RINGKASAN MATERI KULIAH

Pentingnya Komunikasi Nonverbal, Keterampilan Komunikasi Lisan, Bekerja dalam

Tim, dan Rapat yang Produktif

KELAS B2
Oleh :
Kelompok 3

Ni Ketut Febriyani (08/2107531089)

I Gusti Ayu Made Winda Maharani (09/2107531091)
Nyoman Putri Nira Paskasheila (10/2107531095)

Dosen Pengampu :
Dr. Ni Putu Ayu Darmayanti, S.E., M.M

PROGRAM STUDI SARJANA AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya lah
kami dapat menyelesaikan Ringkasan Materi Kuliah yang berjudul “Pentingnya Komunikasi
Nonverbal, Keterampilan Komunikasi Lisan, Bekerja dalam Tim, dan Rapat yang
Produktif” dengan baik dan tepat waktu.
Kami ucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang turut berkontribusi dalam
penyusunan tugas ini. Kami menyadari Ringkasan Materi Kuliah ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, besar harapan kami atas kritik dan saran yang membangun dari para
pembaca agar ke depannya dapat disusun lebih baik lagi.
Kami berharap semoga Ringkasan Materi Kuliah ini dapat memberikan manfaat kepada
para pembaca untuk meningkatkan pengetahuan dan wawasannya terkait komunikasi bisnis.

Denpasar, 16 Maret 2024

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i

KATA PENGANTAR................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 2
1.3 Tujuan ............................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN............................................................................................... 3
2.1 Pentingnya Komunikasi Nonverbal .................................................................. 3
2.2 Keterampilan Komunikasi Lisan...................................................................... 5
2.3 Bekerja dalam Tim .......................................................................................... 6
2.4 Rapat yang Produktif ..................................................................................... 10
BAB III PENUTUP .................................................................................................... 14
3.1 Kesimpulan ................................................................................................... 14
3.2 Saran ............................................................................................................. 14
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 15

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi yang penuh dengan interaksi dan kolaborasi, kemampuan
berkomunikasi secara efektif menjadi kunci utama dalam mencapai tujuan dan kesuksesan
di berbagai bidang. Baik dalam dunia bisnis, pendidikan, maupun kehidupan pribadi,
komunikasi yang baik menjadi faktor penentu yang krusial. Komunikasi efektif adalah
suatu proses penyampaian informasi, ide, dan perasaan secara jelas, akurat, dan tepat
sasaran, baik secara lisan, tulisan, maupun nonverbal. Proses ini melibatkan dua pihak atau
lebih yang saling bertukar informasi dan berusaha untuk mencapai pemahaman yang sama.
Komunikasi bisnis merupakan salah satu hal yang penting dalam menjalankan suatu
bisnis atau perusahaan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi, ide, dan
pesan dalam konteks profesional untuk mencapai tujuan bisnis. Hal ini melibatkan
berbagai bentuk komunikasi, baik lisan, tulisan, maupun nonverbal, antara individu, tim,
dan organisasi. Pada dasarnya, komunikasi nonverbal tidak dapat dipisahkan dengan
komunikasi verbal. Banyak studi menemukan bahwa komunikasi nonverbal mendominasi
berlangsungnya suatu komunikasi. Ahli komunikasi yang juga dokter bedah plastik
Kenneth H. Cohn mengatakan bahwa hanya 8% komunikasi yang terkait dengan konten
atau isi pesan, sisanya berkenaan dengan bahasa tubuh dan nada suara. Senada dengan
Cohn, jurnal Effective Communication as a Tool for Achieving Organizational Goals
mengungkapkan peran komunikasi nonverbal yaitu sebesar 65% hingga 75% dalam
sebuah komunikasi. Ini berarti kedudukan komunikasi nonverbal sangat krusial.
Meskipun komunikasi nonverbal memegang peranan yang krusial, tetapi kita juga
tetap memperhatikan komunikasi lisan dalam kehidupan sehari-hari. Keterampilan
komunikasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan seseorang dalam
berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat diberikan secara
langsung. Komunikasi lisan lebih disenangi karena relatif lebih mudah, efisien, dan cepat
dalam penyampaian pesan-pesan dalam bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis ini
biasanya menyampaikan pesan bisnisnya melalui lisan, terutama ketika membutuhkan hal-
hal penting.
Kedua jenis komunikasi di atas, baik komunikasi nonverbal maupun komunikasi
lisan sangat mempengaruhi kemampuan seseorang dalam berinteraksi dan berkolaborasi
dengan orang lain. Bekerja sama dalam sebuah tim, atau berkolaborasi, adalah kemampuan

