PT.

MANDIRI RAJA TIRTA

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

STANDARD PROSEDUR
Komunikasi Internal & Eksternal

No Dokumen : MRTSP-MR-006
No Revisi : 00
Tgl Efektif : 09 April 2018
Halaman 1 dari 4

Disahkan Oleh, Disetujui Oleh, Dibuat Oleh,

MR Direktur MR
Hal. 2 dari 4

1. TUJUAN

Untuk menjamin semua komunikasi internal dan eksternal dalam penerapan sistem
mutu dapat terlaksana dengan efektif dan mengurangi terjadinya misscommunication
(kesalahan pengertian penyampaian dan pemahaman) untuk seluruh manajemen
dan karyawan.

2. LINGKUP

Berlaku untuk seluruh Manajemen dan Karyawan di PT Mandiri Raja Tirta.

3. DEFINISI : -

4. REFERENSI :

ISO 9001:2015 Klausul 7.4 Komunikasi

5. TANGGUNG JAWAB

5.1 Setiap Kepala Departemen bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan

penerapan komunikasi internal diantara karyawan di departemen yang
bersangkutan serta komunikasi eksternal (dengan pihak terkait di luar
perusahaan).

5.2 MR bertanggung jawab memonitor dan mengevaluasi efektifitas pelaksanaan

komunikasi internal dan eksternal.

5.3 Kepala Departemen HRD bertanggung jawab mengkoordinasi pelaksanaan

dan penerapan komunikasi internal dan eksternal.
 Hal. 4 dari 5

7. DETIL PROSEDUR
7.1 Kepala Departemen Terkait mengidentifikasi kebutuhan komunikasi internal/
eksternal sesuai dengan bidang kerja serta tugas dan tanggungjawab
masing-masing Departemen.

7.2 Kepala Departemen Terkait menentukan metode dan media komunikasi

sesuai dengan matriks sebagai berikut :

Matriks Komunikasi Internal

N
Nama Meeting PIC Frekuensi Ruang Lingkup
o
1 Operasional Marketing, Satu minggu Realisasi PO, Stock Material,
Purchasing, sekali Stock Barang Jadi, Jadwal
PPIC Pengiriman
2 Quality QA/ QC, Sebulan sekali Keluhan Pelanggan, Reject
Maintenance, atau bila
Production diperlukan
3 Persiapan produksi PPIC, Harian dan satu Rencana Produksi, Persiapan
Produksi, minggu sekali Mesin Produksi
Maintenance
4 Produksi Production Satu minggu Aktivitas Produksi, Kapasitas
sekali Produksi, Evaluasi Reject,
Setiap Hari Rencana Perbaikan &
Pencegahan
5 Tinjauan Manajemen Min 1 kali Evaluasi Manajemen
setahun

Matriks Komunikasi Eksternal

No Eksternal PIC Metode/media Frekuensi Ruang Lingkup

1 Supplier RM Purchasing, Quesioner, Sesuai dengan Informasi mengenai mutu
QA/ QC komunikasi kebutuhan/ produk yang terkait
lisan terutama supplier/ dengan material
material baru

2 Jasa Sub Maintenance, Kontrak, PO, Sesuai kebutuhan Penanganan untuk

Kontraktor QA, Plant, Proposal, terutama apabila mencegah terjadinya
(perbaikan Purchasing, Briefing sub kontraktor kontaminasi terhadap
infrastruktur, HRD bekerja di area PT. produk (menjamin mutu
pengujian, SBRC Div Plastik produk)
proses produksi, dan PT. SST
jasa ekpedisi)

3 BPOM, Depkes, Legal, HRD, Surat Sesuai kebutuhan Penerbitan peraturan

Deperindag, QA/ QC, MR menyurat, terutama apabila yang terkait dengan
Depnaker, MUI, komunikasi ada perubahan atau produk, pendaftaran/
Asosiasi terkait lisan, regulasi. penerbitan registrasi produk
peraturan
perundang-
undangan
 Hal. 5 dari 5

4 Customer Marketing, Product spec, Sesuai kebutuhan Informasi mengenai

QA product list, terutama untuk produk, target konsumen,
materi produk/ customer persyaratan pelanggan.
presentasi, baru
surat menyurat

7.3 Kepala Departemen Terkait meminta persetujuan ke Atasan Terkait atas

metode dan media komunikasi internal dan eksternal.

7.4 Apabila disetujui maka Kepala Departemen Terkait akan melaksanakan

komunikasi internal/ eksternal sesuai dengan matriks. Apabila tidak disetujui
maka Kepala Departemen Terkait merevisi metode dan media komunikasi.

7.5 Kepala Departemen Terkait mengevaluasi dampak komunikasi internal/

eksternal apabila ada keterkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dan
Departemen lain.

7.6 Apabila ada keterkaitan maka Kepala Departemen tersebut akan

mengkomunikasikan hasil evaluasi dampak komunikasi internal/eksternal ke
departemen lain dalam Internal Memo. Departemen Terkait melakukan
pembahasan evaluasi Sistem Manajemen yang telah ada.

7.7 Apabila tidak ada keterkaitan maka Kepala Departemen tersebut cukup
menyimpan hasil evaluasi dampak komunikasi internal/ eksternal tersebut di
departemennya masing-masing.

8. DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Tinjauan Manajemen MRTSP-MR-003

2. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan MRTSP-MKT-003
3. Prosedur Seleksi & Evaluasi Supplier MRTSP-PBL-002

9. LAMPIRAN

1. Internal Memo MRTF-MR-021.00

2. Eksternal Memo MRTF-MR-023.00