TUGAS SEMINAR INFORMASI AKUNTANSI

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah swt, Yang Maha Pengasih dan Penyayang
kepada segala makhluk yang diciptakan-Nya. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Rasul
pembawa ajaran Islam, dan yang menjadi rahmat bagi semesta alam, Nabi Muhammad saw.

Kami dapat menyelesaikan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.
Harapan kami semoga makalah ini dapat membantu dan menambah pengetahuan serta pengalaman bagi
para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga untuk
kedepannya dapat lebih baik.

Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Bapak Adhi Alfian ,S.E., M.Ak. selaku dosen
mata kuliah Seminar Sistem Informasi Akuntansi yang telah mengarahkan dalam proses penyusunan tugas

Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat
kurang. Oleh karena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang
bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga tugas dengan
materi “Human Resourches & Payroll Cycle PT Trans Retail Indonesia” ini dapat menjadi referensi
dalam belajar.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................. ii
BAB I ......................................................................................................................................................... 1
1.1 PROFIL ORGANISASI........................................................................................................... 1
1.2 TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................... 1
BAB II........................................................................................................................................................ 3
2.1 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian yang Terlibat ..................................................... 3
2.2 Alur HR and Payroll Process .................................................................................................. 3
2.3 Objective Setting and Event Identification ............................................................................ 6
2.4 Risk Assessment and Risk Response....................................................................................... 7
2.5 Control Activities ...................................................................................................................... 8
2.6 Communicate Informatin and Monitor Control Processes ................................................ 11
BAB III .................................................................................................................................................... 13
3.1 Peran dan Fungsi yang Terlibat dalam HR and Payroll Process........................................ 13
3.2 Alur HR and Payroll Process saat ini ................................................................................... 13
3.3 Flowchart ................................................................................................................................. 15
3.4 Dokumen Terkait.................................................................................................................... 15
3.5 ANALISIS RISIKO................................................................................................................ 17
3.6 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian Setelah Penanggulangan Resiko .................... 19
3.7 Alur Proses Setelah Penanggulangan Resiko....................................................................... 20
3.8 Flowchart Setelah Penanggulangan Resiko ......................................................................... 21

ii
 BAB I
1.1 PROFIL ORGANISASI
PT Trans Retail Indonesia merupakan perusahaan ritel di Indoensia yang merupakan
pemilik dari jaringan supermarket Carrefour. Hadir sejak tahun 1996 dan resmi membuka gerai
pertamanya di Cempaka Putih Jakarta pada 1998. Sebagai cabang dari salah satu perusahaan
ritel terbesar di dunia, Carrefour menjadi pelopor yang memperkenalkan konsep hypermarket
yang menyediakan alternatif belanja baru di Indonesia dengan konsep One-Sop Shopping.
Pelanggan dapat memperoleh berbagai pilihan produk yang lengkap untuk memnuhi segala
kebutuhan sehari-hari dengan harga kompetitif. Hal ini didukung dengan lingkungan belanja
yang nyaman dengan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan.
Saat ini, PT Trans Retail Indonesia menguasai 40% pasar ritel di segmen hypermarket
dan supermarket dengan jaringan operasional terdiri dari 85 gerai atau pusat perdagangan di
28 kota di Indonesia. Perusahaan ini melayani lebih dari 72 juta pelangan di seluruh Indonesia
dengan jumlah karyawan sebanyak 28.000 orang.

1.2 TINJAUAN PUSTAKA

Human Resources Management (HRM)/Payroll Cycle adalah rangkaian aktivitas bisnis yang
berulang dan operasi pemrosesan data terkait yang terkait dengan pengelolaan tenaga kerja
karyawan secara efektif. Tugas yang lebih penting termasuk yang berikut ini:
• Mekrekrut dan mempekerjakan pegawai baru
• Pelatihan (training)
• Penugasan (job assignment)
• Kompensasi (payroll)
• Evaluasi kinerja
• Pemberhentian karyawan karena pemutusan hubungan kerja atau sukarela.
Kompensasi pegawai merupakan fungsi utama dari sistem penggajian (kompensasi) dan
ditanggungjawabi oleh akuntan. Sedangkan HRM melakukan lima pekerjaan lainnya.

1
Database master HRM / Payroll menyediakan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Mengakui nilai pengetahuan dan keterampilan
karyawan dapat membantu perusahaan lebih memahami biaya sebenarnya yang terkait dengan
pergantian karyawan yang berlebihan. Selain biaya langsung yang terkait dengan proses
perekrutan (periklanan, pemeriksaan latar belakang, wawancara kandidat, dll), ada juga biaya
yang terkait dengan perekrutan bantuan sementara, pelatihan karyawan baru, dan penurunan
produktivitas karyawan baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari caranya. untuk
melakukan tugas mereka. Aktivitas HRM / Payroll Cycle bergantung pada database terintegrasi
yang berisi informasi tentang karyawan, penggajian, dan penggunaan waktu karyawan.

2
 BAB II

2.1 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian yang Terlibat

1) HRM Department: memberikan informasi tentang perekrutan, penentuan, dan
perubahan tarif gaji karena kenaikan gaji dan promosi.
2) Karyawan: memulai perubahan dalam kebijaksanaan mereka (misalnya, kontribusi
untuk rencana pensiun).
3) Various Departments: menyediakan data tentang jam kerja actual karyawan.
4) Government Agencies: mengenakan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi
persyaratan peraturan.
5) Bank: mendistribusikan gaji kepada karyawan melalui payroll check yang dikirimkan
oleh pihak perusahaan.
6) Insurance and Other Companies: memberikan instruksi untuk menghitung dan
menagihkan berbagai pemotongan pajak.

Gambar 1. Diagram Konteks Pihak Terlibat di dalam HRM/Payroll Cycle

2.2 Alur HR and Payroll Process

1) Memperbaurui Database Master Penggajian (Updating Payroll Master Database)
Secara berkala, data induk perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan tarif pajak dan
pengurangan asuransi. Memperbarui basis data master penggajian untuk perubahan yang
dimulai secara internal terkait dengan pekerjaan, sedangkan departemen penggajian
memperbarui informasi tentang tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya ketika
menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan
asuransi. Meskipun penggajian diproses dalam mode batch, departemen HRM memiliki
akses online untuk memperbarui database master penggajian sehingga perubahan
penggajian dimasukkan tepat waktu dan tercermin dengan benar di periode pembayaran

3
 berikutnya.
2) Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Validate Time and Attendance Data)
Bagaimana data waktu dan kehadiran karyawan dikumpulkan bergantung pada status gaji
karyawan. Untuk karyawan yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu
waktu untuk mengingat waktu kedatangan dan keberangkatan harian karyawan. Karyawan
yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat upaya kerja mereka pada kartu waktu.
Sebaliknya, supervisor mereka secara informal memantau kehadiran mereka di tempat
kerja. Staf penjualan sering kali dibayar berdasarkan komisi langsung atau berdasarkan
gaji ditambah komisi. Ini mengharuskan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka
dengan cermat. Selain itu, beberapa penjualan dibayar bonus karena melebihi target.
Menggunakan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan
sistem informasi penjualan dan siklus lainnya untuk mengumpulkan data yang
digunakan untuk menghitung bonus.
3) Mempersiapkan Penggajian (Prepare Payroll)

