CASE PRESENTATION

MANAJEMEN LOGISTIK FARMASI

DI PUSKESMAS BANGETAYU KOTA SEMARANG
Laporan Kesehatan Masyarakat
Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Program Pendidikan Profesi Dokter
Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Di Puskesmas Bangetayu
Periode Kepaniteraan 14 Januari 2019 – 16 Maret 2019

Oleh :
Puti Renata Tandiari
30101307046

Pembimbing :
dr. Yuni Susanti
Drs. Purwito, M.Kes
HALAMAN JUDUL

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
SEMARANG
2019

1
 MANAJEMEN LOGISTIK FARMASI
DI PUSKESMAS BANGETAYU KOTA SEMARANG
Periode 14 Januari 2019 – 16 Maret 2019
Laporan Kegiatan Kepaniteraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di
Puskesmas Bangetayu
HALAMAN PENGESAHAN
Yang dipersiapkan dan disusun oleh:
Puti Renata Tandiari
30101307046

Laporan Kasus yang telah diseminarkan, diterima dan disetujui di depan tim
penilai Puskesmas Bangetayu Semarang.
Semarang, Februari 2019
Disahkan Oleh:

Mengetahui

Pembimbing Puskesmas Bangetayu Pembimbing Kepanitraan IKM

dr.Yuni Susanti Drs. Purwito, M.Kes

Kepala Puskesmas Bangetayu Kepala Bagian IKM FK Unissula

dr. Suryanto Setyo Priyadi Dr. Siti Thomas Z.,SKM,M.kes

ii
 PRAKATA

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT yang Maha Mendengar lagi

Maha Melihat, atas segala limpahan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya sehingga

kami diberikan kesehatan, kesabaran dan kekuatan sehingga dapat menyelesaikan

laporan kasus mengenai Manajemen Logistik Farmasi di Puskesmas Bangetayu

Semarang.

Penyusunan laporan ini guna memenuhi tugas-tugas dalam rangka

menjalankan Kepanitraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat. Laporan ini

memuat data tentang Manajemen Logistik Farmasi di Puskesmas Bangetayu

Semarang.

Dalam penyusunan laporan ini, kami menyadari kelemahan dan

keterbatasan sehingga memperoleh bantuan, bimbingan, dorongan, dan petunjuk

dari berbagai pihak. Oleh karena itu kami ingin mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada :

1. dr. Suryanto Setyo Priyadi, selaku Kepala Puskesmas Bangetayu yang

telah memberikan bimbingan dan pelatihan selama kami menempuh

Kepanitraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Bangetayu

Semarang.

2. dr.Yuni Susanti, selaku pembimbing di Puskesmas Bangetayu yang telah

memberikan bimbingan dan pelatihan selama kami menempuh Kepanitraan

Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Bangetayu Semarang.

iii
 iv

3. Dokter, Paramedis, beserta Staf Puskesmas Bangetayu atas bimbingan dan

kerjasama yang telah diberikan.

 Penyusunan laporan ini masih jauh dari kata sempurna dan banyak

terdapat keterbatasan. Adapun kritik dan saran yang bersifat membangun sangat

kami harapkan untuk perbaikan.

Akhir kata, kami berharap semoga hasil laporan kasus Manajemen

Logistik Farmasi di Puskesmas Bangetayu Semarang dapat bermanfaat bagi

semua pihak.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Semarang, Februari 2019

Penyusun

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................ii
PRAKATA.............................................................................................................iii
DAFTAR ISI............................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
1.1. Latar Belakang..........................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah.....................................................................................3
1.3. Tujuan.......................................................................................................3
1.3.1. Tujuan Umum................................................................................3
1.3.2. Tujuan Khusus...............................................................................3
1.4. Manfaat.....................................................................................................4
1.4.1. Bagi Dokter Muda..........................................................................4
1.4.2. Bagi Puskesmas Bangetayu............................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................5
2.1. Managemen Logistik.................................................................................5
2.2. P1 Perencanaan Obat di Puskesmas..........................................................6
2.2.1. Penerimaan obat.............................................................................7
2.3. P2 Pengelolaan obat di puskesmas............................................................8
2.3.1. Penyimpanan obat........................................................................10
2.3.2. Pendistribusian obat.....................................................................10
2.4. P3 Pemantauan Obat di Puskesmas........................................................12
2.4.1. Pengendalian obat........................................................................12
2.4.2. Pencatatan/Pelaporan obat...........................................................12
2.4.3. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan obat.................................13
2.5. Struktur Organisasi Manajemen Obat di Puskesmas..............................13
BAB III ANALISA SITUASI................................................................................15
3.1. Cara Pengamatan Dan Waktu Pengamatan.............................................15
3.1.1. Cara Pengamatan..........................................................................15

vi
 vii

3.1.2. Waktu Pengamatan.......................................................................15

 3.2. Hasil Analisa Situasi...............................................................................15
3.2.1. P1 Perencanaan Kebutuhan Obat.................................................15
3.2.2. Pengadaan Obat............................................................................17
3.2.3. Penerimaan Obat..........................................................................18
3.3. P2 Penyimpanan Obat.............................................................................19
3.3.1. Pendistribusian Obat....................................................................22
3.4. P3 Pemantauan Obat...............................................................................24
3.4.1. Struktur Organisasi Manajemen Farmasi dan pengelolaan
sumber daya manusia...................................................................26
BAB IV PEMBAHASAN......................................................................................28
4.1. Planning..................................................................................................28
4.2. Organizing...............................................................................................29
4.3. Actuating.................................................................................................29
4.4. Controlling..............................................................................................31
4.5. Prioritas Masalah.....................................................................................32
4.5.1. Daftar Masalah.............................................................................32
4.5.2. Prioritas Masalah dengan metode Hanloon Kualitatif.................32
4.5.3. Urutan Masalah Berdasarkan Prioritas Masalah..........................34
4.6. Analisis Penyebab Masalah....................................................................36
4.7. Analisis Akar Penyebab Masalah Berdasarkan Pendekatan Sistem.......37
4.8. Usulan Pemecahan Masalah....................................................................38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................39
5.1. Kesimpulan.............................................................................................39
5.2. Saran........................................................................................................40
BAB VI PENUTUP...............................................................................................41
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................42

viii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama (Permenkes, 2014). Puskesmas adalah unit

pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab

menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayah kerja tertentu.

Puskesmas sebagai salah satu organisasi fungsional pusat pengembangan

masyarakat yang memberikan pelayanan promotif (peningkatan), preventif

(pencegahan), kuratif (pengobatan), dan rehabilitatif (pemulihan kesehatan)

(Depkes RI, 2011). Pelayanan kefarmasian merupakan bagian dari upaya

kesehatan perorangan, terutama dalam hal kuratif (pengobatan). Hal ini

mejadikan pelayanan kefarmasian sebagai unsur penting di puskesmas,

sehingga ketersediaan dan manajemen farmasi yang sesuai dan memenuhi

standar sangat dibutuhkan dalam suatu pengobatan di puskesmas.

