Makalah Press Release

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam sebuah perusahaan dibutuhkan seorang praktisi public relations untuk
membantu dalam membentuk citra positiif dan mencapai tujuan yang diinginkan
perusahaan, public relations menurut Byron Christian dalam Ardianto (2011:10)
merupakan suatu usaha sadar memotivasi terutama melalui komunikasi agar orang-
orang terpengaruh, timbul pikiran yang sehat terhadap suatu organisasi, memberi rasa
hormat, mendukung, dan memberi kesadaran dengan berbagai cobaan dan
masalah. Public relations dalam suatu perusahaan memiliki ruang lingkup publiknya
sendiri yaitu internal dan external perusahaan, publik internal adalah yang terdapat
didalam organisasi atau perusahaan antara lain karyawan, pemegang saham, manajer,
dan pengawas. Sedangkan publik external adalah publik yang berada diluar perusahan
atau organisasi yaitu pemerintah, pers atau media massa, pelanggan, pemasok, dan
komunitas.
Salah satu fungsi dan tugas public relations dalam menjalankan tugasnya dalam
Arianto (2011:261) adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan
informasi melalui berbagai media tentang kegiatan organisasi atau perusahaan, yang
seharusnya diketahui oleh publik. Public relations juga berfungsi dan bertugas
menghasilkan publisitas untuk memperoleh tanggapan positif dari publik.
Public relations menyebarkan informasi ke berbagai media baik melalui media
cetak maupun media elektronik. Media cetak adalah segala bentuk informasi yang
disajikan dalam suatu lembaran-lembaran. Contoh yang sering kita ketahui yaitu seperti
koran, majalah, dan tabloid. Sedangkan media elektronik adalah segala bentuk
informasi yang dapat kita nikmati dalam bentuk audio,gambar yang lebih menarik baik
untuk disaksikan maupun didengar. Media elektronik meliputi televisi, portal, radio, dan
internet. Segala informasi yang dikaji oleh media cetak dan media elektronik,
merupakan berita seputar masyarakat, politik, kriminalitas, acara-acara terkini,
launching sebuah produk, dan sebagainya.
Sebuah informasi yang datang dari seorang praktisi public relations tidak dapat
dengan mudah dimuat dalam setiap media, informasi yang datang harus dipilih oleh
redaksi media tersebut berdasarkan nilai berita dan menarik atau tidaknya informasi
tersebut sehingga akhirnya dinaikan menjadi sebuah isu atau berita dalam suatu media.
Untuk menjalankan fungsi dan tugasnya tersebut, public relations menulis informasi
 yang ingin disampaikan melalui press release yang dapat segera diterbitkan ke
masyarakat oleh media yang bersangkutan. press release merupakan suatu sarana dari
perusahaan atau organisasi yang ingin isu perusahaan atau organisasinya di angkat,
yang kemudian di berikan ke media untuk segera diterbitkan kepada masyarakat.
Hubungan Eksternal dalam penelitian ini lebih dikhususkan pada kegiatan
hubungan pers dalam hal penyampaian Press Release kepada wartawan. Ini
dikarenakan peneliti melihat bahwa dalam pembuatan hingga penyampaian Press
Release oleh suatu perusahaan kepada wartawan itu tidak begitu saja diterima oleh
wartawan dan disiarkan oleh media.
Pada umumnya, siaran pers dikirimkan melalui pos, melalui faximile, ataupun
dikirimkan melalui surat elektronik kepada para editor dari semua surat kabar, majalah,
stasiun-stasiun radio; televisi dan jaringannya. Terkadang siaran pers tunda dikirimkan
dalam rangka undangan untuk menghadiri “Konferensi pers“.
Penulis, hingga saat ini, masih aktif membuat siaran pers untuk lembaga atau
pribadi. Siaran pers itu dibuat penulis berdasarkan kebutuhan dari sebuah lembaga
atau pribadi terhadap sebuah isu, fenomena, ataupun kegiatan. Tema yang dibuat
sangat beragam.

B. Identifikasi Masalah
Salah satu bentuk komunikasi yang umum digunakan oleh praktisi Humas
adalah Press Release dengan harapan Press Release tersebut dapat dimuat disurat
kabar. Setiap praktisi humas harus mampu menilai kelayakan berita dari suatu materi
yang hendak disiarkannya karena Press Release menciptakan suatu penjelasan
tertentu dimata kritis para editor perihal organisasi yang menyebarkannya.

