Bagian 9

Mata Kuliah Penilaian Kinerja Perusahaan

Evaluasi Aspek Operasional – Bagian 1
Oleh : Arya Pradita SE. MM,Par

Apa Yang Dievaluasi

Telah diketahui bersama bahwa komputerisasi sudah menjadi kebutuhan utama manajemen untuk
mendukung informasi dalam pengambilan keputusan manajemen. Namun, banyak pula perusahaan
yang tidak tahu apakah penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) berbasis komputer tersebut
telah berjalan secara optimal atau belum. Dalam contoh ini, akan dievaluasi apakah penerapan SIM
berbasis komputer di perusahaan X telah berjalan sebagaimana mestinya atau sebaliknya. Data
didapat melalui penyebaran kuesioner pada staff pelaksana.

Alat Evaluasi
Untuk mengevaluasi data dari responden diperlukan alat analisis, dimana yang digunakan adalah alat
analisis statistik deskriptif, misalnya berupa rata-rata tertimbang. Lalu, hasil analisis tersebut akan
dibandingkan dengan harapan-harapan manajemen. Selanjutnya, data dan fakta yang akan
dibutuhkan dan diambil menurut Wilkinson (1986) sehubungan dengan kinerja SIM adalah sebagai
berikut:
- Tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas.
- Tugas dan tanggung jawab telah didistribusikan pada unit-unit organisasi.
- Kebijakan dan prosedur telah dipahami dan dilaksanakan dengan baik.
- Produktifitas karyawan memuaskan.
- Unit organisasi telah saling bekerjasama untuk menjaga arus data dengan lancar.
- Masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya.
- Volume puncak data telah ditangani dengan baik.
- Operasi-operasi telah direncanakan dan dikendalikan dengan baik.
- Jumlah kesalahan di tiap operasi telah diminimumkan.
- Tidak ada operasi yang menghambat arus data.
- Terjadi penundaan dalam pengolahan data.
- Hasil dari tiap operasi adalah penting.
- Tidak terjadi operasi yang tumpang tindih.
- Arus data informal harmonis dengan arus data formal.

1
 - Sistem pengendalian internal dapat diandalkan.
- Peralatan pengolahan data telah digunakan secara efektif dan efisien.
- Terdapat standar kerja yang baik.
- File dapat mudah diakses dan diperbaharui.
- Terdapat salinan (copy) atas file-file dan laporan-laporan.
- Laporan-laporan dapat disiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada.
- Tembusan dari dokumen-dokumen yang ada memang diperlukan.
- Dokumen yang ada cukup efektif.
- Sistem mudah untuk beradaptasi terhadap kejadian khusus dan perubahan-perubahan yang
terjadi.

Cara Evaluasi
 Data
Data yang dibutuhkan adalah dari responden yang berkompeten. Data ditampung pada
instrumen pengumpul data, misalnya berupa kuesioner, dimana isiannya diambil dari komponen-
komponen kinerja SIM diatas, misalkan dengan skala pengukuran interval, yaitu:
1 = Sangat Tidak Setuju
2 = Tidak Setuju
3 = Cukup
4 = Setuju
5 = Sangat Setuju

Catatan:
Skala diatas dapat saja dibagi atas tujuh, sembilan dan seterusnya, sesuai dengan tingkat presisi
yang diminta.

 Pengolahan dan Analisa

Setelah kuesioner disebarkan pada responden, misalnya telah diisi oleh 100 (seratus) responden,
selanjutnya data dikelompokkan seperti pada tabel berikut ini.

Tingkat Persetujuan Rata-Rata

Komponen SIM
1 2 3 4 5 Tertimbang
Tugas dan tanggung jawab telah diterapkan dan
- - 10 50 40 4,3
didefinisikan dengan jelas.

