Structuring the Interview

A. The Body of the Interview

Saat mempersiapkan wawancara, tergoda untuk memulai dengan memikirkan pertanyaan

untuk diajukan. Fokuslah pada tujuan wawancara. Apa sebenarnya yang Anda butuhkan dalam
interaksi dengan pesta ini? Dengan tujuan yang jelas, kembangkan panduan wawancara.

Interview Guide

Panduan wawancara adalah garis besar terstruktur dengan hati-hati dari topik dan subtopik
yang relevan untuk dibahas dalam wawancara.

 Structural Sequences

Urutan (sequences) membantu mengatur topik dan menentukan tingkat struktur pada
wawancara. Topical sequences meliputi pembagian alami dari suatu topik atau masalah. Time
sequences menangani topik atau bagian topik dalam urutan kronologis. Space sequences
mengatur topik menurut pembagian spasial: kiri ke kanan, atas ke bawah, utara ke selatan, atau
lingkungan ke lingkungan. Cause-to-effect sequences mengeksplorasi sebab dan akibat, tetapi
tidak harus berurutan. Problem-solution terdiri dari fase masalah dan fase solusi.

 Developing an Interview Guide

Dengan tujuan utama, dimulai dengan membuat panduan wawancara dengan menentukan
topik utama yang ingin dibahas dalam wawancara. Panduan memastikan pertimbangan dari
semua topik dan subtopik penting. Pewawancara sering menggunakan lebih dari satu urutan garis
besar dalam sebuah wawancara karena sifat topik dan subtopiknya.

Interview Schedule

Nonscheduled interview, adalah wawancara singkat seperti menentukan tanggal, waktu, dan
tempat pertemuan atau beberapa detail biografi.

Moderately scheduled interview, terdiri dari semua pertanyaan besar dengan kemungkinan
pertanyaan menyelidik di bawah masing-masing pertanyaan. Tidak perlu menyusun setiap
pertanyaan di tempat karena telah dipikirkan dan disusun dengan cermat sebelumnya.
 Highly scheduled interview, semua pertanyaan dalam wawancara ini ditanyakan persis
seperti yang tertulis pada schedule.

Highly scheduled standardized interview, adalah wawancara paling terencana dan terstruktur
secara menyeluruh. Wawancara ini memberikan ketepatan, replikasi, dan keandalan serta paling
mudah dilakukan, dicatat, ditabulasi, dan ditiru.

Setiap jadwal wawancara memiliki kelebihan dan kekurangan yang unik. Pilih jadwal yang
paling sesuai dengan kebutuhan, keterampilan, jenis informasi yang diinginkan, dan situasi.
Pertimbangkan kombinasi strategis dari jadwal. Jadwal gabungan memungkinkan pewawancara
untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Question Sequences

Tunnel sequences adalah rangkaian pertanyaan terbuka atau tertutup yang sebanding. Setiap
pertanyaan dapat mencakup topik tertentu, meminta informasi tertentu, atau mengidentifikasi
sikap atau perasaan. Funnel sequences dimulai dengan pertanyaan yang luas dan terbuka dan
dilanjutkan dengan pertanyaan yang lebih terbatas. Inverted funnel sequences dimulai dengan
pertanyaan tertutup dan dilanjutkan ke pertanyaan terbuka. Teknik ini menyediakan waktu
pemanasan bagi mereka yang enggan bicara dengan menggunakan pertanyaan tertutup.
Combination of sequences memungkinkan interviewer untuk mendekati situasi wawancara dan
interviewee dengan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi. Diamond sequences menempatkan
urutan funnel dengan dimulai dengan pertanyaan tertutup, dilanjutkan ke pertanyaan terbuka, dan
ditutup dengan pertanyaan tertutup. The hourglass sequences diawali dengan pertanyaan terbuka,
dilanjutkan ke pertanyaan tertutup, dan diakhiri dengan pertanyaan terbuka. Quintamensional
sequences, pendekatan lima langkah ini berasal dari kesadaran orang yang diwawancarai tentang
masalah tersebut hingga sikap yang tidak dipengaruhi oleh pewawancara, sikap tertentu, alasan
sikap tersebut, dan intensitas sikap. Desain kuintamensi efektif dalam menilai sikap dan
keyakinan.

