TUGAS 3

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“Pengertian, Proses, Instrumen dan Peran Guru

dalam Administrasi Peserta Didik”

Dosen: Dra. Rifma, M.Pd.

OLEH:
Reza Arifni
18006204

BIMBINGAN DAN KONSELING

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2020
Administrasi peserta didik(siswa) adlaah seluruh 1. Mengatur kegiatan penerimaan a.Pembentukan panitia penerimaan calon
proses kegiatan yang di rencanakan dan diusahakan siswa baru siswa
secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu 2. Mengatur kegiatan orientasi b.Penetapan daya tampung
terhadap seluruh peserta didik dalam lembaga siswa
pendidikan yang bersangkutan agar dapat mengikuti c.Penetapan persyaratan calon
3. Pengelolaan kelas
proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan Proses ADM Peserta Didik
efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang 1.Orientasi siswa baru
telah di tetapkan. 2.Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
3.Ganjaran dan hukuman
Pengertian ADM Peserta Didik

PENGERTIAN, PROSES,
INSTRUMEN DAN PERAN
GURU
Instrument ADM Peserta Didik
DALAM ADMINISTRASI (Manual dan Elektronik)
PESERTA DIDIK
1.Buku induk
2.Buku klaper
3.Buku atau daftar keadaan
siswa
Peran Guru dalam ADM Peserta Didik 4.Daftar hadir siswa
5.File penyimpan berkas siswa.
Beberapa peranan guru dalam administrasi siswa diantaranya adalah : 6.Daftar presensi
1. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil bagian. Di antara mereka dapat di tunjuk
7.Daftar mutasi peserta didik
menjadi panitia yang dapat melaksanakan tugas – tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai
dengan pelaporan pelaksanaan tugas. 8.Buku catatan pribadi peserta didik.
2. Dalam masa orientasi , tugas guru adalah membuat agar para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan 9.Daftar nilai
sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah pada saat 10.Buku l egger
pertama, dapat berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa anak untul waktu –waktu selanjutnya. 11.Buku raport
3. Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas,guru mempunyai andil yang besar juga. Guru diharapkan mampu
mencatat atau merekam kehadiran ini meskipun dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data kehadiran ini
dimungkinkan untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap siswa, misalnya sebagai pertimbangan dalam
menetapkan kenaikan kelas.
4. Dalam memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi, guru juga harus mampu menciptakan suasana
yang mendukung hal terebut. Hal ini dapat mereka lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar
siswa - siswanya.
5. Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangatlah penting, karena guru sebagai model dan menjadi
contoh bagi siswa –siswa di sekolah.
A. Pengertian Administrasi Peserta Didik
Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi
diri melalui proses pembelajaran yang tersedia jalur, jenjang dan jenis pendidikan
tertentu (UUSPN : 2003). Undang – Undang RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional yang dimaksud peserta didik adalah anggota masyarakat yang
berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia
pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.
Siswa adalah siapa saja yang terdaftar sebagai obyek dan subyek didik dalam suatu
lembaga pendidikan. Jadi bidang garapan kesiswaan adalah apa saja yang dikerjakan oleh
suatu lembaga pendidikan untuk mengurusi siswa yang dibatasi ruang lingkupnya.
Administrasi peserta didik (siswa) adalah seluruh proses kegiatan yang di
rencanakan dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap
seluruh peserta didik dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan agar dapat
mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi
tercapainya tujuan pendidikan yang telah di tetapkan. Secara kronologis operasional,
rentangan kegiatannya mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai mereka
meninggalkan sekolahnya, karena telah tamat, meninggal dunia, putus sekolah atau
karena sebab-sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik disekolah
tersebut.
Secara garis besar A. Gaffer MS mengelompokkan administrasi kesiswaan
tersebut kepada tiga bidang: (Asnawir, 2005):
1. Pupil Inventory
Ialah berupa daftar yang mengambarkan data siswa yang akan
memasuki suatu lembaga pendidikan atau sekolah. Dengan adanya Pupil
Inventory ini maka akan dapat diketahui gambaran tentang keadaan-keadaan
murid/siswa yang akan memasuki sekolah tersebut, dan begitu juga akan
dapat dilihat pertumbuhan jumlah penduduk  terutama mengenai anak-anak
usia sekolah. Semua data itu harus ada pada administrator pendidikan dan
administrator sekolah yang dapat digunakan untuk menyusun rencana
jangka panjang, menengah, pendek.
2. Pupil Accounting
Pupil Accounting merupakan penyusunan keterangan-keterangan
tentang tingkah laku siswa/murid selama bersekolah. Keterangan-keterangan
tersebut meliputi masalah-masalah siswa yang tidak masuk belajar ke
 sekolah, siswa-siswa yang meninggalkan pelajaran di sekolah, siswa yang
sering terlambat dan sebagainya. Dengan demikian masalah Pupil
Accounting lebih banyak berhubungan dengan absensi siswa.
3. Pupil Personel
Service Pupil Personel Service merupakan semua layanan dan seluruh
