SISTEM INFORMASI DALAM E-OFFICE

MAKALAH
Diajukan untuk memenuhi tugas
Mata Kuliah E-Office
Dosen pengampu :
Mohammad Syahidatul Haq, S. Pd., M. Pd dan Aditya Chandra Setiawan, S. Pd., M. Pd

Disusun oleh kelompok 1 :

1. Novia Setia Rahmawati (17010714014)
2. Dian Wahyu Pratama (17010714034)
3. Guardia Mulyasidhi (17010714037)
4. Cindi Dwi Apriliasari (17010714038)
5. Adelia Dinda Permatasari (17010714052)
6. Aghna Mahirotul Ilmi (17010714060)

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penulisan makalah dengan judul “Sistem Informasi Dalam E-Office” pada mata
kuliah E-Office pada jurusan Manajemen Pendidikan Universitas Negeri Surabaya dapat
terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Selain bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah E-Office, makalah ini juga
disusun dengan maksud agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang apa yang
dimaksud dengan Sistem Informasi Dalam E-Office.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada dosen bapak Mohammad Syahidatul
Haq, S. Pd., M. Pd dan bapak Aditya Chandra Setiawan, S. Pd., M. Pd selaku dosen mata
kuliah E-Office, yang telah membimbing kami dalam penyusunan makalah ini. Tak lupa pula
ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam
menyelesaikan makalah ini.
Kami berharap semoga hasil makalah ini dapat memberikan sumbangan yang positif
bagi para mahasiswa program jurusan Manajemen Pendidikan pada khususnya, dan
bemanfaat bagi pembaca pada umumnya

Surabaya, 9 Februari 2020

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 2
BAB I : PENDAHULUAN ............................................................................................... 3
A. Latar Belakang ........................................................................................................ 3
B. Rumusan Masalah ................................................................................................... 4
C. Tujuan ..................................................................................................................... 4
BAB II : PEMBAHASAN ................................................................................................ 5
A. Pengertian E-Office ................................................................................................ 5
B. Tujuan E-Office ...................................................................................................... 6
C. Jenis E-Office ......................................................................................................... 7
D. Karakteristik E-Office ............................................................................................ 8
E. Kelebihan dan kekurangan E-Office ...................................................................... 9
BAB III : PENUTUP ........................................................................................................ 11
A. Kesimpulan ............................................................................................................. 11
B. Saran ....................................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 12

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Era Globalisasi pada abad ke-21, kita mengenalnya kini Era Revolusi Industri
4.0, yang mana sebagian pekerjaan manusia tergantikan dengan alat automatisasi yang
kita sebut dengan mesin. Sebagai contohnya memasuki gerbang tol kini tak perlu
tenaga manusia cukup mengunakan wellmart yang sudah akan terisi dengan rupiah
pada toko ritel seperti Indomart, alfamart, bank,dsb. Memasuki gerbang tol tinggal
menempelkan kartu wellmart tersebut. Tentu saja hal ini tantangan tersendiri bagi
tenaga Sumber Daya Manusia dalam menghadapi Era yang kini era digital.
Era Globalisasi dan Revolusi Industri 4.0 ini bukanlah sesuatu yang perlu
ditakuti atau bahkan dihindari, justru jika menolak kehadiran dan keberadaan
globalisasi dan revolusi Industri 4.0, berarti menolak perihal yang sejatinya sudah ada
dan melingkupi hidup. Kondisi inilah yang akan membuat kita menjadi masyarakat
yang dapat belajar secara cepat tentang bagaimana sebuah masyarakat atau bangsa
membangun dirinya. Karena itu, menjadikan hal ini sebagai tantangan sekaligus
peluang akan lebih menghadirkan kebaikan kita semua.
Dari tantangan-tantangan pada era abad ke-21 ini, berbagai industri baik jasa
maupun barang telah memakai dan menjawab tantangan zaman dengan era Teknologi,
yang mana penggunaannya jauh lebih efektif dan efisein dalam menjalankan sebuah
pekerjaan. Dalam utamanya perkantoran yang mana membutuhkan sistem
pengadministrasian yang lebih cepat, transaparan, dan akuntabel.
Pada organisasi publik/masyarakat yang cenderung akan menyukai sebuah
keterbukaan dan kecepatan dalam rangka pembangunan Nasional, perlu kecepatan
dalam menerima informasi. Lahirnya teknologi akan mempermudah sebuah
Organisasi pemerintahan untuk melakukan persebaran informasi secara kecepatan
tinggi, keakuratan, serta biaya yang rendah dalam pengoperasian prosedur
administrasi.

