PROSEDUR PENGUMPULAN DATA

MATERI KULIAH PENGEMBANGAN ORGANISASI

Oleh
Kelompok 6

Nama:
 I Nengah Sancaya (14)
 Ni Kadek Ari Ningsih (26)
 Ni Wayan Willy Widiantari Dewi (39)
Kelas : Manajemen A Gianyar

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR
2019
 A. Sasaran Pengumpulan Data
Untuk menyusun suatu perencanaan perubahan perlu dilakukan suatu diagnosis
organisasi. Diagnosis organisasi dapat dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan maupun
dengan bantuan pihak luar. Pengumpulan data untuk diagnosis organisasi dengan
memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan,
yaitu:
a) Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan,
termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan
organisasi.
b) Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja yang ada pada
organisasi, berikut struktur interaksi yang terjadi antaranggota kelompok.
c) Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban
individu dalam organisasi.

B. Metode Pengumpulan Data

Metode Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk
mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga dapat diperlihatkan
penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes, dkoumentasi dan sebagainya.
Sedangkan Instrumen Pengumpul Data merupakan alat yang digunakan untuk
mengumpulkan data. Karena berupa alat, maka instrumen dapat berupa lembar cek list,
kuesioner (angket terbuka atau tertutup), pedoman wawancara, camera photo dan lainnya.
Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai tujuan penelitian. Tujuan yang diungkapkan dalam bentuk hipotesis merupakan
jawaban sementara terhadap pertanyaan penelitian. Metode pengumpulan data bisa dilakukan
dengan cara:
a) Wawancara
Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara
menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap
secara tatap muka.Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan
pedoman wawancara.
Menurut Patton dalam proses wawancara dengan menggunakan pedoman umum
wawancara ini, interview dilengkapi pedoman wawancara yang sangat umum, serta
mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa menentukan urutan pertanyaan, bahkan
mungkin tidak terbentuk pertanyaan yang eksplisit.
Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer mengenai aspek-
aspek apa yang harus dibahas, juga menjadi daftar pengecek (check list) apakah aspek-aspek
relevan tersebut telah dibahas atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviwer harus
memikirkan bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam kalimat
Tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual saat wawancara
berlangsung (Patton dalam poerwandari, 1998).
b) Observasi
Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut
Nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik
terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek
penelitian.
Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memehami proses terjadinya
wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi yang akan
dilakukan adalah observasi terhadap subjek, perilaku subjek selama wawancara, interaksi
subjek dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data
tambahan terhadap hasil wawancara.
Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan
setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam
aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang
diamati tersebut.
Macam-Macam Observasi
1. Observasi Partisipatif
Peneliti mengamati apa yang dikerjakan orang, mendengarkan apa yang
diucapkan dan berpartisipasi dalam aktivitas yang diteliti
2. Observasi Terus Terang atau Tersamar
Peneliti berterus terang kepada narasumber bahwa ia sedang melakukan
penelitian.
3. Observasi tak Berstruktur
Dilakukan dengan tidak Berstruktur karena fokus penelitian belum jelas.
c) Angket Atau Kuisioner (Questionnaire)
Angket atau kuisioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak
langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat
pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus
dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan
jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya.
Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk
menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan
bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang
jelas. Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa
keuntungan, diantaranya adalah pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat
distandarkan, responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya, pertanyaan yang
diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawabannya dapat dipercaya dibandingkan
dengan jawaban secara lisan, serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam.
Macam-Macam Kuisioner
1. Kuisioner Tertutup
Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya
memilih jawaban yang paling sesuai.
2. Kuisioner Terbuka
Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden harus
memformulasikan jawabannya sendiri.
3. Kuisioner Kombinasi Terbuka dan Tertutup
Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.
4. Kuisioner Semi Terbuka
Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan
tambahan jawaban.

