Document Number : IK-HR-003

INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 1 of 6

1. PENDAHULUAN

Proses orientasi karyawan baru merupakan proses yang dilakukan perusahaan terutama dari Departemen HRD,
Divisi HR Development, yang berfungsi untuk mengenalkan profil perusahaan, peraturan perusahaan, dan hal-hal
lain yang berhubungan dengan perusahaan ke karyawan baru.

2. PROCESS
a. HR Recruitment melakukan proses recruitment pada calon karyawan baru. Setelah proses recruitment, HR
recruitment akan memasukkan data karyawan baru kedalam Sunfish yang dilakukan pada bulan yang sama
dengan bulan penandatanganan kontrak oleh karyawan baru.
b. HR Recruitment memberikan konfirmasi kebutuhan karyawan baru kepada departemen terkait. Departemen
terkait adalah departemen dimana karyawan baru ditempatkan.
c. Departemen terkait akan menjawab kebutuhan karyawan baru ke HR departement.
d. Setelah itu HR recruitment akan menginformasikan departemen Lean Office, GA, dan departemen terkait
mengenai kebutuhan karyawan baru. Informasi ke Lean Office, GA dan departemen terkait dilakukan melalui
email dengan melampirkan form checklist kebutuhan karyawan (onboarding program) dan dilakukan pada
hari yang sama dengan hari penandatanganan kontrak oleh karyawan baru.
e. Departemen Lean Office, GA dan departemen terkait menyiapkan kebutuhan karyawan baru dan mengisi
form checklist kebutuhan karyawan (onboarding program). Form checklist kebutuhan karyawan (onboarding
program) yang sudah diisi harus dikirimkan kembali ke HR Recruitment maksimal 1 minggu sebelum
karyawan masuk kerja.
f. HR recruitment akan mengirimkan welcoming email kepada karyawan baru. Welcoming email merupakan
email yang berfungsi sebagai media pemberitahuan awal terkait karyawan baru. Pada email terdapat
data-data profesional dari karyawan baru. Welcoming email ditujukan ke email pribadi karyawan baru.
g. HR recruitment menginformasikan adanya karyawan baru melalui portal HR.
h. Karyawan baru masuk kerja sesuai dengan tanggal yang telah disepakati.
i. HR Recruitment akan memperkenalkan karyawan baru ke setiap departemen.
j. HRIS melakukan pendaftaran absensi Karyawan di sistem sesuai dengan NIK & pendaftaran akun sunfish.
k. HR Recruitment memberikan form serah terima inventaris kepada karyawan baru dan menandatangani form
tersebut. Form yang sudah diisi oleh karyawan baru dikembalikan ke bagian HR pada hari ke-2 karyawan
masuk kerja.
l. HR Development mengirimkan email invitation untuk kegiatan orientasi karyawan baru. Email invitation
dikirim ke email karyawan baru dan CC ke atasan yang bersangkutan. HR Development akan melakukan
follow-up kepada karyawan baru untuk mengikuti kegiatan orientasi karyawan baru.
m. HR Development melaksanakan kegiatan orientasi karyawan baru. Orientasi pada minggu ke-1 dan minggu
ke-3.

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.
 Document Number : IK-HR-003
INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 2 of 6

3. FLOWCHART

ONBOARDING PROGRAM

KEGIATAN PIC KETERANGAN

Mulai

HRD Input ke sistem HR (Sunfish) dilakukan pada bulan yang

Input data karyawan baru di sama dengan bulan penandatanganan Kontrak oleh
sistem Sunfish Karyawan Baru.
RECRUITMENT

