MATRIK WAWANCARA MENDALAM ANALISIS MANAJEMEN RUANG REKAM MEDIS

RSUD TIPE D PERAWANG TAHUN 2021

Manajemen Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4

1. Unsur Manajemen
a. Tenaga
1.    Menurut Bapak/ Ibu bagaimana “Kalau ketenagaan di ruang rekam “ Tenaga rekam medis masih kurang, “..untuk tenaga masih kurang
dengan ketersediaan tenaga yang medis sudah ada 5 orang pak, yang latar belakang rekam medis pak, tenaga sekarang masih 5
bertanggung jawab terhadap rekam namun yang berlatar belakang hanya 2 orang dari 5 orang yang 3 orang, klo kendala paling ada
medis? (Probing: berapa tenaga yang ada, rekam medis hanya 2 orang, dan orang tu 1 orang pendidikannya bila hari senin dan rabu rata- rata
apakah tenaga tersebut sudah mencukupi, masih kurang, kendala nya hingga SKM dan 2 lagi SMA, kendalanya kunjungan bisa sampai 30
apakah terdapat kendala dalam hal tenaga saat ini usulan permintaan tenaga karena kurangnya tenaga yang dari kunjungan sementara yang jaga
dan bagaimana solusinya) rekam medis masih dalam proses pendidikan rekam medis, diusulkan hanya ber-2 pak, secepatnya ada
sudah ada 1 tahun ini.” - kembali pak, kurang lebih setahun penambahan tenaga pak untuk
lalu sudah diusulkan.” - rekam medis.” -

2.    Apakah ada dilakukan pelatihan “Belum pernah ada pelatihan “Kalau pelatihan untuk rekam medis “Pelatihan belum pernah ada pak
khusus bagi tenaga yang bertanggung tentang rekam medis bagi petugas belum ada pak.” sejak saya disini.”
jawab terhadap rekam medis di RSUD pak.” -
Perawang? (Probing: siapa yang dilatih,
siapa pelatihnya, bagaimana bentuk
kegiatan pelatihannya, dalam jangka
waktu berapa pelatihan dilakukan)
3.    Menurut Bapak/Ibu bagaimana “Harapannya tentu tenaga rekam “Harapan saya pak tenaga rekam “ Yang diharapkan kedepannya
harapan terkait tenaga yang Bapak/Ibu medis tercukupi dan sesuai dengan medis tu memang dari pendidikan tenaga rekam medis tidak kurang
inginkan dalam pelaksanaan rekam medis latarbelakangnya ya kan pak, rekam medis agar dalam pelaksanaan lagi pak, karena pelayanan di
? (Probing: alasan yang mendasari karena selama ini rekam medis pelayanan dan pengelolaan rekam ruang rekam medis tidak
keputusan tersebut, kendala dalam diperbantukan oleh SKM pak” - medis jadi lebih optimal pak.” maksimal karena kekurangan
melengkapinya, serta solusinya tenaga ini, semoga dinas
bagaimana?) kesehatan segera mengatasi
masalah ini.”

b.    Metode
1.    Apakah ada Prosedur/ pedoman “Setau saya SOP tindakan ada “SOP ada pak tapi belum lengkap, ”SOP ada pak, yang menyusun
dalam pelaksanaan pelayanan (SOP) di pak, tapi klo SOP rekam medis baru SOP pada pendaftaran, SOP SOP kepala ruang RM pak.
unit pelayanan rekam medis di RSUD kurang lengkap pak. Kalau yang yang lain belum dibuat, kalau SOP Kendalanya kurang tau saya
Perawang? (Probing: Siapa saja yang menyususn kepala ruang RM dan itu yang nyusun kepala ruang dan pak.” -
terlibat dalam penyusunan SOP petugas pak” - petugas rekam medis pak .
tersebut?, apakah terdapat kendala dalam kendalanya adalah belum ada
penyusunan SOP tersebut? dan pedoman, alur dan prosedur di ruang
bagaimana solusinya?) rawat medis pak.” -

