PENGELOLAAN SEDIAAN

FARMASI DAN ALAT KESEHATAN

Kapita Selekta Kefarmasian - 2019
Pengelolaan Obat
 Pengelolaan sediaan farmasi
dan alat kesehatan merupakan
suatu kegiatan untuk
mempertahankan jumlah
persediaan pada tingkat atau
jumlah yang dikehendaki.
 Merupakan unsur penting dalam
fungsi manajerial, karena
ketidakefisienan akan
memberikan dampak negatif
bagi yankes baik secara medis
maupun secara ekonomis.
 berhubungan erat dengan
anggaran dan belanja
stnurfitria-2019
 Pengelolaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dilakukan
sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang
berlaku meliputi
 pemilihan (RS),
 perencanaan,
 pengadaan,
 penerimaan,
 penyimpanan,
 pendistribusian (RS dan PKM),
 pemusnahan dan penarikan,
 pengendalian,
 pencatatan dan pelaporan.
Dasar hukum
 UU. No. 36 tahun 2009 , tentang KESEHATAN
 UU. No. 5 tahun 1997, tentang PSIKOTROPIKA
 UU. No. 35 tahun 2009, tentang NARKOTIKA
 PP. No. 72 Tahun 1998, tentang PENGAMANAN SEDIAAN FARMASI
 Permenkes No. 72 tahun 2016 tentang STANDAR PELAYANAN
FARMASI DI RUMAH SAKIT
 Permenkes No. 73 tahun 2016 tentang STANDAR PELAYANAN
FARMASI DI APOTEK
 Permenkes No. 72 tahun 2016 tentang STANDAR PELAYANAN
FARMASI DI PUSKESMAS
 DIRJEN BINA FARMASI dan ALKES Dep.Kes RI Tahun 2008, tentang
PEDOMAN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT
 dll

stnurfitria-2019
Alur Pengelolaan Obat
PERENCANAAN

MONITORING & EVALUASI PENGADAAN

PENERIMAAN
PENCATATAN & PELAPORAN

PENYIMPANAN
PENGHAPUSAN

PENGENDALIAN DISTRIBUSI

stnurfitria-2019
Kegiatan Pengelolaan di RS, Apotek
dan Puskesmas
RS (PMK no. 72/2016) Apotek (PMK no. 73/2016) Puskesmas (PMK no.
74/2016)
Pemilihan - -
Perencanaan Perencanaan Perencanaan
Pengadaan Pengadaan Permintaan
Penerimaan Penerimaan Penerimaan
Penyimpanan Penyimpanan Penyimpanan
Pendistribusian - Pendistribusian
Pemusnahan dan penarikan Pemusnahan dan penarikan Pemusnahan dan penarikan
Pengendalian Pengendalian Pengendalian
Administrasi Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan, pelaporan,
pengarsipan
- - pemantauan dan evaluasi
pengelolaan.
stnurfitria-2019
Peran Kritis Apoteker dalam Pengelolaan
Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan
 Perencanaan (metode ABC)  ppt 5
 Pengadaan: Pemesanan (ttd SP NPP)  ppt 6
 Penerimaan (ttd faktur NPP)  ppt 6
 Penyimpanan (obat khusus)  ppt 7
 Pemusnahan dan penarikan (terutama obat ED)
 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika di aplikasi
SIPNAP dan prekursor

*NPP=Narkotika, Psikotropika, Prekursor

stnurfitria-2019
A. Pemilihan (RS)
 Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
kebutuhan.
 Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
ini berdasarkan:
a. formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi;
b. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang telah ditetapkan;
c. pola penyakit;
d. efektifitas dan keamanan;
e. pengobatan berbasis bukti;
f. mutu;
g. harga; dan
h. ketersediaan di pasaran.

stnurfitria-2019
 Formularium RS
 disusun mengacu kepada Formularium Nasional.
 merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis,
disusun oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi yang
ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
 harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi
Obat, dan penyedia Obat di Rumah Sakit.
 Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit harus
secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan
kebutuhan Rumah Sakit.
 Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit
dikembangkan berdasarkan pertimbangan terapetik
dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan
Formularium Rumah Sakit yang selalu mutakhir dan
dapat memenuhi kebutuhan pengobatan yang
rasional.

stnurfitria-2019
Kriteria Pemilihan
Obat yang Masuk Formularium
 Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit:
a. mengutamakan penggunaan Obat generik;
b. memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan
penderita;
c. mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas;
d. praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan;
e. praktis dalam penggunaan dan penyerahan;
f. menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien;
g. memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya
langsung dan tidak langsung; dan
h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence-based
medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.
 Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah Sakit, maka
Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau
pengurangan Obat (Penghapusan Obat) dalam Formularium Rumah Sakit dengan
mempertimbangkan indikasi penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
B. Perencanaan obat
 merupakan kegiatan untuk menyusun daftar kebutuhan
perbekalan farmasi, menentukan jumlah dan periode pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang berkaitan dengan suatu pedoman sesuai dengan hasil
kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
 Perencanaan dilakukan secara optimal dengan menggunakan
metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain
 konsumsi,
 epidemiologi,
 kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

stnurfitria-2019
Tujuan perencanaan
1. Untuk mencegah terjadinya
kekurangan/kekosongan obat atau kelebihan
persediaan sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan serta meningkatkan penggunaan
secara efektif dan efisien.
2. Untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit

stnurfitria-2019
perhitungan kebutuhan obat
dan metodenya

 Dilakukan untuk menghindari masalah

kekosongan obat atau kelebihan obat.
4 Metode perhitungan kebutuhan obat:
1. Metode konsumsi

2. Metode morbiditas (epidemiologi)

3. Metode ABC ( Analisis ABC (Always,

Better, Control)/Pareto Analysis) Evaluasi
perencanaan
4. Metode VEN (Vital, Essensial, Non
Essensial)
stnurfitria-2019
Metode konsumsi
 menggunakan data dan hasil analisis konsumsi obat
individual tahun sebelumnya dalam memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi
 Tahapan:

1) Pengumpulan dan pengolahan data

2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
dengan alokasi dana.

stnurfitria-2019
Contoh perhitungan kebutuhan
Amoxycillin di PKM:
Total pengadaan Amoxycillin kaplet Januari – Desember 2018 sebanyak
2.500.000 kaplet (ternyata habis dipakai selama 10 bulan, jadi ada
kekosongan 2 bulan)
Sisa stok per 31 Desember 2018 sebanyak = 0 tablet
Kebutuhan Obat 1 thn= pemakaian 1thn+safety stock+lead time-sisa stok
a. Pemakaian rata-rata per bulan 2.500.000 tab/10 = 250.000 kaplet
b. Kebutuhan Pemakaian 12 bulan = 250.000 x 12 = 3.000.000 kaplet
c. Stok pengaman (10-20%) = 20% x 3.000.000 kaplet = 600.000 kaplet
d. Lead time (waktu tunggu) 3 bulan = 3 x 250.000 = 750.000 kaplet
e. Kebutuhan amoxycillin kaplet tahun 2006 adalah b + c + d yaitu
(3.000.000 + 600.000 + 750.000) kaplet = 4.350.000 kaplet
f. Jadi pengadaan tahun 2019 adalah hasil perhitungan (e – sisa) stok yaitu
(4.350.000) kaplet =4.350.000 kaplet atau sama dengan 4350 kaleng
@1000 kaplet.

stnurfitria-2019
Evaluasi Perencanaan
 Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan
farmasi untuk tahun yang akan datang, biasanya akan
diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya diikuti
dengan evaluasi
 Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah
sebagai berikut:
a. Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
b. Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek
medik/terapi
c. Kombinasi ABC dan VEN
d. Revisi daftar perbekalan farmasi

stnurfitria-2019
Metode ABC/Analisis ABC (Always,
Better, Control)/Pareto Analysis
 Untuk menentukan jumlah obat yang akan diadakan berdasarkan prioritas.
 Erat kaitannya dengan biaya dan pemakaian perbekalan farmasi dalam
setahun, sehingga diperlukan tingkatan prioritas dengan asumsi berapa
jumlah pesanan dan kapan dipesan.
 Analisis ini mengelompokkan item barang dalam 3 jenis klasifikasi
berdasarkan volume tahunan dalam jumlah persediaan uang.
 Untuk menentukan nilai dari suatu volume item tertentu, maka analisis ABC
dilakukan dengan cara mengukur permintaan (demand) dari setiap butir
persediaan dikalikan dengan biaya perunit.