C. Tujuan Penelitian
 Menganalisa pembuatan press Release
 Menganalisa proses evaluasi pembuatan press release
 Mencari tahu jenis-jenis press release apa saja
 Menganalisa proses pengelolaan press release

D. Kegunaan Penelitian
1. Kegunaan Teoritis
Kegunaan penelitian secara teoritis berguna sebagai pengembang
untuk mengembangkan Ilmu Komunikasi secara umum dan ilmu Humas atau
 Public Relations khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release
terhadap Kepuasan Wartawan Memperoleh Informasi.
2. Kegunaan Praktis
a. Untuk Penelitian
Penelitian ini secara praktis berguna untuk peneliti sebagai aplikasi ilmu
yang selama studi diterima secara teori dan diharapkan dapat
menambah wawasan dan pengetahuan peneliti dalam bidang komunikasi dan
Public Relations.
b. Untuk Universitas
Penelitian ini secara praktis berguna bagi mahasiswa/i Universitas
secara umum, dan untuk mahasiswa/i Ilmu Komunikasi konsentrasi Humas secara
khusus sebagai literatur terutama untuk peneliti selanjutnya yang akan melakukan
penelitian pada kajian yang sama.
c. Untuk Perusahaan
Penelitian ini secara praktis berguna bagi perusahaan sebagai referensi
atau evaluasi khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release.

E. Manfaat Penelitian
1. Dengan dilakukannya penelitian ini, diharapkan dapat membantu penulis dalam memahami
tahapan-tahapan penulisan press release dan bagaimana membuat press release yang baik.
2. Bagi institut pendidikan, memperkaya teori tentang public relations di dalam membuat press
release.

BAB II
LANDASAN TEORI

A. Komunikasi
Komunikasi atau comunication berasal dari bahasa Latin “communis”.
Communis atau dalam bahasa Inggrisnya “common” berarti sama. Jadi, apabila kita
berkomunikasi (to communicate), ini berarti bahwa kita berada dalam keadaan
berusaha untuk menimbulkan suatu persamaan (commonness) dalam hal sikap dengan
seseorang. Jadi, pengertian komunikasi adalah sebagai proses menghubungi atau
mengadakan perhubungan. (Rosmawati. 2010: 17).
 Harold Laswell menyatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan
komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan: whos says what? In which channel?
To whom? With what effect? Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa komunikasi
merupakan proses penyampain pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui
media yang menimbulkan efek (akibat) tertentu. (Tamburaka. 2012: 7).
Berdasarkan definisi Laswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi yang
saling bergantung satu sama lain, yaitu sumber (source) adalah pihak yang berinisiatif
atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi, pesan adalah apa yang
dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima, saluran atau media adalah alat atau
wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima,
penerima (receiver) adalah orang yang menerima pesan dari sumber dan efek adalah
apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya
penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap, perubahan keyakinan,
perubahan perilaku dan sebagainya. (Mulyana. 2009: 69)
Sedangkan menurut Hafied Cangara, komunikasi disebut komunikasi apabila
memiliki beberapa unsur-unsur pendukung yang membangunnya sebagai body of
knowledge, yakni:
1. Sumber
Sumber yang biasa disebut dengan komunikator merupakan pembuat atau
pengirim pesan dalam proses komunikasi. Dalam komunikasi sumber bisa menjadi
satu orang, satu lembaga atau perusahaan, beberapa kelompok.
2. Pesan
Pesan merupakan sesuatu yang dikirimkan oleh pengirim kepada penerima,
isinya dapat berupa hiburan, informasi, nasihat, ilmu pengetahuan dan lain
sebagainya.

