LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) Tahap 2

DI RUMAH SAKIT KRISTEN MOJOWARNO

Nama Kelompok :

1. Yesico S (21631651)

2. Gregorius Gonta’a (21631501)

3. Yupentus Kura W (21631540)

4. Septika Krisnaning B P (21631586)

5. Yesica Vegantari W (21631597)

6. Novanto Umpu D (21631515)

PROGRAM DIPLOMA III

PEREKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MALANG

(2019)
 Lembar Sampul Depan

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) Tahap 2

DI RUMAH SAKIT KRISTEN MOJOWARNO

Nama Kelompok :

1. Yesico S (21631651)

2. Gregorius Gonta’a (21631501)

3. Yupentus Kura W (21631540)

4. Septika Krisnaning B P (21631586)

5. Yesica Vegantari W (21631597)

6. Novanto Umpu D (21631515)

PROGRAM DIPLOMA III

PEREKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MALANG

(2019)

i
 LEMBAR PERSETUJUAN

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Tahap Ke-2

Di Rumah Sakit Kristen Mojowarno Jombang

Kelompok Peserta :

1. Yesico S

2. Gregorius Gonta’a

3. Yupentus Kura W

4. Septika Krisnaning B P

5. Yesica Vegantari W

6. Novanto Umpu D

Telah di setujui pada tanggal ….. bulan ….. tahun …..

Mengetahui,

Ketua Program Studi

D3 Rekam Media Informasi Pembimbing Lapangan

Kesehatan

Soehartinah Ch., SE,MM Arlitasari Putri N. S. ST

NIDN. 0718075701 NIP. 3718416

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang

Maha Esa, yang telah memberikan segala rahmat dan nikmat-

Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) dan menyusun pelaporan ini. Laporan ini

bersumber dari semua data yang penulis peroleh dalam

melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang mulai dari

tanggal 04 Maret s/d 30 Maret 2019 di Rumah Sakit Kristen

Mojowarno Jombang. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih

banyak memiliki kekurangan, sehingga dalam hal ini penulis

menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun agar

penyusunan laporan ini menjadi lebih baik.

Tidak lupa pada kesempatan ini penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Dr. Tri Murni, Msi.selaku Ketua STIA Malang yang memberikan

kesempatan terhadap kami untuk melakukan PKL tahap II di

Rumah Sakit Kristen Mojowarno Jombang.

2. Ibu Soehartinah Ch,. SE, MM selaku Ketua Prodi D-III Rekam

Medis dan Infomasi Kesehatan STIA Malang.

3. dr. Trihardjo Saelan, Sp.PD.,MARS.,FINASIM. selaku Direktur

Rumah Sakit Kristen Mojowarno Jombang yang telah menerima

kami untuk melakukan PKL tahap II.

4.

iii
 iv

5. Pembimbing Lapangan yang telah membimbing kami selama

melakukan PKL tahap II dan menyelesaikan laporan PKL.

6. Staf dan pegawai Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Rumah

Sakit Kristen Mojowarno Jombang yang telah mendukung dan

melancarkan kegiatan kami sehari-hari selama kegiatan PKL

berlangsung.

7. Staf dan Dosen-Dosen STIA Malang yang telah mendukung dan

melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan PKL tahap II.

8. Yohanes Ary Prayoga.,dr. selaku Kepala Bidang Rekam Medis di

Rumah Sakit Kristen Mojowarno Jombang.

9. Arlitasari Putri N. S. ST selaku pembimbing utama PKL di Rumah

Sakit Kristen Mojowarno Jombang.

10. Kedua orang tua yang telah memberi dukungan kepada kami

dalam pengerjaan laporan ini.

11. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu kelancaran

dalam penyusunan laporan alih informasi ini.

Semoga Tuhan YME memberikan balasan pahala yang

setimpal, dan penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya

apabila ada kesalahan yang sengaja maupun tidak sengaja,

kami sadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, tetapi

kami berharap laporan ini bermanfaat bagi pembaca.

Jombang, Maret 2019

Penulis
 vi

DAFTAR ISI

Lembar Sampul Depan........................................................................................................i

LEMBAR PERSETUJUAN..................................................................................................ii
KATA PENGANTAR............................................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................................vii
BAB I.......................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2 Tujuan dan Manfaat....................................................................................................3
1.2.1 Tujuan Umum.......................................................................................................3
1.2.2 Tujuan Khusus......................................................................................................3
1.2.3 Manfaat..................................................................................................................4
1.3 Lokasi PKL dan Jangka Waktu Pelaksanaan PKL.................................................4
BAB II......................................................................................................................................5
HASIL PKL.............................................................................................................................5
2.1 Gambaran Umum Lokasi PKL...................................................................................5
2.1.1 Sejarah RSK Mojowarno Jombang....................................................................5
2.1.2 Struktur Organisasi RSK Mojowarno Jombang................................................7
2.1.3 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis.............................................................8
2.1.4 Visi dan Misi RSK Mojowarno Jombang...........................................................8
2.1.4 Profil Rekam Medis..............................................................................................9
2.2 Deskripsi Hasil PKL.................................................................................................16
2.2.1 Pendaftaran Paisen Umum dan Asuransi.......................................................16
2.2.2 Filing....................................................................................................................17
2.2.3 Assembling.........................................................................................................18
2.2.4 Coding.................................................................................................................19
2.2.5 Pelaporan............................................................................................................20
2.2.6 Mutu Pelayanan Rumah Sakit..........................................................................21
2.3 Permasalahan yang Dihadapi.................................................................................23
2.3.1 Assembling.........................................................................................................23
 vii

2.3.2 Filing....................................................................................................................25
2.3.3 Pelaporan............................................................................................................27
2.3.4 Kebutuhan Tenaga Kerja Assembling dan Coding........................................29
2.3.5 Pendaftaran Pasien Umum dan Asuransi.......................................................30
2.4 Pemecahan Masalah Berdasarkan Teori...............................................................30
2.4.1 Assembling.........................................................................................................30
2.4.2 Filing....................................................................................................................32
2.4.3 Pelaporan............................................................................................................33
2.4.4 Kebutuhan Tenaga Kerja Assembling dan Coding........................................37
2.4.5 Pendaftaran Paisen Umum dan Asuransi.......................................................39
BAB III...................................................................................................................................41
PENUTUP.............................................................................................................................41
3.1 Kesimpulan.................................................................................................................41
3.2 Saran...........................................................................................................................41
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................43
viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSK Mojowarno.............................................................7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSK Mojowarno...........................8

Gambar 2.3 Alur Dokumen.................................................................................................14

Gambar 2.4 Alur Pasien......................................................................................................15

Gambar 2.5 Grafik jumlah pasien Rawat Jalan dengan jumlah kasus DHF................29
8
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada masa sekarang ini pelayanan kesehatan sangat

mendapatkan perhatian lebih dari masyarakat. Segala bentuk

pelayanan yang ada dituntut untuk memenuhi standar yang

setinggi mungkin. Apalagi dengan adanya sosial media segala

bentuk informasi apapun tentang pelayanan yang sudah diberikan

tenaga kesehatan baik ataupun buruknya akan dengan cepat

disebarluaskan, maka perlu bagi penyedia layanan kesehatan

untuk menjaga mutu pelayanannya dengan selalu menjaga

standar operasional prosedurnya.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.56

Tahun 2014 tentang klasifikasi dan perizinan Rumah Sakit

menyatakan bahwa Rumah Sakit memiliki layanan minimal yang

wajib disediakan yaitu pelayanan gawat darurat, pelayanan medik

spesialis dasar, pelayanan medik spesialis penunjang, pelayanan

medik spesialis lain, pelayanan medik subspesialis, pelayanan

medik spesialis gigi dan mulut, pelayanan kefarmasian, pelayanan

keperawatan dan kebidanan, pelayanan penunjang klinik,

pelayanan penunjang nonklinik (PMK RI No 56, 2014).

