INDEPT, Vol. 6, No.

1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

TINJAUAN SISTEM PROSEDUR

PENGELUARAN MATERIAL C212 DI GUDANG
MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. X
Mia Meyliawati 1, Erlian Suprianto 2
Program Studi Teknik & Manajemen Pembekalan Fakultas Teknik
Universitas Nurtanio Bandung

ABSTRAKSI
PT. X merupakan suatu perusahaan yang tidak dikhususkan hanya dalam pembuatan
pesawat terbang saja tetapi usaha-usaha lain, tetapi sekarang ini bentuk usaha-usaha dirubah
menjadi Direktorat, seperti : Direktorat Integration, Direktorat Aerostructure, Direktorat Aircraft
Service, Direktorat Teknologi dan Pengembangan, dan Direktorat Keuangan dan Administrasi.
Manajemen Persediaan merupakan hal yang penting diperhatikan dalam organisasi industri,
karena Manajemen Persediaan menyangkut bagaimana organisasi dapat mengendalikan material
dalam melaksanakan kegiatan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyaluran material
dari hasil pengadaan dan penyimpanan material.
Prosedur pengeluaran dalam pergerakan material menjadi sumber informasi terhadap
proses pengadaan suatu material. Dengan keakuratan data pengeluaran yang dicatat terhadap
semua material yang ada di storage, kita dapat mengetahui berapa banyak barang yang masih
terdapat di dalam gudang ataupun barang yang telah habis digudang. Sehingga dapat selalu
mengetahui informasi ketersediaan barang. Apabila ada barang yang stoknya telah habis dapat
segera terisi.
Masalah yang dihadapi dalam prosedur pengeluaran adalah : stok material yang kosong, part
number yang berbeda, serta hambatan dalam mencari data karena error, maka dibutuhkan upaya
untuk mengatasinya,yaitu dengan cara:
a. Kekosongan material diisi kembali.
b. Update data.
c. Ganti komputer agar proses pencarian data tidak terhambat.

Pendahuluan material. Pengeluaran material sebagai

Manajemen persediaan merupakan pergerakan material dilakukan setelah ada
hal yang penting diperhatikan dalam permintaan dari material planner dengan
organisasi industri, karena Manajemen menggunakan Work Order berupa Packet
Persediaan menyangkut bagaimana organisasi Process. Packet Process kemudian diproses
dapat mengendalikan material dalam issue sehingga keluar nomor pengeluaran
melaksanakan kegiatan penerimaan, material yang disebut material ticket.
penyimpanan, pemeliharaan, dan penyaluran Pengeluaran material terlihat sederhana
material dari hasil pengadaan dan tetapi dalam proses pengeluarnya ditemukan
penyimpanan Manajemen Persediaan. Salah stock material dalam keadaan kosong
satu pekerjaan utama Manajemen Persediaan
adalah Serve material atau pengeluaran

17
INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

dan part number yang diminta tidak ada atau perusahaan bukan berarti mentiadakan
part number yang diminta tidak sama dengan persediaan atau inventory namun persediaan
part number yang ada digudang. tersebut dibuat seminimal mungkin sehingga
Inventory Management tidak ada pemborosan pemborosan yang ada
Inventory Management atau disitu.
manajemen persediaan merupakan salah satu Yang harus diperhatikan dalam
asset penting dalam perusahaan. manajemen persediaan adalah :
Perencanaan dan pengendalian persediaan 1. waktu kedatangan barang yang akan
merupakan suatu kegiatan penting yang dipesan kembali. Jika waktu barang yang
mendapat perhatian khusus dari manajemen dipesan cukup lama pada periode
perusahaan. Karena pemborosan terjadi tertentu maka persediaan barang
didalam persediaan. Namun jika tidak tersebut harus disesuaikan hingga barang
dipenuhi maka bisa menghambat produksi tersebut ada setiap saat hingga barang
barang atau jasa.Mengendalikan persediaan yang dipesan selanjutnya ada.
atau inventory management yang tepat 2. Berapa kuantitas jumlah barang yang
bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah akan disimpan. Jumlah kuantitas barang
persediaan terlalu besar mengakibatkan yang dipesan harus disesuaikan karena
timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu jika terlalu banyak akan terjadi
besar, meningkatnya biaya penyimpanan pemborosan namun jika terlalu sedikit
(seperti biaya pegawai, biaya operasional akan menimbulkan terhenti proses
pabrik, biaya gedung, dll) dan resiko produksi.
kerusakan barang yang lebih besar. Namun 3. Perhatikan juga safety stock atau
bila persediaan terlalu sedikit mengakibatkan persediaan pengamanan. yaitu
resiko terjadinya kekurangan persediaan ( persediaan untuk antisipasi (buffer) jika
stock out ) karena seringkali barang terjadi sesuatu hal yang menghambat
persediaan tidak dapat didatangkan secara terjadinya waktu pembelian sehingga
mendadak yang menyatakan terhentinya stock barang persediaan masih ada untuk
proses produksi, tertundanya keuntungan, beberapa waktu ke depan.
bahkan hilangnya pelanggan. Pergerakan Material
Oleh karena manajemen persediaan Pergerakan material adalah suatu
itu penting. Untuk manajemen persedian kegiatan pemindahan fisik material dari satu
sekarang ini sudah harus terintegrasi dengan lokasi/gudang lainnya yang secara
pemasaran dan dengan top manajemen. administratif mengakibatkan perubahan
IstilahJust In timedalam Manajemen wewenang dan tanggung jawab.