Gambar 2. Flowchart dari Payroll Cycle

4
4) Mencairkan Penggajian (Disburse Payroll)
Setelah gaji disiapkan, akun hutang meninjau dan menyetujui daftar gaji. Voucher
pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening giro
umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan kemudian
digunakan untuk memperbarui buku besar.
5) Menghitung dan Mencairkan Manfaat yang Dibayar Pemberi Kerja, Pajak, dan
Pemotongan Sukarela Karyawan (Calculate and Disburse Employer-Paid Benefits, Taxes,
and Voluntary Employee Deductions)
Perusahaan harus membayar pajak, asuransi, dan biaya lainnya yang terkait dengan
pegawainya. Banyak pemberi kerja menawarkan program tunjangan fleksibel kepada
karyawannya, di mana setiap karyawan memilih beberapa perlindungan minimum dalam
asuransi kesehatan, program pensiun, dan kontribusi amal. Rencana tunjangan yang
fleksibel meningkatkan tuntutan pada HRM / sistem penggajian perusahaan.
Sistem informasi siklus HRM / penggajian terdiri dari dua subsistem terkait, tetapi terpisah:
HRM dan penggajian. HRM mencatat dan memproses data tentang aktivitas perekrutan,
perekrutan, pelatihan, penugasan, evaluasi, dan pemberhentian karyawan. Sistem penggajian
mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar karyawan atas layanan
mereka.
Sistem HRM / penggajian harus dirancang untuk mematuhi berbagai peraturan pemerintah
yang terkait dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan. Selain itu, kontrol yang memadai
harus ada untuk mencegah (1) karyawan yang membayar lebih karena data waktu dan
kehadiran yang tidak valid (dilebih-lebihkan) dan (2) pencairan gaji kepada karyawan yang
fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, khususnya
dengan menjalankan fungsi berikut oleh individu yang berbeda:
• Mengotorisasi dan membuat perubahan pada file master penggajian untuk acara-acara
seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji
• Mencatat dan memverifikasi waktu kerja karyawan
• Mempersiapkan gaji
• Mendistribusikan gaji
• Rekonsiliasi rekening bank penggajian

5
 Gambar 3. Jenis-Jenis Ancaman atas Tiap Aktivitas dalam HR/Payroll Cycle

2.3 Objective Setting and Event Identification

1) Objective Setting
Manajemen menentukan apa yang ingin dicapai perusahaan, seringkali disebut sebagai
visi atau misi perusahaan. Manajemen menetapkan tujuan di tingkat perusahaan dan
kemudian membaginya menjadi tujuan yang lebih spesifik untuk subunit perusahaan.
Perusahaan menentukan apa yang harus dilakukan dengan benar untuk mencapai tujuan

6
 dan menetapkan ukuran kinerja untuk menentukan apakah tujuan tersebut terpenuhi.
• Tujuan strategis (strategic objectives), yaitu tujuan tingkat tinggi yang selaras dengan
misi perusahaan, mendukungnya, dan menciptakan nilai pemegang saham, ditetapkan
terlebih dahulu. Manajemen harus mengidentifikasi cara alternatif untuk mencapai
tujuan strategis; mengidentifikasi dan menilai risiko dan implikasi dari setiap alternatif;
merumuskan strategi perusahaan; dan menetapkan tujuan operasi, kepatuhan dan
pelaporan.
• Tujuan operasi (operations objectives), yang berhubungan dengan efektivitas dan
efisiensi operasi perusahaan, menentukan bagaimana mengalokasikan sumber daya.
Mereka mencerminkan preferensi manajemen, penilaian, dan gaya dan merupakan
faktor kunci dalam kesuksesan perusahaan.
• Tujuan pelaporan (reporting objectives) membantu memastikan keakuratan,
kelengkapan, dan keandalan laporan perusahaan; meningkatkan pengambilan
keputusan; dan memantau aktivitas dan kinerja perusahaan.
• Tujuan kepatuhan (compliance objectives) membantu perusahaan mematuhi semua
hukum dan peraturan yang berlaku. Sebagian besar tujuan kepatuhan, dan banyak
tujuan pelaporan, diberlakukan oleh entitas eksternal sebagai tanggapan terhadap
undang-undang atau peraturan. Seberapa baik perusahaan memenuhi tujuan kepatuhan
dan pelaporannya dapat berdampak signifikan pada reputasi perusahaan.