Pengelolaan obat di pelayanan kesehatan tingkat pertama seperti

Puskesmas memiliki peran yang signifikan. Pengelolaan obat di Puskesmas

bertujuan untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangakuan

pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional (Depkes, 2003).

Managemen obat yang kurang baik akan mengakibatkan persediaan obat

mengalami stagnant (kelebihan persediaan obat) dan stockout (kekurangan

atau kekosongan persediaan obat). Obat yang mengalami stagnant memiliki

1
 2

resiko kadaluarsa dan kerusakan bila tidak disimpan dengan baik. Obat yang

stagnant dan stockout akan berdampak pada pelayanan kesehatan di

Puskesmas (Handayani, 2009).

Proses penyimpanan merupakan proses yang sangat penting pada

kegiatan manajemen obat. Penyimpanan merupakan suatu kegiatan

pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang),

terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.

Proses penyimpanan yang tidak sesuai, maka akan terjadi kerugian seperti

mutu sediaan farmasi tidak dapat terpelihara (tidak dapat mempertahankan

mutu obat dari kerusakan, rusaknya obat sebelum masa kadaluwarsanya

tiba), potensi terjadinya penggunaan yang tidak bertanggung jawab, tidak

terjaganya ketersediaan dan mempersulit pengawasan terhadap inventoris.

Indikator yang dapat digunakan untuk menganalisis proses penyimpanan

adalah jumlah obat kadaluwarsa, stok obat mati dan nilai stok akhir obat.

Oleh karena alasan-alasan tersebut diatas, maka perlu dilakukan

penelitian terkait managemen logistik Farmasi di Puskesmas Bangetayu

Kota Semarang. Manajemen logistik ini yaitu melibatkan perencanaan

(planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan

pengendalian (controlling).
 3

1.2. Rumusan Masalah

“Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalah dalam penelitian

ini adalah “Bagaimana Manajemen Logistik Farmasi di Puskesmas

Bangetayu pada tahun 2019?”

1.3. Tujuan

1.3.1. Tujuan Umum

Memahami managemen logistik farmasi di Puskesmas

Bangetayu, serta memberikan pemecahan masalah dalam rangka

upaya perbaikan mutu Puskesmas Bangetayu.

1.3.2. Tujuan Khusus

a) Mengetahui tentang P1 perencanaan kebutuhan obat di

puskesmas Bangetayu

b) Mengetahui tentang P2 penggerakkan dan pelaksanaan

manajemen logistik farmasi di puskesmas Bangetayu

c) Mengetahui tentang P3 pengawasan, pengendalian dan penilaian

manajemen logistik farmasi di puskesmas Bangetayu

d) Melakukan analisa pada manajemen logistik farmasi di

puskesmas bangetayu
 4

1.4. Manfaat

1.4.1. Bagi Dokter Muda

Memperluas wawasan Dokter Muda mengenai manajemen

logistik farmasi dan mampu menjalankan pelayanan kesehatan untuk

masyarakat dengan menggunakan sumberdaya yang tersedia.

1.4.2. Bagi Puskesmas Bangetayu

a. Sebagai salah satu sumber informasi bagi pemerintah Kota

Semarang dalam rangka penentuan arah kebijakan, perbaikan

dalam hal pengelolaan logistik farmasi di puskesmas Bangetayu.

b. Bahan masukan bagi puskesmas Bangetayu dalam pengelolaan

logistik farmasi dalam rangka peningkatan efisiensi.

c. Sebagai aplikasi ilmu dan pengalaman berharga dalam memperluas

wawasan dan pengetahuan penelitian tentang pengelolaan logistik

farmasi di puskesmas Bangetayu.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Managemen Logistik

Manajemen adalah serangkaian proses yang terdiri atas perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan kontrol (Planning, Organizing,

Actuating, Controling) untuk mencapai sasaran/tujuan secara efektif dan

efesien. Efektif berarti bahwa tujuan yang diharapkan dapat dicapai melalui

proses penyelenggaraan yang dilaksanakan dengan baik dan benar serta

bermutu, berdasarkan atas hasil analisis situasi yang didukung dengan data

dan informasi yang akurat (evidence based). Sedangkan efisien berarti

bagaimana Puskesmas memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk

dapat melaksanaan upaya kesehatan sesuai standar dengan baik dan benar,

sehingga dapat mewujudkan target kinerja yang telah ditetapkan.

(Permenkes,2016)

Agar tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dapat tercapai, maka

manajemen memerlukan unsur atau sarana atau “ the tool of management”

meliputi unsur 6 M yaitu:

a. Man (manusia)

b. Money (uang)

c. Methods (metode)

d. Materials (bahan)

e. Machine (mesin)

f. Market (Sasaran penduduk)

5
 6

Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur

tersebut diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip manajemen

tersebut merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-fungsi

logistik dengan baik (Seto, 2004).

Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap

pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari

suplair, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan

(Bowersox, 2000).

2.2. P1 Perencanaan Obat di Puskesmas

Perencanaan obat dan alat kesehatan merupakan proses kegiatan

seleksi obat untuk menentukan jenis dan jumlah obat dalam rangka

pemenuhan kebutuhan Puskesmas yang mengacu pada Daftar Obat esensial

Nasional (DOEN) dan Fomularium Nasional (FORNAS), serta

KOMPENDIUM alat kesehatan. Perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas

setiap periode dilaksanakan oleh Ruang Farmasi di Puskesmas. Proses

 7

perencanaan kebutuhan obat pertahun dilakukan secara berjenjang (bottom

up). Puskesmas menyediakan data pemakaian obat dan alat kesehatan

dengan menggunakan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

(LPLPO). Selanjutnya Instalasi Farmasi Kota akan melakukan kompilasi

dan analisa terhadap kebutuhan Obat Puskesmas di wilayah kerjanya,

memperhitungkan waktu kekosongan obat, buffer stock, serta menghindari

stok berlebih. Perencanaan obat dapat dihitung menggunakan metode

konsumsi obat dan metode morbiditas.

1) Metode konsumsi

Metode ini dilakukan dengan menganalisis data konsumsi obat tahun

sebelumnya untuk mengetahui estimasi kebutuhan obat yang akan

dianggarkan untuk 1 tahun.

2) Metode morbiditas

Metode ini dilakukan dengan menganalisis kebutuhan obat

berdasarkan pola penyakit, perkiraan kunjungan dan waktu tunggu (lead

time). Langkah-langkah dalam metode ini antara lain dengan menentukan

jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus

berdasarkan frekuensi penyakit, menyediakan standar/pedoman pengobatan

yang digunakan, menghitung perkiraan kebutuhan obat, penyesuaian dengan

alokasi dana yang tersedia.

2.2.1. Penerimaan obat

Penerimaan obat dan alat kesehatan adalah suatu kegiatan

dalam menerima obat dan alat kesehatan dari Instalasi Farmasi Kota
 8

sesuai dengan permintaan yang telah diajukan. Tujuannya adalah

agar obat dan alat kesehatan yang diterima sesuai dengan kebutuhan

berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas. Semua

petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan bertanggung jawab

atas keterlibatan penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan

penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.

