LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN II

DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS DAN STATISTIK PELAYANAN

KESEHATAN DI RSI SULTAN AGUNG SEMARANG

Disusun Oleh :

AZIZAH GUSTI AYU

P1337437118007

PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
SEMARANG
TAHUN 2018
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan II dengan judul :

DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS DAN STATISTIK
PELAYANAN KESEHATAN DI RSI SULTAN AGUNG SEMARANG.
Disusun oleh : AZIZAH GUSTI AYU
NIM : P1337437118007
Telah disetujui dan disahkan sebagai syarat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
II. Prodi D III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Kesehatan
Kemenkes Semarang

Semarang, November 2019

Kepala Instalasi Rekam Medis Pembimbing Klinik

dr. Vera Provitasari Siti Maria Ulfah, Amd. RM, SKM

ii
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr. wb

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-
Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan II yang
berjudul DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS DAN STATISTIK
PELAYANAN KESEHATAN DI RSI SULTAN AGUNG SEMARANG dengan
baik.
Adapun maksud dan tujuan penulis dalam menyusun laporan ini ialah
sebagai bukti tertulis dari hasil pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan II yang telah
penulis laksanakan pada tanggal 21 Oktober – 16 November 2019 bertempat di
RSI Sultan Agung Semarang.

Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak

yang telah memberikan dukungan, yakni:

1. Bapak Marsum, BE, S.Pd, MHP, sebagai Direktur Poltekkes Kemenkes

Semarang yang memberikan kesempatan terhadap kami untuk melakukan
praktik kerja lapangan II di RSI Sultan Agung Semarang.
2. Bapak Subinarto, S.Kom., M.Kom, sebagai Ketua Jurusan Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Semarang yang telah mendukung
dalam pelaksanaan kegiatan praktik kerja lapangan II di RSI Sultan Agung
Semarang.
3. Bapak dr. H. Masyhudi AM, M.Kes, selaku Direktur RSI Sultan Agung
Semarang.
4. Ibu dr. Vera Provitasari, selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSI Sultan
Agung Semarang.
5. Ibu Siti Maria Ulfah, Amd. RM, SKM, selaku Pembimbing Klinik Praktek
Kerja Lapangan II.
6. Seluruh Staf dan Karyawan di Unit Rekam Medis RSI Sultan Agung
Semarang yang telah membimbing dan membantu kami selama PKL.
7. Kedua Orang Tua yang senantiasa memberikan doa, dukungan, dan semangat
selama melakukan PKL II.

iii
8. Teman – teman tercinta, serta semua pihak yang telah membantu dan
memberikan motivasi kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, maka dari itu
segala kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima dengan
senang hati.

Wasalamualaikum Wr. Wb

Semarang, November 2019

Penulis

Daftar Isi
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................ii

KATA PENGANTAR.............................................................................................iii

BAB I.......................................................................................................................1

PENDAHULUAN...................................................................................................1

iv
 A. Latar Belakang..............................................................................................1

B. Rumusan Masalah.........................................................................................2

C. Tujuan...........................................................................................................3

D. Manfaat.........................................................................................................3

BAB II......................................................................................................................5

TINJAUAN PUSTAKA...........................................................................................5

A. Rumah Sakit..................................................................................................5

1. Pengertian Rumah Sakit............................................................................5

2. Tujuan dan Fungsi Rumah Sakit...............................................................5

B. Rekam Medis................................................................................................6

1. Definisi Rekam Medis...............................................................................6

2. Tujuan Penyelenggaraan Rekam Medis....................................................7

3. Kegunaan Rekam Medis...........................................................................7

4. Isi Rekam Medis........................................................................................9

C. Formulir Rekam Medis...............................................................................13

1. Pengertian Formulir.................................................................................13

2. Jenis Formulir Rekam Medis..................................................................14

3. Desain Formulir Rekam Medis...............................................................15

4. Aspek yang dipertimbangan dalam desain formulir rekam medis..........19

5. Pengendalian dokumen rekam medis......................................................23

D. Sistem Pelaporan dan Statistik Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit.......25

1. Sistem Pelaporan Rumah Sakit...............................................................25

2. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS Online)........................................26

3. Tujuan SIRS...........................................................................................26

4. Jenis Pelaporan SIRS...............................................................................27

v
 5. Statistik Pelayanan Kesehatan.................................................................30

6. Jenis Statistik...........................................................................................31

7. Fungsi Statistik dalam Bidang Kesehatan...............................................31

8. Statistik Data Administratif.....................................................................32

E. Grafik Barber Johnson................................................................................33

1. Indikator Pelayanan Rumah Sakit...........................................................33

2. Manfaat Grafik Barber Johnson..............................................................35

3. Cara Membuat Grafik Barber Johnson....................................................35

F. Pengkodean Diagnosis Penyakit dan Tindakan..........................................37

1. Diagnosis.................................................................................................37

2. Kodefikasi Penyakit Dan Tindakan.........................................................38

G. Sistem INA-CBG’s.....................................................................................40

a. Definisi INA-CBG’s................................................................................40

b. Peran koding dalam sistem INA-CBG’s.................................................41

c. Metode Pembayaran di Rumah Sakit......................................................41

BAB III..................................................................................................................42

HASIL DAN PEMBAHASAN..............................................................................42

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Instalasi Rekam Medis di RSI Sultan
Agung Semarang................................................................................................42

1. Sejarah singkat RSI Sultan Agung Semarang.........................................42

2. Visi, Misi, dan Motto RSI Sultan Agung Semarang................................43

3. Sejarah Rekam Medis di RSI Sultan Agung Semarang..........................44

4. Visi, Misi, dan Motto Instalasi Rekam Medis RSI Sultan Agung
Semarang........................................................................................................45

B. Desain Formulir Rekam Medis Berbasis Manual dan Elektronik di RSI

Sultan Agung Semarang.....................................................................................46

vi
 1. Desain Formulir Rekam Medis Kertas....................................................46

2. Desain Formulir Rekam Medis Elektronik.............................................55

C. Sistem Pelaporan dan Statistik Pelayanan Kesehatan RSI Sultan Agung

Semarang............................................................................................................56

1. Alur Prosedur Sistem Pelaporan RSI Sultan Agung Semarang..............56

2. Sistem Pelaporan RSI Sultan Agung Semarang......................................57

3. Statistik Pelayanan Kesehatan RSI Sultan Agung Semarang..................59

D. Sistem Pengkodean di RSI Sultan Agung Semarang..................................64

BAB IV..................................................................................................................67

KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................................67

A. KESIMPULAN...........................................................................................67

B. SARAN.......................................................................................................68

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................69

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah sebuah institusi perawatan kesehatan profesional
yang melakukan beberapa jenis pelayanan, di antaranya pelayanan medik,
pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan, pelayanan rehabilitasi,
pencegahan dan peningkatan kesehatan, sebagai tempat pendidikan dan atau
pelatihan medik dan paramedik, sebagai tempat penelitian dan pengembangan
ilmu dan teknologi bidang kesehatan serta untuk menghindari risiko dan
gangguan kesehatan. Salah satu komponen penting dalam rumah sakit untuk
memberikan pelayanan yang terbaik adalah dengan adanya unit rekam medis.
Sesuai dengan SK Menkes No. 031 dan 034 / BIRHUP / 1972 yang di
dalamnya memuat bahwa setiap rumah sakit harus menyelenggarakan medical
recording, reporting dan hospital statistic.
Salah satu aspek penting dalam rekam medis adalah formulir rekam
medis. Karena dengan adanya formulir, petugas dapat dengan mudah
memasukkan data pasien. Untuk itu, desain formulir seyogyanya didesain
dengan baik guna mempercepat proses pengumpulan data, meningkatkan
kualitas dokumentasi, menyajikan informasi yang informatif, serta mencegah
duplikasi kesalahan.
Adanya sistem desain formulir disediakan untuk memenuhi kebutuhan
dan pendesainan didahului oleh adanya faktor penganalisaan yang
menunjukkan perlunya suatu formulir baru atau perlunya diadakan perubahan
terhadap formulir yang telah ada. Ketentuan tersebut diadakan untuk
mempertimbangkan kebutuhan dari pihak-pihak yang akan mengisi, membaca,
memproses, atau menggunakan formulir. Desain formulir menjadi cara yang
paling penting untuk mencatat, mengumpulkan, pengelolahan dan penyajian
data dalam suatu sistem pelayanan. Maka dari itu, rumah sakit perlu melakukan
tinjauan secara kontinyu terhadap desain formulir yang sudah ada.

1
 Selain desain formulir, hal yang penting dalam sistem rekam medis yaitu
statistik. Statistik rumah sakit yaitu statistik yang bersumber pada data rekam
medis, sebagai informasi kesehatan yang digunakan untuk memperoleh
kapasitas bagi praktisi kesehatan, manajemen dan tenaga medis dalam
pengambilan keputusan. (Rustiyanto, 2010)
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit, Bab XI Pasal 52 ayat (1) tentang pencatatan dan
pelaporan menyatakan bahwa setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan
dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam
bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit. Adapun pihak yang
berwenang menerima laporan-laporan tersebut yaitu pimpinan rumah sakit dan
dinas kesehatan.
Selain kedua hal di atas, klasifikasi dan kodefikasi penyakit serta
tindakan juga penting dalam penulisan kode di formulir rekam medis. Kode
penyakit dan tindakan yang tercatat akan sangat memengaruhi pelaporan yang
akan dikirim ke kementerian kesehatan untuk kemudian ditentukan tarif
grouping INA-CBG’s dan tarif rumah sakit di RSI Sultan Agung Semarang.
Sesuai dengan penjabaran tersebut, peran rekam medis sangat penting
bagi pelaksanaan pelayanan kesehatan maupun bagi kemajuan rumah sakit.
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengkaji dan mengetahui lebih lanjut
mengenai “Desain Formulir Rekam Medis dan Statistik Pelayanan Kesehatan
di RSI Sultan Agung Semarang”.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pengelolaan desain formulir di instalasi rekam medis RSI
Sultan Agung Semarang?
2. Bagaimana sistem pelaporan dan statistik pelayanan kesehatan di
instalasi rekam medis RSI Sultan Agung Semarang?
3. Bagaimana cara pengkodean serta grouping diagnosis dan tindakan
pada software INA – CBG’s di RSI Sultan Agung Semarang?

C. Tujuan
Umum :
Mengidentifikasi dan mengetahui bagaimana pengelolaan rekam medis
di RSI Sultan Agung Semarang dilihat dari aspek desain formulir, sistem

2
 pelaporan dan statistik pelayanan kesehatan, serta sistem pengkodean
diagnosis penyakit dan tindakan.
Khusus :
a. Mengidentifikasi dan mengetahui pengelolaan desain formulir di
instalasi rekam medis RSI Sultan Agung Semarang?
b. Mengetahui sistem pelaporan dan statistik pelayanan kesehatan di
instalasi rekam medis RSI Sultan Agung Semarang?
c. Mengetahui cara pengkodean serta grouping diagnosis dan tindakan
pada software INA – CBG’s di RSI Sultan Agung Semarang.

D. Manfaat
Adapun manfaat yang didapat dari pembuatan Laporan Praktik Kerja
Lapangan II adalah sebagai berikut:
1. Bagi Mahasiswa
Mahasiswa memperoleh tambahan ilmu dan dapat memperluas
wawasan mengenai gambaran nyata tentang pengelolaan desain
formulir, sistem pelaporan dan statistik pelayanan kesehatan, serta cara
pengkodean serta grouping diagnosis dan tindakan pada software INA –
CBG’s di instalasi Rekam Medis RSI Sultan Agung Semarang.
2. Bagi RSI Sultan Agung Semarang.
Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pelayanan kesehatan
dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di masa akan datang di
RSI Sultan Agung Semarang.
3. Bagi Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Poltekkes Kemenkes Semarang
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk pelaksanaan
perkuliahan di masa mendatang agar lebih baik, serta dapat
memperkaya materi dari hasil praktik kerja lapangan yang telah
dilaksanakan oleh mahasiswa.

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut WHO, rumah sakit adalah bagian integral dari suatu
organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan
paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan
pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga
merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian
medik. Berdasarkan Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah
sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat.
Definisi rumah sakit sudah juga diatur oleh Menteri Kesehatan
melalui Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
340/MENKES/PER/III/2010. Pada keputusan menteri kesehtan itu
berbunyi: “Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat”.

