TUGAS MATA KULIAH :

MANAJEMEN PROYEK SEKTOR PUBLIK

PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH

MELALUI KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN

Oleh :
SAEFUL ZAFAR
P.056081661.42

PROGRAM PASCASARJANA
MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2009
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
DAFTAR ISI

BAB. I PENDAHULUAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A. Pengertian Warkah Pendaftaran Tanah. . . . . . . . . . . . . . . 1
B. Kondisi Pengelolaan Warkah Pendaftaran Tanah. .. . . . . . . 2
C. Pengadministrasian Warkah . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 3
D. Penyediaan Informasi Warkah. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 3
E. Sistem Informasi dan Pengamanan Warkah Pendaftaran
Tanah ................................... 4

BAB. II ASPEK TEKNIS DAN TEKNOLOGIS . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 6

A. Teknik Digitalisasi. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 6
B. Pemlihan Tehnologi . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

BAB. III ESTIMASI BIAYA . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 10

A.. Estimasi Biaya Pengadaan Aset Tetap. . . . . . . . . . . . . . . 10
B. Biaya Operasional. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
C. Pembiayaan Anggaran. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

BAB. IV DAMPAK SOSIAL EKONOMI YANG DIHARAPKAN. . . . . . . . . . . 13

A. Peningkatan Pelayanan Kepada Masyarakat. . . . . . . . . . . . 13
B. Peningkatan Pendapatan . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 13
C. Peningkatan Kualitas Pegawai . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 14

BAB. V PERANAN KELEMBAGAAN . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

A. Kantor Pertanahan . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
B. Kantor Wilayah BPN Propinsi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
C. Badan Pertanahan Nasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

BAB. VI KESIMPULAN DAN REKOMENDASI . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 19

a. Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 19
b. Rekomendasi. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

LAMPIRAN

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen

 BAB I
PENDAHULUAN

A PENGERTIAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH

Istilah “warkah pendaftaran tanah” atau biasa disebut hanya

“warkah” di lingkungan Badan Pertanahan Nasional merupakan kumpulan
berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan suatu
sertipikat tanah.
Didalam warkah tersebut biasanya berisi berbagai berkas baik yang
harus dipersyaratkan asli atau berupa fotocopi (salinan) yang secara
umum terdiri dari :
- Fotocopi identitas
- Bukti perolehan (akta-akta PPAT, Keterangan Waris, Letter C, dll)
- Berkas-berkas pendukung lainnya yang berasal dari formulir yang
dipersyaratkan (permohonan, pernyataan-pernyataan, berita acara, dll)
- Lampiran-lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, bukti
setor pajak, IMB, dll).
Warkah pendaftaran tanah merupakan jenis dokumen yang
memiliki umur tidak terbatas dalam artinya bisa disebut juga sebagai
“arsip hidup” sepanjang tanah yang disertipikatkan itu masih ada maka
warkah itu masih tetap berlaku.
Hal ini dikarenakan jika suatu saat muncul permasalahan yang ada
kaitannya dengan bidang tanah yang sudah disertipikatkan tersebut maka
warkah memegang peranan penting dalam menentukan siapa yang benar
dari pihak yang bermasalah tersebut. Karena dari warkah yang ada akan
diketahui apakah dalam proses pengajuan sertipikat tersebut prosesnya
sudah sesuai dengan aturan yang ada atau tidak, dilihat dari prosedur
maupun kebenaran dari data-data yang diberikan.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 1

 Melihat sangat pentingnya fungsi dari warkah ini maka, sudah
seharusnyalah dalam penyimpanan maupun pengelolaannya mendapatkan
perhatian yang lebih serius dibandingkan yang telah ada selama ini.