1
 yang dibutuhkan oleh berbagai profesi. Tim adalah kumpulan yang terdiri dari dua orang
atau lebih yang memiliki kesamaan misi dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang
sama. Di dalam sebuah tim biasanya seringkali kita menemukan pendapat atau gagasan
yang berbeda-beda dari setiap individu. Untuk menyatukan perbedaan tersebut, maka perlu
diadakan pertemuan atau rapat guna menemukan keputusan yang bisa diterima oleh semua
pihak.
Rapat yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan memecahkan
masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang. Rapat juga bisa menjadi
cara yang bagus untuk mempromosikan pembangunan tim melalui interaksi sosial.
Sebaliknya, rapat yang tidak direncanakan dan disiapkan dengan baik justru hanya akan
membuang-buang waktu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan
masalah sebagai berikut:
1) Bagaimanakah pentingnya komunikasi nonverbal dalam komunikasi bisnis?
2) Bagaimanakah bentuk keterampilan komunikasi lisan?
3) Bagaimanakah strategi untuk bekerja di dalam tim?
4) Bagaimanakah cara menciptakan rapat yang produktif?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari ringkasan materi kuliah ini adalah sebagai berikut:
1) Untuk mengetahui pentingnya komunikasi nonverbal dalam komunikasi bisnis.
2) Untuk mengetahui bentuk keterampilan komunikasi lisan.
3) Untuk mengetahui strategi untuk bekerja di dalam tim.
4) Untuk mengetahui cara menciptakan rapat yang produktif.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah proses transmisi pesan dari pengirim (komunikator)
kepada penerima (komunikan), baik secara langsung maupun tidak langsung tanpa
menggunakan bahasa lisan maupun tulisan. Pesan tersebut dapat dikomunikasikan melalui
isyarat, meliputi kontak mata, ekspresi wajah, bahasa dan gerak tubuh. Isyarat nonverbal
memainkan peran penting dalam komunikasi karena dapat memperkuat pesan verbal (bila
isyarat nonverbal selaras dengan kata-kata yang diucapkan), melemahkan pesan verbal
(bila isyarat nonverbal tidak selaras dengan kata-katanya). atau mengganti kata-kata
seluruhnya.
Pada dasarnya, komunikasi nonverbal tidak dapat dipisahkan dengan komunikasi
verbal. Dalam komunikasi verbal lisan atau komunikasi yang dilakukan secara tatap muka,
komunikasi nonverbal turut menyertai baik dalam pertemuan langsung maupun
elektronik. Banyak studi menemukan bahwa komunikasi nonverbal mendominasi
berlangsungnya suatu komunikasi. Ahli komunikasi yang juga dokter bedah plastik
Kenneth H. Cohn mengatakan bahwa hanya 8% komunikasi yang terkait dengan konten
atau isi pesan, sisanya berkenaan dengan bahasa tubuh dan nada suara. Senada dengan
Cohn, jurnal Effective Communication as a Tool for Achieving Organizational Goals
mengungkapkan peran komunikasi nonverbal yaitu sebesar 65% hingga 75% dalam
sebuah komunikasi. Ini berarti kedudukan komunikasi nonverbal sangat krusial.

❖ Komponen dalam Komunikasi Nonverbal

1) Ekspresi Wajah
Wajah merupakan sarana utama dalam mengekspresikan emosi seseorang.
Ekspresi wajah merupakan penafsiran perasaan, sikap, dan suasana hati yang tidak
disadari maupun disadari. Transmisi dan interpretasi ini bisa sangat berbeda atau
bertentangan dengan kata-kata yang diucapkan karena setiap gerakan tubuh
menyampaikan makna tertentu. Misalnya, Menaikkan alis di satu atau kedua mata
menunjukkan ekspresi rasa ingin tahu dan ketertarikan akan suatu hal.
2) Gerak dan Postur Tubuh

