Spans of Control

Menunjukkan berapa banyak bawahan seorang manajer punya, dan bawahan harus
melapor pada siapa.

Menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas siapa (who is accountable to whom), tapi
gak dijelaskan dia bertanggung jawab atas apa? (the latter, itu adalah span of accountability).

Span of Control itu ada yang wide (luas) dan narrow (sempit). Bedanya, kalo yang wide
itu manajer punya banyak bawahan dan sumber daya yang harus diurus, sedangkan kalo dia
narrow, ya bawahan dan sumber dayanya cuman sedikit.

Span of Accountability

Tidak seperti span of control, span of accountability digunakan untuk mengukur kinerja
pencapaian seorang manajer. Pengukuran kinerja seorang manajer biasanya dilihat dari laporan
keuangan. Sebagai contoh, pencapaian kinerja seorang manajer yang bekerja di bidang
marketing dan sales dapat diukur dari bagian revenues di laporan keuangan, karena mereka
hanya bertanggung jawab atas revenue yang dihasilkan. Contoh lain, jika manajernya bekerja di
bidang manufaktur (berarti dia ngeluarin uang buat proses manufaktur), maka dia harus
bertanggung jawab atas biaya (cost) yang dikeluarkan. Sehingga, pencapaian kinerjanya juga
akan diukur dari bagian costs di laporan keuangan.

Ada dua konfigurasi yang paling umum dalam span of accountability:

● Cost center accountability
Cost center mewakili span of accountability yang paling sempit di sebagian
perusahaan. Mengapa? Karena cost center hanya bertanggung jawab atas level
pengeluaran (costs) yang dikeluarkan oleh unitnya sendiri. Biasanya, manajer dari cost
center dikasih budget untuk menghasilkan produk/jasa yang diinginkan. Sehingga,
manajer cost center harus selalu memantau expense yang dikeluarkan dari unitnya dalam
profit and loss statement.
● Profit center accountability
Profit center mewakili span of accountability yang lebih luas. Mengapa? Karena
profit center bertanggung jawab atas costs dan revenues, dan kadang assets juga
diperhatikan. Biasanya, manajer profit center disuruh untuk membuat trade-offs antara
costs dan revenues untuk dapat mencapai profit goalsnya. Jadi, manajer profit center
perlu mempertimbangkan dampak level pengeluarannya terhadap revenue yang
dihasilkan. Sebagai contoh, manajer profit center mencoba untuk menaikkan beban
iklannya (cost naik) agar dapat menghasilkan revenue yang besar.
Ada juga manajer profit center di sebagian perusahaan yang tidak hanya
bertanggung jawab atas costs dan revenues dalam laporan laba rugi, namun juga
bertanggung jawab atas aset dalam laporan neraca. Hal ini menunjukkan profit center di
perusahaan ini mewakili span of accountability yang sangat luas karena mereka
menganggap bisnis mereka bukan bisnis yang terpisah, sehingga mereka diminta untuk
pertanggung jawaban atas semua hal. Jadi mereka tidak hanya membuat trade-offs antara
costs dan revenues, namun juga membuat trade-offs antara biaya perolehan aset dengan
nilai dari aset yang digunakan dalam bisnis.
Span of Attention
Span of attention mendefinisikan perhatian dari seorang manajer atas ketiga structural
design levers : work units, span of control, dan span of accountability.
● Work Unit Design ⇒ Span of Attention
Pada umumnya, orang-orang menaruh perhatian yang lebih pada pekerjaannya,
sedangkan menaruh perhatian yang sedikit di luar pekerjaannya. Seperti yang diketahui,
work unit adalah sekumpulan orang yang bekerja bersama dan fokus dalam functional
specialization atau market responsiveness. Sekumpulan orang di unit bekerja untuk dapat
mencapai tujuan bersama. Tujuan ini mungkin untuk memperkenalkan teknologi terbaru
dan terbaik untuk produk radio di seluruh dunia (fokus dari functional specialization),
untuk melayani pelanggan pemerintah di Eropa Timur (fokus dari market
responsiveness).
● Span of Control ⇒ Span of Attention
Seperti arti dari span of control, para bawahan melapor ke manajer yang
bersangkutan. Manajer yang bersangkutan tersebut perlu memberikan perhatian yang
lebih atas kebutuhan bawahan yang melapor kepadanya. Seperti, aktivitas face to face
meetings, telepon, email perlu dilakukan dan diperhatikan oleh manajer agar dapat
membangun relasi yang baik antara manajer dan bawahan.
● Span of Accountability ⇒ Span of Attention
Manajer lebih memperhatikan apa yang sedang mereka ukur (“What gets
measured, gets managed”). Yang mereka ukur biasanya adalah kinerja bawahan. Sebagai
contoh, jika manajer menginginkan bawahan untuk mencurahkan seluruh energi dan
perhatiannya untuk meningkatkan penjualan, maka manajer dan bawahannya itu akan
bertanggung jawab dalam mencapai revenue saja. Contoh lain, jika manajer ingin
bawahannya untuk fokus hanya pada trade-offs antara costs dan revenues, maka manajer
dan bawahannya akan bertanggung jawab pada akun net profits yang dicantumkan dalam
laporan laba rugi.