2) Event Identification
COSO mendefinisikan sebuah peristiwa sebagai “suatu kejadian atau kejadian yang berasal
dari sumber internal atau eksternal yang mempengaruhi implementasi strategi atau
pencapaian tujuan. Beberapa teknik yang digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi
peristiwa termasuk menggunakan daftar lengkap peristiwa potensial, melakukan analisis
internal, memantau peristiwa terkemuka dan titik pemicu, melakukan lokakarya dan
wawancara, menggunakan penggalian data, dan menganalisis proses bisnis.

2.4 Risk Assessment and Risk Response

Risiko dari peristiwa yang diidentifikasi dinilai dengan beberapa cara berbeda: kemungkinan,
dampak positif dan negatif, secara individu dan berdasarkan kategori, pengaruhnya terhadap
unit organisasi lain, dan secara inheren dan residual. Risiko inheren (inherent risk) adalah
kerentanan sekumpulan akun transaksi terhadap masalah pengendalian yang signifikan tanpa

7
 adanya pengendalian internal. Risiko residual (residual risk) adalah risiko yang tersisa setelah
manajemen menerapkan pengendalian internal atau risiko respons lainnya. Perusahaan harus
menilai risiko yang melekat, mengembangkan tanggapan, dan kemudian menilai risiko sisa.
Selain itu, risiko/ancaman dapat dibedakan menjadi risiko stratejik (doing the wrong thing),
risiko finansial, dan risiko informasi.
Untuk menyelaraskan risiko yang teridentifikasi dengan toleransi perusahaan terhadap risiko,
manajemen harus mengambil pandangan risiko di seluruh entitas. Mereka harus menilai
kemungkinan dan dampak risiko, serta biaya dan manfaat dari tanggapan alternatif.
Manajemen dapat menanggapi risiko dengan salah satu dari empat cara:
• Mengurangi (reduce) kemungkinan dan dampak risiko dengen menerapkan
sistem pengendalian internal yang efektif.
• Menerima (accept) kemungkinan dan dampak risiko.
• Membagi (share) risiko atau mentransfernya kepada orang lain, contohnya
dengan membayar asuransi, melakukan outsourcing, atau melakukan transaksi
lindung nilai.
• Menghindari (avoid) risiko dengan tidak terlibat dalam aktivitas yang
menghasilkan risiko.

2.5 Control Activities

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan, prosedur, dan aturan yang memberikan keyakinan
memadai bahwa tujuan pengendalian terpenuhi dan respons risiko dilakukan. Merupakan
tanggung jawab manajemen untuk mengembangkan sistem terkontrol yang aman dan
memadai. Manajemen harus memastikan bahwa:
• Kontrol dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi risiko ke
tingkat yang dapat diterima
• Control umum yang tepat dipilih dan dikembangkan melalui teknologi
• Aktivitas pengendalian dilaksanakan dan diikuti sebagaimana ditentukan dalam
kebijakan dan prosedur perusahaan
Prosedur pengendalian termasuk dalam kategori berikut:
1) Otorisasi Transaksi dan Aktivitas yang Tepat
• Digital signature
• Specific authorization
• General authorisation
8
2) Pemisahan Tugas
• Otorisasi (authorisation)—menyetujui transaksi dan keputusan
• Pencatatan (recording)—menyiapkan dokumen sumber, memasukkan data ke
dalam sistem komputer, dan memelihara jurnal, buku besar, file, atau database
• Penahanan (custody)—menangani uang tunai, peralatan, inventaris, atau aset
tetap; menerima cek pelanggan yang masuk; dan menulis cek.
3) Pengembangan Proyek dan Pengendalian Akuisisi
Penting untuk memiliki metodologi yang terbukti untuk mengatur pengembangan,
akuisisi, implementasi, dan pemeliharaan sistem informasi. Ini harus berisi kontrol yang
sesuai untuk persetujuan manajemen, keterlibatan pengguna, analisis, desain,
pengujian, implementasi, dan konversi. Kontrol pengembangan sistem penting meliputi
yang berikut ini:
• Steering committee memandu dan mengawasi pengembangan dan akuisisi system
• Strategic master plan dikembangkan dan diperbarui setiap tahun untuk
menyelaraskan sistem informasi organisasi dengan startegi bisnisnya
• Project development plan menunjukkan tugas yang harus dilakukan, siapa yang
akan melakukannya, biaya proyek, tanggal penyelesaian, dan tonggak poyek.
• Data processing schedule menunjukkan kapan setiap tugas harus dilakukan
• System performance measurements dibuat untuk mengevaluasi system.
• Postimplementation review dilakukan setelah proyek selesai dilakukan
untuk menentukan apakah manfaat yang diharapkan tercapai.
4) Ubah Kendali Manajemen
Organisasi memodifikasi sistem yang ada untuk mencerminkan praktik bisnis baru dan
memanfaatkan kemajuan TI. Mereka yang bertanggung jawab atas perubahan harus
memastikan bahwa mereka tidak menimbulkan kesalahan dan memfasilitasi penipuan.
5) Desain & Dokumen dan Catatan yang Digunakan
Membantu memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap dari semua data transaksi
yang relevan. Bentuk dan isinya harus sesederhana mungkin, meminimalkan kesalahan,
dan memfasilitasi tinjauan dan verifikasi. Dokumen yang memulai transaksi harus berisi
ruang untuk otorisasi. Mereka yang mentransfer aset membutuhkan ruang untuk tanda
tangan pihak penerima. Dokumen harus disusun secara berurutan sehingga masing-
masing dapat dipertanggungjawabkan. Jejak audit memfasilitasi pelacakan transaksi
individu melalui sistem, mengoreksi kesalahan, dan memverifikasi keluaran sistem.