B. KONDISI PENGELOLAAN WARKAH PENDAFTARAN TANAH

Warkah sebagai dokumen yang termasuk dalam paper based atau

berupa kertas jelas sangat mudah rusak jika tidak ditangani dengan baik
dan benar, kerusakan itu bisa dikarenakan rayap, terkena air, robek,
terbakar dan banyak sebab-sebab lainnya.
Meski penanganan warkah memerlukan perhatian yang khusus
namun pada kenyataannya hampir di seluruh kantor wilayah maupun
kantor pertanahan, pengelolaan warkah masih ditangani dengan
seadanya, baik dalam hal sumber daya manusia, proses penangananya
maupun meliputi sarana gedung atau bangunan yang dibutuhkan untuk
penyimpanan warkah tersebut.
Hal ini dikarenakan keterbatasan anggaran yang disediakan dalam
kegiatan pemeliharaan warkah, bahkan didalam renstra BPN RI tahun
2007-2009 disebutkan bahwa baru 10 % Kantor Pertanahan yang memiliki
ruang penyimpanan arsip (gedung arsip) yang layak dan memenuhi
standar.
Melihat hal itu untuk mengharapkan dibangunnya gedung arsip
yang layak untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan tentunya membutuhkan
biaya investasi yang sangat besar sehingga tidak bisa terlaksana dalam
waktu yang singkat, padahal jumlah warkah tiap tahun selalu mengalami
pertambahan.
Apalagi dalam strategi yang diterapkan oleh Badan Pertanahan
Nasional Republik Indonesia yang dituangkan dalam Renstra 2007-2009
penguatan daya dukung sarana dan prasarana serta infrastruktur
pertanahan melalui program peningkatan sarana, prasarana serta
infrastruktur hanya berada pada urutan ke enam dari delapan strategi
yang ada.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 2

C. PENGADMINISTRASI WARKAH

Dengan perkembangan jumlah warkah yang ada semakin tahun

semakin meningkat maka adanya sistim administrasi yang baik sangat
dibutuhkan sehingga dapat memberikan kemudahan pada saat warkah itu
dibutuhkan untuk keperluan tertentu.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengadministrasian
yang baik untuk warkah antara lain :
- Mengikuti standarisasi pengarsipan yang ada.
- Menentukan petugas khusus yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan warkah.
- Petugas yang ditunjuk harus dibekali dengan ketrampilan dasar
sebagai seorang arsiparis sehingga bisa melakukan pengadministrasian
dengan baik dan benar
- Memberikan identitas (kodefikasi) yang lebih sederhana dan konsisten

D. PENYEDIAAN INFORMASI WARKAH

Warkah sebagai dokumen yang memuat berbagai informasi

tentang proses penerbitan suatu sertipikat, sangat dibutuhkan bagi para
pihak yang sedang bermasalah terhadap bidang tanah tersebut. Biasa para
pihak tersebut akan meminta untuk melihat warkah yang ada di Kantor
Pertanahan.
Penyediaan informasi warkah merupakan salah satu jenis kegiatan
yang dikenakan biaya PNBP (Penerapan Negara Bukan Pajak) sesuai
dengan Peraturan Pemerintah no. 46 tahun 2004 sehingga pelayanan yang
diberikan bagi masyarakat yang membutuhkan harus mengacu pula pada
SOPP Badan Pertanahan Nasional.
Untuk bisa mendapatkan informasi dari warkah yang ada selain
oleh pengadilan, maka masyarakat harus mengajukan ijin kepada Kantor
Wilayah BPN setempat dimana Kantor Pertanahan berkedudukan yang
tentunya harus memenuhi berbagai persyaratan yang ada.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 3

 Setelah ijin diperoleh maka Kantor Pertanahan akan menyiapkan
warkah yang dimaksud setelah pemohon membayar biaya PNBP yang
telah ditentukan. Namun dihampir seluruh Kantor Pertanahan yang ada
permintaan itu baru bisa dipenuhi setelah 1-2 hari dikarenakan untuk
melakukan pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama.
Hal ini karena dalam penyediaan informasinya masih dilakukan
secara manual yaitu petugas mencari warkah yang diminta sesuai dengan
kode D.I. 208 dan tahun penerbitan yang tercantum dalam sertipikat
tanah tersebut. Sehingga bisa dibayangkan berapa waktu yang diperlukan
untuk mencari warkah tersebut dari banyaknya jumlah warkah yang ada,
apalagi jika ditambah kondisi ruang arsip yang tidak memenuhi syarat
sehingga mempersulit petugas dalam mencari warkah yang dibutuhkan.