3. Media
Media atau yang biasa disebut dengan channel atau medium adalah alat
yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
Media komunikasi ada yang berbentuk saluran antarpribadi, media massa dan
media kelompok.
4. Penerima
Penerima atau yang biasa disebut dengan komunikan atau audience adalah
pihak yang menerima sasaran pesan ayng dikirim oleh sumber. Penerima bisa
 terdiri dari satu orang, organisasi atau instansi, perusahaan, negara dan lain-
lain.
5. Efek
Efek merupakan apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima
pesan tersebut. Efek bisa terjadi pada pengetahuam, sikap dan tingkah laku
seseorang, misalnya penambahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan
keyakinan, perubahan perilaku, dan sebagainya.
6. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik yakni apa yang disampaikan penerima pesan kepada sumber
pesan, yang sekaligus digunakan sumber pesan sebagai petunjuk mengenai
efektivitas pesan yang ia sampaikan sebelumnya, apakah dapat dimengerti,
diterima, menghadapi kendala dan sebagainya, sehingga sumber dapat mengubah
pesan selanjutnya agar sesuai dengan tujuannya. Tidak semua respons
penerima disebut umpan balik. Suatu pesan disebut umpan balik apabila hal itu
merupakan respons terhadap pesan pengirim dan bila mempengaruhi perilaku
selanjutnya. (Tamburaka. 2012: 8).
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator ke
komunikannya melalui suatu channel tertentu yang menyebabkan adanya persamaan
persepsi terhadap suatu hal antara komunikator dan komunikan tersebut. Dari pendapat
para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa unsurunsur komunikasi terdiri dari sumber,
pesan, media, penerimaserta efek. Itulah unsur-unsur yang membentuk proses
komunikasi.

B. Komunikasi Massa
Menurut Josep A. Devito (Nurudin. 2007: 11), pertama komunikasi massa
adalah komunikasi yang ditujukan kepada massa, kepada khalayak yang luar biasa
banyaknya. Ini tidak berarti bahwa khalayak meliputi seluruh penduduk atau semua
orang yang membaca atau semua orang yang menonton televisi, agaknya ini tidak
berarti pula bahwa khalayak itu besar dan pada umumnya agak sukar untuk
didefinisikan. Kedua, komunikasi massa adalah
komunikasi yang disalurkan oleh pemancar-pemancar yang audio dan atau visual.
Komunikasi massa barangkali akan lebih mudah dan lebih logis bila didefinisikan
menurut bentuknya (televisi,radio, surat kabar, majalah, film, buku, dan tapes).

C. Public Relations
 Menurut W. Emerson Reck, public relations adalah pertama lanjutan dari proses
pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu
individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayan
dan goodwill (itikad baik) dari publik. Kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan
tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh.
(Ardianto. 2011: 9)
Sedangkan menurut John Marston dan Sheila Clough Crifasi, public
relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mempelajari
kebijakan dan prosedur individual atau organisasi sesuai dengan kepentingan publik,
dan menjalankan program untuk mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.
(Nova. 2011: 43)
Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang
lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau
organisasi/perusahaan.
kata-kata kunci yang perlu diingat untuk mendefinisikan public relations adalah:
1. Sengaja (deliberate). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang
disengaja, dirancang untuk mempengaruhi, mendapatkan pengertian, memberikan
informasi dan memperoleh umpan balik (reaksi dari mereka yang terkena dampak
kegiatan ).
2. Terencana (planned). Kegiatan public relations adalah sesuatu yang
terorganisasi. Solusi masalah diketahui dan logistik dipikirkan, dengan kegiatan
yang memerlukan jangka waktu. Kegiatan ini sistematis, membutuhkan riset dan
analisis.
3. Kinerja (performance). Public relations yang efektif didasarkan pada kebijakan
dan penampilan nyata dari seseorang atau sebuah organisasi. Tidak ada public
relations yang dapat menciptakan simpati serta dukungan jika organisasi yang
bersangkutan merupakan pemilik usaha yang tidak tanggap terhadap kepentingan
masyarakat.
4. Kepentingan publik (public interest). Dasar dari kegiatan public
relations adalah melayani kepentingan publik dalam suatu masyarakat,
bukan sekedar memperoleh keuntungan bagi organisasi. Idealnya,
saling menguntungkan bagi organisasi dan masyarakat. Ini adalah benang
yang menjalin kepentingan diri organisasi dengan kepentingan dan
urusan masyarakat.
5. Komunikasi dua arah (two way communication). Kamus sering kali
memberikan kesan bahwa public relations terdiri hanya dari penyebaran materi melalui
informasi. Namun, penting juga bahwa definisi itu termasuk umpan balik dari
khalayak. Kemampuan mendengarkan adalah bagian dari keahlian komunikasi yang
pokok.
6. Fungsi manajemen (management function). Public relations paling efektif
apabila berfungsi menjadi bagian dari pengambilan keputusan oleh manajemen
puncak. Public relations melibatkan konsultasi dan pengentasan masalah tingkat
tinggi, tidak hanya mengeluarkan informasi setelah keputusan dibuat.