3
 Cara seseorang memposisikan dan menggerakkan tubuh dapat mengungkapkan
makna khusus dan umum, baik disengaja maupun tidak disengaja. Beberapa
gerakan tubuh, seperti melambaikan tangan mempunyai makna khusus dan
dilakukan dengan sengaja. Adapun beberapa gerakan tubuh yang dilakukan secara
tidak sengaja dan mengungkapkan pesan yang lebih umum, misalnya
membungkuk, mencondongkan tubuh ke depan, gelisah, dan berjalan cepat adalah
sinyal-sinyal yang tidak disadari mengungkapkan apakah orang tersebut merasa
percaya diri atau gugup, ramah atau tidak, tegas atau pasif, dan lain sebagainya.
3) Karakter Suara
Karakter suara seperti variasi nada, kecepatan, volume, intonasi bicara dan jeda
dapat menyampaikan makna tertentu, yang dapat diekspresikan secara sadar
maupun tidak sadar. Seorang pembicara dapat dengan sengaja mengontrol nada,
kecepatan, dan tekanan untuk menyampaikan pesan tertentu. Misalnya,
bandingkan “Apa yang sedang kamu lakukan?” dan “Apa yang kamu lakukan?"
Tanpa disadari karakteristik vokal bisa membawa kebahagiaan, rasa terkejut, takut,
dan emosi lainnya.
4) Penampilan Fisik
Penampilan fisik adalah salah satu komponen komunikasi nonverbal yang selalu
memberikan kontribusi terhadap bagaimana orang memandang individu. Rambut
yang disisir rapi, pakaian formal, dan senyum yang ceria akan selalu memberikan
makna lebih daripada kata-kata. Diyakini bahwa penampilan fisik menentukan
keberhasilan komunikasi.
5) Sentuhan
Saat kita menggunakan sentuhan saat berinteraksi dengan orang lain, kita perlu
memahami toleransi sentuhan setiap orang. Hal ini karena sentuhan berkaitan erat
dengan latar belakang personal, agama, suku, dan budaya seseorang. Sebagian
orang cukup ekspresif dalam berkomunikasi dan menafsirkannya lewat sentuhan,
sedangkan kelompok yang lain merasakan ketidaknyamanan dengan sentuhan.
6) Jarak dan Waktu
Seperti halnya sentuhan, jarak dan waktu dapat digunakan untuk menegaskan
otoritas, menyiratkan keintiman, dan mengirimkan pesan nonverbal lainnya. Cara
kita memahami waktu, menyusun waktu dan bereaksi terhadap waktu adalah alat
komunikasi yang kuat dan berpengaruh pada tahapan dalam proses komunikasi.
Persepsi waktu meliputi ketepatan waktu, kesediaan untuk menunggu, dan

4
 interaksi. Menghargai privasi ketika berkomunikasi, misalnya tidak berdiri terlalu
dekat dengan lawan bicara adalah salah satu bentuk saling menghormati satu sama
lain. Penting untuk selalu diingat bahwa persepsi seseorang tentang jarak dan
waktu berbeda-beda menurut budaya mereka masing-masing.

❖ Komunikasi Nonverbal yang Efektif

Dalam berkomunikasi, sangat penting untuk memperhatikan keselarasan antara
isyarat nonverbal dan konten atau makna dari pesan yang ingin disampaikan. Dalam
beberapa situasi, mungkin ada kontradiksi antara apa yang dikatakan seseorang dan
apa yang ditunjukkan oleh tindakannya. Dalam kasus seperti itu, tindakan orang
tersebut dapat dianggap sebagai gambaran yang lebih benar tentang perasaan dan
gagasannya.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan juga adalah sinyal nonverbal yang kita
kirimkan saat kita tidak sedang berbicara, yaitu misalnya pakaian yang kita kenakan,
cara duduk, cara berjalan, dan lain sebagainya. Sebagai contoh, ketika berkomunikasi
dengan klien bisnis, diharapkan agar kita menggunakan pakaian yang sopan dan
presentable untuk menghindari penilaian subjektif mereka yang mungkin dapat
mengganggu proses penyampaian ide atau gagasan.
Sinyal nonverbal memang sangat berpengaruh dalam proses komunikasi, namun
dalam kondisi tertentu kita bisa saja keliru memaknai sinyal nonverbal seseorang,
terutama jika kita tidak mengetahui pola perilaku normal orang tersebut. Oleh karena
itu, jika kita menemukan sesuatu yang membingungkan, sebaiknya ajukan pertanyaan
dengan jujur dan sopan kepada lawan bicara. Hal ini mungkin akan memperjelas
semuanya, atau mungkin mengungkap masalah yang perlu diselidiki lebih jauh.

