FMEA FORMULIR 1: Pengaturan Waktu Tunggu Layanan Farmasi

Frekuensi dari Deteksi dari

Keparahan
Modus Modus RPN
No Tahapan Proses Tahapan Sub Proses Modus Kegagalan Dampak dari Modus Kegagalan dari Dampak
Kegagalan Kegagalan (DxFxDt)
Ranking 5 Whys penyebab potensial
(1-10)
(1-10) (1-10)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Resep tidak diserahkan resep tidak dapat diproses 9 1 1 9 27
1 Penerimaan resep
Resep hilang 1 2 18 24
Telaah tidak dilakukan pencarian profil pengobatan pasien lebih 3 1 7 21 22
2 Telaah jenis pasien lama
Telaah salah 2 5 30 20
Telaah tidak dilakukan pasien umum menunggu lebih lama 8 2 7 72 13
3 Telaah jenis pembiayaan pasien salah mengantri 8 72 13
Telaah salah pasien salah mengantri 8 2 5 80 12
Telaah dokumen tidak dilakukan proses diulang dari awal 8 3 7 168 4
Telaah dilakukan tidak obat tidak dapat diproses sebelum 8 3 7 168 4
4 Telaah dokumen teliti/tidak lengkap dokumen dilengkapi
Telaah salah 8 2 7 112 8
Telaah tidak dilakukan kesalahan pemberian obat 10 2 7 140 6
Telaah tidak lengkap 4 7 280 1 proses rekrutmen staf sulit

tujuh benar dan

kelengkapannya
petugas lalai

5 Telaah ketersediaan
Verifikasi tidak dilakukan terjadi interaksi obat 10 3 7 210 3
verifikasi interaksi obat Verifikasi tidak lengkap 2 7 140 6
Verifikasi salah 2 7 140 6
Telaah ketersediaan tidak komplain pasien karena menunggu lama 8 3 7 168 4
dilakukan untuk obat yang belum tentu ada
ketersediaan stok Telaah ketersediaan tidak 2 7 112 8
lengkap
Informasi ketersediaan salah 3 5 120 7
komplain pasien karena menunggu obat 7 5 8 280 1 terlihat pasien mudah marah
yang baru akan diproses untuk besok

petugas lupa
pasien ramai
petugas tidak menanyakan
waktu tunggu lebih panjang karena obat 7 5 8 280 1 terlihat pasien mudah marah
Menanyakan ditunggu atau untuk besok diproses saat ini
kembali besok
petugas lupa
 kembali besok

pasien ramai
informasi yang diterima salah komplain pasien karena menunggu obat 7 3 8 168 4
yang baru akan diproses untuk besok
waktu tunggu lebih panjang karena obat 7 3 8 168 4
untuk besok diproses saat ini
nomor antrian tidak diambil obat pasien terlambat diproses 8 2 7 112 8
pasien tidak tahu harus menunggu 7 2 7 98 9
berapa lama
nomor antrian hilang pasien mengalami kesulitan saat 9 2 8 144 5
pengambilan nomor antrian pengambilan obat
6 Pengaktifan waktu tunggu nomor antrian tidak ada obat pasien terlambat diproses 8 2 2 32 19
pasien tidak tahu harus menunggu 7 2 2 28 21
berapa lama
waktu mulai proses tidak pasien tidak tahu harus menunggu 7 5 1 35 18
tercantum berapa lama
waktu mulai proses tercantum pasien menunggu terlalu lama 8 5 7 280 1 pasien banyak dan ramai
salah alat penunjuk waktu error
sistem manual
pencantuman waktu komplain pasien karena merasa sudah 7 5 7 245 2
dimulainya proses penyiapan menunggu 60 menit
penulisan waktu mulai proses pasien tidak tahu harus menunggu 7 5 2 70 14
tidak jelas berapa lama
patokan proses salah sehingga persiapan 8 5 2 80 12
dilakukan lebih lama
informasi tidak disampaikan komplain pasien karena menunggu lama 8 5 7 280 1 proses rekrutmen staf sulit
untuk obat yang belum tentu ada
penyampaian informasi 60
menit penghitungan waktu tidak penyiapan obat menjadi lebih lama 8 5 7 280 1
dilakukan karena tanpa patokan waktu