D. Media Relations
Salah satu kegiatan external public relations dalam memberikan informasi
kepada publik/masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah
kegiatan media relations. Media relations atau dalam istilah lainnya press
relations adalah membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media
cetak (surat kabar dan majalah), media elektronik (radio dan televisi) dan media
massa online (newspaper online, magazine online, radio digital dan televisi digital).
(Ardianto. 2011: 264)
Menurut Averill, media relations merupakan salah satu bagian dari public
relations yang menjadi sarana yang sangat penting dan efisien. Penting karena akan
menopang keberhasilan program, dan efisien karena tak memerlukan banyak daya dan
dana untuk menginformasikan program yang hendak dijalankan dengan menggunakan
teknik publisitas.
Dalam masyarakat komunikatif, mereka yang gagal atau tidak bisa
berkomunikasi akan segera dilupakan. Itu dapat menunjukkan betapa pentingnya
komunikasi yang dilakukan organisasi. Bila organisasi tidak berkomunikasi dengan
publiknya, maka mereka akan segera dilupakan. Dalam konteks inilah akan terasa
betapa pentingnya mengembangkan relasi yang baik dengan media.
Namun sebenarnya tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah
menciptakan pengetahuan dan pemahaman, bukan semata-mata untuk menyebarkan
suatu pesan sesuai dengan keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan
„suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya di mata umum‟. Tidak
seorangan pun yang berhak mendikte apa yang harus diterbitkan atau disiarkan oleh
media massa, setidak-tidaknya di suatu masyarakat yang demokratis. Dengan publik
yang tersebar, bukan saja secara geografis, maka kegiatan komunikasi akan sulit
dilakukan bila tidak memanfaatkan media massa.
Satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah media relations itu bukan
berarti hanya menjalin hubungan baik dengan wartawan melainkan juga dengan redaksi
dan media sebagai institusi. Menjalin hubungan yang baik dengan wartawan memang
penting karena akan memudahkan kita untuk menyampaikan informasi. Namun, kita
juga hendaknya mengingat bahwa keputusan untuk menyiarkan atau menolak informasi
tidak sepenuhnya berada pada tangan wartawan, karena keputusan ada pada redaksi.
Hubungan media yang semula merupakan hubungan kerja akan menjadi
semakin kompleks karena meningkatnya jumlah media, semakin terspesialisasinya
media, semakin tajamnya persaingan media dan pentingnya publisitas melalui media
dalam kegiatan public relations. Kendati para pejabat public relations semakin
profesional dalam melakukan publisitas, media tetap bersikap kritis terhadap
perusahaan untuk membedakan pengiriman berita yang tidak relevan atau berkualitas
buruk, yang publisitasnya agak berbau promosi. Pengelola media seperti redaktur
menyadari bahwa public relations merupakan sumber berita asli dan sumber informasi
teknis yang dapat mengembangkan kisah berita, gambar, artikel dan bahan penunjang
lainnya. Dalam upaya berhubungan dengan media, public relations melakukan berbagai
kegiatan yang bersentuhan dengan media antara lain :
1. Press Conference (konferensi pers, temu media atau jumpa media) Syarat
utama dari sebuah konferensi pers adalah berita yang disampaikan sangat
penting. Sebuah konferensi pers akan kehilangan fungsinya bila berita yang
disampaikan kurang penting, apalagi jika diliput oleh radio dan televisi. Menurut
Oemi Abdurrachman, konferensi pers diselenggarakan bila ada peristiwa-
peristiwa penting di suatu perusahaan atas inisiatif sendiri atau permintaan
wakil-wakil pers.
2. Press Briefing (perbincangan dengan media)
Diselenggarakan secara reguler oleh praktisi public relations. Dalam kegiatan
ini, praktisi public relations menyampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan
yang baru terjadi kepada media. Bila media belum puas dan menginginkan
keterangan lebih terperinci, diadakan tanggapan atau pertanyaan.
3. Press Tour (wisata media)
Diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi
daerah tertentu dan merekapun (media) diajak menikmati objek wisata yang
menarik.
4. News Release (siaran pers, press release, broadcast release)
News Release sebagai publisitas, yaitu media yang banyak digunakan
dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.
5. Special Events
 Yaitu peristiwa khusus sebagai kegiatan public relations yang penting
dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan,
mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik, seperti
peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan, seminar, pameran,
lokakarya, open house. Kegiatan ini biasanya mengundang media untuk
meliputnya.
6. Press Luncheon
Yaitu public relations mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil
media massa (wartawan atau reporter) sehingga pada kesempatan ini pihak pers
bisa bertemu dengan top management perusahaan/lembaga guna
mendengarkan perkembangan perusahaan atau lembaga tersebut.