2. Tujuan dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan
paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif,
kuratif, dan rehabilitatif.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009, rumah sakit umum mempunyai fungsi:

4
 a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan
medis.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.

B. Rekam Medis
1. Definisi Rekam Medis
Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang
dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah
diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau
dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien
dalam rangka pelayanan kesehatan.
Menurut Edna K Huffman, rekam medis adalah berkas yang
menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan
yang diperoleh seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan.
Menurut Gemala Hatta, rekam medis merupakan kumpulan fakta
tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan
sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi
kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien.

2. Tujuan Penyelenggaraan Rekam Medis

a. Dokumentasi semua kejadian yang berkaitan dengan kesehatan
pasien.

5
 b. Media komunikasi antara tenaga kesehatan bagi kepentingan
perawatan penyakit pasien yang sekarang maupun yang akan
datang.

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara Iain :
a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,
karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Seiring dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya dalam
bidang teknologi informasi yang sudah memasuki bidang
kesehatan, maka penggunaannya di dalam rekam medis saat ini
sangat diperlukan karena kita melihat proses pengobatan dan
tindakan yang diberikan atas diri seorang pasien dapat diakses
sacara Iangsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan
tersebut. Kemudian pengolahan data-data medis secara
komputerisasi juga akan memudahkan samua pihak yang
berwenang dalam hal ini petugas administrasi di suatu instansi
pelayanan kesehatan dapat segera mengetahui rincian biaya yang
harus dikeluarkan oleh pasien selama pasien yang menjalani
pengobatan di rumah sakit.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena
catatan tersebut dipergunakan sabagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan
dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu
pelayanan melalui kagiatan audit medis, manajemen risiko klinis
serta keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta

6
 penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan,
Rekam Medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkan
isinya yang terdiri dari Identitas Pasien, Pemeriksaan, Pengobatan,
Tindakan dan Pelayanan Iain yang telah diberikan kepada pasien
adalah sebagai informasi yang dapat dimiliki oleh pasien sesuai
dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (UU
Praktik Kedokteran RI N0.29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1),
Penjelasan).
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena
isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek keuangan. Kaitannya rekam medis dengan aspek
keuangan sangat erat sekali dalam hal pangobatan, terapi, serta
tindakan-tindakan apa saja yang diberikan kepada seorang pasien
salama manjalani perawatan di rumah sakit, oleh karena itu
penggunaan system teknologi komputer didalam proses
penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan sekali untuk
diterapkan pada setiap instansi pelayanan kesehatan.

e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan.
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada
pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai
bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,
karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban

7
 dan Iaporan rumah sakit. Perkembangan ilmu pangetahuan dan
teknologi informasi dapat diaplikasikan penerapannya didalam
penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang cukup efektif
dan efisien. Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat
diiaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta
prosedur yang telah ditetapkan.
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam
medis mempunyai kegunaan yang sangat Iuas, karena tidak hanya
menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan
saja.

4. Isi Rekam Medis

Di dalam DRM berisi dua jenis data, yaitu :
a. Data Administratif
Data administratif mencakup data demografi dan keuangan
disamping data tentang informasi lain yang berhubungan dengan
pasien, seperti data yang terdapat pada beragam izin (consent),
pada lembaran hak kuasa (otorisasi) untuk kepentingan pelayanan
kesehatan dan dalam penanganan informasi konfidensial pasien. Isi
data demografi bersifat permanen (kekal) dan setidaknya
mencakup informasi tentang :
1) Nama lengkap
2) Nomor rekam kesehatan pasien dan nomor identitas lain
(asuransi)
3) Alamat lengkap pasien
4) Tanggal lahir pasien dan kota tempat kelahiran
5) Jenis kelamin
6) Status pernikahan
7) Nama dan alamat keluarga terdekat yang sewaktu-waktu dapat
dihubungi
8) Tanggal dan waktu terdaftar di tempat penerimaan pasien
rawat inap/ rawat jalan/ gawat darurat
9) Nama rumah sakit (tertera pada kop formulir : nama, alamat,
telepon, kota)
Umumnya data administratif adalah data identifikasi yang
dapat dihubugkan dengan pasien yang digunakan bagi

8
 kepentingan administratif, regulasi, operasional pelayanan
kesehatan dan penggantian biaya pengobatan. Contoh data
administratif yaitu :
a) Lembaran pengesahan untuk melepaskan informasi
b) Formulir pengesahan (otorisasi) pelaksanaan pelayanan
c) Formulir pemberian izin (consent)
d) Lembar hak kuasa
e) Lembar pulang paksa
f) Sertifikat kelahiran atau kematian
g) Formulir pembebasan sarana pelyanan kesehatan dari
tuntutan kehilangan atau kerusakan barang pribadi pasien
h) Korespondensi yang berkaitan dengan permintaan rekaman
i) Kejadian tentang riwayat atau audit
j) Klaim yang dapat dihubungkan dengan pasien
k) Menelaah kualitas data yang dapat dihubungkan dengan
pasien
l) Tanda identitas pasien
m) Protokol klinis, clinical pathway, pedoman praktik dan
pengetahuan lain yang tidak melekat dengan data pasien.

b. Data Klinis
Data klinis dapat diartikan sebagai data hasil pemeriksaan,
pengobatan, perawatan yang dilakukan oleh praktisi kesehatan dan
penunjang medis terhadap pasien baik pasien rawat inap, rawat
jalan, maupun rawat darurat. Data yang bersifat rahasia
(confidential) tidak dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa izin
dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain
berdasarkan peraturan atau perundang-undangan yang memaksa
dibukanya informasi tersebut. Basis data rekam kesehatan
pelayanan akut mencakup :
1) Pendaftaran
2) Riwayat penyakit
3) Riwayat pemeriksaan fisik
4) Observasi klinis
5) Perintah dokter
6) Laporan dan hasil prosedur diagnostik dan terapeutik
7) Laporan konsultasi
8) Ringkasan riwayat pulang
9) Instruksi untuk pasien
10) Izin, otorisasi dan pernyataan

9
Semua keluaran dari formulir pemeriksaan mengahsilkan data
klinis, kecuali tentang izin, otorisasi dan pernyataan yang
dikategorikan sebagai data administratif. Setiap masukan
data/informasi klinis wajib mencantumkan nama lengkap tenaga
kesehatan dan penunjang medis terkait serta tanggal pemberian
pelayanan kesehatan terhadap pasien.
Berdasarkan Permenkes Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 isi
rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan
kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
a) Identitas pasien;
b) Tanggal dan waktu;
c) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit;
d) Hasil Pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang;
e) Diagnosis;
f) Rencana Penatalaksanaan;
g) Pengobatan dan/ atau tindakan;
h) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;
i) Untuk kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik ; dan
j) Persetujuan tindakan (bila diperlukan).
Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari,
sekurang-kurangnya memuat :
a) Identitas pasien;
b) Tanggal dan waktu;
c) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit;
d) Hasil pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang;
e) Diagnosis;
f) Rencana Penatalaksanaan;
g) Pengobatan dan/ atau tindakan;
h) Persetujuan tindakan (bila diperlukan);
i) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
j) Ringkasan pulang;
k) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
l) Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu;
m)Untuk kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang-kurangnya
memuat:
a) Identitas pasien;

10
 b) Kondisi pasien saat tiba;
c) Identitas pengantar pasien;
d) Tanggal dan waktu;
e) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit;
f) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
g) Diagnosis;
h) Pengobatan dan/ atau tindakan;
i) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit
gawat darurat rencana tindak lanjut;
j) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
k) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain;
l) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

C. Formulir Rekam Medis

1. Pengertian Formulir
Formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu
yang didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap dan juga
bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi pelayanan kesehatan ke dalam bentuk catatan, sedangkan
rancangan formulir adalah kegiata merancang formulir berdasarkan
kebutuhan transaksi kegiatan pelayanan atau pembuatan laporan
organisasi (Wahono, 2010).
Formulir rekam medis adalah lembaran kertas yang sudah
terformat, tercetak yang digunakan sebagai instrumen atau alat untuk
mencatat, merekam semua tentang identitas pasien, hasil
pemeriksaan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien
selama dirawat di Rumah Sakit baik rawat jalan, UGD maupun rawat
Inap.
Formulir berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor
urut formulir dan nama formulir. Formulir yang dapat digunakan untuk
semua pasien yaitu :
a. Lembaran Umum, di antaranya:
1) Indeks Ringkasan Diagnosa

11
 2) Ringkasan Masuk & Keluar
3) Riwayat & Pemeriksaan Fisik
4) Instruksi Dokter
5) Catatan Perawat/Bidan
6) Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Radiologi
7) Resume/Ikhtisar waktu pulang
8) Lembaran Persetujuan, dsb
b. Lembaran Khusus, di antaranya:
1) Laporan Operasi
2) Laporan Anesthesi
3) Lembaran Kontrol Istimewa
4) Riwayat Kehamilan
5) Catatan/Laporan Persalinan
6) Identifikasi Bayi
7) Lembaran Persetujuan Operasi
8) Lembaran Permintaan & Jawaban Konsul
2. Jenis Formulir Rekam Medis
a. Formulir Berbasis Manual
Formulir manual merupakan formulir yang berbasis kertas
dimana pengisiannya dilakukan secara manual pada kertas.
b. Formulir Berbasis Elektronik
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan
dalam layar komputer yang digunakan untuk mencatat data yang
akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Dalam setiap
catatan, pernyataan, maupun interpretasi yang dibuat oleh dokter
atau petugas kesehatan lain dalam rangka diagnosis dan
penanganan pasien yang dimasukkan dan disimpan dalam bentuk
penyimpanan elektronik (digital) melalui sistem komputer.
3. Desain Formulir Rekam Medis
Desain formulir adalah kegiatan merancang farmulir berdasarkan
kebutuhan pencatatan transaksi pelayanan atau pembuatan pelayanan
atau pembuatan laporan organisasi (Wahono,2010). Rekam medis
dihasilkan dari suatu upaya pelayanan kesehatan pasien yang
diberikan oleh tenaga kesehatan yang terdiri dari berbagai disiplin
ilmu. Sehingga desain formulir rekam medis harus melibatkan setiap
unsur utama yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien. Unsur
utama tersebut minimal terdiri dari dokter, perawat, perekam medis,
atau tenaga kesehatan lain yang terkait dengan pelayanan kepada

12
pasien (radiologi, laboratorium, fisioterapi). Semua unsur utama
tersebut dibentuk dalam sebuah wadah yang dinamakan Panitia Rekam
Medis. Dalam dinamikanya, Panitia Rekam Medis harus dapat
mengidentifikasi kebutuhan data maupun memastikan bagaimana cara
pemenuhan kebutuhan datanya, dengan tetap memperhatikan tujuan
akhirnya, yaitu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada
setiap pasien.
a. Tujuan dan Manfaat Desain Formulir Rekam Medis:
1) Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali
keterangan yang sama berulang-ulang
2) Untuk keseragaman atau pembakuan kerja
3) Untuk mempermudah dalam pengklasifikasian data
4) Untuk mempermudah prosedur kerja
5) Sebagai alat perencanaan
6) Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi
7) Sebagai alat penting untuk menjalankan organisasi rumah
sakit.
8) Untuk merekam data transaksi sebagai bukti proses pelayanan
kepada pasien.
9) Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menjalankan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
10) Sebagai bukti bahwa transaksi pelayanan telah dilaksanakan.
11) Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok
dari orang satu ke orang lain di dalam unit kerja yang sama
atau ke unit kerja lain (Noor Riyadi, 1999).
b. Dasar Hukum Perancangan Formulir Rekam Medis
1) Pernenkes 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam
medis.
2) SE Dirjen Yanmed RI Nomor HK.00.06.1.5.01160 tahun
1995, tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam
medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis.
Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan
sistem, oleh karena itu sebagai perancang kita harus
mengenal tujuan tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta
syarat terselenggaranya sistem tersebut. Perancangan
formulir dapat efektif bila disertai kebijakan pengontrolan

13
 formulir yang mengenai, sehingga dapat dilakukan
penghematan dalam berbagai hal antara lain:
a) Jumlah tenaga yang mengisi formulir tersebut.
b) Frekuensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir.
c) Data atau informasi yang tidak penting atau tidak
diperlukan yang perlu dihilangkan.
d) Pencetakan dan kertas yang digunakan.
Dalam mendesain sebuah dokumen rekam medis
harus memperhatikan kepada siapa dokumen tersebut akan
ditujukan, kepentingannya, berapa sering dokumen tersebut
digunakan, ditulis cetak atau ditulis tangan, yang di
dalammya harus memuat komponen, Heading,
Introduction, Instruction, Body, Closing.
c. Cara Mendesain Formulir Rekam Medis
Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam
medis (Huffman, 1994 : 249)
1) Pelajari tujuan dan penggunaan formulir dan buat desain
formulir sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh
pengguna (user).
2) Desain form sesederhana mungkin. Buang data atau
informasi yang tidak diperlukan.
3) Gunakan istilah baku/standar untuk setiap elemen data, atau
sediakan definisi jika diperlukan.
4) Sediakan petunjuk/pedoman yang diperlukan untuk
memastikan konsistensi pengumpulan data atau interpretasi
data.
5) Urutkan item data secara logika, dalam kaitannya dengan
dokumen sumber atau sesuai kebiasaan yang ada; sajikan
informasi dengan cara yang menarik perhatian.
d. Prinsip Desain Formulir (Ahima, 2002)

1) Formulir harus mudah diisi atau dilengkapi.

2) Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir
tersebut.
3) Pada formulir harus terdapat heading yang mencakup judul
dan tujuan secara jelas.

14
 4) Nama dan alamat sarana pelayanan kesehatan atau rumah sakit
harus tercantum pada setiap halaman formulir.
5) Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien
seharusnya tercantum pada setiap halaman formulir atau
disebut barcoding.
6) Barcoding juga mencakup indeks formulir.
7) Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat
dipastikan penggunaan formulir terkini.
8) Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi atau
disebut outdated.
9) Layout formulir secara fisik harus logis.
10) Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu
dengan yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan.
11) Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar
menyarankan semua dengan huruf kapital.
12) Margin disediakan yang cukup untuk kepentingan hole
punches.
13) Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan
memisahkan area pada formulir.
14) Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-
area formulir.
15) Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang
pengumpulan data.

e. Tim Pendesain Formulir Rekam Medis

Rekam medis dihasilkan dari suatu upaya pelayanan
kesehatan pasien yang diberikan oleh tenaga kesehatan yang terdiri
dari berbagai disiplin ilmu. Sehingga desain formulir rekam medis
harus melibatkan setiap unsur utama yang terlibat dalam pelayanan
kepada pasien. Unsur utama tersebut minimal terdiri dari dokter,
perawat, dan praktisi rekam medis atau dapat ditambahkan juga

15
 tenaga kesehatan lainnya yang erat kaitannya dengan pelayanan
kepada pasien.
Semua unsur utama tersebut di bentuk dalam sebuah wadah
yang dinamakan Panitia Rekam Medis. Dalam dinamikanya,
Panitia Rekam Medis harus dapat mengidentifikasi kebutuhan data
maupun memastikan bagaimana cara pemenuhan kebutuhan
datanya, dengan tepat memperhatikan tujuan akhirnya, yaitu untuk
memberikan pelayanan yang berkualitas kepada setiap pasien.

4. Aspek yang dipertimbangan dalam desain formulir rekam medis

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam
medis berbentuk kertas/hardcopy (Huffman,1994:262). Menurut
Shofari dan Eny (2008) ada beberapa aspek desain formulir rekam
medis yang perlu diperhatikan, antara lain:
a. Aspek Anatomi
1) Kepala (heading)
Kepala (heading) memuat judul dan informasi mengenai
formulir, nama dan alamat organisasi, nama dan nomor
formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul
terletak pada bagian tengah atas. Hal ini untuk menunjukan
jenis dan kegunaannya. Judul dibuat sesingkat mungkin tetapi
jelas. Nomor formulir diletakkan di pojok, baik atas maupun
bawah. Nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk
menunjukan sumber dan jenisnya. Jika formulir terdiri lebih
dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor
dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang
dapat diketahui.
2) Pendahuluan (introduction)
Pendahuluan (introduction) memuat informasi pokok yang
menjelaskan tujuan dari penggunaan formulir yang
bersangkutan. Kadang-kadang tujuan ditunjukan oleh judul.
3) Perintah (instruction)
Perintah yang dimaksud adalah keterangan agar user dapat
dengan segera mengetahui berapa lembar salinan yang
diperlukan, siapa yang harus menyerahkan/mengirimkan

16
 formulir, kepada siapa lembar salinan dikirimkan, dan
semacamnya. Instruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-
ruang atau entry, karena hal ini membuat formulir terkesan
berantakan dan mempersulit pengisian.
4) Badan (body)
Badan (body) merupakan bagian inti dari suatu formulir.
Bagian ini disediakan khusus untuk pekerjaan substantif
formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data
harus logis, sistematis, konsisten, sehingga mudah untuk
dibaca dan dipahami.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu
badan formulir meliputi:
a) Margin

Punggung (samping kiri): 2 cm (untuk lubang)

Atas : 2,5 cm (untuk nama dan logo)

Samping : 2 cm beri warna

Bawah :1,5 – 2 cm (kode file, nomor, tahun

pembuatan)

b) Spacing
(1) Horizontal spacing disediakan 1/12” untuk huruf
“elite”,1/10 untuk huruf “pica”.
(2) Vertikal spacing terdapat enam garis vertikal setiap inci
pada mesin ketik standar, elite atau pica. Berikan 1/16”
atau kelipatannya untuk setiap baris pengetikan.
(3) Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan
horizontal spacing 1/10” sampai 1/12” perkarakter
vertikal spacing ¼” sampai 1/3”. Spasi antar baris dan
spasi antar karakter pada formulir sampai 1/3”. Spasi
antar baris dan spasi antar karakter pada formulir harus
diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan
data yang dicetak dengan mesin.

17
 c) Rules atau garis
Rules adalah sebuah garis vertikal atau horizontal. Garis ini
bisa langsung, terputus-putus atau paralel berdekatan yang
melayani berbagai tujuan.
d) Type style atau jenis huruf
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan
untuk satu formulir yang paling baik adalah menggunakan
sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan
tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan
huruf yang sama disemua bagian formulir.
e) Cara pencatatan
Cara pencatatan dapat dilakukan dengan tulisan tangan, atau
komputer.

5) Penutup (closing)
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ”close”
atau penutup, merupakan ruangan yang disediakan untuk tanda
tangan otentikasi dan persetujuan.

b. Aspek fisik
1) Warna
Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan
cepat formulir yang dipergunakan. Warna yang baik adalah
warna yang datanya mudah dibaca dan cerah.
2) Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah
berat kertas dan kualitas kertas yang berkaitan dengan
permanency atau penyimpanan.

3) Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang
disediakan dengan kebutuhan isi formulir. Usahakan ukuran
kertas yang digunakan berupa ukuran kertas standar dan
banyak dijua seperti A4 atau folio.
4) Bentuk

18
 Menyarankan bentuk (vertikal, horizontal, dan persegi
panjang). Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam
pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu:
a) Lama formulir akan disimpan
b) Penampilan dari formulir
c) Banyak formulir tersebut ditangani
d) Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau
dibawa-bawa oleh pemakainya)
e) Kemudahan untuk digunakan
f) Tahan lama untuk pengisian yang lama
g) Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembap)
h) Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan,
mesin)
i) Keamanan terhadap pudarnya data

c. Aspek Isi
Analisis berdasarkan aspek isi dilihat dari isi data pada
formulir rekam medis tersebut. Menurut Huffman (1994) bagian
isi formulir terdiri dari item, istilah, singkatan, dan simbul yang
digunakan dalam formulir rekam medis tersebut. Untuk
penjelasan selanjutnya ada di bawah ini:
1) Kelengkapan data
Mempertimbangkan data atau item apa saja yang perlu
dimasukkan dalam mendesain formulir.
2) Terminologi data.
Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui
oleh orang awam yang perlu diberi keterangan dalam Bahasa
Indonesia.
3) Singkatan
Penggunaan singkatan dalam desain formulir harus
menggunakan singkatan yang standar. Singkatan tersebut harus
disepakati dan dipahami oleh seluruh sumber daya di rumah
sakit. Beberapa contoh singkatan yang sering digunakan untuk
membuat formulir atau ketika mengisi formulir rekam medis
adalah : L (Laki – laki), P (Perempuan), Tgl (Tanggal), CKR
(Cedera Kepala Ringan), DADS (Dispepsia Akut Dehidrasi
Sedang) dan lain – lain.

19
 4) Simbol
Penggunaan simbol dalam formulir harus sesuai dengan
standar, khususnya standar di rumah sakit tersebut. Untuk
mendapatkan simbol yang sesuai standar dapat dilakukan
dengan pembuatan surat keputusan tentang pemberlakuan
simbol yang ada di rumah sakit. Contoh penggunaan simbol
yang sering ada di rumah sakit adalah : & yang berarti “dan”
dan simbol plus (+) yang artinya “pasien meninggal”.

5. Pengendalian dokumen rekam medis

Didalam desain formulir rekam medis kertas, pengendalian
formulir mencakup 4 hal, yaitu ;
a. Inventarisasi Formulir
Langkah pertama dalam penerapan kontrol formulir adalah
mendapatkan inventory semua formulir. Inventarisasi ini
kemudian harus dijaga supaya selalu up to date. Sebuah
inventarisasi berisi file riwayat formulir dan file subjek/judul
formulir.
b. Identifikasi Formulir
Pemberian nomor pada setiap penerbitan formulir. Identifikasi
formulir dapat dilihat pada master formulir. Selain pemberian
kode identifikasi tersebut, pada kegiatan identifikasi formulir ini
dilakukan dengan pembuatan register yang berisi item:

1) Nomor Formulir

2) Judul Formulir

3) Ukuran Formulir

4) Tanggal Penerbitan Formulir

5) Tanggal Revisi Formulir

6) Unit/Instalasi yang Mengeluarkan Formulir

20
 c. Analisis Formulir
Menurut Huffman (1994) analisis formulir terdiri dari
review dan revisi formulir, konfirmasi data, dan menantang
formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan
biaya-biaya masing-masing item. Kegatan analisis formulir ini
dapat dibuktikan dengan lembar evaluasi formulir rekam medis.

d. Pembelian
Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan
harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak
satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah tanpa
persetujuan pimpinan komite formulir yang sesuai atau yang
mewakilkannya.

D. Sistem Pelaporan dan Statistik Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit

Pelaporan Rumah Sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan rumah sakit secara tepat,
cepat, dan akurat. Di bidang kesehatan kehadiran statistik sangat banyak
sekali manfaat dan kegunaannya seiring dengan perkembangan ilmu dan
pengetahuan bidang kesehatan yang secara garis besar jenis laporan di
rumah sakit dibedakan menjadi 2, yaitu laporan internal dan eksternal.
Laporan internal yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun
konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Indikasi laporan meliputi pasien masuk rumah sakit, pasien keluar rumah
sakit, pasien meninggal di rumah sakit, lamanya pasien dirawat, hari
perawatan, prosentase pemakaian tempat tidur, kegiatan persalinan,
kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya, kegiatan rawat jalan
penunjang dan eksternal Rumah Sakit (Pedoman Prosedur dan
Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit di Indonesia Revisi ke III,
2006:40).

21
a. Sistem Pelaporan Rumah Sakit
Sistem pelaporan rumah sakit merupakan bagian dari sistem
informasi rumah sakit berbagai data tentang kegiatan rumah sakit
dikumpulkan untuk mewujudkan sistem ini. Data tersebut dikumpulkan
melalui berbagai formulir standar sesuai dengan frekuensi dan
periodenya.
Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No 691 A
/Menkes/SK/XII/84 tentang pembakuan sistem pelaporan rumah sakit
merupakan landasan di dalam upaya memantapkan sistem informasi
rumah sakit, karena salah satu modal utama untuk menunjang
kelancaran informasi adalah tersedianya data dasar dari unit pelapor.

2. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS Online)

Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki
arti. Data merupakan sumber informasi. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata
(fact and entity). Kualitas suatu informasi tergantung pada empat hal,
yaitu informasi yang akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely
basic), relevan (relevance) dan lengkap.
Sistem menurut Jogianto (2005:2) adalah sekumpulan elemen –
elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang
menggambarkan suatu kejadian – kejadian yang nyata, seperti tempat,
benda, dan orang – orang yang betul – betul ada dan terjadi. Sedangkan
menurut Indrajit (2001:2), sistem adalah kumpulan – kumpulan dari
komponen – komponen yang memiliki unsur keterkaitan satu sama lain.
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu proses
pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit se-Indonesia.
Sistem Informasi ini mencakup semua Rumah Sakit umum maupun
khusus, baik yang dikelola secara publik maupun privat sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit. SIRS yang berlaku saat ini adalah SIRS
revisi 6 tahun 2011. Rangkaian Proses Data Pelaporan Rumah Sakit

22
dikirimkan dari Rumah Sakit ke Dinas Kesehatan Provinsi & Dinas
Kesehatan Kabupaten atau Kota. Selain itu juga dibutuhkan pelaporan
dari Rumah Sakit ke Kementrian Kesehatan RI.
Aplikasi SIRS berbasis Online, untuk itu setiap rumah sakit harus
terlebih dahulu melakukan registrasi di situs resmi Direktorat Jendral
Bina Upaya Kesehatan dari Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.

3. Tujuan SIRS
a. Membantu mewujudkan visi dan misi rumah sakit
b. Membangun dan mengembangkan infrastruktur teknologi
informasi.
c. Meningkatkan kinerja rumah sakit menjadi lebih efisien dan
efektif.
d. Meningkatkan mutu dan mempercepat proses pelayanan rumah
sakit.

4. Jenis Pelaporan SIRS

Jenis laporan SIRS yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok :
a. Laporan Internal
Laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun
konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit Indikasi laporan adalah Sensus Harian, meliputi: Pasien
masuk rumah sakit, pasien keluar rumah sakit, pasien meninggal
di rumah sakit, lamanya pasien dirawat, hari perawatan,
prosentase pemakaian TT, kegiatan persalinan, kegiatan
pembedahan dan tindakan medis lainnya, kegiatan rawat jalan
penunjang.
b. Laporan Eksternal
Pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan
peraturan yang berlaku, ditujukan kepada Departemen Kesehatan
RI, Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes Propinsi, Dinkes
Kabupaten/kota Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes
RI, meliputi:
1) RL1 = Data dasar rumah sakit (setiap ada perubahan)
2) RL2 = Data Ketenagaan rumah sakit (tahunan)
3) RL3 = Data kegiatan pelayanan (tahunan)

23
4) RL4 = Data morbiditas dan mortalitas (triwulan)
5) RL5 = Data kunjungan dan 10 besar penyakit (bulanan)

Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi

Laporan (RL), diantaranya :
1) RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit
Dilaporkan setiap waktu apabila terdapat perubahan data
dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data
yang bersifat terbarukan setiap saat (update).
Data dasar rumah sakit yaitu data mengenai jumlah
tempat tidur yang tersedia di rumah sakit dan fasilitas yang
ada di unit rawat jalan atau poliklinik yang menyediakan
pelayanan dokter spesialis atau subspesialis untuk menangani
pasien.
Dapat disajikan data tentang perkembangan tempat tidur
di rumah sakit atau bisa juga tentang data pelayanan spesialis
atau sub spesialis apa yang ada di rumah sakit tersebut.
2) RL 2 berisikan Data Ketenagaan
Data ketenagaan dilaporkan periodik setiap tahun. Data
ketenagaan rumah sakit menyajikan tentang jumlah semua
tenaga yang bertugas di rumah sakit baik tenaga dokter,
perawat maupun petugas lainnya. Dengan data ini bisa
disajikan tentang berapa tenaga dokter, perawat atau yang
lainnya.
3) RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
Data kegiatan pelayanan rumah sakit ini dilaporkan
periodik setiap tahun. RL 3 berisikan tentang laporan harian
kegiatan rumah sakit dari setiap ruangan, baik dari ruang
rawat inap yang berupa sensus harian pasien rawat inap,
ataupun formulir lainnya yang telah diisi oleh bagian masing
– masing. Laporan tersebut diolah oleh bagian pengolahan
data sehingga laporan tersebut sesuai dengan kebutuhan
untuk mengisi RL dan rumah sakit, pengolahan ini dilakukan
secara manual.

24
 Data yang diolah di unit rawat jalan diperoleh dari
register pelayanan URJ, sensus harian rawat jalan,
rekapitulasi rawat jalan dan laporan triwulan.
Data yang diolah di unit gawat darurat diperoleh dari
register pelayanan UGD, sensus harian UGD, rekapitulasi
UGD dan laporan triwulan.
Data yang diolah di unit rawat inap diperoleh dari
register pelayanan rawat inap, sensus harian rawat inap, rekap
bulanan rawat inap dan laporan triwulan.
Menurut Depkes RI, sensus harian adalah kegiatan
pencacahan atau perhitungan pasirn rawat inap yang
dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat inap dan berisi
tentang mutasi keluar masuk pasien selama 24 jam mulai dari
pukul 00.00 s/d 24.00 WIB.
Kegunaan sensus harian adalah sebagai berikut :
a) Untuk mengetahui jumlah pasien yang sedang dirawat
inap di rumah sakit tersebut
b) Sebagai sarana untuk mengetahui bahan pemonitoran
penggunaan tempat tidur perawatan penginapan pasien
c) Untuk mengontrol jumlah pasien yang masuk melalui
tempat penerimaan pasien
d) Sebagai sarana untuk mengetahui dan mengontrol jumlah
pasien pulang dari ruangan dan jumlah dokumen rekam
medis yang diteruma oleh unit rekam medis
e) Sebagai sarana untuk mengontrol jumlah pasien yang
dipindahkan ke ruangan lain
f) Sebagai sarana untuk mengetahui jumlah pasien lahir
ataupun meninggal di rumah sakit
g) Sebagai sumber data untuk sistem pelaporan rumah sakit
h) Sebagai sarana ikut serta dalam hal menentukan besarnya
anggaran yang diperlukan oleh rumah sakit
4) RL 4 berisikan Data Morbiditas / Mortalitas Pasien
Data morbiditas / mortalitas pasien dilaporkan periodik
setiap tahun. RL 4 berisi laporan harian yang berasal dari
berkas rekam medis yang dikodefikasikan berdasarkan ICD –
X, direkapitulasikan secara mingguan yang kemudian

25
 dibuatkan secara bulanan dan dilaporkan secara triwulan.
Dilakukan melalui proses indeks untuk masing – masing jenis
penyakit yang dikelompokkan menurut DTD (Daftar Tabulasi
Dasar) seperti yang terdapat pada formulir RL 4a (formulir
data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap
rumah sakit) dan 4b (formulir data keadaan morbiditas dan
mortalitas pasien rawat jalan rumah sakit)
5) RL 5 berisikan Data Bulanan
Data bulanan ini dilaporkan secara periodik setiap bulan,
berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar
penyakit.
5. Statistik Pelayanan Kesehatan
Statistika adalah suatu ilmu yang mempelajari tata cara
mengumpulkan, mengolah, menata, menyajikan, menganalisis, dan
menginterprestasikan data angka dengan tujuan membantu
pengambilan keputusan yang efektif.
Statistik pelayanan kesehatan adalah semua catatan yang disusun
secara sistematis dan terus menerus tentang hal – hal yang
berhubungan dengan pelayanan kesehatan masyarakat.
Salah satu fungsi dari unit rekam medis adalah mengembangkan
laporan – laporan statistik yang informatif. Data statistik rumah sakit
dihasilkan dari Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ),
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI), Unit Gawat Darurat
(UGD), Poliklinik, Unit Rawat Inap, Apotek, Keuangan, Instalasi Gizi
dan penunjang medis lainnya.
Menurut Sudra (2010:3) informasi dari statistik rumah sakit
digunakan untuk berbagai kepentingan, antara lain :
a. Perencanaan, pemantauan pendapatan dan pengeluaran dari
pasien oleh pihak manajemen rumah sakit
b. Pemantauan kinerja medis
c. Pemantauan kinerja nonmedis.
Pihak yang memanfaatkan data rekam medis dibagi menjadi 2
(dua), yaitu :
a. Pihak Internal

26
 Direktur dan wakil direktur, kepala bagian atau kepala bidang,
kepala sub bagian, tim medis, paramedis maupun non medis dan
lain – lain.
b. Pihak Eksternal
Departemen kesehatan, dinas kesehatan, pemilik rumah sakit,
pemasok obat atau alat kesehatan dan lain – lain.
6. Jenis Statistik
a. Statistika Deskriptif.
Statistika deskriptif adalah metode – metode statistika
yang digunakan untuk menggambarkan data yang telah
dikumpulkan. Mengacu pada definisi statistika yang meliputi
tata cara mengumpulkan, mengolah, menata dan menyajikan
data angka.
b. Statistika Inferensi.
Statistika Inferensi adalah metode – metode yang
digunakan untuk membuat keputusan tentang karakteristik
populasi berdasarkan suatu sampel. Mengacu pada definisi
statistika yang meliputi tata cara menganalisis dan
mengisterprestasikan data angka.

7. Fungsi Statistik dalam Bidang Kesehatan

a. Memberikan gambaran/ keterangan tentang masalah kesehatan
penentuan prioritas masalah yang perlu ditanggulangi.
b. Menilai dan menganalisa hasil usaha kesehatan.
c. Dapat menentukan kebutuhan dalam bidang kesehatan yang
sudah atau belum dipenuhi.
d. Dapat mencari hubungan sebab dan akibat.
e. Dokumentasi data kesehatan masyarakat.
8. Statistik Data Administratif
1. Pengertian Sensus Harian Rawat jalan dan Rawat Inap.
a. Sensus Harian Rawat Jalan.
Sensus harian rawat jalan adalah kegiatan pencatatan
atau perhitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada
setiap instalasi rawat jalan, (direktur jendral pelayanan
medis, Departemen Kesehatan RI 1998, pedoman
pencatatan kegiatan pelayanan rumah sakit di Indonesia).
b. Sensus Harian Rawat Inap.

27
 Sensus harian rawat inap adalah kegiatan pencacahan
atau perhitungan pasien rawat inap yang dilakukan setiap
hari pada suatu ruang rawat inap. Sensus harian berisi
tentang mutasi keluar masuk pasien selam 24 jam mulai
dari pukul 00.00 – 24.00. Tujuannya adalah untuk
mengetahui informasi semua pasien yang masuk dan keluar
rumah sakit selama 24 jam (Depkes RI, 1994).

2. Pengolahan Data Rekapitulasi Sensus Harian Rawat Inap.

Adalah formulir perantara untuk menghitung dan merekap
pasien rawat inap setiap hari yang diterima dari masing-masing
ruang rawat inap.
Kegunaan dari rekapitulasi sensus harian rawat inap menurut
Depkes (1994) adalah untuk :
a. Mengetahui jumlah pasien dirawat pada hari yang
bersangkutan.
b. Mengetahui tingkat kegunaan tempat tidur.
c. Merupakan data dasar mengenai pasien dirawat pada hari
yang bersangkutan yang harus segera dikirim kepada
Direktur Rumah Sakit, Bidang Perawatan dan unit lain yang
membutuhkan.
Data pengolahan sensus harian rawat inap ini akan
didapatkan nilai dari indikator-indikator pelayanan rumah
sakit. Indikator ini dapat dipakai untuk mengetahui tingkat
pemanfaatan, mutu dan efisiensi pelayanan rumah sakit.
E. Grafik Barber Johnson
Grafik Barber Johnson adalah salah satu alat untuk mengukur tingkat
efisiensi pengelolaan rumah sakit. Dalam pengelolaannya rumah sakit
harus efisien baik dilihat dari segi mutu pelayanan medis maupun diliht
dari segi ekonomi yaitu pemanfaatan atau pendayagunaan sarana yang ada.
1. Indikator Pelayanan Rumah Sakit
a. BOR (Bed Occupancy Rate / Percentage Bed Occupancy)
Bed Occupancy Rate (BOR) merupakan angka yang
menunjukkan presentase tingkat penggunaan tempat tidur pada
satuan waktu tertentu di Unit Rawat Inap (bangsal). Standar nilai

28
 ideal menurut Barber Johnson untuk BOR adalah 70 – 85 %.
(Sudra, Rano I. 2008).
Apabila nilai BOR lebih dari 85 % maka pelayanan yang
dijalankan oleh dokter, perawat dan tenaga kesehatan lain kurang
efektif.hal tersebut dapat dikarenakan :
1) Beban kerja tinggi
2) Ruang kerja terbatas namun penggunaan tempat tidur yang

berlangsung secara terus – menerus.