E. SISTEM INFORMASI DAN PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN

TANAH
Melihat penyediaan informasi warkah yang ada dilaksanakan di
Kantor Pertanahan yang cenderung memakan waktu cukup lama, hal ini
dikarenakan dalam pelayanan informasi warkah masih berbasis manual.
Untuk itu perlu kiranya dipertimbangkan untuk mulai membuat
suatu sistem informasi warkah pendaftaran tanah yang berbasis pada
komputerisasi sehingga akan lebih meningkatkan pelayanan informasi
warkah kepada masyarakat yang membutuhkan.
Adapun agar bisa membangun suatu sistem informasi warkah maka
harus ada proses digitalisasi warkah yang ada sehingga merubah dari yang
semua paper based menjadi digital atau elektonik based. Untuk
selanjutnya dijadikan sebagai suatu database yang menunjang sistem
informasi warkah yang akan dibangun.
Dengan adanya warkah dengan format digital based selain bisa
menunjang sistem informasi warkah, juga bisa menjadi sarana
pengamanan dari warkah tersebut yaitu dengan adanya backup atau

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 4

 cadangan jika karena suatu hal warkah dengan paper based yang ada
menjadi rusak atau bahkan musnah sama sekali.
Adapun pendapat yang selama ini menjadi pegangan bahwa formal
yang diakui oleh Pengadilan adalah dokumen yang berupa paper based
tidak sepenuhnya dapat diterima.
Karena dengan disahkannya Undang-Undang Nomor 11 tahun
2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik didalam pasal 5 ayat 1
yang berbunyi “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau
hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”. Sehingga dokumen
yang berbentuk digital atau elektronik sudah bisa diakui juga sebagai alat
bukti yang sah.
Meskipun untuk melaksanakan ketentuan tersebut masih harus
menunggu peraturan pelaksanaan yang mungkin akan lebih rinci bagaimana
bentuk dan format dokumen elektronik yang bisa dijadikan sebagai alat
bukti yang sah, namun tidak ada salahnya kegiatan digitalisasi warkah itu
mulai dilakukan paling tidak dapat digunakan sebagai backup atau cadangan
jika adanya force majeur seperti yang terjadi pada Kantor Pertanahan
Kabupaten Cianjur yang karena musibah kebakaran telah memusnahkan
semua dokumen pertanahan yang ada termasuk warkahnya tanpa ada
backup atau cadangan dari dokumen-dokumen tersebut.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 5

 BAB II
ASPEK TEKNIS DAN TEKNOLOGIS

A. TEKNIK DIGITALISASI

Digitalisasi warkah ini adalah dengan teknik scanning dokumen warkah

yang ada dengan menggunakan perangkat keras (hardware) berupa Scanner
untuk ukuran dokumen A3 dan Komputer Desktop Pentium IV sebanyak
masing-masing 2 (dua) unit, dimana kedua komputer tersebut dilakukan
sambungan LAN model PC-to-PC dengan salah satu komputer digunakan
sebagai tempat penyimpanan data hasil digitalisasi tersebut.

Setelah dilakukan scanning maka dilakukan penggabungan file-file

tersebut sesuai dengan bendel warkah tersebut yang mengacu pada nomor
D.I. 208 yang sudah ada untuk selanjutnya disimpan menjadi satu file dengan
memberi nama sesuai dengan nomor D.I. 208 ditambah tahun penerbitan
sertipikat.

Dalam pengelolaan warkah yang paper based biasanya warkah yang

ada dilakukan penjilidan dengan jumlah antara 30 sampai dengan 50 set
berkas tiap jilidnya. Sehingga untuk memudahkan dalam pengadministrasian
maka file hasil digitalisasi tadi digabungkan menjadi satu sesuai bendel jilidan
yang ada dengan menggunakan software compress data.

Data hasil compress yang berisi file hasil digitalisasi dari satu bendel
jilidan warkah tersebut kemudian disimpan sesuai dengan jenis hak atas tanah
yang diberikan apakah itu hak milik, hak guna bangunan, hak milik, dll.
Adapun untuk backup atau cadangan data digunakan hardisk eksternal sebagi
media penyimpanannya yang pada setiap akhir tahun Kantor Wilayah Badan
Pertanahan setempat diberikan satu set lengkap hasil copy dari proses
digitalisasi yang telah dilaksanakan.

