PELAN TINDAKAN BENCANA

REKOD KERAJAAN

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 1
 SKOP
 Pengenalan
 Pelan Tindakan Bencana (PTB) ?
 Objektif
 Tujuan dan Faedah Penyediaan PTB
 Komponen PTB
 Penggunaan PTB

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 2
 OBJEKTIF
•Memahami keperluan penyediaan Pelan
Tindakan Bencana Rekod (PTBR)
•Bertindak (response) apabila berlaku sesuatu
bencana kepada rekod
•Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar
segera selepas berlaku bencana
•Memaklumkan kepada ANM sebarang insiden
bencana kepada rekod

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 3
 BENCANA

• ARAHAN 20 MAJLIS KESELAMATAN NEGARA

Insiden semulajadi atau manusia secara tiba-tiba
mengakibatkan kerosakan

• BUKU PENGENALAN PENGURUSAN REKOD MS.97

Satu peristiwa yang akan menyebabkan kehilangan nyawa,
harta benda, rekod serta mengganggu dan mencacatkan operasi
perniagaan atau aktiviti sesuatu organisasi

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 4
 BENCANA-samb.
• peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam
dan mengganggu kehidupan dan penghidupan
masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam
dan/atau faktor bukan alam mahupun faktor manusia
sehingga mengakibatkan timbulnya kehilangan nyawa,
kerosakan harta benda,”.

• Disaster is a sudden, calamitous event bringing great

damage, loss, and destruction and devastation to life
and property.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 5
 BENCANA-samb.

• Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) “The

serious disruption of the functioning of society,
causing widespread human, material or
environmental losses, which exceed the ability of
the affected communities to cope using their own
resources”

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 6
Bencana Semulajadi
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia
•Tsunami
•Ribut
• Peperangan
•Banjir
• Api
•Faktor Biologi
Bencana Semulajadi • Vandalisme
•Gempa Bencana Akibat Perbuatan
• Pencerobohan Maklumat
•Tanah Runtuh Manusia
•Tsunami • Dan Lain-lain
•Kebakaran
•Ribut
• Peperangan
•Banjir
• Api
•Faktor Kemusnahan
Biologi
• Vandalisme
Rekod/Hartabenda
•Gempa
• Pencerobohan Maklumat
•Tanah Runtuh
• Dan Lain-lain
•Kebakaran

Tindakan Persediaan Tenaga dan

Pemulihan Peralatan / Kepakaran
Kemudahan
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 7
Bencana Di Negara Jiran - Indonesia

Sumber : Dodi Nandika - 19 th SARBICA Executive Board Meeting and International Seminar
on Disaster Management of Archives:
A R Challenge
K I B Nand EGSolution.
A R ABandung,
M A L27ASeptember
Y S I A 2013 8
Adakah Negara Kita Bebas
Bencana ?????

Ya Tidak

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 9
KEJADIAN BENCANA DI MALAYSIA

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 10
Bencana … samb…

Tanah Runtuh, Kuala Lumpur 2008

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 11
BENCANA REKOD

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 12
Bencana Rekod. Samb…..

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 13
 Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di
Chukai, Kemaman Disember 2013
• 75.0 meter panjang (buku
Jabatan A perpustakaan dan fail jabatan)

Jabatan B • 45.0 meter panjang (buku teks & buku

perpustakaan sahaja)

Jabatan C • 1.0 meter panjang (buku bacaan)

• 20.0 meter panjang (buku bacaan &

Jabatan D fail jabatan)

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 14
 Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di
Chukai, Kemaman Disember 2013

Jabatan E • 15.0 meter panjang (fail)

Jabatan F • 0.5 meter panjang (fail)

Jabatan G • 20.0 meter panjang (fail, buku

perpustakaan & bahan bukan fail)

Jabatan H • 15.0 meter panjang (fail, borang dan

bahan bukan fail)

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 15
Apakah Pelan Tindakan Bencana?

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 16
BUKU PANDUAN PENYEDIAAN PELAN
TINDAKAN BENCANA - ANM

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
 PELAN TINDAKAN BENCANA (PTB)

Pelan kontigensi yang disediakan sebagai panduan

kepada setiap kementerian/ jabatan/ agensi
kerajaan untuk menyelamat rekod-rekod dari
musnah sekiranya berlaku bencana.

