KETERAMPILAN MENYIMAK, KOMUNIKASI DALAM TIM,

KOMUNIKASI NONVERBAL

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

DISUSUN OLEH:

Ni Luh Widya Uttari (1807521002/01)

Ni Putu Deasy Amelia Shanty (1807521003/02)

Adelya Tri Agustin (1807521007/03)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya dengan
rahmat-Nyalah kami akhirnya bisa menyelesaikan makalah yang berjudul “Keterampilan
Menyimak, Komunikasi Dalam Tim, Komunikasi Nonverbal” ini dengan baik tepat pada
waktunya.

Tidak lupa kami menyampaikan rasa terima kasih kepada ibu dosen Ni Putu Ayu
Darmayanti SE.MM, yang telah memberikan banyak bimbingan rasa terima kasih juga hendak
kami ucapkan kepada rekan-rekan kelompok tiga yang telah memberikan kontribusinya baik
secara langsung maupun tidak langsung sehingga makalah ini bisa selesai pada waktu yang telah
ditentukan.

Meskipun kami sudah mengumpulkan banyak referensi untuk menunjang penyusunan

makalah ini, namun kami menyadari bahwa di dalam makalah yang telah kami susun ini masih
terdapat banyak kesalahan serta kekurangan. Sehingga kami mengharapkan saran serta masukan
dari para pembaca demi tersusunnya makalah lain yang lebih lagi. Akhir kata, kami berharap
agar makalah ini bisa memberikan banyak manfaat.

Badung, 3 Oktober 2020

Tim Penyusun

(Kelompok 3)

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................................i
DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii
BAB I...............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN..........................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................1
1.3 Tujuan....................................................................................................................................2
BAB II.............................................................................................................................................3
PEMBAHASAN.............................................................................................................................3
2.1 Komunikasi Nonverbal..........................................................................................................3
2.1.1 Fungsi Komunikasi Nonverbal....................................................................................3
2.1.2 Karakteristik Komunikasi Nonverbal..........................................................................4
2.1.3 Bentuk-bentuk Komunikasi Nonverbal.......................................................................4
2.1.4 Pentingnya Komunikasi Nonverbal dalam Bisnis.......................................................5
2.2 Keterampilan Komunikasi Lisan...........................................................................................8
2.2.1 Pengertian Keterampilan Komunikas..........................................................................8
2.2.2 Keterampilan Komunikasi Lisan.................................................................................9
2.2.3 Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Lisan..............................................10
2.3 Bekerja Dalam Tim..............................................................................................................11
2.3.1 Konsep Dasar Tim.....................................................................................................11
2.3.2 Kelebihan dan Kelemahan Tim.................................................................................12
2.3.3 Karakteristik Tim yang Efektif..................................................................................13
2.3.4 Dinamika Kelompok..................................................................................................14
2.3.5 Memikul Peran-peram Tim........................................................................................14
2.3.6 Memperhitungkan Evolusi Tim.................................................................................14
2.3.7 Menyelesaikan Konflik..............................................................................................15
2.3.8 Mengatasai Penolakan...............................................................................................15

ii
 2.3.9 Etikat Dalam Lingkungan Tim..................................................................................16
2.4 Rapat yang Produktif...........................................................................................................17
2.4.1 Pengertian Rapat........................................................................................................17
2.4.2 Jenis-jenis Rapat dan Syaratnya................................................................................18
2.4.3 Langkah-langkah Agar Rapat Berjalan Secara Produktif dan Efektif.......................22
2.4.4 Praktik dan Teknologi yang Efektif dalam Rapat Virtual.........................................22
BAB III.........................................................................................................................................25
PENUTUP....................................................................................................................................25
3.1 Kesimpulan..........................................................................................................................25
3.2 Saran.....................................................................................................................................25
DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Komunikasi nonverbal adalah proses mengirimkan dan menerima informasi secara

interpersonal, baik dengan sengaja maupun tidak disengaja, tanpa menggunakan bahasa yang
tertulis atau lisan
Keterampilan komunkasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan
seseorang dalam berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat diberikan
secara langsung. Keterampilan komunikasi lisan meliputi kemampuan dalam wawancara kerja,
seminar, lokakarya, public speaking, pidato formal dan presentasi.
Tim adalah unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berbagi misi yang sama,
dan bertanggung jawab untuk bekerja mencapai tujuan umum mereka. Perusahaan-perusahaan
dapat dapat menciptakan tim formal yang menjadi bagian dari struktur organisasi, atau
perusahaan tersebut dapat membentuk tim informal, yang bukan merupakan bagian dari
organisasi formal tetapi dibentuk untuk memecahkan masalah, bekerja mengatasi aktivitas
khusus, atau mendorong partisipasi karyawan.
Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini, baik diadakan di
ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual seperti pada the
Container Store. Rapat yang diselenggarakan dengn baik dapat membantu Anda memecahkan
masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang. Sebagian besar komunikasi
Anda di tempat kerja akan terjadi dalam rapat kelompok kecil; oleh karena itu, kemampuan
Anda untuk berkontribusi kepada perusahaan dan untuk dapat dikenali karena telah
berkontribusi kepada perusahaan dan untuk dapat dikenali karena telah berkontribusi, akan
tergantung pada keahlian Anda berpartisipasi dalam rapat.