Adapun secara sederhana alur dari teknik kegiatan digitalisasi diatas

dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 6

 WARKAH Scanner PC-Desktop Orang/Badan Hukum
Terdiri a. Pengolahan Pengguna Informasi
5-20 lembar b. Penyimpanan
c. Penyajian SI Hardisk Eksternal
Backup Data

Kantah Kanwil

Gambar 1 : Alur proses kegiatan digitalisasi warkah

B. PEMILIHAN TEHNOLOGI

Dalam kegiatan digitalisasi warkah ini pemilihan tehnologi secara umum

didasarkan pada jenis instrumen yang digunakan yaitu :
1) Hardware (Perangkat Keras), yang digunakan yaitu :
a. Scanner, dalam kegiatan ini digunakan scanner tipe flatbed dengan
ukuran A3 dimana yang menjadi pertimbangan yaitu bahwa warkah
yang ada sebagian ada yang berupa kertas berukuran A3 sehingga bisa
dilakukan scanning dengan mudah, adapun contoh merk scanner
ukuran A3 yang ada dipasaran misalnya “Microtek Scanmaker 9700 XL”
seperti gambar dibawah ini

Gambar 2 : Microtek Scanmaker 9700 XL

(sumber : www.fastncheap.com)

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 7

 b. Desktop PC, spesifikasi dari desktop PC yang dibutuhkan haruslah
memiliki kapasitas penyimpanan yang besar dan dilengkapi dengan
Network Interface Conection (NIC) sebagai sarana untuk
menghubungan kedua komputer tersebut untuk membuat jaringan PC
to PC, adapun spesifikasi lain sesuai dengan standar komputer Pentium
IV Dual Core yang ada, sebagai contoh yang ada dipasaran yaitu : “
LENOVO ThinkCentre M58e RN9 “ dengan spesifikasi seperti pada
gambar dibawah ini :
Platform Corporate Desktop PC

Processor Intel® Pentium® Dual-Core Processor E5200 (2.5 GHz, FSB 800,
Cache 2MB)

Chipset Intel® G41 Express Chipset

Standard Memory 1 GB DDR-2 SDRAM PC-6400

Video Type Intel® Graphic Media Accelerator 4500 DVMT 224 MB (shared)

Hard Drive Type 320 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 8 MB

Optical Drive Type DVD±RW

Networking Integrated 10/100/1000 LAN

Network Speed 10 / 100 / 1000 Mbps

Interface Provided 6x USB 2.0, VGA, Serial, Parallel, LAN, Keyboard, Mouse, Audio

O/S Provided Microsoft* Windows Vista Business

Power Supply Type Lenovo fixed 250w

Gambar 3 : LENOVO ThinkCentre M58e RN9

(sumber : www.bhineka.com)

c. Hardisk Eksternal, untuk media penyimpan tentunya dibutuhkan

kapasitas yang cukup besar dan kecepatan dan pembacaan datanya
paling tidak 5400 rpm, mengingat besarnya data yang akan disimpan
atau dibaca, sebagai salah satu contoh yaitu merek “Seagate” dengan
kapasitas 250 GB seperti gambar berikut :

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 8

 Gambar 4 : Hardisk eksternal Seagate 250 GB , 5400RPM, USB 2.0,
8MB Cache, 2.5" (sumber: www.bhineka.com)

d. Printer Inkjet, digunakan sebagai alat untuk menghasilkan salinan dari soft
copy menjadi hard copy, dimana dibutuhkan jenis printer yang bisa mencetak
dokumen sampai dengan ukuran A3, adapun jenis printer ini di pasaran cukup
banyak tersedia seperti misalnya untuk merk Canon tipe yang populer adala
Pixma IX-4000 atau IX-5000

Gambar 5 : Printer Inkjet Pixma IX-5000

(sumber : www.fastncheap.com)

2) Software (perangkat lunak), yang digunakan adalah :

a. Microsoft Window Vista, sebagai Operating Sistem (OS) yang digunakan dalam
komputer desktop tersebut.
b. Microsoft Office 2007, sebagai program pengolahan file hasil scanning yaitu
“microsoft office document scanning” yang berguna untuk menggabungkan
tiap-tiap lembaran hasil scanning menjadi satu dokumen.
c. PDF Conventer, program yang digunakan untuk mengubah file hasil scanning
dari format “jpg” menjadi format “pdf” yang lebih familiar dan memerlukan
ruang penyimpanan (byte) dalam hardisk yang lebih kecil.
d. Winzip, program compressor yang berfungi untuk mengabungkan berbagai set
warkah hasil scanning sesuai dengan bendel warkah yang telah ada untuk
digabungkan menjadi satu menjadi file “zip”.
e. Acrobat reader 9, program yang digunakan untuk membaca file dengan
ekstensi “pdf”

