IMACULATA ROLLICK ERSAM

12190462
A. MENCIPTAKAN DAN MENGELOLA TIM

SP1. KELOMPOK & Perkembangan Kelompok

Apakah kelompok itu?
Suatu kelompok didefenisikan sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi
dan saling bergantung yang bekerja sama untuk meraih tujuan tertentu. Kelompok
Formal merupakan kelompok yang terbatas pada satu struktur organisasi dan
memiliki rancangan penugasan serta tugas-tugas spesifik yang ditujukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Kelompok Informal merupakan kelompok
social. Kelompok ini biasanya terbentuk ditempat kerja dan cendrung berdasarkan
pertemanan dan minat yang sama.
Tahapan Perkembangan Kelompok
1. Tahap Pembentukan
Tahap ini memiliki 2 fase. Fase pertama terjadi ketika orang-orang mulai
bergabung dalam kelompok. Dalam kelompok formal, orang-orang bergabung
karena adanya tugas tertentu. Setelah bergabung, fase keduapun dimulai:
mendefenisikan tujuan, struktur, dan kepemimpinan kelompok. Fase ini
melibatkan banyak ketidakpastian karena para anggota “masih mencoba-
coba” untuk melakukan prilaku seperti apa yang bisa diterima.
2. Tahap Pancaroba/keributan
Dinamakan demikian karena adanya konflik intrakelompok yang terjadi akibat
perselisihan siapa yang berhak mengontrol kelompok dan apa yang harus
dilakukan kelompok ini.
3. Tahap Penormaan
Tahap ini merupakan tahap dimana hubungan akrab mulai terjalin dan
kelompok mulai menyatu. Rasa identitas dan persahabatan yang kuat dalam
kelompok kini semakin kuat.
4. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini, struktur kelompok telah ditetapkan dan diterima anggota
kelompok. Energy mereka telah beralih dari saling mengenal dan memahami
menjadi penyelesaian tugas kelompok.
5. Tahap Penundaan
Pada tahap ini, kelompok bersiap-siap membubarkan diri. Perhatian kelompok
difokuskan pada penyelesaian kegiatan dibandingkan pelaksanaan tugas.

SP2. KINERJA & Kepuasan Kelompok Kerja

Kondisi Eksternal yang Dibebankan Terhadap Kelompok

Suatu kelompok kerja dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dibebankan
kepadanya. Kondisi-kondisi tersebut meliputi strategi organisasi, hubungan
wewenang, regulasi dan aturan formal, ketersediaan sumber daya, kriteria
pemilihan karyawan, budaya dan system manajemen budaya kinerja, serta tata
letak fisik tempat kerja kelompok tersebut.
Sumber Daya Anggota Kelompok
Sumber daya ini mencakup pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta
kepribadian dan semua hal tersebut sangat menentukan tugas apa yang bisa
diemban para anggota dan seefektif apa mereka dalam mengerjakannya.
Struktur Kelompok
Tim kerja memiliki struktur internal yang membentuk prilaku para anggotanya
dan mempengaruhi kinerja kelompok. Struktur ini menegaskan peran, norma,
kesesuaian,system status, ukuran kelompok, kesatuan kelompok, dan
kepemimpinan.
a. Peran
Peran adalah pola prilaku yang diharapkan dari seeorang yang mengemban
suatu posisi tertentu dalam unit social.
b. Norma
Norma menjabarkan hal-hal seperti tingkat output, absen, ketepatan waktu,
dan kadar bersosialisasi dalam kerja.
c. Kesesuaian
Karena individu ingin diterima oleh kelompok yang diikutinya, mereka rentan
ditekan agar menyesuaikan diri.
d. Sistem Status
System status merupakan factor yang penting dalam memahami kelompok.
Status merupakan suatu posisi, peringkat, dan nilai prestise dalam kelompok.
e. Ukuran Kelompok
Ukuran kelompok dapat mempengaruhi kinerja dan kepuasan, tetapi hal
tersebut bergantung pada apa yang ingin dicapai kelompok.
f. Kesatuan Kelompok
Kelompok yang didalamnya terdapat banyak perselisihan internal dan
kurangnya kerjasama akan menjadi kurang efektif dalam menangani tugas
ketimbang kelompok yang para anggotanya cendrung sepakat, koperatif, dan
menyukai satu sama lain. Riset atas bidang ini telah berfokus pada kesatuan
kelompok.
g. Proses Kelompok
Proses yang terjadi dalam suatu kelompok seperti komunikasi, pengambilan
keputusan, dan manajemen konflik. Proses ini harus dipahami oleh kelompok
kerja karena mempengaruhi kinerja dan kepuasan kelompok secara positif
atau negative.
h. Pengambilan Keputusan Kelompok
Keunggulan yang dimiliki oleh keputusan kelompok terhadap keputusan
individu bahwa keputusan kelompok menghasilkan informasi dan
pengetahuan yang lebih lengkap. Kekurangan dari keputusan kelompok yaitu
 bahwa keputusan kelompok selalu memakan waktu dan mencari solusi
ketimbang secara individu.
i. Manajemen Konflik
Selain pengambilan keputusan, proses kelompok yang penting lainnya adalah
bagaimana suatu kelompok menangani konflik.