2.2 Keterampilan Komunikasi Lisan

Keterampilan komunikasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan
seseorang dalam berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat
diberikan secara langsung. Komunikasi lisan adalah jenis komunikasi yang dilakukan
dengan cara berbicara langsung antara dua pihak atau lebih. Komunikasi lisan menjadi
sebuah budaya bagi masyarakat dalam menyampaikan pesan secara lisan atau kata-kata,
seperti halnya kita berbicara kepada orang lain dalam masyarakat. Jenis komunikasi ini
sangat umum digunakan dalam pertemuan bisnis, presentasi, atau diskusi antara rekan
kerja.

5
 Menurut John V. Thill, seorang ahli bisnis, komunikasi lisan memungkinkan kita
untuk berinteraksi secara langsung dengan orang lain, sehingga memudahkan kita untuk
memahami pesan yang disampaikan dengan lebih baik. Komunikasi lisan akan efektif
dilakukan apabila disampaikan dengan jelas, tepat, ringkas, informatif, dan disesuaikan
dengan kebutuhan pendengar. Penyampaian komunikasi yang efektif membutuhkan
pembicara untuk mempertimbangkan nada suara, kecepatan, dan volume suaranya.
Penting untuk memasukkan perubahan dalam nada vokal untuk menambah penekanan dan
menghindari penyampaian informasi yang monoton. Komunikasi lisan lebih disenangi
karena relatif lebih mudah, efisien, dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan dalam
bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya
melalui lisan, terutama ketika membutuhkan hal-hal penting.
Komunikasi lisan memiliki keuntungan karena memungkinkan adanya interaksi
langsung antara pihak-pihak yang terlibat. Hal ini memudahkan pendengar untuk
memahami pesan yang disampaikan dengan lebih baik karena dapat dilengkapi dengan
penjelasan dan pertanyaan langsung kepada pembicara. Namun, kelemahan dari
komunikasi lisan adalah adanya risiko terjadinya kesalahpahaman, terutama jika pesan
yang disampaikan terlalu kompleks dan tidak dijelaskan dengan baik.

2.3 BEKERJA DALAM TIM

Bekerja sama dalam sebuah tim, atau berkolaborasi, adalah kemampuan yang
dibutuhkan oleh berbagai profesi. Tim adalah kumpulan yang terdiri dari dua orang atau
lebih yang memiliki kesamaan misi dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang
sama. Tim bisa dibagi menjadi 2, yakni tim pemecah masalah (problem solving teams) dan
gugus tugas (task forces), dimana dua komponen ini berkumpul untuk menyelesaikan
sebuah masalah, kemudian dibubarkan ketika goals atau target mereka sudah tercapai. Tim
seperti ini biasanya lintas fungsi, menyatukan orang-orang dari berbagai departemen yang
memiliki bidang keahlian dan tanggung jawab yang berbeda. Perbedaan opini dan
pengalaman dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik, tetapi adanya kompetisi
kepentingan dapat menyebabkan ketegangan yang menjadi alasan pentingnya komunikasi
dilakukan secara efektif. Di sisi lain, adalah sebuah komite, yakni tim formal yang
biasanya berjangka waktu lama dan dapat menjadi bagian permanen dalam suatu struktur
organisasi. Komite ini biasanya berurusan dengan tugas yang berulang secara teratur,
misalnya seperti rapat bulanan/rapat konsol yang dilaksanakan oleh organisasi, untuk
merencanakan strategi dan me-review hasil.

6
Karakteristik Tim Yang Efektif

Tim yang Efektif Tim yang Tidak Efektif

1. Memiliki tujuan yang jelas dan 1. Ekspektasi manajemen yang kurang

objektif.
2. Adanya rasa kepercayaan satu sama
lain.
3. Berkomunikasi secara terbuka dan
jujur.
4. Mencapai keputusan secara mufakat.
5. Tahu cara menyelesaikan konflik.
6. Percaya bahwa pekerjaan mereka itu
penting.
jelas atau tidak dapat diterima oleh
seluruh anggota.
2. Keengganan anggota tim untuk
memprioritaskan tujuan tim di atas
tujuan pribadi.
3. Sistem penghargaan yang tidak
sesuai dengan kontribusi tim.
4. Kepemimpinan yang mentolerir
perilaku negatif dan kontra-
produktif.