resep tidak dimasukkan ke obat tidak diproses 9 1 5 45 16

keranjang resep
7 Keranjang resep resep hilang/terjatuh 1 7 63 15
keranjang resep tidak ada pasien menunggu lama karena urutan 8 2 1 16 25
pemrosesan tidak ada
proses input tidak dilaksanakan obat tidak diproses 9 1 2 18 24
8 input resep proses input salah obat yang diberikan salah 10 3 3 90 10
proses input tidak lengkap 3 3 90 10
9 Cetak etiket etiket tidak dapat dicetak pasien salah meminum obat 10 2 2 40 17
cetakan etiket tidak jelas 3 1 30 20
(termasuk terpotong)
cetakan etiket salah 3 3 90 10
10 penyiapan obat obat tidak disiapkan pasien menunggu lama 8 1 2 16 25
 obat yang disiapkan tidak pasien kurang minum obat 9 3 3 81 11
lengkap
obat yang disiapkan salah pasien salah minum obat 10 3 3 90 10
11 penempelan etiket etiket tidak ditempel pasien salah meminum obat 10 1 1 10 26
cara penempelan etiket salah 3 1 30 20
pemberian informasi dan Informasi dan edukasi tidak pasien salah meminum obat 10 2 7 140 6
12 penyerahan obat dilakukan
edukasi
informasi dan edukasi tidak 3 7 210 3
lengkap
informasi dan edukasi salah 3 7 210 3
penghitung waktu tidak waktu tunggu tidak dapat diidentifikasi 5 2 2 20 23
13 mematikan waktu tunggu dimatikan
pencatatan akhir waktu tunggu 3 2 30 20
salah

Keterangan:
1 Diisi dengan dengan alur proses terkait topik FMEA
Diisi dengan 1 atau beberapa modus kegagalan (apa yang diamati bila terjadi kegagalan) yang dapat terjadi pada setiap tahapan proses
2
Diisi dengan 1 atau beberapa dampak/efek yang mungkin terjadi pada setiap modus kegagalan
3
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: keparahan minimal 10: keparahan berat
4
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: jarang terjadi dampak dari modus kegagalan, 10: sangat sering terjadi dampak dari modus kegagalan
5
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: modus kegagalan mudah dideteksi, 10: modus kegagalan sulit dideteksi
6
RPN (Risk Priority Number) diisi dengan hasil perkalian antara: Keparahan x Frekuensi x Deteksi= (4) x (5) x (6)
7
Rangking RPN disusun sesuai urutan berdasarkan hasil perkalian yang tertinggi
8
9 Tetapkan akar masalah dari modus kegagalan dengan skoring yang tertinggi atau sesuai kebutuhan unit kerja
Buat rencana kegiatan sebagai tindak lanjut sesuai akar masalah
10
 Rencana Kegiatan
(berdasarkan akar penyebab)

10

1. sistem mobilisasi staf di jam

layanan sibuk
2. menggunakan jasa farmasi dari
pihak ketiga

1. menggunakan checklist
pengingat
2. menjadikan penilaian kinerja
staf farmasi

1. pelatihan service excellent

2. membuat keranjang pilihan
ditunggu atau untuk besok
3. membuat stiker pengingat
4. menambah petugas
1. pelatihan service excellent
2. membuat keranjang pilihan
ditunggu atau untuk besok
3. membuat stiker pengingat
4. menambah petugas

mesin pencetak nomor antrian

sekaligus mencetak waktu
memulai proses

mesin pencetak nomor antrian

sekaligus mencetak waktu
memulai proses dan
mencantumkan informasi waktu
tunggu 60 menit
 FMEA FORMULIR 2: Judul