Selanjutnya menurut Keputusan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 Rumah

1
 2

Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara

paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan

dan gawat darurat. (KEPMENKES RI No.340, 2010)

Rekam medis yang termasuk dalam salah satu bentuk

pelayanan minimal dalam pelayanan penunjang klinik yang harus

diselenggarakan oleh rumah sakit juga menjadi salah satu faktor

yang digunakan untuk menilai mutu dari sebuah rumah sakit.

Salah satu faktor untuk mendukung peningkatan mutu pelayanan

kesehatan tersebut adalah terlaksananya penyelenggaraan rekam

medis yang baik dan benar. Hal ini didasari atas Surat Keputusan

Menteri Kesehatan RI.No. 034/Birhup/1972 yang mewajibkan

Rumah Sakit untuk menyelenggarakan kegiatan rekam medis.

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (PMK RI

No.269, 2008). Kegiatan rekam medis diantaranya meliputi

pendaftaran pasien, perakitan (assembling), coding (coding),

pengarsipan (filing), dan pelaporan rumah sakit.

Dalam penyelenggaraan pelayanannya tentu setiap rumah

sakit memiliki permasalahanatau kendalanya sendiri. Di Rumah

Sakit Kristen Mojowarno Jombang ini masalah yang sangat

kompleks menurut kami adalah tentang kurangnya jumlah tenaga

kerja yang ada. Namun selain itu kami juga masih menemukan
 3

beberapa masalah yang menjadi kendala dalam proses pelayanan

kesehatan di RS Kristen Mojowarno Jombang.

1.2 Tujuan dan Manfaat

1.2.1 Tujuan Umum

Mengaplikasikan pengetahuan, sikap dan ketrampilan yang

diperoleh Mahasiswa pada saat melakukan proses pembelajaran.

1.2.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui aturan dan tata cara klasifikasi, kodefikasi

(general coding), serta kodefikasi tindakan medis dan

masalah – masalah terkait dengan sistem panca indera,

sistem saraf,sistem reproduksi, kelainan kongenital,

malformasi dan deformitas, abnormalitas kromosom,

cedera / injury, keracunan / poissoning, neoplasma,

penyakit infeksi, penyebab luar kecelakaan / external

causa.

2. Mengetahui hubungan koordinasi unit kerja terkait (rawat

jalan, rawat inap, gawat darurat).

3. Mengetahui standart pelayanan minimal RMIK dalam

standart pelayanan minimal Rumah Sakit.

4. Mengetahui sasaran mutu unit rekam medis.

5. Mengetahui penatalaksanaan penyimpanan, pengambilan

kembali, dan penjajaran dokumen Rekam Medis.

6. Mengetahui penatalaksanaan statistik data administrasi

dan klinis.
 4

7. Mengetahui metode assembling yang dilaksanakan di

Rumah Sakit.

8. Mengetahui sistem pendaftaran pasien di Rumah Sakit.

1.2.3 Manfaat

1. Manfaat Bagi Mahasiswa

Memberikan Pengalaman empirik yang sangat penting

untuk mencapai keberhasilan dalam pendidikan dan

pengembangan karir profesi di masa yang akan

datang.

2. Manfaat Bagi Rumah Sakit

a) Kegiatan PKL dapat membantu dapat membantu

meringankan beban tugas bagian bagian Rekam

Medis dan Pelaporan Rumah Sakit serta

Puskesmas

b) Memperoleh masukan / informasi baru yang terkait

dengan bidang ilmu RMIK.

1.3 Lokasi PKL dan Jangka Waktu Pelaksanaan PKL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di Rumah

Sakit Kristen Mojowarno Jombang dengan jangka waktu

pelaksanaan mulai 4 Maret sampai dengan 30 Maret 2019.

 BAB II

HASIL PKL

2.1 Gambaran Umum Lokasi PKL

2.1.1 Sejarah RSK Mojowarno Jombang

J E Jellesma (1851 – 1858) Peletak dasar berdirinya

Rumah Sakit Kristen Mojowarno, jasa yang paling besar ialah

Pelayanan pengobatan yang dilaksanakan secara dedikatif

sebagai ungkapan kasih sayang Yesus kepada manusia .

Kemudian J Kruyt seorang anak apoteker melanjutkan

perjuangan J E Jellesma dan mengembangkan pengobatan

pada tahun 1870 dengan jumlah penderita penyakit mata 461

dan penyakit lainnya 2440. Peltakkan batu pertama tanggal 23

Maret 1882 oleh Bupati Mojokerto Jombang R. Adipati Ario

Kromodjojo Adi Negoro. Peresmian Rumah Sakit Kristen

Mojowarno pada 6 Juni 1894 oleh Bupati Mojokerto dan

Jombang.

Tahun 1895 dr. Bervoets bersama istri datang di

Mojowarno, ditugasi untuk membangun rumah sakit yang

masih serba kekurangan. Dr. Bervoets menyelenggarakan

pendidikan juru rawat dan bidan untuk meningkatkan mutu

pelayanan medis rumah sakit. Tahun 1899 meluluskan juru

rawat dan bidan, RA Kartini juga tertarik dengan pendidikan

juru rawat dan melakukan kunjungan ke Mojowarno. Pada

5
 6

tahun 1901 RA Kartini mengirim surat tertanggal 11 Oktober

1901 berisikan permintaan untuk mengikuti pendidikan juru

rawat dan bidan di Mojowarno.

Tahun 1897 Rumah Sakit Kristen Mojowarno mendapat

seorang dokter ialah dr. MB. Ismail, untuk mengembangkan

Rumah Sakit Kristen Mojowarno. Tahun 1928 pemerintah

Belanda menganugerahkan tanda jasa bintang emas untuk

kesetiaan dan jasa luar biasa. Dr. MB. Ismail membina

generasi muda dengan membentuk studi fonds Mojowarno

untuk meningkatkan taraf hidup. Dr. Duymaer Van Twist

berjasa sebagai pembangun Rumah Sakit Kristen Mojowarno

dengan membangun kamar operasi dan melengkapi sarana

dan prasarana RS.

Tahun 1930 -1940 adalah masa kejayaan RSKM, RSKM

dikenal di Jawa Timur sebagai rumah sakit yang bisa

diandalkan. 8 orang dokter dan 107 orang paramedis ambil

bagian dalam perkembangan RSKM. Perluasan pembangunan

dilakukan oleh Dr. AP Ketel tahun 1930 – 1934 terdiri dari 8

gedung dengan daya tampung 316 tempat tidur, termasuk

diantaranya untuk 8 perumahan dokter dan 2 asrama wanita

dan pria. Tahun 1933 menjalankan operasi mata sebanyak

831 kali. Terkenal dengan pengobatan penyakit ginjal. Tahun

1930 mampu menyembuhkan penyakit venerik (syphilis dan

gonorrhoe) sebanyak 1400 orang. Tahun 1933 membuat

 7

sanatorium untuk menampung penderita TBC yang jumlahnya

mencapai 1780.

Tahun 1939 karena perang dunia II, hubungan pemerintah

Belanda dengan Hindia Belanda terputus sehingga

berpengaruh pada keuangan rumah sakit karena kehilangan

sponsornya. Tahun 1946 Rumah Sakit Kristen Mojowarno

berubah menjadi rumah sakit pertahanan daerah Surabaya.

