Oleh :
Teni Kusherawati
Syukur alhamdulilah saya panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat serta
karunia-Nya maka saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu yang bertujuan
untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi dengan judul
“PERANCANGAN FORMULIR / DOCUMEN DAN MEDIA PENCATATAN DALAM
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI’’.
Pada kesempatan ini saya ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada
1. Allah SWT, yang telah memberikan saya kemudahan serta kelancaran dalam
menyelesaikan makalah ini.
2. Bapak Eko Setyanto, S.E., M, Ak yang telah membimbing saya.
3. Pihak-pihak yang membantu membagikan materi melalui internet dan sumber
referensi lainnya.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta
pengetahuan kita. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam makalah ini terdapat
kekurangan dan jauh dari kata sempurna.Oleh sebab itu saya berharap adanya kritik, saran,
dan usulan dari para pembaca.
Bandung,April 2020
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................................................i
BAB I.....................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN..................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................................1
1.2 RUMUSAN MASALAH.............................................................................................................2
1.3 TUJUAN UMUM.........................................................................................................................2
1.4 MANFAAT..................................................................................................................................3
BAB II....................................................................................................................................................4
PEMBAHASAN....................................................................................................................................4
2.1 PENGERTIAN FORMULIR..................................................................................................4
2.2 Manfaat Formulir....................................................................................................................7
2.3 Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir............................................................8
2.4 Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir.........................................9
2.5 Informasi Yang Diperlukan Dalam Merancang Kembali Suatu Formulir.............................10
2.6 Dokumen sumber dan dokumen pendukung.........................................................................10
2.7 JURNAL...............................................................................................................................10
2.8 Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Jurnal..............................................................11
2.9 Jenis Jurnal...........................................................................................................................12
2.10 BUKU BESAR.....................................................................................................................13
BAB III................................................................................................................................................17
KESIMPULAN....................................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA
ii
BAB I
PENDAHULUAN
Dukungannya dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Selain itu
dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini telah banyak membawa perubahan
dalam proses bisnis. Operasional bisnis menjadi semakin mudah, cepat dan dapat mengurangi
tingkat kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia (human error). Salah satu bidang
yang terkait erat dengan pemanfaatan teknologi informasi ini adalah bidang akuntansi. Proses
pencatatan transaksi keuangan biasanya dilakukan secara manual dan membutuhkan ketelitian
dan kejelian dari tenaga kerja (karyawan). Penggunaan komputer untuk mengolah data
akuntansi sebagai sebuah alat bantu saat ini menjadi suatu kebutuhan tersendiri.
lingkungan persaingan bisnis yang meningkat dengan cara memeriksa kembali setiap kegiatan
internal, dalam upaya untuk mendapatkan tambahan nilai (value added) dengan biaya
minimal. Oleh karena itu kegiatan akuntansi tidak hanya bersifat melaporkan hasil kegiatan di
masa lampau, tetapi juga harus proaktif dalam memberikan dan menginterpretasikan
Dalam perjalanan bisnisnya, perusahaan tentu juga menghadapi kendala dalam proses
pencatatan dan pencatatan transaksi keuangannya. Banyaknya jenis dan macam barang yang
dijual menjadikan kegiatan akuntansi semakin rumit, ditambah lagi dengan karyawan yang
Dari uraian di atas terlihat betapa pentingnya pengetahuan dan praktek pencatatan
(akuntansi) yang baik dan benar secara manual maupun dengan menggunakan program
komputer sederhana sehingga dapat meningkatkan proses kerja bidang akuntansi. Kegiatan
1
pengabdian kepada masyarakat yang berkaitan dengan penerapan ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni pada usaha kecil ini adalah berupa pelatihan pencatatan secara manual dan
operasional usaha.
5. Apa saja informasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu Formulir ?
6. Apa itu dokumen sumber dan dokumen pendukung?
2
9. Menjelaskan Jenis Jurnal
1.4 MANFAAT
1. Mengetahui dan memahami definisi dari formulir
Formulir
suatu Formulir
8. Mengetahui dan memahami apa saja prinsip dasar yang melandasi perancangan jurnal
3
BAB II
PEMBAHASAN
Formulir Manual
Formulir manual adalah formulir cetak yang diisi berbagai informasi,
formulir ini dibuat dengan adanya campur tangan manusia, tanpa ditunjang mesin
khusus.
4
Saat formulir manual masih banyak digunakan terlebih di kalangan usaha
menengah kebawah, hal ini dikarenakan transaksi yang terjadi di perusahan
tersebut dalam satu hari relatif sedikit, sehingga akan lebih efisien jika
menggunakan formulir manual. selain itu, keterbatasan dalam penguasaan
teknologi menjadi salah satu faktor penghambat penggunaan formulir elektronik.