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 9

 BAB III.
ESTIMASI BIAYA

A. ESTIMASI BIAYA PENGADAAN ASET TETAP

Dari aspek teknis yang telah dikaji, Pengamanan Warkah Pendaftaran

Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen memerlukan pembangunan
“Sistem Informasi Warkah” Komponen-komponen utama dalam
pembangunan “Sistem Informasi Warkah” terdiri dari :
1. Pengadaan Scanner
2. Pengadaan Desktop PC
3. Pengadaan Printer
4. Pembuatan Jaringan PC to PC
5. Pengadaan Software
Biaya pengadaan untuk pengadaan berbagai hardware dan software
untuk standarnya di asumsikan untuk sistem informasi warkah ini secara
umum menggunakan 2 (dua) komputer, adapun jika memang ada Kantor
Pertanahan tertentu yang merasa jumlah tersebut kurang memadai maka
bisa dilakukan penambahan sesuai kebutuhan.

Tabel 1. Perkiraan biaya pembuatan “sistem informasi warkah”

jumlah komputer 2 (dua) unit dengan jaringan PC to PC

HARGA HARGA
SUB TOTAL
No JENIS PEKERJAAN VOL BAHAN UPAH Ket
(Rp
(Rp) (Rp)
I Pengadaan Scanner 2 5.000.000 -- 10.000.000
II Pengadaan Desktop PC 2 7.000.000 -- 14.000.000
III Pengadaan Printer 1 4.000.000 -- 4.000.000
IV Pembuatan Jaringan PC to PC 2 50.000 100.000 300.000
V Pengadaan Software 2 2.000.000 -- 4.000.000
Microsoft Office 2007
VI Pengadaan Sofware Window Vista 2 -- -- -- Bundling dg
Bussines Desktop PC
VII Pengadaan Software Pdf Conventer 2 -- -- -- Bundling dg
Scanner
VI Pengadaan Sotfware Winzip 2 -- 5.000 5.000 Freeware
VII Pengadaan Software Acrobat Reader 9 2 -- 5.000 5.000 Freeware
SUB TOTAL 32.310.000
PPN 15% 4.846.500
TOTAL 37.156.500

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 10

B. BIAYA OPERASIONAL
Setelah proses pembuatan “Sistem Informasi Warkah” beserta
kelengkapannya selesai maka dapat segera digunakan atau dioperasikan. Oleh
karena itu pada tahapan ini diperlukan biaya operasional. Biaya
operasional adalah pengeluaran yang diperlukan agar kegiatan berjalan
lancar sehingga menghasilkan output sesuai dengan rencana.
Biaya operasional untuk “Sistem Informasi Warkah” meliputi biaya
langsung dan biaya tidak langsung. Komponen biaya untuk kedua macam
biaya tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Komponen Biaya Operasional

Komponen Biaya
A BIAYA LANGSUNG
1. Imbalan Jasa
2. Biaya Pelatihan SDM
3. Alat Tulis Kantor

B BIAYA TAK LANGSUNG

1. Honor Tim Teknis
2. Biaya Perjalanan
3. Biaya Pemeliharaan
4. Administrasi dan Umum
5. Daya Listrik

Besarnya biaya operasional diperhitungkan untuk penggunaan 2

(dua) unit Scanner dan Desktop PC. Dimana untuk volume pelaksanaan
pekerjaan dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) tahun anggaran atau 12
bulan kalender.
Dimana untuk pelatihan SDM dialokasikan untuk 4 (empat) orang
yang materi yang diberikan diantaranya meliputi tehnis scanning dokumen
sampai dengan pengolahan file hasil scanning menjadi keluaran yang siap
digunakan untuk menunjang “Sistem Informasi Warkah”, serta ditambah
pengetahuan dasar tentang tata cara pengarsipan yang baik dan benar.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 11