SP3. MENGUBAH Kelompok Menjadi Tim yang Efektif

Apakah Tim Kerja Itu?

Tim kerja merupakan kelompok dimana para anggotanya bekerja secara insentif
untuk mencapai suatu tujuan bersama yang spesifik, dengan menggunakan
sinergi positif, akuntibilitas individu dan kelompok, serta keterampilan pelengkap.
Jenis-jenis Tim Kerja
a. Tim Pemecahan Masalah
Dimana, tim dari dapartemen atau bidang fungsional yang sama terlibat dalam
upaya memperbaiki kegiatan kerja atau memecahkan suatu masalah tertentu.
b. Tim Kerja Swakelola
Yaitu suatu kelompok karyawan formal yang beroprasi tanpa manajer dan
bertanggung jawab atas suatu proses kerja atau segmen secara menyeluruh.
c. Tim Lintas Fungsional
Banyak organisasi yang menggunakan tim lintas fungsional ini.
d. Tim Maya
Yaitu tim yang menggunakan teknologi untuk menghubungkan anggota tim
yang terpisah jauh dalam rangka mencapai tujuan bersama.
Menciptakan Tim Kerja yang Efektif
Yang harus diperhatikan :
a. Tujuan yang Jelas
Para anggota berkomitmen terhadap tujuan tim, mengetahui apa yang mereka
harapkan untuk dikerjakan, dan memahami bagaimana mereka bekerja
bersama untuk mencapai tujuan ini.
b. Keterampilan yang Releven
Tim yang efektif terdiri dari individu-individu yang kompeten yang memiliki
keterampilan teknis dan interpersonal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan sembari bekerjasama.
c. Rasa Saling Percaya
Tim yang efektif dicirikan oleh tingginya kepercyaan diantara para
anggotanya.
d. Komitmen Bersama
 Komitmen bersama memiliki karakteristik seperti adanya dedikasi terhadap
tujuan tim dan kesediaan untuk mencurahkan energy yang besar demi
meraihnya.
e. Komunikasi yang Baik
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa tim yang efektif pasti memiliki
karakteristik seperti komunikasi yang baik.

SP4. TANTANGAN Masa Kini dalam Mengelola Tim

Mengelola Tim Global

a. Sumber Daya Anggota Kelompok dalam Tim Global
Dalam organisasi global, memahami hubungan antara kinerja kelompok dan
sumber daya anggota kelompok sangatlah menantang karena adanya keunikan
karakter budaya yang dibawa masing-masing anggota tim global.
b. Struktur Kelompok
Sebagian bidang structural dimana kita melihat perbedaan dalam mengelola
tim global antara lain kesesuaian, status, kemalasan social, dan kesatuan.
c. Proses Kelompok
Proses yang digunakan tim global untuk melaksanakan pekerjaannya bisa
amat menantang bagi manajer. Satu hal, masalah komunikasi seringkali
muncul karena tidak semua anggota tim mengerti bahasa kerja. Hal ini bisa
menyebabkan ketidaktepatan, salah paham, dan efisiensi.
d. Peran Manajer
Terlepas dari tantangan yang terkait dengan pengelolaan tim global, ada
banyak hal yang bisa dilakukan manajer untuk menyediakan suatu lingkungan
yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kelompok.
Membangun Keterampilan Tim
Dengan adanya penekanan tim pada organisasi masa kini, manajer perlu
menyadari bahwa orang-orang tidak secara otomatis mengetahui cara untuk
mnjadi bagian dari tim atau menjadi anggota tim yang efektif.
Memahami Jaringan Sosial
Manajer harus memahami jaringan social dan hubungan social dari kelompok
kerja, karena hubungan social informal kelompok dapat membantu atau
menghambat efektivitas.
B. MENGELOLA KOMUNIKASI

