KERANGKA ACUAN PROGRAM

BAGIAN ADMINISTRASI
RS BAPTIS BATU TAHUN 2014

RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO - BATU
1. PENDAHULUAN
Administrasi merupakan unit pokok yang harus ada dalam suatu organisasi. Di bagian
inilah pusat seluruh kegiatan perkantoran berlangsung. Baik korespondensi, filling arsip-
arsip, dari mulai surat-surat masuk, surat keluar maupun dokumen-dokumen penting suatu
organisasi maupun melakukan relasi dengan pihak luar.
Administrasi di RS Baptis Batu sendiri terdiri dari Administrasi Komite Medik dan
Administrasi Kantor. Administrasi Komite Medik mempunyai tanggung jawab untuk
membantu sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala
keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah. Administrasi kantor bertanggungjawab
dalam memenuhi semua kebutuhan direksi, korespondensi dan menyiapkan segala
keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.

2. LATAR BELAKANG
Sebagai salah unit bagian yang penting dalam suatu instansi, dalam hal ini Rumah
Sakit, adminstrasi memegang peranan penting dalam upayanya untuk mewujudkan visi dan
misi Rumah Sakit pada Umumnya dan unit administrasi itu sendiri khususnya yaitu
terwujudnya tertib administrasi dan memberikan pelayanan yang prima, baik kepada
pelanggan internal maupun pelanggan eksternal RS Baptis Batu. Oelh karena dipandang
perlu sekali bagi unit administrasi untuk meningkatkan produktifitas guna meningkatkan
kepuasan pelanggan.

3. TUJUAN UMUM & KHUSUS

TUJUAN UMUM :
Berpartisipasi di dalam mewujudkan pelayanan di RS Baptis Batu dengan tertib
administrasi baik keluar ataupun ke dalam

TUJUAN KHUSUS :
Terwujudnya tertib administrasi yang tepat, cepat dan akurat di RS Baptis Batu.

4. KEGIATAN POKOK
a. PERSPEKTIF KEUANGAN
STRATEGI
JADWAL
RINCIAN CARA
NO SASARAN PELAKSANA ANGGARA
KEGIATAN MELAKSANAKA KET
AN N
N KEGIATAN
KEGIATAN
1.
2.
3.
SUB TOTAL 0
 b. PERSPEKTIF PELANGGAN.
STRATEGI
JADWAL
RINCIAN CARA
NO SASARAN PELAKSANA ANGGARA
KEGIATAN MELAKSANAKA KET
AN N
N KEGIATAN
KEGIATAN
Pembuatan surat 120 Diklat
tugas dan surat/tahun memberikan data
keperluan dinas 10 pegawai yg akan Jan -Des
1. surat/bulan melakukan
perjalanan dinas
untuk dibuatkan
surat tugas dinas
Menyiapkan rapat 56x/tahun Sebelum rapat
rutin Manajemen Rapat dimulai segala Jan – Des
Direksi keperluan sudah
56x/tahun disiapkan
Rapat Staff
2. 12x/tahun
Rapat Kerja
56x/tahun
Rapat
Komite
Medik
Menjadwal, 60 Berkoordinasi dgn Jan – Des
mentertibkan dan tamu/bulan Informasi dan
menyambut tamu tercatat disemua yg
Rumah Sakit Buku Tamu berkepentingan
RS untuk menjadwal
dan mentertibkan
3. tamu yang akan
diterima dengan
memakai kartu
tanda pengenal
tamu yang telah
disediakan di
Informasi
Menerbitkan 12x/tahun Berkoordinasi Jan – Des
Baptist News 1x/bulan dengan Unit
terkait utk isi
4. materi dan
bekerjasama
dengan B. Ratna
utk penyusunan
SUB TOTAL 0

c. PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL

STRATEGI
JADWAL
RINCIAN CARA
NO SASARAN PELAKSANA ANGGARA
KEGIATAN MELAKSANAKA KET
AN N
N KEGIATAN
KEGIATAN
Operasional :
1.
a. Pengadaan 14.171.206
 Barang
b. Anggaran 80.884.688
GAPOK 2014
c. Tunj. Ka. Unit 20.800.000
Kerja
d. Angg. Tunj. 1.170.000
Beras single
e. Angg. Tunj. 4.680.000
Beras keluarga
f. Anggaran 6.825.000
transport
g. Angg Lembur 1.261.993
h. Angg Sub ASTEK 4.803.107
i. Angg Subsidi 17.153.953
Pensiun
j. Angg. Insentif 2.599.092
k. Angg. PRU Diri 7.570.008
l. Angg. PRU Pas 1.929.996
m. Angg. PRU A1 3.600.000
n. Angg. PRU A2 3.600.000
o. Mesin Fotocopy 6.600.000
p. Biaya Kirim 1.000.000
Surat
q. FC + Jilid 1.500.000
r. Lain-lain 5.000.000 Ucapan
selamat/du
ka
Pemeliharaan 100% 5.000.000
a. Umum (non terpelihara
2.
alkes) dengan
b. Khusus (alkes) baik.
Berkoordinasi Jan - Des Utk
dengan SIM utk ditempatka
Memenuhi pemilihan jenis n di Ruang
Investasi : 100% Serbaguna
3. LCD dan
2 buah LCD kebutuhan dan untuk
membuat slip kebutuhan
investasi.
order nonstok ke Rapat rutin
Bag. Inventory
Program a. 100% a. Setelah
manajemen resiko ditindakl notulen
di Unit anjuti diedarkan,
a. Tindak lanjut b. 100% saat
notulen Raker form pembahasan
b. Sosialisasi sosialisa ulang akan
kebijakan/edara si dihitung
n /prosedur kembali prosentase
4. Jan - Des
terbaru 3x24ja notulen yg
m telah
ditindaklanjuti
b. Prosedur/kebij
akan/edaran
terbaru
diedarkan
bersama
 dengan form
sosialisasi dan
wajib
dikembalikan
ke unit
administrasi
3x24 jam
Memelihara arsip 1200/tahun Mendisposisikan, Jan – Des
korespondensi (surat mengarsip dan
masuk) merekap semua
5. 960/tahun dokumen tiap
(surat bulannya
Keluar)
80/bln
Membuat & 60 Menerima Jan – Des
menyebarkan dokumen/t instruksi untuk
SK/Edaran/SOP/Pen ahun membuat
gumuman dokumen,
6. meminta TTD
Direktur/Ka.Dep
memperbanyak &
membagikan ke
Unit terkait
Penertiban 392x/tahun Unit terkait Jan – Des
Pemakaian Ruang (7x/minggu mendaftar utk
Rapat ) pemakaian
7.
ruangan dengan
mengisi form di
Bag. Administrasi
Tindak Lanjut hasil 100% hasil Menerima Jan – Des
Rapat Staff (SPM) pertemuan instruksi waktu
terlaksana pelaksanaan
rapat, membuat
8.
undangan dan
mempersiapkan
segala keperluan
rapat
Membuat SPO Jan – Des
Pembuatan SPO 60 bag. Administrasi
9.
Bag. Administrasi SPO/tahun dan disebarkan ke
Unit terkait
Bekerjasama Jan – Des
Pemberian Vandel dengan Humas
10. 12x/tahun
untuk Tamu untuk penyediaan
Vandel
190.149.0
SUB TOTAL
43
c.1. PENGADAAN OPERASIONAL

ALAT TULIS KANTOR

HARGA
JUMLAH HARGA TOTAL
NO NAMA BARANG SATUAN
BARANG BELI HARGA
10%
1 Bolpoin Standar 12 1.000 1.100 13.200
2 Bolpoin Faster 12 3.500 3.850 46.200
3 Kertas Fotocopy 120 29.750 32.725 3.927.000
4 Materai 70 6.000 6.600 462.000
5 Lakban Hitam 4 12.000 13.200 52.800
6 Spidol Board Marker Hitam 5 6.000 6.600 33.000
7 Spidol Board Marker Merah 5 6.000 6.600 33.000
8 Spidol Marker Hitam 5 5.250 5.775 28.875
9 Isolasi 2 cm 5 4.200 4.620 23.100
10 Isi Staples 10 1.800 1.980 19.800
11 Binder Clip 200 5 800 880 4.400
12 Binder Clip 155 5 500 550 2.750
13 Binder Clip 260 5 1.042 1.147 5.731
14 Clear Holder 15 15.500 17.050 255.750
15 Klip Besar 6 3.500 3.850 23.100
16 Klip Kecil 10 900 990 9.900
17 Buku ekspedisi 5 5.000 5.500 27.500
18 Kertas Fax 15 14.000 15.400 231.000
19 Otner Folio 35 12.000 13.200 462.000
20 Tinta Spempel Trodat 1 6.500 7.150 7.150
21 Tinta Printer Epson Ori Hitam 10 78.000 85.800 858.000
22 Tinta Printer Epson Ori biru 6 78.000 85.800 514.800
23 Tinta Printer Epson Ori kuning 6 78.000 85.800 514.800
24 Tinta Printer Epson Ori merah 6 78.000 85.800 514.800
25 Stabilo 2 6.500 7.150 14.300
26 Kertas A4 10 35.000 38.500 385.000
27 Map Kertas Buffalo 50 1.150 1.265 63.250
28 CD Blank 15 2.500 2.750 41.500
29 DVD Blank 15 2.500 2.750 41.500
30 Mika Transparan bening 2 20.000 22.000 44.000
31 Pos it 5 7.000 7.700 38.500
32 UPS 2 900.000 990.000 1.980.000
SUB. TOTAL 1 479 1.421.892 1.564.082 10.678.706
 BARANG CETAKAN
HARGA
JUMLAH HARGA TOTAL
NO NAMA BARANG SATUAN
BARANG BELI HARGA
10%
1 Buku Tarif 45 8.000 8.800 396.000
2 Kertas Kop RSBB 10 125.000 137.500 1.375.000
3 Amplop Kop Besar 6 50.000 55.000 330.000
4 Struktur Organisasi 2 300.000 330.000 660.000
SUB. TOTAL 2 63 483.000 531.300 2.761.000

