TUGAS ARTIKEL EVOLUSI TEORI ORGANISASI

DAN ADMINISTRASI

DOSEN PENGAMPU: Rita Yuanita Toendan SE,MSi

NAMA : ABRAHAM

NIM : BBA 116 309

MK : TEORI ORGANISASI

TUGAS : KE-10

UNIVERSITAS PALANGKA RAYA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

2020

BAB 10
PERUBAHAN ORGANISASI

PENGERTIAN PERUBAHAN ORGANISASI

Perubahan organisasi secara sederhananya dapat diartikan adalah pembahasan mengenai

mengapa, kapan, dan bagaimana organisasi melakukan perubahan (Hatch, 1997: 350)

PENYEBAB PERUBAHAN

 FAKTOR INTERNAL

Menyangkut faktor internal organisasi. Ex: perubahan tujuan, perubahan jumlah personel,
menurunnya semangat kerja, dll.

 FAKTOR EKSTERNAL

Disebabkan oleh perubahan lingkungan organisasi. Ex: regulasi pemerintah, kondisi

ekonomi, tindakan pesaing, dll.

PERUBAHAN TIDAK TERENCANA

 jenis-jenis perubahan yang tidak dapat diantisipasi oleh organisasi.

 Contohnya di sini adalah: perubahan cara pandang tentang pekerjaan, perubahan
penafsiran simbol-simbol dan pemaknaan dalam organisasi, perubahan politik internal
organisasi, dan lain-lain

LEVEL PERUBAHAN

 perubahan makroevolusioner (macroevolutinary forces of change). Ini adalah perubahan-

perubahan organisasi yang disebabkan oleh perilaku organisasi-organisasi lain. Tindakan atau
aksi dari organisasi-organisasi lain acapkali mempengaruhi suatu organisasi, sehingga terjadi
perubahan.

LEVEL PERUBAHAN

 perubahan microevolusioner (microevolutionary forces of change). Ini

adalah perubahan-perubahan yang disebabkan pengaruh faktor-faktor internal dalam siklus

atau daur kehidupan organisasi, baik karena pertambahan ukuran dan kompleksitas, maupun
masalah pertumbuhan (growth) dan penurunan (decline) organisasi.

LEVEL PERUBAHAN

 perubahan politis (political forces of change), yakni perubahan pada level individu.
Biasanya pergulatan politik dan kekuasaan dalam organisasi.

JENIS PERUBAHAN (Kotter, 1997)

 Restrukturisasi (restructuration)

 Rekayasa ulang (reengineering)

 Penyusunan Strategi kembali (turn around)

 Akuisisi (acquisition)

 Perampingan (downsizing)

 Program-program Kualitas (quality programs)

 Pembaharuan kultur organisasi (organizational culture’s renewal)

RESTRUKTURISASI
 Biasanya dilakukan ketika struktur organisasi dianggap tidak memadai lagi (dalam arti,
tidak efektif dan efisien) untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan organisasi.

 Dilakukan dengan cara:

1. Unifikasi: penggabungan beberapa unit kerja.

2. Deorganisasi: penghapusan satuan organisasi.

3. Revitalisasi: memberdayakan organisasi

Rekayasa ulang

 perubahan pada sistem-sistem kerja organisasi (misalnya sistem produksi, sistem pasokan
input, sistem pemasaran, sistem komunikasi, dan lain-lain).

 Tujuannya adalah membangun keterkaitan yang lebih efektif dan efisien di antara
sistemsistem tersebut.

PENYUSUNAN KEMBALI STRATEGI

 dilakukan ketika posisi strategis organisasi sudah tidak sesuai lagi dengan tujuan-tujuan
dan sasaran-sasaran organisasi. Ini bisa berlaku pada level strategi korporasi atau strategi
bisnis. Jadi, di sini strategi organisasi harus disusun ulang.

AKUISISI / MERJER

 pengambil-alihan suatu perusahaan oleh perusahaan lain. Dalam hal ini bisnis yang
dikelola oleh perusahaan yang diakuisisi biasanya diintegrasikan kepada perusahaan yang
mengakuisisi.