2
Tugas dan tanggung jawab telah didistribusikan pada
- - 10 30 60 4,5
unit-unit organisasi.
Kebijakan dan prosedur telah dipahami dan dilaksanakan
- - 30 30 40 4,1
dengan baik.
Produktifitas karyawan memuaskan. - 30 20 30 20 3,4
Unit organisasi telah saling bekerjasama untuk menjaga
- 20 20 20 40 3,8
arus data dengan lancar.
Masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya. - - 30 40 30 4,0
Volume puncak data telah ditangani dengan baik. - 10 30 30 30 3,8
Operasi-operasi telah direncanakan dan dikendalikan
- - 50 30 20 3,7
dengan baik.
Jumlah kesalahan di tiap operasi telah dapat
- - 60 20 20 3,6
diminimumkan.
Tidak ada operasi yang menghambat arus data. - 40 20 20 20 3,2
Terjadi penundaan dalam pengolahan data. - 50 30 10 10 2,8
Hasil dari tiap operasi adalah penting. - 20 30 30 20 2,6
Tidak terjadi operasi yang tumpang tindih. 10 20 40 20 10 3,0
Arus data informal harmonis dengan arus data formal. 20 20 20 20 20 3,0
Sistem pengendalian internal dapat diandalkan. 30 20 30 10 10 2,5
Peralatan pengolahan data telah digunakan secara efektif
10 40 20 10 10 2,8
dan efisien.
Terdapat standar kerja yang baik. 20 20 20 20 20 3,0
File dapat mudah diakses dan diperbaharui. 30 20 30 20 10 3,1
Terdapat salinan (copy) atas file-file dan laporan-laporan. - 30 30 20 30 3,8
Laporan-laporan dapat disiapkan dengan mudah dari file
- 20 30 30 20 3,5
dan dokumen yang ada.
Tembusan dari dokumen-dokumen yang ada memang
- 30 30 30 10 3,2
diperlukan.
Dokumen yang ada cukup efektif. 10 20 30 30 10 3,1
Sistem mudah untuk beradaptasi terhadap kejadian
20 20 20 20 20 3,0
khusus dan perubahan-perubahan yang terjadi.
Rata-Rata Keseluruhan (77,8 / 23) 3,38

Catatan: Kuesioner ini hanya dipakai hanya dalam menjelaskan kasus ini saja.

3
Hasil Analisis
Setelah kuesioner yang berisi data terkumpul, tahapan berikutnya adalah melakukan pengolahan
dan analisa data dengan menggunakan alat-alat analisis. Untuk alat analisis statistika seperti yang
ditentukan diatas, hasil analisa yang diperoleh adalah sebagai berikut.
 Dengan menggunakan rata-rata tertimbang dapat dihasilkan bahwa persetujuan responden atas
pelaksanaan sistem informasi bernilai 3,8 dari skala 5 yang dapat diartikan diatas cukup tapi
belum mencapai baik.
 Masih terdapat 4 (empat) komponen yang bernilai dibawah 3,0 dari skala lima yang dapat
diartikan dibawah cukup.

Evaluasi
Walaupun berdasarkan harapan harapan manajemen sistem informasi sudah baik (nilai rata-rata
tertimbang keseluruhan diatas skala 3,0), namun hasil penelitian menyatakan ada 4 (empat)
komponen yang dinyatakan performanya masih dibawah standar, hasil evaluasi merekomendasikan
untuk dilaksanakannya penigkatan kualitas sistem informasi, khususnya dari komponen berikut:
 Terjadi penundaan dalam pengolahan data.
 Hasil dari tiap operasi adalah penting.
 Sistem pengendalian internal dapat diandalkan.
 Peralatan pengolahan data telah digunakan secara efektif dan efisien.

Keempat komponen diatas menandakan SIM dapat lebih ditingkatkan lagi kualitasnya dalam hal
efektifitas dan efisiensi pengadaan laporan-laporan sebagai hasil dari operasi perusahaan dan
kualitas sumber daya manusia nya dengan cara sebagai berikut:
 Kurangi laporan-laporan yang tidak diperlukan dengan kondisi terupdate operasional perusahaan
saat ini, efisiensikan alur komunikasi terkait laporan-laporan yang tidak diperlukan tersebut.
 Berikan training ulang kepada SDM yang berkaitan dengan pengolahan data terkait penggunaan
peralatan pengolahan data agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.
 Cek kembali SOP (standart operating procedure) sistem pengendalian internal, perbaharui yang
dirasa tidak berjalan dengan baik, efisiensikan prosesnya, dan lakukan training kembali kepada
SDM yang bersangkutan dengan sistem pengendalian internal yang didukung dengan coaching
dari supervisornya dalam jangka waktu minimal seminggu sekali untuk mengetahui feedback
terkait perbaikan sistem pengendalian internal tersebut apakah sudah efektif dan efisien atau
belum.

4
Daftar Pustaka:
Umar, Husein. 2002. Evaluasi Kinerja Perusahaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama