LATIHAN LATIHAN

FORMULIR 1: LATIHAN MANAJEMEN KRISIS DIT. M&T

A. Petugas pertama yang masuk Ruangan Emergency

B. Memangggil Tim Emergency atau Pengawas Lini
C. Resepsionis dan Telephone responder
D. Log Keeper
E. ERC
F. Deputy ERC
G. HR Contact/Authorities contact
H. Kontak Logistik
I. Environmental Incident
J. Berhubungan dengan Media
K. Menyampaikan berita buruk pada Keluarga Korban
L. Medevac
M. Down manning or evacuation Reception
N. Korban cidera dan fatalities yang banyak
O. Menghubungi Partner dan vendor

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
2

A. Uraian tugas untuk petugas pertama yang masuk Ruangan Emergency

1. Nyalakan semua lampu dan AC, Yakinkan mesin Fax dan telepon bekerja.
2. Yakinkan semua anggota Emergency Management dan tim Support telah
diberitahu kondisi Eemergency dan mereka dalam perjalanan menuju
Ruangan Emergency.
3. Memulai pencatatan informasi kejadian dengan fokus pada Kejadian
Kunci
4. Jawab semua telepon yang masuk di Ruangan Emergency sampai
pejabat terkait di Tim Emergency datang.
5. Informasikan sekuriti bahwa ruangan sekarang berfungsi dan yakinkan
tidak seorangpun selain pekerja yang berwenang masuk ruangan
Emergency.
6. Beritahu resepsionis bahwa anda ada diruangan dan tidak memberikan
nomor emergency di ruangan Emergency langsung kepada orang lain.
Beri arahan resepsionis bagaimana berhubungan dan menjawab telepon
dari luar terkait emergency

B. Memangggil Tim Emergency atau Pengawas Lini

1. Klasifikasikan situasi emergency (level 1, level 2 dan level 3)
2. Nyatakan situasi terkini dan rencana terkini yang sudah dibuat.
3. Nyatakan renaca kedepan dam support yang diperlukan
4. Nyatakan siapa yang sudah dibubungi dan siapa yang akan dihubungi
terkait insiden
5. Ingat bahwa Prioritas tidak pernah beriubah dari PEAR (People,
Environment, Asset dan Reputation), jaga hal tersebut teta[p disampaikan
pada saat pemanggilan.
6. Nyatakan jam berapa anda akan memanggil lagi dengan update lanjutan.
7. Ingat untuk selalu tenang dan sama pentingnya berbicara dengan Manajer
dan pengawas lini.
8. Periksa prosedur perusahaan untuk menjamin tanggung jawab, sebagi
contoh: siapa yang berhubungan dengan media, release pernyataan
perusahaan dan press release, dll.
9. Panggil manajer anda sebelum seseorang lainnya mengingatkan

C. Resepsionis dan Telephone responder

1. Jawab dan catat semua percakapan dan permintaan terkait insiden.
2. Siapkan dan set sistim sistim TOLL Free dengan merancang operator
tertentu untuk menjawab panggilan telepon.
3. Kumpulkan dan susun catatan khusus perusahan dan formulir panggilan
masuk.
4. Berbicara dengan pihak luar dan cara simpatik, hindari perasaan tidak
sabar dan kasar menhhadapi penelepon.
5. Jangan di release material yang sensitif dan tidak punya otorisasi tanpa
adanya persetujuan.

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
3

6. Hanya pernyataan resmi perusahaan yang boleh diberikan.

7. Ketika menjawab panggilan telepon atau menelepon yakinkan lagi
penelepon akan anda telepon ulang lagi, atau memberikan dia nomor
telepon bisa dihubungi kemudian.
8. Sampaikan juga semua permintaan ke PIC dari HR dalam EMT.
9. Mintakan tambahan personil untuk membantu anda jika bebannya tinggi
10. Berhubungan segera dengan kantor sekuriti jika pihak keluarga atau
media ada di resepsionis dan menyebabkan kebingungan.

D. Log Keeper
1. Tugas anda adalah mencatat semua kejadian kunci/utama pada saat
pengelolaan situasi Darurat atau sebagai tim support.
2. Meng-update catatan di Board sehingga bisa dilihat semua orang dalam
ruangan Emergency.
3. Tulis dengan kalimat yang mudah dibaca, dan bagus juga bila dicetak.
4. Gunakan warna yang berbeda atau kata kunci yang digaris bawahi, waktu
atau lokasi, jadi lebih terlihat jelas di ‘white board’ yang ada.
5. Urutannya dibuat dalam bentuk kronologi kejadian.
6. Jaga disiplin untuk TIME OUT, ingatkan Manajer yang bertugas untuk
melakukan TIME OUT dalam interval tertentu.
7. Catatan kejadian yang anda buat akan digunakan setelah insiden selesai
oleh investigator, sehingga buatlah secara akurat.
8. Bandingkan White Board dengan catatan lain yang ada di ruangan
Emergency.
9. Bertindak proaktif dan berpikir kedepan akan lebih baik dibandingkan
berpikir reaktif.