3) Meningkatnya kualitas pasien memperoleh perawatan yang
layak dibutuhkannya.
4) Memperpanjangkan masa penyembuhan pasien.

Rumus BOR(Bed Occupancy Rate):

b. Av. LOS (Average Lenght of Stay)

Average Lenght of Stay disebut juga lama dirawat merupakan
jumlah hari kaleder dimana pasien mendapatkan perawatan inap
di rumah sakit sejak tercatat sebagai pasien rawat inap (admisi)
hingga keluar dari rumah sakit (discharge). Kondisi pasien keluar
bisa dalam keadaan hidup maupun mati.
Jadi pasien yang belum keluar dari rumah sakit belum bisa
dihitung hari lama dirawatnya. Nilai ideal untuk Av. LOS adalah ±
3 – 12 hari. (Sudra, Rano I. 2008)
Total dari lama hari rawat dapat diartikan sebagai jumlah hari
rawat yang didapat pada pasien, sampai pasien keluar hidup atau
mati.

Rumus AvLOS (Average Length Of Stay) :

29
 c. TOI (Turn Over Interval)
Turn Over Interval menunjukkan rata-rata jumlah hari sebuah
Tempat tidur tidak ditempati pasien. Hari “Kosong” ini terjadi
antara saat Tempat tidur yang ditinggalkan oleh seorang pasien
sehingga digunakan lagi oleh pasien berikutnya. Nilai ideal Turn
Over Interval (TOI): 1 – 3 hari. (Sudra, Rano I. 2008)

Rumus TOI (Turn Over Interval) :

d. BTO (Bed Turn Over)

Bed Turn Over merupakan rerata jumlah pasien yang
menggunakan setiap Tempat tidur dalam periode tertentu. Nilai
BTO sangat membantu dalam menilai tingkat penggunaan Tempat
tidur karena dalam dua periode bisa diperoleh angka BOR yang
sama tetapi angka BTO berbeda. Nilai ideal Bed Turn Over
(BTO) minimal 30 pasien dalam periode 1 tahun. Artinya, 1
Tempat tidur diharapkan digunakan 30 pasien dalam 1 tahun,
berarti 1 pasien rata-rata dirawat selama 12 hari. Hal ini sejalan
dengan nilai standar ideal AvLOS yakni 3 – 12 hari. (Sudra, Rano
I. 2008)

Rumus BTO (Bed Turn Over) :

2. Manfaat Grafik Barber Johnson

a. Memonitor kegiatan dan perbandingan dalam kurun waktu
tertentu.

30
 b. Memonitor perkembangan pencapaian target efisiensi penggunaan
TT yang telah ditentukan dalam suatu periode.
c. Pebandingan tingkat efisiensi penggunaan TT antar unit.

3. Cara Membuat Grafik Barber Johnson

Ketentuan-ketentuan yang harus diingat waktu membuat Grafik
Barber Johnson yaitu:
a. Skala pada sumbu horisontal tidak harus sama dengan skala sumbu
vertikal.
b. Skala pada suatu sumbu harus konsisten.
c. Skala pada sumbu horizontal dan vertikal dimulai dari angka 0 dan
berhimpit membentuk koordinat 0,0.
d. Judul grafik harus secara jelas menyebutkan nama Rumah Sakit,
nama bangsal (bila perlu), dan periode waktu.
e. Garis bantu BOR dibuat dengan cara :
1) Tentukan nilai BOR yang akan dibuat garis bantunya, misalnya
BOR 75 %.
2) Tentukan koordinat titik bantu BORnya sesuai nilai BOR
tersebut, misalnya untuk BOR 75 % maka koordinat titik
bantunya adalah :
3) AvLOS = nilai BOR di bagi 10 = 75/10 = 7,5
4) TOI = 10 – nilai AvLOS = 10 – 7,5 = 2,5.
5) Tarik garis mulai dari koordinat 0,0 melewati titik bantu BOR
tersebut.
6) Beri keterangan garis tersebut, misalnya bahwa garis tersebut
adalah BOR 75 %
f. Garis bantu BTO dibuat dengan cara :
1) Tentukan nilai BTO yang akan dibuat garis bantunya, misalnya
BTO = 10
2) Tentukan titik bantu disumbu AvLOS dan TOI (nilainya sama),
dengan cara :
1. Titik bantu = (jumlah hari dalam periode tertentu) dibagi
(nilai BTO) = 30/10 = 3
2. Jadi lokasi titik Bantu BTO di AvLOS = 3 dan TOI = 1.
3) Tarik garis yang menghubungkan kedua titik bantu tersebut.
4) Beri keterangan garis tersebut
5) Daerah efisien dibuat dan merupakan daerah yang dibatasi oleh
perpotongan garis :
a) TOI = 1

31
 b) TOI = 3
c) BOR = 75%
d) AvLOS = 12

Gambar 1. Contoh Grafik Barber Johnson

Grafik diatas tersebut mempunyai makna sebagai berikut:

a) Grafik BOR makin dekat dengan sumbu Y Ordinatà BOR makin
tinggi
b) Makin dekat grafik BTO dengan titik sumbu àpasien keluar per
tempat tidur makin tinggi jumlahnya
c) Rata-rata tenggang perputaran (TOI) tetap, AvLOS berkurang,
BOR akan turun.
F. Pengkodean Diagnosis Penyakit dan Tindakan
1. Diagnosis
Diagnosis adalah identifikasi sifat – sifat penyakit atau kondisi
atau membedakan suatu penyakit atau kondisi dari yang lainnya.
Penilaian dapat dilakukan melalui pemeriksaan fisik, tes laboratorium,
atau sejenisnya dan dapat dibantu oleh program komputer yang
dirancang untuk memperbaiki proses pengambilan keputusan.
Diagnosis dibagi menjadi 4 (empat), yaitu :
a. Diagnosis Utama
Diagnosis utama adalah suatu kondisi atau kondisi kesehatan
yang menyebabkan pasien memperoleh perawatan atau
pemeriksaan yang ditegakkan pada akhir episode pelayanan dan
bertanggung jawab atas kebutuhan sumber daya pengobatannya.

32
 b. Diagnosis Sekunder
Diagnosis sekunder adalah diagnosis yang menyertai
diagnosis utama pada saat pasien masuk atau yang terjadi selama
episode pelayanan.
c. Diagnosis Komorbiditas
Diagnosis komorbiditas adalah penyakit yang menyebabkan
diagnosis utama atau kondisi pasien saat masuk dan
membutuhkan pelayanan atau asuhan khusus setelah masuk dan
selama rawat.
d. Diagnosis Komplikasi
Diagnosis komplikasi adalah penyakit yanng timbul dalam
masa pengobatan dan memerlukan pelayanan tambahan sewaktu
episode pelayanan.

2. Kodefikasi Penyakit Dan Tindakan

Koding merupakan salah satu kegiatan pengobatan data rekam
medis untuk memberikan kode dengan huruf atau dengan angka
atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili komponen data.
Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada dalam rekam
medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk
menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidang
kesehatan.
Pemberian kode ini merupakan kegiatan klasifikasi penyakit
dan tindakan yang mengelompokkan penyakit dan tindakan
berdasarkan kriteria tertentu yang telah disepakati. Pemberian kode
atas diagnosis klasifikasi penyakit yang berlaku dengan
menggunakan ICD – X untuk mengkode penyakit, sedangkan ICD
9 – CM digunakan untuk mengkode tindakan, serta komputer
(online), untuk mengkode penyakit dan tindakan.
Buku pedoman yang disebut International Classification of
Disease and Related Health Problem, Tenth Revision (ICD – X)
adalah buku mengenai pengkodean atas penyakit dan tanda – tanda,
gejala, temuan – temuan yang abnormal, keluhan, keadaan sosial

33
dan eksterna menyebabkan cedera atau penyakit terbitan World
Health Organization (WHO). ICD – X terdiri dari 3 volume, yaitu :
a. Volume 1 (Tabular List) berisi tentang hal – hal yang
mendukung klasifikasi utama.
b. Volume 2 (Instruction Manual) berisi tentang pedoman
penggunaan.
c. Volume 3 (Alphabetical Index) berisi tentang klasifikasi
penyakit yang disusun berdasarkan indeks abjad atau secara
alphabet, terdiri dari 3 seksi yaitu :
1) Seksi 1 merupakan klasifikasi diagnosis yang tertera
dalam volume 1
2) Seksi 2 untuk mencari penyebab luar morbiditas,
mortalitas dan membuat istilah dari bab 20
3) Seksi 3 merupakan tabel obat – obatan dan zat kimia
sebagai sambungan dari bab 19, 20 dan menjelaskan
indikasi kejadiannya.
Sedangkan ICD 9 – CM adalah singkatan dari International
Classification of Disease, 9th Revision, Clinical Modification.
Klasifikasi prosedur ICD 9 – CM adalah sebagai berikut :
a. Diterbitkan berisi daftar yang tersusun dalam tabel dan indeks
alphabetik
b. Prosedur bedah dikelompokkan pada bagian 01 – 86
c. Prosedur bukan bedah dibatasi pada bagian 87 – 99
d. Struktur klasifikasi berdasarkan anatomi
e. Kode angka
f. Berdasarkan struktur 2 digit dengan 2 digit desimal diperlukan.

Prosedur dibagi menjadi 2 (dua), yaitu :

1) Prosedur Utama (Principal Prosedure)
Prosedur utama adalah prosedur tindakan yang paling
banyak menghabiskan sumber daya atau hari rawatan paling
lama dan biasanya berhubungan erat dengan diagnosa utama.
2) Prosedur Sekunder
Seluruh signifikan prosedur tindakan yang dijalankan pada
pasien rawat inap atau rawat jalan, membutuhkan peralatan
spesial atau dikerjakan oleh staf terlatih dan berpengalaman.

34
G. Sistem INA-CBG’s
a. Definisi INA-CBG’s
Sistem INA-CBG’s adalah aplikasi yang digunakan sebagai
aplikasi pengajuan klaim rumah sakit, puskesmas dan semua Penyedia
Pelayanan Kesehatan (PPK) bagi masyarakat Indonesia. Sistem
Casemix INA-CBG’s adalah suatu pengklasifikasian dari episode
perawatan pasien yang dirancang untuk menciptakan kelas-kelas yang
relatif homogen dalam hal sumber daya yang digunakan dan berisikan
pasien dengan karakteristik klinik yang sejenis.
Casemix merupakan pengelompokan diagnosis penyakit yang
dikaitkan dengan biaya perawatan. Ciri dari setiap satu kelompok
casemix adalah ciri klinis yang sama/mirip dan pemakaian sumber
daya/biaya perawatan sama/mirip.
Sistem casemix adalah klasifikasi episode perawatan pasien yang
dibuat untuk mengelompokkan kelas-kelas yang relatif homogen
dengan memperhatikan sumber daya yang digunakan dan berisi pasien
dengan karakteristik klinis yang serupa (George Palmer, Beth Reid).
Dapat diartikan pula bahwa casemix merupakan suatu format
klasifikasi yang berisikan kombinasi beberapa jenis penyakit dan
tindakan pelayanan di suatu rumah sakit dengan pembiayaan yang
dikaitkan dengan mutu dan efektivitas pelayanan. Casemix merupakan
metode pembayaran Prospective Payment.

b. Peran koding dalam sistem INA-CBG’s

Besar kecilnya tarif yang muncul dalam software INA-CBG’s
ditentukan oleh diagnosis dan prosedur/ tindakan. Kesalahan
penulisan diagnosis akan mempengaruhi tarif. Tarif bisa menjadi lebih
besar atau lebih kecil. Ketepatan pengkelasan CBGs (CBGs grouping)
sangat tergantung kepada ketepatan diagnosis utama. Diagnosis utama
akan menentukan MDC (MajorDiagnostic Category) atau sistem
organ yang terlibat. Tingkat keparahan penyakit ditentukan oleh
diagnosis sekunder, prosedur dan umur pasien. Ketepatan jumlah

35
 biaya rawatan pasien ditentukan oleh ketepatan pengkelasan CBGs
dan pemilihan diagnosis.

c. Metode Pembayaran di Rumah Sakit

Metode pembayaran di rumah sakit ada 2 (dua) cara, yaitu :
1) Retrospective payment
Retrospective payment adalah sistem pembayaran pelayanan
kesehatan dimana pembayaran ditentukan setelah pasien
menerima pelayanan.
2) Prospective payment
Prospective payment adalah sistem pembayaran pelayanan
kesehatan dimana pembayaran ditentukan sebelum pelayanan
diberikan.