Pada agresi I sampai dengan agresi II Rumah Sakit Kristen

Mojowarno terpuruk, dan mulai bangkit lagi tahun 1954. Tahun

1959 pendidikan tenaga medis dimulai lagi. Tahun 1972

Rumah Sakit Mojowarno mulai bangkit lagi. (Materi Orientasi

PKL RSK Mojowarno,2019)

2.1.2 Struktur Organisasi RSK Mojowarno Jombang

STRUKTUR ORGANISASI
RUMAH SAKIT KRISTEN MOJOWARNO

PENGURUS YAYASAN
KESEHATAN GKJW

DEWAN PENGAWAS

DIREKTUR

Urusan Sistem Informasi

Urusan Case Mix Satuan Pemeriksaan Internal
Manajemen Komite Komite Komite
Komite KSM Bedah KSM Non Bedah
Keperawatan PPI Etik dan Hukum
Medik

Tim Mutu & Sub-komite Sub-komite Sub-komite Sub-komite Sub-komite Sub-komite

Tim Farmasi &
Keselamatan Kredensial Mutu Profesi Etik & Disiplin Kredensial Mutu Etik
Terapi
Pasien Medik Medik Medik Keperawatan Keperawatan Keperawatan
Tim PONEK
Tim K3
Tim
TB-DOTS Tim
Akreditasi Bidang Pelayanan Medik Bidang Keperawatan Bidang Penunjang Medik Bagian SDM & Administrasi Bagian Keuangan Bagian Pastoral
Bagian Umum
Tim HIV
Tim PPRA
Tim
Instalasi Gawat Darurat Unit Rawat Inap Anggrek Urusan Pemeliharaan Sarana Urusan Pelayanan &
Rekam Medik Tim Unit Farmasi Urusan SDM Urusan Akuntansi & Pajak
& Transportasi Pendampingan Pasien
Pembangunan
Tim Unit Laboratorium & Urusan Pelayanan &
Unit Rawat Jalan Unit Rawat Inap Bougenvile Urusan Administrasi Urusan Sanitasi & kamar
Kredensial Tenaga Bank Darah Urusan Bendahara & Program
Jenazah Pendampingan Karyawan
Kesehatan
Profesional Lain Unit Bedah Sentral Urusan Pendidikan &
Unit Rawat Inap Cempaka Unit Radiologi Urusan Asuransi Urusan Humas & Pemasaran
Pelatihan

Unit Fisioterapi Unit Rawat Inap Dahlia Unit Gizi Urusan Pengadaan

Unit Rawat Luka Terpadu Unit Rawat Inap Flamboyan Unit Sterilisasi & Laundry

Keterangan : Unit Rekam Medik Unit Rawat Inap Gardenia

: Pejabat Struktural Unit Perawatan Intensif

: Pejabat Fungsional
: Garis Komando

: Garis Koordinasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSK Mojowarno

Sumber : Materi Orientasi PKL RSK Mojowarno, 2019

 8

2.1.3 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

KEPALA UNIT REKAM MEDIS

P.J Pelaporan dan

Mutu

P.J Tempat P.J Retrieval dan Filing, Logistik &

Penerimaan Assembling P.J Codin
Distribusi
pasien

1. Staff Coding
2. Staff Coding

Staff Filing
1. Staff TPP RI 1. Staff Distribusi &
2. Staff TPP RI Logistik
1. Staff TPP RJ 2. Staff Distribusi &
2. Staff TPP RJ Logistik
3. Staff TPP RJ
4. Staff TPP RJ
5. Staff TPP RJ

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSK Mojowarno

Sumber : Unit Rekam Medis RSK Mojowarno

2.1.4 Visi dan Misi RSK Mojowarno Jombang

Visi :

MENJADI RUMAH SAKIT YANG TERPERCAYA DALAM

MUTU & KESELAMATAN PASIEN SEBAGAI WUJUD KASIH

KEPADA ALLAH & MANUSIA

Misi :

1. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang holistik, terpadu,

berkesinambungan berdasarkan iman, pengharapan dan

kasih
 9

2. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan

terjangkau oleh masyarakat

3. Mengembangkan pelayanan sesuai dengan

perkembangan masyarakat dan kemajuan iptek

4. Aktif dalam pendidikan dan pengabdian masyarakat

Value :

Ramah, Setia, Kristiani, Mulia

Motto :

“Pangandelmu kang mitulungi kowe”

(Materi Orientasi PKL RSK Mojowarno,2019)

2.1.4 Profil Rekam Medis

2.1.4.1 Pengertian Rekam Medis

Menurut Huffman EK, 1992 rekam medis adalah rekman

atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana

pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa

perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien

dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi

yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.

Sedangkan menurut Permenkes Nomor

269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis

menyatakan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang

 10

berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien,

hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien.

2.1.4.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam Medis berdasarkan Hatta (1985) terdiri

dari beberapa aspek diantaranya aspek administrasi,

legal, finansial, riset, edukasi dan dokumentasi, yang

dijelaskan sebagai berikut:

1. Aspek administrasi. Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai administrasi karena isinya

meyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

tanggung jawab sebagai tenag medis dan

paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

2. Aspek Medis. Suatu berkas rekam Medis

mempunyai nilai Medis, karena catatan tersebut

dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan /perawatan yang harus diberikan

seorang pasien.

3. Aspek Hukum. Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut

masalah adanya jaminan kepastian hukum atas

dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan

 11

hukum serta penyediaan bahan bukti untuk

menegakkan keadilan.

4. Aspek keuangan. Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai uang karena isinya menyangkut

data dan informasi yang dapat digunakan dalam

menghitung biaya pengobatan/tindakan dan

perawatan.

5. Aspek penelitian. Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai penelitian, karena isinya

menyangkut data/informasi yang dapat

dipergunakan dalam penelitian dan pengembangan

ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

6. Aspek pendidikan. Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data/informasi tentang perkembangan/

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang

diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat

dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran

di bidang profesi kesehatan.

7. Aspek dokumentasi. Suatu berkas reka medis

mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkut sumber ingatan yang harus

didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan

pertanggung jawaban dan laporan sarana

pelayanan kesehatan.
 12

2.1.4.3 Fungsi Rekam Medis

Fungsi rekam medis dijelaskan berdasarkan tujuan

rekam Medis di atas, yang dijelaskan sebagai berikut,

yaitu sebagai:

1. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan

pasien;

2. Bahan pembuktian dalam perkara humum;

3. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan;

4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan;

dan

5. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan.

2.1.4.4 Manfaat Rekam Medis

Manfaat rekam medis berdasarkan Permenkes Nomor

269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis adalah

sebagai berikut:

1. Pengobatan. Rekam medis bermanfaat sebagai

dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan

menganalisis penyakit serta merencanakan

pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang

harus diberikan kepada pasien

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan. Membuat Rekam

Medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran

dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan

kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis

 13

dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang

optimal.

3. Pendidikan dan Penelitian. Rekam medis yang

merupakan informasi perkembangan kronologis

penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan

tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi

bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di

bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi.

4. Pembiayaan Berkas rekam medis dapat dijadikan

petunjuk dan bahan untuk menetapkan

pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada

sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai

sebagai bukti pembiayaan kepada pasien

5. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan

sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya

untuk mempelajari perkembangan kesehatan

masyarakat dan untuk menentukan jumlah

penderita pada penyakit- penyakit tertentu

6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik

Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama,

sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah

hukum, disiplin dan etik.