3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan yang diambil
sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan e-office ?
2. Apa tujuan dibuatnya e-office ?
3. Apa saja jenis-jenis e-office ?
4. Bagaimana karakteristik dari e-office ?
5. Apa kelebihan dan kekurangan dari e-office ?
C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan diatas, tujuan dari penulisan
ini sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah e-office
2. Untuk mengetahui pengertian dari e-office
3. Untuk mengetahui tujuan dari e-office
4. Untuk mengetahui jenis-jenis e-office
5. Untuk mengetahui karakteristik yang terdapat dalam e-office
6. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan yang terdapat dalam e-office

4
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian E-Office
E-office atau electronic office merupakan salah satu bagian dari sistem informasi
manajemen. E-office ini digunakan untuk mengelola pengadministrasian dalam
kantor. Sistem informasi manajemen itu sendiri menurut beberapa ahli adalah sebagai
berikut :
1. Menurut Tafri D. Muhyuzir (dalam Goal C. J : 2008) menjelaskan bahwa
sistem informasi manajemen adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan
dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi
yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi
yang berharga bagi yang menerimanya.
2. Menurut Gordon B. Davis (dalam Eti Rochaety, dkk : 2008) menjelaskan
bahwa sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia dan mesin
yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen, dan proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi
3. Menurut Azar Susanto (2007) menjelaskan bahwa sistem informasi
manajemen adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujun
yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen
dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya
4. Menurut Abdul Kadir (2003) menjelaskan bahwa sistem informasi manajemen
adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang
digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi
5. Menurut Kendal & Kendal (dalam Rohmat Taufiq : 2013) menjelaskan bahwa
sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang sudah
terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dengan
komputer
Dari penjabaran diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi
informasi untuk memilih, menyimpan, mengola, dan mengambil kembali data dalam
rangka mendukung proses pengambilan keputusan
5
 Di dalam sistem informasi manajemen terdapat sistem informasi berupa
perkantoran atau yang disebut dengan e-office. Sistem informasi e-Office merupakan
sistem informasi surat-menyurat berbasis web yang dijalankan di server menggunakan
PHP.5.4, sehingga dapat diakses diberbagai tempat menggunakan web browser seperti
: Mozilla Firefox, Google Chrome dan lain-lain. Adapun berikut ini definisi e-office
antara lain sebagai berikut :
1. Menurut Robles (dalam Arief M. R : 2005) menjelaskan bahwa, e-office atau
electronic office adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi
secara maya yang memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi
dimana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi
2. Menurut Dimas Sigit Dewandaru (2013), menjelaskan bahwa, e-office atau
electronic office adalah istilah yang diciptakan untuk menutupi meningkatnya
penggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan dalam
kantor
E-office sendiri memiliki definisi yakni suatu layanan aplikasi administrasi
perkantoran, yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk melakukan pekerjaan
yang berhubungan dengan mengolah dan menyimpan data administrasi secara
elekronik dengan menggunakan bantuan media telekomunikasi
B. Tujuan E-Office
Pelaksanaan e-office memiliki beberapa tujuan yang akan dicapai. Berikut ini
tujuan dari pelaksanaan e-office antara lain sebagai berikut :
1. Memudahkan bagian manajemen atau pengadministrasian dalam melakukan
perencanaan, pengawasan, serta pengarahan kerja bagi semua departemen
yang dikoordinirnya.
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data administrasi, karena
data yang ada yang ada sudah disistem dengan baik
3. Mengoptimalisasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi khususnya pada dunia pengadministrasian
4. Pengembangan budaya nilai dan perilaku kerja yang positif
5. Meningkatkan mutu layanan administrasi menjadi lebih baik

6
C. Jenis E-Office
E-Office adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat
meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Adapun Jenis
surat yang ditangani oleh sistem E-Office :
1. Pengumuman
2. Nota Dinas
3. Memorandum
4. Risalah Rapat
5. Surat Undangan
6. Surat Keputusan
7. Surat Permohonan
8. Surat Edaran
9. Surat Perintah
10. Surat Instruksi
11. Surat Keterangan
12. Surat yang diperoleh dari instansi luar
13. Surat kuasa
Pengguna sistem informasi e-Office ini terdiri dari 4 jenis pengguna, diantaranya
adalah :
1. Administrator, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk mengelola data
member atau pengguna yang lainya.
2. Operator, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk melakukan entri naskah
surat, menyampaikan surat dan menerima disposisi.
3. Pejabat Pimpinan/Atasan, yaitu pengguna yang memiliki akses sebagai
penerima surat maupun disposisi dari pimpinan diatasnya.
4. Staff, yaitu pengguna yang diberikan wewenang untuk menerima disposisi
surat dari pimpinan.
Ada beberapa perlengkapan yang perlu disediakan untuk mengakses sistem
informasi e-Office ini khususnya bagi jenis pengguna Operator, diantaranya adalah :
1. Personal Computer (PC) atau Laptop.
2. Terhubung ke jaringan internet
3. Mesin Scaner