2.    Apakah SOP tersebut pernah “SOP tak pernah di sosialisasikan “SOP yang ada sekarang ini belum “SOP belum pernah di ”Mungkin ada pak, setau saya
disosialisasikan? (probing: sudah ada di disini pak, kalau yang pernah di sosialisasikan pak, kerena sosialisasikan pak.” - belum pernah mengikuti
terangkan ke petugas rekam medis? siapa bertanggungjawab kepala ruang tu tidak tau siapa yang herus sosialisasi SOP tersebut.” -
yang bertanggung jawab dalam pak.” - mensosialisasikan, mungkin adanya
mensosialisasikan SOP tersebut? dan apa pembagian tugas dan tanggung jawab
kendala dari sosialisasi tersebut? mulai dari seksi penunjang medis
Bagaimana solusi untuk mengatasi dan non medis pak agar jelas
kendala tersebut?) tugasnya pak.” -
3.    Menurut Bapak/Ibu apakah SOP “Kalau SOP ada pak namun tidak “SOP yang ada saat ini sangat “ada SOP pak dan sangat
sangat membantu dalam pengisian rekam lengkap dan sangat membantu lah membantu dalam pelaksanaan membantu.” -
medik?(Probing: apakah ada SOP di pak, tanyakan saja pak SOP pelayanan pendaftaran pak.” -
bagian rekam medik, apakah SOP sangat langsung di ruang RM.” -
membantu dalam pengisisan rekam
medis?

c. Kebijakan
1. Menurut Ibu apakah ada “Kebijakan tentang rekam medis “Kalau kebijakan pasti ada pak, klo “Kurang tau pak, mungkin lah
kebijakan/ketentuan yang mengatur saya tak tau pak. Mungkin lah pak untuk khusus rekam pak.” -
tentang penyelenggaraan pelayanan pada permenkes tu” - medis..aduh..saya lupa
rekam medis ? (probing: undang-undang, permenkesnya pak...nah iya
peraturan pemerintah, keputusan mentri, permenkes 269 tahun 2008 itu pak.”
dan seluruh peraturan yang berkaitan -
dengan pelaksanaan rekam medis.
Apakah berpedoman pada Permenkes
Nomor 269/MEMKES/PER/III/2008?)

2. Apakah kebijakan tersebut pernah “Tak pernah disosialisaikan pak. “Belum pernah pak.” - “Kayaknya tak pernah ada
disosialisasikan? (probing: sudah ada di Mungkin mereka sudah tau tak sosialisasi kebijakan atau apalah
terangkan ke petugas rekam medis?) pak.” - pak.” -

d. Sarana dan Prasarana

1.    Menurut Ibu bagaimana sarana dan “...sarana dan prasarana sudah ada “...untuk sarana dan prasarana masih “Menurut saya masih kurang
prasarana di RSUD Perawang dalam pak, tapi mungkin ada kurangnya, ada kekurangan pak, ya kita maklum pak, kayak komputer dan printer
pelaksanaan Rekam Medis Rawat inap? karena RSUD Perawang sedang karena semua dalam tahap memng tak ada dari dulu pak.” -
(Probing: apakah sarana dan membangun...komputer, printer pengusulan ke dinas kesehatan,
prasarananya memadai seperti dokumen belum ada di ruang RM...” - misalnya ruang rekam medis yang
rekam medis, komputer, printer, ATK, menyatu dengan ruang arsip agar
ruangan) lebih mudah dan aman, komputer
belum ada dengan printernya pak.” -
 2.    Menurut Ibu bagaimana harapan “...harapannya kekurangan sarana “ Sudah tentu harapan saya terhadap “Bagusnya dilengkapi pak,
terkait sarana dan prasarana yang dan prasarana cepat terpenuhi, sarana dan prasarana yang kurang supaya memudahkan pekerjaan
Bapak/Ibu inginkan dalam pelaksanaan agar pelayanan RM lebih baik.” - harus terpenuhi kedepannya pak, petugas di ruang RM.” -
rekam medis pasien rawat inap? karena ini sangat penting dalam
(Probing: alasan yang mendasari melaksanakan pelayanan rekam
keputusan tersebut, kendala dalam medis, dan saya harap dinas
melengkapinya, serta solusinya kesehatan segera memenuhi
bagaimana) kekurangan ini.” -

