PROSES BISNIS

PENGELOLAAN PESANAN
PELANGGAN
PROSES BISNIS PESANAN PELANGGAN
Aktivitas proses bisnis
pengelolaan pesanan
pelanggan meliputi:
• Permintaan informasi
(aktivitas opsional)
• Pembuatan kontrak
(aktivitas opsional)
• Penerimaan pesanan
• Pengiriman
• Penagihan
Permintaan Informasi
• Proses ini merupakan proses opsional. Permintaan informasi
dilakukan dengan membuat quotation mandatory. Quotation adalah
dokumen yang disiapkan dan dikirim ke pelanggan potensial untuk
memberi informasi tentang produk, harga, dan pengiriman
Pembuatan Kontrak
• Pembuatan kontrak juga merupakan proses opsional. Kontrak adalah
perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan
yang berisi tentang kuantitas dan jadwal pengiriman. Kontrak yang
berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode
tertentu disebut blanket order
Penerimaan Pesanan
• Pesanan pelanggan yang masuk dimasukkan ke dokumen pesanan
penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi tentang penentuan
harga dan pemeriksaan ketersediaan barang
• Penentuan harga suatu pesanan terkait dengan harga terkini, biaya
tambahan, diskon, atau biaya pengiriman. Enterprise resource
planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan
harga yang canggih dan fleksibel
Pengiriman
• Aktivitas pengiriman diawali dengan menyiapkan dokumen
pengiriman yaitu dokumen delivery. Dokumen delivery diproses untuk
menyiapkan jadwal pengiriman. Barang yang dikeluarkan dari
persediaan memerlukan dokumen pengambilan pesanan,
pengepakan pesanan, dan posting pengiriman
Pengiriman
• Aktivitas pengiriman diawali dengan menyiapkan dokumen
pengiriman yaitu dokumen delivery. Dokumen delivery diproses untuk
menyiapkan jadwal pengiriman. Barang yang dikeluarkan dari
persediaan memerlukan dokumen pengambilan pesanan,
pengepakan pesanan, dan posting pengiriman
• Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik
sesuai pesanan. Pengepakan barang mencakup menyiapkan barang
sampai ke kendaraan pengangkut
• Dokumen selama aktivitas pengiriman: daftar pengambilan (petunjuk
aktivitas pengambilan); daftar pengepakan (untuk setiap pengiriman
dan tembusannya diikutkan dalam pengiriman; bill of landing
(dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan
sampai ke pelanggan)
Penagihan
Dokumen delivery
dimasukkan dalam
jadwal penagihan dan
difakturkan. Faktur
untuk pengiriman
disiapkan dan
diberikan kepada
pelanggan. Pembuatan
faktur ini adalah akhir
dari proses bisnis
pengelolaan pesanan
pelanggan. Faktur akan
dilanjutkan ke bagian
piutang dagang untuk
menunggu
pembayaran dari
pelanggan
PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA
PEMROSESAN PESANAN
Memasukkan Pesanan (order entry)
• Fungsi order entry memulai proses
pesanan pelanggan dengan
menyiapkan dokumen pesanan
penjualan. Pesanan penjualan
berisi tentang produk yang
dipesan, harga, dan data deskripsi
pelanggan
• Faktur/penagihan menjadi
dokumen terpisah yang disiapkan
setelah barang dikirim dan
pemberitahuan pengiriman
dilanjutkan ke penagihan
Kredit
• Kredit pelanggan yang masih
ada sebaiknya diverifikasi
terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang. Untuk
pelanggan reguler,
pemeriksaan kredit meliputi
penentuan jumlah total kredit
yang disetujui tidak melebihi
otorisasi dari manajemen.
Untuk pelanggan baru,
pemeriksaan kredit diperlukan
untuk menentukan jangka
waktu penjualan kepada
pelanggan
Barang Jadi
• Barang jadi diambil sesuai dengan
yang ada di picking list. Picking list
disiapkan dari dokumen yang
pengiriman yang disiapkan dengan
database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui
• Informasi pengambilan diinput untuk
memperbarui informasi pengiriman
pada database pesanan
• Record persediaan diperbarui untuk
menunjukkan kuantitas
sesungguhnya yang diambil dan akan
dilanjutkan ke bagian pengiriman.
Bagian pengiriman akan
memberitahu penerimaan barang
yang telah ditransfer
Pengiriman
• Bagian pengiriman menerima
perintah pengiriman setelah cocok
dengan pesanan pada picking list
bersama dengan barang yang
dipesan seperti pada daftar
pengepakan barang
• Dokumentasi pengiriman
disiapkan dan database pesanan
diperbarui untuk pengiriman.
Bagian pengiriman menyiapkan
bill of landing. Bill of landing:
pertukaran dokumentasi antara
pengirim dan pengangkut yang
berisi biaya angkut dan transfer
barang dari perusahaan pengirim
ke perusahaan transportasi
Penagihan
• Merupakan proses terakhir dari
proses pesanan dengan
menyiapkan faktur untuk pesanan
yang ada pada daftar penagihan.
Bagian penagihan melakukan
verifikasi pesanan dan kemudian
menyiapkan faktur
• Faktur berisi total pembayaran
untuk jumlah kuantitas yang
dikirim, biaya angkut (jika ada),
dan pajak (jika ada), faktur ini
dikirim ke pelanggan
• Faktur dicatat pada jurnal
penjualan dan pemberitahuan
dikirim ke bagian piutang dagang.
Secara periodik, jurnal disiapkan
dan dilanjutkan ke fungsi buku
besar untuk diposting
Piutang Dagang dan Buku Besar
• Fungsi penagihan dan fungsi piutang dagang penting untuk dipisahkan.
Penagihan bertanggung jawab membuat faktur pesanan, bagian
piutang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik
mengirim laporan piutang kepada pelanggan
• Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan (buku besar
piutang dagang) dan record keuangan independen dari proses
pembuatan faktur
PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN
PELANGGAN
Proses ini mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan
pembayaran pelanggan pada rekening
Piutang Dagang
• Piutang dagang: mewakili utang yang dimiliki oleh pelanggan untuk
barang/jasa yang telah dijual
• Oleh karena sebagian besar bisnis dilakukan secara kredit, piutang
dagang seringkali mewakili sebagian besar modal kerja perusahaan
• Pendekatan pada aplikasi piutang dagang: pemrosesan open-item dan
pemrosesan balance forward
• Pemrosesan open-item: pencatatan terpisah dikelola pada sistem
piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh
pelanggan. Jika pembayaran pelanggan diterima, akan dibandingkan
dengan faktur yang belum dibayar pelanggan
• Pemrosesan balanced forward: pembayaran dari pelanggan
dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan
bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu