DAFTAR PERTANYAAN

ADMINISTRASI LOGISTIK PT. DOS NI ROHA CAB.BOGOR

NO. PERTANYAAN JAWABAN

1. Bagaimana cara penanganan produk penanganan produk tumpahan di gudang untuk
tumpahan di gudang ? sediaan cair diletakkan pada bagian bawah
/dekat dengan lantai untuk mencegah terjadinya
kebocoran dan tumpahan terkena produk farma
lainnya .

2. Apabila barang pharma telah Jika sediaan cair mengalami kebocoran dan
mengalami kebocoran, apa yang petugas gudang telah melihat parameter
harus dilakukan ? kemasan kondisinya sudah tidak layak di jual
maka barang pharma tersebut akan dimasukkan
pad slok 2.000 oleh petugas IQM.
3. Prosedur tetap pembersihan di
gudang seperti apa ? BL SPV : memberikan list kebutuhan barang untuk kebersihan dan
melapor ke PGA untuk dibeli.

BL SPV dan Warehouseman : penempatan alat kebesihan di area

strategis dan mudah dijangkau oleh personil gudang

Membuat jadwal kebersihan

BL SPV/ APJ melakukan training 5 S kepada para personil gudang.

BL SPV/APJ : memberikan intruksi pembersihan

Ruang ber AC lebih sering dibersihkan Cool room, chiller dibersihkan dinding
dari debu dan raknya dari debu

Pemeriksaan pencahayaan di gudang

Jika sinar matahari tidak langsung Periksa lampu penerangan apakah

menyinari maka gunakan lamu neon. cukup memadai

BL SPV/Teknisi/Warehouseman : pemeriksaan terhadap ventilasi

udara.

BL SPV/Teknisi/Warehouseman : Pengecekkan dan pembersihan

terhadap sanitasi alat.

Pembersihan dilakukan setiap pagi dan pembersihan menyeluruh

seminggu sekali.

4. Bagaimana cara penanganan pest Penanganan pest control di PT. DNR Cab.
control ? Bogor melakukan perjanjian kontrak dengan
 pihak ketiga. Penanganan tersebut dilakukan
maintenance dua minggu sekali dalam satu
bulan. Prosedur penanganan pertama : cek
trap,penanganan kedua : rodentia, fogging.

5. Berapa kali dalam sebulan Fogging dilakukan sebulan sekali pada

melakukan fogging di gudang ? penanganan pest control kedua.

6. Bagaimana penempatan tong sampah Di dalam gudang tidak memiliki tong sampah
digudang ? Ada dimana saja ? untuk menghindari terjadinya kontaminasi dan
penumpukan sampah didalam gudang.
Peletakkan tong sampah ada diluar gudang dan
penanganan kebersihan sampah yang ada
didalam gudang tentunya dengan kegiatan
pembersihan yang dilakukan setiap hari oleh
petugas gudang sehingga sampah didalam
gudang hanya transit saja.

7. Dalam SOP penerimaan barang, Penerimaan barang dilakukan oleh checker

siapa saja yang berhak menerima inbound  barang yang berasal dari gudang
barang ? pusat sedangkan checker outbond  barang
yang akan dikirimkan ke outlet.

8. Apakah ada prosedur khusus untuk Pada saat penerimaan barang pharma CCP
penerimaan barang pharma diprioritaskan terlebih dahulu utuk dimasukkan
khususnya CCP (Cold Chain ke dalam gudang. Petugas gudang memastikan
Product) ? parameter produk farma CCP antara lain
penanganan penyimpanan, penyimpanan sesuai
dengan informasi yang tertera pada kemasan
produk, kontrol suhu selama di perjalanan (hal
ini dilihat dari validasi yang telah dilakukan)
lampiran dibuktikan dengan adanya data suhu
yang terlampir dengan surat jalan.
Ketika barang telah diperiksa oleh checker maka
barang pharma CCP dimasukkan ke dalam
chiller.
9. Bagaimana alur penanganan barang
di gudang apabila terjadi kehilangan
? Apabila terjadi selisih barang maka dilakukan
penelusuran terlebih dahulu.

Penulusuran dilakukan dengan melihat kartu

stelling card dengan fisik barang. (Selisih barang
biasanya terjadi karena pengambilan yang
tertukar dengan barang lain oleh petugas
gudang).

Apabila barang sudah dikirim ke outlet maka

dilakukan konfirmasi ke outlet ybs antara faktur
dan barang yang dikirimkan.

Barang digantikan yang sesuai

Jika terjadi selisih barang karena adanya tindakan

kriminal pencurian barang maka proses dilanjutkan ke
kepolisian.

10. Bagaimana alur penerimaan barang

reture ?
 Outlet ingin melakukan reture barang

Looper memberikan form reture kepada outlet untuk diisikan

dan meminta tandatangan dari outlet.

Looper membawa form reture barang ke pihak PT. DNR

Cab.Bogor. Kemudian form tersebut ditandatangani oleh sales,
supervisor, kepala logistik. Jika merupakan barang pharma maka
APJ juga ikut menandatangani.

IQM (Inventory Quality Management) cabang melakukan

pemeriksaan antara form reture dengan faktur terdahulu

IQM Cab. mengajukan PreCN (Credit Note) ke IQM Pusat

Apabila disetujui oleh IQM Pusat maka diterbitkan PreCN

sebanyak 2 lembar .