SP1. SIFAT dan Fungsi Komunikasi

Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna.
Hal yang perlu diingat bahwa komunikasi yang baik serng keliru didefenisikan
oleh komunikator sebagai persetujuan terhadap pesan, bukan pemahaman yang
jelas tentang pesan tersebut.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku karyawan dalam beberapa
cara. Selanjutnya, komunikasi memotivasi dengan cara menjelaskan kepada
karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya, dan
apa yang dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika belum sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan.
Bagi banyak karyawan, kelompok krja mereka adalah sumber utama dari interaksi
social.

SP2. METODE Komunikasi Antarpribadi

Sebelum komunikasi dapat dilakukan, suatu tujuan yang dinyatakan sebagai pesan
yang akan disampaikan, harus ada. Pesan ini lewat diantara sumber (pengirim)
dan penerima. Pesan ini dikonversikan kedalam bentuk simbolis (disebut
encoding) dan melewati beberapa media (saluran) ke penerima, yang
menerjemahkan kembali pesan pengirim (disebut decoding). Hasilnya adalah
perpindahan makna dari satu orang ke orang lain. Manajer memiliki banyak
variasi dari metode berkomunikasi yang akan dipilih dan dapat menggunakan 12
pertanyaan dalam membantu mereka untuk mengevaluasi metode-metode itu.
Metode-metode tersebut sbb :
1. Umpan balik
2. Kompleksitas Kapasitas
3. Luasnya Potensi
4. Kerahasiaan
5. Kemudahan Encoding
6. Kemudahan Decoding
7. Kendala Waktu-Ruang
8. Biaya
9. Keramahan Antarpribadi
10. Formalitas
11. Scanability
12. Lama Penggunaan
 Berikut merupakan bagian-bagian dari komunikasi :
 Komunikasi Nonverbal yaitu komunikasi yang disampaikan tanpa
kata-kata.
 Bahasa Tubuh yaitu mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah, dan
gerakan tubuh lainnya.
 Intonasi Verbal yaitu penekanan yang diberikan seseorang terhadap
kata-kata atau ungkapan dalam rangka mengekspresikan makna.

SP3. KOMUNIKASI Antarpribadi yang Efektif

Terkadang, komunikasi tidak seefektif seperti yang seharusnya.salah satu

sebabnya adalah manajer menghadapi hambatan-hambatan yang dapat
mengganggu proses komunikasi antarpribadi.
Hambatan Komunikasi
Penyaringan adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya
telihat lebih baik untuk penerima.
a. Emosi, apa yang dirasakan penerima ketika ia menerima sebuah pesan akan
mempengaruhi penafsirannya.
b. Informasi yang Berlebih
Masalah kelebihan informasi yaitu ketika informasi melebihi kapasitas
pengolahan seseorang.
c. Sikap Defensif. Ketika seorang merasa terancam, ia cendrung bereaksi dengan
cara yang menghambat komunikasi efektif dan mengurangi upaya untuk
mencapai saling pengertian.
d. Bahasa.
Dalam suatu organisasi, karyawan berasal dari latar belakang dan pola bicara
yang berbeda-beda.
e. Budaya Nasional
Perbedaan komunikasi dapat timbul dari budaya nasional seperti halnya
perbedaan bahasa.
Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi
a. Menggunakan Umpan Balik.
Banyak permasalahan komunikasi dapat langsung dihubungkan dengan
kesalahpahaman dan ketidakakuratan. Permasalahan ini tidak mungkin terjadi
jika manajer mendapatkan umpan balik, baik verbal maupun nonverbal.
b. Menyederhanakan Bahasa
Karena bahasa dapat menjadi penghalang, para manajer harus
mempertimbangkan kepada siapa pesan tersebut diserahkan dan
menyesuaikan bahasa untuk individu-individu tersebut.
c. Menyimak Secara Aktif.
 Artinya, menyimak untuk mendapatkan makna yang menyeluruh tanpa lebih
dulu membuat penilaian atau interpretasi, menuntut konsentrasi total.
d. Membatasi Emosi
Sangat naïf untuk mengasumsikan bahwa para manajer selalu berkomunikasi
dengan cara yang rasional.
e. Memperhatikan Isyarat Nonverbal
Seorang komunikator yang efektif memperhatikan isyarat-isyarat
nonverbalnya untuk memastikan bahwa isyarat-isyarat itu menyampaikan
pesan yang dikehendaki.

