BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Memahami/mengenal RMIK Dalam Pelayanan Kesehatan

a. Pengertian Rekam Medis
Rekam Medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang pasien yang
berisi identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan
kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun swasta
(Permenkes Nomor 209/MENKES/PER/III/2008). Menurut SK Dirjen Yanmed No.
78 Tahun 1991 dijelaskan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien
selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit- unit rawat jalan termasuk unit
gawat darurat dan unit rawat inap. Sedangkan menurut Gemala Hatta rekam medis
merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya
termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para
praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien. Dengan melihat ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa rekam
medis merupakan dokumen yang sangat penting, karena di dalam DRM memuat
informasi mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan pengobatan pasien.
b. Sistem Pendaftaran di RS Dr.M.M Dunda Limboto
Menurut dirjen yanmed (2006:22) pendaftaran adalah tatacara penerimaan pasien
yang akan berobat ke poliklinik maupun di rawat yang merupakan dari suatu system
prosedur pelayanan rumah sakit.  Dapat dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama
kali di terima oleh seorang pasien saat tiba dirumah sakit. Maka dalam tatacara
penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk dari suatu
pelayanan rumah sakit. Tata cara penerimaan pasien dapat dinilai dengan baik dengan
sikap ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab .
Pelayanan pendaftaran di Rumah sakit M.M dunda Limboto terdiri dari
pelayanan pendaftaran rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat IGD. Sistem
pendaftaran di rumah sakit tersebut baik dari pendaftaran rawat jalan, rawat inap, serta
rawat darurat (IGD) seudah berbasis online. Hal ini bisa di lihat dari rumah sakit
tersebut sudah menggunakan SIMGOS. Berikut ini penjelasanya :
1) Pendaftaran Rawat Jalan
Menurut Surat Keputusan Mentri Kesehatan RI No.560/Menkes/SK/IV/2003
tentang tarif perjan rumah sakit bahwa rawat jalan adalah pelayanan pasien untuk
observasi, diagnosis, pengobatan,rehabilitasi medis dan pelayanan kesehatan
lainnya tanpa menginap dirumah sakit.(azrul Azwar 1996:75) .
Sistem pendaftaran Rawat Jalan di RS Dr. MM Dunda Limboto sudah
menggunakan SIMGOS dan sistem pendaftaran pelayanan mandiri atau berbasis
web. Pada sistem pendaftaran Mandiri hanya bisa diiakses oleh pasien lama atau
pasien yang sudah memiliki nomor rekam medis. Berikut ini tampilan SIMGOS
Di RS Dr. Dunda Limboto.

Gambar 2 tampilan awal aplikasi Simgos2

Sumber : Aplikasi Simgos2 RS.M.M Dunda Limboto,Tahun 2021

Berikut ini alur Rawat jalan yang ada di RS Dr. MM Dunda Limboto
 Gambar 3 Alur Pendaftaran Rawat Jalan

Berdasarkan alur rawat jalan di atas maka penjelasannnya adalah

sebagai berikut :
1. Pasien baru
1) Pasien datang berobat mengambil nomor antrian kemudian
mendaftar kembali antrian secara online ke bagian infomasi
2) Kemudian di bagian informasi pasien akan di tanyakan pernah
berobat atau tidak . Jika belum pernah berobat maka akan di input
ke dalam sistem pendaftaran mandiri sebagian pasien baru rawat
jalan.
3) Kemudian pasien akan di tanyakan poli yang akan di tuju. Serta
memilih dokter yang akan memeriksa.
4) Lalu pasien akan menerima nomor antrian dan menunggu
panggilan antrian di pendaftran rawat jalan
5) Kemudian di bagian pendfatran rawat jalan maka petugas akan
menginput indetitas pasien di SIMGOS dan akan di teruskan di
bagian poliklinik
 6) Jika pasien BPJS maka akan mengurus jaminan di bagian SEP
(Surat Elegibilitas Pasien).
7) Jika pasien umum maka akan membayar ke loket pembayaran
sebasar 25 ribu (konsultasi dokter).
8) Setelah itu maka pasien akan di arahkan ke poli . di poli juga
terdapat SIMGOS. Dimana pada SIMGOS ini terdapat menu
seperti identitas pasien, riwayat penyakitnya, diagnosa serta
tindakan. Jika pasien akan memerlukan pemeriksaan penunjang
maka diarahkan ke ruang pemeriksaan LAB, Radiologi.
9) Jika ada resep obat dari dokter pasien akan ke apotik. Dan
apabila pasien umum maka harus ke loket pembayaran untuk
membayar biaya obat. Di apotek juga terdapat aplikasi SIMGOS
yang sudah terintergrasi.
10) Tahap terakhir pasien pulang. Pada aplikasi SIMGOS akan
difinalkan.