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Instalasi Rekam Medis di RSI Sultan
Agung Semarang
1. Sejarah singkat RSI Sultan Agung Semarang
RSI Sultan Agung didirikan pada tahun 1970 oleh Yayasan Badan
Wakaf yang diresmikan pada tanggal 17 Desember 1971 sebagai
Health Center dengan pelayanan pemeriksaan dan pengobatan umum
serta KIA. Pada tanggal 23 Oktober 1975 berubah nama menjadi RSI
Sultan Agung yang melayani rawat jalan umum, spesialis, sub spesialis
dan penunjang medis. Pada tahun 1998 untuk pertama kalinya
melaksanakan akreditasi 5 bidang pelayanan diantaranya Administrasi
Pelayanan, Keperawatan, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat
dan Rekam Medis.
Pada tahun 2002 mulai dibangun gedung baru lantai 4, yang
digunakan untuk mengantisipasi banjir dan kemajuan teknologi
dibidang pelayanan kesehatan. Pada tahun 2003 gedung lantai 4 resmi
digunakan untul berbagai pelayanan kesehatan. Selang waktu 5 tahun

36
kemudian kembali membangun gedung baru lantai 4 untuk
mempersiapkan akreditasi 16 bidang pelayanan. Pada tahun 2009
gedung baru resmi digunakan untuk berbagai pelayanan termasuk
pelayanan pasien jamkesmas. Pada tahun 2010 tepatnya pada tanggal
24 maret 2010 melaksanakan akreditasi 16 bidang pelayanan untuk
peningkatan rumah sakit tipe B dan pada bulan februari 2011 Rumah
Sakit Islam Sultan Agung ditetapkan sebagai rumah sakit tipe B
pendidikan, hal ini berdasarkan surat keputusan direktur jendral bina
upaya kesehatan nomor HK.03.05/III/1299/11 tertanggal 1 mei 2011.
Pada tahun 2014 tepatnya tanggal 16-18 juli 2014 RSI Sultan
Agung Semarang melaksanakan akreditasi KARS versi 2012 dengan
hasil yang sangat memuaskan yaitu paripurna. Kemudian ditanggal 11-
14 juli 2017 kembali RSI Sultan Agung Semarang melaksanakan re-
akreditasi yang pertama dengan hasil yang memuaskan yaitu
paripurna. Ditahun yang sama RSI Sultan Agung Semarang juga
melaksanakan penilaian sebagai RS Syariah yang pertama di dunia.
Dengan berbekal moto “mencintai allah menyayangi sesama” RSI
Sultan Agung Semarang menorehkan banyak pengabdian untuk
masyarakat. Moto tersebut juga melandasi RSI Sultan Agung
Semarang untuk jauh lebih berkembang menuju sesuatu yang lebih
baik. Baik perubahan secara fisik (perkembangan gedung rumah sakit)
dengan berdirinya gedung MCEB (multi center excelent building) dan
perubahan yang lebih baik diarahkan kepada pembangunan spiritual
seperti adanya pelayanan bimbingan rohani untuk karyawannya,
bimbingan pra nikah dan kegiatan kegiatan rohani lainnya.
Pada pelayanan medis dan penunjang medis banyak mengalami
perkembangan diantaranya seperti CT Scan, Semarang Eye Center,
Lasik, Center, Funducopy Camera, Urology,Center, ESWL, Jantung
Center, Rehabilitasi Medis Center dan Manajemen Pain center. Dan
dengan didukung dengan sistem informasi manajemen yang
profesional (SIM RS).

37
2. Visi, Misi, dan Motto RSI Sultan Agung Semarang
a. Visi
Rumah Sakit Islam terkemuka dalam pelayanan kesehatan yang
pendidikan dan pembangunan peradaban islam menuju masyarakat
sehat sejahtera yang dirahmati Allah.
b. Misi
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang selamat
menyelamatkan dijiwai semangat mencintai Allah menyayangi
sesama.
2) Menyelenggarakan pelayanan pendidikan dalam rangka
membangun generasi khaira ummah.
3) Membangun peradaban Islam menuju masyarakat sejahtera
yang dirahmati Allah SWT.
c. Motto
“Mencintai Allah Menyayangi Sesama”

3. Sejarah Rekam Medis di RSI Sultan Agung Semarang

Tahun 1971 Dimulai pada 17 Agustus 1971, dengan pelayanan

yang sangat mini, yaitu pelayanan rawat jalan, KIB
dan kartu rawat jalan.

Tahun 1974 Adanya pelayanan yang lebih luas yaitu pelayanan

rawat jalan dan rawat inap. Dokumen yang digunakan
juga lebih baik dan penggunaanya disesuaikan dengan
peratuan yang berlaku.
Tahun Tepatnya sampai 30 November 1977, RSI Sultan
1974 – 1977
Agung Semarang sudah menggunakan sistem
penomoran Serial Numbering System (SNS), sistem
penyimpanan Desentralisasi, sistem penjajaran
Straight Numerical Filling (SNF).
Tahun 1 Desember 1977 – 31 Maret 2003, RSI Sultan Agung
1977 – 2003
Semarang sudah menggunakan sistem penomoran
Unit Numbering System (UNS), sistem penyimpanan
Sentralisasi, sistem penjajaran Terminal Digit Filling
(TDF).

38
 Tahun 2003 – 1 April 2003 sampai sekarang, RSI Sultan Agung
Sekarang sudah menggunakan sistem penomoran Unit
Numbering System (UNS), sistem penyimpanan
Desentralisasi, sistem penjajaran Terminal Digit
Filling (TDF), dan sistem input data yang digunakan
menggunakan sistem komputerisasi.

4. Visi, Misi, dan Motto Instalasi Rekam Medis RSI Sultan Agung
Semarang
a. Visi
Eksistensi profesional rekam medis dan informasi kesehatan dalam
penyelenggaraan pelayanan kesehatan dan menjadikan rekam
medis sebagai bagian terbaik di Rumah Sakit Islam Agung
Semarang.
b. Misi
1) Memberikan pelayanan rekam medis yang bermutu tinggi
sesuai standar profesi tertinggi.
2) Penataan administrasi, manajemen dan organisasi rekam medis
di rumah sakit.
3) Peningkatan profesionalisme rekam medis melalui optimalisasi
pemanfaatan teknologi informasi global dalam pengumpulan
dan pengolahan data untuk informasi kesehatan.
4) Rekam medis sebgai data base manajemen informasi kesehatan
untuk pengambilan keputusan dalam rangka upaya
peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
5) Profesionalisme dalam manajemen data dan informasi
kesehatan serta berorientasi kebutuhan customer, informasi
yang bermutu untuk keuntungan masyarakat, dan
penyelenggaraan asuhan keperawatan serta pengguna data
klinis lain.
c. Motto
“Mengabdi merupakan jiwa kami,melayani bagian ibadah kami”.

39
B. Desain Formulir Rekam Medis Berbasis Manual dan Elektronik di RSI
Sultan Agung Semarang
1. Desain Formulir Rekam Medis Kertas
Dari beberapa formulir rekam medis di RSI Sultan Agung Kota
Semarang, penulis mengambil salah satu formulir rekam medis yaitu
formulir Assesmen Gawat Darurat (RM 20B REV III) untuk dijadikan
sampel dan dianalisis dari beberapa aspek; yaitu aspek fisik, aspek
anatomi, dan aspek isi.
Analisis format formulir rekam medis:
a. Aspek Fisik

No Aspek Desain Teori Desain yang

yang ada diinginkan
1 Bahan Kertas Menggunakan Sudah
HVS 70 Kertas yang tipis sesuai
Gram dengan teori
dan tidak
ada
perbaikan
2 Bentuk Persegi Berbentuk Sudah
Panjang persegi panjang sesuai
(portrait) dengan teori
dan tidak
ada
perbaikan
3 Ukuran Kertas Kertas ukuran Sudah
HVS A4 A4 (WHO,2000) sesuai
dengan teori
dan tidak
ada
perbaikan
4 Warna Kertas HVS berwarna Sudah
berwarna putih sesuai
putih dengan teori

40
 dan tidak
ada
perbaikan

b. Aspek Anatomi
1) Heading

No. Aspek Desain yang Teori Desain yang

ada diinginkan
1. Judul Terletak di Posisi standar Sudah sesuai
tengah dari judul dengan teori
bagian atas adalah kiri-atas, dan tidak ada
tengah, kanan- perbaikan
atas, kiri-bawah
atau kanan-
bawah. Judul
dibuat sesingkat
mungkin tetapi
jelas.
2. Subjudul Tidak ada/ Subjudul harus Sudah sesuai
Tidak digunakan jika dengan teori
diperlukan judul utama dan tidak ada
memerlukan perbaikan
penjelasan atau
kualifikasi
lebih lanjut.

41
3. ID RS Terdapat ID RS harus Ditambahkan
nama rumah lengkap (nama identitas
sakit dan rs,alamat,nomor rumah sakit
logo rumah telepon,email, lainnya yang
sakit dan logo) dan sesuai
dibagian harus terdapat dengan teori
pojok kiri disemua seperti
atas dan formulir alamat, no
terdapat telepon, dan
alamat fax.
singkat
rumah sakit
dibawah
nama rumah
sakit
4. ID Form Terdapat Identitas Sudah sesuai
IDformulir formulir harus dengan teori
yaitu “RM ada di tiap dan tidak ada
20B REV lembar perbaikan
III” yang formulir,
terletak di terletak di
pojok kanan kanan atas atau
bawah kanan bawah.

42
5. Nomor Terdapat “Nama dan Sebaiknya
Edisi nama revisi tanggal revisi dicantumkan
dan nomor formulir tanggal revisi
edisi . namun dicantumkan
tidak tertera agar dapat
tanggal dipastikan
dilakukannya penggunaan
revisi. formulir
terkini“
(Prinsip Design
Formulir
menurut AHIM
2002
6. Nomor Tidak ada/ Nomor halaman Sudah sesuai
Halaman Tidak diperlukan jika dengan teori
diperlukan formulir lebih dan tidak ada
dari satu perbaikan
halaman.

2) Introduction

No. Aspek Desain Teori Desain yang

yang ada diinginkan
1. Introduction Tidak ada/ Tidak perlu Sudah sesuai
Tidak adanya dengan teori
diperlukan introduction dan tidak ada
jika judul perbaikan
sudah
menjelaskan
maksud dari
formulir
tersebut.

43
3) Instruction

No. Aspek Desain yang Teori Desain yang

ada diinginkan
1. Instruction Di formulir Formulir Sebaiknya diberi
tersebut harus instruction yang
terdapat bersifat self- jelas untuk
perintah instruction ar pengisian
pengisisian tinya harus formulir yang
formulir oleh berisi terdapat pilihan.
petugas instruksi- Contohnya pada
namun belum instruksi bagian : Pasien
semua yang jelas datang sendiri /
diberikan bagi pengisi diantar. Berilah
perintah yang untuk perintah
jelas. menuliskan keterangan
data tanpa pengisiannya,
harus contoh : diceklist
bertanya lagi. “v” dan /
disilang”x”.