Dinamika Grup
Dinamika grup (group dynamics) adalah sebuah interaksi dan proses yang
berlangsung antaranggota dalam sebuah tim. Dinamika grup ini dipengaruhi oleh 4 faktor:
1) Asumsi Peran Anggota

Disfungsional: Peran Fungsional: Peran Fungsional: Peran

Berorientasi Diri Pemeliharaan Tim Berorientasi pada Tugas

a. Mengontrol: a. Menyemangati: a. Menginisasi:

mendominasi anggota menunjukkan membuat tim untuk
lain dengan dukungan, pujian, memulai.
menunjukkan dan persetujuan b. Memberikan/mencari
superioritas/autoritas. secara verbal informasi yang
b. Menarik diri: biasa maupun nonverbal. relevan untuk
dengan tidak b. Menyelaraskan: menjawab
berpartisipasi dalam menengahi pertanyaan tim.
aspek tertentu dalam perbedaan di antara c. Berkoordinasi:
pekerjaan tim. anggota tim melalui menunjukkan
c. Mencari perhatian: mediasi/ hubungan antara ide,

7
 menarik perhatian menambahkan mengklarifikasi
untuk dirinya sendiri humor untuk masalah, dan
dan menuntut meredakan merangkum apa yang
pengakuan dari orang ketegangan. sudah tim kerjakan.
lain. c. Berkompromi: untuk d. Menetapkan
d. Mengalihkan: fokus menghasilkan suatu prosedur:
hanya pada topik yang hal demi mencapai mengajukan
menarik baginya keputusan yang prosedur pembuatan
daripada yang relevan dapat diterima keputusan yang akan
dengan tugas. bersama. mengarahkan tim
mencapai tujuan.

Tipe disfungsional termotivasi untuk memenuhi kebutuhan diri sendiri dan

cenderung lebih kurang produktif dibandingkan anggota lain. Berbeda dengan
tipe fungsional, dimana mereka akan lebih berkontribusi pada tujuan tim. Dalam
hal ini, peran pemeliharaan tim (team maintenance roles) membantu seluruh
anggota untuk besinergi dengan baik, dan peran yang berorientasi pada tugas
memastikan dan membantu tim untuk mencapai tujuan mereka.

2) Fase Perkembangan Tim

Tim biasanya berevoluasi dalam beberapa fase untuk menjadi produktif.
a) Orientasi: anggota bersosialisasi, mendapatkan peran, dan mulai
mengidentifikasi tugas dan tujuan mereka.
b) Konflik: anggota mulai berdiskusi tentang posisi mereka dan menjadi
semakin asertif dalam mencapai tujuan, dimana akan terjadi ketidaksepakatan
dan ketidakpastian.
c) Brainstorming: anggota menjabarkan segala opsi dan berdiskusi tentang
kelebihan dan kekurangan dari masing-masing opsi.
d) Urgensi: persetujuan dicapai ketika tim mendapat sebuah solusi yang
disetujui oleh seluruh anggota (bahkan ketika mereka memiliki keberatan).
e) Penguatan: tim mengklarifikasi dan merangkum solusi yang disepakati.
Anggota kemudian menerima tugas mereka untuk melaksanakan keputusan
grup dan mengatur kelanjutan tugas tersebut.

8
3) Kesuksesan Tim dalam Menyelesaikan Konflik
Konflik dalam sebuah aktivitas tim dapat terjadi karena beberapa hal, seperti
perselisihan atas tujuan atau tanggung jawab, komunikasi yang buruk, atau
perbedaan nilai, perilaku, dan kepribadian. Walaupun konflik berkonotasi negatif,
konflik bisa menjadi konstruktif jika meningkatkan keterlibatkan anggota dan
menghasilkan ide kreatif dalam menyelesaikan masalah. Jika kita mampu untuk
menyajikan konflik dengan ide yang dimana kedua sisi dapat mencapai tujuan
mereka untuk jangkauan tertentu (win-win strategy), kita dapat meminimalisir
kerugian untuk semua orang. Berikut merupakan 7 hal yang dapat membantu
anggota tim untuk menyelesaikan konflik:
a) Perilaku pro-aktif. Hadapi konflik kecil sebelum berubah menjadi konflik
besar.
b) Komunikasi. Satukan seluruh pihak yang terlibat dalam konflik untuk
berpartisipasi dalam menyelesaikannya. Pihak-piahk ini harus memilah kata-
kata dan gestur nonverbal mereka untuk fokus pada masalah dan menghindari
situasi menjadi semakin parah.
c) Keterbukaan. Jujur dan curahkan segala perasaan sebelum menghadapi
masalah utama.
d) Mencari tahu. Cari tahu penyebab asli masalah tersebut sebelum mencari
solusi.
e) Fleksibilitas. Jangan biarkan siapapun mengunci posisi sebelum
mempertimbangkan solusi lain.
f) Bermain adil. Tekankan pada hasil adil, jangan biarkan siapapun
menghindari solusi adil dengan bersembunyi di balik aturan.
g) Aliansi. Buatlah pihak-pihak tersebut untuk bertarung bersama melawan
“pihak luar” daripada melawan satu sama lain.