9
 6) Menjaga Aset, Catatan, dan Data
Perusahaan harus melindungi kas dan aset fisik serta informasinya. Risiko keamanan
yang jauh lebih besar bagi karyawan daripada orang luar. Mereka lebih mampu
menyembunyikan tindakan ilegal mereka, karena mereka lebih tahu kelemahan sistem.
• Membuat dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang sesuai
• Menjaga catatan akurat dari semua asset
• Batasi akses pada asset
• Melindungi catatan dan dokumen
7) Pemeriksaan Independen pada Semua Aset
Dilakukan oleh orang lain selain orang yang melakukan operasi awal,
membantu memastikan bahwa transaksi diproses secara akurat. Termasuk di
dalamnya:
• Top-level reviews
• Analytical reviews
• Reconciliation of independently maintained records
• Comparison of actual quantities with recorded amounts
• Double-entry accounting
• Independent review
Pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting:
1) Preventive controls mencegah masalah sebelum uncul.
2) Detective controls menemukan masalah yang tidak dapat dicegah.
3) Corrective controls mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memperbaiki
dan memulihkan kesalahan yang dihasilkan

Gambar 4. Matriks Risk Assessment

10
2.6 Communicate Informatin and Monitor Control Processes
1) Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi harus menangkap dan bertukar informasi yang
diperlukan untuk melakukan, mengelola, dan mengendalikan operasi organisasi. Tujuan
utama dari sistem informasi akuntansi (AIS) adalah untuk mengumpulkan, mencatat,
memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi tentang suatu
organisasi. Ini termasuk memahami bagaimana transaksi dimulai, data ditangkap, file
diakses dan diperbarui, data diproses, dan informasi dilaporkan. Ini mencakup pemahaman
tentang catatan dan prosedur akuntansi, dokumen pendukung, dan laporan keuangan. Item-
item ini menyediakan jejak audit, yang memungkinkan transaksi ditelusuri bolak-balik
antara asalnya dan laporan keuangan.
Selain mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid, SIA harus
mengklasifikasikan transaksi dengan benar, mencatat transaksi dengan nilai moneter yang
tepat, mencatat transaksi dalam periode akuntansi yang tepat, dan menyajikan transaksi
serta pengungkapan terkait dengan benar dalam laporan keuangan.
Komunikasi harus terjadi secara internal dan eksternal untuk memberikan informasi yang
diperlukan untuk menjalankan aktivitas pengendalian internal sehari-hari. Semua personel
harus memahami tanggung jawab mereka.
Kerangka IC yang diperbarui menetapkan bahwa tiga prinsip berikut berlaku untuk proses
informasi dan komunikasi:
• Mendapatkan atau menghasilkan informasi yang relevan dan berkualitas tinggi
untuk mendukung pengendalian internal.
• Mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung
jawab, yang diperlukan untuk mendukung komponen pengendalian internal lainnya
• Mengkomunikasikan masalah pengendalian internal yang relevan kepada
pihak eksternal
2) Monitoring
Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus terus dipantau,
dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Setiap kekurangan harus dilaporkan kepada
manajemen senior dan dewan direksi.
• Melakukan evaluasi pengendalian internal
• Menerapkan pengawasan yang efektif
• Menggunakan sistem akuntansi pertanggungjawaban

