MENCIPTAKAN ORGANISASI VIRTUAL

YANG RESPONSIF

Disusun Oleh:

NAMA : Mulia Fitri

NPM : 1504020017

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ALMUSLIM
BIREUEN 2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNya
sehingga Makalah ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga
mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah
berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun pikirannya.

Dan harapan kami semoga Makalah ini dapat menambah pengetahuan

dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki
bentuk maupun menambah isi Makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin

masih banyak kekurangan dalam laporan ini, Oleh karena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan Makalah ini.

MatangglumpangDua, Desember 2017

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan ................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................... 3

A. Definisi Struktur Organisasi ................................................................. 3
B. Menciptakan Organisasi Virtual Yang Responsif ................................ 6
BAB III PENUTUP ....................................................................................... 10
A. Kesimpulan .......................................................................................... 10
B. Saran .................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek,
namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia
bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada yang sedang
berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus
mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah
sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk
melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan
dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information Tekhnology (IT)
koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya
akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang tersebut dapat
melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam
dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam
"kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi
dalammelakukan koordinasi melalui IT adalah dengan membuat kantor maya
(virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang
dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.
Virtual merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet
dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi
informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari
kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk
menciptakan keunggulan kompetitif, organisasimutlak harus menguasai
informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila
pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan
peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang
sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata

1
 (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada
akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office
automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA
dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical),
tetapi karena kemampuan OA untukmemudahkan komunikasi formal dan
informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para
manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini
menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

B. Rumusan Masalah
1. Definisi Struktur Organisasi?
2. Menciptakan Organisasi Virtual Yang Responsif?

C. Tujuan
1. Untuk Mengetahui Definisi Struktur Organisasi
2. Untuk Mengetahui Menciptakan Organisasi Virtual Yang Responsif

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap
diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan
struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain
organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu
diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi
atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas
bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan
menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada beberapa bagian
dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core
Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan
dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top
management).
3. The Middle Line
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang
menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The Technostructure
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk
menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam
organisasi.
5. The Support Staff
Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung
tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).

3
 Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan
struktur organisasi yaitu:
1) Pembagian tugas (division of labor)
Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas
yang secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas
adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja
mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting
dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya
dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah
keputusan desain yang penting karena akan berdampak pada efektivitas
organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun
dapat meningkatkan produktivitas, karena:
a) Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian.
b) Mengurangi kebutuhan pelatihan.
c) Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas.
d) Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu
tugas.
e) Pengendalian kualitas lebih baik
2) Departementasi
Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-
kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang
ada dalam satu departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan
(dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:
a) Departementasi fungsional
Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling
terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama.
Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan
penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan
keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat.
Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama
antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.

4
 b) Departementasi atas dasar produk
Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi
memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada
perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam
departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional.
Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha
memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja
lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak
dimanfaatkan secara optimal.
c) Departementasi atas dasar wilayah
Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika
organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama.
Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan
oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan
yang mendesak.
d) Departementasi atas dasar pelanggan
Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan
pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori
dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang berbeda secara
signifikan.
3) Rentang kendali
Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif
oleh seorang atasan. Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki
sedikit tingkat hirarki, banyak orang berada dibawah satu penyelia,
sehingga terbentuk struktur organisasi datar (flate). Sedang pada rentang
kendali sempit, manajer hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk
struktur organisasi yang tinggi. Hal tersebut dapat menghalangi
komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam organisasi. Besarnya
rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh beberapa faktor:
a) Sifat tugas: jika rutin dan sederhana maka rentang kendali luas, dan
jika kompleks dan sering berubah maka rentang kendali sempit.

5
 b) Kemampuan bawahan: rentang kendali luas jika bawahan memiliki
tingkat kemampuan dan profesionalitas tinggi, dan rentang kendali
sempit jika ketrampilan bawahan rendah.
c) Kontak dan koordinasi: jika tugas memerlukan kontak dan koordinasi
tinggi antara bawahan dan atasan, maka rentang kendali sempit.
4) Delegasi wewenang
Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar
dalam hirarki organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut
desentralisasi, sedangkan jika hanya ada di tingkat atas maka disebut
sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta
tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapka sentralisasi.

5) Mekanisme koordinasi
Organisasi harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam
organisasi. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan
koordinasi:
a) standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan
prosedur standar operasi.
b) standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi.
c) standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan

B. Menciptakan Organisasi Virtual Yang Responsif

Organisasi virtual adalah jaringan temporer yang terdiri atas
perusahaan-perusahaan independen yaitu pemasok, pelanggan, subkontraktor,
dan bahkan pesaing yang terutama dihubungkan oleh teknologi informasi, guna
berbagai keahlian, akses ke pasar, dan biaya. Sedangkan organisasi responsif
adalah organisasi yang mengidentifikasikan sekelompok kapabilitas bisnis
yang penting bagi operasi dengan tingkat profitabilitas tinggi, kemudian
membangun suatu organisasi virtual di sekitar kapabilitas-kapabilitas tersebut.