 14

2.1.5.5 Alur Dokumen

Px Mendaftar

KIP,Buku
kontrol,Surat
rujukan,Kartu
asuransi

Poli IGD
Input data px dan Input data px dan
Poli / IGD
kunjungan px kunjungan px

Px lama Px baru Px lama Px baru

Px lama / baru Px lama / baru

Data Px Data Px Data Px Data Px

No Antrian No Antrian

Cari DRM di ruang

filing sesuai No DRM Baru
Cari DRM di ruang DRM Baru RM
filing sesuai No
RM

DRM Px
DRM Px

Diisi oleh petugas

poli medis,sesuai
dengan poli yang
di berikan

DRM Tidak Ya
dikembalikan ke Rawat inap
unit Rekam Medis

Poli / IGD Poli / IGD

Surat perintah Surat perintah RI

Diagnosa
RI dari Poli dari IGD
penyakit px

Didaftar di loket
Input koding Rawat inap
DRM diasembling

Pendataan di
DRM yang Diagnosa,nama terang ruang admisi
sudah dikoding dan ttd pemberi
layanan
Diantar ke Cetak
Diantar ke
poli gelang /
IGD
barcode
Input kelengkapan

Berkas dibawa ke
ruang RI
Diagnosa
penyakit px

Perawatan di
ruang Inap
Input koding

DRM yang sudah diisi

oleh petugas sesuai
DRM yang sudah
dengan pelayanan
lengkap dan
dikoding

DRM
Diarsipkan di dikembalikan ke
unit Rekam Medis
ruang filing

Gambar 2.3 Alur Dokumen

Sumber : Diolah
 15

2.1.5.6 Alur Pasien

Px Datang

Status
Pembayaran
BPJS
Assurance Umum

Px Lama/Baru Px Lama/Baru Px Lama/Baru

Lama Baru Lama Baru
Lama Baru
Buku KTP,Rujukan Dari Buku Kontrol Buku Kontrol Buku Kontrol KTP
Kontrol Faskes I Kartu Assurance Kartu Assurance

Identitas Nama,No Identitas

Nama,No Nama,No
Px,Diagnosa RM,No Px,No RM,No Identitas
RM,Dianosa RM,Alamat
Px Assurance Assurance

Pencarian Pencarian
Iinput Data & Input Input Data & Input Input Data,Input Input Data,Input
Data,Input Data,Input
Kunjungan Kunjungan Kunjungan Kunjungan
Kunjungan kunjungan

Gesek Kartu Gesek Kartu

Assurance Assurance

No No No No No
No Antrian,
Antrian,SEP, Antria,DRM Antrian, Antriian, Antrian,
DRM
DRM , SEP DRM DRM DRM

Pelayana Poli

Tidak
Kasir Rawat Inap

Ya

Daftar Di Loket RI
Farmasi

Admisi
Pulang

Px Di antar Ke
Ruangan Inap

Kasir

Tidak
Pulang Rujuk

Ya
Status
Pembayaran

Umum BPJS

Surat Rujukan Antar

Surat Rujukan
RS dan Surat Rujukan
Antar RS
BPJS Antar RS

Pulang
RS
Tujuan

Gambar 2.4 Alur Pasien

Sumber : Diolah
 16

2.2 Deskripsi Hasil PKL

2.2.1 Pendaftaran Paisen Umum dan Asuransi

1. Petugas menerima pasien di tempat pendaftaran

pasien (TPP).

2. Petugas menanyakan kepada pasien apakah

sebelumnya sudah pernah berobat ke RSK Mojowarno.

3. Apabila pasien sudah pernah berobat maka pasien

tersebut merupakan pasien lama. Apabila pasien

tersebut belum pernah berobat, maka pasien tersebut

merupakan pasien baru.

4. Untuk pasien baru petugas akan meminta identitas

pasien dengan meninta KTP/KK/SIM guna selanjutnya

diinputkan ke dalam komputer. Aapabila pasien tidak

mebawa kartu identitas maka petugas akan meminta

pasien untuk menulis identitas pasien di selembar

kertas yang disediakan oleh petugas.

5. Apabila tanggal lahir pasien tidak diketahui maka

didaftarkan 1 Januari dan tahun lahirnya mengikuti

umur pasien yang diketahui.

6. Untuk pasien asuransi swasta lainnya petugas wajib

meminta fotocopy kartu asuransi swasta yang dimiliki,

KTP dan mengisi form asuransi (untuk pasien anak –

anak dapat menggunakan KTP orangtuanya).

 17

7. Kemudian petugas menanyakan poli yang akan di tuju

kepada pasien guna selanjutnya diinputkan ke

kunjungan pasien.

8. Petugas mencatatkan poli tujuan, nama pasien, nomor

RM, dan jenis asuransi dikertas antrian yang telah

disediakan yang kemudian di berikan kepada pasien.

9. Petugas mempersilahkan pasien menunggu di poli

tujuan.

10. Untuk pasien baru petugas membuatkan buku berobat,

mencetakkan barcode dan identitas pasien yang di

masukkan kedalam map baru lalu diberikan kepada

petugas distribusi.

11. Untuk pasien lama petugas menginputkan data yang

ada di buku kunjungan. Selanjutnya petugas

memberikan kertas antrian yang telah diisikan nomor

antrian, poli tujuan, nama pasien, dan jenis asuransi

kepada petugas filing.

2.2.2 Filing

Di Rumah Sakit Kristen Mojowarno Jombang alur filing dapat

kami gambarkan sebagai berikut :

1. Petugas pendaftaran menyerahkan buku berobat

pasien (bagi pasien lama), lembar Surat Elegibilitas

Pasien (SEP) khusus bagi pasien BPJS, kertas kecil

(berisikan poli tujuan pasien, nama pasien, nomor

rekam medis (Nomor RM) pasien, nomor Surat

 18

Keterangan Dalam Perawatan (SKDP) pasien) dan

Form Lembar Bukti Pelayanan ke ruang filing.

2. Petugas filing mencarikan dokumen rekam medis

pasien sesuai dengan Nomor RM yang tertera.

3. Dokumen Rekam Medis (DRM) diletakkan di meja

untuk selanjutnya dipilah sesuai dengan poli masing –

masing.

4. Petugas mengantarkan DRM ke poli tujuan.

5. Petugas filing juga bertugas untuk mengarsipkan

kembali dokumen rekam medis pasien yang telah

dicoding dan diassembling ke dalam rak sesuai dengan

Nomor RM nya. Untuk di RS Kristen Mojowarno sistem

penjajaran menggunakan angka akhir atau terminal

digit filing

2.2.3 Assembling

1. DRM dari ruangan perawatan diterima oleh petugas

assembling lalu di catat di buku setoran berdasarkan

ruang asal DRM (RI,IGD).

2. Petugas mengecek kelengkapan DRM (terutama tanda

tangan dokter), jika belum lengkap DRM akan

dikembalikan di ruangan asal supaya di lengkapi.

Lembar yang diperiksa adalah lembar B1 untuk pasien

dari IGD yang dibagi menjadi 5 bagian dan untuk

pasien RI lembar yang diperiksa adalah C1, C 3.1.1.

C21.
 19

3. DRM diperiksa urutannya berdasarkan abjad dan

angka urutan penyusunannya. Jika DRM tidak urut

petugas harus merakit kembali DRM

4. Pisahkan dokumen rekam medik yang belum terisi

lengkap.