4) Kesuksesan Tim dalam Menghadapi Keberatan

Ketika dihadapi oleh keberatan/ketidaksepakatan, insting pertama kita
mungkin untuk beradu argumen lebih keras lagi terhadap perubahan yang
diajukan. Namun, pendekatan ini sering kali kontraproduktid karena tidak sampai
pada akar perlawanan, dan pihak lain kemungkinan akan menggali lebih dalam.
Daripada mendorong lebih keras, kita harus berusaha untuk mulai mendengarkan.
Terapkan active listening dan biarkan orang lain mengutarakan perlawanan

9
 mereka tentang perubahan tersebut. Pastikan mereka menyadari bahwa kita
tertarik dan tulus mendengarkan kekhawatiran mereka. Oleh karena itu,
mengenali bahwa tujuan utama kita bukanlah untuk memenangkan argumen
tetapi untuk membangun hubungan, dapat memandu kita untuk menyelesaikan
dilema. Saat kita membangun hubungan kerja yang nyaman, kita harus tetap terus
waspada terhadap elemen perlawan yang tetap tak terucapkan. Ajukan pertanyaan
untuk memastikan bahwa kita mengerti dan mengakui kekhawatiran pihak lain.
Setelah memahami perlawanan, selanjutnya adalah bergerak kepada sebuah
resolusi melalui usaha kolaboratif. Orang yang melawan cenderung akan
mendengarkan alasan kita setelah kita menunjukkan kesediaan untuk
mendengarkan mereka. Bahkan jika kita mengejar rencana utama tanpa
memodifikasinya, mereka yang awalnya menolak akan lebih mungkin untuk
bekerja sama dan berkontribusi.

2.4 RAPAT YANG PRODUKTIF

Rapat yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan memecahkan
masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang. Rapat juga bisa menjadi
cara yang bagus untuk mempromosikan pembangunan tim melalui interaksi sosial.
Sebaliknya, rapat yang tidak direncanakan dan disiapkan dengan baik justru hanya akan
membuang-buang waktu. Pertemuan atau rapat yang produktif dapat dilakukan dengan
melakukan persiapan yang matang, melaksanakan rapat dengan efisien, dan
memanfaatkan teknologi dengan bijak.

1) Mempersiapkan Rapat
Untuk memastikan keberhasilan rapat, berikut empat tahap perencanaan yang harus
dilakukan:
 Menentukan Tujuan
Tujuan rapat dapat berfokus pada pertukaran informasi, menentukan
keputusan, atau berkolaborasi untuk memecahkan masalah atau mengidentifikasi
peluang. Apapun tujuan yang diharapkan, tentukan hasil terbaik dari pertemuan
tersebut. Gunakan hasil yang diharapkan ini untuk membentuk arah dan isi
pertemuan.
 Memilih Partisipan yang Tepat