C. Analisis Data dan Efektivitas Pengumpulan Data

Dalam mengadakan sebuah proses evaluasi, terdapat beberapa hal yang akan dibahas
yaitu apa yang menjadi bahan evaluasi, bagaimana proses evaluasi, kapan evaluasi diadakan,
mengapa perlu diadakan evaluasi, di mana proses evaluasi diadakan, dan pihak yang
mengadakan evaluasi. Hal yang perlu dilakukan evaluasi tersebut adalah narasumber yang
ada, efektifitas penyebaran pesan, pemilihan media yang tepat dan pengambilan keputusan
anggaran dalam mengadakan sejumlah promosi dan periklanan. Evaluasi tersebut perlu
diadakan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan perhitungan pembiayaan, memilih
strategi terbaik dari berbagai alternatif strategis yang ada, meningkatkan efisiensi iklan secara
general, dan melihat apakah tujuan sudah tercapai. Di sisi lain, perusahaan kadang-kadang
enggan untuk mengadakan evaluasi karena biayanya yang mahal, terdapat masalah dengan
penelitian, ketidaksetujuan akan apa yang hendak dievaluasi, merasa telah mencapai tujuan,
dan banyak membuang waktu.
Secara garis besar, proses evaluasi terbagi menjadi di awal (pretest) dan diakhir
(posttest). Pretest merupakan sebuah evaluasi yang diadakan untuk menguji konsep dan
eksekusi yang direncanakan. Sedangkan, posttest merupakan evaluasi yang diadakan untuk
melihat tercapainya tujuan dan dijadikan sebagai masukan untuk analisis situasi berikutnya.
Evaluasi dapat dilakukan di dalam atau di luar ruangan. Evaluasi yang diadakan di dalam
ruangan pada umumnya menggunakan metode penelitian laboratorium dan sampel akan
dijadikan sebagai kelompok percobaan. Kelemahannya, realisme dari metode ini kurang
dapat diterapkan. Sementara, evaluasi yang diadakan di luar ruangan akan menggunakan
metode penelitian lapangan di mana kelompok percobaan tetap dibiarkan menikmati
kebebasan dari lingkungan sekitar. Realisme dari metode ini lebih dapat diterapkan dalam
kehidupan sehari-hari. Untuk mencapai evaluasi tersebut dengan baik, diperlukan sejumlah
tahapan yang harus dilalui yakni menentukan permasalahan secara jelas, mengembangkan
pendekatan permasalahan, memformulasikan desain penelitian, melakukan penelitian
lapangan untuk mengumpulkan data, menganalisis data yang diperoleh, dan kemampuan
menyampaikan hasil penelitian.
Tujuan evaluasi program adalah berupanya mencari rekomendasi. Rekomendasi ini
didapatkan dari hasil telaah analisis data yang didapatkan dari lapangan. Dalam proses
analisis, kita melakukan beberapa perlakuan atas data yang didapat, perlakuan ini disebut
pengolahan. Pengolahan data merupakan factor yang sangat menentukan kualitas hasil
olahannya. Mengolah data adalah suatu proses mengubah wujud data yang diperoleh,
biasanya masih termuat didalam instrument atau catatan-catatan yang dibuat peneliti
(evaluator), menjadi sebuah sajian data yang dapat disimpulkan dan dimaknai.
Analisis data kualitatif dan kuantitatif merupakan topic yang biasa dilakukan dalam
metode penelitian lanjut dan evaluasi. Ada beberapa hal yang mendasar yang perlu
dipertimbangkan evaluator/peneliti yang bisa membantu dalam memaknai setumpuk data,
yaitu sebagai berikut.
Ketika menganalisis data (apakah dari tes, kuesioner, wawancara atau lainnya), selalu
harus diawali dengan meninjau ulang tujuan evaluasi. Ini akan memudahkan kita dalam
menyusun data dan memfokuskan analisis. Miasalnya, bila kita bertujuan untuk
meningkatkan program dengan cara mengenali kekuatan dan kelemahan program yang
seadang dievaluasi maka kita bisa menyusun data dalam kekuatan program, kelemahan, dan
saran untuk meningkatkan kualitas program. Jika kita menghendaki pemahaman menyeluruh
mengenai bagaimana program berjalan, kita bisa menyusun data dalam susunan kronologis
apa yang dilakukan klien kita yang dievaluasi. Jika kita ingin melakukan evaluasi dampak
program, kita menggolongkan data berdasar pada indicator setiap dampak.
a) Hal Mendasar Dalam Menganalisis Data Kualitatif
1. Buat salinan data dan simpan master salinannya. Gunakan salinan tersebut untuk
pengeditan, pemotongan, atau yang lainnya.
2. Tabulasikan data.
3. Untuk skala penilaian dan ranking, disarankan untuk menghitung rata-rata.
Misalnya, untuk pertanyaan nomor 1, rata-rata rankingnya adalah 3,6; ini lebih
bermakna dari pada menunjukkan responden mana yang beranking 1, 2, atau 3.
4. Baca semua data secara saksama.
5. Susun semua komentar pada kategori yang sejenis. Misalnya, minat, perhatian,
saran, kekuatan atau kelemahan, output, indicator dampak, atau lainnya.
6. Beri nama kategori tersebut. Misalnya, minat, perhatian, saran, dan seterusnya.