7
D. Karakteristik E-Office
E-Office adalah bagian dari sistem informasi manajemen. Dalam sistem informasi
manajemen terdapat beberapa karakteristik. Adapun karakteristik dari sistem
informasi manajemen menurut Tata Subari (dalam Rohmat Taufiq : 2013 : 60 ) adalah
sebagai berikut :
1. Sistem informasi manajemen membantu manajer secara terstruktur pada
tingkat operasional dan kontrol saja
2. Sistem informasi manajemen di desain untuk memberikan laporan operational
sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi
tersebut menjadi lebih baik
3. Sistem informasi manajemen tergantung pada keberadaan data organisasi
secara keseluruhan dan pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi
tersebut
4. Sistem informasi manajemen tidak memiliki kemampuan untuk menganalisa
masalah
5. Sistem informasi manajemen berorientasi pada data yang ada di dalam
organisasi
6. Sistem informasi manajemen biasanya tidak fleksibel karena laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya
Sedangkan karakteristik e-office pada umumnya merupakan istilah yang memiliki
arti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan dilokasi geografis manapun selama
tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi
elektronik. Adapun karakteristik e-office secara khusus antara lain :
1. Bersifat web service
Maksud dari bersifat web service adalah aplikasi e-office ini sangat
mengandalkan jaringan dan kecepatan proses surat menyurat yang sangat
bergantung pada baik tidaknya kondisi jaringan internet. Dalam hal ini artinya,
semakin bagus kondisi internet maka semakin cepat pemrosesan pekerjaan
kantor yang dilakukan dan begitu juga sebaliknya yaitu semakin buruk kondisi
internet maka semakin lama pemrosesan pekerjaan perkantoran atau
administrasi yang dilakukan
2. Bersifat single database
Maksud dari bersifat single database adalah aplikasi e-office ini mengandalkan
penyimpanan data yang diarsipkan di dalam satu tempat yang sama
8
E. Kekurangan Dan Kelebihan E-Office
Dalam pelaksanaannya, pelaksanaan kerja e-office memiliki kekurangan dan
kelebihan tersendiri. Adapun kekurangan dari kerja e-office antara lain sebagai berikut
:
1. Hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki fasilitas internet
Dalam hal ini sistem informasi belum bisa diakses secara offline. Sehingga
jika tidak ada jaringan internet maka pekerjaan tersebut dapat terbengkalai
atau menghambat pekerjaan.
2. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat
Jaringan yang sibuk dan bahkan tidak terkoneksi dapat mengakibatkan
pengaksesan menjadi lamban, dan hal tersebut berdampak pada pekerjaan
yang dijalankan.
3. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi
Tingginya ketergantungan pada jaringan internet, apabila sewaktu-waktu
jaringan buruk maka secara total penginputan akan berhenti.
4. Menambah jumlah pengangguran
Dengan adanya aplikasi e-office maka tenaga manusia yang dibutuhkan akan
berkurang karena sudah tergantikan dengan teknologi, hal tersebut
mengakibatkan jumlah tenaga manusia yang dikurangi.
5. Membutuhkan pengamanan yang optimal
Dalam sistem informasi informasi yang didapatkan akan dengan mudah dapat
diakses, oleh karena itu perlu adanya pengamanan dalam sistem informasi
tersebut agar tidak disalah gunakan oleh oknum-oknum tertentu.
Selain kekurangan, pelaksanaan e-office juga memiliki beberapa kelebihan yang
sangat menguntungan. Adapun kelebihan kerja e-office antara lain sebagai berikut :
1. Dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
Dengan sistem server yang menyala 24 jam dalam sehari,
memungkinkan pengguna dapat mengakses setiap hari.
Pengguna dapat mengakses menggunakan komputer (laptop)
maupu telpon genggam dimanapun dan kapanpun.
2. Aman dan terdokumentasi

9
 Dengan sistem ini tidak perlu dikhawatirkan hilang atau
rusaknya dokumen karena sumua sudah tersimpan oleh
server.
3. Proses pencarian surat dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan
dapat dicetak pada saat dibutuhkan .
Jika dalam sehari terdapat puluhan surat, tidak jarang ada
surat yang terselip atau bahkan hilang. Untuk itu dengan
adanya sistem ini akan memudahkan proses pencarian
asalkan ingat kata kuncinya.
4. Menghemat anggaran
Dengan menerapkan Sistem Elektronik pada persuratan dapat
menghemat kertas untuk mencetak surat. Apabila semua
lembaga menerapkan maka anggaran untuk membeli kertas
dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik.
5. Mengurangi pemakaian kertas (paperless)
Mengurangi pemakaian kertas bukan berarti meniadakan
pemakaian kertas sama sekali. Konsep Paperless tadak
diartikan “Babas Kertas”. Karena hampir tidak mungkin bagi
suatu lembaga tidak menggunakan kertas dalam menjalankan
tugas administrasinya. Konsep ini muncul akibat dari
perkembangan teknologi juga merupakan suatu solusi untuk
mengurangu penggunaan filling cabinet sebagai tempat
penyimpanan arsip.