18
INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

Ada 6 ( enam ) jenis aktifitas c. Material Ticket

pergerakan material yang dilakukan dari Adalah pengeluaran material, part,
kedatangan material ke gudang Receiving dan komponen yang memuat informasi
dari gudang pusat ke Shop ( produksi ) atau ke tentang jenis, jumlah, ukuran, satuan, dan
User : informasi lainnya yang penting dari
a. Receiving Voucher lokasi/gudang ke pengguna.
Adalah penerimaan material yang Maksud digunakannya formulir Material
memuat informasi tentang jenis, jumlah Ticket ( MT ) adalah sebagai media
ukuran, satuan, dan informasi lainnya pengeluaran material, part, dan
yang penting, yang diterima di komponen dari gudang ke proses
gudang/lokasi penerimaan berdasarkan produksi ( untuk membuat suatu produk )
order/pesanan perusahaan. atau user lain dengan tujuan untuk
Maksud digunakannya formulir Receiving mengetahui banyaknya konsumsi yang
Voucher adalah sebagai media ( bukti ) dilakukan terhadap material, part, dan
penerimaan material dari supplier dan komponen ( bukan untuk dijadikan stock).
dibandingkan terhadap order d. Return to Store
pembeliaannya dengan tujuan untuk Adalah formulir pengembalian/pengalihan
mendapatkan informasi mengenai status material, part, komponen yang memuat
material yang diterima. informasi tentang jenis, jumlah, ukuran,
b. Transfer of Material satuan, dan informasi lainnya yang
Adalah penyerahan material, part, penting yang berasal dari proses produksi
komponen, yang memuat informasi , customer, maupun pengguna lainnya ke
tentang jenis, jumlah, ukuran, satuan, dan gudang dengan ketentuan sebagai berikut
informasi lainnya yang penting diserahkan :
dari satu penanggung jawab gudang  Untuk material aircraft dalam kondisi
(inventory holder ) ke penanggung jawab baik menurut fungsi jaminan mutu (
gudang lainnya. Quality ), dikembalikan ke gudang asal
Maksud digunakannya formulir Transfer  Untuk material aircraft dalam kondisi
of Material adalah sebagai media ( bukti ) tidak baik menurut fungsi jaminan
penyerahan material, part, komponen, mutu ( Quality ), dialihkan ke gudang
dari satu gudang atau program ke lokasi Material Segregation Area ( MRSA )
atau program lainnya dengan tujuan  Untuk material Non Aircraft dalam
untuk dijadikan stock maupun kondisi baik menurut user,
pengalokasian penyimpanan. dikembalikan ke gudang asal.