7. Usahakan untuk mengenali pola, dan hubungan kausal dari pola tersebut.
Misalnya, orang yang terlibat dalam program selalu datang kesiangan memiliki
perhatian yang sama, sebagian orang berasal dari daerah yang sama, sebagian
orang memiliki rentang pendapat yang sama, atau lainnya.
8. Simpan semua komentar itu untuk beberapa tahun kedepan setelah pelaksanaan
evaluasi, siapa tahu dibutuhkan kelak.
b) Proses Pengolahan
1. Tabulasi Data
Istilah “tabulasi” dapat diartikan “menyusun menjadi tabel”. Pengertian lain, tabulasi
adalah pengolahan atau pemrosesan hingga menjadi tabel. Apakah semua data harus diproses
menjadi tabel, dan apa sebabnya harus menjadi tabel? Dari pengalaman sehari-hari ketika
membaca buku atau terbitan lain, dapat dirasakan bahwa memahami sesuatu dari tabel lebih
mudah dan terarah dibandingkan dari uraian narasi yang panjang sajiannya.
Tabulasi merupakan coding sheet yang memudahkan peneliti dalam mengolah dan
menganalisisnya, baik secara manual maupun komputer. Tabulasi ini berisikan variabel-
variabel objek yang akan diteliti dengan angka-angka sebagai simbolisasi (label) dari kategori
variabel-variabel yang telah diteliti. Memahami tabel cenderung lebih mudah dibandingkan
dengan uraian karena tabel memiliki dua dimensi sajian, yaitu dari sajian kiri ke kanan dalam
bentuk kolom-kolom, dan sajian dari atas ke bawah dalam bentuk baris-baris. Dengan
demikian, gambaran tentang dua dimensi dapat cepat terlihat.
Untuk memudahkan pengolahan, kategori-kategori dari indikator komponen atau
variabel harus diberi tabel atau kode dalam bentuk angka. Berhubung pilihan-pilihan dalam
instrumen di atas tidak seragam berwujud nominal, interval, ataupun ordinal, tetapi
bercampur-campur maka harus menyeragamkannya dalam bentuk yang sama dan harus tetap
bisa diolah dengan mudah. Artinya, harus dilakukan manipulasi atas indikator-indokator
tersebut dengan menggunakan kode/tabel cara temudah adalah melabelnya dengan angka.
Dengan memberikan pengkodean langsung pada masing-masing instrumen jelas akan
membantu dalam melakukan tabulasi, yaitu hanya dengan melihat kolom kedua, lalu
memindahkan angka yang tertera pada kolom itu pada coding sheet, tetapi jika tidak
dilakukanpun tidak apa-apa.
Instrumen diatas menghasilkan data yang wujudnya angka (nilai) dan tanda check list
(√). Data yang berwujud nilai lebih baik jika dibanding dengan data check list. Angka-angka
tersebut sudah dapat langsung ditabelkan tanpa perlu diproses ubah dahulu menjadi angka-
angka, seperti item umur dan nilai evaluasi hasil belajar. Hal ini akan berbeda dengan data
yang yang berwujud kalimat dan bahasa yang sifatnya kualitatif. Data seperti ini, harus diolah
dahulu sebelum ditabulasi atau diproses lanjut. Data yang berbentuk kalimat-kalimat yang
bersifat kualitatif ada yang dapat ditabulasi, tetapi ada juga yang sepatutnya tetap berada
dalam status kualitatif.
Data yang bersifat kualitatif disebut dengan istilah “data narasi”. Dalam pembahasan
kali ini, cara mengolah data narasi akan dibedakan dalam dua bentuk, yaitu 1) data narasi
berpotensi tabulasi, data 2) data narasi nontabulasi.
1. Data Narasi Berpotensi Tabulasi
Data jenis ini mengacu pada jawaban responden yang ditingkat kemunculannya
tinggi, artinya jawaban yang sering muncul karena diminati oleh responden.
2. Data Narasi Nontabulasi
Data narasi nontabulasi adalah data yang berwujud kalimat atau uraian yang
sangat individual dan unik karena merupakan pendapat responden secara
perseorangan. Contoh butir pertanyaan di atas menghendaki responden
memberikan pendapatnya mengenai perlunya pelatihan di masa yang akan datang
dan uraiannya tidak dibatasi. Apapun yang diberikan, evaluator harus bisa
menerimanya. Ketepatan dalam memberikan argument merupakan masukan yang
sangat berharga bagi pengambil keputusan di dalam menentukan tindak lanjut
program pelatihan. Walaupun data narasi nontabulasi tidak dapat diubah dan
dimodifikasi, tetapi masih dapat disiasati agar mudah diolah. Pemikiran ini
berangkat dari walaupun tingkat keunikan manusia itu tinggi, tetapi jika
mendapatkan data dari sekian banyak responden, pasti ada beberapa data yang
memiliki kesamaan. Kesamaan inilah yang memberikan peluang untuk melakukan
pengelompokkan atas data tersebut, dan kemudian dapat menghitung atau
mengolahnya. Misalnya; dari data tabulasi di atas, evaluator program dapat
memperoleh gambaran yang jelas tentang pendapat responden terhadap pelatihan.
Jika ada pendapat lain yang munculnya hanya satu kali, tidak perlu ditabulasi,
tetapi jika dianggap cukup baik, lebih baik dimasukkan ke dalam tabel sebagai
bahan pertimbangan.