5. Catat dokumen rekam medis yang masih belum terisi

secara lengkap untuk dikembalikan kepada unit

pelayanan.

6. Catat nomor RM dan nama pasien pada nomor kendali

lalu beri tanda tangan sticker lembaran yang perlu

dikembalikan pada unit pelayanan.

7. Catat daftar dokumen dan tanggal pengeluaran yang

akan dikeluarkan pada “index dokumen tidak lengkap”

pada komputer.

8. Kembalikan dokumen yang belum lengkap pada unit

pelayanan terkait.

9. Setelah dokumen kembali catat tanggal kembalinya.

10. Selanjutnya petugas menyerahkan DRM ke petugas

coding.

2.2.4 Coding

Pada alur coding di RS Mojowarno Jombang sebagai berikut:

1. DRM yang sudah diassembling diterima oleh petugas

coding.
 20

2. Petugas melakukan coding berdasarkan buku ICD X

pada setiap DRM yang diagnosanya dapat di lihat pada

lembar C1, dan C21.

3. Petugas coding melihat anamnesa masuk, diagnosa

primer, sekunder, tindakan dan informasi lain yang

dibutuhkan pada dokumen rekam medis untuk

memberikan kodefikasi penyakit.

4. Setelah kode dituliskan dilembar ringkasan masuk dan

keluar, cek kebenaran kodefikasi penyakit di program

SIRS.

5. Apabila kode penyakit yang telah dimasukkan

diprogram SIRS salah, maka betulkan dengan kode

yang benar dan catat kesalahan kodenya apa serta

ruangan mana yang melakukan kesalahan.

6. Setelah selesai, berikan dokumen rekam medis

tersebut pada filing untuk diarsip.

2.2.5 Pelaporan

Pada bagian pelaporan kegiatan yang dilakukan adalah

mengelola data sehingga menghasilkan beberapa laporan

diantara sebagai berikut :

1. Laporan Bulanan :

a) Laporan Unit

b) Statistik (BOR, ALOS, TOI, BTO) dan 10 besar

penyakit

c) Laporan Kunjungan Rawat Inap dan Rawat Jalan

 21

d) Laporan Pengunjung Berdasarkan Cara Bayar

e) Data Surveilans Kasus Infeksi

2. Laporan Tri Bulanan :

a) Laporan Fisioterapi

b) Laporan Radiologi

c) Laporan Laboratorium

d) Laporan IGD

e) Laporan Farmasi

f) Statistik (BOR, ALOS, TOI, BTO)

g) Laporan Kunjungan Rawat Inap

h) Laporan Kunjungan Rawat Jalan

3. Laporan Tahunan :

a) Profil Tahunan untuk Dinkes

b) Statistik (BOR. ALOS, TOI, BTO)

c) 10 besar penyakit global rumah sakit

2.2.6 Mutu Pelayanan Rumah Sakit

Berdasarkan laporan bulanan kanit / urusan terdapat beberapa

data yang dapat menggambarkan tingkat mutu pelayanan

yang telah dicapai :

1. Kepuasan Pasien

Dari data yang ada sejak bulan Januari 2018 samapi

Februari 2019 nilai kepuasan pasien terus mengalami

peningkatan dan stabil dari nilai 85,3% hingga bertahan di

99%.
 22

2. BOR Per Bulan

Sejak bulan Januari 2018 hingga Desember 2018

mengalami naik turun nilai terendah pada bulan Juni 2018

yaitu 54% dan yang tertinggi pada Desember 2018 yaitu

91,16%.

3. ALOS

Sejak bulan Januari 2018 - Februari 2018 mengalami naik

turun, nilai terendah Agustus 2018: 2,13 dan niai tertiggi

Januari 2019: 2,31.

4. TOI

Berdasarkan data dari bulan Januari 2018 hingga Februai

2019 menunjukkan bahwa nilai TOI pun juga mengamai

kenaikan dan penuurunan, terendah Februari 2019: -0,34,

tertinggi Januari 2018: 2,74.

5. BTO

Sejak Januari 2018 hingga Februari 2019 nilai BTO juga

mengalami naik turun. Nilai terendah pada Januari 2018:

5,08 dan nilai tertinggi Januari 2019: 8,98.

6. Kelengkapan Pengisian Dokumen Rekam Medis Rawat

Inap bulan Januari dan Februari 2019 yaitu sebesar 97,0%

dan 96,35%.

7. Kelengkapan Pengisian Dokumen Rekam Medis Instalasi

Gawat Darurat bulan Januari dan Februari 2019 sebesar

86% dan 92%.

 23

8. Ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis

Rawat Inap pada bulan Januari-Februari 2019 sebesar

100%.

9. Kelengkapan pengisian informed consent pada bulan

Januari-Februari 2019 sebesar 100%.

2.3 Permasalahan yang Dihadapi

2.3.1 Assembling

Pada bagian assembling ditemukan ketidaklengkapan data

dokumen rekam medis yang masih sering terjadi.

Ketidaklengkapan tersebut paling banyak terdapat pada tidak

adanya keterangan jam penulisan DRM sebanyak 56%,

kemudian yang ke dua adalah ketidaklengkapan singkatan

dan tanggal sebanyak 22%, lalu yang paling rendah nilai

ketidaklengkapannya namun tidak kalah penting adalah tanda

tangan dan nama terang dari dokter penanggung jawab

pelayanan (DPJP) sebanyak 2,8%. Selain itu DRM pasien juga

sering kali dikembalikan dari unit pelayanan melebihi standar

waktu yang ditentukan. Hal ini tentu saja tidak sesuai dengan

Dirgen Yanmed (1997;108) yang menyatakan bahwa

“Seseorang yang menerima dan meminjam rekam medis

berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan

tepat waktu 2 x 24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit.”

Mengingat pentingnya kegunaan rekam medis dan

keterlambatan pengembalian bekas rekam medis akan

mempersulit tindakan atau kegiatan bagian unit fungsional

 24

rumah sakit yang bersangkutan. Keterlambatan berkas rekam

medis yang berlarut akan menyebabkan hilangnya berkas

tersebut, seperti penelitian yang dilakukan suatu rumah sakit

di London oleh Bernard Benyamin (1980), bahwa 7%

hilangnya berkas rekam medis disebabkan oleh kasus

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis berlanjut

dan tidak mendapat perhatian dari pihak pengelola rumah

sakit.

Keterlambatan tersebut dapat dilihat dari segi

pengelolaannya maupun segi pemakai rekam medis tersebut,

yang dimaksud dengan pengelolaan adalah unit atau badan

yang berkewajiban untuk mengurusi berkas rekam medis

tersebut. Sedangkan yang dimaksud pemakai adalah unit

fungsional yang ada di rumah sakit tersebut (Benyamin,1980).

Faktor Permasalahan :

1. Untuk kelengkapan DRM rawat inap, yang menjadi

penyebabnya adalah dokter kurang memperhatikan

kewajiban untuk mengisi keterangan waktu, tanggal,

diagnosa, nama terang, dan tanda tangan.

2. Untuk keterlambatan pengembalian DRM, yang

kemungkinan besar menjadi penyebab adalah proses

pelengkapan DRM di ruang perawatan dan di bagian

casemix untuk klaim BPJS. Selain itu DRM yang telah

kembali dan diterima di bagian assembling tertumpuk

karena kurangnya petugas assembling.

 25

2.3.2 Filing

Pada bagian filing ada beberapa permasalahan yang

ditemui diantaranya yaitu :

1. Petugas tidak menggunakan tracer saat mengambil DRM

dari rak filing.

