Training

Need
Analysis
1
Agenda
1. Tiga Tipe Training Needs Analysis
• Organizational-based Need Analysis
• Job Competency-based Need Analysis
• Person Competency-based Need Analysis
2. Metode dan Tahapan dalam Melakukan:
• Organizational-based NA
• Job Competency-based NA
• Person Competency-based NA

2
Organizational-based Need Analysis

• Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada

kebutuhan strategis perusahaan dalam merespon
dinamika bisnis masa depan

• Kebutuhan strategis perusahaan dirumuskan dengan

mengacu pada dua elemen pokok :

• Corporate Strategy

• Corporate Values

3
Tahapan dalam Org-based Need Analysis

Corporate
Strategy
Faktor Kunci
Efektivitas dan
Keberhasilan
Organisasi
Corporate
Values

4
Contoh : 7 Faktor Kunci Keberhasilan Perusahaan

1. Planning
2. Communication
3. Teamwork
Faktor Kunci 4. Excellent Service
Efektivitas dan 5. Learning
Keberhasilan
6. Leadership
Organisasi
7. Technical Skills

5
Contoh : 7 Faktor Kunci Keberhasilan Perusahaan

7 Faktor ini di-ases

1. Planning
untuk mengidentifikasi
2. Communication
pada faktor apa
3. Teamwork
perusahaan masih
4. Service
mengalami kekurangan
5. Learning Climate yang paling besar, dan
6. Leadership karenanya perlu di-
7. Technical Skills prioritaskan
pengembangan
pelatihannya.

6
Job Competencies-based Need Analysis

• Job Competencies-based Need Analysis adalah analisa

kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil
kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap
posisi/jabatan

7
Job Competencies-based Need Analysis

Identifikasi Profil Memilih Modul

Kebutuhan Training yang
Kompetensi Tiap Relevan sesuai
Jabatan dengan Kebutuhan
Kompetensi

8
Competency Profile Per Position

9
Competency Profile Per Position

10
Training Matrix for Competency Development

11
Training Matrix for Competency Development

12
Person Competencies-based Need Analysis

• Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap

(kesenjangan) antara level kompetensi yang
dipersyaratkan dengan level aktual karyawan
(individu)

13
Person Competency-based Need Analysis

Competency Assessment

Current Required
competency competency
level of the level for certain
employee position

Competency Training and

Gap Development
Program

14
Contoh : Competency Requirements
untuk Training Manager
Level Kompetensi
Managerial Competencies yang Dipersyaratkan

Collaboration 4

Problem Solving 4

Leadership 3

Planning and Organizing 3

Functional Competency

Training Need Analysis Skills 4

Training Material Development 4

Training Delivery Skills 4

Training Evaluation Skills 4
15
 Skala Deskripsi
Kecakapan Kecakapan

1 Kecakapan Dibawah Standard. Memiliki kecakapan yang sangat rendah untuk dapat melakukan
proses analisa kebutuhan pelatihan/pengembangan karyawan.

Kecakapan yang Terbatas. Memiliki kecakapan yang terbatas untuk dapat melakukan proses
2 analisa kebutuhan pelatihan/pengembangan karyawan, kurang mampu mendesain dan men-
deliver materi pelatihan yang relevan.

3 Kecakapan Standar. Memiliki kecakapan yang memadai untuk melakukan proses analisa
kebutuhan pelatihan/pengembangan karyawan, dan mampu mendesain dan men-deliver materi
pelatihan yang relevan.

4 Kecakapan Lanjutan. Memiliki kecakapan untuk merencanakan, mengawasi dan mengendalikan

proses analisa kebutuhan pelatihan/pengembangan karyawan, mendesain dan men-deliver materi
pelatihan yang relevan, serta cakap dalam melakukan proses monitoring untuk memastikan
program pengembangan SDM berjalan dengan efektif.

5 Kecakapan Ahli. Memiliki kecakapan untuk merencanakan dan mengembangkan inovasi dan
inisiatif terobosan dalam mengelola proses pengembangan SDM; sehingga produktivitas dan
kompetensi karyawan dapat terus dikembangkan secara optimal. 16
Skala Deskripsi Kecakapan

1 Kecakapan Dibawah Standard. Memiliki kecakapan yang sangat rendah untuk melakukan proses
pembelajaran aktif – baik secara mandiri ataupun berkelompok; tidak menunjukkan minat yang memadai
untuk terus mengembangkan ketrampilan diri; dan tidak proaktif dalam melakukan sharing knowledge
diantara sesama karyawan.

