DOKUMEN

PERNIAGAAN

KEPENTINGAN
DOKUMEN
Memberi maklumat tentang barangan yang
diniagakan
Bukti bagi setiap urusniaga yang dijalankan
Mengesahkan penerimaan, penghantaran
dan pembayaran
Sumber maklumat kepada bahagian
kewangan perniagaan semasa menyediakan
akaun

KEPENTINGAN
MENYIMPAN DOKUMEN
Rujukan dapat dibuat dengan mudah dan cepat
- Jika terdapat kesilapan semasa menyedia
akaun maklumat dan bukti dapat diperoleh
dengan mudah. Perselisihan faham tentang
bayaran, diskaun, harga atau pihak yang harus
membayar dapat diselesaikan dengan merujuk
kepada dokumen yang disimpan
Keselamatan dokumen terjamin
- Penyimpanan dokumen yang baik akan
megurangkan risiko kehilangan atau kerosakan
dokumen tersebut

CARA MENYIMPAN
DOKUMEN
Manual fail, buku rekod
Elektronik cakera liut, cakera padat

PENGELASAN
DOKUMEN PERNIAGAAN

Sebelum Urusniaga
Semasa Urusniaga
Selepas Urusniaga

SEBELUM URUSNIAGA
SURAT TANYA
SURAT JAWAPAN
SEBUT HARGA
SENARAI HARGA
KATALOG

SURAT TANYA
PEMBELI

PEMBEKAL

MEMPEROLEHI KETERANGAN MENGENAI BARANGAN

JUALAN PEMBEKAL.
PERTANYAAN YANG DIAJUKAN OLEH PEMBELI:
i.

Jenis barang

ii.

Kuantiti barang

iii.

Harga barang & syarat bayaran.

iv.

Syarat & tarikh serahan

v.

Kadar diskaun niaga & diskaun tunai.

KEDAI RUNCIT JAN

21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-69031345
Tuan Pengurus,
Sykt Pemborong Kilat
52, Jln Pantai Timur
50400 Kuala Lumpur

27 Jun 2003

Tuan
Pertanyaan
Kami ingin memesan barang-barang berikut:
1. Sirap Pekat Cap Ros
2. Oren Pekat Seri Murni
3. Ubat Gigi Cap Bunga
Sila hantar sebut harga serta syarat serahan dan syarat
Pembayaran bagi perkara di atas.
Harap tuan dapat membalas surat pertanyaan ini secepat mungkin.
Terima kasih.
Yang benar,
Pengurus
Kedai Runcit Jan

SURAT JAWAPAN
PEMBELI

PEMBEKAL

MENJAWAB PERTANYAAN PEMBELI.

MEMBERI KETERANGAN LANJUT MENGENAI BARANGAN
YANG DITANYA
DILAMPIRKAN BERSAMA-SAMA DENGAN :i. sebut harga
ii. senarai harga
iii. katalog

SYKT PEMBORONG KILAT

52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
Pengurus
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur

31 Jun 2003

Tuan
Bersama-sama surat jawapan ini kami sertakan sebut harga bagi
barang-barang yang ingin dipesan.
Terima kasih.
Yang benar,
Pengurus
Sykt Pemborong Kilat

SENARAI HARGA
PEMBELI

PEMBEKAL

TERDAPAT SEMUA SENARAI HARGA BARANGAN YANG

DIJUAL OLEH PEMBEKAL

SENARAI HARGA
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
No. sebut harga : 45/88
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur
No. rujukan
AD100
AD103
DB110
DB112
DF111
ER121
H115G
H115K

31 Jun 2003
Butir-butir
Sirap Pekat Cap Ros
Oren Pekat Seri Murni
Ubat Gigi Cap Bunga
Ubat Gigi Cap Rilu
Pencuci Kereta
Bedak
Alat Pengilap Kereta
Cecair Pencuci Kereta

Dengan akuan yang diakui

Untuk penerimaan 7 hari
Serahan : Dengan lori. Ang. Hadapan
Diskaun niaga : 10%
Syarat : 5% 14 hari
1% 30 hari