usaha-usaha yang dilakukan oleh sekolah untuk kemajuan siswa/murid.
Layanan dan usaha yang dimaksud adalah berupa bimbingan dan konseling
terhadap siswa/murid  yang membutuhkannya. Fungsi dari bimbingan
kesiswaan ini salah satunya ialah memberikan penyuluhan kepada para
siswa sehingga para siswa dapat mengetahui bagaimana langkah-langkah
belajar dan pengaplikasian pelajaran  yang tepat  dalam kehidupannya.
B. Proses Administrasi Peserta Didik
1) Penerimaan siswa baru
Penerimaan siswa baru merupakan salah satu kegiatan yang pertama di
sekolah, baik di sekolah tingkat dasar maupun ditingkat perguruan tinggi. Pengelolaan
penerimaan siswa baru ini hendaknya dilakukan sedemikia n rupa, sehingga
kegiatan belajar mengajar sudah dapat dimulai pada hari pertama setiap tahun ajaran
baru. “ secara keseluruhan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan
penerimaan siswa baru melipur i masalah kepanitiaan, persyaratan calon siswa baru,
pendaftaran testing, seleksi, dan pengumuman hasil seleksi.
Langkah-langkah penerimaan siswa baru menurut ismed syarif pada garis
besarnya adalah sebagai berikut:
a. Membentuk panitia
Panitia penerimaan siswa baru terdiri dari kepala sekolah dan beberapa
guru yang tunjuk untuk mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan,
yakni :
a) Syarat- syarat pendaftaran
b) Formulir pendaftaran
c) Pengumuman
d) Buku pendaftaran
e) Waktu pendaftaran
f) Jumlah calon yang diterima
g) Menentukan syarat pendaftaran calon siswa
 Syarat pendaftaran calon siswa baru biasanya sudah ditentukan dan diatur oleh
dinas pendidikan propinsi dengan berpedoman pada ketentuan-ketentuan yang
berasal dari departemen pendidikan nasiona l. Pada dasarnya tidak ada penolakan
dalam penerimaan siswa disekolah negeri maupun swasta, kecuali fasilitas sekolah
yang bersangkutan tidak mampu menampung. Bila tidak semua anak dapat
ditampung, sekolah dapat mengadakan seleksi. Setiap tahun diadakan pendaftaran
siswa baru persyaratan yang bersifat formal dalam pendaftaran siswa baru
diantaranya: umur tertentu, latar belakang pendidikan, keadaan fisik/ jasmani,
status tertentu ( sosial, kewargaan, perkawinan), persyaratan administrat if. Calon
siswa yang memenuhi persyaratan formal dapat mengik uti seleksi tes masuk.
a. Menyediakan formulir pendaftaran, Pendaftaran dimaksud untuk mengetahui
identitas calon siswa dan untuk kepentingan pengisian buku induk sekolah.
b. Pengumuman pendaftaran calon
c. Menyediakan buku pendaftaran
d. Menentukan waktu pendaftaran
e. Melaksanakan seleksi
Seleksi merupakan kegiatan pemilihan calon siswa untuk menentukan
diterima atau tidaknya calon berdasarkan ketentuan yang berlaku. Seleksi dapat
dilakukan melalui mengamatan terhadap persyaratan pendaftaran, nilai STTB
dan NEM atau danum, hasil tes dalam bidang tertentu yang relavan atau hasil
tes dalam bentuk lain.
a) Penentuan calon yang diterima
b) Penentuan calon yang diterima pada sekolah selain memenuhi persyaratan,
lebih banyak terikat lagi daya tampung kelas, Yang sudah lulus seleksi
belum menjadi siswa jika belum memenuhi persyaratan selanjutnya yang
meliputi: melaporkan atau mendaftarkan diri sampai batas waktu yang
ditentukan dengan memenuhi beberapa persyaratan lagi (administasi).
Setelah kegiatan tersebut dilakukan, barulah menjadi siswa dengan
mendapat nomor
2) Mengatur Kegiatan Orientasi Siswa Baru
Setelah siswa di terima di suatu sekolah, maka kegiatan lain yang perlu
diikutinya adalah:
1. Orientasi siswa baru.
 Orientasi siswa baru adalah suatu usaha sekolah untuk memperkenalkan
potensi – potensi sekolah dan membantu siswa untuk beradaptasi kepada
sekolah.
2. Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah.
Disiplin adalah keadaan tertib dimana orang – orang yang tergabung
dalam suatu organisasi tunduk pada peraturan – pertauran yang telah ada
dengan rasa senang hati.
3. Ganjaran dan hukuman.
Ganjaran adalah sesuatu yang diinginkan yang diterima oleh siswa
karena mendapatkan prestasi, berdasarkan usaha dan tingkah laku yang
pantas. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak diinginkan. Namun
siswa harus menerimanya karena tingkah laku mereka yang tidak pada
tempatnya.
3) Pengelolaan Kelas.
Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola siswa di kelas yang
dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi kelas yang
menunjang program pengajaran dengan jalan memotivasi siswa agar selalu
berperan aktif dalam pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru harus dapat
memotivasi dan mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti pelajaran
C. Instrument Administrasi Peserta Didik (Manual dan Elektronik)
Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka
perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan.
Instrumen yang dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang
digunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa.
Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain : 
1) Buku Induk.
Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua
informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut
dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi mengenai nilai-nilai
hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah yang bersangkutan.
Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh setiap sekolah karena melalui buku