2. Pasien lama
1) Pasien datang berobat mengambil nomor antrian kemudian
mendaftar kembali antrian secara online ke bagian infomasi.
2) Kemudian di bagian informasi pasien akan di tanyakan pernah
berobat disini atau tidak . Jika sudah pernah berobat maka akan di
input ke dalam sistem pendaftaran mandiri sebagian pasien lama
rawat jalan.
3) Kemudian pasien akan di tanyakan poli yang akan di tuju. Serta
memilih dokter yang akan memeriksa.
4) Lalu pasien akan menerima nomor antrian dan menunggu
panggilan antrian di pendaftran rawat jalan
5) Kemudian di bagian pendfatran rawat jalan maka petugas akan
menginput indetitas pasien di SIMGOS dan akan di teruskan di
bagian poliklinik
6) Jika pasien BPJS maka akan mengurus jaminan di bagian
pendaftaran rawat jalan dan jika pasien umum maka harus
membayar ke loket pembayaran
 7) Setelah itu maka pasien akan di arahkan ke poli. Di poliklinik
juga terdapat SIMGOS. Dimana pada SIMGOS ini terdapat menu
seperti identitas pasien, riwayat penyakitnya, diagnosa serta
tindakan. Jika pasien akan memerlukan pemeriksaan penunjang
maka diarahkan ke ruang pemeriksaan LAB, Radiologi.
8) Jika ada resep obat dari dokter pasien akan ke apotik. Dan
apabila pasien umum maka harus ke loket pembayaran untuk
membayar biaya obat. Di apotek juga terdapat aplikasi SIMGOS
yang sudah terintergrasi.
9) Tahap terakhir pasien pulang.
Pada aplikasi SIMGOS akan di finalkan. Berikut ini tampilan dari
pendaftaran pelayanan mandiri di RSUD Dr.MM Dunda Limboto
khusunya nomor antrian otomatis serta tampilan SIMGOS di
bagian pendaftaran rawat jalan, adapun SIMGOS di bagian
poli,filling, dan apotik.

Gambar 4 tampilan
layanan mandiri pendaftaran pasien rawat jalan
Gambar 5 pembuatan nomor antrian secara elektronik

Gambar 6 nomor antrian rawat jalan

 Selain itu di RS Dr. MM Dunda Limboto terdapat sistem pendaftaran
online bagi pasien yang sudah pernah berkunjung. Dalam sistem ini
pasien tidak perlu lagi mengantri di tempat pendaftaran. Jika pasien
ingin melakukan pengobatan maka hanya perlu mendaftarkan diri
secara mandri melalui website yang sudah di sediakan oleh pihak
rumah sakit. Kemudian setelah mendaftarkan secara mandiri maka
pasien akan ke poliklinik yang akan di tuju. Ini hanya berlaku untuk
pasien rawat jalan dan sudah pernah berobat dirumah sakit Dr. MM
Dunda Limboto.

Gambar 7 Petunjuk Pendaftaran Rawat Jalan Online

2. Pendaftaran Rawat Inap
Menurut Huffman (1994), Rawat inap adalah salah satu bentuk proses
pengobatan atau rehabilitasi oleh tenaga pelayanan kesehatan profesional
pada pasien yang menderita suatu penyakit tertentu, dengan cara di inapkan
di ruang rawat inap tertentu sesuai dengan jenis penyakit yang dialaminya.
Sistem pendaftran rawat inap di RS Dr.MM Dunda limboto sudah
menggunakan SIMGOS sesuai dengan PMK No. 82 tahun 2013. Dimana
 sistem pendaftarannya pasien rawat inap sudah berbasiss online. Kemudian
di setiap bagian pelayanan rawat inap sudah terkonek dengan SIMGOS.
Dengan kata lain saling berkesinambungan (terintergrasi).

Berikut ini alur rawat inap di di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto.