1.1 Rumusan Masalah

Agar penulisan makalah ini terstruktur dan mencapai tujuan yang diinginkan maka hendaklah
kita membuat beberapa rumusan masalah, diantaranya:
1) Apa komunikasi nonverbal?
2) Bagaimana keterampilan komunikasi lisan?
 3) Bagaimana bekerja dalam tim?
4) Bagaimana rapat yang produktif?

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:
1) Untuk mengetahui komunikasi nonverbal
2) Untuk mengetahui keterampilan komunikasi lisan
3) Untuk mengetahui bekerja dalam tim
4) Untuk mengetahui rapat yang produktif.
1.2

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Komunikasi Nonverbal
Komunikasi Nonvebal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap
dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata – kata
(Bovee dan Thill, 2003 :4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau
bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengungkapkan bahwa sebelum kata – kata
ditemukan, komunikasi terjadi melalui Gerakan badan atau bahasa tubuh (Body Language).
Sebagai contoh, mebelalakan mata atau mengepalkan tangan untuk menyatakan kemarahan,
mengangguk untuk menyatakan persetujuan, saling menyentuh untuk menunjukkan
perhatian, dan lain sebagainya.

2.1.1 Fungsi Komunikasi NonVerbal

Menurut Mark Knap (dalam Cangara, 2004:100), fungsi komunikasi nonverbal adalah:
a. Menyakinkan apa yang diucapkan (repetition)
b. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata
(substitution)
c. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenal (identity)
d. Menambah atau melengkapi ucapan – ucapan yang dirasa belum sempurna
Komunikasi nonverbal dapat menjalankan fungsi penting. Periset nonverbal
mengindentifikasi enam fungsi utama (ekman, 1965; Knapp, 1978).
a. Kita menggunakan komunikasi nonverbal untuk menonjolkan atau menekankan
bagian dari pesan verbal. Misalnya saja, mungkin tersenyum untuk menekankan kata
atau ungkapan tertentu, atau dapat memukulkan tangan ke meja untuk menekankan
suatu hal tertentu.
b. Untuk memperkuat warna atau sikap umum yang dikomunikasikan oleh pesan verbal.
Jadi, anda mungkin tersenyum ketika menceritakan kisah lucu atau menggeleng-
gelengkan kepala ketika menceritakan ketidak jujuran seseorang.
c. Kita secara sengaja mempertentangkan pesan verbal kita dengan gerakan nonverbal.
Contohnya anda dapat menyilangkan jari anda atau mengedipkan mata untuk
menunjukkan bahwa apa yang anda katakan tidak benar.

3
 d. Gerak-gerik nonverbal dapat mengendalikan atau mengisyaratkan keinginan anda
untuk mengatur arus pesan verbal. Mengerutkan bibir, mencondongkan badan
kedepan atau membuat gerakan tangan untuk menunjukkan bahwa anda ingin
mengatakan sesuatu merupakan contoh-contoh dari fungsio mengatur ini.
e. Kita dapat mengulangi atau merumuskan ulang makna dari pesan verbal. Misalnya,
anda dapat menyertai pernyataan verbal “apa benar?” dengan mengangkat alis mata.
f. Komunkasi nonverbal juga dapat menggantikan pesan verbal. Misalnya,
menganggukan kepala untuk mengatakan “iya” atau menggelengkan kepala untuk
mengatakan “tidak”.

2.1.2 Karakteristik Komunikasi Nonverbal

Salah satu cara mendefinisikan komunikasi nonverbal adalah berdasarkan kategori
sebagai berikut teori pemilihan umum dalam karakteristik komunikasi kelompok apapun
fungsi yang disandangnya, baik primer maupun sekunder nonverbal, isyarat badan (gestural),
bergambar (pictorial) karakteristik komunikasi perasaan-perasaan (emosi kita) melalui
pesan-pesan nonverbal. Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk media
komunikasi yang berupa mengemas pesan nonverbal dengan cara yang tepat sesuai dengan
karakteristik.
Beberapa karakteristik dari komunikasi nonverbal adalah:
a. Kita selalu berkomunikasi
b. Arti tergantung kepada konteks
c. Komunikasi nonverbal lebih dapat dipercaya
d. Cara utama dalam menyatakan perasaan dan sikap

2.1.3 Bentuk – Bentuk Komunikasi nonverbal

Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi nonverbal dapat
dikelompokkan dalam beberapa bentuk (Cangara, 2004:101):
a. Kinesics, ialah komunikasi nonverbal yang ditunjukkan dengan Gerakan tubuh.
Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok, yakni :
1. Emblems, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung, pada simbol yang
dibuat oleh Gerakan badan. Misalnya mengangkat jari V artinya Victory atau