11
 • Memantau kegiatan system
• Melacak perangkat lunak dan perangkat seluler yang dibeli
• Melakukan audit secara berkala
• Mempekerjakan petugas keamanan komputer dan kepala petugas kepatuhan
• Melibatkan spesialis forensic
• Menginstal pernagkat lunak pendeteksi fraud
• Menerapkan fraud hotline
Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus terus dipantau,
dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Setiap kekurangan harus dilaporkan kepada
manajemen senior dan dewan direksi.

12
 BAB III

3.1 Peran dan Fungsi yang Terlibat dalam HR and Payroll Process
Beberapa fungsi yang bersangkutan bersama siklus penggajian yang ada pada PT
Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) ialah:
1) Bagian Personalia (Human Resource Development/HRD)
Mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan data karyawan dan membuat
laporan absen kehadiran karyawan selama satu bulan, ke dalam bentuk laporan rekap
absen karyawan.
2) Bagian Keuangan
Menghitung beberapa gaji pokok dan jam lembur yang akan dibayarkan kepada
karyawan, setelah dihitung berdasarkan tarif jenjang dan jabatan masing-masing
karyawan. Setelah dihitung, bagian keuangan akan membawah ke bagian Store
Manager untuk meminta persetujuan mengenai jumlah gaji karyawan. Setelah
mendapatkan persetujaun Store Manager, langkah selanjutnya bagian keuangan
melakukan konfirmsi ke Bank mengenai gaji karyawan dan membuat pengeluaran kas
atas biaya yang harus didistribusikan kepada seluruh karyawan.
3) Bank
Melakukan distribusi penggajian dari akun perusahaan kepada karyawan atas perintah
dari Carrefour.

3.2 Alur HR and Payroll Process saat ini

Prosedur yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi siklus menggajian di PT
Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) dijelaskan dalam proses berikut:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
- Pencatatan waktu hadir karyawan dilakukan oleh karyawan pada pintu
masuk administrasi menggunakan kartu hadir
- Daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di
perusahaan dalam jam kerja normal atau lembur.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
- Dilihat dari data karyawan yang sudah tersimpan di mesin clock card
- Mencetak rekapan absen dalam periode satu bulan oleh bagian personalia
untuk menghasilkan kartu jam hadir (KJH)
- Menghitung keseluruhan jam kerja karyawan dengan melihat pada KJH dan kartu
13
 jam kerja
- Pembuatan daftar gaji yang berisi gaji pokok, gaji lembur, potongan pajak
penghasilan, potongan bpjs, dan membuat slip gaji untuk karyawan oleh bagian
keuangan
- Menghitung rekapan gaji sebagai bukti dokumen untuk pengeluaran kas dan slip
gaji karyawan
3) Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
- Slip gaji digunakan sebagai dasar untuk melakukan transfer gaji dan upah
kepada karyawan melalu Bank
- Bank menyerahkan bukti transfer dan slip pembayaran gaji yang telah dilakukan
- Bagian keuangan menyimpan slip pembayaran sebagai bukti adanya transaksi
kas keluar di dalam perusahaan