Harga
(RM)
51.00
28.00
160.00
4.60
13.50
30.00
15.90
8.90

SEBUT HARGA
PEMBELI

PEMBEKAL

MENYATAKAN HARGA BARANG YANG DIKEHENDAKI OLEH

PEMBELI.
BUTIR YANG TERDAPAT DALAM SEBUT HARGA:i. nama dan alamat penjual
ii. jenis dan jenama barang
iii. harga dan kuantiti barang
iv. kadar diskaun niaga dan diskaun tunai
v. syarat serahan dan syarat bayaran

SEBUT HARGA
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
No. Sebut harga : 45/88
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur
No. rujukan
AD100
AD103
DB110

Butir-butir

Sirap Pekat Cap Ros

Oren Pekat Seri Murni
Ubat Gigi Cap Bunga

Dengan akuan yang diakui

Untuk penerimaan 7 hari
Serahan : Dengan lori. Ang. Hadapan
Diskaun niaga : 10%
Syarat : 5% 14 hari
1% 30 hari

Serahan
Sedia
10 Julai
Segera

31 Jun 2003
Harga (RM)
51.00
28.00
160.00

KATALOG
PEMBELI

PEMBEKAL

MENGANDUNGI GAMBAR BARANGAN YANG DIJUAL..

SETIAP GAMBAR MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN.

KATALOG

SEMASA URUSNIAGA

INVOIS
BORANG PESANAN
NOTA KREDIT
NOTA SERAHAN
NOTA DEBIT

BORANG PESANAN
PEMBELI

PEMBEKAL

DOKUMEN UNTUK MEMESAN BARANG NIAGA ATAU

MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN.
HARGA ADALAH BERDASARKAN KEPADA SEBUT HARGA ATAU
SENARAI HARGA.
BUTIR YANG TERDAPAT DALAM BORANG PESANAN :a)Jenis barangan
b)Tarikh barang diperlukan
c)Harga dan nombor rujukan
d)Kuantiti yang dikehendaki
e)Syarat serahan

BORANG PESANAN
KEDAI RUNCIT JAN
21, Jalan Raja Muda, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-69031345
No. pesanan : 55/88
Pengurus
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur
50400 Kuala Lumpur
5 Julai 2003
Tuan,
Sila bekalkan barang-barang berikut secepat mungkin.
No. sebut harga Tuan 45/88
No.
rujukan
AD100
AD103
DB110

Keterangan
Sirap Pekat Cap Ros
Oren Pekat Seri Murni
Ubat Gigi Cap Bunga

Kuantiti
2 kotak
2 kotak
1 kotak

Harga
(RM)
51.00
28.00
160.00

Jumlah
(RM)
102.00
56.00
160.00

Serahan : Ang. Dibayar dengan lori

Syarat : Diskaun niaga : 10%
5% 14 hari
1% 30 hari

Abusalam
Pengurus
Kedai Runcit Jan

NOTA SERAHAN
PEMBELI

PEMBEKAL

BERFUNGSI SEBAGAI DOKUMEN PENGESAHAN

PENERIMAAN BARANG.
MEMASTIKAN BARANG YANG DIHANTAR BETUL,
CUKUP KUANTITINYA DAN DALAM KEADAAN
SELAMAT.
3 SALINAN.

NOTA SERAHAN
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
No. 221
No. pesanan Tuan : 55/88
No. rujukan
AD100
AD103
DB110

10 Julai 2003
Keterangan

Sirap Pekat Cap Ros

Oren Pekat Seri Murni
Ubat Gigi Cap Bunga

Kuantiti
2 kotak
2 kotak
1 kotak

Diakui barang-barang di atas telah diterima dalam keadaan baik.

Abusalam
Penerima

Tarikh : ____________

INVOIS
PEMBELI

PEMBEKAL

MEMBERITAHU JUMLAH BARANG YANG DIJUAL SECARA KREDIT

DAN HUTANG YANG PERLU DIBAYAR OLEH PEMBELI.
MENGANDUNGI MAKLUMAT LENGKAP MENGENAI BARANG-BARANG
YANG DIBELI DAN SYARAT-SYARAT PEMBAYARANNYA.
DISEDIAKAN DALAM 3 SALINAN:
1)
Invois asal disimpan oleh pembeli untuk direkod
dalam jurnal belian.
2)
Salinan karbon pertama dikepilkan bersama cek
apabila bayaran dibuat.
3)
Salinan karbon kedua disimpan oleh penjual
untuk rujukan dan direkod dalam jurnal jualan.
SEPERTI RESIT JIKA PENJUAL MENULIS Telah Dibayar PADA
INVOIS.