2.    Fungsi Manajemen

a. Perencanaan
1.    Apakah ada visi dan misi khusus di “...sepertinya visi dan misi khusus “..untuk visi dan misis kita masih “Visi misi khusus untuk ruang
unit rekam Medis RSUD Perawang? di ruang RM tak ada tu pak, tak mengukuti visi misinya RSUD pak, rekam medis tak ada pak, kan
(Probing: Siapa yang bertanggung jawab tau siapa yang terlibat dalam belum punya visi misi khusus untuk dah ada visi misi rumah sakit
dalam penyusunan visi dan misi rekam menyususn visi dan misi...” - ruang RM.” - pak, klo itu saya kurang tau siapa
medik? Siapa saja yang terlibat dalam yang bertanggung jawab.” -
penyususnan? Berdasarkan apa
pembuatan visi dan misi unit rekam
medis RSUD Perawang?

2.    Apakah ada Pedoman kerja (SOP) “Pedoman kerja ada pak, tak tau “...kalau untuk pedoman kerja (SOP) “Pedoman Kerja atau SOP saya
di Unit pelayanan rekam medik? ? siapa yang buat pedoman pak belum lengkap pak, jadi pelayanan rasa ada pak, kurang paham pak
(Probing: Siapa yang bertanggung jawab mungkin saja kepala ruang RM rekam medis dilaksanakan sebagai kalau siapa yang nyususn dan
dalam penyusunan pedoman kerja rekam pak...” - rutinitas aja pak, memang seharusnya tanggung jawab siapa pun saya
medik? Siapa saja yang terlibat dalam ada kan pak, tak tau siapa yang harus kurang paham pak.” -
penyususnan? Berdasarkan apa membuat SOP itu pak, didasarkan
pembuatan pedoman kerja unit rekam apa pembuatan SOP itu pun saya
medis RSUD Perawang?) kurang paham pak. Mungkin yang
permenkes tadi ya pak.” -
3.    Apakah memiliki program kerja di “...program kerja di ruang RM “ Untuk program kerja belum ada “Belum ada pak, belum pernah
Unit pelayanan rekam medik untuk belum ada pak.” - pak, sedangkan pelaporan hanya disusun pak.” -
dilaporkan kepada kepala seksi jumlah kunjungan dan penyakit
penunjang medis sebagai yang menaungi terbanyak saja tiap bulannya.” -
unit rekam medis? (Probing: Bagaimana
penyusunsn program kerja tersebut?
Siapa yang bertanggung jawab dalam
penyusunan program kerja rekam
medik? Siapa saja yang terlibat dalam
penyususnan? Berdasarkan apa
pembuatan program kerja unit rekam
medis RSUD Perawang?)

b. Pengorganisasian
1.    Apakah ada struktur organisasi “Struktur organisasi tersendiri di “Struktur organisasi untuk diruang “Kalau struktur rumah sakit
tersendiri di unit Rekam medik RSUD ruang RM tidak ada pak.” - RM belum ada pak, saat ini hanya sudah ada kan pak, jadi tak
Perawang?(Probing: Siapa yang mengikuti struktur organisasi rumah perlulah struktur organisasi di
bertanggung jawab dalam struktur sakit saja.” - ruang RM, ikuti saja struktur
organisasi rekam medik? Siapa saja yang organisasi rumah sakit kan pak.”
terlibat dalam pembuatannya? -
Berdasarkan apa struktur organisasi unit
rekam medis RSUD Perawang dibuat?)

