Rangkuman Manajemen

ANNISA PRATIWI YUDHI AHMAD (09)
2015834044
1D MBP
SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN

A. Sejarah Menejemen
Kata manajemen berasal dari Bahasa Italia maneggiare yang berarti "mengendalikan," Kata ini
mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti "kepemilikan kuda" (yang berasal
dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga
berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris
menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Sesungguhnya manajemen sudah ada sejak jaman dahulu, salah satu bukti adalah Piramida
Mesir. Adanya bangunan Piramida di Mesir menunjukkan bahwa pada zaman dulu telah ada
serangkaian kegiatan yang diatur sedemikian rupa, mengikuti tahapan-tahapan tertentu yang
telah disiapkan hingga bangunan Piramida yang megah di tengah gurun pasir dapat menjadi
decak kagum masyarakat dis seluruh dunia dari dulu hingga kini. Dari sejarah dapat kita ketahui
bahwa tidak kurang dari ribuan orang telah terlibat dalam pembangunan Piramida di Mesir.
Selain Piramida di Mesir, ada juga benteng raksasa yang berdiri sepanjang ribuan kilometer di
Cina. Benteng ini juga menunjukkan betapa orang-orang Cina dahulu telah melakukan kegiatan
manajemen (dalam bentuk apapun kegiatan manajemen tersebut sehingga bangunan benteng
yang kokoh dapat tetap bertahan hingga hari ini. Selain itu juga Candi Borobudur di Indonesia,
dan masih banyak contoh bangunan-bangunan kuno yang sangat rumit bisa dibangun oleh nenek
monyang kita. Dari bukti-bukti tersebut dapat dilihat bagaimana orang-orang dahulu telah
menerapkan manajemen.
Secara keilmuan, manajemen baru terumuskan kurang lebih di abad 18 atau awal abad 19
Masehi. Diantara tokoh-tokoh yang mula-mula memperkenalkan manajemen secara keilmuan
adalah Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1972-1871). Owen seorang pembaru
dan indrustrialisasi dari Inggris adalah di antara tokoh pertama yang menyatakan perlunya
sumber daya manusia di dalam organisasi dan kesejahteraan pekerja. Sedangkan Babbage
seorang ahli matematika dari Inggris orang yang pertama kali berbicara mengenai pentingnya
efisiensi dalam proses produksi. Dia meyakini akan perlunya pembagian kerja dan perlunya
penggunaan matematika dalam efisiensi penggunaan fasilitas dan material produksi (Ernie dan
Saefullah: 2005). Dengan demikian bisa dikatakan Robert Owen dan Charles Babbage adalah
pionir dalam ilmu manajemen.
B. Perkembangan Teori Menejemen
Peristiwa penting yang mempengaruhi Ilmu Manajemen adalah revolusi industri di Inggris.
Revolusi Industri di Inggris ditandai dengan penggunaan mesin menggantikan tenaga manusia
yang berakibat berpindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah ke tempat –tempat yang
disebut pabrik, sehingga dibutuhkan teori yang dapat membantu meramalkan permintaan,
2015834044
1D MBP
memberikan tugas pada bawahan dan lain-lain. Sehingga Ilmu Manajemen mulai dikembangkan
oleh para ahli.
Apa yang telah dikenalkan oleh Owen dan Babbage pada akhir abad 19 memberikan kontribusi
yang berharga bagi para praktisi manajemen bahwa organisasi bisnis perlu dikelola secara benar,
terutama jika organisasi tersebut berskala besar dan melibatkan banyak sekali orang dan sumber
daya yang harus dikelola. Kontribusi Owen dan Babbage seolah telah membukakan mata para
praktisi bisnis pada saat itu bagaimana seharusnya bisnis dijalankan. Bermunculan pula setelah
itu berbagai teori-teori dalam ilmu manajemen.
Perkembangan pemikiran manajemen sebagai praktik yang dilandasi konsep teori (Tim Dosen
Administrasi Pendidikan: 2009) adalah sebagai berikut:
1. Teori Manajemen Aliran Klasik (1890-1930)
Frederick W Taylor, Henry L Gantt, Frank Bunker Gillberth dan Lilian Gillberth adalah tokoh-
tokoh dibalik teori manajemen ilimiah. Mereka memikirkan suatu cara meningkatkan
produktivitas dengan menangani kondisi kekurangan tenaga terampil melalui efisiensi para
pekerja.
Taylor disebut sebagai “bapak manajemen ilmiah” dengan karyanya “scientific management”
yang telah memberikan prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan ilmiah pada manajemen, dan
mengembangkan sejumlah teknik-tekniknya untuk mencapai efisiensi. Empat prinsip dasar yang
dikembangkan Taylor adalah:
a. Pengembangan metode ilimah alam manajemen agar suatu perkejaan dapat ditentukan
metode pencapaian tujuannya secara maksimal.
b. Seleksi ilmiah untuk karyawan agar para karyawan dapat diberika tugas dan tanggung
jawab sesuai keahlian.
c. Pendidikan dan pengembangan karyawan.
d. Kerjasama yang harmonis antara manajemen dan para karyawan.
Teknik yang digunakan untuk melaksanakan prinsip tersebut adalah melalui studi gerak dan
waktu (time and motion studies), pengawasan fungsional, system tariff berbeda yaitu karywan
yang lebih produktif dan efisien mendapatkna gaji lebih besar dari yang lainnya.
Kontribusi terbesar dari Gantt adalah dengan menghasilkan metode grafik sebagai teknik
scheduling produksi untu perencanaan, koordinasi dan pengawasan produksi yang popular
dengan sebutan “Bagan Gantt”.
Teori manajemen klasik ini dibagi menjadi dua aliran yaitu manajemen ilmiah dan teori
organisasi klasik
2015834044
1D MBP
A. Manajemen Ilmiah
Aliran manajemen ilmiah ditandai kontribusi-kontribusi dari Frederick W. Taylor, Frank
dan Lillian Gilbert, Henry L Gantt, dan Harrington Emerson, yang akan diuraikan satu persatu.
Frederick W. Taylor (1859 – 1915)
Konsep manajemen ilmiah Taylor menekankan pentingnya struktur dan desain dalam
penyelesaian tugas organisasi.Tylor disebut juga sebagi “bapak manajemen ilmiah”.Dalam buku-
buku literature,manjemn ilmiah sering di artikan berbeda.Arti pertama,manajemen ilmiah
merupakan metode ilmiah pada studi,analisa dan pemecahan masalah-masalahorganisasi.Sedang
kan arti kedua,manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik
– “a bag of tricks”- untuk meningkatkan kerja efisiensi organisasi.
Taylor menuangkan gagasan-gagasan nya dalam tiga judul makalah, yaitu Shop
Management, The Principle of Scientific Management dan Testimony Before the Spesial House
Comitte yang dirangkum dalam sebuah buku yang berjudul Scientific Management.
Taylor telah memberikan prinsip-prinsip dasar (filsafat) penerapan pendekatan ilmiah pada
manajeme, dan mengembangkan sejumlah teknik-teknik nya dalam mencapai efisien. Empat
prinsip dasar tersebut adalah :
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar sebagai contoh,metoda
yang paling baik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan.
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas
suatu tugas sesuai dengan kemampuan nya.
3. Pendidikan dan pengembangn ilmiah dan pengembangan ilmiah para karyawan.
4. Kerja yang baik antara manajemen dan tenaga kerja.
Penelitiannya memberi andil bagi pengembangan teknik manajemen dalam standarisasi kerja,
perencanaan tugas, studi waktu dan gerak, piece rate, dan penghematan biaya dan terbentuknya
bidang studi seperti pengawasan, teknik industri, manajemen industri, dan manajemen personal.
Frank dan Lillian Gilbert (1868 – 1924 dan 1878 – 1972)
Kontributor utama kedua dalam aliran manajemen ilmiah adalah pasangan suami istri Frank
Bunker Gilbert dan Lillian Gilbert. Frank Gilbert lebih tertarik menciptakan berbagai teknik
manajemen yang mengupas masalah efisiensi.
Sedangkan Lillian Gilbert lebih tertarik pada aspek-aspek manusia dalam kerja, seperti seleksi,
penempatan, dan latihan personalia. Dia mengemukakan gagasan nya dalam bukunya yang
2015834044
1D MBP
berjudul the psychology of manajemen. baginya manajemen ilmiah mempunyai satu tujuan akhir
: membantu para karyawan mencapai seluruh potensi nya sebagai mahluk hidup.
Henry L. Gantt (1861 – 1919)
Seperti Taylor, Henry L.Gantt mengemukakan gagasan-gagasan kerjasama yang saling
menguntungkan antara tenaga kerja dan manajemen, seleksi ilmiah tenaga kerja, sistem insentif
(bonus) untuk merangsang produktivitas, dan penggunaan instruksi-instruksi kerja yang
terperinci.
Kontribusi nya yang terbesar adalah penggunaan metoda grafik,yang dikenal sebagai “bagan
gantt” ( Gantt Chart ),untuk perencanaan,koordinasi dan pengawasan produksi.Teknik-teknik
scheduling modern dikembangkan atas metoda scheduling produksi dari Gantt.
Harrington Emerson (1853 – 1931)
Pemborosan dan ketidak-efisienan adalah masalah-masalah yang dilihat Emerson sebagai
penyakit sistem industri.Oleh karena itu Emerson mengemukakan 12 prinsip-prinsip efisiensi
sebagai berikut:
1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas
2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal
3. Adanya staf yang cakap
4. Disiplin
5. Balas jasa yang adil
6. Laporan-laporan yang terpecaya,segera,akurat dan ajeg-sistem informasi dan akuntansi
7. Pemberian perintah-perencanaan dan pengurutan kerja
8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul-metoda dan waktu setiap kegiatan
9. Kondisi yang standardisasi
10. Opearasi yang standardisasi
11. Intruksi-intruksi praktis tertulis standar
12. Balas jasa efisiensi-rencana insentif
Metoda-metoda manajemen ilmiah telah banyak diterapkan pada macam-macam
organisasi,terutama dalam usaha peningktan produktifitas.Teknik-teknik efisiensi manajemen
ilmiah,seperti studi gerak dan waktu,telah menyebabkan kegiatan dapat dilaksanakan lebih
2015834044
1D MBP
efisian.Gagasan seleksi dan pengembangan ilmiah para karyawan menimbulkan kesadaran akan
penting nya kemampuan dan latihan untuk meningkat kan efektivitas karyawan.
Setelah “revolusi mental” yang dicanangkan Taylor terjadi dalm praktek,timbul maslah-masalah
sebagai keterbatasan penerapan manajemen ilmiah.aaaaaakenaikan produktivitas sering tidak
diikuti kenaikan pendapatan.Perilaku manusia yang bermacam-macam menjadi
hambatan.Pendekatan “rasional”hanya memuaskan kebutuhan-kebutuhan ekonomis dan
phisik,tidak memuaskan kebutuhan-kebutuhan social karywan.
B. Teori Organisasi Klasik
Henri Fayol (1841 – 1925)
Henry Fayol , seorang industrialis Perancis merupakan tokoh teori manajemen operasional
manajemen dikenal dengan julukan Bapak teori manajemen modern. Dalam bukunya yang
berjudul Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umum). Dalam teori
administrasinya, Fayol memerinci manajemen menjadi lima unsur, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Fayol membagi aktifivtas-aktivitas industrial dalam enam klompok yaitu teknikal,
komersial, financial, keamanan, kepastian, akunting dan manajerial. Ia adalah perumus empat
belas prinsip manajemen yaitu:
1. Pembagian kerja
2. Wewenang
3. Disiplin
4. Kesatuan perintah
5. Kesatuan pengarahan
6. Meletakan kepentingan perseorangan di bawah kepentingan umum
7. Balas jasa/imbalan
8. Sentralisasi
9. Rantai scalr/khirarki
10. Order/susunan
11. Keadilan
12. Stabilitas staf organisasi
13. Inisiatif
2015834044
1D MBP
14. Esprit de corps (semangat korps)