 Perlu perubahan organisasi, baik pada sisi perusahaan yang diakuisisi maupun perusahaan
yang mengakuisisi.

 Bentuk lain akuisisi adalah merjer, yakni penggabungan dua perusahaan (biasanya
bergerak pada bisnis yang sama) untuk mendapatkan keuntungan-keuntunga tertentu.

PERAMPINGAN
 Perampingan adalah upaya-upaya mengurangi ukuran organisasi, sedemikian rupa
sehingga dapat lebih efisien. Ini bisa dilakukan dengan menutup unitunit yang dianggap tidak
esensial atau tidak menguntungkan

PROGRAM-PROGRAM KUALITAS

biasanya dilakukan untuk memperbaiki mutu produk atau jasa yang dihasilkan suatu
organisasi.

PERUBAHAN / PEMBAHARUAN KULTUR

 upaya-upaya untuk mengubah nilai-nilai dan norma-norma di dalam organisasi. Ini

dilakukan ketika budaya organisasi dipandang sudah tidak cocok lagi dengan tujuan-tujuan
dan sasaran-sasaran organisasi, sehingga perlu dikembangkan suatu budaya baru.

MODEL PERUBAHAN LEWIN

• Proses perubahan digambarkan hanya dalam tiga tahap, yaitu: (1) pencairan (unfreeze), (2)
perubahan (change) atau gerak (move), dan (3) pembekuan kembali (refreeze).

GAGASAN DASAR LEWIN

• memang cukup fundamental, yakni bahwa suatu perubahan organisasi selalu diiringi dengan
dua kekuatan yang menolak dan menerima perubahan. Ini dilambangkan dengan deretan anak
panah ke atas dan ke bawah,

TAHAP TRANSFORMASI

TABEL 10.1 Tahap-Tahap Transformasi Organisasi Lewin Tahap Langkah Strategi

UNFREEZING: Pencairan kebekuan lama Menghilangkan keseimbangan equilibrium yang

menopang stabilitas organisasional

 Memamfaatkan ketertekanan (stress) atau ketidakpuasan yang ada di dalam sistem yang
berlaku
 Menciptakan kekuatan tambahan pada perubahan, atau mengurangi resitensi. Misalnya
melakukan sosialisasi tentang perlunya perubahan

CHANGE OR MOVEMENT

Gerak menuju Perubahan Mempengaruhi gerak atau perubahan yang terjadi pada sistem yang
sedang tidak seimbang tersebut menuju arah yang diinginkan

 Memberi pelatihan pola-pola perilaku baru

 Mengubah hubungan pelaporan dan sistem imbalan

 Menerapkan gaya manajemen baru

REFREEZING

Pembekuan kembali equilibrium baru. Tahap ini akan terjadi ketika pola-pola perilaku baru
sudah stabil atau terinstitusionalisasi

 Membuat kebijakan baru dalam rekrutmen agar orangorang yang direkrut cocok dengan
kultur baru dan dapat bekerja dengan baik dalam struktur dan sistem imbalan baru serta gaya
manajemen baru tersebut.

MODEL KOTTER

 Tahap pertama adalah membangkitkan rasa urgensi (establishing a sense of urgency).

 Tahap kedua, membentuk koalisi pengarah yang kuat (forming a powerful guiding
coalition), yaitu orang-orang yang

akan menjadi pelopor perubahan

 Tahap ketiga, yakni mengembangkan visi dan strategi (creating a vision).

TAHAPAN MODEL KOTTER

 Tahap keempat, mengkomunikasikan visi perubahan (communicating the vision).

 Tahap kelima : menggerakkan, mendukung, dan memberdayakan lebih banyak orang

untuk tidak sekedar mendukung, melainkan bertindak atau berbuat menjalankan visi tersebut

(empowering others to act on the vision).

 Tahap keenam, merencanakan dan mengusahakan keuntungan-keuntungan jangka pendek
(planning for and creating short-terms wins).

