager, yaitu:
a. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (SPKWT) selama 6 bulan.
b. Surat pernyataan integritas dan komitmen bekerja di JITTLADA GROUP.
c. Form Job Description.

15. Calon karyawan wajib menandatangani semua dokumen yang diberikan oleh HRD Personel berdasarkan
level jabatan untuk menjadi karyawan kontrak sesuai SPKWT. Penandatanganan tersebut wajib
didampingi oleh HRD Personel.

16. HRD personel wajib menyimpan dan melakukan filing berkas lamaran calon karyawan yang sudah
menandatangani semua dokumen. HRD personel wajib mengisi Entry Form (form kelengkapan data
karyawan) berdasarkan pengumpulan berkas lamaran calon karyawan .

17. HRD personel melakukan penempatan karyawan di lokasi & Departemen sesuai dengan keputusan user.

18. HRD personel wajib melakukan follow up berkas lamaran kandidat, apabila kandidat tidak lulus
negosiasi maka berkas lamaran kandidat akan dikembalikan ke HRD recruitment. Berkas lamaran
kandidat tidak lulus negosiasi tersebut akan dimusnahkan oleh HRD recruitment maksimal H+6
bulan.

19. HRD personel wajib melakukan input database atas berkas atau dokumen kerja karyawan agar follow
up berkas atau dokumen karyawan dapat terdokumentasi dengan baik.

VI. URAIAN AKTIVITAS

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 5 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 6 dari 21

No. Aktivitas PIC DEADLINE

1. Melakukan identifikasi kebutuhan SDM departemen. User
2. Mengisi form permintaan karyawan. User
3. Menganalisa dan memberikan keputusan atas pengajuan user: Atasan user
 Jika form tidak sesuai: dan Presdir
Dibatalkan.
 Jika form sesuai:
Form yang sudah disetujui diberikan ke HRD
recruitment.
4. Menerima form permintaan dan mencari calon karyawan
dengan spesifikasi sesuai permintaan user. Setelah itu sortir CV
calon kandidat karyawan:
 Jika CV calon karyawan sesuai dengan kriteria:
Melanjutkan test tertulis (psikotes) dan wawancara
oleh Tim recruitment.
5. Melakukan test tertulis (psikotes) dan wawancara untuk
HRD
kesepakatan benefit yang diterima (gaji yang diharapkan dan
recruitment
fasilitas):
 Jika calon karyawan tidak sesuai dengan kriteria:
Kembali ke aktivitas 4.
 Jika calon karyawan sesuai dengan kriteria:
Mengisi dan menyerahkan form laporan wawancara
beserta CV calon karyawan ke user.
6. Melakukan wawancara seputar job description yang akan
menjadi tanggung jawab calon karyawan.
 Jika calon karyawan tidak sesuai dengan kriteria:
User
Kembali ke aktivitas 4.
 Jika calon karyawan dengan sesuai dengan kriteria: H+3 dari jadwal
Melengkapi form laporan wawancara dan interview
menyerahkan beserta CV ke HRD recruitment
7. Menerima form laporan wawancara dan CV, serta HRD
recruitment
mengirimkannya ke HRD personel.
8. HR Head H+1 calon lulus
Melakukan permohonan standar gaji kepada Presdir
Division seleksi
9. Menerima permohonan standar gaji, lalu menentukan dan Presdir
memberikan hasil standar gaji kepada HR Head Division
10. HR Head Division melakukan proses negosiasi gaji melalui HR Head H+3 setelah
email atau mengundang calon karyawan datang ke kantor Division calon karyawan
pusat. lulus seleksi
11. Menyetujui penawaran gaji / upah dengan mereply e-mail ke
HR Head Division atau langsung datang ke kantor pusat Calon karyawan
12. Menyerahkan dokumen jaminan kerja, kelengkapan dokumen
kerja serta menandatangani dokumen perjanjian kerja.
Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 6 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 7 dari 21

No. Aktivitas PIC DEADLINE

13. Mengisi entry form sesuai dengan data/dokumen yang
diserahkan dari karyawan:
 Jika dokumen tidak lengkap:
Follow up dokumen kerja karyawan yang belum HRD
lengkap. Personel
 Jika dokumen lengkap:
Mengarsip entry form yang telah dibuat.

VII. FLOW CHART

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 7 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 8 dari 21

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 8 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 9 dari 21

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 9 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 10 dari 21

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 10 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 11 dari 21

VIII. LAMPIRAN
1. Form permintaan karyawan.
2. Form aplikasi lamaran.
3. Form laporan wawancara.
4. Entry form.
5. Berita Acara Penyerahan Dokumen.
6. Surat Pernyataan Integritas dan Komitmen Bekerja di JITTLADA GROUP
7. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 1)
8. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 2)
9. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 3)

Lampiran 1. Form permintaan karyawan

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 11 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 12 dari 21

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 12 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 13 dari 21

Lampiran 2. Form aplikasi lamaran

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 13 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 14 dari 21

Lampiran 3. Form laporan wawancara

Lampiran 4. Entry form

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 14 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 15 dari 21

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 15 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 16 dari 21

Lampiran 5. Berita Acara Penyerahan Dokumen

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 16 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 17 dari 21

Lampiran 6. Surat Pernyataan Integritas dan Komitmen Bekerja di JITTLADA GROUP

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 17 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 18 dari 21

Lampiran 7. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 1)

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 18 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 19 dari 21

Lampiran 8. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 19 dari 21 0

 JITTLADA GROUP
Standard Operational Doc. no SOP-JG/HRD/1/1/0116
Procedure Rev. no 0
Tanggal efektif 18 Januari 2016
Rekrutmen karyawan (HO)
Halaman 20 dari 20

Lampiran 9. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 3)

Perusahaan Judul Halaman Revisi

JITTLADA GROUP Rekrutmen karyawan (HO) 20 dari 20 0