*ABC=Activity Based Costing

stnurfitria-2019
Prinsip Pareto:
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi
ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan
anggaran/rupiah terbanyak. Urutan langkah sbb:
a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan kedalam jenis-
jenis/kategori, dan jumlahkan biaya per jenis kategori perbekalan farmasi.
b. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
c. Urutkan kembali jenis- jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dengan jenis
yang memakan prosentase biaya terbanyak.
d. Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
e. Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ±70% anggaran
total (biasanya didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).

stnurfitria-2019
Pengelompokan

Kelompok A

• Persediaan yang menyerap anggaran/jumlah unit uang pertahunnya

tinggi (60-90%), tetapi biasanya volumenya (5-10%)

Kelompok B :

• Persediaan yang menyerap anggaran/jumlah nilai uang pertahunnya

sedang (20-30%), tetapi biasanya volumenya sedang (20-30%)

Kelompok C :

• Persediaan yang menyerap anggaran/jumlah nilai uang pertahunnya

rendah (10-20%), tetapi biasanya volumenya besar (60-70%).

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
CARA perhitungan:
1. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing
obat dengan cara mengalikan jumlah oabt dengan harga
obat
2. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai
yang terkecil
3. Hitung persentasenya terhadap total dana yang
dibutuhkan
4. Hitung kumulasi persennya
 Perbekalan Farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%
 Perbekalan Farmasi kategori B termasuk dalam kumulasi 71 –
90%
 Perbekalan Farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90 –
100%

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
Metode VEN
(Vital, Essensial, Non Essensial)
 Analisis VEN artinya
menentukan prioritas
kebutuhan suatu
perbekalan farmasi 
menentukan apakah suatu
jenis perbekalan farmasi
termasuk kriteria vital
(harus tersedia), esensial
(perlu tersedia), atau non-
esensial (tidak prioritas
untuk disediakan).
stnurfitria-2019
1. Kriteria Vital
kelompok obat yang sangat utama

(pokok/vital).
 Diperlukan untuk menyelamatkan
kehidupan (life saving drugs), dan bila
tidak tersedia akan meningkatkan risiko
kematian, antara lain :
a. obat penyelamat jiwa,
b. obat untuk pelayanan kesehatan pokok,
obat untuk mengatasi penyakit
c.
penyebab kematian terbesar,
d. dibutuhkan sangat cepat,
e. tidak dapat digantikan obat lain.
2. Kriteria Essensial,
 kelompok obat yang bekerja
kausal yaitu obat yang
bekerja pada sumber
penyebab penyakit, tidak
untuk mencegah kematian
secara langsung/kecacatan.
 Terbukti efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau
mengurangi penderitaan
pasien.
stnurfitria-2019
3. Kriteria Non Essensial,
 merupakan obat penunjang yaitu
obat yang kerjanya ringan dan
biasa digunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau
untuk mengatasi keluhan ringan,
meliputi
 aneka ragam perbekalan farmasi
yang digunakan untuk penyakit yang
sembuh sendiri (self-limiting disease),
 perbekalan farmasi yang diragukan
manfaatnya,
 perbekalan farmasi yang mahal
namun tidak mempunyai kelebihan
manfaat dibanding perbekalan
farmasi sejenis lainnya, dll.
Prinsip Analisis VEN
 Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk penyesuaian
rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
 Penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital
diusahakan agar tidak terjadi kekosongan obat.
 Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria
penentuan VEN yang mempertimbangkan kebutuhan masing-masing
spesialisasi antara lain:
 Klinis,
 konsumsi,
 target kondisi dan
 biaya.
 Langkah-langkah menentukan VEN.
(1) Menyusun kriteria menentukan VEN.
(2) Menyediakan data pola penyakit.
(3) Standar pengobatan.
stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
Peran Apoteker dan TTK
dalam perencanaan
Apoteker TTK

1. Menghitung kebutuhan Mencatat kebutuhan sediaan

farmasi dan perbekalan
obat (misal dgn kesehatan:
metode konsumsi, 1. Memeriksa ketersediaan
sediaan di unit kerja
morbiditas) 2. Memeriksa persediaan
2. Evaluasi perencanaan sediaan yang mendekati
kadaluarsa
obat (analisis 3. Membuat usulan
kebutuhan obat penanganan obat yang
akan dipesan (menyusun
ABC/pareto, VEN, dll) defekta)