Tahapan model Kotter

 Tahap ketujuh, setelah bukti-bukti jangka pendek semakin banyak dihasilkan, maka
selanjutnya adalah mengkonsolidasikan pencapaian-pencapaian yang ada dan mendorong
lebih banyak lagi perubahan (consolidating improvement and producing still more change).

 Tahap kedelapan, melembagakan pendekatanpendekatan baru tersebut ke dalam kultur

organisasi (institutionalizing new approaches)

Perbedaan Model Lewin dan Kotter

 Model Kotter: penekanannya kepada konsistensi dan dinamika perubahan, perubahan

organisasi pada dasarnya adalah suatu upaya yang harus secara konsisten dan terus-menerus
diperjuangkan.

 tahap-tahap perubahan Kotter tidak terpisah-pisah melainkan saling berhimpit

MODEL SCHNEIDER DAN BEATTY

 Faktor-faktor penentu keberhasilan suatu perubahan disebut critical success factors (CSFs)

 Di awal perubahan, pengelola organisasi perlu mendefinisikan faktor-faktor kunci

keberhasilan ini. Bahan untuk menganalisa faktor-faktor tersebut adalah dari strategi
(bussines strategy) dan budaya perusahaan (corporate culture).

lanjutan

 Analisis terhadap CSFs pada sebuah organisasi kemudian diaplikasikan kepada struktur-
sistemskill ( 3 s), yakni tiga faktor struktural yang harus disesuikan dengan CSFs.

 Perubahan 3 S perlu dikelola sedemikian rupa sehingga membentuk suatu perubahan

perilaku pada anggota-anggota organisasi. Inilah yang menjadi dasar dari keunggulan dan
peningkatan kinerja organisasi di masa mendatang.

MODEL ROBBINS

 Robbins mendefinisikan secara lebih umum, yakni efektivitas organisasi. Jadi, perubahan
organisasi tidak harus secara spesifik untuk meningkatkan kinerja, melainkan pada dasarnya
dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan dan
sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.

TAHAPAN PERUBAHAN ROBBINS

 Apa yang harus dirubah? struktur, / teknologi / proses?

 Rancangan perubahan: (1) proses perubahan, (2) taktik-taktik yang akan dipergunakan
dalam menyukseskan perubahan, apakah intervensi, partisipasi, persuasi atau perintah (edict).

 Implementasi perubahan dan dilakukan evaluasi dan umpan balik. Model simbolik-
interpretif Hatch

 Penyebab kegagalan atau tersendat-sendatnya suatu upaya perubahan organisasi menurut

model ini, adalah karena adanya ketakutan atau ‘jurang kultural’, yaitu kurangnya sikap

saling-percaya dan saling menghargai (mutual fear based on lack of respect and trust) di
antara pengelola organisasi dan anggota di level bawah.

 Kunci keberhasilan perubahan ada dua:

(1) menyadari bahwa pengelola organisasi adalah pelaku sekaligus bagian dari perubahan itu
sendiri; dan

(2) menjadi manajer yang sadar-simbol (symbolically aware managers). Para pengelola
organisasi adalah simbol yang sangat kuat dalam menyampaikan pesan tentang nilai-nilai dan
norma-norma yang berlaku di dalam organisasi. Oleh karena itu, menurut model ini, mereka
harus mengontrol perilakunya agar tidak berlawanan dengan visi perubahan yang hendak
dicanangkan.

AKTOR YANG MEMAINKAN PERAN DALAM PERUBAHAN (Berger, 1994)

 AGEN PERUBAHAN (change agents), yaitu mereka yang memiliki kemampuan sebagai
pelopor dan motivator perubahan dalam organisasi.

 MANAJER PERUBAHAN (change managers), yaitu mereka yang memiliki kapabilitas

khusus dalam membuat rencana, mengorganisir dan mengimplementasikan perubahan.

 FASILITATOR PERUBAHAN (change facilicators), yaitu orang-orang yang tersebar di

semua level organisasi dan secara aktif mendukung agen perubahan dan manajer perubahan.
 PENGHALANG PERUBAHAN (change buffers), yaitu pihakpihak yang secara pasif
menentang perubahan, dikarenakan merasa enggan atau cukup puas dengan kondisi yang ada.