14
3.3 Flowchart

Gambar 5. Flowchart HR/Payroll Cycle Pada PT Trans Retail

3.4 Dokumen Terkait

Beberapa dokumen yang digunakan selama siklus penggajian pada PT Trans Retail
Indonesia (Carrefour Panakukan Square) antara lain sebagai berikut:
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dikeluarkan oleh Store Manager dalam membuat surat-surat keputusan yang berkaitan
dengan karyawan, seperti pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan
pangkat, skorsing, perubahan tarif upah, dan pemindahan karyawan yang akan
dibuatkan daftar gaji dan dokumen karyawan yang harus dikirim ke pusat.

15
2) Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir yang telah disediakan oleh perusahaan dimasukkan ke dalam mesin
ceklok sebagai bukti kehadiran karyawan, baik yang masuk maupun keluar, serta
mencatat semua kegiatan jam kerja pada karyawan.
3) Permintaan Kerja lembur
Waktu lembur karyawan adalah waktu yang digunakan untuk bekerja di luar dari waktu
kerja karyawan, yang nantinya akan disetujui personalia. Untuk karyawan yang lembur,
harus membuat permintaan lembur dari perusahaan disertai dengan persetujuan atasan
karyawan yang terkait, dan membuat rincian pelaksanaan lembur.

4) Daftar Gaji Karyawan

Daftar gaji karyawan akan dilihat dari golongan jabatan dan jenis pekerjaannya. Daftar
gaji karyawan berisi daftar gaji pokok, tunjangan dan bonus yang telah dikurangi pajak.
Dalam hal ini ada tiga hal penting dalam menentukan gaji, yaitu nilai pekerjaan
dipasaran, kesesuaian dengan skala upah, dan mempunyai kontribusi besar terhadap
perusahaan. Bagian keuangan bertanggungjawab atas daftar gaji karyawan selama
jangka waktu pembayaran.
5) Bukti Kas Keluar
Bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai dalam hal pembayran
gaji karyawan.

16
 6) Slip Gaji

3.5 ANALISIS RISIKO

Risk Mitigation
No Decription Impact Likelihood Risk Score Strategis Who
1 Tidak terdapat 5 3 15 (high) Memakai mesin HR Departement
pengawasan absensi finger
atas kegiatan print yang
absensi teritegrasi dengan
karyawan yang untuk keamanan,
mengakibatkan sehingga tidak
karyawan adanya
daapt kecurangan
membuat pengcopy-an
kecurangan kartu
dengan
memasukkan
kartu jam hadir
temannya ke
mesin almano
17
 dan secara
otomatis

2 Tidak adanya 3 4 12 (High) Melakukan Bagian Personalia

proses update payroll (HR Departement)
pembaharuan master data secara
payroll master berkala ketika
data terdapat
perubahan
jabatan, tarif
pajak
3. Data lembur 3 4 12 (High) Melakukan Store Manager
yang tidak persetujuan atas
tercatat dan permohanan
tidak disetujui lembur yang
dilakukan oleh
karyawan

4. Kesalahan 3 4 12 (high) melakukan Bagian keuangan

dalam verifikasi ulang
menghitung atas perhitungan
gaji dan upah gaji yang
untuk dilakukan oleh
dibayarkan Bagian HRD
kepada sebagai dasar
karyawan pembuatan bukti
pengeluaran kas

5. Keterlambatan 1 3 3 (Low) Membuat data Bagian Personalia

dalam processing (HR Departement)
pembayaran schedule & Bagian keuangan
gaji

6. Pencatatan 1 4 4 Memastikan Bagian Akuntansi

pengeluaran (Moderate) bagian keuangan
gaji tidak telah
dilakukan menyampaikan
bukti pengeluaran
pembayaran
untuk kemudian
dicatatkan
kedalam jurnal
pengeluaran

18
 - Pengawasan
supervisi

3.6 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian Setelah Penanggulangan Resiko