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
C. Pengadaan Obat
 Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan.
 Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar
mutu.
 Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai
dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian
antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,
pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan
proses pengadaan, dan pembayaran.
 Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang
dipersyaratkan maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh
bagian lain di luar Instalasi Farmasi dan harus melibatkan
tenaga kefarmasian.

stnurfitria-2019
Tujuan Pengadaan
 Untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan
 harga yang layak,
 mutu yang baik,

 pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses

berjalan lancar dan
 tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan

stnurfitria-2019
Mekanisme Pengadaan Obat
Pengadaan secara umum dapat dilakukan melalui:
1. Pembelian (di RS melalui Panitia pengadaan, SK
Direktur)
2. Produksi Sediaan Farmasi
3. Sumbangan/Dropping/Hibah

stnurfitria-2019
Langkah-langkah Pembelian
 Proses pembelian mempunyai beberapa langkah yang baku dan
merupakan siklus yang berjalan terus-menerus sesuai dengan kegiatan
rumah sakit.
 Langkah proses pengadaan dengan metode pembelian dimulai dengan
 mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan,
 menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli,
 menyesuaikan dengan situasi keuangan,
 memilih metode pengadaan,
 memilih rekanan,
 membuat syarat kontrak kerja,
 memonitor pengiriman barang,
 menerima barang,
 melakukan pembayaran serta
 menyimpan kemudian mendistribusikan.

stnurfitria-2019
Dokumen Pengadaan dan Tugas
Apoteker/TTK
Pengadaan
 Surat Pesanan
 SP biasa (2 rangkap)
 SP Narkotika (3
rangkap, 1 lembar SP
untuk 1 item obat)
 SP Psikotropika (3
rangkap)
 SP Prekursor (3 rangkap)
 SP Obat-Obat Tertentu
(OOT) (2 rangkap)
stnurfitria-2019
Tugas Apoteker/TTK
 Apoteker
 Membuat dan menandatangani
SP (wajib untuk obat NPP dan
OOT) dilengkapi cap apotek
dan No. SIPA
 TTK
 Menandatangani SP (hanya SP
biasa, hanya oleh TTK yang
memiliki SIKTTK, dilengkapi cap
apotek)
 Melakukan pemesanan ke PBF
(telp, SMS, WA, online
aplikasi/web) berd.permintaan
apoteker
Contoh Surat Pesanan Obat

SP biasa SP narkotika

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
D. PENERIMAAN OBAT
 Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang
telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian
langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
 Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera
dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
 Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
 sebaiknya dilakukan dengan teliti hal ini disebabkan karena pengantaran obat
dapat mengakibatkan kerusakan
 Petugas penerimaan
 bertanggung jawab
 terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta
 harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi.
 tim penerimaan harus mencakup tenaga farmasi.

stnurfitria-2019
Tujuan Penerimaan Obat
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin
perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak
baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu
 Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan
dalam tempat persediaan,
 segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus
segera disimpan di dalam lemari besi atau tempat
lain yang aman.
 Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai
dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
stnurfitria-2019
 SOP Penerimaan Obat
• Nama PBF
Periksa keabsahan • alamat PBF, n
faktur • tanda tangan APJ dan stempel PBF.

• Nama sarana farmasi,

Identitas Penerima • alamat
• Nama APJ

• jenis sediaan
Mencocokkan produk di • jumlah sediaan
faktur dengan obat fisik • nomor batch sediaan.

• kondisi wadah dan sediaan,

Memeriksa kondisi fisik • ED.
obat • Bila rusak maka obat dikembalikan dan minta diganti

• faktur ditandatangani, diberi tanggal serta distempel.