Gambar 8 Alur Rawat Inap RSUD Dr. M.M Dunda Limboto

1. Pasien baru
1) Pasien datang ke admisi ( tempat Pendaftaran pasien rawat inap)
2) Kemudian petugas admisi akan menanyakan pernah di rawat di rumah
sakit tersebut atau tidak jika tidak maka petugas akan membuatkan
nomor rekam medis pasien.
3) Setelah itu petugas admisi akan menginput identitas pasien ke
SIMGOS. Serta ruangan yang di pilih pasien.
4) Jika pasien BPJS maka akan mengurus jaminan di bagian Pendaftran
rawat inap
5) Setelah itu petugas admisi akan menyiapkan formulir rekam medis
baru
 6) Kemudian petugas admisi akan mengisi formulir rekam medis dan
mengimput di aplikasi SIMGOS. Serta pasien sudah bisa memilih
ruangan rawat inap.
7) Setelah itu jika pasien sudah sembuh maka di izinkan pulang untuk
pasien BPJS maka tidak perlu membayar biaya rumah sakit sedangkan
pasien umum maka perlu mengurus biaya administrasi ke loket
pembayaran di rumah sakit Dr. MM limboto.
2. Pasien lama
1) Pasien datang ke admisi (tempat Pendaftran pasien rawat inap).
2) Kemudian petugas Admisi akan menanyakan pernah di rawat di rumah
sakit tersebut atau tidak jika pernah berobat maka petugas akan
mengambil berkas rekam medis di Ruang filling
3) Kemudian Petugas admision akan menginput identitas, ruangan yang
di pilih pasien rawat inap di SIMGOS
4) Jika pasien BPJS maka akan mengurus jaminan di bagian Pendaftran
Rawat jalan
5) Setelah itu bagian admisi melengkapi indetitas pasien ke dalam berkas
rekam medis pasien
6) Kemudian pasien akan menuju ke ruang rawat inap
7) Jika pasien dinyatakan sembuh maka pasien akan di izinkan pulang.
Akan tetapi bila pasien BPJS maka tidak perlu membayar biaya
administrasi rumah sakit sedangkan pasien tanpa jaminan wajib untuk
membayar biaya administrasi di loket pembayaran.

3. Pendaftaran Gawat Darurat (UGD)

Pelayanan Unit Gawat Darurat (UGD) adalah salah satu bagian di
rumah sakit yang menyediakan penanganan awal bagi pasien yang
menderita sakit dan cedera, yang dapat mengancam kelangsungan
hidupnya. Setiap rumah sakit pasti memiliki layanan UGD yang melayani
pelayanan medis selama 24 jam.
Pendaftaran gawat darurat di RS Dr. MM dunda limboto sudah
menggunakan SIMGOS dari kementrian kesehatan RI tahun 2013.
 Gambar 9 Alur IGD RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Dari alur intalasi gawat darurat maka penjelasannya sebagai berikut
1. Pasien datang ke UGD
2. Kemudian petugas mendaftarkan pasien masuk di UGD, Melalui Aplikasi
SIMGOS.
3. Pasien akan di berikan pemeriksaan dan tindakan medis oleh petugas
kesehatan berdasarkan warna dari Alur UGD.
4. Setelah Itu Pasien akan di observasi selama 6 jam.
5. Jika pasien sembuh sebelum 6 jam maka pasien akan termasuk pasien
rawat jalan UGD dan di izinkan pulang. Apabila pasien belum ada
perubahan selama 6 jam observasi maka pasien akan di teruskan ke pasien
rawat inap.
6. bila ketersediaan kamar tidak memadai atau fasilitas dari rumah sakit maka
pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain.
3.2 Pengelolaan Berkas Rekam Medis Di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
1. Assembling di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Assembling Assembling adalah kegiatan merakit berkas rekam medis
pasien rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan serta mengecek
kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan form yang harus ada pada
berkas rekam medis pasien rawat inap, (Sulistyawati, 2014).
 Kegiatan Assembling di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto belum
dilakukan diruangan rekam medis karena kurangnya karyawan tetapi
kegiatan assembling sudah di laksanakan di tiap ruangan pearawatan rawat
inap. Setiap ruangan rawat inap merakit sendiri atau melengkapi dokumen
rekam medis sesuai kebutuhan ruangan tersebut.
2. Koding di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Kegiatan pengkodean adalah pemberiaan penetapan kode dengan
menggunakan huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang
mewakili komponen data. Kegiatan yang dilakukan dalam coding meliputi
kegiatan pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis..
Indonesia sendiri menggunakan ICD-10 tahun 1998 melalui SK Menkes RI
No.50/MENKES/KES/SK/I/1998.sedangkan untuk pengkodean tindakan
medis dilakukan menggunakan ICD-9CM.
Penerapan koding di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto sudah sesuai dengan
ketentuan ICD 10 untuk kode diagnosa dan pada tindakan menggunakan
ICD 9.
3. Indeksing di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Instalasi rekam medis menyediakan indeks pasien, dokter, penyakit,
operasi/ tindakan dan kematian. Indeks pasien, sudah dilakukan secara
elektronik dan tersimpan pada database rumah sakit. Sementara indeks
lainnya masih dilakukan secara manual menggunakan Ms. Excel.
Indeksing yang digunakan di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto yaitu
indeksing penyakit dan indeksing tindakan. Penggunaan indeksing penyakit
ini memudahkan untuk statistik data kesehatan seperti 10 penyakit
terbanyak.
1. 10 Penyakit Terbanyak Di RSUD Dr.M.M Dunda Limboto
Tabel 1.10 Penyakit Terbanyak Rawat Inap tahun 2020