Toko Jhon No. Produk Tanggal
Jl.Kol.Atmo 438/5 Wardah 06/02/2011
Palembang
Jumlah
Nama Dan Kode Barang Harga Satuan Jumlah
Barang
1 Acne treatmet gel/7738 Rp.12.700 Rp.12.700
Jumlah Rp.17.900
Formulir Elektronik
Definisi tentang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer
belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk
menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi
umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik.
a. Manfaat formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat
berhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Lain hal nya dengan
formulir elektronik, perusahan tidak akan pernah kehabisan formulir,
karena formulir tersebut tidak dicetak, hanya ditampilkan dilayar
komputer saja.Penawaran selalu sama dengan permintaan.
Tidak pernah ketinggalan jaman
Seiring dengan kemajuan zaman, permintaan dan peraturan dapat
berubah suatu waktu. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan
5
dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan
penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir
elektronik.
Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa penggunaan formulir
yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk
perancangan dan percetakan diperlukan biaya. Formulir elektronik
mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk
memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang
salah(penyelewengan) atau penggunaan formulir oleh orang yang
tidak berhak.sebagai contoh : pemalsuan faktur pembelian.
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan
dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada
orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang
menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik
direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena
formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor
akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan
membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara
otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir,
kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk
keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan
menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan)
penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak
akan terjadi, karena secara otomatis data yang dimasukkan kedalam
6
komputer akan tersimpan dan pengguna data tersebut ( sistem
akuntansi ) Cuma membuka data tersebut di file yang sama.
7
a. Golongan formulir menurut sumbernya
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh formulir ini adalah surat permintaan pembelian, memo kredit,
memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang.
Formulir yang di buat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
Contoh golongan formulir ini adalah faktur penjualan tunai, faktur
penjuaan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran
harga, bukti kas keluar, surat order penawaran.
Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Contoh formulir ini adalah faktur pembelian, surat order dari pembeli,
pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran
bank.
8
d. Masukanlah unsur intetrnal check dalam merancang formulir
e. Cantumkanlah nama dan alamat peruasahaan pada formulir yang digunakan
untuk komunikasi dengan pihak luar
f. Cantumkanlah nama formulir untuk memudahkan identifikasi
g. Beri nomor untuk identifikasi formulir
h. Cantumkanlah nomor garis pada posisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika
formulr lebar igunakan, untuk memperkecil kemungkinan kesalaha
pengisian.
i. Cetak gari dala formulir , jika formulir tersebut akan diisi denga tulisan
tangan, jika pengisia formulir dilakukan daengan mesin ketik, garis tidak
perlu digunakan karna mesin ketik karna dapat mengatur spasi sndiri, dan
juga bergaris , karna memakan waktu yang lama.
j. Cantumkan nomor urut tercetak.
k. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya
membubuhkan tanda atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk
menghemat waktu pengisian.
l. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,atau
dengan mengunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan
kertas tanpa karbon.
m. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-
blok daerah yang logis yang berisi data yang saling bersangkutan
2.7 JURNAL
Jurnal sebagi unsur sistem akutansi berikutnya setalah formulir, dalam proses
akutansi pokok, jurnal menduduki posisi yang unik. Setalah data transaksi keuangan
perusahaan direkam untuk pertama kalinya dalam formulir. Langkah berikutnya dalam
proses penggelolaan imformasi keuangan adalah mencatat data tersebut untuk pertama
kalinya dalam catatan akutansi yang permanen. Dalam catatan imformasi ini,transaksi
mulai digolongkan sesuai dengan klafikasi yang akan di tuju dalam rekening-rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
10
Pencatatan didalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta
menurut urutan tunggal kejadian transaksi.
1) Jurnal Umum
Jenis-jenis transaksi perusahaa masih sedikit, jurnal umum dengan dua
kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadahi sebagai catatan akutansi pertama
a. Kolom tunggal. Kolom ini diisi dengan tanggal terjadinya transaksi, yang
diisi secara berurutan sesuai dengan kornologi terjadinya transaksi.
b. Kolom keterangan. Diisi dengan keterangan mengenai transaksi yang
terjadi,seorti nama rekenin yang didebit dan dikredit.penjelasan transaksi
yang bersangkutan, contoh pengeluaran kas dan gajih karyawan.
c. Kolom nomor bukti,, digunakan untuk mencatat formulir yang dipakai
sebagai dasar pencatatan data dalam jurnal tersebut.
d. Kolom nomor rekening, digunakan untuk proses peringkasan secara
preodik, transaksi keuangan yang terjadi dalam periode tertentu.
e. Kolom debit dan kredit, diisi dengan jumlah rupiah transaksi, jumlah-jumlah
rupiah dalam kolom ini diringkas berdasarkan nomor rekening yang
tercantum dalam kolom nomor rekening,kemudian secara periodik
dibukukan kedalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
2) Jurnal Khusus
Jika usaha perusahaan bertambah besar dn jenis transaksi menjadi lebih
banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai
transaksi yang timbul,yang frekuensinya terjadi semaangkin tinggi. Dalam hal ini
mulai diperluhkan jurnal khusus selain jurnal umum tersebut, dan dibutukan lebih
banysk karyawan untuk menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar
adalah sebagai berikut:
a. Jurnal penjualan, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan
kredit.transaksi penjualan yang tidak menyebabkan bertambahnya kas
perusahaan, akan tetapi menyebabkan bertambahnya piutang perusahaan.