2. Petugas tidak melakukan pencatatan DRM yang keluar di

buku peminjaman.

3. Banyak DRM yang hilang atau missfile dan harus dicari

ketika akan digunakan oleh pasien karena keterlambatan

pengembalian dari unit pelayanan.

Hal ini menjadi suatu permasalahan dikarenakan tidak

sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah

ditetapkan rumah sakit dalam buku Pedoman Pelayanan Unit

Rekam Medis RSK Mojowarno tahun 2018 pada bagian tata

laksana pelayanan filing yang pada poin 2, 3, 5, dan 6

menyatakan hal – hal sebagai berikut :

2. Apabila permintaan datang dari poliklinik maka tracer akan

keluar secara otomatis, ambil tracer otomatis dan masukan

ke tempat tracer.

3. Cari dokumen yang diminta, tukar posisi dokumen yang

diambil dengan tracer.

5. Apabila permintaan datang dari non-poliklinik, maka

petugas filing harus menulis nomor RM, nama, tanggal

pinjam, peminjaman, tujuan pada tempat tracer. Ambil

 26

dokumen yang diminta, dan tukar posisinya dengan tempat

tracer.

6. Catat dokumen yang dipinjam di buku peminjaman.

Faktor Permasalahan :

1. Petugas filing tidak menggunakan tracer dan tidak

mencatat DRM yang keluar ke dalam buku peminjaman.

Menurut para petugas pencetakan tracer dan penulisan

buku peminjaman akan sangat memakan waktu dan

memperlambat proses pelayanan.

2. Apabila menggunakan tracer, pada saat pengembalian

DRM petugas tidak menggambil kembali tracer yang masih

berada di rak, hal ini mungkin saja akan membuat kesalah

pahaman di kemudian hari ketika petugas akan mengambil

DRM karena menganggap DRM tersebut belum kembali ke

dalam rak filing.

3. Terjadinya missfile, hal ini bisa saja diakibatkan karena

petugas yang kelelahan pada saat mengembalikan DRM

ke rak, sehingga tidak teliti ketika mengembalikan DRM.

Ditambah lagi karena tidak adanya tracer membuat para

petugas tidak memiliki patokan ketika mengembalikan

DRM. Selain dari petugas filing yang kurang teliti bisa juga

dari petugas bagian lain yang tidak teliti. Seperti contoh

petugas di poli meminta DRM pasien padahal sebenarnya

DRM tersebut belum kembali dari unit pelayanan tersebut.

 27

2.3.3 Pelaporan

Pada bagian pelaporan dilakukan perhitungan indikator

pelayanan rumah sakit yang meliputi perhitungan Bed

Occupancy Ratio (BOR), Average Length of Stay (AVLOS),

Turn Over Interval (TOI), Bed Turn Over (BTO).

1. BOR Per Bulan

Sejak bulan Januari 2018 hingga Desember 2018

mengalami naik turun nilai terendah pada bulan Juni 2018

yaitu 54% dan yang tertinggi pada Desember 2018 yaitu

91,16%. Nilai ini menunjukan bahwa BOR RSK Mojowarno

sempat tidak efisien karena nilai efisiensi BOR menurut

Departemen Kesehatan adalah 65% - 85%.

2. ALOS

Sejak bulan Januari 2018 - Februari 2018 mengalami naik

turun, nilai terendah Agustus 2018: 2,13 dan niai tertiggi

Januari 2019: 2,31. Nilai ini masih dibawah standar

efisiensi indikator mutu pelayanan rumah sakit dimana

standar efisiensi ALOS adalah 3 – 12 hari.

3. TOI

Berdasarkan data dari bulan Januari 2018 hingga Februai

2019 menunjukkan bahwa nilai TOI pun juga mengamai

kenaikan dan penurunan, terendah Februari 2019: -0,34,

tertinggi Januari 2018: 2,74. Nilai terendah pada bulan

Februari sangat berada dibawah nilai efisiensi TOI yaitu 1

– 3 hari.
 28

4. BTO

Sejak Januari 2018 hingga Februari 2019 nilai BTO juga

mengalami naik turun. Nilai terendah pada Januari 2018:

5,08 dan nilai tertinggi Januari 2019: 8,98. Nilai tertinggi

pada bulan Januari 2019 menunjukan ketidak efisiensian

nilai BTO di RSK Mojowarno karena nilai efisiensi BTO

adalah 3 – 5 kali dalam 1 bulan.

Dari hasil perhitungan tersebut masih ada beberapa nilai

indokator pelayanan rumah sakit yang tidak efisien bahkan

nilai TOI di ruang perawatan Cempaka sering kali mencapai

nilai minus, ini menunjukan bahwa belum sampai 1 hari tempat

tidur yang baru saja ditinggalkan pasien sudah ditempati lagi

oleh pasien yang lain. Hal ini tentu tidak sesuai dengan

standar efisiensi indikator mutu rumah sakit yang menyatakan

bahwa nilai TOI yang efisien adalah 1 – 3 hari. Jika hal ini

terus terjadi maka tingkat infeksi penyakit akan sangat tinggi di

RSK Mojowarno.

Faktor Permasalahan :

1. Jumlah tempat tidur yang tidak seimbang dengan jumlah

kunjungan pasien.

2. Beban kerja petugas yang tinggi

3. Tuntutan dari pasien yang menginginkan kualitas

pelayanan kesehatan yang baik.

Sebenarnya ketidakefisiensian indikator mutu pelayanan

rumah sakit tidak selalu terjadi. Biasanya ketidakefisiensian ini

 29

terjadi antara bulan Desember atau Januari terjadinya

lonjakan ini karena pada bulan - bulan tersebut jumlah pasien

Dengue Haemorrhagic Fever (DHF) atau yang biasa disebut

penyakit Demam Berdarah meningkat. Berikut data jumlah

kasus DHF sejak November 2018 hingga Februari 2019 :

1200 1134 1123

1000
853
797
800

600 Jumlah kasus DHF

Jumlah Pasien RI
400
188
200 142
66 90
0
Nov-18 Dec-18 Jan-19 Feb-19

Gambar 2.5 Grafik jumlah pasien Rawat Jalan dengan jumlah kasus
DHF

Sumber : Laporan Unit Rekam Medis RSK Mojowarno

2.3.4 Kebutuhan Tenaga Kerja Assembling dan Coding

Unit Rekam Medis di RSK Mojowarno pada bagian

assembling dan coding hanya memiliki 3 petugas, jumlah ini

tidak seimbang dengan jumlah pasien yang rata-rata per

harinya sejumlah 306 pasien. Hal ini akan sangat

menghambat kinerja dan pelayanan kesehatan yang dilakukan

para petugas kepada pasien. Kejadian ketika pasien hendak

berobat tetapi DRM masih belum sempat diassembling dan

 30

dikoding sangat sering terjadi, akibatnya petugas filing

membutuhkan yang lebih lama untuk menemukan DRM yang

tidak ada di ruang filing, dari yang biasanya hanya

membutuhkan waktu sekitar 1 menit untuk mencari DRM,

apabila terjadi missfile petugas membutuhkan waktu rata-rata

20 menit untuk mencari. Inilah yang sering kali menjadi

penghambat pemberian pelayanan kepada pasien.

2.3.5 Pendaftaran Pasien Umum dan Asuransi

Pada bagian pendaftaran pasien umum dan asuransi lain

permasalahan yang ditemui adalah tidak adanya petugas yang

khusus untuk melayani di loket pendaftaran pasien umum dan

asuransi lain. Hal ini mengakibatkan beberapa pasien harus

menunggu adanya petugas untuk mendaftar karena selama ini

petugas yang melayani di loket pendaftaran pasien umum dan

asuransi adalah petugas yang sebenarnya petugas di bagian

unit lain.