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi
perkantoran, berupa aktivitas surat-menyurat pada suatu lembaga
secara elektronik. Electronic Office (e-office) adalah sebuah sitem
yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan
pada komponen-komponen sebuah lembaga berupa data, informasi,
dan komunisasi melalui media internet.
Fungsi utama e-office adalah penghematan waktu dalam
pembuatan surat dan proses pengirimannya yang efektif. Dengan
adanya dukungan teknologi informasi dapat mempermudah dalam
proses pengelolaan berkas dinas. Sistem e-ofiice dapat diakses
dengan mudah selama terhubung dengan koneksi internet. Sistem
ini biasa digunakan oleh administrator, operator, pemimpin dan staff.
B. Saran
Sistem informasi itu penting dalam kehidupan khususnya pada dunia
pengadministrasian atau e-office. Setiap orang yang bekerja di dunia administrasi
harus dapat berfikir secara luas termasuk pada perkembangan teknologi informasi
yang semakin maju dari tahun ke tahun. Administrator harus mengetahui lebih
mendalam tentang sebuah sistem dalam e-office, mengenal karakteristik, dan
mengetahui tujuan serta sasaran dari sistem tersebut agar pekerjaan yang ia kerjakan
dapat terarah sesuai dengan perkembangan zaman pada saat ini.

11
 DAFTAR PUSTAKA

A. Buku
J, Goal. C. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta:
Grasindo
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius
(Anggota IKAPI)
Rochaety, Eti, dkk. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Jakarta : Sinar
Grafika Offset
Susanto, Azhar. 2007. Sitem Informasi Manajemen Konsep Dan Pengembangannya
Edisi 3. Bandung : Lingga Jaya
Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu
B. Jurnal Dan Makalah
Azis, Abdul dan Teguh Dirgahayu. 2015. Pengembangan Model E-Office Dan
Purwarupa Institusi Perguruan Tinggi Di Indonesia. JUTA. Vol III, No. 3. ISSN :
2086-9398
Dewandaru, Dimas Sigit. 2013. Pemanfaatan Aplikasi E-Office Untuk Mendukung
Penerapan E-Government Dalam Kegiatan Perkantoran Studi Kasus : Puslitbang
Jalan Dan Jembatan. SENTIKA 2013. ISSN : 2089-9815
Juairiyah, Oktaf dan Hendrixon. 2017. Penerapan E-Office Dalam Administrasi
Perkantoran (Studi Kasus : Balitbangda Provinsi Sumsel). Jurnal Pembangunan
Nagari. Vol II, No 1
M, Arief R. 2005. Sistem E-Office Untuk Mendukung Komunikasi, Koordinasi Dan
Alokasi Sumber Daya (Studi Kasus Di KPTU FT UGM). Jurnal Dasi September.
No. 7
Mulyono, T. 2018. Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless
Korespondensi Perkantoran. Jurnal Technoscienza. Vol II, No 108-109
Rahmah, Siti. 2017. Perencanaan Sistem E-Office Di Kepelabuhan. Makalah

12
C. Website
Arni, Ulti Desi. 2018. Kelebihan Dan Kekurangan Manajemen Sistem Informasi
Terhadap Organisasi Maupun Perusahaan. Sumber :
https://garudacyber.co.id/artikel/900-kelebihan-dan-kekurangan-manajemen-
sistem-informasi-terhadap-organisasi-maupun-perusahaan/. Diakses 8 Februarti
2020
Idcloudhost.com. 2019. Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Fungsi, Tujuan,
Manfaat, Dan Contohnya. Sumber : https://idcloudhost.com/sistem-informasi-
manajemen-manajemen-pengertian-fungsi-tujuan-manfaat-dan-contohnya/.
Diakses pada 8 Februari 2020
Kemenkeu.go.id. 2018. E-Office Modernisasi Persuratan Di Era Digital. Sumber:
https://www.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel-dan-opini/e-office-modernisasi-
persuratan-di-era-digital/. Diakses pada 7 Februari 2020
Laksono, Budi. 2015. Manfaat Dan Tujuan Menggunakan Aplikasi E-Office. Sumber:
http://www.budilaksono.com/2015/12/manfaat-dan-tujuan-menggunakan-
aplikasi.html?m=1. Diakses pada 9 Februari 2020
Softbless.com. 2010. E-office. Sumber : https://www.softbless.com/e-office. Diakses
pada 9 Februari 2020

13