19
INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

 Maksud digunakannya formulir gudang yang menjadi tanggungjawabnya

Material Returned to Stores (RS) karena dijual.
adalah sebagai media pengembalian f. Proforma Invoice
material, part, komponen dari proses Adalah formulir yang memuat informasi
produksi, customer, maupun aktifitas tentang jenis, jumlah, ukuran, satuan,
lain dengan tujuan untuk dijadikan harga, jenis valuta, dan informasi lainnya
stock atau untuk diproses lebih lanjut. yang penting terhadap material, part,
e. Material Delivery/Packing List komponen, dan produk lainnya
Adalah formulir penyerahan material, diserahkan dari perusahaan sebagai
part, komponen, atau produk lainnya supplier kepada customer.
yang memuat informasi tentang jenis, Maksud digunakannya formulir Proforma
jumlah, ukuran, satuan, dan informasi Invoice adalah sebagai media ( bukti )
lainnya yang penting terhadap material, dasar akan adanya penagihan atas
part, komponen, atau produk lainnya penyerahan material, part, komponen,
yang diserahkan dari gudang perusahaan atau produk/jasa lainnya kepada
sebagai supplier ke customer. customer dengan tujuan sebagai dasar
Maksud digunakannya formulir Material pembuatan faktur atau invoice.
Delivery ( MD )/ Packing List adalah Fungsi Proforma Invoice adalah sebagai
sebagai media ( bukti ) penyerahan bukti penjualan yang sah dan sekaligus
material, part, komponen, atau produk merupakan bukti pertanggung jawaban
lainnya dari gudang perusahaan ke fungsi penjualan terhadap bertambahnya
customer dengan tujuan untuk penjualan yang menjadi
memberikan informasi mengenai tanggungjawabnya.
material, part, komponen, atau produk Formulir Pergerakan Material adalah
lainnya yang diserahkan. media pencatatan bukti transaksi pergerakan
Fungsi Material Delivery/ Packing List material sejak diterima di gudang receiving
adalah sebagai bukti pengeluaran sampai ke penanggungjawab gudang lainnya
material/part yang sah (ditandatangani yang berlaku dilingkungan perusahaan.
oleh yang berwenang) dan sekaligus Prosedur Penyaluran Material C212 dari
merupakan bukti pertanggungjawaban Manajemen Persediaan ke Produksi
penanggungjawab gudang (Inventory Dalam pelaksanaannya, setiap
Holder) terhadap berkurangnya material, kegiatan memerlukan adanya suatu prosedur
part, komponen, atau produk lainnya di yang bertujuan sebagai bukti
pertanggungjawaban penanggungjawab

20
 INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

gudang terhadap berkurangnya material, part, Matrial Planner Gudang CASSA 212

dan komponen sehingga pergerakan material

Permintaan Material
ke area produksi terkontrol dengan baik. WO

Periksa data
WO
Material pesawat yang diterima di stock
material di
Update WO

sistem Material ditemukan

dengan part number
Receiving dan Shipping Material Area, berasal yang beda

T Cari Material di
Apakah
dari pengadaan dalam dan luar negeri. Ada ada part
number?
Proses Ditunda
sistem dengan
part number lain

juga barang yang merupakan titipan Y

(consignment). Material ini disimpan di WO

Manajemen Persediaan. Pengeluarannya pun Catat no RV,

Lot no, Material
Spec, Size, serta
Proses Issue

no rak
MT

harus sesuai prosedur untuk WO

Delivered to precutting or by
handling delivered to shop
WO

pengadministrasian. Berikut adalah gambar Acc QA

kegiatan manajemen persediaan. Dapat

dilihat pada Gambar 1.

Matrial Planner Gudang CASSA 212 Gudang CN

Permintaan Material
WO
TM Material
Material di Move Gambar 2. Flowchart Pengeluaran Material
Diterima

WO WO
Arsip

Proses update
Approve Untuk Part Number Yang Beda
QA
WO/TM

Periksa data
stock
Material sama Move material
material di di gudang CN
sistem
Prosedur pengeluaran material
Cari Stock Proses TM CN ?
CASSA
di sistem
dimulai ketika ada Work Order melalui packet
Apakah T
material
mencukupi?
Stock Kosong
process. Packet process kemudian diproses
Y dengan melihat ketersediaan barang
WO

Proses Issue digudang. Untuk mengetahui stock material

Catat no RV,
Lot no,
Material
Spec, Size,
WO
MT arsip
kita dapat melihat storage dalam
serta no rak Delivered to precutting or by

sistem.Setelah mengetahui jumlah persediaan

handling delivered to shop

WO Acc QA

stock di gudang, apabila mencukupi untuk

pemenuhan permintaan, kita dapat
Gambar 1. Flowchart Pengeluaran Material melakukan proses issue. Berikut adalah
Untuk Material yang Stoknya Kosong tampilan dari gambar program sistem
informasi IRP Material Ticket ( proses issue)
Kegiatan pengeluaran ini berdasarkan
permintaan dari pengguna untuk memenuhi
kebutuhan produksi yang ditandatangani oleh
kepala gudang yang bersangkutan.