Departemen terkait adalah departemen dimana Karyawan

Baru akan ditempatkan.
HRD
Konfirmasi Form Checklist
Form Checklist On Boarding Program diberikan ke
Kebutuhan Karyawan Onboarding Program
Departemen terkait untuk membantu proses penentuan
Baru RECRUITMENT
kebutuhan bagi karyawan baru (pada 9 hari kerja sebelum
karyawan masuk)
Informasi permintaan pemenuhan kebutuhan karyawan via
E-mail dengan melampirkan Form Checklist On Boarding
Menginfokan Lean Office, GA HRD
Form Checklist Program ke departemen : Lean Office (perangkat PC /
dan Departemen terkait Onboarding Program Laptop, akun karyawan), GA (Meja, Kursi dan telpon), HRD
mengenai kebutuhan RECRUITMENT (jadwal orientasi dan akun sunfish) dan Departemen terkait :
karyawan baru area kerja
Infomasi permintaan pemenuhan kebutuhan karyawan dari
HRD Recruitment ke Departemen Lean Office, GA, HRD &
Departemen terkait disampaikan maksimal 7 hari kerja
Menyiapkan Form Checklist GA, LEAN OFFICE, sebelum karyawan masuk.
kebutuhan karyawan Onboarding Program HRD &
baru lalu isi Form DEPARTEMEN
Form
Pengumpulan Kebutuhan
Checklistkembali checklist yang
formKaryawan sudah
ke HRD GA,harus
daridiisi Lean
Checklist TERKAIT
Office, HRDkembali
dikirimkan ke HR Recruitment
dan Departemen maksimum
terkait maksimal 1 minggu
1 hari kerja
karyawan masuk.
sebelum karyawan
sebelum masuk

HRD Welcoming Email merupakan Email yang berfungsi sebagai

media pemberitahuan awal terkait Karyawan Baru. Pada
Kirim Welcoming E-mail Email terdapat data-data profesional dari Karyawan Baru.
kepada Karyawan Baru RECRUITMENT Welcoming E-mail ditujukan ke E-mail pribadi Karyawan
Baru.

HRD

Menginformasikan karyawan
PT. ALTAMA SURYA ANUGERAH

baru di Portal HR RECRUITMENT

Karyawan Baru
masuk sesuai dengan KARYAWAN BARU
tanggal yang telah
disepakati

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.
 Document Number : IK-HR-003
INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 3 of 6

ONBOARDING PROGRAM

KEGIATAN PIC KETERANGAN

HRD
Memperkenalkan
Karyawan Baru ke
setiap Departemen RECRUITMENT

Melakukan pendaftaran absensi HRD

Karyawan di sistem sesuai
dengan NIK & pendaftaran akun INFORMATION
sunfish SYSTEM

HRD Karyawan Baru memeriksa kelengkapan kebutuhan yang

Serah terima fasilitas diterima dengan mengisi Form Checklist On Boarding
Form Serah Terima
kerja dan tanda Program dan menyerahkan kembali ke bagian HR pada hari
Fasilitas
tangan form serah RECRUITMENT ke-2 setelah karyawan masuk kerja
terima fasilitas

E-mail Invitation dikirim ke E-mail Karyawan dan CC ke

PT. ALTAMA SURYA ANUGERAH

HRD
Mengirim E-mail Invitation atasan yang bersangkutan.
untuk kegiatan Orientasi HR Development melakukan follow-up Karyawan Baru untuk
Karyawan Baru DEVELOPMENT mengikuti kegiatan Orientasi Karyawan.

HRD
Melaksanakan
kegiatan Orientasi Orientasi pada minggu ke-1 dan minggu ke-3.
Karyawan Baru DEVELOPMENT

Selesai

4. REFERENSI

ISO/TR 10013:2001 (Technical Report)

5. ATTACHMENT

- Form Checklist Onboarding

- Form Serah Terima Fasilitas dan Inventaris

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.
 Document Number : IK-HR-003
INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 4 of 6

a. Form On Boarding Program

Doc. # :

Rev. :

EMPLOYEE CHECKLIST
EMPLOYEE NAME :
POSITION :
DEPARTMENT/DIVISI : Pass Photo
COMPANY :
JOIN DATE :