4
 menang, mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia, tetapu
terjelek bagi orang India.
2. Illustrators, merupakan Gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu. Misalnya,
besarnya suatu benda atau tinggi rendahnya suatu objek.
3. Affect Display, merupakan isyarat yang terjadi karena dorongan emosional
sehingga berpengaruh terhadap ekspresi muka. Misalnya, tertawa, menangis,
tersenyum, sinis dan sebagainya.
4. Regulators, merupakan Gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala. Misalnya,
menggangguk, dan menggelengkan kepala.
5. Adaptory, merupakan Gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan.
Sebagai contoh, mengerutu, menarik nafas dalam – dalam, dan mengepalkan
tinju.
b. Gerakan Mata (eye gaze), Mata adalah alat komunikasi yang paling berarti untuk
memberi isyarat tanpa kata. Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang.
Jika seseorang tertarik pada sesuatu objek tertentu, maka pandangannya akan terarah
pada objek itu tanpa terputus dalam beberapa saat.
c. Sentuhan (touching), Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan. Ada
tiga bentuk sentuhan badan:
1. Kinesthetic, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan bergandengan tangan
untuk mengungkapkan keakraban atau kemesraan.
2. Sociofugal, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan berjabatan tangan atau
saling merangkul untuk menunjukkan dimulainya persahabatan.
3. Thermal, merupakan isyarat yang ditandai dengan sentuhan yang lebih
emosional sebagai tanda persahabatan yang intim. Misalnya, menepuk bahu, adu
tinju, dan adu telapak tangan.
d. Paralanguage, ialah syarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga
penerima dapat memahami sesuatu dibalik apa yang diucapkannya. Misalnya
“datanglah” bisa diartikan betul- betul mengundang atau sekedar bas abasi.
e. Diam, diam juga merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti. Sikap
diam sangat sulit diterka dan dapat menimbulkan keraguan. Diam dapat mengandung
arti positif atau negative.

5
 f. Postur Tubuh, manusia lahir ditakdirkan dengan berbagai bentuk tubuh. Maisng –
masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan. Ada
tiga bentuk tubuh, yaitu:
1) Ectomorphy, bentuk tubuh tinggi kurus yang dilambangkan sebagai orang yang
memiliki sikap ambisius, pintar, kritis.
2) Mesomorphy, bentuk tubuh tegap dan atletis yang dilambangkan sebagai pribadi
yang cerdas, bersahabat, dan aktif.
3) Endomorphy, bentuk tubuh pendek, bulat, dan gemuk yang digambarkan sebagai
pribadi yang humoris, santai, dan cerdik.
g. Warna, Warna dapat memberi arti terhadap suatu objek. Misalnya, warna merah
menunjukkan kemarahan atau semangat. Sementara warna putih menunjuukan
kesucian atau kebersihan. Suatu negara atau organisasi dapat dikenal melalui warna.
h. Bunyi jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari mulut, maka bunyi
yang dimaksudkan disini adalah suara dikeluarkan dari berbagai benda. Misalnya,
lonceng, letusan senjata, beduk, tepuk tangan, peluit dan lain – lain.
i. Bau, Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa dipergunakan
untuk melambangkan status. Misalnya, bauk kosmetik dan parfum.
Komunikasi nonverbal memang bisa berdiri sendiri, tetapi sering dilakukan
bersamaan dengan komunikasi verbal.

2.1.4 Pentingnya Komunikasi Non-Verbal dalam Berbisnis.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun,
komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal.
Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan
perasaan dan emosi seseorang. Kebaikan atau keunggulan dari komunikasi non-verbal dalam
bisnis adalah sebagai berikut:
a. Kesahihannya (Reabilitas)
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reabilitas).
Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-
pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.

6
b. Sulit Dimanipulasi
Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan
kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan
menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan
menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini
disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya
nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar
berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman
karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung,
lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah runtuh.
c. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi
kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila
seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat
nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal
(seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi
pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah
seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang
menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis
di kantornya.
d. Efisien
Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima
pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa
harus berpikir panjang dan pihak audien juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa
disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya.
Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat
dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang
sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain,

7
 ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang asyik
mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal
seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya
tersebut.
e. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian
Seseorang
Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan
bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka
seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang
manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik.
Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para
bawahannya. Pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan dan
kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
f. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan
Lebih Tepat
Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang
disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap
mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para
karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-
pesan yang mereka sampaikan.
Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau
menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka
apa dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh
tersebut menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap
sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.

2.2 KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN

2.2.1 Pengertian Keterampilan Komunikasi
Keterampilan merupakan kemampuan yang seseorang miliki dan didapat melalui
pelatihan dan pengalaman untuk melakukan suatu tugas (John M Ivancevich, dkk, 2006, 87).
Menurut Cholin Cherry, (Tedjasustina, 1994: 12) komunikasi adalah suatu proses dimana

8
tujuan mencapai pengertian bersama yang lebih baik mengenai masalah yang penting bagi
semua pihak yang bersangkutan. Sedangkan jenis komunikasi ada dua macam, yaitu
komunikasi non-verbal dan verbal.
Menurut Cangara (1998: 23), keterampilan komunikasi merupakan kemampuan
seseorang untuk menyampaikan pesan kepada khalayak (penerima pesan). Selanjutnya
menurut Nevizond Chatab (2007: 29), keterampilan komunikasi merupakan kemampuan
mengadakan hubungan lewat saluran komunikasi manusia atau media, sehingga pesan atau
informasinya dapat dipahami dengan baik. Keterampilan komunikasi bukan merupakan
kemampuan yang dibawa sejak lahir dan tidak muncul secara tiba-tiba, keterampilan perlu
dipelajari dan dilatih (Supratiknya, 2003: 12).