Fayol percaya bahwa melalui penguasaan keterampilan dan prinsip dasar manajemen orang yang
mendalaminya dapat menjadi manajer yang baik.
James D. Mooney
Menurut Mooney untuk merancang organisasi perlu diperhatikan empat kaidah dasar, yaitu (1)
koordinasi – syarat-syarat adanya koordinasi meliputi wewenang, saling melayani, perumusan
tujuan dan disiplin, (2) prinsip scalar – proses scalar mempunyai prinsip , prospek dan pengaruh
sendiri yang tercermin dari kepemimpinan, delegasi dan definisi fungsional, (3) prinsip
fungsional – adanya fungsionalisme bermacam-macam tugas, dan (4) prinsip staf – kejelasan
perbedaan antara staf dan lini.
Mary Pokker Follet (1868 – 1933)
Follet adalah ahli ilmu pengetahuan social pertama yang menerapkan psikologi pada perusahaan,
industri, dan pemerintah. Dia memberikan sumbangan besar dalam bidang manajemen melalui
aplikasi ilmu-ilmu social dalam administrasi perusahaan.Dia brtindak sebagai “jembatan”antara
teori klasik dan hubungan manusiawi,karena pemikiran mereka berdasrkan kerangka
klasik,tetapi memperkenalkan beberapa unsure-unsur baru tentang aspek-aspek hubungan
manusiawi.
Chaster I. Barnard (1886 – 1961)
Chaster Barnard, presider perusahaan Bell Telephone di New Jersy, memandang organisasi
sebagai sistem kegiatan yang diarahkan pada tujuan. Fungsi-fungsi utama manajemen menurut
pandangan Barnard adalah perumusan tujuan dan pengadaan sumber daya-sumber daya yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Barnad menekankan penting nya peralatan komunikasi untuk pencapai tujuan kelompok.Dia juga
mengemukakan teori penerimaan wewenang.Menurut teori nya, bawahan akan menerima
perintah hanya bila mereka memahami dan mampu serta berkeinginan untuk menuruti
atasan.Barnard adalah pelopor dalam penggunaan”pendekatan system”untuk pengelolaan
organisasi.
2. Aliran Hubungan Manusiawi
Aliran hubungan manusiawi (perilaku manusiawi atau neoklasik) muncul karena
ketidakpuasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya mengabaikan
efisiensi produksi dan keharmonisan kerja.Para manager masih menghadapi kesulitan-kesulitan
dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku rasional.Sehingga
pembahasan “sisi perilaku manusia”dalam organisasi menjadi penting.Beberapa ahli mencoba
melengkapi teori organisasi klasik dengan pandangan sosiologi psikologi.
2015834044
1D MBP
Hugo Munsterberg (1863 – 1916)

Sebagai pencetus psikologi industry Hugo Munsterbeg sering disebut “bapak psikologi
industri”.Dalam buku nya Psikology and Industrial Efficiency,dia banyak menguraikan
penerapan peralatan-paralatan psikologi untuk membantu pencapaian produktifitas.Munsterberg
mengemukakan bahwa untuk mencapai peningkatan produktifitas dapat dilakukan melalui tiga
cara yaitu, (1) penemuan best possible person, (2) penciptaan best possible work, dan (3)
penggunaan best possible effect untuk memotivasi karyawan.
Elton Mayo (1880 – 1949)

Menurut Mayo untuk menciptakan hubungan manusiawi yang baik, manajer harus mengerti
mengapa karyawan bertindak seperti yang mereka lakukan dan faktor-faktor social dan psikologi
apa yang memotivasi mereka.
Penekanan kebutuhan-kebutuhan social dalam aliran hubungan manusiawi melengkapi
pendekatan klasik sebagai usaha untuk meningkatkan produktivitas.Aliran hubungan manusiawi
mengutarakan bahwa perhatian terhadap para karyawan akan memberikan keuntungan.Mayo
menekankan penting nya gaya manager dan oleh karena nya organisai perlu mengubah latihan
manajemennya.Disamping itu manajer diingatkan penting nya perhatian terhadap proses
kelompok untuk melengkapi perhatian terhadap masing-masing karyawan secara individual.
Konsep “mahluk social” tidak menggambarkan secara lengkap individu-individu dalam tempat
nya bekerja.Hal ini merupakan salah satu keterbatasan teori hubungan manusiawi.Disamping itu
perbaikan-perbaikan kondisi kerja dan kepuasan karyawan tidak menghasilkan peningkatan
produktivitas yang dramatic seperti yang diharapkan.Lingkungan social ditempat kerja hanya
salah satu dari beberapa factor yang saling berinteraksi yang mempengaruhi produktifitas.
3. Aliran Manajemen Modern
Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur pertama
merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai perilaku
organisasi, dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal sebagai aliran
kuantitatif (operation research dan management atau manajemen operasi).
A. Perilaku Organisasi
1. Perkembangan aliran perilaku organisasi ini antara lain dipengaruhi oleh pemikiran
beberapa tokoh di bawah ini:
· Abraham Maslow yang mengemukakan adanya ”hirarki kebutuhan” dalam penjelasannya
tentang perilaku manusia dan dinamakan proses motivasi.
Douglas McGregor dengan teori X dan teori Y nya.
2015834044
1D MBP
Frederick Herzberg yang menguraikan teori motivasi higienis atau teori dua factor.
Robert Blake dan Jane Mouton yang membahas lima gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi
manajerial (managerial grid)
Rensis Likert yang telah melakukan mengidentifikasi dan melakukan penelitian secara ekstensif
mengenai empat system manajemen,dari system 1 : exploitif-otoritatif sampai system 4 :
partisipatif kelompok.
Fried Fiedler yang menyarankan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan.
Chris Argyris yang memandang organisasi sebagai system social atau system antar hubungan
budaya
Edgar Schein yang banyak meneliti dinamiaka kelompok dalam organisasi dan lain-lain.
Prinsip- prinsip dasar Perilaku Organisasi adalah sebagai berikut :
Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu teknik secara ketat.
Manajemen harus sistematik.
Organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Pendekatan motivational yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat
dibutuhkan.
Sebagai tambahan beberapa gagasan yang lebih khusus dari berbagai riset perilaku adalah:
a. Unsur manusia adalah factor kunci penentu sukses atau kegagalan pencapaian tujuan
organisasi
b. Manajer masa kini harus diberi pelatihan dalam pemahaman prinsip-prinsip dan konsep
manajemen.
2. Organisasi harus menyediakan iklim yang mendatangkan kesempatan bagi karyawan untuk
memuaskan seluruh kebutuhan mereka.
3. Komitmen dapat dikembangkan melalui partisipati dan keterlibtan para karyawan.
4. Pekerjaan setiap karyawan harus disusun yang memunngkinkan mereka mencapai
kepuasan diri dari pekePola-pola pengawasan dan manajemen pengawasan dibangun atas dasar
pengertian positif yang menyeluruh mengenai karyawan dan reaksi mereka terhada pekerjaan
2015834044
1D MBP
4. Aliran Kuantitatif ( Management Science )