B. Opening The Interview

The Two-Step Processes

 Pembukaan harus membangun hubungan baik dan mengarahkan pihak lain untuk
mendorong partisipasi aktif dan kemauan untuk melanjutkan wawancara.

Rapport; membangun hubungan baik adalah proses menciptakan dan mempertahankan hubungan
yang tulus antara pewawancara dan yang diwawancarai melalui peningkatan perasaan niat baik
dan kepercayaan.

Orientation; jika pihak lain tidak terbiasa dengan tujuan, panjang, dan sifat dari wawancara;
bagaimana informasi tersebut akan digunakan; atau mengapa dan bagaimana mereka dipilih,
bahaslah ini selama pembukaan. Berhati-hatilah dalam mengasumsikan terlalu banyak atau
terlalu sedikit tentang pihak lain. Jika ragu, sebaiknya ditanyakan.

State your purpose; jelaskan mengapa interviewer melakukan wawancara dan jelaskan
tujuannya.

Summarize a problem; dimulai dengan ringkasan singkat ketika interviewee tidak menyadari
suatu masalah, menyadarinya secara samar-samar, atau tidak mengetahui detailnya.

Explain how a problem was discovered; jelaskan bagaimana masalah dideteksi dan mungkin oleh
siapa tanpa menempatkan interviewee berada dalam posisi defensif.

Offer an incentive or reward; Tawarkan insentif untuk memotivasi orang yang diwawancarai dan
sesuai untuk situasi tersebut.

Request advice or assistance; Ajukan permintaan bantuan yang jelas, tepat, dan sesuai untuk
orang yang diwawancarai.

Refer to interviewee’s position on an issue; Bersikaplah bijaksana, positif, dan akurat saat
mengidentifikasi posisi orang yang diwawancarai tentang suatu masalah.

Identify the person who sent you; mengidentifikasi seseorang yang dikenal dan dihormati oleh
orang yang diwawancarai dapat menciptakan hubungan yang positif dan memudahkan untuk
membangun hubungan.

Identify your organization; penting untuk mengidentifikasi organisasi yang diwakili oleh
interviewer untuk membangun identitas dan legitimasi dirinya.
Ask for a specific amount of time; minta sejumlah waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan
wawancara.

Ask a question; ajukan pertanyaan yang mudah dijawab dan terbuka yang tidak mengancam dan
memulai tahap orientasi pembukaan.

Susunlah setiap pembukaan dengan hati-hati dari teknik ini sehingga sesuai untuk orang
yang diwawancarai dan situasinya. Libatkan orang yang diwawancarai dalam pembukaan
sebagai mitra, bukan penonton; buatlah pembukaan dialog bukan monolog. Ketika Anda adalah
orang yang diwawancarai, bersikeraslah untuk memainkan peran aktif daripada pasif.

Nonverbal Communications in Opening

Komunikasi nonverbal seperti suara, mimic wajah, gerak tubuh, dan penampilan sangat
penting dalam menciptakan kesan pertama yang positif yang memotivasi orang yang
diwawancarai untuk menanggapi dan mengambil bagian dalam wawancara. Bagaimana
interviewer berkomunikasi secara nonverbal dalam beberapa menit pertama wawancara
mengungkapkan tingkat ketulusan, kepercayaan, kepercayaan, kehangatan, dan minat.

Territoriality; menghargai territorial pihak lain dengan selalu mengetuk sebelum memasuki
ruangan, bahkan saat pintunya terbuka. Tunggu sampai pihak lain memberi tanda secara lisan
atau nonverbal untuk masuk dan duduk.

Appearance, dress, face, and voice; mengomunikasikan minat, ketulusan, kehangatan, urgensi,
daya tarik, kerapian, kedewasaan, dan profesionalisme.

Touch; berjabat tangan disesuaikan dengan hubungan dan situasi. Menyentuh hanya pantas jika
pihak-pihak memiliki hubungan yang dekat dan sesuai dengan harapan.

Reading nonverbal communication; jenis kelamin dan budaya mengatur komunikasi nonverbal
dalam pembukaan interview.

C. Closing The Interview

Interviewee akan mendengarkan dan mengamati sinyal yang menunjukkan minat, apresiasi,
dan ketulusan dan kapan wawancara akan ditutup. Fokus pada interaksi ini dan pastikan
interviewee mengetahui bahwa wawancara telah berakhir. Tanggapi penutupan setiap wawancara
seserius saat melakukan pembukaan, karena setiap interaksi memengaruhi sejarah relasional
secara positif atau negatif.