2.2.2 Keterampilan Komunikasi Lisan

Keterampilan komunikasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan
seseorang dalam berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat diberikan
secara langsung. Keterampilan komunikasi lisan meliputi kemampuan dalam wawancara kerja,
seminar, lokakarya, public speaking, pidato formal dan presentasi (Djoko Purwanto, 2006: 77).
Keterampilan komunikasi lisan sudah digunakan sejak zaman dahulu, sebab
keterampilan komunikasi lisan menjadi hakikat komunikasi yang digunakan sejak manusia
diciptakan. Komunikasi lisan menjadi sebuah budaya bagi masyarakat dalam menyampaikan
pesan secara lisan atau kata-kata. Seperti halnya, kita berbicara kepada orang lain dalam
masyarakat. Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan memiliki perbedaan, baik dalam media
maupun cara penyampaian.

Berikut tabel perbedaan komunikasi lisan dan tulisan.

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TULISAN

Umpan balik (feedback) dapat Tidak memerlukan umpan balik
disampaikan secara langsung dari (feedback) segera.
audien.
Pesan relatif sederhana dan mudah Pesan sangat rinci, kompleks, dan
diterima. memerlukan perencanaan yang hati-hati.
Tidak memerlukan catatan permanen Memerlukan catatan permanen.
Dapat mengumpulkan audien lebih Dapat mencapai audien yang luas.

9
 mudah dan ekonomis
Interaksi dapat dilakukan secara Memperkecil kesalahan dalam
langsung penyampaian pesan.

MEDIA KOMUNIKASI LISAN MEDIA KOMUNIKASI TULISAN

Percakapan secara langsung, pidato, Surat-surat, memo, laporan, proposal,
2.2.3 C
pertemuan-pertemuan.
Telepon dan surat suara (voice mail) Surat reguler dan khusus ar

Telekonferensi dan konferensi video. Faksimile a

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Lisan

Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang berbeda-beda. Adakalanya
seseorang terampil berbicara namun kurang terampil menulis, lalu ada pula orang pintar
menulis tapi kurang terampil berbicara dengan baik. Berikut adalah beberapa cara yang efektif
untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi, yaitu:
a. Mendengarkan
Belajarlah untuk mendengarkan orang lain dengan baik. Dengan mendengarkan orang
lain, tidak menutup kemungkinan kita untuk mendapatkan inspirasi baru dalam cara
berkomunikasi dengan orang lain. Dengan mendengarkan kita juga mudah untuk
mengingat hal – hal baru.
b. Berlatih
Seseorang yang bisa melakukan sesuatu bahkan ahli dalam bidang tertentu itu karena
seseorang tersebut sering berlatih terus menerus. Maka, untuk bisa meningkatkan
keterampilan komunikasi lisan, cobalah untuk terus berlatih berbicara dengan efektif.
Cobalah dari berbicara di depan kaca atau dengan keluarga sendiri.
c. Membaca
Dengan membaca maka kita akan lebih banyak mengumpulkan kosa kata yang baru. Jika
kita menguasai kosa kata yang banyak, kita akan lebih terampil dalam berkomunikasi
yang baik.
d. Observasi
Dengan melakukan observasi kita dapat mengumpulkan informasi tentang beragam cara

10
 orang berkomunikasi mulai dari cara mengatur intonasi, gerakan tubuh seseorang, kontrol
emosi, dan artikulasinya. Dengan begitu kita bisa mencontohnya dan menerapkannya.
e. Berkomunitas
Dengan berkomunitas kita akan lebih mudah mendapatkan teman baru dan itu bisa
menjadi ajang bagi kita untuk mencoba berbincang dengan orang yang baru kita kenal,
selain mendapatkan teman baru kita juga bisa melakukan observasi.
f. Training
Dengan mengikuti training atau pelatihan, kita bisa belajar langsung dari para ahli dan
mengamati mereka kemudian kita bisa mempraktekkannya.
g. Evaluasi
Dan yang terakhir adalah evaluasi dengan melakukan evaluasi pada diri kita maka kita
akan mengetahui kekurangan kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. 

2.3 BEKERJA DALAM TIM

2.3.1 Konsep Dasar Tim
Tim merupakan unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berbagi misi yang sama
dan bertanggung jawab untuk bekerja mencapai tujuan umum mereka. Perusahaan dapat
membentuk tim formal yang menjadi bagian dari struktur organisasi maupun tim informal yang
bukan merupakan bagian organisasi formal yang dibentuk untuk memecahkan masalah,
mengatasi aktivitas khusus, atau mendorong partisipasi karyawan.
Terdapat tim yang disebut tim pemecah masalah (problem-solving team) atau gugus
tugas yang merupakan tim informal. Tim ini dibentuk untuk memecahkan isu-isu spesifik dan
dibubarkan jika tujuan mereka telah tercapai. Tim seperti itu biasanya bersifat lintas fungsi,
dimana orang-orang dari berbagai divisi dapat dipertemukan untuk suatu tugas. Terdapat pula
yang disebut dengan komite yang merupakan tim formal dan berada secara permanen dalam
struktur organisasi. Komite memiliki tugas reguler yang berulang-ulang. Tim dibentuk untuk
mencapai tujuan tertentu. Bisnis terus mencari cara untuk melakukan pekerjaan lebih baik
dengan biaya lebih rendah. Mereka membentuk tim karena alasan berikut:
a. Keputusan yang lebih baik. Keputusan umumnya lebih akurat dan efektif karena
berkelompok anggota menyumbangkan keahlian dan perspektif yang berbeda.