21
INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

Pengeluaran material saling berhubungan Penangan Yang Harus Dilakukan

dengan pihak administrasi material sekaligus Upaya yang harus dilakukan untuk
sebagai laporan atas material yang proses pengeluaran material yang ada
dikeluarkan. Ketelitian dan disiplin yang ketat digudang untuk mengoptimalkan pekerjaan
dalam menangani masalah pengeluaran proses pengeluaran adalah :
merupakan unsur yang sangat penting untuk 1. Untuk barang yang stoknya habis
memenuhi ketepatan yang seperti diharapkan harusnya segera dilakukan pengisian
oleh fungsi kebutuhan. Disamping itu faktor kembali. Agar tidak menghambat proses
pengendalian akan membantu banyak dalam pengeluaran.
hal penyempurnaan fungsi pengeluaran itu 2. Ketelitian dalam memasukan part
sendiri. number harus ditingkatkan.
Fakta Kegiatan Pengeluaran 3. Untuk menanggulangi kesulitan mencari
Dalam kegiatan pengeluaran akan ditemui data karena sistem yang error
masalah sebagai berikut seharusnya komputer diganti.
1. Stock material yang diminta di Kesimpulan
WO dalam keadaan kosong Berdasarkan dari bab-bab sebelumnya, dapat
2. Material yang diminta dalam WO disimpulkan bahwa :
part numbernya tidak sama 1. Pengeluaran material C212 belum
dengan part number stock optimal. Belum optimalnya pengeluaran
digudang material terlihat dari :
Dari hasil pengamatan di Gudang a. Stok material yang kosong
Manajemen Persediaan, ditemukan beberapa mengakibatkan Work Order tidak
faktor penyebab keadaan tersebut, yaitu : dapat terpenuhi.
1. Program CASA adalah program b. Part number yang berbeda
terkontrak yang ketersediaan mengakibatkan proses pengeluaran
materialnya masih ada, sehingga menjadi lama.
stok material tidak terkontrol. c. Pencarian data yang lama
2. Part number yang tidak ada mengakibatkan pekerjaan menjadi
karena faktor kurang teliti dalam tertunda
pemasukan part number ke 2. Belum optimalnya pengeluaran material
dalam sistem. berdampak pada :
3. Hambatan pencarian data adalah a. Pada pelaksanaan pengeluaran
akibat dari fasilitas komputer material, material yang diminta tidak
yang sudah tidak menunjang. dapat terpenuhi karena tidak adanya

22
INDEPT, Vol. 6, No. 1 Februari 2016 ISSN 2087 – 9245

stok sehingga produksi menjadi 2. Untuk part number yang tidak sama
terhambat. harusnya dilakukan update dengan
b. Dalam pengeluaran material aktivitas memasukan part number yang tidak ada.
kegiatan di produksi menjadi tidak 3. Untuk pencarian data yang lama
lancar. sebaiknya komputer diganti agar
c. Pencarian data yang lama karena menunjang proses pencarian data.
error mengakibatkan pekerjaan Daftar Pustaka
menjadi tertunda. Sehingga 1. Amsyah Zulkifli
perusahaan harus membayar lembur 2005, Manajemen Sistem Informasi,
karena pekerjaan hanya dapat Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama
diselesaikan dengan menunggu data 2. Dwiantara, Lukas.
lancar kembali. 2004, Manajemen Logistik, Jakarta,
Oleh karena itu agar Gramedia Widiasarana Indonesia
pekerjaan menjadi optimal maka 3. http://10.1.99.71/portal/ Portal
diperlukan upaya untuk Internal PT DI. Airbus Tunjuk PT.DI
penanggulangannya, yaitu : Sebagai Produsen Tunggal C212-400
4. Untuk barang yang stoknya habis 4. Khaerul
harusnya segera dilakukan pengisian http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/4
kembali. Agar tidak menghambat proses 99/jbptunikompp-gdl-bravedargi-
pengeluaran. 24938-2-babii.pdf
5. Ketelitian dalam memasukan part number 5. Luluk
harus ditingkatkan. http://luluk.staff.gunadarma.ac.id/Do
6. Untuk menanggulangi kesulitan mencari wnloads/files/7164/MANAJEMEN+PE
data karena sistem yang error seharusnya RSEDIAAN.doc
komputer diganti. 6. Mc Lead Raymond Jr
Saran 2001, Sistem Informasi Manajemen,
Berdasarkan kesimpulan diatas agar proses Terjemahan Hendra Teguh, Jakarta
pengeluaran material berjalan dengan baik, 7. Subagya M.S
adapun saran yang dapat diajukan : 1990, Manajemen Logistik, Jakarta,
1. Perlu adanya kajian ulang dalam CV Haji Masagung
pengadaan material agar material tidak 8. Wibisono Agus
mengalami kekosongan. http://aguswibisono.com/2011/apa-
itu-manajemen-persediaan-atau-
inventory-management/

23