7. Press Interview (wawancara media)

Sifatnya lebih pribadi, lebih individu. Public relations atau top
management yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan atau reporter
yang bersangkutan. Meskipun hanya diwawancarai seusai meresmikan suatu acara
oleh banyak wartawan, bahkan diliput radio dan televisi, tetap saja wawancara
tersebut bersifat individu. (Ardianto. 2011: 267).

E. PR Online
PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan
penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication Technologies).
Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media komunikasi
strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR kemudian menjadi
tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini dilakukan secara offline.
Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR.
Seperti menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders,
mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau tidak
mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan efisien.
Mengirimkan press release kini tidak lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email.
Sejumlah korporat yang memiliki website dan dikelola dengan baik, juga
mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal men-download.
Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga
sumber daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal berselancar
di dunia maya dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar untuk membangun
corporate image. Seperti dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-
 PR harus mampu mengembangkan content untuk format distribusi apa saja (media
cetak, radio, TV, situs web, e-mail, iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat
dengan tepat menjangkau berbagai macam audiens.

BAB III
PEMBAHASAN

A. Pengertian Press Release

Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah
informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/
perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio,
media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.
Pengertian dari Press Release menurut Effendy adalah :
"Bahan berita yang dikirimkan pihak instansi atau organisasi, biasanya biasanya
dikerjakan oleh bagian Humas ke media massa dengan harapan dapat disiarkan"
(Effendy, 1898 : 80). Press Release atau siaran pers biasanya hanya berupa lembaran
siaran berita yang disampaikan kepada wartawan atau media massa. (Abdullah, 2004 :
80).

B. Perbedaan Press Release dan Berita

a. Press Release
Penyampaian kegiatan organisasi. Misalnya, produsen mie instant
membuat kegiatan “lomba kreasi mie”. Kemudian Public relations membuat press-
release yang berisi informasi tentang kegiatan ini ke media. Sebagai bahan atau
sumber berita bagi media. Sebuah release yang dikirim public relations (setelah
dianggap layak oleh media) bisa dimuat dalam bentuk berita. Tentu saja isinya
tidak sama persis dengan tulisan dalam release. Media bisa saja lebih menonjolkan
sesuatu pokok (angle) peristiwa yang dianggap penting, yang mungkin berbeda
dengan apa yang ditonjolkan Public relations dalam release-nya. Alat untuk
membina dan menumbuhkan sikap, pendapat atau citra yang baik dari anggota
masyarakat kepada organisasi (membentuk opini positif). Alat untuk mengalihkan
perhatian publik dari fakta yang merugikan organisasi dan memusatkan fakta yang
menguntungkan organisasi. Dibuat oleh organisasi atau perusahaan. Beritanya
 mencakup peristiwa yang direncanakan, yaitu dari event yang dibuat perusahaan.
Misalnya pengangkatan manajer baru, perubahan pelayanan, dan sebagainya.
b. Berita Jurnalistik
Dibuat oleh wartawan. Wartawan mencari dan menulis berita untuk
diedit redaksi. Sumber berita bisa berasal dari mana saja, termasuk dari Public
relations. Melaporkan fakta sebagaimana adanya. Ini tanggung jawab profesi
wartawan untuk memenuhi hak informasi dari publik (public‟s right to know).
Biasanya banyak untuk peristiwa yang nonrekayasa. Maksudnya adalah peristiwa yang
terjadi dengan sendirinya tanpa direncanakan manusia. Misalnya, kecelakaan,
musibah, dan lainnya. Namun tidak menutup kemungkinan untuk peristiwa yang
direkayasa (direncanakan), seperti acara wisuda sarjana yang diadakan sebuah
institusi pendidikan. Dampak pemberitaan tidak selalu harus berkembang
kepada sikap atau pendapat yang baik terhadap apa yang disampaikan, malah
dapat terjadi yang sebaliknya. Fungsi berita untuk kontrol sosial, memberi tahu,
mendidik, membimbing, meyakinkan, dan membantu khalayak dalam menyikapi
peristiwa.
`Persamaan antara press-release dan berita :
1. Merupakan informasi yang ditujukan untuk khalayak.
2. Harus mengandung news-values yang dapat menarik perhatian khalayak.
3. Menuntut adanya teknik penulisan tertentu, seperti 5W+1H.