11
 b. Respon lebih cepat. Ketika tindakan diperlukan untuk menanggapi persaingan atau untuk
memecahkan masalah, kelompok kecil dan tim dapat bertindak cepat.
c. Peningkatan produktivitas. Karena mereka sering kali lebih dekat dengan tindakan dan
dengan pelanggan, anggota tim dapat melihat peluang untuk meningkatkan efisiensi.
d. Dukungan yang lebih besar. Keputusan yang diambil bersama biasanya lebih diterima
karena anggota berkomitmen untuk solusi dan lebih bersedia untuk mendukungnya.
e. Resistensi yang lebih sedikit untuk berubah. Orang yang memiliki masukan untuk
mengambil keputusan tidak terlalu bermusuhan, agresif, dan tahan terhadap perubahan.
f. Meningkatkan moral karyawan. Kepuasan pribadi dan semangat kerja meningkat ketika
tim ada sukses.
g. Risiko yang berkurang. Tanggung jawab untuk sebuah keputusan tersebar di dalam tim,
sehingga membawa risiko yang lebih kecil untuk setiap individu.

2.3.2 Kelebihan dan Kelemahan Tim

Tim sering menjadi inti dari manajemen partisipasi, usaha untuk mengikutsertakan para
karyawan dalam pembuatan keputusan. Beberapa tim memainkan peran yang sangat penting
dalam membantu suatu organisasi mencapai tujuannya, tetapi tim tersebut tidak selalu sesuai
untuk setiap situasi. Untuk itu, penting bagi organisasi untuk mengukur kelebihan dan kelemahan
dari suatu tim seperti berikut.

Kelebihan dalam tim :

1. Meningkatkan kreativitas dan produktifitas

Dengan menyatukan sumber daya dari beberapa individu tim membawa lebih baik
informasi dalam proses pengambilan keputusan.
2. Meningkatkan keanekaragaman pandangan
Anggota tim membawa berbagai perspektif dalam proses pengambilan keputusan.
3. Meningkatkan penerimaan atas sebuah solusi
Mereka yang berpartisipasi dalam pembuatan keputusan akan lebih mendukung
keputusan dengan antuitas dan akan mendorong orang lain untuk menerima solusi
tersebut.
4. Tingkat kinerja lebih tinggi

12
 Bekerja dalam tim dapat melepaskan kreativitas dan energi baru dari dalam diri para
pekerja yang turut berbagi ras untuk mencapai tujuan dan akuntabilitas lebih lanjut lagi
tim mengisi kebutuhan pekerja untuk menjadi anggota suatu kelompok, mengurangi
kebosanan karyawan, meningkatkan martabat dan rasa harga diri dan mengurangi stres
dan tekanan diantara para pekerja.

Sedangkan kelemahan dalam tim yang patut diawasi dan diatasi adalah sebagai berikut:

1. Tekanan sejawat, untuk menyesuaikan diri, mereka mungkin mengabaikan rasa tanggung
jawab pribadi dan setuju dengan rencana yang mempunyai dasar yang lemah,
konsekuansinya, beberapa tim sebenarnya tidak roduktif dengan menghasilkan keputusan
– keputusan yang buruk.
2. Groupthink, ini menggambarkan jika anggota-anggota individual menghargai harmoni
tim lebih tinggi dari pada mereka menghargai pembuatan keputusan efektif, mereka
bersedia mengesampingkan opini pribadi mereka dan setuju dengan orang lain.
3. Agenda-agenda tersembunyi, motif pribadi yang mempengaruhi interaksi kelompok dan
mungkin ingin membuktikan bahwa dia lebih kuat dari pada individu lain. Agenda
tersembunyi dari setiap anggota dapat mengurangi efektifitas kerja tim.
4. Free riders, ini bisa di kaitkan dengan para penumpang gelap yaitu anggota tim yang
tidak memberikan kontribusi pada kinerja tim. Hal ini menyebabkan tim menjadi tidak
efektif.
5. Biaya, tingginya biaya koordinasi kelompok dapat menghambat waktu dan kerja dalam
tim.
2.3.3 Karakteristik Tim yang Efektif
Untuk menjadi kolaborator yang baik maka anggota tim harus memahami koleganya dan
dapat saling bertukar informasi dan pemahaman. Tim yang paling efektif memiliki tujuan yang
jelas dan saling berbagi tujuan bersama, berkomunikasi secara terbuka dan jujur, mencapai
keputusan dengan konsensus, berpikir secara kreatif, dan mengetahui bagaimana cara
menyelesaikan konflik. Hal tersebutlah yang menyebabkan di negara maju seperti AS, kerja
dalam tim lebih banyak diajarkan dibandingkan dengan aspek bisnis lainnya.

Kolaborasi yang sukses harus memenuhi beberapa langkah yaitu

a. Memilih kolabolator secara hati-hati

13
 b. Menyetujui tujuan-tujuan proyek sebelum anda memulai
c. Memberi tim anda waktu untuk mengikat sebelum memulai
d. Mengklarifikasi tanggung jawab individu
e. Menetapkan proses yang jelas
f. Memastikan alat-alat dan teknik sudah siap dan kompatibel antar tim
g. Menghindari penulisan oleh kelompok
h. Memeriksa untuk mengetahui seberapa baik segala sesuatu berjalan selama seksama

2.3.4 Dinamika kelompok

Dinamika kelompok adalah interaksi dan proses yang terjadi dalam sebuah tim. Dinamika
kelompok ini mempengaruhi oleh beberapa faktor; peran yang dipikul oleh anggota tim, fase
perkembangan tim saat ini, keberhasilan tim dalam menyelesaikan konflik dan keberhasilan tim
dalam mengatasi penolakan.