Petugas penerimaan wajib melakukan pengecekan terhadap obat

yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah

obat, bentuk obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO,

ditandatangani oleh petugas penerima, dan diketahui oleh Kepala

Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat, maka petugas penerima

dapat mengajukan keberatan. Masa kadaluarsa minimal dari obat

yang diterima disesuaikan dengan periode pengelolaan di Puskesmas

ditambah satu bulan.

2.3. P2 Pengelolaan obat di puskesmas

Pengelolaan obat dan alat kesehatan adalah suatu urutan kegiatan yang

mencakup perencanaan, permintaan obat, penerimaan obat, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian obat, pencatatan/pelaporan obat dan

pemantauan serta evaluasi pengelolaan obat dan alat kesehatan. Pengelolaan

obat bertujuan memelihara dan meningkatkan penggunaan obat secara

rasonal dan ekonomis di unit-unit pelayanan kesehatan melalui penyediaan

obat-obatan yang tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tempat. Laporan

Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) merupakan salah satu

 9

contoh pengelolaan obat yang bermanfaat untuk mengendalikan tingkatan

stok, perencanaan distribusi, perencanaan kebutuhan obat dan memantau

penggunaan obat.

Terlaksananya pengelolaan obat dengan efektif dan efisien perlu

ditunjang dengan sistem informasi manajemen obat untuk menggalang

keterpaduan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengelolaan obat. Dengan

adanya sistem ini pelaksanaan salah satu kegiatan pengelolaan obat dapat

dengan mudah diselaraskan dengan yang lain. Selain itu, berbagaim kendala

yang menimbulkan kegagalan atau keterlambatan salah satu kegiatan

dengan cepat dapat diketahui, sehingga segera dapat ditempuh berbagai

tindakan operasional yang diperlikan untuk mengatasinya. Pengelolaan obat

di Puskesmas bertujuan untuk :

a. Terlaksananya peresepan yang rasional.

b. Pengembangan dan peningkatan pelayanan obat yang dapat menjamin:

1). Penyerahan obat yang benar kepada pasien.

2). Dosis dan jumlah yang tepat.

3). Wadah obat yang baik yangb dapat menjamin mutu obat.

4). Informasi yang jelas dan benar kepada pasien.

c. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Pengadaan obat dan alat kesehatan adalah salah satu aspek penting

dan menentukan dalam pengelolaan obat dan alat kesehatan. Tujuan

pengadaan obat adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang
 10

cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat

diperoleh pada saat yang diperlukan.

2.3.1. Penyimpanan obat

Penyimpanan obat dan alat kesehatan, setiap obat yang

disimpan dilengkapi dengan kartu stok untuk mencatat setiap mutasi

obat. Penyimpanan obat harus sedemikian rupa sehingga

memudahkan distribusi obat secara FIFO (first in first out), yaitu sisa

stok tahun lalu digunakan lebih dahulu daripada pengadaan baru

untuk mencegah terjadinya obat rusak atau obat kadaluwarsa.

2.3.2. Pendistribusian obat

Pendistribusian obat dan alat kesehatan merupakan kegiatan

pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk

memenuhi kebutuhan sub unit/ satelit farmasi Puskesmas dan

jaringannya. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan obat sub

unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas

dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat. Sub unit di

Puskesmas dan jaringannya antara lain : Sub unit pelayanan

kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas, Puskesmas Pembantu,

Puskesmas Keliling, Posyandu, Polindes. Pendistribusian ke sub unit

dilakukan dengan cara pemberian obat sesuai resep yang diterima

(floor stock), pemberian obat per sekali minum (unit dose dispensing

system) atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan

 11

Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan obat sesuai dengan

kebutuhan (floor stock).

Berikut adalah alur distribusi obat dan alat kesehatan dari

Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) di Puskesmas.

Gudang Farmasi Kabupaten

Gudang Obat Puskesmas

PUSTU UGD Kamar Obat Ponkesdes

Puskesmas Induk

BP, Poli Gigi,

Laboratorium,

Sumber: Protap ISO 2012

Obat yang telah diterima dari GFK masuk ke gudang obat

puskesmas induk. Setelah diperiksa oleh penanggungjawab obat

puskesmas, lalu dilakukan penyimpanan dan pencatatan. Obat-

obatan tersebut didistribusikan ke kamar obat, unit-unit seperti poli

gigi, UGD, KIA, laboratorium, rawat inap dan pustu-pustu sesuai

dengan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

Dengan LPLPO, sub unit puskesmas melaporkan penggunaan

obatnya pada bulan tersebut sekaligus juga melakukan permintaan

dengan mempertimbangkan jumlah penggunaan bulan sebelumnya,

 12

kenaikan kunjungan, dan buffer stock untuk memenuhi kebutuhan 1

bulan ke depan.

2.4. P3 Pemantauan Obat di Puskesmas

2.4.1. Pengendalian obat

Pengendalian obat dan alat kesehatan adalah suatu kegiatan

untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai

dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak

terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit pelayanan

kesehatan dasar yang terdiri dari pengendalian persediaan,

pengendalian penggunaan, dan penanganan obat hilang, rusak dan

kadaluwarsa.

2.4.2. Pencatatan/Pelaporan obat

Pencatatan/Pelaporan obat dan alat kesehatan merupakan

fungsi pengendalian dan evaluasi administratif obat mulai dari

perencanaan, pengadaan, penyimpanan, sampai pendistribusian obat.

Pencatatan perencanaan kebutuhan jumlah dan jenis obat digunakan

untuk mengevaluasi kesesuaian dengan pengadaan obat. Pencatatan

penggunaan total semua jenis obat pada pasien puskesmas, sisa stok

obat, dan pola penyakit dapat digunakan untuk perencanaan

kebutuhan obat tahun mendatang.

 13

2.4.3. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan obat

Pemantauan dan evaluasi pengelolaan obat dan alat kesehatan

dilakukan secara periodik dengan tujuan mengendalikan dan

menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan obat sehingga

dapat menjaga kualitas maupun pemerataan pelayanan, memperbaiki

secara terus menerus pengelolaan obat dan memberikasn penilaian

terhadap capaian kinerja pengelolaan.

2.5. Struktur Organisasi Manajemen Obat di Puskesmas

Setiap Puskesmas memiliki kamar obat dimana terdapat tim yang

menangani manajemen obat dan alat kesehatan yang terdiri atas kepala

Puskesmas sebagai penanggung jawab, apoteker pengelola, dan pengelola

obat unit layanan.

Kepala Puskesmas

Apoteker Penanggung Jawab

Gudang Obat Puskesmas

AA AA Penanggung Penanggung Penanggung

Kamar Obat UGD & Jawab Obat Jawab Obat Jawab Obat
Rawat Inap Pustu Pustu Ponkesdes

POLINDES

Sumber: Protap ISO 2012

 14

Pada Puskesmas, gudang obat menjadi pusat kegiatan manajemen obat

dan Bahan Medis Habis Pakai, pendistribusian dilakukan ke seluruh sub unit

puskesmas yaitu kamar obat, puskesmas pembantu, polindes, UGD,

laboratorium, Poli Gigi dan Balai Pengobatan (BP) pada jenis-jenis tertentu,

utamanya untuk obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan segera. Pasien

yang telah mendapat pelayanan dari BP, Poli Gigi, KIA dan UGD akan

mendapatkan resep obat yang dapat diambil di kamar obat.

