BAHAN AJAR PELENGKAP MODUL

DIAGNOSA ORGANISASI

Disusun oleh:
Erya Afrianus

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan 1 Badan Pusat Statistik
Tahun 2020
 BAHAN AJAR PELENGKAP MODUL DIAGNOSA ORGANISASI

Pendahuluan
Pemimpin menurut Suradinata (1997) adalah orang yang memimpin kelompok dua
orang atau lebih dalam sebuah organisasi. Sedangkan, kepemimpinan adalah kemampuan
seorang pemimpin untuk mengendalikan, memimpin, mempengaruhi fikiran, perasaan atau
tingkah laku orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya.
Pemimpin terdiri dari pemimpin formal (formal leader) dan pemimpin informal (informal
leader). Dengan demikian, seorang pemimpim seyogyanya memiliki kepemimpinan dalam
melakukan perubahan, sehingga dapat disebut sebagai pememimpin perubahan.
Pengertian ini mengharuskan pemimpin terlebih dahulu menetapkan suatu tujuan,
kemudian memengaruhi dan memobilisasi stakeholdernya guna mendukung dan
melaksanakannya. Namun, tidak semua pemimpin mampu menetapkan tujuan yang tepat.
Misalnya, tujuan dimaksud terlalu ambisius, sehingga sulit diwujudkan oleh stakeholder dan
sumberdaya yang ada. Atau, tujuan bersifat business as usual, sehingga tidak mampu
membawa perubahan yang signifikan bagi organisasi. Begitupula, tujuan-tujuan organisasi
yang tidak mengikuti prinsip standar etika publik, dimana pemimpin memiliki maksud yang
tidak baik seperti korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).
Setelah menetapkan tujuan yang tepat, barulah pemimpin menerapkan kemampuan
mempengaruhi seluruh stakeholdernya agar mendukungnya dalam mencapai tujuan
tersebut. Keberhasilan mempengaruhi stakeholder akan sangat menentukan, apakah
pemimpin tersebut berhasil membawa perubahan. Dengan perkataan lain, pemimpin
membutuhkan pihak lain dalam mewujudkan perubahan. Melalui persuasi, pemimpin
perubahan dapat mengubah stakeholder yang dulunya menentang menjadi mendukung;
stakeholder yang dulunya pasif menjadi aktif. Jika pemimpin perubahan dapat memobilisasi
stakeholder, maka perubahan yang direncanakan akan dapat terwujud dengan baik sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai.
Sebelum melakukan diagnosa organisasi, pemimpin perubahan harus memiliki
kemampuan penguasaan diri. Oleh karena itu, seorang pemimpin haruslah menguasai
dirinya sebelum melakukan diagnosa organisasi. Sehingga, dalam mendiagnosa organisasi,
pemimpin terhindar dari kepentingan-kepentingan yang subyektif. seperti kepentingan

1
pribadi, golongan, sektoral, etnis/suku, materi, dan sejenisnya. Pemimpin juga dituntut
berpikir jernih agar diagnosa yang dilakukan demi kepentingan bersama, kepentingan
publik, dan kepentingan negara.
Sebagai manusia biasa, dalam diri seorang pemimpin terdapat sistem dan sub sistem
(keluarga, bonding (kesamaan suku, agama, atau golongan), kebutuhan materi, dan lain-
lain) yang dapat memengaruhi dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, penting bagi
seorang pemimpin untuk memiliki penguasaan atas dirinya. Sebagai pejabat struktural
eselon IV, tarikan atau pengaruh yang perlu diikuti adalah yang mengarahkannya pada
pengambilan keputusan untuk kepentingan bersama, kepentingan publik, dan kepentingan
negara. Tarikan atau pengaruh lain tidak boleh dibiarkan besar dan mengalahkan
kepentingan bersama tersebut. Ketika pemimpim melakukan diagnosa organisasi harus
dipastikan bahwa pemilihan area perubahan dimotivasi oleh kepentingan publik. Selain itu,
pemimpin harus amanah dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Sehingga,
keberadaannya menjadi solusi dari permasalahan dalam intansinya.

Tool Analisis
1. Analisis SWOT
SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan),
Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).
Analisis SWOT mengatur kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman utama Anda ke
dalam daftar yang terorganisir dan biasanya disajikan dalam bilah kisi-kisi yang
sederhana.