2.3.5 Memikul peran-peran tim

Anggota – anggota yang memikul peran yang berionrientasi pada diri sendiri (self-
oriented roles) mempunyai motivasi terutama hanya untuk memenuhi kebutuhan pribadinya
sendiri, jadi mereka cenderung menjadi kurang produktif dari pada anggota lainnya.
Anggota-anggota yang kemungkinan bersedia menyumbang pada tujuan tim adalah
anggota-anggota yang memikul peran perawatan tim (team-maintenance roles) untuk membantu
setiap orang agar bekerja sama dengan baik dan mereka yang memikul peran mempermudah –
tugas (task-facilitating roles) untuk membantu memecahkan masalah atau membuat keputusan.

2.3.6 Memperhitungkan evolusi Tim

Tim biasanya berkembang melalui lima fase sebagai berikut:
1. Orientasi, Anggota-anggota tim bersosialisasi, membentuk peran mereka dan mulai
mendefinisikan tugas atau maksud mereka.
2. Konflik, bila anda dan anggota-anggota lain telah dipilih secara hati-hati untuk mewakili
berbagai pandanagn dan kehlihan, saling tidak setuju adalah bagian alami dari fase ini.
3. Brainstorming, tahap ini anggota akan mendiskusikan untuk solusi tunggal dalam
menyelesaikan problem ini.

14
 4. Timbul, anggota tim mencapai suatu keputusan yang sudah didiskusikan bersama
5. Pengukuhna, perasaan tim di bangun kembali dan solusi dirangkum.

2.3.7 Menyelesaikan konflik

Konflik dapat timbul karena berbagai alasan. Anggota-anggota tim mungkin percaya
bahwa mereka perlu bersaing untuk memperoleh uang, informasi atau sumber daya lain. Nah,
saingan inilah yang dapat menimbulkan konflik.
Konfik dalam tim dapat bersifat konstruktif dan deduktif. Konflik dikatakan bersifat
konstruktif bila konflik ini memaksa membuka isu–isu penting,meningkatkan keikutsertaan
anggota–anggota dalam tim dan menghasilkan ide-ide kreatif bagi solusi suatu problem.
Sedangkan konflik dikatakan destruktif bila konfik tersebut mengalihkan energi dari isu yang
lebih penting, menghancurkan semangat kerja tim atau individu anggota tim atau
mempolarisasikan atau memecah-mecah tim tersebut.
Terdapat 7 ukuran yang dapat membantu anggota-anggota tim dalam menyelesaikan
konflik dengan sukses:
1. Proaksi, hadapi konflik kecil sebelum menjadi konflik besar.
2. Komunikasi, ajak yang terlibat konflik untuk berpartisipasi dalam menyelesikanya.
3. Keterbukaan, buuanglah perasaan sebelum menghadapi isu-isu utama.
4. Riset, cari fakta-fakta yang menyebabkan problem sebelum mencari solusinya.
5. Fleksibilitas, jangan biarkan seseorang terkunci dalam suatu posisi sebelum
mempertimbangkan solusi –solusi lain.
6. Adil, jangan biarkan seseorang menghindar suatu solusi yang adil dengan cara
berlindung di belakang aturan-aturan.
7. Kerjasama, ajak lawan untuk berantas bersama “kekuatan luar” bukan saling berkelahi
satu sama lain.

2.3.8 Mengatasi Penolakan

Mengatasi penolakan aalah tipe konflik tertentu yang sering memengaruhi kerja anda
dalam tim,bisanya penolakan ini bersifat irasional,seperti saat orang menolak setiap jenis
perubahan,apakah itu masuk akal atau tidak.

15
 Cara mengatasi penolakan dengan memberi dan menerima dengan tenang dan masuk akal
ialah sebagai berikut:
a. Mengekspresikan pengertian
b. Mengungkapkan penolakan secara terbuka
c. Mengevaluasi keberatan orang lain dengan adil
d. Mempertahankan argumen anda sampai orang lain siap untuk itu

2.3.9 Etikat dalam Lingkungan Tim

Etikat sangat penting dalam lingkungan tim karena kemampuan untuk dapat bekerja sama
sengan rekan-rekan dalam satu tim sangat vital bagi kesuksesan setiap orang. Misal ditempat
kerja harus dapat menegtahui cara berperilaku dan cara berinteraksi dengan orang lain di
lingkungan bisnis akan membantu anda tampil dengan halus,profesional dan percaya diri.
Kerja sama terkadang menjadi sebuah kegiatan yang masih banyak dihindari oleh
beberapa orang di lingkungan pekerjaan. Namun, mengapa orang-orang tersebut masih
mempertahankan sikap seperti itu? Padahal, banyak sekali keuntungan yang dapat diterima dari
bekerja sama dalam satu tim, baik untuk diri seseorang dan juga organisasi. Tidak hanya
menawarkan kesempatan yang luar biasa untuk perkembangan profesionalitas, tetapi kerjasama
tim juga berarti anda bisa membuat pekerjaan terasa lebih ringan dan mudah. Berikut beberapa
penjelasan mengapa bekerja sama sangat penting dilakukan di lingkungan kerja.
1. Meningkatkan Efisiensi
Dari sudut pandang manajemen, meningkatkan kerja sama tim dalam lingkungan
kerja juga akan membantu perusahaan atau departemen anda untuk mengambil pekerjaan
tambahan dan akhirnya mendapatkan keuntungan atau bonus tanpa harus menambah
pegawai lagi.
2. Mendapatkan Ide-ide Baru
Salah satu keuntungan terbesar dari tim adalah perusahaan akan mendapatkan
inspirasi serta ide-ide baru dari diskusi bersama tim. Ketika saling bertukar ide dengan
anggota lainnya, ada sebuah ruang lingkup kreativitas yang jauh lebih banyak dan luas
dibandingkan ketika jika memikirkan ide tersebut sendirian.
3. Mendapatkan Pengalaman Belajar