2.4 Pemecahan Masalah Berdasarkan Teori

2.4.1 Assembling

Yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah

keterlambatan pengembalian DRM adalah dengan

memberikan edukasi kepada seluruh petugas di ruang

perawatan dan casemix tentang peraturan dan ketentuan

pengembalian DRM, seperti yang telah dijelaskan dalam

Dirgen Yanmed (1997;108) yang menyatakan bahwa

 31

“Seseorang yang menerima dan meminjam rekam medis

berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan

tepat waktu 2 x 24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit.”

Selain menjelaskan tentang peraturan tersebut petugas rekam

medis juga harus menjelaskan tentang permasalahan yang

terjadi apabila DRM terlambat dikembalikan dan imbasnya

terhadap pelayanan yang diberikan kepada pasien.

Kemudian untuk ketidak lengkapan DRM petugas rekam

medis juga wajib menjelaskan peraturan tentang pentingnya

penulisan diagnosa, waktu, tanda tangan, dan nama terang

pemberi pelayanan kesehatan sebagai bukti keabsahan

sebuah dokumen rekam medis seperti yang telah dinyatakan

dalam UU Praktek Kedokteran No.29 Tahun 2004 Pasal 46 :

(1) Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan prakteik

kedokteran wajib membuat rekam medis.

(2) Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan

kesehatan.

(3) Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu,

dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau

tindakan.”

Selain itu dalam Buku Pedoman Pengelolaan Rekam

Medis Rumah Sakit di Indonesia mengenai ketentuan

pengisian rekam medis dikatakan bahwa Rekam Medis harus

 32

dibuat segera dan dilengkapi seluruhnya setelah pasien

menerima pelayanan dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap

pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 1 x 24 jam

harus ditulis dalam lembaran rekam medis.

2) Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter atau

tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya

dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal.

3) Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan

mahasiswa lainnya ditanda tangani dan menjadi

penanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter

pembimbingnya.

4) Catatan yang dibuat oleh Residens (dokter magang) harus

diketahui oleh dokter pembimbingnya.

5) Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan

penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta

dibubuhi paraf.

6) Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak

diperbolehkan.

(Pedoman Pengeloaan Rekam Medis Rumah Sakit di

Indonesia, 1997:hal 35)

2.4.2 Filing

Untuk permasalahan di bagian filing pemecahan yang

dapat dilakukan adalah melaksanakan Standar Operasional

Prosedur (SOP) yang telah ada di buku Pedoman Pelayanan

 33

Unit Rekam Medis RSK Mojowarno. Menurut International

Federation of Information Management Association (IFHIMA,

2012), tracer (outguide) yaitu pengganti rekam medis yang

akan dikeluarkan dari bahan yang kuat dan berwarna. Menurut

Depkes RI (1997), salah satu ketentuan pokok yang harus

ditaati di tempat penyimpanan yaitu tidak satupun rekam

medis boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda

keluar / kartu peminjaman. Jadi sebenarnya SOP yang telah

dibuat dan diberlakukan di RSK Mojowarno sudah baik dan

sesuai dengan peraturan pelayanan kesehatan pada

umumnya. Selain itu fasilitas pencetakan tracer otomatis juga

sudah tersedia, petugas filing hanya diminta untuk lebih

mentaati SOP yang ada dan memaksimalkan fasilitas yang

telah tersedia.

2.4.3 Pelaporan

Dari hasil pelaporan hal yang paling mendapat perhatian

adalah rendahnya nilai TOI. Nilai ideal TOI yang disarankan

adalah 1 – 3 hari. Angka TOI menunjukkan rata – rata jumlah

hari sebuah tempat tidur tidak ditempati untuk perawatan

pasien. Hari “Kosong” ini terjadi antara saat tempat tidur

ditinggalkan oleh seorang pasien hingga digunakan lagi oleh

pasien berikutnya. Semakin kecil angka TOI, berarti semakin

singkat saat tempat tidur menunggu pasien berikutnya. Hal ini

bisa berarti tempat tidur bisa sangat produktif, apalagi jika TOI

= 0 berarti tempat tidur tidak sempat kosong satu haripun dan

 34

segera digunakan lagi oleh pasien berikutnya. Hal ini bisa

sangat menguntungkan secara ekonomi bagi pihak

manajemen rumah sakit, tapi bisa merugikan pasien karena

tempat tidur tidak sempat disiapkan secara baik. Akibatnya,

kejadian infeksi nosokomial mungkin saja meningkat, beban

kerja tim medis meningkat sehingga kepuasan dan

keselamatan pasien terancam. (Sudra, 2010)

Nilai TOI yang tidak ideal juga menggambarkan nilai

indikator mutu pelayanan rumah sakit lain seperti BOR, ALOS,

dan BTO juga tidak ideal. Apabila nilai TOI rendah akan

mengakibatkan nilai BOR dan BTO tinggi, untuk nilai ALOS

juga akan mengalami penurunan. Salah satu pemecahan

masalah yang dapat dilakukan adalah mensensus ulang

jumlah TT di tiap ruangan dan juga menghitung ulang jumlah

rata – rata pasien per harinya. Sehingga dapat diketahui

jumlah TT yang sesuai agar nilai indikator mutu pelayanan

rumah sakit bisa efisien. Berikut hasil perhitungan ulang

kebutuhan TT berdasarkan laporan Hari Perawatan pada

bulan Februari 2019 :

1. Bougenvile

HP
BOR = X 100%
TT x Periode

752
85% = x 100%
TT x 28

85 % 752
=
100 % TT x 28
 35

752
0,85 =
TT x 28

752
TT x 28 =
0,85

= 884,70

884,70
TT =
28

= 31,60 = 32

2. Cempaka

HP
BOR = X 100%
TT x Periode

592
85% = x 100%
TT x 28

85 % 592
=
100 % TT x 28

592
0,85 =
TT x 28

592
TT x 28 =
0,85

= 696,47

696,47
TT =
28

= 24,87 = 25

3. Dahlia

HP
BOR = X 100%
TT x Periode

1216
85% = x 100%
TT x 28

85 % 1216
=
100 % TT x 28
 36

1216
0,85 =
TT x 28

1216
TT x 28 =
0,85

= 1.430,59

1.430,59
TT =
28

= 51,09 = 51

4. Flamboyan

HP
BOR = X 100%
TT x Periode

777
85% = x 100%
TT x 28

85 % 777
=
100 % TT x 28

777
0,85 =
TT x 28

777
TT x 28 =
0,85

= 914,12

914,12
TT =
28

= 32,65 = 33

5. Gardenia

HP
BOR = X 100%
TT x Periode

544
85% = x 100%
TT x 28

85 % 544
=
100 % TT x 28
 37

544
0,85 =
TT x 28

544
TT x 28 =
0,85

= 640

640
TT =
28

= 22,85 = 23

6. ICU

Untuk bagian ICU menurut Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No. 56 Tahun 2014 pasal

31 (c) : “Jumlah tempat tidur perawatan intensif sebanyak

5% (lima persen) dari seluruh tempat tidur untuk Rumah

Sakit milik Pemerintah dan Rumah Sakit milik swasta.”

5
x Total TT seluruh ruangan
100

5
x 164
100

= 8,2 = 8

Jadi total keseluruhan TT yang dibutuhkan agar nilai BOR dapat

mencapai 85% adalah sebanyak 172 TT.