E. ERC
1. Menjaga peran sebagai pembimbing dan Coach emergency
2. Sebagai kepala EMT/Support Team anda mempunyai tanggungjawab
penuh untuk efisien dan efektifnya tim emergency.
3. Mengaktifkan support tambahan untuk support logistik, teknikal dan HR
jika masih dibutuhkan.
4. Meyakinkan bahwa semua anggota tim anda hadir dan sudah diberitahu
sudah hadir
5. Melaporkan ke koordinator Krisis Manajemen di Kantor Pusat semua
rencana anda dan tindakan untuk pengawas lini
6. Menjaga catatan yang akurat untuk semua yang sudah dibuat dan
diterima oleh anggota tim.
7. Melaksanakan TIME OUT secara regular
8. Menjaga komunikasi antara diri anda dilapangan dan support tim lainnya
dalam organisasi.
9. Membuat pernyataan perusahaan dalam jam pertama dari insiden.

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
4

10. Mengumpulkan semua dokumentasi perusahaan dari anggota tim yang

relefan dan mengirimkannya ke pihak yang terkait (Pemda, partner bisnis,
agen luar dan dalam, dll).
11. Ingat bahwa strategi harus dikonversikan menjadi TAKTIK agar bisa jadi
efektif.
12. Bertindak proaktif dan berpikir kedepan akan lebih baik dibandingkan
berpikir reaktif.

F. Deputy ERC
1. Karena anda familiar dengan lapangan, maka anda ditunjuk sebagai Point
of Contact (POC) dengan OSC yang berada dilapangan.
2. Yakinkan level emergency (1, 2 dan 3) dan kondisi nyata dari emergency.
3. Informasi penting yang anda perlukan dikumpulkan adalah:
 Jumlah orang dilapangan TPK
 Kondisi orang di TPK
 Kondisi plant dan peralatan
 Kondisi fasilitas
 Pertimbangan lingkungan
 Pengembangan yang diharapkan dilapangan
 Rencana awal untuk dilaksanakan oleh OSC
 Support segera dari Tim Manajemen dan Tim Support.
4. Cata semua informasi penting diatas
5. Sharingkan semua informasi dengan anggota tim emergency dan tim
support yang relefan
6. Lanjutkan meng update ERC dengan permintaan atau tindakan yang
dilakukan oleh OSC.
7. Jaka Whie Board anda dengan tulisan yang mudah dipahami.
8. Anda adalah orang kedua dari sistim komando dan agar selalu bekerja
lebih dekat dengan ERC
9. Bertindak proaktif dan berpikir kedepan akan lebih baik dibandingkan
berpikir reaktif.

G. HR Contact/Authorities contact
1. Kumpulkan dokumentasi perusahaan sebebelum anda menghubungin
otoritas terkait.
2. Jaga dan update catatan di Board dalam ruangan Emergency
3. Rutin meng update ERC dari semua tindakan yang sudah dilakukan.
4. Menjaga komunikasi dengan EMT/support team.
5. Mencatat semua telephone masuk dan keluar dari telephone responder.
6. Membuat pemberitahuan ke Pemerintah.
7. Agen-agen eksternal dan internal yng terdaftar di prosedur emergency.
8. Ingat tidak ada yang info yang dikeluarkan tanpa izin dari ERC, dan ini
bukan berarti anda harus disuruh dulu baru respon.

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
5

9. Bertindak proaktif dan berpikir kedepan akan lebih baik dibandingkan

berpikir reaktif.
10. Salah satu tugas penting anda adalah menghubungi dan menjaga
komunikasi yang terbuka dengan dengan keluarga pekerja melalui Tim
Response Keluarga (TRK).
11. Mengaktifkkan Tim Response Keluarga (TRK) tida di ruangan
emergency tapi diruangan yang dekat dengan ruangan emergency.
12. Merancang bantuan untuk menghubungan antara anda dan Tim
Response Keluarga (TRK)
13. Jangan me-release informasi yang sensitif dan kritikal atau detail melalui
telephone.
14. Rutin menjaga ERC ter update tentang ptogres tindakan dan permintaan
yang masuk.
15. Jika anda katakan bahwa anda akan menghubungi sesorang kembali,
maka yakinkan bahwa hal itu benar-benar dilakukan pada waktu yang
tepat.
16. Kumpulkan dokumntasi perusahaan untuk mencatat semua panggilan
yang masuk dan keluar.
17. Jaga catatan pada Board.
18. PERSIAPAN DAN ATTITUDE adalah faktor kunci.