 BAB III

ANALISA SITUASI

3.1. Cara Pengamatan Dan Waktu Pengamatan

3.1.1. Cara Pengamatan

Lokasi pengamatan adalah Puskesmas Bangetayu Semarang.

Jenis penelitian yang digunakan adalah rancangan penelitian

kualitatif dengan pendekatan deskriptif melalui teknik in-depth

interview (wawancara mendalam) dengan apoteker dan asisten

apoteker serta observasi. Informan yang dipilih adalah yang

mengetahui permasalahan dengan jelas, dapat dipercaya untuk dapat

menjadi sumber data yang baik serta mampu mengemukakan

pendapat secara baik dan benar (Sugiyono, 2012).

3.1.2. Waktu Pengamatan

Pengamatan dilakukan satu minggu saat jam kerja di

Puskesmas Bangetayu Semarang. Waktu pengamatan pada tanggal

04 Februari 2019 s.d. 09 Februari 2019.

3.2. Hasil Analisa Situasi

3.2.1. P1 Perencanaan Kebutuhan Obat

Perencanaan obat di Puskesmas berfungsi untuk

memperkirakan dan menentukan jenis dan jumlah sediaan farmasi

yang dibutuhkan di unit pelayanan sehingga pemanfaatan dana

anggaran perencanaan obat dan penggunaan obat secara rasional

15
 16

dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Untuk memenuhi

kebutuhan obat, Puskesmas Bangetayu mendapatkan dropping dari

Instalasi Farmasi (IF) Dinas Kesehatan Kota Semarang. Puskesmas

Bangetayu menggunakan metode konsumsi sebagai dasar

perencanaan pengadaan obat dengan menghitung kebutuhan obat

selama 1 tahun dimana kebutuhan obat dihitung mulai dari stok awal

tahun dan penerimaan obat selama satu tahun lalu dikurangi sisa stok

akhir tahun kemudian hasilnya dikonversi 10% dari jumlah tersebut

untuk mengantisipasi kenaikan kunjungan tahun depan. Pengajuan

permintaan tersebut menggunakan Laporan Pemakaian dan Lembar

Permintaan Obat (LPLPO) yang dimintakan persetujuan kepala

puskesmas, kemudian diajukan ke IF DKK.

Perencanaan pengadaan obat dilakukan guna meminimalisir

adanya kekosongan obat atau yang disebut dengan stockout pada

instalasi farmasi puskesmas. Dalam pengamatan, farmasi puskesmas

Bangetayu belum pernah mendapatkan adanya kejadian stockout.

Namun, kejadian stockout biasanya terjadi pada dropping dari

Instalasi Farmasi (IF). Apabila terjadi stockout, puskesmas

Bangetayu akan membeli obat melalui dana kapitasi JKN atau

mengganti obat yang mengalami stockout dengan obat lain yang

sekiranya memiliki fungsi yang sama. Namun, jika terdapat stok obat

yang berlebih, maka petugas farmasi puskesmas Bangetayu akan

membuat pelaporan mengenai data stok obat yang berlebih kepada

 17

IF, lalu dari IF akan mengambil stok obat yang berlebih dan

disebarluaskan ke puskesmas yang lain. di Perencanaan obat di

puskesmas Bangetayu dilakukan satu tahun sekali.

Prosedur pembelian obat dengan dana JKN :

1. Petugas farmasi melakukan pengadaan obat melalui dana

kapitasi JKN bila stok obat di Instalasi Farmasi (IF DKK)

kosong.

2. Petugas farmasi mengajukan usulan kepada Kepala Puskesmas

yang selanjutnya disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi (IF

DKK) dan diketahui oleh Kepala Bidang Yankes DKK

3. Petugas farmasi melakukan pemesanan obat melalui E-

purchasing

4. Petugas farmasi memasukkan data pembelian ke dalam laporan

LPLPO

3.2.2. Pengadaan Obat

Pengadaan atau permintaan obat di Puskesmas Bangetayu

dilakukan guna memperoleh jenis dan jumlah obat, obat dengan

mutu yang tinggi, menjamin tersedianya obat dengan cepat dan tepat

waktu. Pengadaan atau permintaan obat harus memperhatikan dan

mempertimbangkan bahwa obat yang diminta atau diadakan sesuai

dengan jenis dan jumlah obat yang telah direncanakan. Pengadaan

obat di puskesmas Bangetayu didapatkan dari dropping IF Dinas

Kesehatan Kota Semarang sesuai dengan perencanaan atau bila ada

 18

KLB atau obat habis bisa meminta sewaktu-waktu ke IF. Selain dari

droppng IF, puskesmas Bangetayu juga melakukan pengadaan obat

dengan swadana. Pengadaan obat dengan swadana ini dilakukan

apabila IF tidak mampu memenuhi permintaan obat atau stock obat

kosong. Sumber dana untuk pengadaan swadana obat berasal dari

JKN dan APBD. Untuk pengadaan obat, puskesmas Bangetayu

memiliki tim pengadaan khusus dari staf farmasi yang ditunjuk,

terdiri dari tim perencanaan, pengadaan, penerimaan, pemeriksa, dan

tim bendahara. Tim khusus ini bertanggung jawab langsung terhadap

kepala puskesmas

Namun, ada beberapa jenis obat dipuskesmas yang di dropping

dari IF mengalami kekosongan dikarenakan dari pabrik belum

memproduksi dan ada beberapa jenis obat yang harus dipesan

melalui e-purching sehingga petugas tidak dapat membeli obat

secara manual. Obat yang dipesan sesuai dengan formularium

nasional untuk pelayanan kesehatan tingkat pertama dan obat-obat

yang masuk dalam E-catalog dipesan melalui proses E-Purchasing.

3.2.3. Penerimaan Obat

Obat dari IF diterima oleh petugas farmasi di instalasi

puskesmas. Setelah itu dilakukan pemeriksaan oleh petugas farmasi

Puskesmas Bangetayu Semarang. Kegiatan dalam proses penerimaan

meliputi pengecekan fisik, jumlah barang, nomer batch dan ED

(kadaluarsa), dan sudah sesuai dengan SBBK/faktur. Apabila kondisi

 19

barang sudah sesuai, maka selanjutnya dilakukan penyimpanan

perbekalan di gudang obat puskesmas.

3.3. P2 Penyimpanan Obat

Setelah obat diterima dari IF dengan jenis dan jumlah yang sesuai

dengan dokumen Surat Bukti Barang Keluar (SBBK), maka setiap jenis obat

harus segera dicatat dalam kartu persediaan obat di puskesmas (kartu stok).

Selanjutnya semua obat tersebut dilakukan kegiatan penyimpanan obat yaitu

disimpan di ruangan khusus (gudang obat), yang disusun di rak berdasarkan

bentuk sediaan, misalkan sediaan infus ditaruh diatas palet, injeksi di lemari

injeksi, kemudian disusun secara alfabetis. Untuk menghindari kejadian

pemberian obat kadaluarsa maka obat yang telah diterima akan disimpan

berdasarkan waktu ED dengan sistem FEFO (First Expired-First Out) dan

FIFKO (First In First Out), yaitu obat yang lebih awal kadaluwarsanya

harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsanya masih lama

serta obat yang didropping lebih awal didistribusikan lebih dahulu.