INVOIS
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur

No:1245
Tarikh:13Julai 2003

No. pesanan Tuan : 55/88

No. Nota serahan kami : 221
No.
rujukan
AD100
AD103
DB110

Keterangan
Sirap Pekat Cap Ros
Oren Pekat Seri Murni
Ubat Gigi Cap Bunga

Syarat : Ang. Dibayar - lori

Diskaun niaga : 10%
5% 14 hari
1% 30 hari

Kuantiti
2 kotak
2 kotak
1 kotak
Jumlah kasar
Diskaun 10%
Jumlah bersih

Jumlah
(RM)
102.00
56.00
160.00
_______
318.00
31.80
___________________________________________________________________________________________

286.20
__________________________________________________________________________________________

K&K di K
Abusalam
Pengurus Jualan

NOTA DEBIT
PEMBELI

PEMBEKAL

MEMBERITAHU BAHAWA BAYARAN YANG DIKENAKAN

DALAM INVOIS TELAH DITAMBAHKAN DENGAN AMAUN.
DIKELUARKAN APABILA:KETINGGALAN CATATAN DALAM INVOIS.
bayaran yang telah dikenakan terkurang daripada harga
sepatutnya.
pembeli dikenakan bayaran tambahan apabila terdapat
pertukaran barang.
faedah dikenakan terhadap bayaran lewat oleh pembeli.
jumlah dalam invois terkurang kira.

NOTA DEBIT

Didebitkan oleh :

SYKT PEMBORONG KILAT

52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134

Kepada :
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur

No.345

Tarikh:20Julai 2003

No. pesanan Tuan : 55/88

No. Invois: 1245
Butir-butir
Bagi kos pengangkutan yang tertinggal di invois no.
1245 bertarikh 13 Julai 2003
Ringgit Malaysia : Lapan puluh sahaja
K&K di K

Ahmad Dhani
Pengurus Jualan
Syarikat Pemborong Kilat

Jumlah
(RM)
80.00

NOTA KREDIT
PEMBELI

PEMBEKAL

MEMBERITAHU AKAUN PEMBELI TELAH DIKREDITKAN

UNTUK MENGURANGKAN HUTANGNYA. (MENGURANGKAN
HARGA PADA INVOIS).
DIKELUARKAN APABILA:

pembeli memulangkan barang yang salah jenama, rosak, ataupun

kurang bermutu.
pembeli memulangkan bekas kosong seperti tin dan botol yang telah
dikenakan bayaran dalam invois.
pembeli telah dikenakan bayaran lebih kerana kesilapan.
jumlah dalam invois terlebih kira.
kuantiti barang yang dihantar kurang daripada yang dipesan.

Dikreditkan oleh :

NOTA KREDIT

SYKT PEMBORONG KILAT

52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134

Kepada :
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur

No.233

Tarikh:15Julai 2003

No. pesanan Tuan : 55/88

No. Invois: 1245
Tarikh
14.07.03

Butir-butir
1 kotak Sirap Pekat Cap Ros @ RM51.00
sekotak dipulangkan kerana sudah lepas tarikh
luput
Kurang diskaun niaga 10%

Jumlah
(RM)

51.00
5.10
______________________________________________________________________________