2.    Apakah ada Uraian tugas di unit “Uraian tugas ada pak, sudah “Diruang RM sudah ada uraian tugas “Uraian tugas sudah ada kok pak,
rekam medis RSUD Perawang? (Probing: dibuat oleh kepala ruang RM, pak, namun belum lengkap ya itu tapi masih belum paham, yag
Siapa yang bertanggung jawab dalam kalau berdasarkan apa uraian tugas tadi karena belum ada struktur buat kepala ruang RM pak.” -
membuat uraian tugas? Siapa saja yang dibuat saya tidak tau pak.” - organisasi pak, jadi uraian tugas
terlibat dalam pembuatannya? hanya di bagian pendaftaran saja.” -
Berdasarkan apa uraian tugas di unit
rekam medis RSUD Perawang dibuat?)

c. Penggerakan/Aktuasi
1.      Menurut Ibu siapa saja yang terlibat “Kepala ruang dan petugas rekam “Kepala ruang RM dan petugas RM “Kepala ruang dan petugas ruang
dalam pendaftaran ? medis pak.” - pak.” - pak.” -

2.      Menurut Ibu bagaimana “...menurut saya sudah berjalan “Pengisian rekam medis sudah “Menurut saya yang dilakuakn “Menurut saya sudah baik pak,
pelaksanaan dalam pengisian rekam dengan baik pak, kalau kendala berjalan baik pak, namun masih ada selama ini sudah baik pak dan kalau kelengkapan memang
medis di RSUD Perawang? dalam pengisian tidak ada.” - yang kosong atau tidak lengkap. sesuai dengan SOP yang ada, kadang masih kurang pak, kadang
(Probing:Apakan sudah sesuai dengan Sejauh ini sudah sesuai dengan SOP kendalanya kadang ada yang kita buru-buru pak, mungkin
SOP yang ada? apa kendala yang yang ada. Kendalanya pada diagnosa belum ditandatangani oleh kedepannya akan lebih baik lagi.”
ditemukan selama pengisian isi rekam pulang, kadang dokter lupa mengisi, dokternya pak, kadang ada -
medis, apa ada bagian catatan medis anamnesa kadang tidak lengkap diagnosa pulang yg belum diisi,
yang tidak di isi oleh dokter atau mungkin buru-buru pak. Berarti katanya dokter suka lupa dan
perawat?, bagian mana yang sering tidak harus sering diingatkan kepada buru-buru pak. Solusinya
di isi?, alasannya kenapa dan solusi petugas untuk di periksa kelengkapan dilakukan pengecekn lah pak
kedepannya bagaimana) RM sebelum dokter keluar/pulang.” - oleh petugas ruang sebelum
dokter keluar/pulang.” -

3.      Bagaimana penerapan Alur “..alur pelayanan tak ada secara “Alur pelayanan kita belum ada pak, “Alur belum pernah ada pak,
pelayanan yang Ibu lakukan dalam baku pak, seharusnya ada pak.” - jadi pelayanan dilaksanakan kurang tau siapa yang terlibat
pelaksanaan rekam medis tersebut? sebagaimana biasanya saja.” - pak dalam membuat alur
(Probing: siapa yang terlibat dalam tersebut.” -
penetapan alur pelayanan?, apakah sudah
dilaksanakan dengan semestinya? Apa
saja kendalanya? Bagaimana solusinya?)