Beberapa fungsi yang bersangkutan bersama siklus penggajian yang ada pada PT Trans
Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) ialah:
1) Bagian Personalia (Human Resource Development/HRD)
Menginput data karyawan ke payroll master yang terintegrasi dalam aplikasi HRIS
(Human Resource Information System). HRD harus menginput data karyawan
secara lengkap dan selalu diperbaharui mengenai keluar/masuk karyawan,
naik/turun jabatan karyawan ke system payroll master. Menarik report bulanan
yang tersedia di sistem berupa daftar gaji karyawan dan data kehadiran pegawai
dari aplikasi presensi karyawan yang telah teritegrasi dengan sistem HRIS.
Menghitung pajak serta potongan gaji lainnya dan membuat slip gaji dan upah.
2) Karyawan
Mengisi permohanan lembur dan mengajukan permintaan lembur kepada store
manager
3) Store Manager
Melakukan approval pengajuan lembur/cuti karyawan, jika disetujui store manager
menginput data di HRIS agar selanjutnya dapat diproses oleh bagian HRD.
4) Bagian Keuangan
Melakukan verifikasi perhitungan gaji apakah sudah sesuai dengan yang tertera
dalam slip gaji dan upah yang diperoleh dari bagian personalia, jika sesuai bagian
keuangan akan membuat bukti kas keluar dan mentransfer uang gaji karyawan
melalui bank. Jika tidak sesuai bagian keuangan akan meminta HRD untuk
melakukan pemutahiran payroll master.
5) Bank
Melakukan distribusi penggajian dari rekening perusahaan kepada karyawan atas
perintah dari bagian keuangan Carefour. Mengirimkan Bukti transfer/Bukti
pembayaran gaji kepada bagian keuangan
6) Bagian Akuntansi
Meminta bukti Transfer/bukti pembayaran gaji kepada bagian keuangan yang
selanjutnya akan dicatat dalam jurnal beban gaji yang sudah terhubung dalam

19
 system jurnal. Melakukan pengarsipan bukti transfer/bukti pembayaran gaji
karyawan.

3.7 Alur Proses Setelah Penanggulangan Resiko

a. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
- Waktu kehadiran karyawan (berikut data lembur) secara langsung telah tercatat
dalam aplikasi presensi karyawan yang terintegrasi dengan sistem HRIS
- Aplikasi secara otomatis mencatat dengan kehadiran karyawan setiap harinya,
jam masuk dan pulang karyawan, jam lembur, ataupun ketidakhadiran yang
disebabkan oleh cuti ataupun disengaja. Aplikasi ini dapat memudahkan HRD
dalam melihat performa karyawan setiap bulannya.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
- Daftar hadir dari aplikasi system HRIS secara otomatis dapat menunjukkan
potongan gaji atau tambahan upah yang perlu dikenakan kepada karyawan, baik itu
gaji pokok, upah lembur, bonus, uang makan, asuransi, pajak, dan lain sebagainya.
Kemudian HRD membuat Daftar Gaji Karyawan berdasarkan data dari aplikasi
tersebut.
- Melakukan perhitungan pajak dan potongan gaji lainnya
- Menyiapkan daftar gaji bersih yaitu (Gaji Pokok, tunjangan dan potongan yang
sifatnya teratur setiap bulannya, pajak dan asuransi)
- Membuat dokumen slip gaji yang terotomatisasi dan terintegrasi dengan aplikasi
c. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
- Melakukan verifikasi ulang atas Daftar Gaji bersih untuk kemudian membuat bukti
kas keluar.
- Melakukan transfer gaji dan upah kepada karyawan melalu Bank
- Bank menyerahkan bukti transfer dan slip pembayaran gaji yang telah dilakukan
- Bagian Akuntansi selanjutnya mencatat jurnal beban gaji dan menarsipkan bukti
transfer dan slip pembayaran gaji sebagai bukti adanya kas keluar dari perusahaan

20
3.8 Flowchart Setelah Penanggulangan Resiko

21