RUMAH SAKIT

Prosedur Penggunaan Pesawat Telepon

IBU DAN ANAK
FAMILY
No. Dokumen No. Revisi Halaman
0/1
Ditetapkan
Direktur Utama,
Tanggal Terbit
Prosedur Tetap

(Dr. Kristianto Budiono)

Pengertian : Pesawat telepon adalah salah satu media komunikasi dalam

penyampaian/pemberian pesan atau berita, dapat dilakukan dengan jarak
dekat maupun jarak jauh.

Tujuan : • Agar proses tata laksana penyampaian pesan/berita dapat diterima dan
dipahami dengan baik.
• Meminimalkan miskomunikasi dalam penyampaian informasi.
• Efisien waktu.

Kebijakan : • Agar karyawan dapat menerima telepon secara tepat dan benar sesuai
dengan courtesy call di RSIA Family.
• Agar karyawan dapat menggunakan / menelepon secara tepat dan benar
sesuai dengan courtesy call di RSIA Family.

Peralatan : • 1 set Pesawat Telepon

Prosedur :

A. Prosedur Menerima Telepon

1. Mengangkat telepon tidak boleh lebih dari 3 kali dering.

2. Di dalam mengangkat / menjawab telepon, sebutkan salam, tempat / areal dan nama
penerima telepon. Kemudian tanyakan apakah ada yang dapat dibantu (contoh : “Selamat
Pagi! Ruang Sekretariat dengan Dewi, bisa dibantu ?”).
3. Dengarkan secara seksama isi / maksud pembicaraan dari lawan bicara. Jika masih belum
mengerti tanyakan kembali.

B. Prosedur Menelepon

1. Angkat gagang telepon dan pastikan pesawat telepon memiliki nada sambung.
2. Bila ingin menelepon ke nomor ekstension di dalam area RSIA Family (internal) langsung
tekan nomor ekstension yang dituju.
3. Bila ingin menelepon ke nomor di luar RSIA Family (eksternal), tekan password lalu tekan
nomor yang dituju. Bila tidak memiliki password maka dapat menghubungi operator di
nomor ekstension “0 / 1000”.
4. Dalam berbicara di telepon menggunakan tata bahasa yang baik dan sopan.
 RUMAH SAKIT
Prosedur Penggunaan Pesawat Telepon
IBU DAN ANAK
FAMILY
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/1
Ditetapkan
Direktur Utama,
Tanggal Terbit
Prosedur Tetap

(Dr. Kristianto Budiono)

C. Menyambungkan Telepon

1. Bila customer (eksternal / internal) meminta tolong agar disambungkan ke bagian lain,
layani dengan ramah dengan menggunakan bahasa yang sopan dan katakan untuk
menunggu sebentar karena akan segera disambungkan ke nomor ekstension yang dituju.
(contoh : “Ditunggu sebentar. Akan saya sambungkan”)
2. Tekan tombol “F” (Flash) lalu tekan nomor ekstension yang dituju.
3. Setelah nomor ekstension yang dituju sudah tersambung dengan penerima telepon yang
dituju, sampaikan bahwa ada penelepon yang ingin berbicara.
4. Setelah itu, tekan tombol “F” (Flash) kembali.
5. Lalu tutup gagang telepon.

Unit Terkait : Semua Bagian