 PENENTANG PERUBAHAN (change resistors), yaitu mereka yang secara aktif dan
terang-terangan menentang perubahan.

PANDANGAN TTG PERUBAHAN ORGANISASI

A. Pandangan Postmodern : Pertama, perubahan organisasi bisa menjadi suatu sarana

dominasi (vehicle of domination) bagi pengelola organisasi yang secara sadar atau tidak
memiliki kecenderungan totalitarianism, atau sikapsikap diktator. Kedua, perubahan
organisasi dapat dilihat pula sebagai peluang bagi kebebasan, kreativitas, dan keserba-
mungkinan (possibility).

B. PANDANGAN KEKUASAAN DAN POLITIK

Perubahan organisasi pada dasarnya adalah cerminan dari hilangnya kontrol yang selama ini
dipegang oleh koalisi yang dominan (dominant power coalition) di dalam organisasi.

PANDANGAN PERUBAHAN

C. Pandangan Learning dan Inovasi: Proses pembelajaran dan inovasi dalam organisasi
menuntut perubahan-perubahan tertentu dalam struktur dan pola-pola pengelolaan
organisasi.

D. Pandangan Pendekatan Kultur: bahwa penanaman suatu kultur baru diperlukan agar
perubahan organisasi dapat dimapankan sebagai pola-pola perilaku yang tetap dalam
organisasi.

PERAN ADMINISTRASI DALAM PERUBAHAN

Memimpin perubahan (leading change), dalam arti mengelola upaya-upaya perubahan di

dalam organisasi sesuai dengan kondisi-kondisi dan karakteristikkarakteristik perubahan yang
harus dilakukan.

Peran Administrasi Dalam Perubahan Organisasi

Mungkin Anda pernah merasakan saat masuk dalam sebuah organisasi kemudian ada sesuatu
yang mengganjal terkait proses dokumen, administrasi atau pengesahan suatu hal dalam
organisasi tersebut. Jangka waktu lama yang diperlukan untuk menyelesaikan proses
administrasi itu kadang membuat kita tertekan.

Sebuah organisasi itu bisa berbentuk institusi, sekolah, komunitas, pemerintahan dan lainnya.
Bila sistem administrasinya kurang baik maka akan berdampak pada kemajuan organisasi itu
sendiri. Siapa yang ingin masuk dalam satu lingkungan organisasi bila administrasinya saja
seakan amburadul atau acak-acakan.

Pengertian Administrasi

Apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan administrasi itu? Apakah Anda semua sudah tahu
maksud sebenarnya dari administrasi? Mari kita jabarkan bersama di bawah ini.

Administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata intensif dan ministrare, yang
artinya adalah membantu, melayani dan memenuhi. Jadi secara garis besar, administrasi
adalah sebuah proses untuk membantu, melayani, mengarahkan dan mengatur semua yang
berkaitan dengan kegiatan yang ada dalam sebuah organisasi atau usaha untuk kepentingan
bersama.

Merujuk pada definisi yang dibuat oleh para ahli, administrasi adalah sebuah proses
pelayanan berkaitan dengan surat-surat yang terdapat di berbagai jenis usaha atau kelompok,
baik besar atau kecil semua memiliki administrasi di dalamnya.

Sebuah tugas atau kegiatan bisa diselesaikan secara bersama melalui sebuah proses
administrasi yang di dalamnya juga terdapat proses bimbingan dan pengendalian dari
kelompok yang bersangkutan untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Belanda, pengertiannya dijabarkan
dalam lingkup sempit, yaitu suatu kegiatan tata usaha kantor seperti mencatat, mengetik,
mengkopi dan menggandakan dari sebuah proses pelayanan.

