Anda di halaman 1dari 16

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

(Inventory Control)

PENDAHULUAN
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu
perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan
persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu
sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini
berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance).
Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori
yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya
kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena
tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam
gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses
keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang
yang harus dikeluarkan dari gudang.
Kesulitan – kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem
inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan
secara terkomputerisasi.
Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu
fokus penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya
persediaan merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar.
Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh
Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian
persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary
stochastic. Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan
kembali pada beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas
mengenai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang
berdistribusi normal.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap
jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 1


proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari
pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan
dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu
yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip
ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik
persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan
membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan
timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi
karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang
tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan
atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi
pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan
persediaan, dan biaya kerusakan/kehilangan.
Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya
akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya
harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak
tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk
jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu :
1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak
mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan
memperoleh keuntungan.
2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika
kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan
kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak
ada.
3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah
menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu
biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak
penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 2


tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan
penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar
muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan


Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-
sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi
tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku
cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya
merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan
tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan.
Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi:
1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang
lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan
dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena
pembelian dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per
unit yang rendah.
2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk
menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk
mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam
peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman.
3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh
musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu
menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga
persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya
memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan.

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 3


Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis
persediaan, yaitu:
1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat,
besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa
diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri
untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya.
2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang
secara langsung akan dirakit.
3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam
proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir.
4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang /
bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu
proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk
siap menjadi produk jadi.
5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan
telah siap di jual kepada konsumen.

Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:


1. Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu
kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah
yang dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan
adanya kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan
tetapi dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat
diberdayakan kembali sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock.
Surplus persediaan yang dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving
kearah idle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock.
Penyebab terjadinya surplus:
a. Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga
mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak.
b. Perubahan program kerja.
c. Perubahan proses produksi.
d. Pencatatan data persediaan yang kurang akurat.

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 4


e. Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock).
f. Pembelian barang yang tidak standar.

Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:


a. Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari
satu unit produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang
menggunakan material yang sama.
b. Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar
material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi
dan tujuan.
c. Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor
kembali sesuai dengan harga yang disepakati.
d. Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan
material lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang
berlebih.

2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam


jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama
sekali tidak terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang
terbuang.

Penyebab terjadinya dead stock :


a. Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga
mengurangi kualitas material.
b. Material yang sudah kadaluarsa
c. Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar
d. Kerusakan selama penyimpanan.
e. Dan lain-lain

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 5


Fungsi persediaan.
a. Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman
bahan
b. Menyesuaikan dengan jadwal produksi
c. Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga
d. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman
e. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan
f. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount
g. Komitmen terhadap pelanggan.

MODEL EOQ (Economic Order Quantity)


Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan
suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua.
Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan
baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak
digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini
mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus
dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total
(penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi
minimum.
Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis
untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian.
Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu:
1. Berapa jumlah yang harus dipesan.
2. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan
pesanan berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal.
Model EOQ dapat diterapkan , apabila:
1. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui.
2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan.
3. Harga perunit produk adalah konstan.
4. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan.
5. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan.

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 6


6. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima
(Lead Time, L) adalah konstan.
7. Tidak terjadi kekurangan bahan.
Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi
pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.

Biaya

Biaya Total

Biaya penyimpanan
Biaya
Min.
Biaya pemesanan

Kuantitas
0 Jumlah pemesanan optimal (EoQ)
Gambar 1.1 Titik EOQ

Gambar 1.2 Model EOQ

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 7


Formulasi dalam Economic Order Quantity

EOQ (Q ) =
2SD
=
2SD Ket: D = jumlah demand /
H h ×c
permintaan
S = biaya pemesanan
H = biaya simpan perunit/tahun
h = % biaya simpan
c = harga barang / unit

F =
D F = frekwensi pemesanan
EOQ

T=
hari kerja tiap tahun T = jarak tiap pesanan
F
d = permintaan perhari
D
d =
jumlah hari kerja
EOQ (Q) = kuantitas
ekonomis

TC =
H.Q
+
S.D TC = total biaya persediaan
2 Q

RoP =d ×L RoP = Reorder point

Contoh:
Diketahui
Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari
Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th
Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan
L = 10 hari
Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya!
Jawab
2SD
EOQ =
H
(2 ×35.000 ×250.000
=
50
17.500.000 .000
=
50
= 350.000.00 0
D
= 18.708 unit d= RoP = d ×L
hari kerja
= 1000 × 10
250.000
= Fitrayco & Habibi
Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky =8 10.000 unit
250
= 1000 unit/hari
H.Q S.D
TC = +
2 Q
50 ×18.708 35.000 ×250.000
= +
2 18.708
= Rp. 935.414

EOQ dengan Back order


Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat
untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan
kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin
permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang
pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out).
Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu
akan menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian
maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan +
biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat
digambarkan sebagai berikut :
Q

k K

t
k-K
Gambar 1.3 EOQ dengan back order

Keterangan : Q = tingkat persediaan


K = jumlah setiap pesanan

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 9


k = on hand inventory
K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa
dipenuhi.

Syarat EOQ dengan back order:


1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I)
2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1)
3. Setiap siklus memerlukan waktu sama
4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B)
5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan

Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan
surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi :
2
2.S.D H +B H.I 2 S.D Q - C 
EOQ (Q) = × TC = + +B. 
 2Q  
H B 2Q Q  

2.S.D B D
I = × F = C =Q-I
H B +H EOQ (Q)
Ket: EOQ (Q) = kuantitas ekonomis

I = surplus persediaan

C = jumlah yang dipesan kembali

F = frek. Pembelian

B = biaya back order

H = biaya simpan

S = biaya pesan

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 10


Model Quantity Discount

Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier)

memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 11


jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan

semakin banyaknya jumlah yang dibeli.

Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off

antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak

jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di

lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat.

Asumsi dalam Quantity Discount Model

1. Permintaan Bebas (Independent Demand)

2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).

3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant

and know)

4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost

depent on quantity)

5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata

tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of

inventory)

6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost

per order is fixed)

7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single

product)

Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini

dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 12


D QH
TC = --- S + ----- + c.D
Q 2

Ket : c = harga barang

TC = total biaya persediaan, dst

Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah

pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila

jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang

dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan

jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.

2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.

3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya

totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya

(langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.

Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai
diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 13


Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 14
EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d)

Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah
yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli /
diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari
tingkat permintaan (d).

2.D.S P H.Q P - d S.D


EOQ (Q) = × TC = . +
H P-D 2 P Q

Ket: P = tingkat produksi perhari

d = tingkat permintaan perhari

DAFTAR PUSTAKA

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 15


Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management,
A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis

Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation


Management, Allyn and Bacon, Massachusetts

Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis,


sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.

Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc.,


New Jersey.

Makalah Pengendalian Persediaan by Hengky Fitrayco & Habibi 16