JURNAL PENJUALAN
Hasil
Nomor Piutang No.Rek Jumla
Tgl Keterangan Penjualan
Buku Dagang Lain h Lain
Kredit
b.
Jurnal pembelian, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
JURNAL PEMBELIAN
Lain-
Nomor Utang Lain-Lain
Tgl Keterangan Persediaan Lain
Bukti Dagang No. Rek
Jumlah
c. Jurnal penerimaan kas, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi
penerimaan kas, yaitu transaksi-transaksi yang menyebabkan kas
bertambah. Pada umumnya penambah kas perusahaan berada pada
penjualan tunai dan penerimaan pembayaran piutang atas penjualan kredit.
d. Jurnal pengeluaran kas, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pengurangan atau setiap transaksi pengeluaran kas tunai.
e. Jurnal umum, jurnal yang mencatat semua transaksi yang tidak dicatat
dalam jurnal khusus, pada umumnya jurnal umum terdiri dari 2 kolom yaitu
kolom debet dan kolom kredit, hal ini dikarenakan transaksi yang dicatat
12
dijurnal umum itu bervariasi, jadi sangat tidak efektif jika setiap akun dibuat
satu kolom tersendiri seperti halnya jurnal khusus.
Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam
jurnal :
a. Dengan pena, informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal
dengan menggunakan tulisan tangan.
b. Dokumen sebagai jurnal, dalam cara ini jurnal berupa arsip dokumen
sumber yang disusun menurut terjadinya transaksi.cara ini menghindari
pekerjaan penyalinan informasi dari dokumen sumber kedalam jurnal.
Pembukuan kedalam rek.buku besar dilakukan dengan cara membuat rekap
dari dokumen sumber ini.
c. Dengan komputer, data dalam dokumen dimasukkan kedalam sistem
komputer melalui keyboard dan dicatat dalam arsip transaksi yang
berfungsi sebagai jurnal. Jika perusahaan menggunakan formulir elektronik
penagkapan data sekaligus dilakukan pada saat entry kedalam formulir
elektronik dan segaligus pencatatn kedalam arsip transaksi. arsip transaksi
ini setelah divalidasi, kemudian digunakan untuk memutakhirkan arsip
induk ( buku besar dan buku pembantu ).
4) Kode Rekening
Kode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka atau
huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi
yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembeda
elemen-elemen yang ada didalam suatu klasifikasi. Pengelolahan data akuntansi
sangat tergantung pada penggunaan kode mencatat, mengklasisifikasikan,
menyimpan dan mengambil data keuangan.
a. Tujuan kode
Dalam sistem pengelolaan data akuntansi, kode memenuhi berbagai
tujuan :
Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
Meringkas data
Mengklasifikasi rekening atau rekening
Menyampaikan makna tertentu
15
BAB III
KESIMPULAN
16
terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir
ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar
pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada
faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas
barang yang dijual, harga barang, dan sebagainya.
Jurnal sebagi unsur sistem akutansi berikutnya setalah formulir, dalam proses akutansi
pokok, jurnal menduduki posisi yang unik. Setalah data transaksi keuangan perusahaan
direkam untuk pertama kalinya dalam formulir. Langkah berikutnya dalam proses
penggelolaan informasi keuangan adalah mencatat data tersebut untuk pertama kalinya dalam
catatan akutansi yang permanen.
Buku besar ( general ledger ) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan
untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku pembantu
( subsidiary letgers ) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu
yang ada di buku besar.
17
DAFTAR PUSTAKA
1. http://ononiha88.blogspot.co.id/2012/07/bab-i-formulir-formulir-
dokumen.html/01/10/2015
2. http://aprizanethyaulia.blogspot.co.id/01/10/2015
3. http://ilmuakuntans1.blogspot.co.id/2013/04/sistem-informasi-
akuntansi.html/01/10/2015
4. http://www.scribd.com/doc/126559810/Perancangan-Formulir-Dokumen-Dan-
Catatan-Dalam-Sistem-Informasi-Akuntansi#scribd/01/10/2015
5. https://www.google.com/search?
q=formulir+sistem+informasi+akuntansi&biw=1366&bih=634&source=lnms&tbm=i
sch&sa=X&ved=0CAYQ_AUoAWoVChMI4KLTw8SgyAIVSQeOCh3TMQ8_#im
grc=4G9hmg-fdtn5sM%3A/01/10/2015
6. Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi.Salemba Empat,Jakara
18