45.90
Ringgit Malaysia : Empat puluh lima dan sen sembilan puluh sahaja
K&K di K

_____________________________________________________________________________

Ahmad Dhani
Pengurus Jualan
Syarikat Pemborong Kilat

SELEPAS URUSNIAGA
PENYATA AKAUN
RESIT
BIL TUNAI

PENYATA AKAUN
PEMBELI

PEMBEKAL

RINGKASAN YANG DIHANTAR OLEH PENJUAL KEPADA PEMBELI

TENTANG SEMUA URUS NIAGA YANG BERLAKU ANTARA PENJUAL
DENGAN PEMBELI BAGI SATU TEMPOH PERNIAGAAN, BIASANYA
SATU BULAN.
MEMBOLEHKAN PEMBELI MENYEMAK DAN MEMBANDINGKAN BUTIR
DALAM PENYATA AKAUN DENGAN INVOIS, NOTA DEBIT, NOTA
KREDIT DAN RESIT YANG DITERIMA SEHINGGA TARIKH
TERTENTU.
PENYATA MENGANDUNGI BAKI HUTANG AWAL, JUMLAH JUALAN,
NILAI NOTA KREDIT YANG DIKELUARKAN, NILAI NOTA DEBIT
YANG DIKELUARKAN, BAYARAN YANG DITERIMA DAN BAKI
HUTANG AKHIR BULAN.
BAKI HUTANG AKHIR BULAN MERUPAKAN HUTANG YANG PERLU
DISELESAIKAN OLEH PELANGGAN.

PENYATA AKAUN
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134
Kepada :
Kedai Runcit Jan
21, Jalan Raja Muda,
50400 Kuala Lumpur
No. Folio Lejar : 399

No.120

Tarikh:31Julai 2003

No. Akaun: 877

Tarikh

No.Bil

13 Julai
15 Julai
20 Julai

Invois 1245
N.Kredit 223
N.Debit 345

Bagi bulan Julai 2003

Butir-butir

Debit
(RM)

Jualan
Pulangan
Kos
pengangkutan

286.20

Kredit
(RM)

Jumlah
(RM)

45.90

286.20
240.30

80.00

Ringgit Malaysia : Tiga ratus dua puluh dan sen tiga puluh sahaja
K&K di K

Ahmad Dhani
Pengurus Jualan
Syarikat Pemborong Kilat

320.30

RESIT
PEMBELI

PEMBEKAL

SEBAGAI BUKTI BAHAWA WANG TUNAI DAN CEK

YANG DIBAYAR OLEH PELANGGAN TELAH DITERIMA

RESIT RASMI
SYKT PEMBORONG KILAT
52, Jln Pantai Timur, 50400 Kuala Lumpur
Tel:03-6903134

No.12345

Tarikh:5 Ogos 2003

Diterima daripada
Ringgit Malaysia
Untuk bayaran

:
:
:

Kedai Runcit Jan

Tiga ratus dua puluh dan sen tiga puluh sahaja
Invois no. 1245

Tunai/Cek : RM320.30 MBB 567890

Ahmad Dhani
Pengurus
Syarikat Pemborong Kilat

BIL TUNAI
PEMBELI

PEMBEKAL

DIKELUARKAN DALAM URUS NIAGA TUNAI

JURUWANG AKAN MEREKODKAN PEMBAYARAN DALAM MESIN
PENDAFTAR TUNAI DAN AKAN MENCETAK BIL TUNAI SEBAGAI
BUKTI PEMBAYARAN
BUTIR-BUTIR YANG TERDAPAT PADA BIL TUNAI
a) nama penjual
b) senarai barang yang dibeli
c) nilai jualan
d) tarikh urus niaga

KOPERASI SEKOLAH TUN FATIMAH BERHAD

JALAN TUN ABDUL RAZAK
80000 JOHOR BAHRU
DISKET MAXWELL
TOTAL
CASH
CHANGE
21/03/03
24847

2.90
2.90
2.90
0.00
11:27
HAZIQ

**TERIMA KASIH**
**Sila Datang Lagi**
**Tiada Pengembalian Barang**

MAKLUMAT PENTING
DALAM DOKUMEN

syarat serahan
MELIPUTI 2 ASPEK.
1) Syarat Masa Serahan
( masa & tarikh barang dapat dihantar kepada pembeli )
Serahan Sedia
Dihantar sebaik sahaja pesanan di terima
Serahan Segera
Dihantar dalam tempoh beberapa hari selepas pesanan diterima.
Serahan Hadapan atau Serahan Tunda
Barang tidak dapat dihantar sekarang tetapi akan dihantar kemudian

2) Syarat Bayaran Angkutan

( Pihak yang bertanggungjawab membayar kos angkutan )
Angkutan dibayar (Ang. Dibayar)

kos angkutan telah diambil kira pada harga yang dinyatakan dalam sebut
harga.
Pembeli tak perlu bayar kos angkutan.