10
 Dalam memilih partisipan rapat, undanglah semua orang yang benar-benar
terlibat dalam rapat dan jangan mengundang siapapun yang tidak terlibat. Misalnya,
di dalam rapat pengambilan keputusan, undanglah orang yang berkaitan dan
berkontribusi langsung dalam pengambilan keputusan. Semakin banyak orang yang
terlibat, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai konsensus.
 Menentukan Tempat dan Waktu
Dalam menentukan venue rapat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan
seperti pencahayaan, suhu ruangan, ventilasi udara, dan lain sebagainya. Rapat juga
dapat dilaksanakan secara online untuk menghubungkan orang-orang yang berada
di tempat yang berjauhan. Jika bisa mengatur waktu pelaksanaan rapat, rapat di pagi
hari dinilai lebih produktif karena orang-orang pada umumnya masih fokus dan
belum terganggu oleh pekerjaan lainnya.
 Menentukan Agenda Rapat yang Jelas
Keberhasilan sebuah rapat bergantung pada persiapan partisipannya. Agenda
yang produktif mampu menjawab tiga pertanyaan berikut: (1) Apa yang harus kita
lakukan pada rapat ini untuk mencapai tujuan yang diharapkan?, (2) Isu apa yang
dinilai paling penting bagi seluruh partisipan?, dan (3) Informasi apa yang
dibutuhkan untuk mendiskusikan isu tersebut?

2) Melaksanakan Rapat yang Efisien

Semua orang yang terlibat di dalam rapat mempunyai tanggung jawab untuk
membuat rapat lebih produktif. Berikut langkah-langkah yang dapat membantu rapat
dapat berjalan dengan efektif adalah:
a) Batasi diskusi agar tidak keluar dari topik pembahasan. Rapat yang baik akan
menghasilkan ide terbaik yang dapat ditawarkan. Pemimpin yang baik terkadang
perlu membimbing, menengahi, merangsang, dan mengarahkan diskusi agar tetap
pada pembahasan utama.
b) Ikuti aturan yang disepakati. Semakin besar pertemuannya, semakin formal kita
harus menjaga ketertiban. Pertemuan formal menggunakan prosedur parlementer,
sebuah metode yang telah teruji untuk merencanakan dan menjalankan pertemuan
yang efektif.
c) Dorong partisipasi. Seringkali kita menemukan bahwa beberapa peserta terlalu
pendiam dan yang lain terlalu banyak bicara. Oleh karena itu, mendorong diskusi

11
 dengan peserta yang pasif dengan cara meminta masukan mereka. Untuk peserta
yang terlalu banyak bicara, bisa disampaikan waktunya terbatas dan gagasan orang
lain juga perlu didengarkan.
d) Berpartisipasi aktif. Berusahalah untuk berkontribusi pada setiap proses diskusi
guna meningkatkan kelancaran interaksi para peserta. Dan jangan ragu untuk
menyampaikan pandangan atau opini terhadap suatu topik bahasan.
e) Gunakan perangkat seluler dengan baik. Mencatat oin-poin penting dari hasil rapat
atau menggunakan ponsel atau tablet untuk menuliskan ide-ide penting dan
pertanyaan lanjutan dapat menjadi cara yang produktif dan efektif dalam
memanfaatkan perangkat seluler selama rapat.
f) Tutup secara efektif. Untuk mengakhiri rapat, verifikasi bahwa tujuan rapat telah
tercapai, meskipun ada atau tidaknya pekerjaan tindak lanjut yang diperlukan.
Kemudian simpulkan hasil diskusi dan hasil rapat secara umum.

3) Hasil Rapat yang Digunakan Secara Produktif

Dalam kebanyakan kasus, nilai rapat tidak berakhir saat rapat itu berakhir.
Misalnya saja, masalah-masalah atau peluang-peluang yang muncul dalam sebuah
pertemuan perlu ditangani, segala tindakan yang ditugaskan selama pertemuan tersebut
perlu ditindaklanjuti, dan keputusan penting serta pengumuman harus dibagikan kepada
siapapun yang terkena dampak, tetapi tidak dapat hadir saat rapat. Adanya rekaman
rapat secara tertulis, audio, atau video juga memberikan kesempatan kepada peserta
untuk memverifikasi kesan dan kesimpulan mereka.
Metode konvensional dalam mencatat rapat adalah melalui notulensi tertulis,
ringkasan informasi penting yang disajikan, dan keputusan yang diambil. Satu orang
biasanya ditugaskan untuk membuat catatan selama rapat berlangsung dan kemudian
membagikannya setelah rapat berakhir. Format spesifik notulensi kurang penting
dibandingkan memastikan mencatat semua informasi penting, khususnya mengenai
tanggung jawab yang diberikan selama pertemuan. Elemen yang umum mencakup
daftar orang-orang yang hadir dan daftar orang-orang yang diundang tetapi tidak hadir,
diikuti dengan waktu mulai dan berakhirnya rapat, semua keputusan penting yang
diambil dalam rapat, semua tugas yang diberikan kepada peserta rapat, dan semua
pokok bahasan yang ditunda untuk pertemuan berikutnya. Selain itu, notulensi tersebut
secara objektif merangkum diskusi-diskusi penting, dengan menyebutkan nama-nama