6
 Pendekatan-pendekatan untuk menciptakan organisasi virtual antara
lain:
1. Pengalihdayaan-Menciptakan suatu Organisasi Modular
Pengalihdayaan adalah memperoleh pekerjaan yang awalnya
dilakukan karyawan dalam perusahaan tersebut, kemudian diperoleh dari
sumber-sumber di luar perusahaan. Para manajer menemukan
menemukan bahwa ketika mereka berusaha merestrukturisasi organisasi,
terutama ketika melakukannyadari orientasi proses bisnis, banyak
aktivitas yang dapat ditemukan dalam perusahaan mereka yang bukan
merupakan aktivitas penting secara strategis.
Memilih untuk mengalihdayakan aktivitas-aktivitas yang telah
disamakan dengan menciptakan suatu organisasi modular. Organisasi
modular adalah organisasi yang strukturnya dibangun melalui
pengalihdayaan, dimana produk atau jasa final dari organisasi tersebut
didasarkan pada gabungan dari beberapa keahlian dan kapabilitas bisnis
yang independen dari beberapa perusahaan.
Pengalihdayaan sebagai suatu cara untuk menciptakan organisasi
virtual yang responsif memiliki banyak keunggulan potensial, antara lain:
a. Dapat menurunkan biaya yang dikeluarkan ketika aktivitas yang
dialihdayakan dapat dilakukan secara internal
b. Dapat mengurangi jumlah modal yang harus diinvestasikan oleh
suatu perusahaan dalam kapasitas produk atau jasa
c. Manajer dan personel perusahaan dapat berkonsentrasi pada
aktivitas-aktivitas yang penting bagi misi perusahaan
d. Konsentrasi dan fokus ini mrmungkinkan perusahaan untuk
mengendalikan dan menciptakan sumber-sumber keunggulan
kompetitif utamanya
e. Pemilihan yang hati-hati atas rekanan pengalihdayaan
memungkinkan perusahaan berpotensi untuk belajar dan
mengembangkan kemampuannya melalui ide-ide dan kapabilitas
yang muncul dari keahlian dan lingkungan semakin berkembang atas

7
 pekerjaan yang dilakukan oleh rekanan pengalihdayaan dari
beberapa perusahaan
Namun di lain pihak, pengalihdayaan juga memiliki beberapa
kelemahan, yaitu:
a. Menyebabkan hilangnya sebagian pengendalian dan merupakan
bentuk kebergantungan terhadap pihak luar
b. Dapat menciptakan pesaing-pesaing masa depan
c. Keterampilan yang penting pada produk ataupun jasa yang hilang
d. Dapat menimbulkan reaksi negatif dari publik dan investor
e. Menyusun perjanjian hukum yang baik, terutama untuk jasa adalah
pekerjaan yang sulit
f. Perusahaan mungkin akan terperangkap dalam kontrak jangka
panjang pada biaya yang tidak lagi kompetitif
g. Dapat mengarah pada peningkatan fragmentasi budaya kerja dimana
pekerja berupah rendah akan menyelesaikan pekerjaannya dengan
inisiatif atau antusiasme
2. Aliansi Strategis
Aliansi strategis adalah perjanjian antara dua atau lebih perusahaan
dimana perusahaan-perusahaan tersebut menyumbangkan kapabilitas,
sumber daya, atau keahlian dalam usaha bersama, biasanya dengan
identitas yang terpisah, dimana masing-masing perusahaan
mrngorbankan kendali penuh sebagai ganti potensi untuk berpartisipasi
dan memperoleh manfaat dari hubungan bersama tersebut. Aliansi
strategis berbeda dengan hubungan pengalihdayaan karena perusahaan
yang meminta biasanya tetap memegang kendali ketika perusahaan itu
melakukan pengalihdayaan, sedangkan aliansi strategis melibatkan
perusahaan-perusahaan yang menyerahkan kendali penuh pada entitas
bersama, atau aliansi, dimana perusahaan-perusahaan tersebut menjadi
sekutu.

8
Aliansi atrategis memiliki beberapa keuntungan, antara lain:
a. Meningkatkan kompetensi inti dari beberapa perusahaan
b. Membatasi investasi modal
c. Fleksibel
d. Menuntun pada pembentukan jaringan dan hubungan
Selain itu, aliansi strategi juga memiliki kekurangan, yaitu:
a. Dapat menyebabkan hilangnya kendali
b. Akan sulit untuk membangun pengendalian manajemen yang baik
dari proyek tersebut atau kehilangan krndali operasional
c. Dapat mengganggu manajemen dan pemain kunci dari perusahaan
yang berpartisipasi
d. Menimbulkan masalah mengenai pengendalian atas informasi
rahasia dan properti intelektual

9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan
dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di bidang Information
Tekhnology (IT). Dengan kemajuan IT koordinasi yang dilakukan pimpinan
organisasi atau manajer tidak harus bertemu secara langsung dengan
bawahannya. Melalui akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang
yang berada dibawah kendali pimpinan atau manajer organisasi dapat
melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam
dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam
"kantor elektronik" di Website. Koordinasi melalui IT bahkan dapat
ditingkatkan dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web
dengan biaya yang relatif murah.
Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data,
memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh
pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin
banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor
mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan
transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik
memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu
perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat
kerjanya disebut sebagai kantor maya.

B. Saran
Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu
diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi
atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas
bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan
menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut

10
 DAFTAR PUSTAKA

Pearce II, John A dan Robinson jr, Richard B. 2014. Manajemen Strategis:
Formulasi, Implementasi, dan Pengendalian. Jakarta: Salemba Empat.

Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi

Manajemen (terjemahan.) Jakarta PT Indeks

11