Aliran kuantitatif ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi dalam
pemecahan masalah-masalah industri. Prosedur-prosedur riset operasi tersebut kemudian
diformalisasikan dan disebut aliran management science.
Teknik-teknik manajemen science digunakan dalm banyak kegiatan seperti penganggaran
modal,manajemen aliran kas,scheduling produksi,pengembangan strategi produk,perencanaan
program pengembangan sumber daya manusia,dan penjagaan tingkat persediaan yang
optimal.Penggunaan teknik-teknik untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan telah
terbukti banyak membantu manajer dalam kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengawasan.
Langkah-langkah pendekatan management science biasanya adalah sebagai berikut:
Perumusan masalah
Penyusunan suatu model matematis
Mendapatkan penyelesaian dari model
Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model
Penetapan pengawasan dari hasil-hasil
Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi.
Ada dua pendekatan manajemen yang berkembang akhir-akhir ini yaitu pendekatan sistem dan
pendekatan kontingen yang bermaksud untuk mengintegrasikan bermacam-macam teori
manajemen yang ada.
a. Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem pada manajemen bermaksud untuk memandang organisasi sebagai
suatu kesatuan, yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Hampir setiap
fenomena dapat dianalisa dan disajikan dengan sudut pandang sistem. Seperti sistem-sistem
biologis, phisik, ekonomi, social budaya, dan sebagai nya.Pendekatan system memberi manajer
cara memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan dan sebagai bagian dari lingkungan
eksternal yang lebih luas.
Sebagi suatu prinsip fundamental,pendelkatan system adalah sangat mendasar.Berarti bahwa
segala sesuatu saling berhubungan dan saling tergantung.Pendekatan system umum pada
manajemen dapat dikaitkan dengan konsep-konsep organisasi formal dan teknis,filosofis dan
sosiopsikologis.Sedangkan analisis system manajemen spesifik meliputi bidang-bidang seperti
struktur organisasi,deasin pekerjaan,akuntansi,system informasi serta mekanisme-mekanisme
dan pengawasan.
b. Pendekatan Kontingensi
2015834044
1D MBP
Pendekatan Kontingensi (contingency approach) dikembangkan oleh para peneliti untuk

menerapkan konsep-konsep dari berbagai aliran manajemen dalam situasi kehidupan nyata.
Menurut pendekatan ini tugas manajer adalah mengidentifikasikan tekhnik mana, pada situasi
tertentu, di bawah keadaan tertentu, dan pada waktu tertentu, akan membantu pencapaian tujuan
manajemen. Ada tiga bagian utama dalam kerangka konsepsual menyeluruh untuk pendekatan
kontingensi yaitu : lingkungan, konsep-konsep dan teknik-teknik manajemen, dan hubungan
kontingensi antara keduanya.
Pendekatan kontigensi telah berkembang dibeberapa bidang manajemen seperti perencanaan
organisasi,kepemimpinan motivasi perencanaan strategi dan dinamika kelompok.Pendekatan ini
bermaksud untuk menjembatani gap yang ada diantara teori praktek.jadi pendekatan system
muncul sebagai tanggapan atas ketidakpuasan terhadap tanggapan universalitas,dan kebutuhan
untuk memasukan sebagi variable lingkungan kedalam teori praktek dan manajemen.
2015834044
1D MBP
MANAJEMEN
A. Pengertian manajemen
Istilah manajemen memiliki berbagai pengertian. Secara universal manajemen adalah
penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam
berbagai tipe organisasi profit dan non profit.
Definisi manajemen yang dikemukakan oleh Daft (2003:4) sebagai berikut: “Management is
the attainment of organizational goals in an effective and efficient manner through planning
organizing leading and controlling organizational resources”. Pendapat tersebut kurang lebih
mempunyai arti bahwa manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang
efektif dan efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumber
daya organisasi.
Plunket dkk.(2005:5) mendefinisikan manajemen sebagai “One or more managers individually
and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing
staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials
money and people)”. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen
merupakan satu atau lebih manajer yang secara individu maupun bersama-sama menyusun dan
mencapai tujuan organisasi dengan melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan
pengorganisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai
sumber daya (informasi material uang dan orang).
Manajer sendiri menurut Plunket dkk.(2005:5) merupakan people who are allocate and oversee
the use of resources jadi merupakan orang yg mengatur dan mengawasi penggunaan sumber
daya.
Lewis dkk.(2004:5) mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of administering and
coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the
organization.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan
proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien
sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Mary Parker Follet yang dikutip oleh Handoko (2000:8) manajemen merupakan seni
dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para
manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk
melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan.
George R. Terry dalam buku dengan judul “Principles of Management” memberikan definisi:
“Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar
dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”
2015834044
1D MBP
Thomas H. Nelson, Manajemen perusahaan adalah ilmu dan seni memadukan ide-ide, fasilitas,
proses, bahan dan orang-orang untuk menghasilkan barang atau jasa yang bermanfaat dan
menjualnya dengan menguntungkan.
James A .F. Stoner, Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengawasan upaya (usaha-usaha) anggota organisasi dan menggunakan
semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa ciri – ciri dari kegiatan manajemen
adalah :
a. Adanya tujuan yang ingin dicapai.
b. Dalam mencapai tujuan perlu adanya kerja sama.
c. Adanya pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lainnya.
d. Kegiatan – kegiatan tersebut harus dibimbing dan diawasi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya manusia untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
B. Pentingnya Manajemen
Manajemen sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Manusia pada dasarnya tidak
terlepas dari manajemen. Beberapa hal yang membuat manajemen penting bagi kegiatan manusia
adalah sebagai berikut :
a. Manajemen banyak memberikan petunjuk dan arahan bagaimana cara dalam mencapai tujuan
secara lebih cepat dan tepat.
b. Manajemen akan melatih kita melaksanakan kegiatan secara lebih baik, terprogram, berencana,
terpadu, sistematis, terkendali, dan konsisten.
c. Manajemen dapat mempermudah kita dalam mengalokasi sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya secara lebih optimal.
d. Manajemen dapat menjadikan pekerjaan berat menjadi ringan, karena selalu ditekan adanya
pembagian kerja.
e. Manajemen dapat memperbaiki penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan.
2015834044
1D MBP
C. Fungsi Manajemen
Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan
berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu
perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait.
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis
Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi
manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan.
Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan
dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat
berjalan.
Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang
harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana
keputusan harus diambil.
Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha
Secara umum, menurut G.R Terry ada empat fungsi manajemen yang sering orang menyebutnya
“POAC”, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controling. Dua fungsi yang pertama
dikategorikan sebagai kegiatan mental sedangkan dua berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan
fisik. Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa dijalankan
dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen
secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
2015834044
1D MBP
Planning
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan
tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala
sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa depan,
mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat
berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam
menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana
pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi. . Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
antara lain :
• Menetapkan pasar sasaran