4.      Menurut Ibu bagaimana penataan “...menurut saya sudah baik ya “Penataan sudah lumayan tertata pak, “Masih perlu ditingkatkan lagi
rekam medis rawat inap di RSUD pak, mungkin saja ada namun maklum saja bila masih ada pak, masalah kelengkapan dan
Perawang? (Probing: apakah ada ruangan keterlambatan. Untuk lebih kekurangannya, untuk status di rawat ketepatan waktu masih jadi
rawat inap yang terlambat dalam jelasnya coba tanyakan pada inap,poli umum dan gigi, petugas kendala, alasanya ya tadi pak
mengantarkan status pasien ke bagian petugas RM pak.” - RM yang jemput pak.” - karena tidak lengkap dan ada
rekam medis, ruangan mana, alasannya yang kosong jadi harus
terlambat, solusinya bagaimana? ) menunggu dokter, jadi telat
berkas balik ke RM pak,” -
5.      Bagaimana sistem pelaporan di unit “ Laporan yang jelas hanya “Laporan tiap bulan pak terkait “Laporan ada pak, formatnya
Rekam Medis RSUD Perawang? rutinitas saja pak...format laporan jumlah kunjungan dan jumlah yang baku tak ada, jadi hanya
(Probing:kapan di kumpulan pelaporan? belum ada pak yang baku, laporan penyakit terbanyak dalam sebulan, buat laporan jumlah kunjungan
bagaimana format pelaporannya?siapa itu tanggungjawab kepala ruang format laporan yang baku belum ada dan penyakit terbanyak aja pak.”
yang bertanggung jawab terhadap RM.” - pak, yang bertanggung jawab -
pelaporan tersebut? terhadap pelaporan adalah kepala
ruang RM pak.” -

6.      Apakah tenaga Rekam Medis di “Belum ada pelatihan khusus bagi “...kalau ditanya mengenai pelatihan “Pelatihan juga belum pernah
RSUD Perawang pernah mengikuti petugas rekam medis pak selama khusus tentang rekam medis belum saya dengar disini pak, kayaknya
pelatihan khusus mengenai pengelolaan ini.” - ada pak...” - tak adalah pak selama saya kerja
Rekam Medis Rumah Sakit ? (Probing: disini.” -
siapa yang dilatih, siapa pelatihnya,
bagaimana bentuk kegiatan pelatihannya,
dalam jangka waktu berapa pelatihan
dilakukan?)

7.      Apakah ada kegiatan pengarahan “Belum pernah dilakukan pak.” - “Kegiatan memotivasi belum ada “Belum pernah ada pak “ Kalau saya rasa belum pernah
untuk memberikan motivasi karyawan pak, paling hanya sekedar mengecek pengarahan dan motivasi, selama ada pak kegiatan pengarahan dan
dalam mengerjakan sesuatu yang kelengkapan saja dan itu kadang- ini berjalan aja pak.” - motivasi tersebut.” -
ditugaskan(Probing : Apakah ada waktu kadang tak ada jadwal nya pak.” -
tertentu?kapan saja dilakukan hal
tersebut?
 8.      Apakah ada hukuman/ punishment “Belum ada pak.” - “Belum ada pak.” - “...belum pernah dengar pak...” - “Seprtinya juga ga ada pak.” -
atau penghargaan/ reward terhadap
tenaga di unit Rekam medik RSUD
Perawang? (Probing: apa bentuk reward
dan punishment yang diberikan?)

1.       Apakah pernah dilakukan “...sepertinya belum pernah pak.” - “Ini yang saya maksud tadi pak “..belum pernah dilakukan pak..” “...belum pernah juga pak ada
supervisi/ Pengawasan berkala di unit pengecekan kelengkapan berkas RM, - pengawasan berkala tentang
Rekam Medis RSUD Perawang? tapi kadang-kadang pak belum ada pengisisn dan kelengkapan berkas
(Probing: Siapa yang melaksanankan? jadwalnya.” - rekam medis pak.” -
Apakah ada jadwal berkala dilakukannya
supervisi ?)

d. Pengendalian/Pengawasan
2.       Apakah ada dilakukan Evaluasi “..kalau evaluasi ada pak, akhir “Evaluasi paling secara keseluruhan “Evaluasi ada pak tiap tahun
Kinerja di unit Rekam Medis RSUD tahun biasanya.” - pak, tak ada khusus evaluasi untuk biasanya.” -
Perawang?(Probing: kapan saja ruang RM, biasanya evaluasi di akhir
dilakukan evaluasi kinerja, apa saja yang tahun kemaren.” -
dievaluasi?)