Untuk obat psikotropika dan narkotika disimpan di lemari dengan dua

pintu ganda dan pemegang kunci dibebankan kepada satu petugas farmasi

selalu dicatat pengeluarannya. Penyimpanan vaksin disimpan di cold chain

(lemari pendingin vaksin). Gudang obat dilengkapi alat pendingin yang

dilengkapi monitoring suhu dan kelembabannya, exhaustfan . Jendela dan

pintu gudang obat dilengkapi dengan teralis untuk keamanan.

 20

Prosedur penyimpanan obat di puskesmas Bangetayu:

1. Petugas menggunakan kartu stok obat untuk pencatatan mutasi obat

(penerimaan dan pengeluaran obat) secara tertib

2. Petugas farmasi dan petugas unit terkait yang memiliki penyimpanan

obat melakukan pengisian kartu stok obat

3. Petugas menyimpan obat yang diterima pada almari/rak obat sesuai

jenis dan bentuk sediaan.

4. Petugas farmasi menyimpan obat sesuai dengan suhu penyimpanan

5. Petugas menyusun obat secara alfabetis disesuaikan dengan bentuk

sediaan

6. Petugas farmasi menyimpan obat psikotropika dan narkotika di lemari

khusus yang terkunci dengan pintu ganda

7. Petugas mencatat setiap penerimaan dan penggunaan atau pemakaian

obat golongan narkotika dan psikotropika pada kartu stok harian

8. Petugas farmasi meletakkan cairan infus diatas palet kayu

9. Petugas farmasi mengeluarkan obat yang lebih awal kadaluwarsa lebih

dulu dari obat yang kadaluwarsa kemudian (Sistem FEFO, FIFO)

10. Petugas farmasi melakukan penyimpanan obat emergensi sesuai

persyaratan di unit pelayanan

11. Petugas farmasi mengepak obat emergensi dalam kotak atau container

yang disegel

12. Petugas farmasi melakukan pengecekan obat emergensi tiap 1 minggu

sekali tetapi apabila ada kejadian emergensi, obat segera diganti

 21

13. Petugas ruang pelayanan mencatat pemakaian obat emergensi

14. Petugas farmasi menyegel kembali kotak obat emergensi setelah

selesai melakukan stok opname emergensi.

Pengecekan obat dan BMHP yang kadaluarsa dilakukan setiap satu

bulan sekali lalu obat dan BMHP yang kadaluarsa akan dipisahkan

tersendiri dan petugas akan membuat surat pemberitahuan tentang obat dan

BMHP yang rusak atau kadaluarsa ke Instalasi Farmasi untuk dimusnahkan.

Prosedur pemusnahan obat rusak atau kadaluarsa di puskesmas

Bangetayu :

1. Petugas farmasi melakukan pemantauan kondisi fisik dan masa

kadaluarsa obat dan bahan medis habis pakai

2. Petugas farmasi menarik obat rusak secara incidental

3. Petugas melakukan penarikan obat kadaluarsa 1 minggu sebelum

berakhirnya tanggal atau bulan kadaluarsa

4. Petugas farmasi mengumpulkan obat rusak dan kadaluarsa pada tempat

khusus di gudang obat puskesmas.

5. Petugas farmasi mencatat dalam buku bantu obat rusak dan obat

kadaluarsa

6. Petugas farmasi membuat berita acara pemeriksaan obat rusak dan

kadaluarsa yang diketahui oleh kepala puskesmas

7. Petugas melaporkan hasil pemeriksaan / penelitian obat rusak dan

kadaluarsa kepada Dinas Kesehatan / UPTD IFKK

 22

8. Petugas farmasi mengajukan permohonan ijin pemusnahan obat rusak

dan kadaluarsa kepada kepala Dinas Kesehatan.

9. Apabila diijinkan mengajukan permohonan personil saksi pemusnahan

obat kepada kepala Dinas Kesehatan

10. Petugas farmasi melakukan pemusnahan obat

11. Petugas farmasi membuat berita acara Pemusnahan obat diketahui oleh

Kepala Puskesmas

12. Apabila IFKK akan melakukan pemusnahan obat makan puskesmas

dapat melakukan serah terima obat rusak dan kadaluarsa dengan disertai

berita acara.

3.3.1. Pendistribusian Obat

Pendistribusian obat adalah kegiatan pengeluaran dan

penyerahan obat secara merata dan teratur dari gudang puskesmas

untuk memenuhi kebutuhan sub unit di lingkungan puskesmas

maupun unit pelayanan kesehatan lainnya antara lain sub unit

pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (laboratorium, ruang

pemeriksaan umum, ruang lansia, ruang farmasi, ruang kesehatan

gigi dan mulut, ruang gizi, ruang kesehatan ibu dan KB, ruang

kesehatan anak dan imunisasi dan rawat inap) dan PUSTU

(Puskesmas Pembantu). Tujuannya adalah untuk memenuhi

kebutuhan sub unit di lingkungan kerja puskesmas dengan jenis,

jumlah, dan waktu yang tepat. Alur distribusi obat di Puskesmas

Bangetayu, terdapat pada bagan 3.2

 23

Baga

n 3.2 Alur Distribusi Obat di Puskesmas Bangetayu

Obat yang telah diterima dari IF masuk ke gudang obat

puskesmas. Setelah diperiksa oleh penanggung jawab obat

Puskesmas lalu obat-obatan didistribusikan ke unit-unit di Puskemas

Bangetayu seperti laboratorium, ruang pemeriksaan umum, ruang

lansia, ruang farmasi, ruang kesehatan gigi dan mulut, ruang gizi,

ruang kesehatan ibu dan KB, ruang kesehatan anak dan imunisasi

dan rawat inap. Apabila stok obat di unit-unit habis, maka unit-unit

tersebut berhak mengadakan permintaan obat ke gudang obat.

Sedangkan di ruang pemeriksaan umum, ruang lansia, ruang

kesehatan gigi dan mulut, ruang gizi, ruang kesehatan ibu dan KB,

ruang kesehatan anak dan imunisasi pasien hanya di beri resep yang

ditebus ke ruang farmasi.

 24

3.4. P3 Pemantauan Obat

Pemantauan obat meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh

rangkaian kegiatan dalam pengelolaan sediaan farmasi dan bahan medis

habis pakai yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di

Puskesmas atau unit pelayanan lainnya dan dilakukan secara periodic

dengan tujuan sebagai sumber data untuk melakukan pengaturan dan

pengendalian sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai di puskesmas

dan DKK sehingga dapat menjaga kualitas maupun pemerataan pelayanan.

Pemantauan obat di PUSTU belum adanya kendala, sedangkan pada bagian

rawat inap di dapatkan kendala pada pengecekan stock obat, dimana

pengecek an obat tidak dilakukan setiap hari dikarenakan petugas yang di

beri wewenang untuk melakukan pengecek an bekerja dengan sistem shift

sehingga tidak bisa setiap hari melakukan pengecekan stock obat di rawat

inap.