Setelah pemeriksaan Faktur yang asli diserahkan kepada sales sedang
salinan faktur disimpan oleh apotek sebagai arsip.
stnurfitria-2019
Dokumen dan Peran ATK dalam
Penerimaan
Peran ATK Dokumen

Menerima sediaan farmasi  Faktur Pembelian

(kecuali NPP) dan  Buku Pembelian dan Penerimaan
perbekalan kesehatan: Barang
• memeriksa kesesuaian Peran Apoteker
pesanan
• Memeriksa keadaaan Menerima sediaan farmasi
Narkotika, Psikotropika, dan
fisik sediaan
Prekursor
• Membuat bukti
Penerimaan Prekursor dapat
penerimaan dikuasakan kepada TTK
dengan disertai Surat Kuasa
stnurfitria-2019
 Contoh Faktur
Pembelian Obat

Faktur penjualan
obat (oleh PBF)

stnurfitria-2019
E. Penyimpanan
 Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima
pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat.
 Setelah penerimaan  penyimpanan  pendistribusian.
 Harus dapat menjamin kualitas dan keamanan perbekalan farmasi
sesuai dengan persyaratan farmasi
 Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi
 stabilitas dan keamanan,
 sanitasi,
 cahaya,
 kelembaban,
 ventilasi, dan
 penggolongan jenis sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan.

stnurfitria-2019
Tujuan Penyimpanan
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

stnurfitria-2019
 Lemari palet
Lemari obat narkotika

Rak obat
Rak obat OTC
stnurfitria-2019
 Syarat Lemari Narkotika dan
Psikotropika
a. terbuat dari bahan yang kuat (harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat);
b. tidak mudah dipindahkan (apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari
40 x 80 x 100 cm maka lemari tersebut harus dibuat pada tembok  saran BPOM atau lantai
kecuali lemari tersebut bagian dari lemari atau meja resep yang besar)
c. mempunyai 2 (dua) buah kunci yang berbeda (lemari terdiri dari 2 kompartemen masing-masing
dengan kunci yang berlainan ; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan narkotika,
petidina, dan garam-garamnya serta persediaan narkotik, bagian kedua dipergunakan untuk
menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari);
d. harus diletakkan dalam ruang khusus di sudut gudang, untuk Instalasi Farmasi Pemerintah;
e. diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, untuk Apotek, Instalasi Farmasi
Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi Klinik, dan Lembaga Ilmu Pengetahuan ; dan
f. kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk dan
pegawai lain yang dikuasakan.
g. Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain
Narkotika.
h. Tempat penyimpanan Psikotropika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain
Psikotropika
stnurfitria-2019
 Metode Penyimpanan
 Penyimpanan obat dapat dilakukan berdasarkan cara penempatan sbb:
 kelas terapi,
 bentuk sediaan, dan
 jenis sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan sistem penataan obat sbb:
 prinsip First Expired First Out (FEFO),
 First In First Out (FIFO) atau
 Last In First Out (LIFO)
disertai sistem informasi manajemen yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan..

 Penyimpanan sediaan Farmasi dan perbekalan kesehatan, yang penampilan dan

penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike/NORUM (Nama Obat Rupa
Ucapan Mirip) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan
khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat.
 Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dan
pemakai  untuk efisiensi
stnurfitria-2019
 Sistem Penataan Obat
Ada beberapa macam sistem penataan obat, antara lain:
1. First In First Out (FIFO) yaitu obat yang datang kemudian diletakkan di belakang
obat yang terdahulu.
2. Last in First Out (LIFO) yaitu obat yang datang kemudian/terakhir diletakkan di
depan obat yang datang dahulu.
3. First Expired First Out (FEFO) yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluwarsa
lebih dahulu diletakkan di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluwarsa
kemudian

stnurfitria-2019
Indikator Efektivitas dan Efisiensi
Penyimpanan
Beberapa indikator penyimpanan obat dan perbekalan
farmasi dapat digunakan untuk mengevaluasi
efektivitas dan efisiensi sistem penyimpanan. Indikator
penyimpanan tersebut antara lain:
1. Persentase kesesuaian data stok antara barang (fisik)
dengan kartu stok atau data komputer.
2. Turn Over Ratio (TOR).
3. Sistem penataan gudang.
4. Persentase nilai obat yang kadaluwarsa atau rusak.
5. Persentase stok mati (dead stock).

stnurfitria-2019
F. Pendistribusian (RS dan PKM)
 Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam
rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari
tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu,
stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
 Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi yang
dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan
pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan.

stnurfitria-2019
Sistem distribusi
a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
1) Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola
oleh Instalasi Farmasi.
2) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang
sangat dibutuhkan.
3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola (di atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan
kepada penanggung jawab ruangan.
4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor
stock kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor
stock.

