UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN No.

Dokumen :
DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PK-11
KABUPATEN BANTAENG

PROSEDUR KERJA- 11 Revisi /Tanggal :

PENGENDALIAN REKAMAN Halaman :

1 dari 4

1. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan dan memelihara rekaman
kegiatan UPTD Laboratorium Lingkungan Hidup Kabupaten Bantaeng.

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengendalian rekaman meliputi:
2.1 Pengumpulan
2.2 Identifikasi rekaman
2.3 Penyimpanan rekaman
2.4 Pengambilan rekaman
2.5 Masa simpan rekaman
2.6 Pemusnahan rekaman
3. Acuan
3.1 Panduan Mutu (7.1.8, 7.5.1, 8.1.14, 8.2.4 dan 8.4.2)
4. Definisi
4.1 Pengendalian rekaman merupakan pengendalian yang berisi catatan informasi tentang
pelaksanaan suatu kegiatan.
4.2 Rekaman dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi bukti verifikasi,
tindakan pencegahan dan tindakan korektif.
5. Tanggungjawab : Personil laboratorium dalam setiap kegiatan bertanggungjawab untuk
memastikan rekaman tersedia dan disimpan dengan baik sehingga mudah diakses dan terjaga dari
kerusakaan.
6. Tahapan:
6.1 Pengumpulan Rekaman
6.1.1 Setiap penanggungjawab mengumpulkan rekaman dari setiap kegiatan baik itu berupa
dokumen maupun gambar sebagai hasil dari aktifitas yang telah dilakukan. Dengan
mendokumentasikan setiap selesai pelaksanaan kegiatannya sesuai periode waktu dan
 UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN No. Dokumen :
DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PK-11
KABUPATEN BANTAENG

PROSEDUR KERJA- 11 Revisi /Tanggal :

PENGENDALIAN REKAMAN Halaman :

2 dari 4

kegiatan yang diatur oleh dokumen panduannya. Kemudian melakukan pengisian

Formulir Pengendalian Rekaman. FK0/Formulir Pengumpulan Rekaman
6.1.2 Rekaman diparaf oleh penanggungjawab setiap personil.
6.1.3 Kepala UPTD Laboratorium Lingkungan Kabupaten Bantaeng memeriksa terhadap
kelengkapan dari pengisian rekaman tersebut, sesuai dengan format dari formulir yang
telah disiapkan.
6.2 Pengolahan Rekaman
6.2.1 Penanggungjawab mengolah data atau informasi dari hasil rekaman yang telah
dikumpulkan sebagai bahan untuk melakukan analisa atau pengembangan sistem
pada setiap bagian sesuai dengan fungsinya.
6.2.2 Hasil pengolahan tersebut disusun dalam bentuk rekapitulasi untuk selanjutnya
menjadi laporan kegiatan laboratorium secara periodik (bulanan atau tahunan) untuk
kemudian dikaji ulang. Data atau informasi yang telah diolah tersebut menjadi suatu
hasil dari kegiatan laboratorium lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten
Bantaeng.
6.3 Penyimpanan Rekaman
6.3.1 Penyimpanan rekaman berupa cetakan (hardcopy):
 Setiap penanggungjawab masing-masing menyimpan rekaman sesuai dengan
fungsi dan lokasi dari kegiatannya.
 Rekaman disimpan pada file dan dipisahkan berdasarkan lokasi bagian dan
fungsi formulir dari rekaman itu. Identifikasi dilakukan dengan pemberian inisial
nama dan nomor formulir yang terdapat dalam file tersebut.
 Penyimpanan rekaman cetakan bisa disimpan pada media file arsip, binder arsip,
lemari arsip atau ruang arsip.
6.3.2 Penyimpanan rekaman elektronik (softcopy)
 Penyimpanan rekaman elektronik dilakukan dengan cara menyimpan pada file
media komputer (berupa hardisk, CD atau server data) file media suara (audio
rekaman). Untuk memudahkan pengambilan data maka setiap file diberi inisial
 UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN No. Dokumen :
DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PK-11
KABUPATEN BANTAENG

PROSEDUR KERJA- 11 Revisi /Tanggal :

PENGENDALIAN REKAMAN Halaman :

3 dari 4

nama file dan kode simpannya (nomor, media simpan, folder komputer, dan
lokasi penyimpanannya).
 Penyimpanan rekaman diberi identitas dan pemisahan lokasi untuk memudahkan
mengidentifikasi ulang rekaman dan menghindari hilangnya rekaman.
6.4 Pemberian identifikasi rekaman
6.4.1 Nama/judul formulir rekaman dibuat berdasarkan tujuan, lokasi atau unit kerja
dimana rekaman tersebut digunakan.
6.4.2 Identifikasi rekaman dapat dilakukan dengan menggunakan nama personil, tanggal,
nomor urut atau lainnya.
6.5 Masa berlaku rekaman dan pemeliharaan
6.5.1 Setiap penanggung jawab dapat menentukan masa simpan atau masa berlaku dari
setiap rekaman.
6.5.2 Penentuan masa berlaku atau masa simpan dapat berbeda, sesuai dengan
kepentingan aktivitas yang terkait dengan data tersebut dan mengacu pada peraturan
yang terkait dengan data tersebut.
6.5.3 Daftar masa simpan rekaman sesuai FK pemeliharaan rekaman
6.5.4 Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman cetakan dari kerusakan, secara
periodik minimal sekali setahun setiap rekaman diperiksa keutuhannya.
6.5.5 Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman file elektronik dari kerusakan, secara
periodik minimal sekali seminggu setiap rekaman pada file komputer diperiksa dan
dilakukan pembersihan dari ancaman virus data (scanning virus).
6.6 Pemusnahan rekaman, di lakukan setiap 5 Tahun.
6.6.1 Pemusnahan rekaman dilakukan dengan mengacu pada masa simpan rekaman yang
telah ditetapkan atau disepakati, sesuai dengan informasi pada FK daftar
pemeliharaan rekaman.
6.6.2 Pemusnahan rekaman dapat dilakukan pada saat masa berlaku rekaman diketahui
telah berakhir.
 UPTD LABORATORIUM LINGKUNGAN No. Dokumen :
DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PK-11
KABUPATEN BANTAENG

PROSEDUR KERJA- 11 Revisi /Tanggal :

PENGENDALIAN REKAMAN Halaman :

4 dari 4

6.6.3 Pemusnahan rekaman dilakukan dengan menggunakan FK berita acara pemusnahan

rekaman
7. Lampiran
 FK 12 : Formulir Pengumpulan rekaman
 FK 13 : Formulir penyimpanan rekaman
 FK 15 : Formulir berita acara pemusnahan rekaman
 DP 16 : Formulir daftar pemusnahan rekaman