N0TA UMUM

Bahagian 1:

PENULISAN SUARAT RASMI

Media bahasa rasmi meliputi surat, minit mesyuarat, laporan, memo, kenyataan notis,
iklan, syarahan, ucapan dan penyampaian maklumat melalui media elektronik. Untuk
membantu kelangsungan pengurusan pada zaman moden ini yang semuanya segera,
maka ciri-ciri tertentu perlu wujud iaitu:

 ringkas, padat, tepat dan jelas

 tidak bersahaja
 tidak bersifat peribadi
 bersifat baku
 mempunyai laras dan gaya bahasa yang khusus
 kesantunan bahasa

Sesuai dengan suasana bekerja di pejabat yang sibuk dan ditambah dengan kekangan
masa, semua maklumat perlu ringkas, tepat pada sasaran dan jelas maksudnya. Oleh
sebab tugas itu serius dan rasmi malahan kadang-kadang mempunyai hubung kait
dengan perundangan, bahasa yang digunakan mestilah bersahaja. Di samping itu oleh
sebab komunikasi yang berlaku antara institusi dengan institusi atau sesama individu
dalam sesebuah institusi secara formal atau birokratik, protokol perlu dijaga supaya imej
institusi atau individu dalam institusi itu dihormati bukan atas dasar individu secara
peribadi, tetapi sebagai anggota yang mewakili institusi berkenaan.

Dokumen rasmi termasuk surat rasmi perlu mematuhi suatu format yang telah
ditetapkan dan diterima umum sebagai satu standard, baik dari segi teknik mahupun
dari segi bahasa atau diksi. Laras bahasa merujuk pada ungkapan khusus dan gaya
pula merujuk pada variasi persembahan, pendekatan untuk menjelaskan maksud yang
mahu disampaikan. Dalam hal ini aspek kesantunan bahasa wajar dititikberatkan
supaya pembaca atau penerima dokumen itu tidak berasa tersinggung.

Surat rasmi paling kerap ditemukan dalam pelbagai urusan pejabat. Justeru, kita perlu
prihatin pada proses penghasilan dokumen rasmi ini dengan mengambil kira perkara
berikut:

 matlamat / tujuan menulis surat

 penulis surat / penyampai maklumat
 penerima maklumat / khalayak
 mesej / maklumat / isi kandungan surat
 situasi / suasana
 kaedah penyampaian yang berkesan

1
FORMAT SURAT RASMI

Lambang Nama
Alamat institusi Telefon:
(huruf besar) Faks:
E-mel:

....................... nama jawatan Ruj. Tuan:

....................... alamat (penerima) Ruj. Kami:
....................... poskod / bandar Tarikh:

......................., kata sapaan

....................... Tajuk / Perkara

.................................................................................................................................
............................................. (pendahuluan)

2. ......................................................................................................................
.................................................................................................................................

3. ......................................................................................................................
.................................................................................................................................

...................................... (penutup)

“..........................................” Cogan kata (huruf besar)

........................................... kata-kata rujukan diri

........................................... tandatangan
(.........................................) nama pengirim
.......................................... jawatan

s.k:
...........................................

2
ZA/ros (pendraf/jurutaip)

Nama dan Alamat Penerima

Dalam surat rasmi, nama dan alamat penerima diletakkan di bahagian atas
sebelah kiri surat. Namanya ditulis sepenuhnya, lengkap dengan gelarannya
sekali. Oleh itu, sebelum menulis surat selidiki dahulu latar belakang gelaran dan
ejaan sebenar nama penerima surat. Cara menulisnya seperti berikut:

Yang Amat Berhormat rujukan kehormat

Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi gelaran dan nama
Perdana Menteri Malaysia jawatan
Pejabat Perdana Menteri alamat
Jalan Dato’ Onn
10000 KUALA LUMPUR

Di bawah ini disenaraikan panggilan kehormatan (honorafic) yang sesuai

digunakan bagi orang-orang berkenaan.

Gelaran Turun-temurun

Panggilan hormat Lelaki Perempuan Panggilan Hormat

Yang Mulia Tunku Tunku Yang Mulia
Yang Mulia Ungku Ungku Yang Mulia
Yang Mulia Ku Ku Yang Mulia
Yang Mulia Raja Raja Yang Mulia
Tuan Syed Syarifah Puan/Cik
Tuan Sheikh Siti Puan/Cik

Panggilan Hormat Lelaki Perempuan Panggilan Hormat

1. D.Y.M.M. Seri Paduka Seri Paduka Baginda D.Y.M.M.
Baginda Yang di- Raja Permaisuri
Pertuan Agong Agong
2. D.Y.M.M. Raja Perlis Raja Perempuan D.Y.M.M.
K.D.Y.M.M. Sultan Kedah Sultanah D.Y.M.M.
D.Y.M.M. Sultan Selangor Tengku Ampuan D.Y.M.M.
D.Y.M.M. Yang di-Pertuan Tunku Ampuan D.Y.M.M.
Besar Negeri
Sembilan
K.D.Y.M.M. Sultan Pahang Tengku Ampuan D.Y.M.M.
K.D.Y.M.M. Sultan Kelantan Raja Perempuan D.Y.M.M.