• Merumuskan strategi untuk mencapai pasar sasaran tersebut
• Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
• Menetapkan standar / indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan pasar sasaran
Strategi dan taktik dalam fungsi perencanaan dapat ditentukan dengan menggunakan
metode analisis SWOT. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) adalah
metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan,
peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan
penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor
internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis
SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi kondisi internal dan eksternal yang terlibat sebagai
inputan untuk perancangan proses sehingga proses yang dirancang dapat berjalan optimal,
efektif, dan efisien. Namun analisis SWOT bisa sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang
menganalisa 1 perusahaan yang sama menghasilkan SWOT yang berbeda. Dengan demikian,
hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah.
Pembuat analisa harus sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal.
Kelemahan yang disembunyikan atau kekuatan yang tidak terjabarkan akan membuat arahan
strategi menjadi tidak bisa digunakan
Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber
daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan
organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam
setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan
beberapa tugas.
Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau

beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya
2015834044
1D MBP
manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan
merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang
terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing. . Kegiatan dalam Fungsi
Pengorganisasian antara lain :
• Mengalokasikan sumber daya / sarana, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan
prosedur yang diperlukan.
• Adanya struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab,
sehingga setiap pekerja akan bergerak dan bertindak sesuai dengan job description dan
kewenangannya dan memiliki tanggung jawab dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
• Kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah
penting agar dapat menyegarkan dan menambah wawasan pekerja.
• Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat atau dengan kata lain
strategi yang telah ditetapkan harus dilaksanakan oleh pekerja yang dinilai mampu dan layak dan
memiliki pengetahuan yang cukup di bidangnya.
Actuating
Actuating adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara
menggerakkan kerabat kerja (sumber daya manusia) sesuai dengan pembagian tugas yang telah
dilakukan pada fungsi Organizing. Jadi, actuating mempunyai prinsip menggerakkan orang-
orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah
kepemimpinan (leadership). Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia
organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang
tidak pernah menjadi kenyataan. Kegiatan dalam Fungsi pengarahan dan implementasi antara
lain :
• Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada
tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
• Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang
ditetapkan.
Controling
Controlling adalah suatu proses pengawasan untuk mengukur atau membandingkan
antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan yang telah di capai. Dengan adanya
pengawasan ini, diharapkan tidak akan terjadi kesalahan atau penyimpangan. Biasanya
kelemahan pada fungsi inilah yang paling sering membuat gagalnya suatu manajemen Fungsi
dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja
selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada
proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil
2015834044
1D MBP
dari controlling. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :

• Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator
yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana target
yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil langkah penyelesaian.
• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.
Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.
• Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian
tujuan dan target bisnis.
D. Sarana Manajemen
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan sarana atau unsur manajemen. Sarana
merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Sarana tersebut dikenal
dengan 6M, yaitu man, money, materials, machines, method, dan market.
a .Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen,
faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja,
sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena
adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
b. Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan
alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang
yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk
mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan
berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-
alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
c. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha
untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus
dapat menggunakan bahan atau materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan
manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
d. Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan
yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
e. Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah
metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan
memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode
baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman
2015834044
1D MBP
maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap
manusianya sendiri.
f. Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan)
produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang
diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak
akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil
produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka
kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan)
konsumen.
E. Prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai
dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang
pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini
terdiri dari:
a. Pembagian kerja (Division of work)
Bidang pekerjaan apauna akan semakin baik hasilnya jika dikerjakan oleh orang yang
ahli. Semakin spesialis pekerja maka akan semakin efisien dalam melaksanakan pekerjaannya.
b. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
Memberikan kekuasaan kepada seseorang seperti memberikan hak untuk memerintah dan
mempertanggungjawabkan apa yang ia peritahkan kepada orang yang memberikan otoritas.
c. Disiplin (Discipline)
Kedisiplinan merupakan pegangan yang menunjukkan ketaatan seseorang dalam
melaksanakan pekerjaan dengan baik, tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diharapkan
sehingga dapat menghemat waktu.
d. Kesatuan perintah (Unity of command)
Setiap bawahan harus menerima petunjuk dari atasan langsung sehingga kemana laporan
dan pertanggungjawabannya jelas dan tidak membingungkan.
e. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
Setiap unit organisasi yang mempunyai tujuan yang sama sebaiknya dikoordinasikan
kepada satu orang atasan dengan satu perencanaan saja.
f. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
2015834044
1D MBP
Hal ini perlu dilakukan karena disamping dapat menciptakan iklim kerja sama yang baik
juga agar setiap kegiatan berjalan sesuai rencana.
g. Penggajian pegawai
Pemberian gaji harus adil dan cukup memenuhi kebutuhan karyawan dan keluarganya,
sebab dengan gaji yang baik akan memberikan motivasi yang tinggi pada karyawan dalam
bekerja.
h. Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang perlu dilakukan agar pegawai atau karyawan tidak bingunng dalam
mempertanggungjawabkan pekerjaan.
i. Hirarki (tingkatan)
Diusahakan tingkat atau jenjang jabatan jangan terlalu banyak sebab akan menghambat
proses.
j. Ketertiban (Order)
Teraturnya pekerjaan akan baik jika ada tata tertib. Oleh karena itu, pegawai atau karyawan
harus taat dan patuh pada peraturan dan ketentuan yang ada.
k. Keadilan dan kejujuran
Seorang pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan semena – mena tapi harus adil
dan bijaksana. Hargai prestasi kayrawan dan jangan dibeda-bedakan. Beri kesempatan untuk
mengeluarkan ide, pendapat, dan kritik yang membangun.
l. Stabilitas kondisi karyawan
Para pegawai perlu menjaga kestabilan kondisi kerja, yaitu menjaga hubungan yang
harmonis diantara staff, menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dsb.
m. Prakarsa (Inisiative)
Setiap pimpinan harus menghargai saran-saran, ide, gagasan, kritik, dan informasi yang
dikemukakan oleh bawahan.
n. Semangat kesatuan, semangat korps.
Menggalakkan semangat kelompok, menimbulkan rasa bersatu dan rasa kesetiakawanan
yang tinggi. Rasa kesetiakawanan dan bersatu tersebut akan melahirkan semangat, senasib,
sepenanggunagan dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
F. Manajemen Perubahan
2015834044
1D MBP
Mempertahankan kesuksesan tergantung pada kemampuan organisasi untuk

beradaptasi dengan lingkungan yang berubah, apakah itu perubahan eksternal, seperti teknologi
transformatif atau perubahan ekonomi, atau satu internal, seperti restrukturisasi atau perbaikan
proses. Sayangnya, 70% dari transformasi organisasi gagal. Mengapa? Karena untuk banyak
elemen penting dalam proses perubahan akan dilewati. Kadang-kadang kita keliru menganggap
bahwa perubahan adalah semua tentang meningkatkan hasil keuangan yaitu harga saham,
profitabilitas, penjualan. Tapi transformasi sukses untuk meningkatkan keuntungan bukan itu
saja, seperti kepercayaan, kemampuan organisasi baru, dan komitmen emosional antara
karyawan juga menjadi hal yang sangat penting.
Hal – hal yang membuat pelaksanaan manajemen perubahan menjadi mudah adalah :
a. Menciptakan rasa urgensi berdasarkan kinerja keuangan perusahaan, situasi yang kompetitif,
posisi pasar, dan tren teknologi.
b. Pastikan manajemen tingkat menengah terlibat dalam seluruh proses.
c. Menentukan bidang perbaikan.
d. Berkomunikasi sasaran dengan cara yang sederhana. Sebuah gambar sederhana dapat
mengekspresikan ide-ide lebih dari seribu kata-kata yang rumit.
e. Buat dialog dan libatkan seluruh organisasi.
f. Ratakan proses manajemen kinerja untuk mengarahkan perubahan perilaku yang diinginkan.
Perusahaan yang paling mungkin untuk sukses dalam berkarya perubahan untuk keuntungan
mereka adalah orang-orang bahwa tidak ada perubahan lagi melihat sebagai kejadian diskrit
untuk dikelola, tetapi sebagai kesempatan konstan berevolusi bisnis.
Begitu juga kesiapan perubahan adalah dengan manajemen perubahan baru. Kesiapan perubahan
adalah kemampuan untuk terus menerus memprakarsai dan menanggapi perubahan dengan cara
menciptakan keuntungan, meminimalkan risiko, dan mempertahankan kinerja.
2015834044
1D MBP
PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN

Kantor
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda "kantoor" dan sering dipadankan dengan
perkataan "office" dari bahasa Inggris. Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh lima
tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian "kantor" yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan
aktivitas-aktivitas pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi;
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris "office" bisa berarti:
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function);
2. Jabatan (tenure of official position);
3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.);
4. Jasa pelayanan (service, kind help);
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body's duty
to do, work, and duties);
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms,
of business and clerical works).
Dari berbagai pengertian perkataan "kantoor" dan perkataan "office" seperti tersebut di atas,
yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai
tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang
dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
Manajemen Perkantoran
2015834044
1D MBP
Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu
Sosial, terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang
sama. Demikian pula rumusan tentang manajemen perkantoran.
The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dikatakannya: "Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan
mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian
kegiatan: tata penyelenggaraan; pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan
pengarahan; perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. Oleh karena itu,
secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat
dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Namun
demikian, perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya
kegiatan perkantoran, tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran
tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode
perkantoran, serta lain-lainya.
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan
merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan;
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan
sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat
rekam suara atau film di era modern;
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud agar mudah untuk digunakan;
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan;
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain;
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
2015834044
1D MBP
Perkantoran Modern
mengartikan perkataan modern dengan "terbaru" "mutakhir", "sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman". Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir
serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan
penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para
pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan
biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
perlakuan manusiawi.
Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi
pada salah satu sub-sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file
induk dalam memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada
saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka
keputusan akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah
diperkirakan. Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal.
Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat
diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau
instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya
dalam pengelolaan.
Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu
organisasi dan manajemen, jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara
organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Meskipun demikian, kiranya perlu pula
diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen.
Kedua istilah ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi pemerintahan Presiden George
W. Bush bisa juga disebut manajemen pemerintahan. Administrasi Perkantoran (Office
Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management).
Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat
unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur:
1.Kelompok orang;
2.Kerjasama;
3.Tujuan;
4.Keterikatan formal;
2015834044
1D MBP
5.Susunan hierarkhi.
Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat dikelompokkan
dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang.
Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatankegiatan yang secara
langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung
mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas
pokok organisasi yang lain.
Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain, tergantung pada tujuan
apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya, untuk setiap organisasi
dengan tujuan dan tugas-tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas
penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas
pokok dan tugas-tugas pimpinan.
Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan
menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor.
Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer
tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk
memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk
melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus
dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan
meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.
Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat
Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.
2015834044
1D MBP
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen
tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-
mata hanya berurusan dengan ketata usahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak
perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila
hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran
kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien
dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien,
penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan
perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor
hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
Tata Ruang Perkantoran
Untuk memperjelas pengertian tata ruang perkantoran, dapat dikutip 2 (dua) rumusan berikut:
1. "Office layout may be defined as the arrangement of furniture and equipment within
available floor space“ (littlefield & Peterson); (Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan
sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia).
2. "Office layout is determination of the space requirements and of the detailed utilization of
this space in order to provide a practical arrangement of the physycal factors considered
necessary for the execution of the office work within reasonable costs“ (George Tery).
(Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan
2015834044
1D MBP
yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak).
Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi organisasi dengan keuntungan
yang diperoleh sebagai berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu;
2. Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan;
3. Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien;
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu pada saat pelaskanaan kegiatan seperti
kegiatan pelayanan tertentu.
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam dua macam :
1. Tata ruang yang terpisah-pisah Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri atas
kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya plywood
atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka Menurut susunan ini ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan, jadi
semua pegawai berada dalam satu ruangan besar dan antara pegawai yang satu dengan
pegawai yang lainnya saling terlihat.
2015834044
1D MBP
PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN

Data dan Informasi
a) Data
The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau kenyataan
lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna
penyusunan keterangan, pem-buatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah
ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. Sementara itu Gordon
(1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of
non-random symbols which represents quantities. actions, things, etc. (data adalah bahan
mentah/bahan baku informasi, yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan
jumlah, tindakan, sesuatu, dan sebagainya). Bentuknya adalah huruf, angka
simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Dalam Webster's New World
Dictionary, dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be
inferred (fakta-fakta/figure - bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat
ditarik). Berikut akan kita bahas tentang informasi.
b) Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces
uncertainty about a future state or event
Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed
into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceved value in current
or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
mengandung arti bagi penerima dan mem-punyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan,
baik sekarang saat ini maupun yang akan datang).
Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang
telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Jadi,
data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Jika tidak, maka tetap
menjadi data. Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. tujuan penerima;
b. ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. waktu; d. ruang dan tempat;
e. bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan, kecenderungan) dan bidang-bidang
yang memerlukan perhatian manajemen);
2015834044
1D MBP
f. semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan, apakah sudah jelas,
sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
c) Data dan Informasi
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang, dalam
arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan
disampaikannya data itu, yaitu untuk mengambil keputusan Dalam kaitan ini, terdapat
selang waktu, di mana 'the earliest data are yesterday's, the earliest decission is today's,
and the earliest outcome is tomorrow's. Jelas bahwa keadaan yang demikian, data dan
informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap), baik
waktu maupun isinya. Sedang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang lalu
dan masa berlakunya kemudian; sedang isinya, yakni bahan baku/bahan mentah tidak
akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa
menyebabkan berapapun banyaknya informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak
akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

1. Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan
telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima
informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila
manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan
menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi.
Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan,
dan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan,
manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur Informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada
waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan
harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk
yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling
penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh
pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian
informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan
informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan
perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
2015834044
1D MBP
5. Melindungi Asset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima,
merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada tambahan tanggung
jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital,
mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
Efisiensi Perkantoram Modern
Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan
perkantoran modern, yaitu:
1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sebaiknya
langkah-langkah permulaannya disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk
memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut; misalnya dalam mendaftar
suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu
ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan,
demikian pula label-label mengenai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih
dahulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu berikan hasil tertentu
dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat
yang ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih dahulu tentang ada
tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena
pejabat yang akan ditemui itu sedang tidak berada ditempat.
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-
baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat pegawai yang paling
sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak,
misalnya lemari, mesin tik dan peralatan lainnya. Hendaknya diletakkan dekat
dengan pegawai yang paling banyak memakainya untuk memelihara jarak yang
paling pendek.
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
Dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya waspada agar tidak
terperangkap dalam pengamatan semu, misalnya membeli alat tulis yang harganya
memang murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat tersebut sangat rendah
sehingga tidak seimbang dengan alat lain yang harganya lebih tinggi namun
memiliki kualitas yang optimal dan jangka waktu lebih lama.
2015834044
1D MBP
TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
Pengertian Korespondensi dan Surat
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan
berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diarti-kan sebagai proses
penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat di
lakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara- cara tersebut
bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dan uraian singkat di atas
mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996:.2)
memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi).
Tujuan Umum Surat
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi
yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau
memahami. Bila di-kehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan
melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum
setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari
pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu
sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara
khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh
karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
diperlukan;
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi;
2015834044
1D MBP
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian;
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti
sejarah, seperti pada suratsurat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan
administratif.
Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik,
tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat
dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-
bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya, surat
dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan
menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa
surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti
subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin
disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima.
Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal
atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk.
Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolong kan sebagai surat yang baik, dan dapat berfungsi
baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. Penguasaan materi yang akan
dikomunikasikan atau dibahas dalam surat; 2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan; 3.
Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima; 4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan
kerja antara
Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat,
tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat
juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum
perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi
melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1.
Penegasan tujuan pokok penulisan surat; 2. Pengumpulan data/informasi; 3. Perkiraan tentang
pembaca; 4. Penyusunan draft atau konsep; 5. Penyelesaian.
Bagian-bagian Surat
2015834044
1D MBP
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang
dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas.
1. Kepala surat; 2. Tanggal surat; 3. Nomor surat; 4. Sifat surat; 5. Lampiran; 6. Hal atau perihal; 7.
Alamat dalam; 8. Kalimat pembuka; 9. Isi surat; 10. Kalimat penutup; 11. Nama jabatan; 12. Nama dan
NIP penanda tangan; 13. Tembusan; 14. Initial.
Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

1. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat obyektif, yaitu kalimat
yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah
bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu
sekurangkurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah
kalimat yang tidak berteletele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-unsur
yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihidangkan. Kemudian, kalimat yang enak
dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.
2. Penyusunan Paragraf Gagasan
Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa
dalam paragrafparagraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap
gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya
kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa
paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf
yang sama.
2015834044
1D MBP
Teknik Mengarsip Surat