stnurfitria-2019
b. Sistem Resep Perorangan
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan/pasien
rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi
Farmasi.
c. Sistem Unit Dosis
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan yang
disiapkan dalam unit dosis tunggal atau
ganda, untuk penggunaan satu kali
dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan
untuk pasien rawat inap.
d. Sistem Kombinasi
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
bagi pasien rawat inap dengan
menggunakan kombinasi a + b atau b + c
atau a + c.
 Sistem distribusi Unit Dose Dispensing
(UDD) sangat dianjurkan untuk pasien
rawat inap mengingat dengan sistem ini
tingkat kesalahan pemberian Obat
dapat diminimalkan sampai kurang dari
5% dibandingkan dengan sistem floor
stock atau Resep individu yang mencapai
18%.
 Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan untuk dijangkau oleh pasien
dengan mempertimbangkan:
a. efisiensi dan efektifitas sumber daya
yang ada; dan
b. metode sentralisasi atau
desentralisasi.
stnurfitria-2019
Peran Apoteker/ATK dalam
Penyimpanan dan Distribusi Obat
1. Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan:
1. Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan
golongannya
2. Verifikasi ruang dan alat
3. Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai bentuk
sediaannya
2. Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai
sifat fisika dan kimia berdasarkan informasi pada kemasan

stnurfitria-2019
 Dokumen Penyimpanan dan Distribusi
Penyimpanan,
distribusi dan
pengendalian
 Kartu stok/buku
mutasi
(pengendalian:
stok opname)
Dokumen distribusi
 Resep obat

 Formulir obat
(rawat inap)
 Faktur
penjualan/struk
stnurfitria-2019
 E. Pemusnahan dan penarikan
Pemusnahan Obat
1. Obat kadaluwarsa atau rusak harus
dimusnahkan sesuai dengan jenis dan
bentuk sediaan.
2. Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak 2.
yang mengandung narkotika atau
psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan
disaksikan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Pemusnahan Obat NPP
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang
tercantum di PMK No. 3 tahun 2015
3. Pemusnahan Obat selain narkotika dan
psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan
disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain
yang memiliki surat izin praktik atau surat
izin kerja.
4. Pemusnahan dibuktikan dengan berita
acara pemusnahan.
Pemusnahan Resep
1. Resep yang telah disimpan
melebihi jangka waktu 5 (lima)
tahun dapat dimusnahkan.
Pemusnahan Resep dilakukan oleh
Apoteker disaksikan oleh
sekurang-kurangnya petugas lain
di Apotek dengan cara dibakar
atau cara pemusnahan lain yang
dibuktikan dengan Berita Acara
Pemusnahan Resep
3. Selanjutnya dilaporkan kepada
dinas kesehatan kabupaten/kota.
stnurfitria-2019
 Obat dalam bentuk padat/semipadat Cara Pemusnahan
Obat
 Gunting/rusak dulu kemasannya
 Bungkus dibuang secara terpisah bersama Obat dalam bentuk cairan
sampah rumah tangga lainnya.
 Tablet atau kaplet, serbuk dan obat  Gunting/rusak dulu
semisolid  dihancurkan terlebih dahulu, kemasannya
lalu timbun dengan tanah sehingga produk  Diencerkan/dicampur dgn air,
tersebut cepat diurai di dalam tanah. aduk, dibuang di lubang
 Untuk kapsul, keluarkan isi kapsul dari tanah atau ke dalam saluran
cangkangnya, lalu larutkan dengan air. air yang mengalir atau
melalui wastafel di bawah
 Jumlah sedikit: dilarutkan lalu dibuang aliran keran.
 Jumlah banyak: dibakar di insinerator  Tidak dibuang di toilet
membunuh bakteri pengurai
*obat2 kadaluarsa masyarakat serahkan ke
kotoran
puskesmas, bukan ke apotek. Apotek tidak  Botolnya dihancurkan
boleh menitipkan obat kadaluarsa tersebut ke
puskesmas atau dinkes, harus pemusnahan stnurfitria-2019
mandiri.
Berita Acara Pemusnahan Obat Kadaluarsa/Rusak

stnurfitria-2019
Berita Acara
Pemusnahan
Resep

stnurfitria-2019
Penarikan Obat
1. Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi
standard/ketentuan peraturan perundang-undangan
dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah
penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar
(voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM.
2. Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis
Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya
dicabut oleh Menteri.