12
pihak yang memberikan kontribusi poin-poin penting. Setiap handout, slide, atau
dokumen pendukung dapat dilampirkan pada berita acara pendistribusiannya.
Tergantung pada teknologi rapat yang dimiliki, terdapat pula perangkat lunak
yang dirancang khusus untuk mencatat, mendistribusikan, dan menyimpan notulen
rapat (lihat Gambar 4.1).

Gambar 4.1 Teknologi rapat seperti sistem MeetingBooster membantu tim dan kelompok lain
mengambil keputusan dan penemuan dari pertemuan dan memanfaatkan informasi ini untuk
penggunaan yang produktif.

Beberapa sistem secara otomatis meneruskan item tindakan ke setiap karyawan,

merekam diskusi audio untuk diputar di masa mendatang, dan membuat semua
dokumen dan file relevan tersedia di satu tempat yang memadai.

13
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Komunikasi nonverbal adalah proses transmisi pesan dari pengirim (komunikator)
kepada penerima (komunikan), baik secara langsung maupun tidak langsung tanpa
menggunakan bahasa lisan maupun tulisan. Komponen dalam komunikasi nonverbal,
meliputi ekspresi wajah, gerak dan postur tubuh, karakter suara, penampilan fisik,
sentuhan, serta jarak dan waktu. Keterampilan komunikasi lisan merupakan kemampuan
seseorang dalam berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik dapat diberikan secara
langsung, yang dilakukan dengan cara berbicara langsung antara dua pihak atau lebih.
Komunikasi lisan memiliki keuntungan yang memungkinkan adanya interaksi langsung
antara pihak-pihak yang terlibat, tetapi juga memiliki kelemahan adanya risiko terjadinya
kesalahpahaman.
Bekerja sama dalam sebuah tim, atau berkolaborasi, adalah kemampuan yang
dibutuhkan oleh berbagai profesi. Sebuah tim yang berkarakteristik yang efektif akan
memiliki dinamika grup yang baik. Hal ini muncul berdasarkan beberapa fase, mulai dari
orientasi, konflik, brainstorming, urgensi, dan penguatan. Tim yang efektif akan selalu
mampu untuk menyelesaikan konflik yang dialami dan menghadapi keberatan yang
disampaikan oleh anggota. Anggota tim akan memiliki perasaan untuk selalu terbuka dan
berpartisipasi, baik untuk menyatakan persetujuan dan kekhawatirannya terhadap
ide/perubahan baru yang diajukan. Rapat yang dikelola dengan baik dapat membantu
perusahaan memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang.
Pertemuan atau rapat yang produktif dapat dilakukan dengan melakukan persiapan yang
matang, melaksanakan rapat dengan efisien, dan memanfaatkan teknologi dengan bijak.

3.2 Saran
Melalui penyusunan ringkasan materi kuliah ini diharapkan dapat membantu
mahasiswa dalam memahami materi Pentingnya Komunikasi Nonverbal, Keterampilan
Komunikasi Lisan, Bekerja dalam Tim, dan Rapat yang Produktif pada Mata Kuliah
Komunikasi Bisnis. Selain itu, ringkasan ini juga dapat dijadikan sebagai referensi untuk
penulisan selanjutnya mengenai materi terkait.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim. (2023). Jenis-jenis Komunikasi Bisnis. Diakses pada 15 Maret 2024, dari:
https://ika.ummetro.ac.id/jenis-jenis-komunikasi-bisnis/

Anonim. (2021). Komunikasi Verbal/Lisan. Diakses pada 15 Maret 2024, dari:

https://ilmukomunikasi.uma.ac.id/2021/07/17/komunikasi-verbal-lisan/

Bovee, C. L. & Thill, J. V. (2018). Business Communication Today, 14th Edition.

Novi, V. (2018). Memahami Komunikasi Nonverbal: Pengertian Hingga Tips. Diakses pada
15 Maret 2024, dari: https://www.gramedia.com/literasi/komunikasi-
nonverbal/#6_Paralinguistics

15