Frekuensi dari Deteksi dari

Rencana Kegiatan Keparahan %
Dampak dari Modus Modus Modus RPN Person In
No (berdasarkan akar Modus Kegagalan dari Dampak Penurunan Ranking Deadline
Kegagalan Kegagalan Kegagalan (DxFxDt) Charge
penyebab) (1-10) RPN
(1-10) (1-10)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
mobilisasi tidak dapat
8 1 64 77% 9
sistem mobilisasi staf di jam terlaksana layanan lambat dan
1 8
layanan sibuk mobilisasi terlaksana namun berisiko komplain
8 2 128 54% 14
sangat singkat
menggunakan jasa farmasi tidak ada jasa farmasi yang layanan lambat dan
2 8 5 1 40 86% 4
dari pihak ketiga dapat bekerjasama berisiko komplain
checklist tidak dibuat 2 1 18 94% 2
menggunakan checklist checklist tidak digunakan risiko kesalahan lebih 3 3 81 71% 11
3 9
pengingat Checklist tidak digunakan besar
2 3 54 81% 7
sebagaimana mestinya
sistem penilaian kinerja tidak
2 1 16 94% 2
menjadikan penilaian kinerja disusun tidak ada peningkatan
4 8
staf farmasi sistem penilaian kinerja tidak kinerja staf
3 3 72 74% 10
dapat diimplementasikan
pelatihan tidak terselenggara teknik komunikasi tidak
ada perbaikan 6 1 42 85% 5
pelatihan service excellent
5 7
pelatihan tidak diikuti oleh
5 3 105 84% 6
semua petugas
keranjang pilihan tidak tidak diketahui pilihan
membuat keranjang pilihan tersedia pasien/keluarga 3 1 24 91% 3
6 8
ditunggu atau untuk besok
keranjang pilihan tidak terisi 3 2 48 83% 6
stiker pengingat tidak dibuat 2 1 16 94% 2
stiker pengingat tidak petugas tetap lupa atau
7 membuat stiker pengingat ditempatkan di bagian yang lalai melakukan 8 1 1 8 97% 1
mudah dilihat tugasnya
stiker pengingat tidak jelas 2 1 16 94% 2
tidak ada penambahan ritme layanan tetap
8 menambah petugas petugas lambat dan berisiko 8 7 1 56 80% 8
komplain
mesin tidak dibuat 7 1 42 85% 5
mesin pencetak nomor antrian mesin digunakan secara
sekaligus mencetak waktu salah proses penghitungan 7 5 210 25% 15
9 memulai proses dan waktu layanan tidak 6
mencantumkan informasi mesin dibuat namun aplikasi dapat dilakukan
7 2 84 70% 12
waktu tunggu 60 menit tidak lengkap
mesin sering tidak berfungsi 8 2 96 66% 13

Keterangan:
1 Diisi dengan rencana kegiatan sesuai akar masalah yang dibuat pada FMEA Formulir 1 kolom 11
Diisi dengan 1 atau beberapa modus kegagalan (apa yang diamati bila terjadi kegagalan) dari rencana kegiatan
2
Diisi dengan 1 atau beberapa dampak yang mungkin terjadi pada setiap modus kegagalan
3
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: keparahan minimal 10: keparahan berat
4
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: jarang terjadi dampak dari modus kegagalan, 10: sangat sering terjadi dampak dari modus kegagalan
5
Diisi dengan angka 1 sampai 10, 1: modus kegagalan mudah dideteksi, 10: modus kegagalan sulit dideteksi
6
 RPN (Risk Priority Number) diisi dengan hasil perkalian antara: Keparahan x Frekuensi x Deteksi = (4) x (5) x (6)
7
Diisi dengan nilai hasil dari: RPN Awal dikurang RPN Ulang dibagi RPN Awal dikali 100%
8
9 Rangking % Penurunan RPN, makin tinggi nilai penurunan makin tinggi prioritas kegiatan
10 Tetapkan Person In Charge (Penanggung Jawab) dari setiap rencana kegiatan
Tetapkan tenggat waktu (deadline) penyelesaian rencana kegiatan
11