stnurfitria-2019
F. Pengendalian
 dilakukan untuk  Pengendalian persediaan
mempertahankan jenis dan dilakukan menggunakan kartu
jumlah persediaan sesuai stok baik dengan cara manual
kebutuhan pelayanan, melalui atau elektronik.
pengaturan sistem pesanan  Kartu stok sekurang- kurangnya
atau pengadaan, penyimpanan memuat
dan pengeluaran.
 nama Obat,
 bertujuan untuk menghindari  tanggal kadaluwarsa,
terjadinya
 jumlah pemasukan,
 kelebihan,
 jumlah pengeluaran dan
 kekurangan,
 sisa persediaan.
 kekosongan,
 kerusakan,
 kadaluwarsa,
 kehilangan serta
 pengembalian pesanan.

stnurfitria-2019
G. Pencatatan dan Pelaporan

 Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai misalnya
 pengadaan (surat pesanan, faktur),
 penyimpanan (kartu stok),
 penyerahan (nota atau struk penjualan) dll.
 Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal.
 Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk
kebutuhan manajemen Apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan
lainnya.
 Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk
memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan, meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan
lainnya.

stnurfitria-2019
Pencatatan NPP
 Instalasi Farmasi Pemerintah, Apotek, Puskesmas, Instalasi
Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik, atau dokter
praktik perorangan yang melakukan produksi, Penyaluran,
atau Penyerahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi wajib membuat pencatatan mengenai pemasukan
dan/atau pengeluaran Narkotika, Psikotropika, dan
Prekursor Farmasi.
 Toko Obat yang melakukan penyerahan Prekursor Farmasi
dalam bentuk obat jadi wajib membuat pencatatan mengenai
pemasukan dan/atau pengeluaran Prekursor Farmasi dalam
bentuk obat jadi.

stnurfitria-2019
Pencatatan NPP
 Pencatatan (kartu stok) paling sedikit terdiri atas:
a. nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi;
b. jumlah persediaan;
c. tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan
d. jumlah yang diterima;
e. tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran/penyerahan;
f. jumlah yang disalurkan/diserahkan;
g. nomor batch dan kadaluarsa setiap penerimaan atau penyaluran/penyerahan;
dan
h. paraf atau identitas petugas yang ditunjuk.
 Pencatatan harus dibuat sesuai dengan dokumen penyerahan.
 Seluruh dokumen pencatatan, dokumen penerimaan, dokumen penyaluran,
dan/atau dokumen penyerahan termasuk surat pesanan Narkotika, Psikotropika,
dan Prekursor Farmasi wajib disimpan secara terpisah paling singkat 3 (tiga) tahun.

stnurfitria-2019
Pelaporan
 Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan
pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk
obat jadi kepada Direktur Jenderal dengan tembusan Kepala Badan.
 Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan
pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk
obat jadi kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi atau Kabupaten/Kota setempat dengan
tembusan kepada Kepala Balai setempat.
 Pelaporan paling sedikit terdiri atas:
a. nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, Psikotropika, dan/atau Prekursor Farmasi;
b. jumlah persediaan awal dan akhir bulan;
c. tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan;
d. jumlah yang diterima;
e. tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran;
f. jumlah yang disalurkan; dan
g. nomor batch dan kadaluarsa setiap penerimaan atau penyaluran dan persediaan awal
dan akhir

stnurfitria-2019
 Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik, Lembaga Ilmu
Pengetahuan, dan dokter praktik perorangan wajib membuat, menyimpan, dan
menyampaikan laporan pemasukan dan penyerahan/penggunaan Narkotika dan
Psikotropika, setiap bulan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dengan tembusan Kepala Balai setempat.
 Pelaporan paling sedikit terdiri atas:
a. nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, Psikotropika, dan/atau
Prekursor Farmasi;
b. jumlah persediaan awal dan akhir bulan;
c. jumlah yang diterima; dan
d. jumlah yang diserahkan.
 Laporan dapat menggunakan sistem pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan/atau
Prekursor Farmasi secara elektronik (Sistem Pelaporan Narkotika dan
Psikotropika/SIPNAP).
 Laporan disampaikan paling lambat setiap tanggal 10 bulan berikutnya.