1 lembar untuk cabang >>> proses

1 lembar untuk outlet
pembuatan faktur Credit Note.
NO. PERTANYAAN JAWABAN
Bagaimana cara pemeriksaan barang Sebelum barang dikirim maka dilakukan system
sebelum dilakukan pengiriman ? double check. Pada saat digudang checker akan
melakukan pemeriksaan barang sesuai dengan
faktur. Setelah barang diantar ke outlet. Looper
juga melakukan pemeriksaan kembali
kesesuaian barang yang dikirim dengan faktur.

Apa saja dokumen yang dibutuhkan Surat jalan dengan format isi nama barang,
dalam pengiriman barang ke outlet ? harga barang, diskon, batch, waktu kedaluarsa,
pengirim dan penerima barang, Faktur, Delivery
Note, DRD (Daily Report Delivery merupakan
dokumen rekap surat jalan dalam satu hari).
Bagaimana alur pemesanan barang
pharma di PBF hingga barang Surat Pesanan diterima oleh PBF
disiapkan ?

APJ memeriksa rasionalitas jumlah pesanan obat serta data

kelengkapan apotek yang memesan (SIPA, Izin apotek)

Bagian Keuangan memeriksa data pembayaran outlet pemesan

apakah masih terdapat piutang atau tidak dan menentukan apakah bisa
dilakukan release sales order.

Bagian Ordering process (OP) merumuskan pemesanan diskon,

bonus dan harga yang diberikan.

Apabila transaksi dilakukan maka data order masuk sistem SAP yang
dapat dimonitoring oleh divisi OP, Keuangan, Gudang. MAsing-
masing memiliki otoritas dalam menu yang dapat diakses.

Setelah No. SO telah diterbitkan maka No. DN (Delivery Note)

Admin gudang akan membuat picking untuk penyiapan barang oleh

picker. dan checker memeriksa barang yang ingin dikirim.
Bagaimana dokumentasi penerimaan
barang ke outlet dari barang disiapkan Dokumen picking list terdiri dari 2 rangkap
PT. DNR ?
Lembar asli : admin
Lembar kopi : ditaruh
gudang untuk cetak
didekat barang faktur

Faktur diperiksa oleh APJ, distempel dan

ditandatangani oleh APJ

Admin gudang memberikan faktur ke checker untuk

di taruh didekat barang. Faktur terdiri dari 4 rangkap

Rangkap 2 Rangkap 4
Rangkap 3
Rangkap 1 (putih) :
(kuning) : (hijau):
outlet
(pink) : APJ outlet kredit
Keuangan kontan

Apa saja dokumen yang dibutuhkan
pada saat melakukan penerimaan
barang dari PT. DNR cabang lain
(mutasi barang antarcabang) ?
SPC  Surat Permintaan Cabang berisi
keterangan permintaan cabang (Nama barang,
jumlah, kode barang).
Mat. Doc  Material Document (Shipment
Document) (Nama barang, jumlah, kode barang,
Batch, Expired date).

Apa yang dimaksud surat keterangan Surat keterangan segel adalah surat yang
segel pada dokumen penerimaan digunakan sebagai bukti bahwa barang masih
barang dari pusat ? dalam keadaan tersegel dan terdapat Nomor
segel.
Berbeda hal jika pengiriman barang dilakukan
principal maka tidak ada dokumentasi surat
keterangan segel.

Bagaimana cara penanganan kegagalan Kegagalan order dapat terjadi karena berbagai
sistem komputer (SAP) misalnya faktor antara lain pelanggan salah order, barang
terjadi kegagalan order ? kosong, kode barang kosong. Maka apabila
dalam system SAP telah diinput maka dapat
menekan menu cancel disertai alasan penyebab
kegagalan order.
 Perihal terjadi perubahan sistem juga dapat
mempengaruhi kegagalan sistem komputer.
Biasanya PT. DNR Pusat akan memberikan
informasi ke PT. DNR Cabang untuk
menghentikan penggunaan sementara karena ada
perubahan sistem.

Bagaimana cara pemberian diskon Pemberian diskon PT. DNR berdasarkan

barang ketika adanya pemesanan ? program dari principal atau PT. DNR.
Program diskon disampaikan melalui form
program diskon (manual). Biasanya didapatkan
dari Principal  PT. DNR Pusat  PT. DNR
Cabang dan Program diskon telah diterapkan
pada system SAP sehingga input barang pesanan
sudah diserta diskon.

Apa yang dimaksud dengan slok 1000 Slok 1.000 barang ditolak namun masih bisa
dan 2000 pada manajemen IQM ? dijual.
Slok 2.000 barang ditolak dan tidak bisa dijual.

Jika barang telah masuk kriteria SLOK Jika barang berada pada SLOK 2000 maka
2000, Apa yang harus dilakukan ? tindaklanjut sesuai dengan perjanjian antara
pihak DNR dengan principal. Misal sebuah
produk yang mendekati masa kedaluarsa 3 – 6
bulan sebelumnya bisa dilakukan reture ke
prinsipal.

Apakah ada barang yang sudah masuk Misalnya produk dari PT.Rembaka sudah
kriteria slok 2000 masih bisa masuk mempunyai perjanjian dengan PT.DNR bahwa
slok 1.000? produk yang sudah kedaluarsa dalam kurun 3
bulan dapat dikembalikan ke principal tersebut
dan digantikan dengan produk senilai harga
barang yang dikembalikan.