2.4.4 Kebutuhan Tenaga Kerja Assembling dan Coding

Perhitungan tenaga kerja ini menggunakan sistem WISN

1. Waktu kerja tersedia

a. hari kerja

7( hari kerja ) x 52 minggu =312 hari

b. Cuti tahunan = 12 hari

 38

c. Diklat = 5 hari

d. Libur Nasional = 15 hari

e. Izin, sakit, dll = 5 hari

f. 7 jam kerja/hari (Allowance 25% x 7 = 1,75)

7 – 1,75 = 5,25 jam/hari

Hari kerja tersedia

A – ( B+C+D+E)

312 – (12+5+15+5)

312 – 37

275 hari kerja/tahun

Waktu kerja tersedia

Hari kerja tersedia x F

275 x 5,25

1443,75 jam kerja/tahun = 86.625 menit/tahun

2. Menghitung standart beban kerja

Kegiatan pokok : Assembling + Coding

Rata-rata waktu : 3,5 menit + 3 menit = 6,5 menit

Standart beban kerja

Waktu kerja tersedia : rata-rata waktu

= 86.625 : 6,5 = 13.326,92

3. Menyusun standart kelonggaran

Waktu kerja tersedia = 1.443,75 jam/tahun

Faktor kelonggaran = 2 jam x 52 minggu = 104 jam/tahun

Standart kelonggaran = 104 : 1.443,75 = 0,07

4. Menghitung kebutuhan tenaga kerja

 39

Rumus : (Kuantitas kegiatan pokok : standart beban kerja)

+ standart kelonggaran

Kuantitas kegiatan pokok : jumlah pasien x hari kerja

1. x 312

= 95.472

Kebutuhan SDM : (95.472 : 13.326,92) + 0,07 = 7,23 = 7

Jadi kebutuhan SDM yang diperlukan RSK Mojowarno

untuk melaksanakan assembling dan coding dengan optimal

dibutuhkan 7 SDM. Saat ini sudah ada 3 orang yang bertugas

di bagian assembling dan coding, berarti rumah sakit perlu

untuk mnambah 4 SDM lagi guna kelancaran kegiatan

pelayanan yang ada.

2.4.5 Pendaftaran Paisen Umum dan Asuransi

Perhitungan tenaga kerja ini menggunakan sistem WISN

1. Waktu kerja tersedia

a. hari kerja

6 ( hari kerja ) x 52 minggu =312 hari

b. Cuti tahunan = 12 hari

c. Diklat = 5 hari

d. Libur Nasional = 15 hari

e. Izin, sakit, dll = 5 hari

f. 7 jam kerja/hari (Allowance 25% x 7 = 1,75)

7 – 1,75 = 5,25 jam/hari

1) Hari kerja tersedia

A – ( B+C+D+E)
 40

312 – (12+5+15+5)

312 – 37

275 hari kerja/tahun

2) Waktu kerja tersedia

Hari kerja tersedia x F

275 x 5,25

1443,75 jam kerja/tahun = 86.625 menit/tahun

2. Menghitung standart beban kerja

Kegiatan pokok : Pendaftaran Pasien Umum dan Asuransi

Rata-rata waktu : 8 menit

Standart beban kerja

= 86.625 : 8 = 10.828,13

3. Menyusun standart kelonggaran

Waktu kerja tersedia = 1.443,75 jam/tahun

Faktor kelonggaran = 2 jam x 52 minggu = 104 jam/tahun

Standart kelonggaran = 104 : 1.443,75 = 0,07

4. Menghitung kebutuhan tenaga kerja

Rumus = (Kuantitas kegiatan pokok : standart beban kerja)

+ standart kelonggaran

Kuantitas kegiatan pokok = jumlah pasien x hari kerja

68 x 312

= 21.216

Kebutuhan SDM : (21.216 : 10.828,13) + 0,07 = 2,03 = 2

 41

Jadi, untuk di bagian pendafatran pasien umum dan

asuransi masih dibutuhkan 2 orang petugas yang khusus

untuk berkerja di bagian tersebut.

 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pelayanan kesehatan yang dilakukan RSK Mojowarno sudah

baik, akan tetapi masih ditemukan beberapa:

1. Permasalahan seperti tidak adanya petugas khusus untuk

bagian pendaftaran pasien umum dan asuransi

2. Keterlambatan dan ketidaklengkapan pengembalian DRM

3. Kurangnya tenaga kerja untuk bagian assembling dan coding

4. Petugas filing tidak menggunakan tracer

5. Nilai indikator mutu pelayanan rumah sakit yang belum

mencapai nilai efisien karena jumlah tempat tidur yang tidak

memadai.

3.2 Saran

Beberapa hal yang dapat dilakukan pihak pengelola RSK

Mojowarno guna menyelesaikan permasalahan yang ada diantara

adalah :

1. Menambah tenaga kerja untuk bagian pendaftaran pasien

umum dan asuransi, assembling, dan coding

2. Sosialisasi kepada petugas pelayanan kesehatan tentang

peraturan ketepatan waktu pengembalian dan kelengkapan

diagnosa pasien, tanda tanga, dan nama terang petugas

41
 42

3. Sosialisasi dan pelaksanaan SOP yang sudah ada dalam

buku Pedoman Pelayanan Unit Rekam Medis RSK Mojowarno

tahun 2018 pada bagian tata laksana pelayanan filing

4. Melakukan penambahan tempat tidur di ruang rawat inap agar

nilai indikator mutu pelayanan rumah sakit dapat mencapai

nilai yang efisien.

 DAFTAR PUSTAKA

2015. Pengertian, Fungsi, dan Tujuan Rekam Medis. Diakses dari

https://sainsnmini.blogspot.com/2015/08/rekam-medis-pengertian-tujuan-
fungsi.html?m=1 Pada 2019

2016. Rekam Medis. Diakses dari

http://rekammedisjanuarilham.blogspot.com/2016/01/p Pada 2019

2018. Pedoman Pelayanan Unit Rekam Medik Rumah Sakit Kristen Mojowarno.
Jombang:RSK Mojowarno

2019.rskmojowarno.com. Diakses pada 16 maret 2019

Benjamin, Bernad. 1980. Medical Record. London : William Heinemann Medical

Books Ltd.

Depkes RI. 1997. “Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di

Indonesia”. Jakarta:DepKes RI

DepKes RI Dirjen Yanmed. 1997. “Petunjuk Teknis Penyelanggaraan Rekam

Medis Rumah Sakit”. Jakarta: DepKes RI

Hatta, Gemala, R., 1985. Catatan Medik Dalam Kedudukannya Sebagai

Penunjang Sistem Kesehatan Nasiolan, Edisi 13, Jakarta : Bulletin
Medical Record

Huffman, EK. 1992. Pengertian Rekam Medis International Federation of

Information Management Association.2012

Peraturan Menteri Kesehatan RI 2008,Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang

Rekam Medis

43
 44

Peraturan Menteri Kesehatan RI 2010, Permenkes Nomor 340/ MENKES/ PER/

III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan RI 2014,Permenkes RI No.56 Tahun 2014 tentang

Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit.

Sudra, Rano Indradi. 2010. Statistik Rumah Sakit-Dari Sensus Pasien & Grafik
Barber Jhonson Hinga Statistik Kematian & Otopsi.
GrahIlmu:Yogyakarta

Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI.No. 034/Birhup/1972 tentang

Perencanaan dan Pemeliharaan Rumah Sakit

Undang – undang RI No.29 Tahun 2004 Pasal 46 Tentang Praketek Kedokteran