C. PEMBIAYAAN ANGGARAN
Dalam kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui
kegiatan digitalisasi dokumen ini dilaksanakan dalam waktu satu tahun anggaran,
dimana anggaran ini dialokasikan dalam DIPA Badan Pertanahan Nasional dalam
Kegiatan Program Tata Laksana Pertanahan, Sub Kegiatan Penyelenggaraan
Perpustakaan/Kearsipan/Dokumentasi.
Dimana dalam anggaran kegiatan tersebut terbagi menjadi berbagai
jenis belanja yaitu :
- Belanja Honorarium
- Belanja Barang Operasional
- Belanja Modal dan
- Belanja Perjalanan
Keluaran yang ditargetkan pada kegiatan ini adalah sebanyak 10.000 set
warkah dengan waktu pelaksanaan selama 12 bulan atau satu tahun anggaran.
Adapun contoh rancangan anggaran dan biaya (RAB) dan jadwal pelaksanaan
untuk kegiatan tersebut terlampir pada bagian akhir paper ini.
Sedangkan untuk warkah-warkah lain yang belum masuk dalam
program ini yang jumlah bervariasi tiap-tiap Kantor Pertanahan pelaksanaannya
dilakukan secara bertahan dengan membebankan pembiayaannya pada DIPA
Kantor Pertanahan masing-masing untuk tiap tahunnya.
Adapun porsi anggaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan ini
secara rutin tiap tahunnya diambilkan dari pos pemeliharaan warkah baik dari
anggaran yang bersumber dari APBN maupun anggaran yang bersumber dari
PNBP.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 12

 BAB IV
DAMPAK SOSIAL EKONOMI YANG DIHARAPKAN

A. PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT

Kondisi warkah di hampir semua Kantor Pertanahan yang masih berupa

paper based sudah sangat memprihatinkan, apalagi untuk warkah yang sudah
berumur lebih dari 5-10 tahun secara alamiah tentu akan mengalami penurunan
kualitas sehingga jika tidak dilakukan penangan yang benar maka dikhawatirkan
akan mengakibatkan kerusakan yang parah sehingga jika ada permohonan dari
masyarakat untuk memperoleh informasi dari warkah sebagai dokumen
pendukung dalam proses penerbitan suatu sertipikat menjadi terganggu.
Karena begitu banyaknya jumlah warkah yang ada sehingga jika ada
masyarakat yang memerlukan informasi mengenai warkah biasanya harus
menunggu 2-3 hari, belum lagi jika ternyata dalam satu bendel warkah itu
kebetulan ada dua atau lebih warkah yang dibutuhkan oleh beberapa orang pada
waktu bersamaan tentunya akan memerlukan waktu yang lebih lama lagi. Hal ini
dapat dihindari dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berdasarkan
dokumen digital sehingga pelayanan akan bisa diberikan lebih cepat yang pada
akhirnya masyarakat yang memerlukan informasi dapt dilayani dengan lebih
cepat dan baik.

B. PENINGKATAN PENDAPATAN
Sebagai kita ketahui permintaan informasi warkah merupakan salah satu
pelayanan dari Kantor Pertanahan yang dibebani biaya Penerimaan Negara Bukan
Pajak (PNBP) sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2004 sebesar
Rp. 25.000,-
Sedangkan sebagian besar petugas atau SDM yang menangani atau
bertanggung jawab mengenai kearsipan adalah berasal dari seksi Hak Tanah dan
Pendaftaran Tanah yang merangkap dengan pekerjaan pelayanan pertanahan
lainnya. Sebagai contoh apabila petugas yang menangani kearsipan juga
merangkap tugas sebagai petugas yang juga melayani informasi pertanahan lain

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 13

 seperti pengecekan sertipikat yang juga dikenakan biaya PNBP sebesar Rp.
25.000,-.
Maka jika dibuat perbandingan bahwa dengan untuk 1 (satu) permohonan
informasi warkah yang paling cepat bisa diselesaikan dalam satu hari dengan
asumsi petugas tersebut benar-benar hanya mengerjakan kegiatan tersebut
dengan mengabaikan pekerjaan lainnya berarti dalam sehari petugas tersebut
hanya menghasilkan PNBP sebesar Rp. 25.000,-.
Sedangkan untuk untuk kegiatan pengecekan jumlah yang bisa dilayani
dalam satu hari mencapai sekitar 30 (tiga puluh) permohonan sehingga dengan
biaya PNBP setiap permohonan sebesar Rp. 25.000,- berarti pemasukan yang
dihasilkan sebesar Rp. 750.000,-. Maka jika ada sebuah permohonan informasi
warkah seorang petugas akan kehilangan potensi pekerjaan yang menghasilkan
PNBP sebesar : Rp. 750.000 – Rp. 25.000 = 725.000 untuk satu hari kerja.
Dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berbasiskan digital
maka kehilangan potensi pekerjaan tersebut dapat di minimalisir karena dengan
kegiatan tersebut pelayanan yang diberikan akan dapat diselesaikan dalam waktu
yang relatif singkat, sehingga tidak mengganggu pekerjaan pelayanan yang
lainnya.