Puskemas Bangetayu melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan

data dengan sistem komputerisasi yaitu menggunakan SIMPUS yang

terhubung langsung dengan Dinas Kesehatan Kota (DKK). Data yang harus

dimasukkan ke dalam SIMPUS ini berupa data pasien penerima obat, jenis

obat, data pengeluaran obat, data pengadaan sendiri, daftar harga obat,

formulir pemusnahan, formulir luar gedung, dan rekap kunjungan resep.

Petugas farmasi Puskesmas Bangetayu melakukan kegiatan pencatatan

harian pemakaian obat berdasarkan resep tiap pasien, tiap obat dan jumlah
 25

obat. Obat yang digunakan untuk pemakaian kegiatan luar gendung seperti

kegiatan posyandu lansia juga dicatat.

Obat yang baru datang, disimpan dalam gudang dan diletakkan

berdasarkan tanggal kadaluwarsa nya dan datang droppingnya. Untuk

mencocokkan dengan buku keluar masuk, maka masing-masing obat

diberikan kartu data keluar-masuk (kartu stock). Pencatatan obat pada kartu

stock dilakukan setiap kali ada obat yang masuk maupun keluar di gudang

obat (tanpa jadwal yang tetap). Pencatatan stok opname pada obat gudang

dilakukan setiap sebulan sekali. Untuk obat-obat yang telah kadaluwarsa

atau rusak dicatat dalam bentuk buku bantu obat ED/rusak yang kemudian

diberikan ke IF farmasi.

Kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di Puskesmas

Bangetayu:

a) Pencatatan harian pemakaian obat berdasarkan resep tiap pasien, tiap

obat dan jumlah obat melalui simpus.

b) Pencatatan obat untuk pemakaian kegiatan luar gedung, kegiatan

posyandu lansia.

c) Pencatatan pada kartu stok setiap penerimaan dan pengambilan obat

dan perbekes.

d) Pencatatan stok opname obat gudang setiap sebulan sekali.

e) Pencatatan mutasi obat ke unit pelayanan puskesmas

f) Pencatatan jumlah kunjungan resep.

g) Pencatatan monitoring peresepan obat.

 26

h) Pencatatan harian generik.

i) Pencatatan harian narkotika dan psikotropika.

j) Pelaporan LPLPO tiap bulan.

k) Pelaporan narkotika dan psikotropika tiap bulan.

l) Pelaporan PWS obat.

m) Pelaporan obat generik tiap tribulan.

n) Pelaporan pelayanan kefarmasian

3.4.1. Struktur Organisasi Manajemen Farmasi dan pengelolaan

sumber daya manusia

Penanggung Jawab Pelayanan Obat telah memutuskan bahwa

terdapat tim yang menangani manajemen pelayanan obat.

Pembebanan tugas meliputi pengadaan dan bendahara barang. Setiap

petugas telah melaksanakan tanggung jawab sesuai dengan fungsi

dan perannya masing-masing yang tercantum dalam struktur

organisasi dan pembagian tugas, mulai dari koordinator hingga

pelaksana lapangan. Ketersediaan sumber daya manusia pada

pelayanan farmasi berjumlah 2 orang yang terdiri dari 1 orang

apoteker dan 1 orang asisten apoteker, yang dibebankan tanggung

jawab pengelolaan obat meliputi perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, dan pelayanan farmasi

klinik. tergambar pada bagan

 27

Kepala Puskesmas

dr. Suryanto Setyo Priyadi

Peanggung jawab UKP

dr. Sri Wahyuningrum

Koordinator Ruang Farmasi

Supriyanti,S.Farm, Apt

Pelaksana Pelayanan Farmasi Pelaksana Gudang Farmasi

1. Supriyanti, S.Farm, Apt Sri Anggraini

2. Sri Anggraini

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Manajemen Obat di Puskesmas Bangetayu

 BAB IV

PEMBAHASAN

Manajemen obat di puskesmas Bangetayu telah menerapkan manajemen

Preventif, yaitu:

4.1. Planning

a. Perencanaan obat selalu didasarkan pada pemakaian obat selama satu

tahun sebelumnya ditambah dengan 10% untuk mengantisipasi

bertambahnya jumlah kunjungan.

b. Perencanaan juga mempertimbangkan sisa obat tahun lalu. Hal ini juga

untuk mencegah jumlah obat yang berlebihan.

c. Dalam hal terjadinya KLB atau wabah, pengadaan obat dilaksanakan

dengan mekanisme tertentu. Penanggung jawab dalam hal ini adalah

penanggung jawab obat. Surat permintaan obat dikirimkan ke dinkes

kota Semarang bersamaan dengan laporan terjadinya KLB.

d. Apabila terjadi stockout, puskesmas Bangetayu akan membeli obat

melalui dana kapitasi JKN atau mengganti obat yang mengalami

stockout dengan obat lain yang sekiranya memiliki fungsi yang sama.

e. Namun, ada beberapa jenis obat dipuskesmas yang di dropping dari IF

mengalami kekosongan dikarenakan dari pabrik belum memproduksi

dan ada beberapa jenis obat yang harus dipesan melalui e-purching

sehingga petugas tidak dapat membeli obat secara manual.

28
 29

4.2. Organizing

a. Alur permintaan obat sudah dilaksanakan secara terstruktur sehingga

memudahkan proses pendaftaran kebutuhan obat. Permintaan obat

diajukan oleh kepala ruang farmasi kepada kepala IF DKK dengan

menggunakan format LPLPO, permintaan dari puskesmas induk

dilakukan secara periodik yaitu dipesan tiap 1 bulan menggunakan

LPLPO.

b. Sistem pelaporan pemakaian obat dilakukan setiap satu bulan dari sub

unit (laboratorium, balai pengobatan, lansia, poli gigi, gizi, KIA, dan

ruang rawat inap) kepada IF puskesmas induk dan dari IF puskesmas

induk kepada IF DKK sehingga pemanfaatan obat-obatan tersebut dapat

selalu dipantau.

c. Terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat, dimana dibagi

menjadi tim perencanaan, pengadaan, penerimaan, pemeriksa, dan tim

bendahara sehingga ketersediaan obat lebih terjamin.

4.3. Actuating

a. Pendistribusian obat kepada subunit pelayanan disesuaikan dengan

jumlah permintaan atau stok di Gudang Obat Puskesmas.

b. Petugas farmasi akan menginformasikan kepada dokter pemberi resep

jika obat-obatan yang tidak tersedia atau habis diganti dengan obat lain

yang masih satu golongan dan memiliki efek yang sama

 30

c. Tersedia tempat dan alat untuk display informasi obat seperti poster,

tempat brosur, leaflet, booklet dan majalah kesehatan terletak di dekat

loket pengambilan obat

d. Sumber daya manusia di bagian farmasi diduga kurang jika adanya

petugas yang absen sehingga dalam pelaksanaan pelayanan farmasi

klinis sehari-hari menjadi kurang efektif dan efisien karena rasio antara

petugas dengan pasien yang dilayani melebihi standar PERMENKES

No. 74 tahun 2016

e. Adanya pelatihan bagi petugas atau tim khusus non medis untuk

membantu pelayanan farmasi sangatlah bermanfaat akan tetapi akan

lebih baik jika tenaga medis lainnya yang diberikan pelimpahan

wewenang dan pelatihan agar tidak terjadi rangkap job-desk.

f. Petugas farmasi melakukan stok obat pada meja racikan tidak sesuai

dengan alfabetis dikarenakan kurangnya sarana prasarana almari

penyimpanan obat di meja racikan. Petugas farmasi mengambil obat

berdasarkan ingatan tempat peletakan box obat. Hal ini memungkinkan

kurangnya efisiensi dan keefektifan pada saat meracik obat.

g. Sarana prasarana yang sempit dan kurang nyaman menyebabkan

pentingnya peningkatan pelayanan tenaga farmasi untuk menghindari

menumpuknya pasien di ruang tunggu.

 31

4.4. Controlling

a. Setiap hari dilakukan pencatatan harian pemakaian obat dan pelaporan

langsung melalui SIMPUS yang dilakukan oleh petugas farmasi. Selain

itu, distribusi obat yang ada di tiap sub unit pelayanan akan dicatat di

buku khusus dan setiap bulannya akan diserahkan ke petugas farmasi.

Oleh karenanya, arus barang obat dapat terpantau dengan baik.

b. Adanya perhatian khusus untuk obat-obat psikotropika, mulai dari

penyimpanan yang secara khusus di lemari berkunci ganda dan

pemakaiannya dicatat secara khusus dalam laporan penggunaan

psikotropika. Hal ini berguna untuk mencegah penyalahgunaan obat-

obatan psikotropika.

c. Vaksin disimpan dilemari pendingin.

d. Keluar masuknya obat juga dicatat pada kartu stok dan buku pencatatan

khusus yang dilakukan oleh petugas farmasi. Keamanan obat dikontrol

seorang penanggung jawab dalam ruangan. Gudang obat dan ruang

farmasi di luar jam kerja akan dikunci, untuk keselamatan dan

ketepatan pasien dilakukan identifikasi pasien sebagai individu yang

akan menerima pelayanan atau pengobatan dan untuk kesesuaian

pelayanan atau pengobatan terhadap individu tersebut.

e. Pengawasan dari pihak manajemen mutu pelayanan Puskesmas

Bangetayu sudah terlaksana dengan baik diikuti hasil kinerja pada

manajemen farmasi puskesmas sudah mencapai indicator mutu.

 32

f. Sistem monitoring untuk meningkatkan mutu pelayanan melalui

evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh tenaga kefarmasian kepada

pelanggan (pasien) sehingga terdapat umpan balik antara capaian kerja

dengan kepuasan pelanggan belum berjalan.

g. Pemantauan obat di PUSTU tidak ada kendala, sedangkan pada bagian

rawat inap di dapatkan kendala pada pengecekan stock obat, dimana

pengecek an obat tidak dilakukan setiap hari dikarenakan petugas yang

di beri wewenang untuk melakukan pengecekan bekerja dengan sistem

shift sehingga tidak bisa setiap hari melakukan pengecekan stock obat

di rawat inap dan mengalami kekosongan obat di rawat inap.

4.5. Prioritas Masalah

4.5.1. Daftar Masalah

Dari Analisa situasi tersebut maka dapat disusun daftar

masalah sebagai berikut :

1. Pengadaan beberapa jenis obat dari IF mengalami

kekosongan

2. Pengecekan obat di rawat inap tidak dilakukan setiap hari

4.5.2. Prioritas Masalah dengan metode Hanloon Kualitatif

Permasalahan yang teridentifikasi tersebut kemudian

ditentukan prioritas masalahnya dengan menggunakan metode

Hanlon kualitatif dengan 3 Kelompok kriteria :

 33

1. Kelompok kriteria U : Mendesak (Urgency)

Pertimbangan ini dari aspek waktu, masih dapat ditunda

atau harus segera ditanggulangi. Semakin pendek tenggang

waktunya, semakin mendesak untuk ditanggulangi.

2. Kelompok Kriteria S : Kegawatan (Seriousness)

Besarnya akibat atau kerugian yang dinyatakan dalam

besaran kuantitatif berapa rupiah, orang dll.

3. Kelompok Kriteria G : Perkembangan (Growth)

Kecenderungan atau perkembangan akibat dari suatu

permasalahan. Semakin berkembang masalah, semakin

diprioritaskan.

4.5.2.1. Urgency

Tabel 3.3 Kriteria Urgency

No Permasalahan Nilai Skor U

1 Pengadaan beberapa jenis obat dari IF mengalami 4
kekosongan
2 Pengecekan obat di rawat inap tidak dilakukan 5
setiap hari

4.5.2.2. Seriously

Tabel 3.3 Kriteria Seriously

No Permasalahan Nilai Skor S

1 Pengadaan beberapa jenis obat dari IF 3
mengalami kekosongan
2 Pengecekan obat di rawat inap tidak dilakukan 4
setiap hari
 34

4.5.2.3. Growth

Tabel 3.4 Kriteria Growth

Permasalahan Nilai Skor U

1 Pengadaan beberapa jenis obat dari IF 3
mengalami kekosongan
2 Pengecekan obat di rawat inap tidak dilakukan 4
setiap hari

Tabel 4.1 Matriks Pemecahan Masalah dengan Metode USG

Masalah U S G Total Prioritas

A. Pengadaan beberapa jenis
obat dari IF mengalami 4 3 3 10 II
kekosongan
B. Pengecekan obat di rawat
inap tidak dilakukan 5 4 4 13 I
setiap hari
Keterangan: berdasarkan skala likert 1-5 (5=sangat besar, 4=besar,
3=sedang, 2=kecil, 1=sangat kecil).

4.5.3. Urutan Masalah Berdasarkan Prioritas Masalah

1. Pengecekan obat di rawat inap tidak dilakukan setiap hari

2. Pengadaan beberapa jenis obat dari IF mengalami

kekosongan
 36

4.6. Analisis Penyebab Masalah

Analisis Masalah dengan Fishbone Analysis

MAN Tenaga khusus

MONEY METHOD
Kurangnya kordinasi yang
pada rawat inap
jelas antar petugas yang
tenaga khusus merangkap tugas
jaga dan penanggung jawab
lain
tidak bisa setiap Proses pengecek an pengecekan obat
hari melakukan obat di rawat inap Stock obat
pengecekan obat belum berjalan secara dirawat inap
dirawat inap baik
tidak setiap hari
dilakukan
pengecekan
sehingga
Belum ada sistem Beberapa jenis obat yang
informasi
Jumlah pasien yang terkadang terjadi
tersedia di rawat inap ditangani selama satu
terkadang out of stock
kekosongan obat
bulan mencapai 202
pasien