Menggariskan peraturan – peraturan pengurusan

rekod sebelum, semasa dan pemulihan selepas
bencana.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 18
 Sebelum Bencana
P
Pemeliharaan
T Semasa Bencana
Rekod

B Selepas Bencana

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 19
 PUNCA KUASA

• Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 –

Fungsi Ketua Pengarah (q)

Perkara 8.9 Panduan Pengurusan Pejabat 2007

Perkara 20 Arahan Keselamatan

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 20
 Arahan & Peraturan Berkaitan
• Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 –
Fungsi Ketua Pengarah (q)

• Mengenal pasti dan membuat salinan rekod

penting yang perlu bagi keberterusan fungsi atau
penyusunan semula sesuatu organisasi semasa
dan selepas darurat dan juga rekod yang perlu
bagi perlindungan hak dan kepentingan
organisasi itu dan orang perseorangan yang
secara langsung terjejas dengan kegiatan
organisasi itu

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 21
 Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)

• Panduan Pengurusan Pejabat 2007, Bab 8,

Perkara 8.9 :

• Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan

Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek
persediaan menghadapi bencana dan tindakan
pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan agensi
boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada
Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan Tindakan
Bencana bagi pemeliharaan dan pemuliharaan rekod
awam.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 22
 Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)

• Arahan 20 Majlis Keselamatan

Negara

• Arahan ini menggariskan dasar pengurusan

dan bantuan bencana serta menentukan
peranan serta tanggungjawab agensi-agensi
yang terlibat semasa bertindak menangani sesuatu kejadian
bencana yang berlaku. Arahan ini juga meliputi tindakan
pemantauan terhadap aktiviti-aktiviti pencegahan dan persediaan
agensi-agensi tertentu untuk menghadapi sesuatu bencana.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 23
 Objektif Penyediaan PTBR

Memastikan rekod-rekod penting lagi bernilai dapat

diselamatkan dan terpelihara bagi membolehkan
kementerian / jabatan/ agensi kerajaan terus
beroperasi meskipun terlibat dalam bencana.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 24
• Mengenalpasti rekod penting yang perlu untuk
kesinambungan perkhidmatan
• Memastikan rekod awam selamat daripada bencana,
• Meminimumkan kerosakan rekod awam dengan mengenal
pasti jenis dan punca kerosakan bagi tindakan pemulihan,
• Persiapkan pejabat awam untuk menghadapi kemungkinan
bencana

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 25
 Keperluan Pelan Tindakan Bencana
(samb.)
• Membolehkan pejabat awam terus beroperasi
selepas menghadapi sesuatu bencana
• Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar
segera selepas menghadapi sesuatu bencana,
• Membentuk satu pasukan Petugas (Response
Team) di pejabat awam.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 26
 Kaedah Penyediaan Pelan
Tindakan Bencana
 Penyediaan panduan pelan tindakan bencana

 Pembentukan jawatankuasa pengurusan bencana

 Penyediaan fasiliti dan infrastruktur

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 27
 Panduan Pelan Tindakan Bencana
Sebelum bencana

Bentuk Pasukan bertindak Bencana (Response Team)

Membuat analisa risiko
Menyediakan peralatan menyelamat dan
pemuliharaan
Menyediakan peraturan serta panduan menghadapi
bencana
Memantapkan kawalan dan peralatan keselamatan
Memberi latihan serta program kesedaran bencana
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 28
 Sebelum Bencana – Persediaan Dan
Pencegahan

 Analisa Risiko

 Lokasi
 Cuaca
 Pengalaman - Banjir - Kebakaran
 Kehilangan Rekod
 Vandalisme
 Pencerobohan

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 29
 Persediaan Dan Pencegahan (Samb.)

 Persediaan Panduan-Panduan dan Peraturan

 Arahan Keselamatan
 Panduan Pengurusan Rekod
 Peraturan Keselamatan
 Peraturan Pengendalian Rekod
 Peraturan Keluar Masuk Pejabat
 Akta-akta
 Peraturan pengendalian alat-alat pencegahan kebakaran

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 30
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)

 Penubuhan Jawatankuasa

 Untuk bertindak secara berkesan dan teratur ketika

berhadapan dengan bencana

 JK Pengurusan Bencana sepatutnya bersedia untuk

menghadapi bencana dan bertanggungjawab untuk
bertindak dan melaksanakan tindakan pemulihan
mengikut kaedah-kaedah yang ditentukan.

 Response Team – melaksanakan kerja-kerja

menyelamat dan memindahkan rekod-rekod.

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 31
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)

Kemudahan & Peralatan

Alat Pemadam Api

Fire and Gas Extinguisher
Alat Penggera/Alarm
Topi
Glove

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 32
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)

 Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan

 Berjadual/Berkala

 Bantuan dari Bomba dan Penyelamat

 Pembekal

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 33
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)

 Latihan Menghadapi Bencana

 Berjadual
 Berkumpulan
 Kesedaran
 Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan
kontigensi

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 34
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)

 Keselamatan

 Pelan Lantai
 Laluan Kecemasan
 Tempat Berhimpun
 Lokasi Rekod

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 35
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)
Hot-Line (Direktori Bencana)
Telekom Hospital Kuala Lumpur
03-77279393 03-26155555 Bomba dan
Penyelamat
03-88880036
ATM DBKL GAS
03-26921333 03-26179931 03-92067800
JKR
03-26919011
Direktori
Bencana
Pasukan Gerakan
JPS Am
03-42552613 03-90862222
Indah Water
Jabatan Kimia 03-27801100
03-79853000
Pejabat Pegawai
Keselamatan Kerajaan TNB
03-88881255 03-22965566
Majlis Keselamatan
Negara PDRM
03-88881997 03-22626222
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 36
Persediaan dan Pencegahan(samb.)