H. Kontak Logistik
1. Lakukann kontak dengan (biasanya dengan telepon) dengan tim support
lainnya seperti helikopter, perkapalan untuk meyakinkan mereka telah
tahu apa yang terjadi dan mereka sudah men standbykan transportasi.
2. Hubungi tim spesialis support untuk dukungan tambahan (lingkungan,
penyeleman, SAR, dll).
3. Lanjutkan menjaga agar manajer yang bertugas (ERC) bisa mempercepat
terealisasinya tugas anda.
4. Selalu proaktif dan berpikir kedepan
5. Compile dan jaga fokus catatan di white board anda dengan barang-
barang yang masuk dan waktunya
6. Buat catataninformasi cuaca yang mungkin berdampak pada pergerakan
sumber daya
7. Acu prosedur perusahaan yang spesifik untuk meyakinkan tidak ada
satupun yang terlupa.
8. Atur transportasi untuk pekerja yang memerlukan di lokasi dekat
resepsionis.
9. Akurasi adalah kunci sukses
10. Semua panggilan keluar dan masuk harus dilewatkan ke ERC & kontak
lapangan sehingga informasi ini bisa dishare dengan manajer lini dan
OSC.
11. Koordinasi Medivac melalui agen yang relefan.
12. Shaingkan informasi anda dengan semua anggota tim emergency di
Ruangan Emergency.

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
6

13. Beritahu progress dan jaga catatan tindakan-tindakan anda yang sudah
dan akan dilakukan.

I. Berhubungan dengan Media

1. Yakinkan press release anda sudah disetujui oleh manajer lini dan jangan
direlease sebelum persetuannya.
2. Jangan berspekulasi dalam pernyataan anda, hanya fakta saja yang
disampaikan.
3. Jangan meminta maaf atau merasa bersalah, menyalahkan.
4. Perlakukan media seperti seperti orang lainnya karena mereka hanya
melakukan tugasnya
5. Perlihatkan kepedulian, komitmen dan pengendalian yang menjadi
pendekatan anda.
6. Yakinkan untuk menyentuh semua pendengar.
7. Jangan marah, frustasi, atau tidak sabar.
8. Ingat sasaran komunikasi tunggal anda dan gunakan sesering anda bisa.
9. Jangan berusaha menjawab semua pertanyaan, fikuskan kepada fokus
pesan anda.

J. Menyampaikan berita buruk pada Keluarga Korban

1. Sampaikan faktanya dna bukan spekulasi.
2. Yakinkan bahwa anda sedang berbicara dengan keluarganya dan bukan
orang lain dengan cara memberikan beberapa pertanyaan kunci.
3. Cara dimana keluarga korban dan apa kebutuhan tambahan yang
dipelrukan (pengasuh anak, transport, uang, dll.)
4. Kirimkan wakil perusahaan ke keluarga korban, atau merancang tempat
dimana anda bisa bertemu mereka.
5. Jika meeting, bawa orang lain bersama anda, misalnya polisi atau jika
berbicara dengan wanita bawa wanita lain bersama anda.
6. Tugas anda adalah memberikan informasi dan memberikan support yang
diperlukan.
7. Jangan memberikan informasi secara emosional, tetap profesional setiap
waktu.

K. Korban cidera dan fatalities yang banyak

1. Yakinkan fungsi HR sudah diberitahu.
2. Kumpulkan hasilaluasi kondisi korban.
3. Hubungi dokter yang bertugas.
4. Kerjasama dengan rumah sakit terkait detail dari korban dan kondisinya
(yakinkan namanya betul dan tidak salah)
5. Jika korban adalah kontraktor, atau vendor , hubungi fungsi HR untuk
mengurusnya
6. Yakinkan rumah sakit sudah diberitahu

EXERCISE EXERCISE
 EXERCISE EXERCISE
7

7. Prosedur perusahaan dan sistim pemberitahuan sudah telah dilakukam

sesuai target waktu yang ditentukan.
8. Tim respon untuk keluarga korban sudah diatur untuk pengaturan
perjalanannya.
9. Semua tindakan sudah dicatat di white board dan semua komunikasi
sudah diberitahukan ke ERC/Deputy ERC.

L. Menghubungi Partner dan vendor

1. Perlu menghubungi staff kontraktor, vendor jika anggotanya menjadi
korban
2. Yakinkan anda memberikan nama,posisi dan detail dari nomor telepon
yang bisa dihubungi
3. Kontak harus segera dilakukan pada jam pertama kejadian
4. Yakinkan partenr, vendor dan kontraktor diinformasikan tentang insiden,
tidak perlu spesifik dan sangat detail. Seseorang dirancang melakukan
kontak lanjutan dengan mereka.
5. Ingat bahwa prioritas adalah ‘Manusia” jika sedang melakukan kontak
telepon.

EXERCISE EXERCISE