MACHINE

MATERIAL MARKET
 37

4.7. Analisis Akar Penyebab Masalah Berdasarkan Pendekatan Sistem

Tabel 4.3 Analisis Penyebab Masalah Berdasarkan Pendekatan Sistem

Komponen Kekurangan

Input
Man
tenaga khusus tidak bisa setiap hari melakukan pengecekan obat
dirawat inap
Money -
Method Kurangnya kordinasi yang jelas antar petugas yang jaga dan
penanggung jawab pengecekan obat
Proses pengecek an obat di rawat inap belum berjalan secara
baik
Machine -
Material Beberapa jenis obat yang tersedia di rawat inap terkadang out
of stock
Market Jumlah pasien yang ditangani selama satu bulan mencapai
202 pasien
Proses
P1 Pengadaan beberapa jenis obat dari IF mengalami kekosongan

P2 -
P3 Pengecek an stock obat dirawat inap tidak dilakukan setiap hari

Output Petugas yang di beri wewenang, bekerja dengan sistem shift

sehingga pengecekan stock obat tidak dilakukan setiap hari dan
terkadang mengalami kekosongan stock obat di rawat inap

Umpan -
Balik
38
 39

4.8. Usulan Pemecahan Masalah

Tabel 4.4 Usulan Pemecahan Masalah

Tolak ukur Tolak ukur

No Kegiatan Tujuan Sasaran Lokasi Pelaksana Waktu Dana Metode
proses hasil
1 Mengusulkan Agar tidak terjadi Kepala instlasi Puskesmas Dokter Muda Februari - Diskusi Menurun nya Terpenuhinhinya
tenaga yang out of stock obat farmasi Bangetayu 2019 kejadian out of usulan yang
sudah ada untuk pada instalasi Puskesmas stock obat pada dilakukan dan
mengoptimalkan Rawat Inap Bangetayu instalasi Rawat obat di instalasi
pengecekan obat Inap Rawat Inap tidak
yang kosong terjadi
setiap hari di kekosongan.
rawat inap
kepada kepala
instlasi farmasi
2 Mengusulkan Agar Apoteker Puskesmas Dokter Muda Februari - Diskusi tentang 1. Pengadaan Terpenuhi nya
dengan meminimalisir Farmasi Bangetayu 2019 pengadaan stock kebutuhan obat
stock obat
mengganti obat tidak terjadi nya Puskesmas yang dibutuhkan
jenis lain dengan kekosongan stock Bangetayu
obat di farmasi setiap bulan pasien saat
efek yang sama obat yang puskemas berobat di
agar tidak
diberikan kepada bangetayu tidak puskesmas
pasien terjadi terjadi bangetayu
kekosongan obat kekosongan
2. Adanya
peningkatan
pelayanan
kefarmasian
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

5.1.1. Perencanaan obat Puskesmas Bangetayu dilakukan satu tahun sekali

dengan menggunakan metode konsumsi, yaitu obat yang paling

banyak digunakan pada tahun sebelumnya ditambah 10% dari

jumlah tersebut.

5.1.2. Pengadaan obat di puskesmas Bangetayu didapatkan dari dropping

IF Dinas Kesehatan Kota Semarang sesuai dengan perencanaan atau

bila ada KLB atau obat habis bisa meminta sewaktu-waktu ke IF,

selain itu apabila IF tidak mampu memenuhi permintaan obat atau

stock obat kosong dapat dengan cara swadana yang berasal dari dana

JKN dan APBD tim khusus

5.1.3. Alur permintaan, distribusi dan penyimpanan serta system pelaporan

dan pencatatan sudah sesuai dengan pedoman standar.

5.1.4. Ada beberapa jenis obat dipuskesmas yang di dropping dari IF

mengalami kekosongan dikarenakan dari pabrik belum memproduksi

dan ada beberapa jenis obat yang harus dipesan melalui e-purching

sehingga petugas tidak dapat membeli obat secara manual.

 41

5.1.5. Pemantauan obat di PUSTU tidak ada kendala, sedangkan pada

bagian rawat inap di dapatkan kendala pada pengecekan stock obat,

dimana pengecek an obat tidak dilakukan setiap hari dikarenakan

petugas yang di beri wewenang untuk melakukan pengecekan

bekerja dengan sistem shift sehingga tidak bisa setiap hari

melakukan pengecekan stock obat di rawat inap dan mengalami

kekosongan obat di rawat inap.

5.2. Saran

5.2.1. Memanfaatkan dan memaksimalkan tenaga kerja pada Instalasi

Farmasi agar dapat setiap hari melakukan pengecekan stock obat dan

tidak terjadi kekosongan di Rawat inap Puskeskmas Bangetayu

5.2.2. Petugas apoteker farmasi dapat menggantikan obat jenis lain dengan

efek obat yang sama bila terjadi kekosongan stock obat yang

dibutuhkan.
42
 BAB VI

PENUTUP

Demikianlah laporan dan pembahasan mengenai hasil peninjauan tentang

manajemen obat di Puskesmas Bangetayu. Kami menyadari bahwa kegiatan ini

sangat penting dan bermanfaat bagi para calon dokter, karena dokter juga berperan

sebagai manajer yang baik.

Akhir kata kami berharap laporan ini bermanfaat sebagai bahan masukan

dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat di Puskesmas Bangetayu.

 DAFTAR PUSTAKA

Depkes, 2004, Pedoman Pengelolaan Obat Program Kesehatan, Ditjen Pelayanan

Farmasi dan Alat Kesehatan, Depkes RI, Jakarta

Depkes RI. Jakarta, 2000. Jasa Konsultan Pelatihan Manajemen Obat Puskesmas
Pengelolaan dan pelayanan obat di Puskesmas.

Dirjen Binfar. Jakarta, 2010. Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian Di

Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota. (Jakarta: Kemenkes RI. 2010)

Depkes, Permenkes RI, No. 44/Menkes/2016 tentang Pedoman Manajemen

Puskesmas. (Jakarta: Depkes RI. 2016)

Depkes, Permenkes RI, No. 74/Menkes/2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Puskesmas. (Jakarta: Depkes RI. 2016)

Depkes, Permenkes RI, No. 75/Menkes/2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat

(Jakarta: Depkes RI. 2014)

Depkes, Permenkes RI, No. 73/Menkes/2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Apotek (Jakarta: Depkes RI. 2016)

Depkes, Permenkes RI, No. 30/Menkes/2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Puskesmas. (Jakarta: Depkes RI. 2014)

Depkes, Permenkes RI, No. 36/Menkes/2016 tentang Perubahan Atas Peraturan

Menteri Kesehatan Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian Di Puskesmas. (Jakarta: Depkes RI. 2016)

Depkes RI. 2006. Pedoman Pelayanan Kefarmasia di Puskesmas. Jakarta:

Direktorat Jendral Nina Kefarmasian dan Alat kesehatan.

George R. Terry, Ph.D., Office Management and Control, Fourth Edition, Richard
D. Irwin Inc., Homewood, Ilinois, 1992, Halaman 21

Notoatmodjo, Soekidjo. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka

Cipta

Permenkes RI, No. 11/Menkes/2017 Tentang Keselamatan Pasien

Trisnantoro, L., 2001. Sistem Kesehatan Wilayah Pasca Desentralisasi, Makalah

Seminar, PMPK FK UGM, Yogyakarta.