2 Kecakapan yang Terbatas. Memiliki kecakapan yang terbatas untuk melakukan proses pembelajaran aktif –
baik secara mandiri ataupun berkelompok; menunjukkan minat yang rendah untuk terus mengembangkan
ketrampilan diri; kurang proaktif dalam melakukan sharing knowledge.

3 Kecakapan Standar. Memiliki kecakapan yang memadai untuk melakukan proses pembelajaran aktif – baik
secara mandiri ataupun berkelompok; menunjukkan minat yang memadai untuk terus mengembangkan
ketrampilan diri; dan proaktif dalam melakukan sharing knowledge.

4 Kecakapan Lanjutan. Memiliki kecakapan untuk merencanakan, mengembangkan dan memfasilitasi proses
pembelajaran karyawan – baik secara mandiri ataupun berkelompok; menunjukkan minat yang sangat
tinggi untuk terus mengembangkan ketrampilan diri; dan sangat proaktif dalam melakukan sharing
knowledge diantara sesama karyawan.

5 Kecakapan Ahli. Memiliki kecakapan untuk mengembangkan iklim, pola dan sistem pembelajaran karyawan
secara kontinyu; sehingga setiap kompetensi karyawan dapat terus berkembangan secara optimal.
17
Hasil Asesmen Kompetensi

Hasil
Managerial Competencies Asesmen

Collaboration 4

Problem Solving 4

Leadership 3

Planning & Organizing 2

Functional Competencies

Training Need Analysis Skills 3

Training Material Development 3

Training Delivery Skills 4

Training Evaluation Skills 4

18
Competency Gap for Training Manager

Level yang Aktual

Managerial Competencies Dipersyaratkan Level GAP

Collaboration 4 4 0

Problem Solving 4 4 0

Leadership 4 3 -1

Planning & Organizing 3 2 -1

Functional Competency

Training Need Analysis Skills 4 3 -1

Training Material Development 4 3 -1

Training Delivery Skills 4 4 0

19
Training Matrix for Competency Development

20
Competency Gap for Training Manager

Managerial Competencies GAP

Collaboration 0

Problem Solving 0

Leadership -1
Training and
Planning & Organizing -1
Development
Functional Competency Program

Training Need Analysis Skills -1

Training Material Development -1

Training Delivery Skills 0

21
 Panduan Kebijakan Pelatihan
1. Setiap pegawai – dalam jenjangnya masing-masing –
harus mengikuti semua jenis pelatihan yang telah
dipersyaratkan.

2. Pegawai yang belum mengikuti judul pelatihan yang

dipersyaratkan untuk jenjangnya, tidak dapat
dipromosikan ke jenjang yang lebih tinggi.

3. Pelatihan dalam matriks training plan dapat dilakukan

secara in-house ataupun public training (jika peserta
internal tidak banyak).

22
 Panduan Kebijakan Pelatihan

4. Pegawai dianggap telah mengikuti pelatihan

jika sudah menyelesaikan “Rencana Aplikasi
Training” yang berisikan :

• Intisari materi pelatihan yang diikuti

• Rencana penerapan materi pelatihan dalam
pekerjaan nyata sehari-hari

23
 RENCANA APLIKASI TRAINING

Judul Pelatihan :
Tanggal Pelatihan :
Penyelenggara :

Intisari Materi Pelatihan

Uraikan poin-poin kunci yang dipelajari selama pelatihan. Tuliskan minimal
dua halaman kwarto spasi ganda. Sajikan pula dalam bentuk slide
presentasi powerpoint, minimal 7 slides.

Rencana Penerapan Pelatihan

Uraikan rencana Anda untuk menerapkan isi materi pelatihan dalam
pekerjaan sehari-hari. Aplikasikan materi yang relevan untuk membantu
Anda meningkatkan kinerja diri Anda sendiri dan team.

Uraian rencana penerapan materi pelatihan harus memuat poin sbb :

• Rencana Penerapan Materi Pelatihan
• Waktu Pelaksanaan
• Hasil yang Diharapkan
• Tanda tangan Persetujuan dari Atasan Anda

24
Selesai

25