BENGKEL
HARGA
JUMLAH HARGA TOTAL
NO NAMA BARANG SATUAN
BARANG BELI HARGA
10%
1
2
3
4
SUB TOTAL 3

RUMAH TANGGA & DAPUR

HARGA
JUMLAH HARGA TOTAL
NO NAMA BARANG SATUAN
BARANG BELI HARGA
10%
1 Kresek hitam besar 12 23.000 25.300 303.600
2 Sunlight 4 7.000 7.700 30.800
3 Wash hand 12 8.500 9.350 112.200
4 Sedotan bengkok 5 1.000 1.100 5.500
5 Baterai abc kecil 12 1.500 1.650 19.800
6 Baterai alkaline a2 12 4.250 4.675 56.100
7 Tissue kotak refil 10 11.500 12.650 126.500
8 Tissue Towel 10 7.000 7.700 77.000
SUB TOTAL 4 77 63.750 70.125 731.500

HARGA
JUMLAH HARGA TOTAL
KETERANGAN SATUAN
BARANG BELI HARGA
10%
SUB. TOTAL 1 479 1.421.892 1.564.082 10.678.706
SUB. TOTAL 2 63 483.000 531.300 2.761.000
SUB. TOTAL 3
SUB. TOTAL 4 77 63.750 70.125 731.500
TOTAL 619 1.486.125 2.165.507 14.171.206
 c.2. PENGADAAN INVESTASI

ANGGARAN INVESTASI
KELOMPOK INVESTASI
TAHUN 2014
NO USULAN INVESTASI KET
ESTIMASI LEVEL OF LEVEL OF MINIMAL
SAT JML
HARGA REVENUE SERVICE REQUIREMENT
1 LCD buah 2 18.000.000 v v v
2
3
TOTAL 18.000.000

d. PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN.

STRATEGI
JADWAL
RINCIAN CARA
NO SASARAN PELAKSANA
KEGIATAN MELAKSANAKA ANGGARAN KET
AN
N KEGIATAN
KEGIATAN
Seminar dan Pegawai 1. Memilih tentatif Rp.
Workshop bagian pelatihan yang 1.500.000
Administrasi intern Administras akan diikuti
maupun ekstern i
2. Mengajukan
permohonan
1. ke RS
3. Setelah
konfirmasi dari
RS, langsung
daftar ke
panitia
SUB TOTAL 1.500.000

NO PERSPEKTIF JUMLAH
1 OPERASIONAL KEUANGAN -
PELANGGAN -
PROSES BISNIS INTERNAL 190.149.043
PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN 1.500.000
SUB TOTAL 191.649.043

2 INVESTASI 18.000.000

TOTAL ANGGARAN 209.649.043

DENGAN HURUF
DUA RATUS SEMBILAN JUTA
ENAM RATUS EMPAT PULUH SEMBILAN RIBU
EMPAT PULUH TIGA RUPIAH

Mengetahui, Batu, 30 Desember 2013

Direktur RS. Baptis Batu Kepala Bagian Administrasi

dr. Arhwinda P A, SpKFR., MARS Sonya Octaviany,A.Md.

LAMPIRAN EVALUASI DAN PELAPORAN
A. STANDAR PELAYANAN MINIMAL RUMAH SAKIT (SPM-RS).

JENIS INDIKATOR
N
PELAYAN Kriteria Indikator STANDAR JAN PEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOP DES
O
AN
16 Administr Input 1. Kelengkapan pengisian ≥ 90 %
asi dan jabatan sesuai persyaratan
manajem jabatan dalam struktur
en organisasi
2. Adanya peraturan internal Ada
rumah sakit
3. Adanya peraturan karyawan Ada
rumah sakit
4. Adanya daftar urutan Ada
kepangkatan karyawan
5. Adanya perencanaan Ada
strategi bisnis rumah sakit
6. Adanya perencanaan Ada
pengembangan SDM
Proses 7. Tindak lanjut penyelesaian 100 %
hasil pertemuan direksi
8. Ketepatan waktu 100 %
pengusulan kenaikan
pangkat
9. Ketepatan waktu 100 %
pengurusan gaji berkala
10. Pelaksanaan rencana ≥ 90 %
pengembangan SDM
11. Ketepatan waktu 100 %
penyusunan laporan
keuangan
12. Kecepatan waktu pemberian ≤ 2 jam
informasi tagihan pasien
rawat inap
Output 13. Cost recovery ≥ 60 %
14. Kelengkapan pelaporan 100 %
akuntabilitas kinerja
15. Karyawan mendapat ≥ 60 %
pelatihan minimal 20 jam
pertahun
16. Ketepatan waktu pemberian 100 %
 insentif sesuai kesepakatan
waktu

B. INDIKATOR PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN (PMKP).

Tidak ada
C. IKATOR KOMITE KESELAMATAN PASIEN RUMAH SAKIT (KKPRS).
Tidak ada
D. INDIKATOR KOMITE PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI RUMAH SAKIT (KKPIRS).
Tidak ada