Strengths (kekuatan) dan Weaknesses (kelemahan) adalah berasal dari internal

perusahaan Anda. hal-hal yang dapat Anda kontrol dan dapat berubah. Contohnya
termasuk siapa yang ada di tim Anda, paten dan properti intelektual Anda, dan lokasi
Anda. Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman) adalah hal eksternal yang
mempengaruhi bisnis atau hal-hal yang terjadi di luar perusahaan Anda pada pasar yang
lebih besar. Anda dapat memanfaatkan peluang dan melindungi dari ancaman, tetapi
Anda tidak dapat mengubahnya. Contohnya termasuk pesaing, harga bahan baku, dan
tren belanja pelanggan.

2
Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas
Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari
perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Ketika Anda melakukan analisis SWOT, Anda akan mempelajari strategi yang solid untuk
memprioritaskan pekerjaan yang perlu Anda lakukan untuk mengembangkan bisnis
Anda.

A. Siapa yang harus melakukan analisis SWOT?

Agar analisis SWOT efektif, pendiri dan pemimpin perusahaan perlu terlibat secara
mendalam. Ini bukan tugas yang bisa didelegasikan kepada orang lain.
Tetapi, peimimpin perusahaan juga tidak boleh melakukan pekerjaan sendiri. Untuk
hasil terbaik, kumpulkan sekelompok orang yang memiliki perspektif berbeda tentang
perusahaan. Pilih orang yang dapat mewakili berbagai aspek perusahaan Anda, mulai
dari penjualan dan layanan pelanggan hingga pemasaran dan pengembangan produk.
Setiap orang harus memiliki bagian dalam hal ini.
Perusahaan yang inovatif bahkan melihat di luar jajaran internal mereka sendiri ketika
mereka melakukan analisis SWOT dan mendapatkan masukan dari pelanggan untuk
menambahkan suara unik mereka ke dalam pertimbangan keputusan bisnis.
Jika Anda memulai atau menjalankan bisnis sendiri, Anda masih dapat melakukan
analisis SWOT. Ambil sudut pandang tambahan dari teman yang tahu sedikit tentang
bisnis Anda, akuntan Anda, atau bahkan vendor dan pelanggan. Kuncinya adalah
memiliki sudut pandang yang berbeda.
Bisnis yang menggunakan analisis SWOT untuk menilai situasi mereka saat ini dan
menentukan strategi untuk bergerak maju. Tetapi, ingatlah bahwa segala sesuatunya
terus berubah dan Anda perlu menilai kembali strategi Anda, dimulai dengan analisis
SWOT baru setiap enam hingga 12 bulan.
Bagi pemula, analisis SWOT adalah bagian dari proses perencanaan bisnis. Ini akan
membantu menyusun strategi agar Anda memulai dengan langkah yang benar dan
mengetahui arah yang akan Anda tuju.

B. Cara Melakukan Analisis SWOT dengan Benar

3
 Seperti yang kami bahas diatas, Anda harus mengumpulkan tim untuk melakukan
analisa SWOT. Anda tidak perlu melakukan analisa sepanjang hari, satu atau dua jam
sudah cukup.
Kumpulkan orang-orang dari berbagai bagian perusahaan Anda dan pastikan Anda
memiliki perwakilan dari setiap bagian. Anda akan menemukan bahwa berbagai
kelompok dalam perusahaan Anda memiliki perspektif yang sama sekali berbed. Dan
point ini sangat penting untuk membuat analisis SWOT Anda berhasil.
Melakukan analisis SWOT mirip dengan pertemuan mendengerkan pendapat, untuk
mengetahui cara yang benar dan salah dalam menjalankan suatu hal. Disarankan untuk
memminta setiap orang mencatat dan minta setiap orang diam-diam menghasilkan ide
untuk memulai sesuatu. Hal ini untuk mencegah groupthink dan memastikan bahwa
semua suara didengar.
Setelah melakukan brainstorming selama lima hingga 10 menit, letakkan semua catatan
dan tempel di dinding jangan lupa untuk mengelompokkan ide-ide serupa. Izinkan siapa
pun menambahkan catatan tambahan pada titik ini jika ide orang lain memicu
pemikiran baru.
Setelah semua ide diorganisasikan, sekarang saatnya untuk menentukan peringkat ide.
gunakan sistem pemungutan suara di mana setiap orang mendapat lima atau sepuluh
“suara” yang dapat mereka bagikan dengan cara apa pun yang mereka suka. Membuat
catatan dalam berbagai warna berguna untuk latihan ini.
Berdasarkan latihan pemungutan suara, Anda harus memiliki daftar gagasan yang dapat
diprioritaskan. Tentu saja, daftar itu sebagai bahan untuk diskusi dan debat, dan
seseorang di ruangan itu harus dapat membuat keputusan terakhir pada prioritas. Ini
biasanya CEO, tetapi bisa didelegasikan kepada orang lain yang bertanggung jawab atas
strategi bisnis.
Anda akan ingin mengikuti proses menghasilkan ide untuk masing-masing dari empat
kuadran dari analisis SWOT Anda: Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.