Guidelines for Closing Interviews

1. Buatlah penutupan dialog daripada monolog. Sebagai pewawancara, dorong interaksi

melalui sinyal verbal dan nonverbal termasuk diam. Sebagai orang yang diwawancarai,
tanggapi secara aktif pertanyaan, tawarkan pendapat dan fakta yang tidak disebutkan, dan
ungkapkan rasa apresiasi ketika dibutuhkan.
2. Bersikaplah tulus dan jujur saat menutup wawancara. Jangan membuat janji atau
komitmen yang tidak dapat atau tidak akan dapat ditepati.
3. Atur wawancara dengan baik agar tidak terburu-buru saat menutupnya.
4. Pihak lain akan mengamati dan menafsirkan semua yang pihak lainnya katakan dan
lakukan, dan semua yang tidak dikatakan dan dilakukan. Salah bicara atau tindakan
nonverbal yang tidak tepat dapat menghapus semua yang telah dicapai saat.
5. Meletakkan dasar untuk kontak di masa depan. Jika kontak tambahan diperlukan, maka
sebaiknya di rencanakan dan atur sesegera mungkin untuk pertemuan selanjutnya.
6. Jangan memperkenalkan topik atau ide baru atau bertanya jika wawancara sebenarnya
atau secara psikologis hampir berakhir. Hal ini bisa memulai kembali sesi wawancara dan
membuat situasi menjadi canggung.
7. Hindari failed departure, yang terjadi ketika menutup wawancara dan berpisah dengan
pihak lain. Kemudian beberapa saat kemudian bertemu lagi dengan pihak tersebut di
tempat lain. Keadaan ini akan menjadi cukup canggung, maka sebaiknya harus berlatih
dalam mengucapkan perpisahan kepada pihak lain setelah melakukan interview.

Closing Techniques

Gunakan Pertanyaan Clearinghouse. Pertanyaan clearinghouse memungkinkan interviewer

menentukan apakah ia telah membahas semua topik, menjawab semua pertanyaan, atau
menyelesaikan semua masalah. Permintaan tersebut harus merupakan upaya yang jujur dan tulus
untuk menemukan pertanyaan, informasi, atau masalah yang belum terselesaikan.

Nyatakan Penyelesaian Tujuan yang Dimaksud. Nyatakan jika tujuan sudah tercapai.
Gunakan kata-kata yang sering digunakan untuk penutupan sehingga interviewer bisa mulai
mengakhiri dengan mudah dan mampu memberikan sinyal kepada interviewee bahwa
wawancara sudah selesai.

Ajukan Pertanyaan Pribadi. Pertanyaan pribadi adalah cara yang menyenangkan untuk
mengakhiri wawancara dan dapat meningkatkan hubungan. Bersikaplah tulus dan berikan orang
yang diwawancarai waktu yang cukup untuk menjawab.

Ajukan Pertanyaan Profesional. Pertanyaan profesional lebih formal daripada pertanyaan

pribadi, serta harus menunjukkan minat yang tulus.

Berikan Sinyal Bahwa Waktu Sudah Habis. Patuhi batas waktu yang telah disepakati
sebelumnya atau selama pembukaan. Jangan terburu-buru dalam menutup tetapi akhiri
wawancara pada saat yang paling tepat.

Jelaskan Alasan Penutupan. Jelaskan mengapa wawancara harus diakhiri.

Ekspresikan Penghargaan atau Kepuasan. Tunjukkan apresiasi dan kepuasan dengan tulus
atas apa yang telah diterima dari wawancara, seperti informasi, bantuan, evaluasi, cerita,
penjualan, posisi, rekrutan, atau waktu.

Atur untuk Pertemuan Berikutnya. Jika perlu, atur pertemuan berikutnya.

Ringkas Wawancara. Penutupan ringkasan biasa digunakan untuk wawancara informasional,

kinerja, konseling, dan penjualan. Ulangi informasi, tahapan, atau kesepakatan penting atau
verifikasi akurasi dan kesepakatan.

Saat merencanakan wawancara, pertimbangkan teknik penutupan (atau kombinasi) mana

yang paling cocok untuk menutup interaksi dengan pihak ini saat ini. Biasanya interviewer akan
menggabungkan beberapa teknik verbal dan nonverbal menjadi penutupan yang efektif.