stnurfitria-2019
Aplikasi SIPNAP

 Sistem Pelaporan
Narkotika dan
Psikotropika

stnurfitria-2019
stnurfitria-2019
Prekursor farmasi
 PP No 44 Tahun 2010 tentang Prekursor
-> zat atau bahan pemula atau bahan
kimia yg dpt digunakan sbg bahan baku
/penolong u/ keperluan proses produksi
industri farmasi atau produk antara,
produk ruahan, dan produk jadi yg
mengandung
 efedrin,
 pseudoefedrin,
 norefedrin/fenilpropanolamin (PPA),
 ergotamin,
 ergometrin atau
 kalium permanganat
 Per Ka BPOM NOMOR 40 TAHUN 2013
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN
PREKURSOR FARMASI DAN OBAT
MENGANDUNG PREKURSOR FARMASI
stnurfitria-2019
 Bahan Obat adalah bahan
berkhasiat yang mengandung
prekursor yang digunakan dalam
pengolahan obat dengan standar
dan mutu sebagai bahan baku
farmasi termasuk baku pembanding.
 Produk Antara adalah tiap bahan
atau campuran bahan yang masih
memerlukan satu atau lebih tahap
pengelolaan lanjutan untuk menjadi
produk ruahan.
 Produk Ruahan adalah bahan yang
telah selesai diolah dan tinggal
memerlukan kegiatan pengemasan
untuk menjadi obat jadi.
Pengelolaan OOT yang sering
disalahgunakan
 PER KA BPOM RI NO. 28 TAHUN  terdiri atas obat-obat yang mengandung
 Tramadol,
2018  PKBPOM No 7 Tahun 2016
 Triheksifenidil,
Tentang Pedoman Pengelolaan  Klorpromazin,
OOT_JDIH,  Amitriptilin,

 PerBan 10 Tahun 2019 tentang OOT  Dextromethorphan dan/atau

 Haloperidol.
 Obat-Obat Tertentu yang Sering
 Pengelolaan Obat-Obat Tertentu meliputi
Disalahgunakan, yang selanjutnya kegiatan:
disebut dengan Obat-Obat Tertentu, a. pengadaan;
b. penyimpanan;
adalah obat-obat yang bekerja di c. pembuatan;
sistem susunan syaraf pusat selain d. penyaluran;
Narkotika dan Psikotropika, yang e. penyerahan;
f. penanganan obat kembalian;
pada penggunaan di atas dosis g. penarikan kembali obat (recall);
terapi dapat menyebabkan h. pemusnahan; dan
i. pencatatan dan pelaporan.
ketergantungan dan perubahan khas
pada aktivitas mental dan perilaku,

stnurfitria-2019
Metode Evaluasi Mutu Manajerial
a. Audit
 Audit merupakan usaha untuk menyempurnakan kualitas pelayanan
dengan pengukuran kinerja bagi yang memberikan pelayanan
dengan menentukan kinerja yang berkaitan dengan standar yang
dikehendaki. Oleh karena itu, audit merupakan alat untuk menilai,
mengevaluasi, menyempurnakan Pelayanan Kefarmasian secara
sistematis.
 Audit dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil monitoring
terhadap proses dan hasil pengelolaan.
 Contoh:
1. audit Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai lainnya (stock opname)
2. audit kesesuaian SPO
3. audit keuangan (cash flow, neraca, laporan rugi laba)

stnurfitria-2019
b. Review
 Review yaitu tinjauan/kajian terhadap pelaksanaan
Pelayanan Kefarmasian tanpa dibandingkan
dengan standar.
 Review dilakukan oleh Apoteker berdasarkan hasil
monitoring terhadap pengelolaan Sediaan Farmasi
dan seluruh sumber daya yang digunakan.
 Contoh:
1. pengkajian terhadap Obat fast/slow moving
2. perbandingan harga Obat
stnurfitria-2019
c. Observasi
 Observasi dilakukan oleh Apoteker berdasarkan

hasil monitoring terhadap seluruh proses

pengelolaan Sediaan Farmasi.
 Contoh:

1. observasi terhadap penyimpanan Obat

2. proses transaksi dengan distributor
3. ketertiban dokumentasi

stnurfitria-2019
Indikator Evaluasi Mutu
a. kesesuaian proses terhadap standar
b. efektifitas dan efisiensi

stnurfitria-2019
Selamat Belajar

stnurfitria-2019