2. Analisis Diagram Fishbone (Tulang Ikan)

Diagram tulang ikan atau fishbone adalah salah satu metode / tool di dalam meningkatkan
kualitas. Sering juga diagram ini disebut dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effect

4
diagram. Penemunya adalah seorang ilmuwan jepang pada tahun 60-an. Bernama Dr. Kaoru
Ishikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tikyo Jepang yang juga alumni teknik kimia Universitas
Tokyo. Sehingga sering juga disebut dengan diagram ishikawa. Metode tersebut awalnya
lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-
numerical) atau data kualitatif.
Dikatakan Diagram Fishbone (Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengan tulang
ikan yang moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram ini akan menunjukkan sebuah
dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau
akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab
sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram Cause and Effect (Sebab
dan Akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat.
Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab-akibat dipergunakan untuk
untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang
disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

A. Manfaat Diagram Fishbone

Fungsi dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan) adalah untuk mengidentifikasi dan
mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan
kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan
“penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab
untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan
memberikan hasil yang diinginkan.
Dengan adanya diagram Fishbone ini sebenarnya memberi banyak sekali keuntungan
bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting
perusahaan. Masalah – masalah klasik lainnya juga terselesaikan.
Masalah – masalah klasik yang ada di industri manufaktur khusunya antara lain adalah :
a) keterlambatan proses produksi,
b) tingkat defect (cacat) produk yang tinggi,
c) mesin produksi yang sering mengalami trouble,
d) output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi,
e) produktivitas yang tidak mencapai target,
f) complain pelanggan yang terus berulang

5
 Namun, pada dasarnya diagram Fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-
kebutuhan berikut :
a) Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah,
b) Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah,
c) Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut,
d) Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil yang diinginkan,
e) Membahas issue secara lengkap dan rapi,
f) Menghasilkan pemikiran baru.

B. Cara Membuat Diagram Fishbone

Dalam hal melakukan Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan,
yakni;
1). Menyiapkan sesi analisa tulang ikan.
2). Mengidentifikasi akibat atau masalah.
3). Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama.
4). Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5). Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama.
6). Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

3. Force Field Analysis

Force Field Analysis Model dikembangkan oleh Lewin (1951) dan digunakan secara meluas
untuk menginformasikan pembuatan keputusan terutama dalam perencanaan dan
pelaksanaan program manajemen perubahan dalam organisasi. Force Field Analysis adalah
metoda yang sangat ampuh untuk memperoleh gambaran lengkap yang menyeluruh
berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu kebijakan juga untuk memperkirakan
sumber dan tingkat kekuatan kekuatan tersebut.

6
A. Kelompok Kerja Force Field Analysis
Force Field Analysis Model paling tepat dikerjakan oleh suatu kelompok kecil yang terdiri
dari enam hingga delapan orang dengan menggunakan flip chart atau overhead transparansi
sehingga semua peserta dapat melihat aktivitas proses pembahasan yang berlangsung.