Pengertian ini termasuk dalam lingkup sempit sesuai pengertian kata dalam bahasa
Inggrisnya yaituclerical task. Dalam arti luas, administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu
sebuah proses kerjasama antara dua pihak berdasarkan pengertian rasional tertentu untuk
meraih tujuan atau goal bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jadi secara luas, merangkum dari penjabaran yang di atas, administrasi itu adalah sebuah
proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh dua pihak berbeda demi tercapainya
sebuah tujuan yang sebelumnya telah disepakati melalui fungsi-fungsi manajemen –
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dll- yang dimiliki oleh setiap
organisasi atau kelompok.

Peranan Administrasi dalam Organisasi

Seperti yang diketahui oleh banyak orang bahwa pengertian dasar dari sebuah organisasi
adalah satu orang atau sekelompok orang yang secara sengaja berada dalam satu lingkaran
teratur untuk mencapai satu tujuan tertentu yang sama.

Setiap orang yang terlibat dalam satu organisasi bekerjasama dalam langkah teratur yang
telah disepakati bersama. Setelah membaca beberapa penjabaran dari administrasi di atas,
kita pasti sudah mendapat gambaran mengenai sebuah keteraturan dan pengendalian yang
memiliki dampak kuat terhadap sebuah organisasi atau usaha.

Uraian tadi membantu kita untuk memahami makna administrasi yang sebenarnya. Ya,
administrasi berusaha sekuat tenaga untuk melakukan pengamatan yang teliti dalam kegiatan
sehari-hari dari setiap orang yang tergabung dalam organisasi ataupun mereka yang punya
kepentingan dengan organisasi tersebut.

Seperti yang kita ketahui bahwa manusia itu terkadang mendahulukan ego atau egois ketika
melakukan suatu hal dan mereka ingin selalu didahulukan jika memiliki kepentingan. Biar
yang lain nanti saja asalkan aku yang pertama, pada dasarnya manusia seperti itu. Sama
halnya ketika menyangkut masalah administrasi.

Jadi jika dalam suatu organisasi tidak memiliki satu tugas yang mengawasi dan mengatur
maka tidak akan ada aturan atau hukuman dan membuat setiap orang yang terlibat dalam
organisasi menjadi seenaknya, saling mengambil keuntungan untuk kepentingan sendiri.
Tujuan dalam sebuah organisasi akan menjadi kacau tanpa administrasi yang baik.

Tujuan utamanya bukanlah lagi sukses bersama atau pengembangan organisasi itu sendiri
melainkankesuksesan untuk individu saja. Jadi penting sekali adanya pengawasan pada setiap
anggota organisasi dan hal ini hanya bisa dilakukan oleh administrator atau orang yang
mengerjakan administrasi.
Terlihat betapa pentingnya seorang administrator di sini, yang terkadang administrasi
dianggap remeh jika dibandingkan jenis pekerjaan lain dalam organisasi. Padahal dengan
kehadiran seorang administrator maka organisasi bisa mencapai target yang telah ditentukan
dan meraih sukses.

Administrator adalah orang yang memegang kendali administrasi, membuat aturan dan
ketentuan terhadap anggota dalam kelompok. Setelah membuat peraturan tersebut,
administrator harus mengawasi apakah setiap orang melaksanakan peraturan tersebut atau
tidak. Jika ada yang tidak melaksanakan peraturan tertentu maka administrator berhak untuk
memberikan hukuman atau sangsi baik secara administrasi ataupun lainnya sesuai ketentuan
yang berlaku dalam kelompok tersebut.

Administrasi juga menjawab semua aktivitas yang sedang dilakukan oleh setiap anggota dan
administrator bertanggung jawab untuk membantu setiap anggota mencapai tujuan bersama.
Ya, kadang anggota dalam suatu organisasi mengabaikan pekerjaan seorang administrator
ataupun fungsiadministrasi itu sendiri.

Administrator dianggap tidak berguna dan tidak memberikan kontribusi apa pun bagi
kepentingan organisasi. Justru sebaliknya, organisasi memerlukan pengerjaan administrasi
yang baik untuk bisa mengendalikan dan mengawasi fungsi-fungsi lain dalam sebuah
organiasi agar bisa berjalan semestinya.