SP4. KOMUNIKASI Organisasi

Komunikasi Forman VS Informal

Komunikasi Formal, mengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-
aturan kerja organisasi yang ditetapkan. Sedangkan komunikasi Informal, adalah
komunikasi organisasi yang tidak didefenisikan dalam hierarki struktur
organisasi.
Arah Aliran Komunikasi
a. Komunikasi Kebawah, yaitu setiap komunikasi yang mengalir dari seorang
manajer kepad para karyawan.
b. Komunikasi Keatas, yaitu komunikasi yang mengalir dari para karyawan
kepada manajer.
c. Komunikasi Kesamping, yaitu komunikasi yang terjadi diantara para
karyawan pada tingkatan organisasi.
d. Komunikasi Diagonal, yaitu komunikasi yang melintasi wilayah kerja dan
tingkatan organisasi.
Jaringan Komunikasi Organisasi
Aliran komunikasi organisasi secara vertical dan horizontal dpat dikombinasikan
kedalam berbagai pola yang disebut jaringan komunikasi.
a. Jenis-Jenis Jaringan Komunikasi
Dalam sebuah jaringan rantai, komunikasi mengalir menurut rantai komando
formal, baik kbawah, maupun keatas.
b. Selentingan (grapevine)-jaringan komunikasi informal organisasi. Selentingan
atau kabar burung terjadi hampir pada setiap organisasi.
SP5. MENGURAIKAN Bagaimana Teknologi Mempengaruhi Komunikasi Manajerial

dan Organisasi
Teknologi secara radikal mengngubah cara berkomunikasi para anggota
organisasi. Teknologi meningkatkan kemampuan seorang manajer untuk
memantau kinerja; memberikan informasi yang lebih lengkap kepada karyawan
untuk membuat keputusan yang lebih cepat; memberikan kesempatan yang lebih
banyak pada karyawan untuk berkolaborasi dan berbagi informasi dan
memungkinkan orang-orang untuk dapat diakses sepenuhnya, setiap aat
dimanapun mereka berada.
Teknologi informasi mempengaruhi organisasi dengan mempengaruhi
cara para anggota organisasi berkomunikasi, berbagi informasi, dan melakukan
pekerjaan mereka.

SP6. MEMBAHAS Isu-isu Kontemporer dalam Komunikasi

Dua tantangan utama dalam mengelola komunikasi didunia internet adalah isu-isu
hokum dan keamanan serta kurangnya interaksi pribadi.
Organisasi dapat mengelola pengetahuan dengan memudahkan para
karyawan untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuannya sehingga mereka
dapat saling belajar mengenai cara melakukan pekerjaan mereka secara lebih
efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah database infotmasi online dan cara
yang lainnya adalah dengan menciptakan komunikasi praktik.
Komunikasi dengan para pelanggan adalah isu manajerial yang penting
karena komunikasi tentang apa yang terjadi dan bagaimana hal itu terjadi dapat
memberikan dampak yang signifikan terhadap kepuasan pelanggan pada layanan
dan kemungkinan mereka menjadi pelanggan berulang.