Angkutan hadapan (Ang. Had)

kos angkutan tidak diambil kira pada harga yang dinyatakan dalam sebut
harga.
Pembeli perlu bayar kos angkutan

Kos, Insurans, tambang. (K.I.T)

harga yg dinyata dalam sebut harga termasuk kos kendali serahan barang,
insuran dan tambang,

Percuma ke dalam kapal (P. Ke D.K.)

Penjual tanggung kos angkutan hingga barang dimasukkan ke dalam kapal.

Pembeli tanggung kos tambang kapal.

Percuma Ke dalam gerabak (P. Ke D.G.)

Penjual tanggung kos angkutan hingga barang dimasukkan ke dalam gerabak

keretapi.
Pembeli tanggung kos membawa barang dari stesen keretapi hingga ke
tempat pembeli ( kedai ).

DISKAUN NIAGA

DISKAUN TUNAI

Merupakan potongan
daripada harga yang
disebutkan dalam sebut
harga

Diberikan untuk
menggalakkan pembeli
membayar hutang dengan
cepat

Diberikan dalam bentuk

peratus

Potongan kepada harga

bersih

Menggalakkan pembeli
membeli dengan lebih
banyak

Lebih cepat membayar

lebih tinggi diskaun tunai
yang diberikan

K&K di K
(Kesilapan dan Ketinggalan
diKecualikan)
Memberi hak kepada peniaga untuk
membetulkan segala kesilapan dalam dokumen
Pernyataan ini akan muncul pada invois, nota
debit, nota kredit dan penyata akaun
Bertujuan melindungi penjual dari sebarang
kesilapan dan ketinggalan yang mungkin berlaku
ketika menyediakan dokumen

Menyediakan dokumen bagi

menyediakan akaun
Dokumen yang diterima
akan dikumpul dan difailkan
Dokumen akan digunakan
sebagai rujukan dan
maklumat dari dokumen
akan dipindahkan ke dalam
akaun di buku lejar
Akaun disediakan untuk
dapatkan maklumat tentang
belian, jualan, belanja dan
penerimaan

Pada akhir satu jangka

masa peniaga akan mengira
untung atau rugi dari
petikan akaun
Antara dokumen yang
digunakan :a) invois
b) nota debit
c) nota kredit
d) resit dan bil tunai

Perbezaan antara diskaun niaga

dan diskaun tunai

Diskaun niaga
Potongan daripada
harga dalam sebut
harga atau senarai
harga
Diberi pada masa
barang dibeli
Galak beli barangan
secara banyak

Diskaun tunai
Amaun bersih perlu
dibayar
selepas
potongan. Merupakan
diskaun kali kedua
selepas diskaun niaga
Galak
bayar
duit
dengan segera

Mengira diskaun niaga dan

syarat pembayaran

Jumlah harga barang dibeli

= RM1000
Diskaun niaga yang diberi
= 10%
Diskaun tunai yang ditawarkan = 5% 7 hari
a) Jumlah diskaun niaga
= kadar diskaun niaga x harga barang
= 10 x RM1000
___________________________________

100
b) Harga bersih pada invois
= Harga barang asal diskaun niaga
= RM1000 RM100
= RM900

c) Jumlah diskaun tunai

= Kadar diskaun tunai x harga bersih
= 5 x RM900
____________________________________

100
= RM45
d) Jumlah yang perlu dibayar dalam masa 7 hari
= Harga bersih diskaun tunai
= RM900 RM45
= RM855
e) Jumlah yang perlu dibayar selepas 7 hari
= Harga bersih
= RM900

syarat bayaran

( Cara membuat pembayaran)

Bayar Waktu Terima. ( B.W.T)
Menjelaskan bayaran sebaik sahaja barang diterima.
Tunai waktu pesanan ( T.W.P.)
Pembayaran disertakan ketika membuat pesanan.
Tunai segera
Bayaran dijelaskan dalam tempoh beberapa hari selepas barangan
diterima.
Memeriksa barangan sebelum membuat pembayaran.
Tunai bersih
Jumlah yang perlu dibayar selepas mendapat potongan dan
diskaun.
Dengan akaun yang diakui sahaja
Jualan kredit kepada pembeli yang diakui kedudukan kreditnya
sahaja.
Penerimaan dalam tempoh tertentu
Harga barangan yang dijual pada tempoh tertentu seperti yang
dinyatakan dalam sebut harga.

TAMAT