4) Body

No Aspek Desain yang Teori Desain yang

ada diinginkan
.
1. Pengelom Pengelompok Urutan data Sudah sesuai
pokan data an data dari data dengan teori
tersusun atas identitas serta dan tidak ada
identitas data medis perbaikan
pasien dan
data klinis
pasien dan
tersusun

44
 secara urut
2. Rata Perataan Secara teori, Sudah sesuai
kanan kiri dalam perataan dengan teori
formulir formulir dan tidak ada
rekam medis disesuaikan perbaikan
sudah rapi. dengan
Menggunakan kebutuhannya.
rata kanan Bisa
kiri (Justify) menggunakan
rata kanan,
kiri, center
ataupun
justify.
3. Margin Punggung : Punggung:2 Sebaiknya
cm (untuk
1,7 disesuaikan
lubang)
Atas : 3,6
Atas: 2,5 cm dengan teori
Kanan:1
(untuk nama
Bawah:1,7 agar formulir
dan logo)
Samping : 2 dapat tersajikan
cm beri warna
secara baik dan
Bawah :1,5–
maksimal.
2cm(kode file,
Yaitu merubah
nomor,tahun
margin
pembuatan)
punggung/
samping kiri : 2
cm, atas: 2.5
cm, samping: 2
cm, dan margin
bawah: 1.5-2
cm
4. Spacing 1,5 cm Spasi Sudah sesuai
digunakan dengan teori
untuk dan tidak ada

45
 memberi jarak perbaikan
agar leluasa
dalam
pengisian data
5. Garis/ Sudah ada Ditambahkan Tidak perlu ada
kotak/ jika perbaikan
bayangan/ diperlukan karena sudah
warna ada
6. Font Judul: Times Menggunakan Sudah sesuai
New Roman sedikit dengan teori
Isi: Arial
mungkin jenis dan tidak ada
dan ukuran perbaikan
huruf. Jenis
huruf yang
digunakan
terbaca
dengan jelas.
7. Cara Tulis tangan Cara Tulis tangan,
pengisian pengisian dicoret, dan di
formulir centang pada
rekam medis jenis data
dapat tertentu
dilakukan
dengan tulisan
tangan (tulis,
coret, centang,
lingkar,
silang) atau
komputer

5) Close

No. Aspek Desain yang Teori Desain yang

46
 ada diinginkan
1. Tempat Tidak Digunakan Sebaiknya
terdapat agar data ditambahkan alamat
keterangan lebih valid
tempat
2. Tanggal Terdapat Digunakan Sudah sesuai dengan
tempat agar data teori dan tidak ada
untuk lebih valid perbaikan
pengisian
tanggal
3. Waktu Ada Digunakan Sudah sesuai dengan
agar data teori dan tidak ada
lebih valid perbaikan
4. Tanda Terdapat Digunakan Sudah sesuai dengan
Tangan tempat agar data teori dan tidak ada
untuk lebih valid perbaikan
memberi
tanda
tangan
5. Catatan Tidak Digunakan Sebaiknya
Tambahan terdapat agar data ditambahkan tempat
tempat lebih valid pemberian catatan
untuk tambahan.
pemberian
catatan
tambahan

c. Aspek Isi

No Aspek Desain Teori Desain yang

yang ada diinginkan
1 Kelengkapan Sudah Item data Sudah sesuai
elemen data lengkap harus dengan teori dan
selengkap- tidak ada perbaikan

47
 lengkapnya
agar
informasi
lebih valid
2 Terminologi Tidak ada Tidak Sudah sesuai
diperlukan dengan teori dan
tidak ada perbaikan
3 Singkatan Ada Jika ada Sudah sesuai
singkatan dengan teori dan
harus tidak ada perbaikan
disesuaikan
dengan
standarnya
4 Simbol Tidak ada Jika ada Sudah sesuai
simbol dengan teori dan
harus tidak ada perbaikan
disesuaikan
dengan
standarnya

2. Desain Formulir Rekam Medis Elektronik

Di RSI Sultan Agung sudah menerapkan rekam medis berbasis
elektronik lebih tepatnya di bagian pendaftaran unit rawat jalan, unit
rawat inap, dan unit gawat darurat yang terdapat di aplikasi SIMRS
Sultan Agung Semarang. Sebelum menggunakan SIMRS Sultan
Agung Semarang, kita perlu meng-entry-kan username dan password.
Dalam hal ini, kami mengambil sampel desain formulir elektronik dari
TPPGD (terlampir) untuk dianalisis kelengkapannya. Berikut elemen
data pada formulir rekam medis elektronik di TPPGD:
1) Nama Pasien
2) Tempat dan tanggal lahir
3) Umur
4) Jenis kelamin

48
 5) Agama
6) Status perkawinan
7) Pendidikan
8) Pekerjaan
9) Kewarganegaraan
10) Alamat
11) No Telp / No HP
12) Kode pos
13) Kelurahan
14) Kecamatan
15) Kabupaten / kota
16) Provinsi
17) Nama istri / suami
18) Nama ayah
19) Nama ibu
20) No. RM ibu
Menurut penulis, ada hal yang kurang dari formulir tersebut yaitu
karena pasien dibawa dengan keadaan gawat/darurat/gawat darurat,
ada kemungkinan bahwa pasien tidak diantarkan oleh keluarga namun
bisa saja orang lain. Maka dari itu ditambahkan identitas dari
pengantar pasien seperti nama, alamat, dan nomor telepon yang dapat
dihubungi. Lalu ditambahkan juga sarana transportasi pengantaran
pasien ke rumah sakit menggunakan sarana apa.

C. Sistem Pelaporan dan Statistik Pelayanan Kesehatan RSI Sultan Agung

Semarang
1. Alur Prosedur Sistem Pelaporan RSI Sultan Agung Semarang
a. Konsep Dasar Statistik RSI Sultan Agung
Pengambilan dan pengumpulan data di RSI Sultan Agung
Semarang sudah dilakukan secara eletronik menggunakan aplikasi
yang sudah tersedia, baik sensus harian rawat jalan, rawat inap,
dan gawat darurat. Pengumpulan dan pengolahan data di RSI
Sultan Agung Semarang diperbarui setiap hari.
Untuk pengolahan data dilakukan oleh bagian pelaporan
RSI Sultan Agung Semarang. Hasil dari data tersebut menjadi
informasi yang dapat digunakan untuk laporan internal dan
laporan eksternal rumah sakit.
Pada laporan internal, hasil dari pengolahan data yang telah
diolah oleh bagian pelaporan dapat digunakan sebagai bahan

49
 pertimbangan, pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan
rumah sakit itu sendiri. Sedangkan untuk laporan eksternal, hasil
dari pengolahan data tersebut akan dikirim ke Dirjen Pelayanan
Medis, Dinas Kesehatan provinsi Jawa Tengah dan Dinas
Kesehatan Kota Semarang melalui aplikasi RS online.
b. Sensus Harian RSI Sultan Agung
Ada 3 jenis sensus harian yang ada di RSI Sultan Agung
Semarang yaitu sensus harian rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat. Semua sensus harian di RSI Sultan Agung sudah
terkomputerisasi sehingga tidak ada lembar sensus harian.
Untuk sensus harian rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat didapatkan dari pendataan yang dilakukan setiap hari oleh
petugas pendaftaran yang sudah memasukkan data kedalam
aplikasi yang sudah tersedia di RSI Sultan Agung Semarang.
2. Sistem Pelaporan RSI Sultan Agung Semarang
a. Laporan Harian
1) Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2) Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3) Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4) Laporan rekam medis yang keluar per hari
5) Laporan KDRS bila ada dan dikirim ke DKK Kota Semarang
dan DKK Kota Demak.
b. Laporan Mingguan
Laporan wabah mingguan dikirim ke Dinas Kesehatan Kota
Semarang dan Dinas Kesehatan Kota Demak
c. Laporan Bulanan
Laporan bulanan dibagi menjadi 2, yaitu laporan internal dan
laporan eksternal.
1) Laporan Internal
Merupakan laporan mutu kinerja pelayanan instalasi rekam
medis yang dilaporkan kepada pihak intern rumah sakit yaitu
direktur rumah sakit.
2) Laporan Eksternal
Sesuai dengan permintaan Dinas Kesehatan, yaitu:
a) Laporan Penyakit Tidak Menular (PTM)
b) Laporan Seksual Transmissed Desese (STD)
c) Laporan Penyakit Menular tertentu
d) Laporan TB Paru
e) Laporan Campak

50
 f) Laporan Vaksinasi
g) Laporan AIDS
h) Laporan Surveilans Terpadu Penyakit Berbasis RS
i) Laporan BKIA
j) Laporan IMD
k) Laporan Farmasi (Obat Generik dan Narkotika)
l) Laporan Leptosipirosis
m) Laporan Kelahiran
n) Laporan Kematian Ibu dan Balita
o) Laporan Neonatus Resiko Tinggi
p) Laporan Maternal dan Peinatal
q) RL5.1 Pengunjung Rumah Sakit
r) RL5.2 Kunjungan Rawat Jalan
s) RL5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
t) RL5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
d. Laporan Tahunan
Terdapat 2 laporan tahunan yang ada di instalasi rekam medis RSI
Sultan Agung Semarang:
1) Laporan Internal
a) Laporan kinerja mutu pelayanan RSISA
b) Laporan kinerja mutu pelayanan instalasi Rekam Medis
2) Laporan Eksternal
Merupakan kegiatan pelaporan yang ditujukan untuk
kementerian kesehatan dan dinas kesehatan melalui SIRS
(Sistem Informasi Rumah Sakit) yang penyusunannya pun
sesuai dengan juknis SIRS Revisi 6 tahun 2011
a) RL 1 Data Dasar Rumah Sakit (Update)
(1) RL 1.1 Data Dasar Rumah Sakit
b) RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
d) RL 2 Ketenagaan
e) RL 3 Pelayanan
(1) RL 3.1 Rawat Inap
(2) RL 3.2 Rawat Darurat
(3) RL 3.3 Gigi dan Mulut
(4) RL 3.4 Kebidanan
(5) RL 3.5 Perinatologi
(6) RL 3.6 Pembedahan
(7) RL 3.7 Radiologi
(8) RL 3.8 Laboratorium
(9) RL 3.9 Rehabilitasi Medik
(10) RL 3.10 Pelayanan Khusus
(11) RL 3.11 Kesehatan Jiwa
(12) RL 3.12 Keluarga Berencana

51
 (13) RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit
(14) RL 3.14 Rujukan
(15) RL 3.15 Cara Bayar
f) RL4 Mordibitas dan Mortalitas
(1) RL 4.a Penyakit Rawat Inap
(2) RL 4.b Penyakit Rawat Jalan
3. Statistik Pelayanan Kesehatan RSI Sultan Agung Semarang
Kegiatan statistik pelayanan kesehatan di RSI Sultan Agung
Semarang salah satunya yaitu membuat dan menyajikan grafik Barber
Johnson yang digunakan untuk melakukan perbandingan atau sebagai
alat bantu untuk menganalisa, menyajikan, dan mengambil keputusan.
Alur prosedur pembuatan grafik Barber Johnson yaitu :
a. Penghitungan data statistik rawat inap meliputi : BOR, LOS, TOI,
BTO yang di dapat secara komputerisasi (otomatis).
b. Petugas menyiapkan data jumlah tempat tidur, jumlah hari, jumlah
pasien pulang hidup maupun meninggal, jumlah hari perawatan.
c. Petugas memasukkan ke dalam kolom ynag tersedia di grafik
Barber Johnson dan outputnya meliputi BOR, LOS, TOI, BTO.
d. Petugas mencetak grafik Barber Johnson.
e. Apabila garis mendekati garis datar berarti BOR menjauhi grafik
efisiensi dan bila mendekati garis tegak sampai melewati garis
efisiensi berarti menunjukkan efisiensi.
f. Bila grafik Barber Johnson telah selesai dianalisis hasilnya dan
laporan hasil disampaikan ke Direksi.