induk ini akan dapat diketahui berapa jumlah siswa yang terdaftar, identitas
siswa secara lengkap.
2) Buku Klaper.
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang
penting-penting. Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak
selengkap buku induk itu. Daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama buku
klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui
nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama
murid  disusun menurut abjad.
3) Buku atau Daftar Keadaan Siswa.
Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah.
Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi
setiap bulannya.
4) Daftar Hadir Siswa.
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti
kegiatan di sekolah.
5) File Penyimpan Berkas Siswa.
Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik oleh
sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan
sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok
masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.
6) Daftar Presensi.
Daftar hadir peserta didik sangat penting sebab frekuensi kehadiran setiap peserta
didik dapat diketahui atau dikontrol. Untuk memeriksa kehadiran peserta didik pada
keseluruhan kegiatan disekolah, setiap hari biasanya daftar kehadiran itu dipegang
oleh petugas khusus. Sedangkan untuk memeriksa kehadiran peserta didik di kelas
pada jam-jam pelajaran, daftar hadir itu dipegang oleh guru.
7) Daftar Mutasi Peserta Didik.
Untuk mengetahui keadaan jumlah peserta didik dengan persis, sekolah harus
mempunyai buku atau daftar mutasi peserta didik. Daftar mutasi itu digunakan untuk
mencatat keluar masuk peserta didik dalam setiap bulan, semester atau setahun. Hal
ini karena keadaan jumlah peserta didik tidak tetap, ada peserta didik pindahan dan
ada pula peserta didik yang keluar.
8) Buku Catatan Pribadi Peserta Didik.
Buku catatan peserta didik ini lebih lengkap lagi tentang data setiap peserta didik.
Buku ini antara lain berisi: identitas peserta didik, keterangan mengenai keadaan
keluarga, keadaan jasmani dan kesehatan, riwayat pendidikan sarta hasil belajar, data
 psikologis (sikap, minat, dan cita-cita) dan juga kegiatan luar sekolah. Buku ini
biasanya disimpan di ruang BP dan dikerjakan pula oleh petugas BP.
9) Daftar Nilai.
Daftar nilai ini dimiliki oleh setiap guru bidang studi, khusus untuk mencatat hasil tes
setiap peserta didik pada bidang studi atau mata pelajaran tertentu. Dalam daftar nilai
ini dapat diketahui kemajuan belajar peserta didik, karena setiap nilai hasil tes dicatat
di dalamnya. Nilai-nilai tersebut sebagai bahan olahan nilai raport.
10) Buku Legger
Legger merupakan kumpulan nilai dari seluruh bidang studi untuk setiap peserta
didik. Pengisian atau pencatatan nilai- nilai dalam legger ini dikerjakan oleh wali
kelas sebagai bahan pengisian raport. Pencatatan nilai-nilai dalam legger biasanya
satu tahun dua kali (sesuai dengan pembagian raport).
11) Buku Raport.
Buku raport merupakan alat untuk melaporkan prestasi belajar peserta didik kepada
orang tua atau wali atau kepada peserta didik itu sendiri. Selain prestasi belajar,
dilaporkan pula tentang kehadiran, tingkah laku peserta didik dan sebagainya.
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik
Administrasi siswa merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan
dengan siswa disuatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan
selama siswa berada di sekolah , sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya
melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses beljar –
mengajar yang efektif. Dalam adminstrasi siswa, guru lebih banyak berperan secara
tidak langsung.
Beberapa peranan guru dalam administrasi siswa diantaranya adalah :
1. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil bagian. Di
antara mereka dapat di tunjuk menjadi panitia yang dapat melaksanakan tugas –
tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan
pelaksanaan tugas.
2. Dalam masa orientasi , tugas guru adalah membuat agar para siswa cepat
beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini
sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah pada saat pertama, dapat
berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa anak untul waktu –waktu
selanjutnya.
3. Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas,guru mempunyai andil yang besar
juga. Guru diharapkan mampu mencatat/ merekam kehadiran ini meskipun
dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data kehadiran ini dimungkinkan
untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap siswa, misalnya sebagai
pertimbangan dalam menetapkan kenaikan kelas.
4. Dalam memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi, guru juga harus
mampu menciptakan suasana yang mendukung hal terebut. Hal ini dapat mereka
lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar siswa - siswanya.
5. Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangatlah penting, karena guru
sebagai model dan menjadi contoh bagi siswa –siswa di sekolah.
 KEPUSTAKAAN
Afifudin,dkk. 2005. Administrasi pendidikan. Bandung: Insan Mandiri.
Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.
Syahril,dkk. 2009. Profesi Kependidikan. Padang: UNP Press.
Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.
Tim Dosen Administrasi Pendidikan. 2010. Manajemen Pendidikan. Bandung:
Penerbit Alfabeta