16
 Masing-masing anggota tim mememiliki peran sebagai sumber pendidikan bagi
karyawan lain di dalam lingkungan tim. Penting pula dicatat bahwa ketika seorang
karyawan memiliki banyak pengetahuan, kepercayaan diri mereka akan berkembang.

4. Kemudahan Berkomunikasi
Komunikasi adalah kunci keberhasilan dari berbagai jenis proyek. Kegiatan yang
berkaitan dengan kerja sama tim memerlukan sebuah keterampilan komunikasi lisan dan
juga tertulis.
5. Membagikan Beban Kerja
Dalam segi manajemen, ketika berkaitan dengan delegasi tugas, hal yang harus
dilakukan adalah dengan mempertimbangkan kekuatan dan kemampuan dari karyawan
tersebut. Menugaskan sebuah pekerjaan ke orang yang tepat akan sangat membantu dan
menghasilkan efisiensi maksimum dan hasil kerja yang berkualitas tinggi.
6. Dukungan Jaringan
Sebuah dukungan dan rasa saling memiliki dalam sebuah lingkungan kerja dapat
berkontribusi untuk meningkatkan kepuasan dalam bekerja. Setiap anggota tim akan
saling membantu, mengandalkan satu sama lain, dan membangun kepercayaan di dalam
kelompok tersebut.

2.4 RAPAT YANG PRODUKTIF

2.4.1 Pengertian  Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar
berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan
sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya
rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan
langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang

17
berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru
membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita
menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda
harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan
pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu
orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

2.4.2 Jenis-Jenis Rapat dan Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat
yang berbeda.Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.
a. Jenis - Jenis Rapat
Jenis rapat berdasarkan tujuannya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan
atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
2) Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan
suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
3) Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih
tidak merasa dirugikan.
Jenis rapat berdasarkan sifatnya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh
mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat
mendapatkan undangan.
2) Rapat Informal (Informal meeting)

18
 Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak
berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.

3) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum,
dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi
yang dibahas tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah
organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat
rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
Jenis rapat berdasarkan waktunya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu
sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi
atau subseksi.
2) Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan
materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
3) Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna
mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencana-
rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
4) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna
mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka
pendek.
Jenis rapat berdasarkan frekuensinya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Rutin

19
 Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan
secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
2) Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang
memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
Jenis rapat berdasarkan namanya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang
biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
3) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

b. Syarat-Syarat dalam Rapat

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya ialah
sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-permasalahan
yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-
masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri. Sedangkan
bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara bawahaan dengan
pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan syarat
sukses suatu rapat adalah;
1) Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2) Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana
rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan
jumlah undangan rapat.

20
3) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.

4) Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan
oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan
jalannya rapat secara singkat.
5) Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6) Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan,
tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk
memberikan suaranya.
7) Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi
prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8) Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung
serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9) Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan

21
 Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat,
pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok.
Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10) Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga
akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

2.4.3 Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Produktif dan Efektif

Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk mengevaluasi
kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya akan membuat orang mudah
bosan dan tidak fokus. Rapat seharusnya dilakukan secara efektif dan produktif agar
pendapat/saran/gagasan/ide dapat tersampaikan secara penuh serta dapat memperoleh solusi dari
permasalahan atau kendala-kendala yang di alami. Adapun beberapa langkah-langkah yang bisa
lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.
a. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk
mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat
mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.
b. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa langsung
mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga agar
pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
c. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada
setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi dan
membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang hendak diutarakan.
d. Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila pembicaraan
mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus bisa membawanya
kembali ke topik semula.
e. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya ada
beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa
diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya.