B. Langkah Langkah Force Field Analysis

Langkah pertama Force Field Analysis adalah menyepakati bidang perubahan yang akan
dibahas. Bidang perubahan ini dapat ditulis sebagai sasaran kebijakan yang diinginkan atau
tujuan. Semua kekuatan yang mendukung adanya perubahan kemudian ditulis dalam kolom
di sebelah kiri (Driving Forces, mendorong perubahan ke depan), sementara semua
kekuatan penentang munculnya perubahan ditulis dalam kolom di sebelah kanan
(Restraining Forces, penghambat perubahan).
Kekuatan pendorong dan penghambat ini harus di pilah-pilah menurut tema yang sama,
kemudian diberi skor sesuai dengan ‘magnitude’ masing2, mulai dari skor satu (lemah)
hingga skor lima (kuat). Skor yang diperoleh bisa jadi tidak seimbang di masing-masing sisi.
Hasilnya tampak pada gambar berikut ini:

7
Langkah berikutnya dalam Force Field Analysis adalah menetapkan apakah ada yang dapat
dilakukan menghadapi kekuatan kekuatan tersebut. Dampak paling signifikan akan
diperoleh dengan cara meningkatkan kekuatan pendukung yang lemah sementara
mengurangi kekuatan2 penghambat yang kuat.
Namun bisa saja kekuatan kekuatan itu adalah kekuatan kekuatan yang sama sekali tidak
dalam kendali Anda, sehingga kadangkala akan membantu jika menentukan skor kekuatan
kekuatan tersebut sesuai dengan derajat pengaruh yang dapat Anda ambil dari mereka.
Selama proses diskusi Force Field Analysis di harap akan muncul debat dan dialog diantara
peserta kelompok. Ini adalah bagian penting dalam Force Field Analysis, dan diperlukan
waktu untuk membahas isu kunci. Temuan dan gagasan bisa muncul terkait dengan hal hal
terkait dengan kepedulian, masalah, symptom dan solusi. Semua proses perlu dicatat dan
ditelaah bila ada konsensus tentang aksi atau tindakan di waktu yang akan datang.
Dalam upaya mempengaruhi kebijakan, sasaran utama Force Field Analysis adalah
menemukan cara untuk mengurangi kekuatan kekuatan penghambat sekaligus mencari
peluang untuk mendapat keuntungan dari kekuatan kekuatan pendorong.
Force Field Analysis adalah kelanjutan alamiah Problem Tree Analysis yang sering dapat
membantu untuk mengidentifikasi tujuan suatu perubahan kebijakan.

8
Langkah berikut setelah Force Field Analysis adalah Stakeholder Analysis. Dalam Stakeholder
Analysis pemangku kepentingan tertentu yang setuju dan yang menentang adanya
perubahan dapat diidentifikasi, sekaligus diketahui kekuatan, pengaruh dan
kepentingannya.

4. Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon atau Tree Diagram adalah satu satu alat yang digunakan untuk membagikan
kategori-kategori besar ke dalam tingkat yang lebih kecil atau terperinci. Seperti namanya,
Diagram Pohon berbentuk seperti pohon yang memiliki satu batang dahan yang mencabang
dua atau lebih. Demikian juga dengan suatu permasalahan yang ingin kita bahas dengan
menggunakan Diagram Pohon, yaitu terdiri dari satu Kategori atau Item besar yang
kemudian dibagikan menjadi dua cabang atau lebih yang lebih terperinci. Hal ini dapat
membantu kita dalam menyederhanakan suatu permasalahan yang kompleks ataupun
mempermudah kita untuk mendapatkan gambaran pada suatu permasalahan yang kita
hadapi.
Diagram Pohon atau Tree Diagram ini disebut juga dengan Diagram Hirarki (Hierarchy
Diagram), Diagram Sistematic (Systematic Diagram) dan Pohon Analisis (Analysis Tree).

A. Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram)

Beberapa Kegunaan Diagram Pohon dalam Industri diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Membantu untuk Menemukan akar permasalahan.
2. Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.
3. Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.
4. Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.
5. Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.
6. Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.

B. Cara Membuat Diagram Pohon (Tree Diagram)

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram).
1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin
diselesaikan, Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin
dianalisa.

9
 2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti
“Apa penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya.
Gunakan pertanyaan “Apa” dan “Mengapa”.
3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua
kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun
akar permasalahannya.
4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis
diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah cukup
untuk menemukan akar permasalahannya.

C. Contoh Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon dapat digambar secara Vertikal maupun Horizontal, dibawah ini adalah
contoh gambar Diagram Pohon (Tree Diagram) yang dimaksud.

10