Tabel Data Efisiensi Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang Tahun 2018

BOR LOS TOI BTO

No Bulan T A D HP
(%) (hr) (hr) (ps)
1. Januari 31 416 2369 10333 80,12 4,36 1,08 5,69
2. Februari 29 416 2060 9173 76,03 4,45 1,40 4,95
3. Maret 31 416 2390 10195 79,05 4,26 1,13 5,74
4. April 30 416 2313 9785 78,40 4,23 1,16 5,56
5. Mei 31 416 2178 9436 73,16 4,33 1,66 5,23
6. Juni 30 416 1641 6782 54,34 4,13 3,47 3,94
7. Juli 31 423 2191 9671 73,75 4,41 1,57 5,17
8. Agustus 31 423 2107 9154 69,81 4,34 1,87 4,98

52
9. September 30 423 2122 8947 70,50 4,21 1,76 5,01
10. Oktober 31 423 2111 8786 67,01 4,16 2,04 4,99
11. November 30 423 2007 8428 66,41 4,19 2,12 4,74
12. Desember 31 423 1947 7965 60,74 4,09 2,64 4,60
Tahun 2018 366 420 25436 108655 70,68 4,27 1,77 60,56

Keterangan :
- T : Jumlah hari
- A : Jumlah tempat tidur
- D : Jumlah pasien pulang (hidup dan mati)
- HP : Hari Perawatan

Perhitungan data statistik rawat inap RSI Sultan Agung Semarang :

a. BOR (Bed Occupancy Ratio)
Merupakan jumlah rata – rata tempat tidur yang terisi. BOR ideal
antara 60 – 85% (Depkes RI,2015).
Rumus :

Contoh perhitungan bulan September 2018:

BOR =

= 70,50%
Contoh perhitungan tahun 2018:

BOR =

= 70,68%

53
b. AVLOS (Average Length of Stay)
Untuk menghitung lama perawatan dari setiap pasien. Secara
umum nilai AVLOS yang ideal antara 6-9 hari (Depkes RI,2015)
Rumus :

Contoh perhitungan bulan September 2018:

AVLOS =

= 4,21 hari
Contoh perhitungan Tahun 2018:

AVLOS =

= 4,27 hari

c. TOI (Turn Over Internal)

Untuk menghitung rata – rata hari dimana tempat tidur tidak
ditempati. Idealnya tempat tidur kosong tidak terisi pada kisaran 1
– 3 hari (Depkes RI 2015).
Rumus :

Contoh perhitungan bulan September 2018:

TOI =

= 1,76 hari

54
 Contoh perhitungan Tahun 2018:

TOI =

= 1,77 hari

d. BTO (Bed Turn Over)

Untuk menghitung berapa kali tempat tidur rumah sakit
digunakan/dipakai. Idealnya dalam satu tahun, satu tempat tidur
rata – rata dipakai 40 – 50 kali (Depkes RI 2015).
Rumus :

Contoh perhitungan bulan September 2018:

BTO =

= 5,01 kali

Contoh perhitungan Tahun 2018:

BTO =

= 60,56 kali

55
 Gambar 1. Grafik Barber Johnson RSI Sultan Agung 2018

Dari tabel diatas diperoleh dari hasil BOR, LOS, TOI, dan BTO
pada tahun 2018. BOR sebanyak 70,68%, AVLOS sebanyak 4,27 hari,
TOI sebanyak 1,77 hari, dan BTO sebanyak 60,56 kali.
Indikator yang ditampilkan pada grafik Barber Johnson yaitu BOR,
LOS, TOI dan BTO.
a. BOR
Menurut Depkes RI 2015nilai parameter BOR yang ideal adalah
antara 60 – 85 %. Sedangkan BOR RSI Sultan Agung Semarang
menunjukkan 70,68 % maka sudah dianggap ideal.
b. AvLOS
Menurut Depkes RI 2015secara umum nilai AvLOS yang ideal
antara 6-9 hari. Akan Tetapi AvLOS RSI Sultan Agung Semarang
sebanyak 4,27 hari, sehingga belum ideal.
c. TOI

56
 Menurut Depkes RI 2015 ideal tempat tidur kosong/tidak terisi
yaitu 1 – 3 hari. Pada tahun 2018 TOI RSI Sultan Agung 1,77 hari,
jadi sudah ideal.
d. BTO
Menurut Depkes RI 2015dalam setahun satu tempat tidur rata-
rata idealnya dipakai 40 – 50 kali. Padahal BTO RSI Sultan Agung
pada tahun 2018 sebanyak 60,56 kali, sehingga belum ideal karena
satu tempat tidur melebihi 50 kali pemakaian dalam satu tahun.

D. Sistem Pengkodean di RSI Sultan Agung Semarang

Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf
atau angka kombinasi huruf dalam angka mewakili komponen data. Dalam
memberikan kode, diagnosis dapat dilihat pada Ringkasan Masuk & Keluar
(RM.1), namun tidak mengabaikan lembaran-lembaran lainnya.
1. Langkah – langkah dalam pengkodean penyakit di RSI Sultan Agung
sebagai berikut :
a. Tentukan tipe pernyataan yang akan dikode dan dilihat pada indeks
alfabetik yang sesuai.
b. Cari lead terms/kata kunci
c. Baca dan ikuti kata yang ada di bawah lead terms.
d. Baca kata yang ada dalam pharentheses setelah lead terms.
e. Ikuti secara hati – hati cross references (see and see also) yang
terdapat dalam indeks.
f. Rujuk pada daftar tabulasi untuk kesesuaian nomor kode yang
dipilih.
g. Ikuti inclusion dan exclusionterms dibawah kode atau bawah bab,
blok, atau diawal kategori.
h. Tetapkan kode.

2. Alur prosedur pengkodean RSI Sultan Agung Semarang

Alur dan prosedur pengkodean di RSI Sultan Agung Semarang dibagi
menjadi dua bagian yaitu pengkodean rawat jalan dan rawat inap.
a. Alur pengkodean rawat jalan
1) Berkas klaim rekam medis dari poli diantar ke kasir,
selanjutnya berkas diambil oleh kurir untuk diantar ke instalasi
rekam medis.

57
 2) Petugas rekam medis (koding/ indeksing)menerima rekam
medis dari petugas kurir.
3) Petugas rekam medis mengkoding dengan ICD 10 untuk
penyakit dan ICD 9 untuk tindakan sesuai diagnosa dokter dan
jika kode diagnosis sudah ditemukan, maka kode ditulis pada
resume medis pada kolom ICD X dan ICD 9 CM.
4) Selanjutnya koding di input bridging kekomputer. Sistem
bridging rumah sakit langsung otomatis ke INA-CBGS.

b. Alur pengkodean rawat inap

1) Berkas klaim dan dokumen rekam medis yang telah
dikelompokkan dalam satu tanggal yang sama dibawa oleh
petugas ruangan ke instalasi rekam medis.
2) Berkas rekam medis akan diperiksa oleh dokter verifikator
internal untuk meninjau kembali diagnosa dan tata laksana
yang telah dituliskan oleh dokter BPJP.
3) Jika terdapat ketidaklengkapan dalam penulisan diagnose maka
dokter verifikator akan menulis tambahan kekurangan guna
untuk kevaliditasan klaim.
4) Setelah berkas rekam medis diperiksa selanjutnya petugas
koder rawat inap akan mengkoding dengan ICD 10 dan 9.
5) Berkas yang telah dikoding selanjutnya di input ke komputer
ke bagian pembayaran (klik bayar) untuk selanjutnya
dilakukan scanning.

3. Alur prosedur melakukan Kode Diagnosa dan Tindakan ke dalam

sistem INA CBG’S :
a. Login ke sistem E-klaim INA CBG’S
b. Kemudian masuk ke verifikasi lalu pilih klaim konversi CBG’s
c. Masukkan nomor rekam medis pada kolom yang telah tersedia,
maka kemudian akan muncul data pasien yang dicari. Apabila
pasien tersebut merupakan pasien baru, maka kita harus membuat
data baru dengan mengklik tombol pasien baru, setelah itu kita
mengisi data pasien meliputi nama, no rekam medis, tanggal lahir.

58
 d. Cek apakah identitas, nomor SEP, nama dokter DPJP sudah sesuai
dengan berkasnya. Apabila pasien baru maka masukan DPJP atau
dokter penanggung jawab, selanjutnya isikan tarif rumah sakit.

e. Selanjutnya klik kolom pada ICD, lalu masukkan kode sesuai

dengan diagnosa, dan masukkan kode tindakan. Kemudian simpan,
lalu klik grouping.
f. Setelah klik grouping petugas memfinalkan data selanjutnya
mengirimkan data secara online ke Kemenkes.
g. Selanjutnya petugas mencetak hasil grouping, proses selesai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
1. RSI Sultan Agung masih menggunakan desain formulir berbentuk
manual (paper based). Namun, pada pelayanan seperti pendaftaran
rawat jalan dan pendaftaran gawat darurat sudah mulai menggunakan
formulir elektronik. Formulir Assesmen Gawat Darurat (RM 20B
REV III) sebagai contoh formulir manual di RSI Sultan Agung
Semarang secara keseluruhan dilihat dari berbagai aspek yang
dianalisis sudah sesuai dengan teori, tetapi masih ada beberapa hal di
dalam aspek tersebut yang kurang memenuhi aspek dalam formulir
seperti ID rumah sakit, instruction, margin, cara pengisian data dan
tempat. Untuk desain formulir elektronik sudah baik karena sudah

59
 sesuai dengan kebutuhan rumah sakit sehingga tidak perlu ada desain
ulang.
2. Statistik data administrasi pelayanan kesehatan di RSI Sultan Agung
dilakukan secara elektronik. Data diperoleh dari sensus harian rawat
inap, rawat jalan, dan gawat darurat yang diambil oleh petugas dengan
meng-input data pada aplikasi di RSI Sultan Agung. Jenis laporan
rekam medis pada sistem pelaporan RSI Sultan Agung Semarang
terdiri dari laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Laporan
bulanan dan tahunan terdapat laporan internal yang akan ditujukan
kepada atasan langsung rumah sakit atau pihak internal rumah sakit,
yaitu direktur dan manajemen RSI Sultan Agung Semarang.
Sedangkan laporan eksternal rumah sakit dikirim ke Dirjen Pelayanan
Medis, DKK Provinsi Jawa Tengah, DKK Kota Semarang, dan DKK
Kota Demak melalui aplikasi online. Perhitungan BOR, AvLOS, TOI
dan BTO RSI Sultan Agung Semarang selama setahun pada tahun
2018 yaitu; BOR 70,68%, kemudian TOI 1,77 hari, sedangkan Avlos
4,27 hari ,dan BTO 60,56 kali. Dari data tersebut, dapat disimpulkan
bahwa perhitungan dari 4 parameter tersebut mendekati ideal dan
efesien walaupun beberapa paramenter masih ada yang melewati batas
ideal.
3. Prosedur pengkodean di RSI Sultan Agung Semarang sudah
dijalankan sesuai dengan prosedur baik secara pemberian kode,
penulisan kode, pengentrian kode, dan dalam melakukan grouping
INA CBG’s. Pemberian penetapan kode dengan cara menggunakan
huruf atau angka kombinasi huruf dalam angka mewakili komponen
data.

B. SARAN
1. Sebaiknya pada desain formulir rekam medis Assesmen Gawat
Darurat (RM 20B REV III) mengikuti teori-teori yang ada agar
menjaga kevaliditasan data. Seperti pada id rs, nomor edisi,
instruction, margin, cara pengisian dan tempat.

60
2. Penambahan fasilitas terutama pada tempat tidur pasien, menambah
sumber daya manusia, serta meningkatkan kinerja tenaga kesehatan
untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit agar mengefisienkan
nilai AvLOS dan BTO Rumah Sakit.

61
 DAFTAR PUSTAKA

Depkes, Dirjen Yanmed. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah

Sakit. Jakarta 1993.
Hatta, Gemala. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Hidayah, Aep Nurul. Konsep Design Formulir Rekam Medis.
(https://aepnurulhidayat.wordpress.com/2017/09/16/konsep-design-
formulir-rekam-medis-by-aep-nurul-hidayah/, diakses pada tanggal 27
Oktober 2019, pukul 19.00 WIB)
Pengertian Statistik Rumah Sakit. (http://www.medrec07.com/2014/11/statistik-
rumah-sakit.html, diakses pada tanggal 2 November 2019, pukul 19.30
WIB)
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008. Rekam Medis. Jakarta : Depkes
RI.
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 44 TAHUN 2009
TENTANG RUMAH SAKIT

62