Arsip
Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 ,
UU No. 7 Tahun 1971).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung
berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan
karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.
Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain: 1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu
keterangan tertentu; 2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang
mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu,
Selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; 3.
Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
2. Siklus Hidup Arsip
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai
informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan,
pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari
organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara
internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan,
formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip
2015834044
1D MBP
diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol
dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai
arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi seharihari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip
dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam
penyelenggaraan administrasi sehari.-hari (terusmenerus). Sedangkan arsip dinamis
inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan
kembali sewaktu waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
d. Tahap Pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terusmenerus. Dalam hal ini arsip dinamakan "dinamis
aktif'. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu
dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan
dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.
e. Tahap Pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam
cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan
menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara
yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal.
Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa
tahap kurang ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan
menjadi tidak efektif.
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: • Sulitnya mencari
kembali arsip pada saat diperlukan; • Hilangnya arsip yang penting; • "Banjir arsip", arsip-arsip
yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah
tidak berguna tetapi masih disimpan; • Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Sistem Filling (Penyimpanan ARSIP)
1. Definisi Filling
Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
2. Kantor dan Filling
Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi filling menjadi lebih kompleks dan
menuntut. File sering disimpan dalam lokasi sentral, terutama dalam
organisasi/perusahaan yang lebih besar, sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Dari
lokasi sentral ini, arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/ bidang
yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/ acuan. Pegawai yang spesialis dalam
2015834044
1D MBP
filling menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file, tentu
saja. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.
3. Sistem Filling
arsip dapat disimpan berdasarkan: nama,angka, nama tempat, masalah, kronologis.
Namun demikian, alpabet adalah dasar dari semua sistem filling, bahkan walaupun arsip
disimpan berdasarkan nomor. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan
filling, yaitu.
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. Dinamakan sistem abjad,
karena dasar peng aturan arsip berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan
nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat atau nama barang.
b. Sistem Filling Subjek/Perihal
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan terlebih dahulu
masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap
hari. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek.
Misalnya, masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu
subyek di bawah "kepegawaian", masalahmasalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan dalam satu subyek "keuangan".
c. Sistem Filling Nomor (Numeric)
Sistem filling surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang
atau instansi, sehingga disebut sistem nomor (numeric filling system). Pada
prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad, hanya saja
nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Misalnya, surat-surat dari
dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor
2000, atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku
selamanya, tidak diubah.
d. Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau
geografis, maka Anda dapat menggunakan Sistem georafis. Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan dalam organisasi di mana Sistem geografis dapat digunakan, biasanya
adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat.
Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat
menggunakan sistem geografis. Dalam pelaksanaan filling sistem geografis ini Anda
dapat menggunakan nama daerah wilayah sebagai kata tangkap (caption), kemudian
kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kota-kota
(kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut, dan Selanjutnya
baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan nama-nama instansi, perusahaan
atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut.
e. Sistem Filling Kronologis
2015834044
1D MBP
Sistem filling ini digunakan untuk filling arsip yang disusun menurut urutan tanggal
masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih
akhir ditempatkan dalam filling yang paling depan, sekretaris tanpa melihat masalah
atau perihal surat/arsip. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau
arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.
Karakteristik Sistem Filling.

Masing-masing sistem filling mempunyai ciri/ karakteristik tertentu. Sistem filling yang terbaik
untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor
tersebut, tergantung dari:
1) Ukuran organisasi/perusahaan, aktivitas kantor dan perkembangannya;
2) Jumlah catatan kantor/arsip;
3) Jenis/tipe arsip;
4) Cara penggunaan arsip;
5) Sifat kerahasiaan arsip.
Peralatan Filling
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu peralatannya, yaitu :
1. Filling Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filling cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara
tertentu. Filling cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya terdiri atas empat
laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-
laci pada filling cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masingmasing lacinya
mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke
belakang.
2. Guide
Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu
sebagai berikut: Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip. Badan Guide, berfungsi untuk
menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika
penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
2015834044
1D MBP
menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran
disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan
kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang
disimpan.
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder ini berujud
lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daun-daun penutup, atau
seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannyapun sama, dibuat dari kertas
karton manila. Folder juga mempunyai tab.
Penyimpanan (Filling) Dan Penemuan Arsip
1. Prosedur Filling (Penyimpanan Arsip/Dokumen)
a. Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Pertama-
tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah
memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda
instruksi untuk disimpan (release mark, file, simpan) atau perintah-perintah lain yang
berlaku di kantor Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindar agar surat-surat
yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit
pengolah lain, jangan sampai masuk dalam tempat penyimpanan. Kalau hal itu terjadi
surat tersebut akan "hilang", dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan
surat-menyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang
bersangkutan.
b. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor), sesuai dengan sistem
Filling yang telah ditetapkan sebelumnya. Mengindeks seperti yang telah kita
bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata
tangkap lainnya, surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah
narna pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah. lembaga-lembaga negara,
badan-badan swasta, maupun nama-nama individu-individu penandatangan surat
untuk jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar
(pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama.
c. Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Kegiatan ini dilakukan
secara sederhana. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna
mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan
mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masingmasing
kata tangkap. Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di
samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file,
Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.
d. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan berdasar apakah abjad, nomor
yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke
2015834044
1D MBP
langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diperlukan secara khusus jika
jumlah atau volume surat banyak, sehingga memudahkan penyimpanan.
e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filling cabinet), sesuai dengan
sistem filling yang dipilih.
Penemuan Arsip (Retrieval)
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh
karena itu, arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris
dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di
kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan:
a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir
peminjaman yang berisi informasi antara lain:
• Nama peminjam
• Nomor dan jenis arsip yang dipinjam
• Tanggal harus kembali
• Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan
b. Menaruh kartu substitusi ("Out Guide" atau "Out Folder') ditempat di mana arsip
disimpan tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal
pengembaliannya. Tujuannya adalah:
• Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam;
• Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam.
c. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi
wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip.
d. d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti menagih dan
mengingatkan kepada peminjam.
Penyusunan Arsip
1. Dasar Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan "inaktif", biasanya setelah suatu
periode tertentu, misalnya 1 tahun, di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Berapa
lama tepatnya suatu arsip dinyatakan "aktif" atau "inaktif" tergantung pada kebijakan
masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti
Filling kabinet, tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip).
2. Cara Pemindahan
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara
pemindahan, yaitu :
2015834044
1D MBP
a. Pemindahan secara kontinyu (perpectual). Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu
arsip tersebut selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu. Pemindahan cara
ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara,
Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan sebagainya, di mana seluruh
dokumen menjadi "inaktif" setelah suatu kegiatan/proyek selesai.
b. Pemindahan Periodik Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu
(umumnya 1 tahun). Ada beberapa cara pemindahan periodik:
1) Pemindahan tunggal/1 periode
Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu, arsip inaktif dipindahkan
ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian, pada tempat
penyimpanan arsip hanya ada arsiparsip yang dalam status "aktif'.
2) Pemindahan ganda /2 periode
Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan berlalu, pada tempat
penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status "inaktif, hanya lokasi
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip "aktif. Dengan perkataan lain, pada
lemari penyimpanan arsip akan terdapat :
• Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan;
• Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya.
3. Pemusnahan Arsip
Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan selamanya. Ada beberapa jenis
arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam pemusnahan
arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut:
a. Arsip-arsip yang tidak Penting
Yaitu arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan, organisasi di
masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai digunakan, arsip tersebut
langsung dapat dimusnahkan, misalnya: surat pengumuman/pemberitahuan, undangan
rapat rutin, memo intern, dan sebagainya.
b. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan
kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank,
korespondensi rutin dengan pemasok, bukti pembayaran tertentu, dan sebagainya.
Arsip-arsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun.
c. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk kelangsungan usaha atau
menggambarkan prestasi pada masa yang lampau, seperti Data laporan keuangan, dan
lain sebagainya.
d. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi/ perusahaan, dan tidak
dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini
antara lain:
• Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi;
• Laporan keuangan;
• dan lain sebagainya.
2015834044
1D MBP
MENYELENGGARAKAN RAPAT
A. Pengertian Rapat
Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan pertemuan orang-orang; suatu
sidang yakni kumpulan orangorang terutama untuk membahas atau memutuskan
persoalanpersoalan. The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para
anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Dari pendapat-pendapat tersebut
kiranya dapat disimpulkan bahwa rapat pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk
pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu untuk membicarakan masalah-
masalah yang terjadi dalam organisasinya.
B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi
Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan suatu persiapan
dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus
melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu Anda dapat menghubungi sekretaris dari
pimpinan lain untuk memperoleh kepastian waktu yang memungkinkan pimpinan lain
dapat menghadirinya.
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan
seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana
terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-
saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan dapat membuat sendiri ringkasannya,
untuk selanjutnya dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan kepada
para anggota.
C. Rapat yang Bersifat Resmi
1. Mempersiapkan Ruangan Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan
dalam mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus
dilakukan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu
kebiasaan bagi seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu rapat resmi tanpa
memberitahukan kepada Anda di mana rapat akan diselenggarakan. Untuk rapat
resmi yang bersifat rutin dan diselenggarakan di lingkungan kantor biasanya akan
diselenggarakan di "Operation room" atau di "Conference room" atau "Ruang Sidang
Pimpinan" kantor itu.
2015834044
1D MBP
2. Mempersiapkan rapat Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan

rapat biasanya meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
a. Membuat daftar acara;
b. Membuat undangan;
c. Mempersiapkan bahan rapat;
d. Mempersiapkan peralatan rapat;
e. Membuat catatan rapat;
f. Mengirimkan catatan hasil rapat;
g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
3. Membuat Daftar Acara
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan
cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar (out-line). Acara ini dapat
disebut sebagai "agenda" apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan dapat disebut
"kalender", apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk legislatif.
4. Membuat Undangan
membuat suatu daftar nama dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud.
Untuk memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat membuat pada
sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada kartu sebesar kartu nama untuk setiap
nama anggota. Cara pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu disusun
menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, atau menurut kelompok, atau
menurut tim, atau menurut urutan yang lain. Dari daftar nama inilah Anda akan
dengan mudah merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk
dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan-bahan itu dapat berupa:
• Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
• Hasil rapat yang lalu.
• Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
• Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat
berkaitan dengan apa yang akan merupakan bahan referensi.
• Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan dibahas dalam rapat, dan akan merupakan bahan referensi.
• Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masingmasing anggota pada waktu
rapat dimulai. Dan untuk ini Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum
penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat
Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah:
• Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis.
2015834044
1D MBP
• Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila" atau/dan kertas Koran

dengan spidol sebagai alat tulisnya.
• Kertas-kertas "manila" dan/atau kertas Koran untuk digantungkan pada flip chart.
• Overhead projector atau slide projector dengan layarnya untuk menayangkan
gambar-gambar atau tulisan, beserta alat penunjuknya.
• Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat untuk mencatat hal-hal yang
perlu, juga block note dan pinsilnya.
• Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu.
• Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator,
stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain. Segala sesuatu
peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada
waktu rapat dimulai.
7. Membuat Catatan
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
• Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat untuk sesuatu maksud
tertentu, yang dapat ditunjukkan dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau
unit suatu organisasi.
• Tanggal, waktu, dan tempat.
• Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu tertentu yang keberapa.
• Nama-nama para peserta rapat.
• Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat.
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka Anda dapat mengirimkan hasil
rapat melalui pesawat telepon ataupun dengan mengirimkannya setelah diketik secara
rapi. Tetapi, untuk rapat yang anggotanya besar, maka Anda harus mencetak atau
memproduksi dengan menggunakan mesin stensil, atau foto kopi, baru dapat
mengirimkannya. Untuk hal-hal yang dianggap penting, Anda dapat memberikan
garis bawah pada kalimat dimaksud. Laporan hasil rapat ini dapat dikirimkan kepada
para anggota dengan suatu surat pengantar yang ditanda tangani oleh Ketua Rapat.
9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya
meliputi hal-hal sebagai berikut:
• Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka
Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang.
Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan
menghadiri pertemuan yang akan datang.
• Pada slip yang disertakan dalam map para peserta rapat dapat juga diminta.
• tentang keterangan alamat peserta, sekiranya ada perubahan atau pada kartu
namanya.
2015834044
1D MBP
• Hal-hal di luar ketiga hal tersebut di atas mungkin masih ada, dan hal ini sangat
tergantung dari sifat pertemuan itu.
D. Tugas Dalam Rapat
Tugas Anda yang pertama pada waktu menyelenggarakan pertemuan adalah memeriksa
ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
Apakah kursinya sudah cukup jumlahnya untuk semua peserta. Letak tempat duduk sesuai
dengan fungsi setiap peserta. Alatalat rapat telah semua tersedia di dalam ruangan. Bahan-
bahan yang akan digunakan dalam rapat telah siap di dalam map. Tape recorder telah siap
merekam jalannya rapat, sound systemnya sudah Anda periksa, dan sebagainya.
2015834044
1D MBP
Mendesain Tata Ruang Usaha Hospitalitas

Hospitality bukan hanya soal keramah-tamahan seperti dalam arti sempit bahasa (hospitable).
Namun hospitality yang merupakan pengetahuan dan seni yang kompleks dalam menjual jasa,
yaitu jasa dengan pelayanan yang penuh rasa hormat dan penuh rasa kemanusiaan sesuai
kebutuhan jiwa manusia yang ingin dihormati dan dihargai sebagai manusia seutuhnya yang
memiliki akal dan budi. Bisnis hospitality bukan hanya tentang menjual kamar-kamar hotel
kelas elit, ataupun menjual makananmakanan enak untuk sekedar memenuhi kebutuhan perut.
Akan tetapi bisnis hospitality adalah bisnis yang membutuhkan jiwa atau ruh dalam sendi-sendi
operasionalnya. Hospitality adalah mengenai bagaimana menciptakan produk mati menjadi
hidup, sehingga langsung dapat menyentuh perasaan pelanggan sebagai manusia yang juga
memiliki jiwa (ruh). Dalam hospitality, melayani sepenuh hati merupakan kunci dalam
memberikan pelayanan kepada pelanggan, termasuk membantu aktualisasi diri mereka
memenuhi jiwa manusia sejati. Pelayanan sepenuh hati tersebut harus mampu diaplikasikan
pelaku usaha selaku penyedia jasa yang baik. Dengan kondisi demikian diharapkan pelanggan
atau wisatawan akan merasa puas, semakin mencintai produk yang kita tawarkan, bahkan kalau
bisa loyal, atau membuat rekomendasi produk kita kepada rekan-rekanya.
Perencanaan dan Tata Ruang Hotel

Perijinan dan Perencanaan Tata Ruang
1. Pendirian badan hukum (PT)
Setelah mendapatkan tanda daftar perusahaan perseroan terbatas dari pemerintah daerah
setempat kemudian mengajukan untuk mendapatkan Surat Ijin Usaha Kepariwisataan
(SIUK) yang dikeluarkan ke Pemda yang harus didaftar ulang setiap 3 tahun. SIUK
hanya berlaku untuk 3 tahun, tidak dapat dipindahkan tangan dan berisi :
a. Ijin Pemasangan Elevator
b. Ijin Pemasangan Boiler
c. Ijin Pemasangan Generator
d. Ijin Pemasangan Mekanik dan Elektronik lainnya.
2015834044
1D MBP
SIUK dipergunakan oleh Departemen Dalam Negeri atau Pemerintah Daerah untuk
memberikan :
a. Ijin Peruntuhan tanah (Ijin lokasi, Ijin pembebasan tanah)
b. Ijin Mendirikan Bangunan (IMB)
c. Hak-hak Atas Tanah
d. Ijin Undang-Undang Gangguan/HO Termasuk AMDAL (Analisa Mengenai Dampak
Lingkungan)
2. Ijin tetap usaha kepariwisataan
Diterbitkan Oleh Pemda Setempat Berlaku Selama Hotel Masih Dioperasikan, Mencakup
:
a. Ijin Penggunaan Elevator
b. Ijin Penggunaan Bangunan
c. Ijin Pengoperasian Boiler
d. Ijin Pengimpangan Jam Kerja
e. Ijin Penyimpanan Minuman Keras
f. Ijin Siaran Video
g. Ijin Penggunaan Parabola
h. Ijin Penggunaan Kolam Renang
i. Ijin Penyelenggaraan Diskotik
j. Ijin Pengadaan Mandi Uap
k. Ijin Penyelenggaraan Laundry dan Dry Cleaning
l. Ijin Penyelenggaraan Sarana Olahraga dan Rekreasi
m. Ijin Pengelolaan Parkir
n. Ijin Promosi Usaha Mandiri
o. Ijin Keramaian
p. Ijin Pertunjukan Terbatas
q. Ijin Penggunaan Tenaga Kerja
r. Ijin Penyelenggaraan Restoran dan Bar
Perencanaan dan Alokasi Tata Ruang