No Nama Penyakit Jumlah

1 TB Paru 403
2 ISK 334
3 Demam Thypoid 308
4 Broncho Pneumonia 279
5 DHF 199
6 GEA 175
7 Pneumonia 172
8 DM tipe 2 172
9 Dyspepsa 168
10 Nefrolitiasis 70
Jumlah

2. 10 Penyakit Terbanyak Rawat Jalan Di RSUD.Dr.M.M Dunda Limboto

Tabel 2. 10 Penyakit Terbanyak Rawat Jalan Tahun 2020
No Nama Penyakit Jumlah
1. TB Paru 374
2. Hipertensi 205
3. Diabetes Mellitus Type II 175
4. OEPRF 166
5. Low Back Pain 141
6. Otitis Media Supuratif kronik 130
7. Dyspepsia 125
8. Osteoritis 120
9. ISPA 118
 10. Otitis 115

1. Filling di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto

Penyimpanan/Penjajaran (filling ) adalah sistem penataan rekam medis
dalam suatu tempat yg khusus agar penyimpanan dan pengambilan
(Retrieval ) menjadi lebih mudah dan cepat. Dalam bidang rekam medis
adalah suatu ruangan yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan, retensi
dan pemusnahan dokumen rekam medis. Selain itu filing juga menyediakan
dokumen rekam medis yang telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan
penggunaan mencari informasi sewaktu-waktu jika diperlukan.
Pengelolaan filling di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto sangat baik karena
dilihat dari tempat penyimpananan berkas rekam medis tertata dengan baik.
Sistem penyimpanan di ruang filling adalah desentralisasi dimana
penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat jalan dan berkas rekam medis
rawat inap secara terpisah.
Tracer (outguide) merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan
rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam medis yang
keluar dari penyimpanan. Tracer ini tetap berada di penyimpanan sampai
rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Dan Di
Rumah Sakit Dr. M.M Dunda Juga Sudah Menggunakan Tracer.
3.3 Sistem Penyelenggaraan Berkas Rekam Medis di RSUD Dr. M.M Dunda
Limboto
1. Sistem Indentifikasi Pasien Di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Identifikasi pasien adalah suatu sistem identifikasi kepada pasien untuk
membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya sehingga
memperlancar atau mempermudah dalam pemberian pelayanan kepada
pasien. Sistem Identifikasi Pasien di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
yaitu pemasangan gelang identitas di pergelangan tangan pasien. Dan
gelang pasien ini terdiri dari 2 warna yaitu warna merah muda dan biru.
2. Sistem Penamaan di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Sistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seorang pasien
dalam dalam rekam medis (RM), yang bertujuan untuk membedakan
antara pasien satu dengan pasien lainnya.
 Sistem penamaan di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto menggunakan sistem
penamaaan secara majemuk sesuai dengan nama pasien yang ditulis
menjadi satu seperti penulisan nama pada umumnya hanya ada
penambahan pengenal untuk membedaka pasien sesuai umur dan status
pernikahan seperti : Tn, Ny, Nn, An, By,. Pada sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Gos2 tertulis seperti berikut :
Laki-laki dewasa yang sudah menikah, kelengkapan nama yang digunakan
adalah Tn.
Contoh : Naldi H, Tn
Perempuan sudah menikah, kelengkapan nama yang digunakan Ny
Contoh : Siska, Ny
Perempuan yang belum menikah, kelengkapan nama yang digunakan Nn
Contoh : Nindy, Nn
Bayi yang belum mempunyai nama menggunakan nama ibunya, sehingga
nama kelengkapan yang digunakan adalah By. Ny
Contoh : Serlin P, By. Ny Riska
Bayi yang sudah mempunyai nama maka, kelengkapan yang digunakan
adalah By.
Contoh : Frengki, By
Pada beerkas rekam medis manua/kertas menggunakan penamaan yang
sama pada sistem, namun tanda pengenal seperti Tn, Ny, Nn, An, By
ditulis terlebih dahulu sebelum nama pasien.
Contoh : Nn, Carmelita
3 Sistem Penomoran Di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara
penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai
bagian dari identitas pasien yang bersangkutan.
Sistem penomoran yang digunakan di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
yaitu sistem penomoran secara Unit Numbering System. Pemberian nomor
cara Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien yang akan dipakai
selamanya bila berkunjung di rumah sakit untuk keperluan berobat.
4. Sistem Penyimpanan Di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto
Sistem penyimpanannya Berkas rekam medis terdiri dari yaitu :
 1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentralisasi
yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam
medis pasien (rawat jalan dan rawat inap) kedalam satu berkas dan
satu tempat
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi
yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan berkas
rekam medis pasien rawat jalan da rawat inap.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Dr. M.M Dunda
adalah desentraisasi.
Kekurangan desentralisasi :
a) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan
lebih banyak
Kelebihan desentralisasi :
a) Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Sistem Penjajaran Di RSUD Dr. M.M Dunda Limboto