C. Penulisan Press Release

Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama,
sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:
Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu
organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional
atau pun nasional;
Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau
produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;
Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang
saham.
Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya
wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik
(inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai
paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where:
dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat
 dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana
berlangsungnya peristiwa tersebut?).
Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan:
Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang
singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa
harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga,
redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release.
Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus
tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto,
2004).
Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam
paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu
dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk
kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita
dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting.
Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).
Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan
nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers
dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis
harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu
mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.
Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar
yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut
juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:
 Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
 Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran
yang ideal.
 Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
 Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang
tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu
sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
 Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
 Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
 Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau
anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua
informasi yang diperlukan wartawan.
 Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal
siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika
Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan
termuat.
 Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
 Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
 Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin
yang cukup pada semua sisi halaman.
 Selalu beri tanggal pada siaran pers.
 Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
 Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.
Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting
perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:
1. Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan
sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan
diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR
dalam menulis dan mengirimkan press release.
2. Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa
harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR,
sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
3. Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke
redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses
percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang
dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
4. Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press
release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
5. Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan,
perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang
disampaikan efektif dan efisien.
6. Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang
bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis
kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi
politik dari suatu khalayak pembaca media.
7. Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media,
apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya
efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.
 Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau
redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai
jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan
oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special
event) hingga hasil wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-
masing media relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki
patokan unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan
(proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks,
kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu
diperhatikan dalam pengiriman press release:
1. Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga.
Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
2. Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada
wartawan tadi.
3. Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
4. Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
5. Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum.
Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga
para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah
menurut Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers:
1. Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki
jadwal kerja yang padat.
2. Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
3. Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
4. Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
5. Hindari jumpa pers pada hari libur.
6. Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
7. Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya.
8. Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.
9. Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul membutuhkan
informasi untuk berita.
10. Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan ditulis
wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
11. Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
12. Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar
atau map tadi.
13. Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
14. Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang materi lain
di luar materi yang dijumpaperskan.
15. Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran
dari pernyataan wartawan.
16. Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
17. Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang
akurat.
18. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam
pertemuan dengan wartawan.
19. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
20. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
21. Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan
pengetikan

D. Jenis-jenis Press Release

Mengacu pada pendapat Thomas Bivins, terdapat tiga jenis press-release yaitu :
a. Basic Publicity Release
Topik press-release jenis ini adalah segala informasi yang
dinilai mengandung nilai berita bagi media massa.
b. Product Release
Press-release ini berisi informasi tentang produk perusahaan,
misalnya peluncuran produk baru, perubahan nama produk, dan lainnya. Jenis
release ini biasanya lebih terbatas pada media-media ekonomi bisnis.
c. Financial Release
Tidak semua perusahaan menganggap penting informasi jenis ini.
Informasi keuangan biasanya dianggap tabu untuk menjadi konsumsi umum.
Sekarang, bukan hanya pemegang saham yang berhak atas informasi ini, tetapi
publik pun juga berhak disodori informasi keuangan. Informasi ini akan menjadi
penilaian publik tentang kredibilitas perusahaan. Misalnya, press-release berjudul
“Laba Bank Mega Syariah Rp 53 Milyar”.
Berkaitan dengan jenis-jenis release, Terence Shimp menyebut tiga jenis press-
release, yaitu :
 a. Product Release
Mengumumkan produk-produk baru, memberikan informasi yang
relevan mengenai fitur dan manfaat produk serta memberi tahu bagaimana
informasi tambahan dapat diperoleh.
b. Executive Statement Release
Lebih luas daripada product-release, karena menyampaikan berbagai
isu yang relevan dengan perusahaan, seperti : pernyataan tentang perkembangan
dan tren industri; ramalan penjualan di masa depan; pandangan tentang
perekonomian; pemberitahuan tentang program pemasaran baru perusahaan;
pandangan tentang persaingan antarnegara atau perkembangan global dan
komentar tentang isu-isu lingkungan.
c. Feature Articles
Merupakan penjelasan yang rinci mengenai produk atau program lain
yang layak diberitakan, yang telah ditulis Public relations untuk segera
dipublikasikan.
Selain beberapa jenis di atas, ada jenis lain yang perlu ditambahkan yaitu
relational release. Press-release ini berisi informasi yang ditujukan untuk menjaga
hubungan dengan publik. Misalnya, release tentang ucapan terima kasih atau release
untuk meluruskan komplain pelanggan.
E. Contoh Press Release
PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk
The Plaza Lantai 22-23
Jl. MH. Thamrin
Jakarta Selatan
Press Release
Launching Produk
Tanggal 10 Mei 2014, PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk kembali mengeluarkan
produk kosmetik baru berupa: Beauty Natural Blush, Powershine Lipstick, Herbal
Natural Handbody dan Milk&Honey Gold Shampoo. Karena keberhasilan kami
memasarkan produk-produk kosmetik sebelumnya, diharapkan produk kosmetik terbaru
kami ini dapat diterima pasar dan berhasil dalam penjualannya.
Harga yang diberikan untuk produk kosmetik terbaru cukup terjangkau. Untuk Beauty
Natural Blush Rp. 125.000,-, Powershine Lipstick Rp. 80.000,-, Herbal Natural
Handbody Rp. 70.000,- dan Milk&Honey Gold Shampoo Rp. 65.000,-
Event launching akan dimeriahkan oleh bintang tamu penyanyi Afghan dan Citra
Scholastika. Pada event kali ini, desain acara dibuat sangat elegan ditambah dengan
pemberian discount harga untuk produk-produk kosmetik lainnya. Terdapat stand
kosultasi kecantikan yang telah kami persiapkan bagi mereka yang ingin mendapatkan
tip dan trik perawatan kecantikan.
“Dengan keberhasilan event launching tersebut, diharapkan akan diikuti oleh
keberhasilan pemasaran produk kosmetik BEAUTY CARE terbaru ini, dan kami dari
PT. BEAUTY CARE INDONESIA,Tbk akan memberikan pelayanan yang terbaik untuk
para konsumen.
Untuk keterangan lebih lanjut, hubungi situs kami di :
beautycare-indonesia.blogspot.com
Atau hubungi:
PT. BEAUTYCARE INDONESIA,Tbk
THE PLAZA
Lantai 22-23
Jl. MH. Thamrin Kav. 10
Jakarta Selatan
Phone : +62 21 9791010 (hunting)
Fax : +62 21 9791011
Customer Service : +62 21 9791010 ext. 10
BAB IV
PENUTUP
KESIMPULAN
Ide pendapat atau pandangan pihak yang mengeluarkan press release hendaklah
berkaitan dengan cita-cita institusional lembaga, organisasi atau individu yang
mengeluarkan press release tersebut. Karena itu, ia selalu bersifat positif. Dengan ide,
pendapat atau pandangan yang positif tersebut, lembaga, organisasi atau individu yang
mengeluarkan press release akan memperoleh citra positif dari khalayak.
Data dan fakta yang mendukung ide, pendapat atau pandangan pihak yang
mengeluarkan press release harus tegas dan lengkap. Artinya, data dan fakta tersebut
tidak malah menjadikan khalayak bertanya-tanya lagi tentang mengapa ide, pendapat
atau pandangan itu perlu diperhatikan. Sebaliknya, data dan fakta itu harus bisa
meyakinkan khalayak bahwa ide, pendapat atau pandangan pihak yang
mengeluarkan press release masuk akal dan layak untuk didukung.
Kesimpulan sebuah press release harus menimbulkan kesan kuat di pikiran dan hati
khalayak. Untuk itu, kadang-kadang orang menempatkan klimaks peristiwa pada
kesimpulan sebuah press release. Dengan terbentuknya kesan yang kuat di pikiran dan
hati khalayak, kita harapkan khalayak bisa memberikan pemaknaan yang kuat pula.