1. Kebutuhan untuk Kamar
Biasanya 60% sampai dengan 90% area yang ada, diperlukan untuk pertimbangan
utama: room department dapat memberikan keuntungan antara 60% sd 80% sebagai
seumber keuntungan (profit earning center) paling besar. Ratio Kebutuhan Untuk 4
Type Kamar Yang Populer Tipe Kamar Ratio terhadap kamar yang tersedia Single
10% sampai 30% Double 20% sampai 30% Twin 30% sampai 60% Twin Double
70% sampai 20% Ruang Yang Diperlukan :
2015834044
1D MBP
a. Entry and Storage 15 sampai 20%

b. Living and Recreation 30 sampai 40%
c. Sleeping 20 sampai 40%
d. Bothing and Dressing 15 sampai 20%
Guest-Room Interior :
a. Floor Coverings
b. Wall Coverings
c. Draperies
d. Beds
e. Living Space, Luggage, Cloth Storage
f. Kitchenetee and Dining Area
g. Guest Supplies
2. Lobby dan Lounge
Tidak ada pola/standart umum yang menentukan beberapa luas lobby dan lounge
sebuah hotel, dewasa ini lobby yang luas dengan langit-langit yang tinggi, dengan
balkon “mezzanine” sudah terasa kuno dan kurang mempunyai nilai ekonomi yang
tinggi sehingga pengunaan AC kurang memerlukan langit-langit yang tinggi. Dan
adanya trend memperluaskan “Living Space” untuk setiap kamar tamu, area ini
termasuk untuk reception dan information desk, drug store, serta jalan ke restoran dan
bar yang ada. Ruang perkantoran yang disewakan public toilets (pria dan wanita),
barber/beauty shop. Business center/service dan lainya perlu disiapkan areanya sejak
awal.
3. Food And Beverange Facilities
Jumlah kursi dan ruangan di restoran biasanya dikaitkan dengan :
a. Jumlah kamar tersedia
b. Disiapkan cukup untuk makan pagi pada tingkat hunian yang normal
c. Jumlah kursi juga dikaitkan dengan tipe pelayanan yang ada
d. Untuk acara banquet duduk, perlu 10 square feet per orang (1 feet: 3 cm)
e. Untuk “priced table service” cukup dengan 15 square feet
f. Untuk area service dan preparation hampir sama dengan kebutuhan di dining room
g. Di bar sekitar 18/20 square feet per orang Restoran
1) Coffee shop
2) Dining room
3) Bars (service bar, main bar)
4) Convention facilities, MICE, Outside Catering
5) Room Service (pelayanan makanan ke kamar)
6) Kitchen
7) Receiving dan Storage Area
8) Ware washing/ Steward Area
4. General service and store area
2015834044
1D MBP
Hendaknya disiapkan sejak dini di area dekat dengan yang dilayani. Misalnya
laundry, linen room, tempat penyimpanan meja, kursi, gudang, repair dan
maintenance. Bila tidak disiapkan sejak awal biasanya akan menimbulkan masalah
antara housekeeping, engineering, manager, auditor dsb.
5. Parking driveways and entrance
Sangat member nilai tambah buat perusahaan, area ini disiapkan sesuai dengan jenis
tamu dan kebiasaan kendaraannya. Apakah banyak untuk jenis kendaraan bis, pribadi
atau limousine. Apakah langsung ke / dari jalan raya, tikungan untuk maneuver
kendaraan besar, dan sebagainya. Parkir sementara yang beratap check-in / out tamu,
antar jemput ke pantai (untuk resort). Posisi jalan utama arah masuk dan keluar, jalan
bagi pejalan kaki hendaknya direncanakan dengan baik. Biasanya dipertimbangkan
untuk dapat menampung (Bambang Sujatno, diskusi langsung 2015) :
1) Satu area parkir untuk setiap 5 kamar
2) Satu area parkir untuk setiap 5 kursi restoran yang ada
3) Satu area parkir untuk setiap 3 pegawai
4) Dua area parkir untuk dua kendaraan truk
5) Satu area untuk menurunkan barang dari kendaraan Khusus area parkir
6. Landscaping
Kesan pertama muncul di area entrance, oleh karena itu Landscaping di area ini harus
mampu menjadi daya tarik tamu, disamping tampilan gedung, papan nama dsb.
Taman yang hijau, indah bersih terpelihara, dapat menambah “Length Of Stay” para
tamunya, sehingga harus ditangani oleh ahlinya secara professional sejak perencanaan
dibuat.
7. Recreation
Sarana rekreasi disiapkan sesuai standar dan jenis tamu yang ada, misalnya
swimming pool dengan ukuran dympic atau alami / air panas, golf, spa mengikuti tren
/ pola hidup kini. Biasanya juga disiapkan untuk pelayanan makanan / minuman
disitu, ruang ganti, shower room / bilas.
8. Control, storage and utility areas
Ruang ini tidak menghasilkan pendapatan secara langsung. Namun diperlukan untuk
mengendalikan operasional menyeluruh melalui pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen secara professional agar kelangsungan roda perusahaan berjalan sesuai
yang diharapkan. Bangunan, alat-alatnya, hendaknya dipilih sesuai kebutuhannya.
(misalnya: untuk gudang, shiller cold storage, heater, getaran mesin, laundry plant,
power plant, ventilasi, kelembaban ruang kantor, dsb) perencanaan yang matang akan
menghemat biaya untuk pemeliharaan maupun tenaga kerjanya pada saat diperasikan
nantinya.
Kebutuhan Area
2015834044
1D MBP
Umumnya setiap tamu memerlukan : 1. 10 sampai dengan 15 square feet untuk registration,
manajemen, accounting, ruang pengawasan ( 1 feet=30 cm) 2. 10 sampai dengan 15 square feet
untuk gudang, furniture, alat-alat lain 3. 25 sampai dengan 30 square feet untuk perlengkapan
engineering untuk penggunaan ruang boiler, AC, plumbing, electricity, gas, alat pengolah
limbah, penanganan air.
Control Area
Dasar utamanya disesuaikan dengan kebutuhan yang terkait dengan kamar tamu dan pelayanan
yang ada. Termasuk didalamnya antara lain front office, kantor manager ( GM dan para
manajer ), kantor accounting, kantor housekeeping, ruang satpam ( dekat pintu masuk pegawai ),
locker / ruang ganti / ruang istirahat / toilet karyawan. Termasuk sistem pengamanan yang
diperlukan, misalnya fire alarm, sringkler, kunci, closed circuit, tv / cctv, dsb.
Frontdesk
Disiapkan untuk kemudahan proses registrasi, chech out, pusat informasi, tempat alat-alat
kerjanya, kasir, telepon, tempat kunci dan ruang untuk kerja sesuai persyaratan / kebutuhannya
agar tidak bersedakan. Kebutuhan akan privasi dan keamanan tamu yang akan di check in /
check out dewasa ini sangat mempengaruhi penempatan front desk ini. Ruang untuk safety
deposit box, ruang lost and found, biasanya juga berada di area yang mudah dikunjungi tamu.
Executive Ofice
Kantor General Manager ( GM ) / manager ( Mgr ) disiapkan dekat lobby. Cukup untuk meja
kursi lemari kerja, meja kursi untuk menerima tamu / pegawai yang memerlukan bertemu dan
ruang secretariat. Tampilan ruang hendaknya mencerminkan wajah Perusahaan yang
dipimpinnya. Kadang diperlukan juga ruang dan alat-alat untuk presentasi atau semacam
operation room. Ruang accounting sebaiknya terpusat dan mudah ke front desk, dan dekat
dengan kantor manager. Ruangan cukup untuk seluruh staff acconting dengan alat-alat kerja
masing-masing, termasuk ruang arsip serta stationaries. Bila diperlukan, disiapkan pula ruang
khusus untuk menyimpan uang cash sementara yang terlindungi / aman.
Housekeeping dan Laundry
Termasuk ruang untuk penyimpanan linen, meja, lemari, penyimpanan linen bersih untuk
kebutuhan operasional, juga tempat cleaning materials, lalu lintas kerja. Disarankan berdekatan
dengan laundry atau housekeeping untuk delivery dan pengontrolannya. Faktor pertimbangan
untuk laundry :
a. Jumlah kamar tamu
b. Tingkat hunian
c. Tipe bed
2015834044
1D MBP
d. Tipe linen
e. Jumlah dan tipe handuk
f. Dimana handuk dipakai (kamar, pool, salon, spa dll)
g. Jumlah dan macam napkin h. Tamu yang datang dan pergi (restouran turn over) i. Kebutuhan
dry cleaning

Rangkuman Manajemen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Rangkuman Manajemen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANNISA PRATIWI YUDHI AHMAD (09)

SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN

14. Esprit de corps (semangat korps)

Hugo Munsterberg (1863 – 1916)

Elton Mayo (1880 – 1949)

4. Aliran Kuantitatif ( Management Science )

Pendekatan Kontingensi (contingency approach) dikembangkan oleh para peneliti untuk

• Menetapkan pasar sasaran

Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau

dari controlling. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :

Mempertahankan kesuksesan tergantung pada kemampuan organisasi untuk

PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN

Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN

Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Teknik Mengarsip Surat

Karakteristik Sistem Filling.

2. Mempersiapkan rapat Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan

• Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila" atau/dan kertas Koran

Mendesain Tata Ruang Usaha Hospitalitas

Perencanaan dan Tata Ruang Hotel

Perencanaan dan Alokasi Tata Ruang

a. Entry and Storage 15 sampai 20%

Anda mungkin juga menyukai