RFID
BILIK KAWALAN

BILIK
ELEKTRONIK
KAWALAN
RFID
KESELAMATAN
CARD-KEY
CCTV
READER

ELEKTRONIK
CCTV CARD-KEY
READER

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 37
 Persediaan dan Pencegahan(samb.)
Salinan Keselamatan (Pendua)
 Back-up Records (medium)
 Mikrofilem
 Lain-lain Medium (CD, DVD)
 Tape

 Back-up Sistem (Contoh di Arkib Negara)

Backup to tape - Tape akan disimpan di Repositori

Backup to disk – Operasi Backup di Pusat Data Utama

Salinan data yang telah dibackup disimpan di

Pusat Data Secondary
 Penyimpanan - On-site
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 38
- Off-site
 Semasa Bencana - Tindakan
• Gerakkan Pasukan Tindakan Bencana
• Hubungi agensi dan petugas yang berkaitan
• Sediakan alatan menyelamat yang sesuai
• Bertindak mengikut arahan
• Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati
• Perlindungan kepada rekod-rekod
• Buat tinjauan serta sediakan laporan bagi tindakan
seterusnya
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 39
 SELEPAS BENCANA – AKTIVITI
MENYELAMAT DAN PEMULIHAN
Pastikan ruang/kawasan selamat

Buat analisa kerosakan

Kenalpasti rekod-rekod penting yang perlu

penyelamatan awal

Pastikan tindakan pemulihan

Sediakan laporan keseluruhan kerja yang dijalankan

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 40
 SELEPAS BENCANA – AKTIVITI
MENYELAMAT DAN PEMULIHAN

 Analisa Kerosakan/Laporan
 Kenalpasti Jenis Kerosakan
 Kenalpasti Kaedah Pemulihan yang sesuai
 Pengasingan rekod bernilai dan tidak
 Laporan Penuh Bencana
 Tindakan pelupusan rekod yang musnah/tidak dapat
dipulihkan (ANM)

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 41
 MENGETAHUI APA YANG PERLU
DISELAMATKAN
Photos, Honolulu Star-Bulletin

2003 Flood at
University of Hawaii at Manoa

http://www2.hawaii.edu/~smurata/flood/ A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
MENGETAHUI KAEDAH PENYELAMATAN
UK Law Library

Salvage methods: Air

Drying ARKIB N E G A R A M A L AY S I A
KAEDAH PENYELAMATAN

Salvage methods: offsite freezing

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
 KAEDAH PENYELAMATAN
Air dry, Vacuum freeze-dry

Vacuumfr
eeze-dry

Air dry
A R K I B NPhotos,
E G A R AKathy
M A LLudwig,
AY S I A NARA
 KAEDAH PENYELAMATAN

For large scale disaster: recovery service vendor, such

as Munters. A representative from Munters gave the
UK Libraries’ employees a lecture.
A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
PERALATAN DAN BEKALAN

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
LATIHAN – BERMAKLUMAT DAN
MENYERONOKAN

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
BENGKEL DAN LATIHAN

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
BENGKEL DAN LATIHAN

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A
 LATIHAN : BEKERJASAMA DENGAN
JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT

extinguisher
ARKIB N E G A R A M A L AY S I A
 RUMUSAN
Pembentukan Pasukan Petugas Bencana
Rekod Penting Negara dapat diselamatkan
Kerosakan rekod dapat diminimakan

IMPAK
Kesedaran dan persediaan pada organisasi

Jabatan dapat beroperasi semula

Tindakan Pemulihan Segera

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 52
“ The Art of War teaches us to rely not on the likelihood of the enemy’s
not coming, but on our readiness to receive him; not on the chances of
his not attacking, but rather on the fact we have made our position
steadfast ”

Sun Tzu : Art of War

The Art of War mengajarkan kita untuk tidak bergantung pada kemungkinan musuh
tidak datang, tetapi pada kesediaan kita untuk menerima-nya, bukan pada
kemungkinan-nya tidak menyerang, tetapi lebih pada kenyataan kita telah membuat
persediaan "

A R K I B N E G A R A M A L AY S I A 53