C. PENINGKATAN KUALITAS PEGAWAI

Dengan diterapkannya kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah

melalui kegiatan digitalisasi dokumen dimana salah satu alokasi anggaran
diperuntukkan untuk pelatihan pagawai mengenai pengetahui yang berkaitan
dengan tehnis scanning dan penggunaan komputer secara umum.
Ini berarti secara langsung diharapkan tingkat penguasaan petugas
pengelola arsip terhadap teknologi komputerisasi menjadi bertambang meningkat
yang diharapkan akan dapat memberikan pelayanan yang baik bagi kebutuhan
masyarakat yang memerlukan informasi warkah pada khususnya serta
keseluruhan pelayanan pertanahan pada umumnya
Teknologi setiap saat berkembang dan terus akan dikembangkan sejalan
dengan pengembangan pemikiran manusia dan kebutuhan yang ada. Teknologi
yang diciptakan pada dasarnya adalah untuk memberikan nilai positif dan
manfaat yang lebih besar bagi pemakainya.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 14

 Selain itu, bila dirancang dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga
hasil digitalisasi ini bisa diintegrasikan dengan program Land Office
Computerisation (LOC) maka akan menjadikan program LOC itu menjadi lebih
sempurna karena didalamnya akan memuat semua informasi bidang tanah
tersebut yang meliputi data yuridis dan data fisik serta ditambah dengan data
warkahnya.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 15

 BAB V
PERANAN KELEMBAGAAN

A. KANTOR PERTANAHAN

Karena instansi yang mengelola warkah pendaftaran tanah adalah

di tingkat Kantor Pertanahan maka peranan yang dipegang menjadi sangat
penting dimana proses awal yang menentukan berhasil atau tidaknya
kegiatan ini sangat ditentukan oleh kualitas keluaran yang dihasilkan oleh
Kantor Pertanahan setempat.
Hal ini terkait dengan pelaksanaan scanning itu sendiri yang
diharapkan menghasilkan informasi yang jelas dan lengkap, kemudian
dalam pengadministrasi file-file harus dilakukan secara cermat sehingga
dalam pencarian sebuah file dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Disamping itu kaitannya dengan penyediaan alokasi anggaran
tentunya dibutuhkan juga peran dari Kantor Pertanahan, hal ini dikarenakan
anggaran yang disediakan oleh BPN Pusat hanya untuk satu tahun
anggaran itupun hanya dialokasikan untuk 10.000 set warkah.
Adapun untuk kelanjutan kegiatan ini selanjutnya diharapkan
Kantor Pertanahan memberikan alokasi dana untuk kegiatan, dan
dikarenakan kewenangan penyusunan petunjuk operasional DIPA sudah
menjadi kewenangan masing-masing Kantor Pertanahan, maka diharapkan
Kepala Kantor Pertanahan sebagai Kuasa Pengguna Anggaran dalam
melakukan penyusunan Petunjuk Operasional mengalokasikan anggaran
untuk kegiatan Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan
Digitalisasi Dokumen sesuai dengan kemampuan keuangan masing-masing
Kantor apakah diambil dari anggaran yang bersumber dari APBN maupun
yang berasal dari PNBP.
Selain itu Kepala Kantor Pertanahan juga bisa melakukan
pendekatan kepada Bupati atau Walikota setempat untuk mengajukan

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 16

 permintaan bantuan anggaran untuk kegiatan ini melalui pos bantuan
operasional Pemerintah Daerah yang berasal dari pengembalian porsi
pembayaran Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) yang
pada sebagian besar wilayah Kabupaten/Kota sudah rutin diberikan tiap
tahun kepada Kantor Pertanahan setempat dengan jumlah dan bentuk yang
bervariasi.