3. Output
1.      Menurut Ibu bagaimana analisis “Sudah berjalan dengan baik pak, “Menurut saya belum sepenuhnya “ Belum efektif dan efisien pak, “Saya rasa belum pak, ya seperti
pelaksanaan pelayanan rekam medis di namun belum maksimal kayaknya. efektif dan efisisen lah pak, karena evaluasi cara analisis kualitati yang kita tau, belum adanya
RSUD Perawang, apakah sudah efisien Karena sarana seperti komputer sarana dan prasarana juga belum dan kuantitatif belum pernah pengarahan, memotivasi,
dan efektif? (Probing: apa ada dilakukan dan jaringan internet belum ada di maksimal, dan analisa kualitatif dan dilakukan pak, karena pengawasan berkala dan tadi itu
evaluasi rekam medis dengan cara ruang RM..untuk segera di penuhi kuantitatif belum sepenuhnya pemahamam kurang tentang hal reward dan punishmentnya belum
analisis kualitatif dan kuantitatif, apakah kekurangan sarana tersebut pak.” - dilaksanakan, karena kekurangan tersebut, solusinya diadakan ada. Solusinya semua yang
ada kendala dalam pelaksanaannya, tenaga di ruang RM, solusinya pelatihan pak dalam seharusnya dilaksanakan ya
solusinya bagaimana) seharusnya dilengkapi dulu sarana menganalisis laporan.” - dilakukan pak, kalau belum ada di
dan prasarana dan pemenuhan buat rencananya.” -
kebutuhan tenaga RM pak.” -

2.      Menurut Bapak/Ibu apa hambatan “ menurut saya pada jumlah “..iya pak seperti yang saya jelaskan “Kalau saat ini hambatan di
yang dihadapi saat sekarang ini dalam tenaga yang kurang, permintaan tadi sarana dan prasarana menjadi jumlah tenaga yang kurang, dan
pelaksanaan rekam medis? (Probing: Apa tenaga tersebut sudah diusulkan ke hambatan juga kekurangan tenaga di sarana prasarana yang masih
alasan yang mendasari adanya hambatan dinas kesehatan namun hingga ruang RM pak, mengajukan kembali kurang pak, solusinya di
tersebut? Bagai mana solusinya?) saat ini masih dalam proes pak...” pengadaan sarana dan prasarana yang penuhilah pak kekurangan-
- kurang demikian juga pengajuan kekurangan tadi.” -
tenaga di ruang RM yang kurang
pak.” -

3.      Menurut Bapak/Ibu bagaimana “ Harapan saya untuk “Harapan saya kedepannya tetunya “Harapan kami pelayanan rekam
harapan terkait pelayanan di unit Rekam memaksimalkan pelayanan rekam pelayanan di rekam medis di RSUD medis di RSUD Perawang lebih
medis RSUD Perawang yang Bapak/Ibu medis masalah sarana dan tenaga Perawang ini menjadi efektif dan baik lagi, dan dipenuhi
inginkan dalam pelaksanaan rekam yang kurang untuk cepat dipenuhi, efisien, karena optimal atau tidaknya kekurangan yang ada pak, agar
medis? (Probing: alasan yang mendasari semoga aja RSUD kita cepat pelayanan di ruang RM sangat pelayanan rekam medis lebih
keputusan tersebut, kendala dalam BLUD dan terakreditasi pak, jadi tergantung pada jumlah tenaga dan berkualitas dan prima pak.” -
melengkapinya, serta solusinya masalah sarana dan prasarana bisa kelengkapan sarana dan presarana
bagaimana) ditangani sendiri tanpa menunggu tadi pak, jadi agar menjadi optimal
dari Dinas kesehatan...” - harus di penuhi kekurangan tadi
pak.” -