PIC Check
NO Welcome Kit Recruitment Check List Note
List
GENERAL

1 Welcome Letter HR MIS GA

2 Employee Contract HR MIS GA

3 Company Profile
- Presentation HR MIS GA
Waktu Pelaksanaan :

4 Orientation In Class Schedule HR MIS GA

5 ID Card HR MIS GA

6 Absensi HR MIS GA

7 Safety Equipment
- Safety Shoes HR MIS GA Untuk k aryawan muara baru
- Helmet HR MIS GA

8 IT Equipment
- Laptop/ PC HR MIS GA
- e-mail HR MIS GA
- Telephone (GA) HR MIS GA
- Adempiere HR MIS GA
- Helpdesk HR MIS GA
- Tableau HR MIS GA
- Sunfish HR MIS GA

9 Support Equipment
- Meja HR MIS GA
- Kursi HR MIS GA

ADDITIONAL (OPTIONAL)

11 Name Card (by request) HR MIS GA

12 ________________________ HR MIS GA
12 ________________________ HR MIS GA

Mengetahui,

( …..............................)
Recruitment Officer

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.
 Document Number : IK-HR-003
INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 5 of 6

b. Form Serah Terima Fasilitas dan Inventaris

FORM: 14/CM/HR/XII/10. REV01

HR DEPARTMENT

FORMULIR SERAH TERIMA FASILITAS DAN INVENTARIS PERUSAHAAN

Nama Karyawan : Posisi Awal :
Posisi Terakhir : Departemen :
Tanggal Masuk Kerja : NIK :
Tanggal Akhir Masuk Kerja : Lokasi :

Department Head : periksa dan komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan)
(berkas rahasia, instruksi manual, buku saku, dan lain-lain)

Nama :
Tanggal :

Finance & Acc. Mgr : periksa & komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan).
(pinjaman tunai dan tersisa; baik pinjaman pribadi maupun PUM, tagihan tersisa, dan lain-lain)

Nama :
Tanggal :
Check List Inventaris Diterima tgl, Diserahkan tgl, Check List Inventaris Diterima tgl, Diserahkan tgl,
Pakaian seragam Data file (CD, USB Flash)
Kunci duplikat Mobil/motor perusahaan
ID Card Kartu asuransi kesehatan
Akun sunfish Sepatu safety
Laptop/PC Jaringan internet
Meja,kursi,telepon Email kantor
APD Akun adempiere
ATK Training adempiere
Handy talky Training WMS
Sisa Cuti Akun MIS Helpdesk
HANYA UNTUK HR DEPARTEMENT
Gaji dibayar pada :
Akhir asuransi kesehatan :
Human Resources : Periksa & komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan).
1. Exit interview untuk karyawan yang mengundurkan diri atas permintaan sendiri (jika perlu)
2. Serah terima fasilitas dan inventaris perusahaan.
3. Serah terima pekerjaan.

* Direkomendasikan / tidak direkomendasikan untuk diperkerjakan kembali Nama :

Tanggal :
PERSETUJUAN

Karyawan HR Manager MIS Manager FAT Manager Departemen Manager

Tanggal : Tanggal : Tanggal : Tanggal: Tanggal:

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.
 Document Number : IK-HR-003
INSTRUKSI KERJA
Revise : 03

Effective Date : 24 November 2021

ONBOARDING PROGRAM
Page : Page 6 of 6

6. FORM REVISION

Revision Date Description of changes Requested By

Masa orientasi karyawan dimulai dari setelah karyawan
01 26 Feb 2020 HRD Development
menandatangani kontrak hingga pemberian orientasi karyawan
Orientasi karyawan dan pendaftaran asministrasi perlengkapan
02 11 Juni 2020 karyawan dijadikan satu prosedur menjadi "ONBOARDING Evaluasi HRD
PROGRAM"
Menghilangkan proses remind buddy untuk menyambut
karyawan baru dengan buddy langsung menyambut karyawan
5 November
03 baru pada saat karyawan baru masuk kerja Salomo (HRD Development)
2021
Menghilangkan proses survey kepuasan karyawan baru dan
kepuasan atasan
04

05

06

07

08

09

Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team.

Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.