B. KANTOR WILAYAH BPN PROPINSI

Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Propinsi sebagai instansi

yang memiliki tugas sebagai koordinator bagi Kantor-Kantor Pertanahan di
wilayah dalam kegiatan ini memiliki tugas untuk menghimpun data-data
hasil digitalisasi warkah tersebut dan melakukan penyimpanan data
tersebut yang berupa hardisk eksternal untuk dikompilasi menjadi backup
data warkah Kantor Pertanahan seluruh propinsi di wilayahnya.
Adapun anggaran untuk keperluan pelaksanaan kegiatan tersebut
dibebankan seluruhnya dengan anggaran rutin DIPA Kantor Wilayah
bersangkutan, karena kegiatan yang dilaksanakan relatif tidak memerlukan
biaya ataupun tehnologi yang mahal, sehingga masih bisa dipenuhi dari
anggaran rutin yang ada.

C. BADAN PERTANAHAN NASIONAL

Badan Pertanahan Nasional sebagai instans vertikal yang termasuk

dalam Lembaga Pemerintahan Non Departemen (LPND) yang membawahi
Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan, dalam kegiatan ini memegang
peranan dalam penyediaan anggaran untuk kegiatan ini yang
diperuntukkan bagi keseluruhan Kantor Pertanahan di Indonesia yang
berjumlah 350 Kantor Pertanahan.
Karena besarnya alokasi anggaran yang dibutuhkan maka kegiatan
ini oleh Badan Pertanahan Nasional tidak mungkin dapat menyediaan

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 17

 semua anggaran yang dibutuhkan untuk mendigitalisasikan semua warkah
yang ada, untuk itu kegiatan ini hanya dialokasikan untuk pelaksanaan
dalam satu tahun anggaran dengan target sebanyak 10.000 set warkah
dapat tergitalisasikan.
Hal ini diharapkan bisa menjadi dasar atau acuan bagi pelaksanaan
kegiatan tersebut untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan sehingga cara
pengelolaan atau pengamaan warkah pendaftaran tanah memiliki
standarisasi yang jelas. Dimana untuk masa-masa dalam 5 s/d 10 tahun
mendatang diharapkan semua warkah yang ada bisa terdigitalisasikan
maka ini akan dapat menunjang dalam melaksanakan 11 agenda kerja
Badan Pertanahan Nasional yaitu dalam membuat SIMTANAS (Sistem
Informasi Manajemen Pertanahan Nasional)

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 18

 BAB VI
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. KESIMPULAN

Melihat kondisi penyimpanan warkah yang ada di hampir keseluruhan

Kantor Pertanahan di Indonesia maka kegiatan pengamanan warkah harus lebih
diprioritaskan.
Digitalisasi warkah merupakan salah satu bentuk pengamanan warkah
yang mutlak diperlukan untuk mengatasi kondisi warkah yang sebagian besar
sudah mengalami penurunan kualitas baik yang diakibatkan karena usia warkah
atau karena sebab-sebab lain.
Perlunya pembuatan backup dari warkah-warkah yang ada untuk
mengantisipasi jika ada berbagai force majeur yang ada seperti gempa bumi,
kebakaran, banjir dan lain-lain.
Mendesak diterapkan sistem informasi warkah yang berbasiskan dengan
hasil digitalisasi warkah tersebut sebagai salah satu cara untuk lebih
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi
mengenai warkah.
Dengan penerapan sistem informasi warkah akan dapat meminimalisir
kehilangan potensi kerja dari petugas yang pada akhirnya dapat meningkatkan
produktivitas dari petugas tersebut dalam melakukan pelayanan kepada
masyarakat sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan PNBP yang
diterima oleh Kantor Pertanahan setempat.

B. REKOMENDASI

Badan Pertanahan Nasional perlu melakukan Dinas Pertanian uji coba

(pilot project) untuk kegiatan “pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui
kegiatan digitalisasi dokumen” untuk beberapa Kantor Pertanahan untuk melihat
bagaimana kelebihan dan kekurangan yang ada sehingga dapat digunakan
sebagai bahan koreksi jika kegiatan ini diterapkan secara nasional.
Bagi tenaga yang dipersiapkan sebagai petugas pengelola warkah akan
lebih baik jika sudah memiliki dasar pengetahuan tentang komputerisasi sehingga
dapat mempercepat pemahaman terhadap materi pelatihan yang akan diberikan
serta akan lebih cepat untuk mengimplementasikannya dalam praktek.

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 19