3
 D.Y.M.M. Sultan Terengganu Tuanku Ampuan D.Y.M.M.
Besar
D.Y.M.M. Sultan Perak Raja Permaisuri D.Y.M.M.

Panggilan Hormat Lelaki Perempuan Panggilan Hormat

3. D.Y.M.M. Tunku Mahkota Isteri kepada Tunku Y.A.M.
Johor Mahkota
D.Y.T.M. Raja Muda Isteri Raja Muda Y.T.M.
Selangor Selangor
Y.T.M. Raja Muda Perlis Raja Puan Muda Y.T.M.
Y.T.M. Tengku Mahkota Tengku Puan Y.T.M.
Pahang Pahang
Y.T.M. Raja Muda Kedah Raja Puan Muda Y.T.M.
Kedah
D.Y.T.M. Yang di-Pertuan
Muda Terengganu
D.Y.T.M. Raja Muda Perak Raja Puan Besar D.Y.T.M.
4. Bekas Raja Y.M.M.
Permaisuri Agong
5. Y.A.M. Anak-anak Raja Anak-anak Raja Y.A.M.
Memerintah Memerintah

Kata kunci:
D.Y.M.M. = Duli Yang Maha Mulia
K.D.Y.M.M. = Ke Bawah Duli Yang Maha Mulia
Y.T.M. = Yang Teramat Mulia
D.Y.T.M. = Duli Yang Teramat Mulia
D.Y.A.M. = Duli Yang Amat Mulia
Y.M.M. = Yang Maha Mulia
Y.A.M. = Yang Amat Mulia

Gelaran Jawatan

Panggilan Hormat Lelaki Perempuan Panggilan Hormat

1. T.Y.T. Yang Dipertua Isteri Yang Dipertua Y.A.Bhg.
Negeri Negeri
2. Y.A.B. Perdana Menteri Isteri Perdana Y.A.Bhg.
Menteri
3. Y.A.B. Timbalan Perdana Isteri Timbalan Y.A.Bhg.
Menteri Perdana Menteri
4. Y.B. Menteri/ Timbalan Isteri Menteri/ Y. Bhg.
Menteri/ Setiausaha Timbalan Menteri/

4
 Parlimen Setiausaha Parlimen
5. Y.B. Yang Dipertua Isteri Yang Dipertua Y. Bhg.
Dewan Negara/ Dewan Negara /
Rakyat / Rakyat /
Timbalannya Timbalannya

Panggilan Hormat Lelaki Perempuan Panggilan Hormat

6. Y.B. Ahli Dewan Negara/ Isteri Ahli Dewan Puan
Dewan Rakyat dan Negara / Dewan
Ahli Dewan Rakyat / Ahli Dewan
Undangan Negeri Undangan Negeri
7. Y.A.A. Ketua Hakim Isteri Ketua Hakim Y. Bhg.
Negara Negara
8. Y.A. Hakim Besar / Isteri beliau Y. Bhg.
Hakim Mahkamah
Agung / Hakim
Mahkamah Tinggi
9. Y.Bhg. Ketua Setiausaha Isteri beliau Y. Bhg.
Negara
10. Y.Bhg. Peguan Negara Isteri beliau Y. Bhg.
11. Y.Bhg. Panglima Angkatan Isteri beliau Y. Bhg.
Tentera
12. Y.Bhg. Ketua Polis Negara Isteri beliau Y. Bhg.
13. Y.Bhg. Ketua Pengarah Isteri beliau Y. Bhg.
Perkhidmatan
Awam

Kata kunci:
T.Y.T. = Tuan Yang Terutama
Y.A.B. = Yang Amat Berhormat
Y.A. Bhg. = Yang Amat Berbahagia
Y.B. = Yang Berhormat
Y. Bhg. = Yang Berbahagia
Y.A.A. = Yang Amat Arif
Y.A. = Yang Arif

5
Gelaran kerana dikurniakan Darjah Kebesaran

Bil
Darjah Gelaran Panggilan Panggilan Hormat
.
Singkat Lela Perempu Ister Sua
Penerima Isteri Suami
an ki an i mi
Darjah
utama Yang
Seri Amat
1 D.M.N. - - - -
Mahkot Dimuliaka
a n
Negara
Seri
Yang Yang Yang
Maharaj Toh
Amat Amat Amat
2 a S.M.N. Tun Tun Pua -
Berbahag Berbahag Berbahag
Mangku n
ia ia ia
Negara
Seri Yang Yang Yang
Pua
Setia Tan Amat Amat Amat
3 S.S.M. Tan Sri n -
Mahkot Sri Berbahag Berbahag Berbahag
Sri
a ia ia ia
Panglim Yang Yang Yang
Pua
a Tan Amat Amat Amat
4 P.M.N. Tan Sri n -
Mangku Sri Berbahag Berbahag Berbahag
Sri
Negara ia ia ia
Panglim Yang Yang Yang
Pua
a Setia Tan Amat Amat Amat
5 P.S.M. Tan Sri n -
Mahkot Sri Berbahag Berbahag Berbahag
Sri
a ia ia ia
Yang Yang Yang
Panglim
Datu Dati Amat Amat Amat
6 a Setia P.S.D. Datuk -
k n Berbahag Berbahag Berbahag
Diraja
ia ia ia

Catatan:
Ejaan Dato’ - bagi semua negeri beraja
Datuk - bagi Persekutuan, Melaka, P.Pinang, Sabah, Sarawak