22
 f. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang
yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah
mereka keluar dari ruang rapat.
2.4.4 Praktik dan Teknologi yang Efektif dalam Rapat Virtual
Salah satu tren utama di tempat kerja saat ini adalah munculnya rapat virtual alih-alih
rapat tatap muka. Pertemuan virtual adalah pertemuan peserta yang terhubung secara teknologi.
Karena biaya perjalanan meningkat dan perusahaan memangkas anggaran, banyak organisasi
mengurangi rapat yang memerlukan perjalanan Selain itu, semakin banyak orang bekerja sama
tetapi tidak berada di tempat yang sama. Alih-alih bertemu tatap muka, orang menemukan cara
lain untuk bertukar ide, bertukar pikiran, membangun konsensus, dan mengembangkan
hubungan pribadi. Mereka dapat bertemu dalam konferensi audio menggunakan telepon atau
konferensi video menggunakan Internet. Peningkatan dalam jaringan telekomunikasi, perangkat
lunak, dan pemrosesan komputer terus mendorong peralihan ke pertemuan virtual. Ini semua
rapat memiliki banyak tujuan, termasuk melatih karyawan, membuat presentasi penjualan,
mengkoordinasikan aktivitas tim, dan berbicara dengan pelanggan. Menghemat biaya perjalanan
dan mengurangi kelelahan karyawan adalah alasan signifikan perpindahan digital perjalanan
bisnis. Pertemuan virtual dimungkinkan melalui penggunaan sejumlah alat yang efisien termasuk
audioconferencing, videoconferencing, dan Web conferencing.
Audiconferencing. Di antara alat kolaborasi yang paling sederhana adalah konferensi
audio (juga disebut telekonferensi, panggilan konferensi, atau konferensi telepon). Satu atau
lebih orang menggunakan handset atau speakerphone yang disempurnakan untuk berbicara
dengan orang lain melalui telepon. Untuk melakukan panggilan, sebuah perusahaan melibatkan
operator telekomunikasi dan peserta menghubungi nomor tertentu. Mereka memasukkan kode
sandi dan diizinkan masuk ke jembatan konferensi. Peserta di kedua ujung dapat berbicara dan
didengar secara bersamaan. Berkat perangkat seluler, orang dapat berpartisipasi dalam
konferensi audio di mana pun mereka menerima sinyal, bahkan di pantai. Meskipun
audiocanferencing tidak semewah alat komunikasi lainnya, ini adalah andalan dalam industri
telekonferensi karena biayanya yang rendah.
Videoconferencing. Jika peserta rapat perlu bertemu atau berbagi dokumen, mereka
dapat menggunakan konferensi video. Alat ini menggabungkan teknologi jaringan videa, audio,
dan komunikasi untuk interaksi waktu nyata. Di ujung atas sistem konferensi video adalah ruang

23
telepresence. Kamar-kamar ini biasanya dilengkapi dengan tiga layar lengkung besar,
pencahayaan khusus, dan akustik canggih. Lebih tajam daripada televisi definisi tinggi terbaik,
gambar dapat diperbesar untuk mengamati bahkan sirkuit mikro pada produk elektronik baru.
Beberapa monitor definisi tinggi memberikan gambar seukuran aslinya sehingga saat Anda
melihat peserta lagi, Anda merasa seolah-olah Anda pernah bertemu orang itu sebelumnya, tidak
ada satu pendukung.
Web Conferencing. Konferensi web mirip dengan konferensi video tetapi dapat bekerja
dengan atau tanpa transmisi gambar peserta. Peserta menggunakan komputer mereka untuk
mengakses ruang rapat virtual online yang mereka sajikan slide PowerPoint atau berbagi
spreadsheet atau dokumen Word, seperti yang mungkin mereka lakukan dalam rapat tatap muka.
Konferensi web sangat berguna untuk rapat tim, pelatihan, dan presentasi penjualan. Fitur
program konferensi Web biasanya mencakup presentasi tayangan slide, video langsung atau
streaming, tur situs web di mana pengguna dapat berpartisipasi, rekaman rapat. papan tulis
dengan kemampuan anotasi, berbagi layar, dan obrolan teks. Pergi rapat. alat konferensi
komersial dengan harga terjangkau, memungkinkan orang untuk meluncurkan rapat dengan
mengirimkan pesan instan. WebEx menawarkan alat konferensi Web yang lebih kaya, termasuk
papan tulis dan fungsi lanjutan lainnya. peserta, yang mengklik tautan yang disematkan untuk
bergabung dengan grup. Bahkan dimungkinkan untuk berpartisipasi dalam konferensi
menggunakan iPhone atau ponsel cerdasnya sambil sarapan dalam perjalanan ke kantor atau di
tepi kolam renang. Skype, alat konferensi yang hampir gratis dan populer di kalangan pelajar
dan ekspatriat, juga digunakan oleh pebisnis. Ini memungkinkan konferensi dengan atau tanpa
kamera. Yang dibutuhkan hanyalah laptop, tablet, atau smartphone, mikrofon; dan webcam
opsional.

24
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Keterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas

organisasi dan kepuasan karyawan. Sejumlah studi menunjukkan bahwa pendengar yang baik
menjadi manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik akan maju lebih cepat dalam
organisasi mereka. Studi lain menunjukkan bahwa keterampilan mendengarkan merupakan
bagian penting dalam penekanan baru pada layanan pelanggan.
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun,
komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-
isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan
emosi seseorang. Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara
lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada
kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi
dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas
konferensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup
(closed circuit television/ CCTV).
Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama
untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua
orang atau lebih untuk membicarakan dan merudingkan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi
peninjauannya, yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi.
3.2 Saran
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, untuk mencapai tujuan bersama diperlukan
suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang
mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik. Komunikasi merupakan hal
terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan. Jika anggota dalam perusahaan
tersebut menjalin komunikasi dengan baik maka perusahaan tersebut mempunyai peluang besar
untuk meraih keberhasilan.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Guffey, Mary Ellen, dan Loewy, Dana. (2015). Business Communication: Process & Product (8
ed.). USA: South-Western, Cengage Learning.

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi.

26