Semua pekerjaan dan departemen selalu terhubung dengan administrasi dan administrator.
Jadi bisa dilihat sepenting apakah pekerjaan administrasi dan seorang administrator di sini.
Bagi yang berpikir bahwa peran administrasi tidak penting bisa mencoba memahami kembali
penjabaran di atas.

Prinsip-prinsip Administrasi

Tidak ada kata tak berguna atau tidak berfungsi bagi sebuah administrasi dalam organisasi.
Perannya terbukti vital. Agar lebih jelas, di bawah ini sedikit pencerahan mengenai aspek
penting dari administrasi yang disebut prinsip-rpinsip administrasi, sebagai berikut:

1. Prinsip Administrasi - Hirarki

Dalam setiap administrasi pasti ada hirarki. Hal ini bisa berbeda di berbagai organisasi namun
pada dasarnya prinsipnya tetap sama. Biasanya hirarki berbentuk pyramid dengan pimpinan
di paling atas dan staf pendukung berada di bawahnya.

2. Prinsip Administrasi - Kendali

Pembuatan keputusan dan kendali lain biasanya dibuat oleh setiap orang yang bertanggung
jawab di departemen berbeda dalam sebuah organisasi. Keputusan akhir biasanya dibuat oleh
manajemen yang dipimpin seorang manajer. Dalam hal ini administrasi berfungsi sebagai
sarana untuk memuluskan proses pembuatan keputusan tersebut.

3. Prinsip Administrasi - Kesatuan Perintah

Setiap administrator semestinya menjawab satu pertanyaan dalam satu waktu karena jika ada
dua orang berbeda yang memerlukan jawaban dalam waktu sama akan menimbulkan
kebingungan dan administrator tidak akan bisa melaksanakan tugas administrasi dengan
optimal.

4. Prinsip Administrasi - Delegasi Wewenang

Pimpinan tertinggi dalam organisasi membagikan kewenangan pada setiap orang di

departemen berbeda dalam organisasi. Hal seperti ini membuat tiap anggota lebih dapat
diperhitungkan dan membantu pengaturan organisasi menjadi lebih mudah. Secara
administrasi juga lebih memudahkan sebuah tugas.

5. Prinsip Administrasi - Spesialisasi

Setiap orang melakukan tugas administrasinya masing-masing. Jika melakukan tugas berbeda
dari tugas yang telah ditentukan maka anggota tidak bisa berkonsentrasi penuh pada
pekerjaannya sehingga menyebabkan waktu menjadi tidak efisien.

6. Prinsip Administrasi - Objektif

Organisasi harus objektif dan setiap anggota beserta manajemen harus bekerjasama
melaksanakan objektif ini dibantu melalui proses administrasi yang baik.

7. Prinsip Administrasi - Sentralisasi dan Desentralisasi

Kekuasaan teratas dalam istilah administrasi yang dibantu oleh anggotanya disebut dengan
sentralisasi sedangkan ketika kekuasaan itu dibagikan ke banyak orang di berbagai
departemen berbeda di level yang tidak sama disebut desentralisasi.

Organisasi harus memiliki keseimbangan dalam dua hal ini agar semua fungsi dalam
organisasi bisa bekerja secara optimal. Administrasi membantu melewati semua proses ini
dan memuluskan jalan menuju tujuan bersama.

Kesimpulan

Perubahan organisasi dapat sebagai pembahasan mengenai mengapa,kapan, bagaimana

organisasimelekukan perubahan. Perubahan organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam:
perubahan terencana (planned change) dan perubahan tidak terencana (unplanned change)

Berdasarkan kubus perubahan minztberg, level perubahan bisa pula dibagi menjadi
dua dimensi, yaitu dimensi strtegi dan dimensi organisasi,atau aspek tindakan (action)
mengubah organisasi berarti mengubah pelaku atau susunan pelaku.

Jenis-jenis perubahan organisasi antara lain adalah:restrukturisasi, rekeyasa ulang,

penyusunan strategi kembali, akuisis, perampingan, program-program kualitas, dan
pembaruan kultur organisasi.