Stock Opname dan Weeding

dengan Menggunakan SLiMS

Danang Dwijo Kangko, S.Hum.
Ketua Komunitas SLiMS Jabodetabek
kolordwijo@gmail.com
Stock Opname?
• Pendataan, Inventarisasi, Stocktaking, Cacah ulang, Simak Sediaan.

• Suatu kegiatan di perpustakaan untuk melakukan penghitungan ulang

koleksi perpustakaan secara menyeluruh (Soebagio, 2013:1)

• Mencocokan semua catatan buku yang dimilki dengan kopi yang ada
di rak dan semua catatan buku yang sedang dipinjam (Magetsari, et
al., 1992)
SLiMS
• Senayan Library Management System
• SLiMS adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk
memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation)
skala kecil hingga skala besar. (SLiMS Developer Community, 2012:1)
• Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak
sistem manajemen perpustakaan (library management system)
dengan sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. (Ridho, M.
Rasyid, 2012:5)
Tujuan Stock Take
Mencocokan keadaan koleksi yang sebenarnya dengan data koleksi
yang ada pada katalog (tercetak maupun elektronik) sehingga
didapatkan data mengenai:
• Jumlah koleksi riil/data sebenarnya
• Jumlah koleksi hilang/tingkat kehilangan
• Jumlah koleksi yang sedang dipinjam saat itu
• Jumlah koleksi yang dapat disiangi (weeding)
• Jumlah koleksi rusak dan butuh perbaikan
• Jumlah koleksi disetiap nomer klasifikasinya
Prinsip Umum Stock Take pada SLiMS
• Dilakukan terhadap koleksi yang tersedia di perpustakaan bukan
terhadap koleksi yang dipinjam
• Dilakukan terhadap item/eksemplar menurut nomer barcode
• Koleksi yang berstatus tersedia akan dianggap hilang sementara
setelah proses inisialisasi dan akan kembali berstatus tersedia dengan
memindai nomer barcode item
• Apabila koleksi tersebut tidak dipindai nomer barcode itemnya maka
statusnya akan dianggap hilang
• Aplikasi SLiMS akan memberikan laporan koleksi tersedia, koleksi
dipinjam, dan koleksi hilang pada akhir kegiatan stock take
Pengenalan Fitur Stock Take pada SLiMS
1. Stock Take History/Rekaman Inventarisasi
2. Initialize/Inisialisasi
3. Current Stock Take/Inventarisasi Aktif
4. Stock Take Report/Laporan Inventarisasi
5. Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi
6. Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini
7. Stock Take Log/Catatan Inventarisasi
8. Resynchronize/Resinkronisasi
9. Upload List/Unggah Daftar
1. Stock Take History/Rekaman Inventarisasi
• Berisi laporan stock opname
yang telah/pernah dilakukan.
• Terdapat informasi: Stock Take
Name, Start Date, End Date,
Report
2. Initialize/Inisialisasi
• Berfungsi untuk memulai stock
opname
3. Current Stock Take/Inventarisasi Aktif
• Menu utama Stock Take
• Berfungsi mengembalikan status
koleksi perpustakaan yang
dianggap hilang oleh sistem, ke
status exist/ada.
• Menggunakan nomer Barcode
sebagai acuan
4. Stock Take Report/Laporan Inventarisasi
• Berfungsi untuk melihat hasil
dari kegiatan stock take yang
telah dilakukan dalam bentuk
laporan
5. Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi
• Berfungsi untuk mengakhiri
kegiatan Stock Take
6. Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini
• Berfungsi untuk memberikan
daftar koleksi yang dianggap
hilang.
7. Stock Take Log/Catatan Inventarisasi
• Menu ini memberikan rekaman
(log) saat melakukan proses
stock take
8. Resynchronize/Resinkronisasi
• Berfungsi untuk melakukan
sinkronisasi data bibliografi yang
diedit pada saat berlangsung
kegiatan stock take dengan data
bibliografi yang ada pada modul
stock take.
9. Upload List/Unggah Daftar
• Berfungsi untuk melakukan
stock take otomatis dengan
memanfaatkan file data item.
Petunjuk Teknis Stock Take dengan SLiMS
I. Perencanaan
II.Pelakanaan
III.Laporan
I. Perencanaan Stock Take dengan SLiMS
Pastikan perencanaan sudah matang
• Waktu: Kapan dan berapa lama? Apakah layanan akan ditutup
sementara?
• Pelaksana: Siapa aja yang terlibat? Siapa penanggung jawabnya?
• Dana: Berapa anggaran yang tersedia?
• Fasilitas: ATK, alat kebersihan, alat perbaikan koleksi, scanner,
komputer/laptop, masker, dan perlengkapan lainnya.
• Kegiatan lain yang terkait: Fumigasi
• Backup Database SLiMS
II. Pelaksanaan Stock Take dengan SLiMS
1) Login dengan account masing-masing
2) Klik Menu Stock Take/Inventarisasi
3) Klik Sub-menu Initialize/Inisialisasi
4) Berikan Nama kegiatan pada kolom Stock Take Name
5) GMD pilih sesuai kebutuhan/kosongkan
6) Collection Type pilih sesuai kebutuhan/kosongkan
7) Shelf location pilih sesuai kebutuhan/kosongkan
8) Classification pilih sesuai kebutuhan/kosongkan
Lanjutan...
9)Klik Initialize Stock Take – Ok
Pada langka ini, dikiri halaman akan muncul submenu:
 Current Stock Take/Inventarisasi Aktif

 Stock Take Report/Laporan Inventarisasi

 Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi

 Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini

 Stock Take Log/Catatan Inventarisasi

 Resyncronize/Resinkronisasi

 Upload List/Unggah Daftar

Lanjutan...
10)Klik Current Stock Take
11)Pindai/Scan satu-persatu nomer barcode koleksi di rak hingga
selesai – Disarankan untuk klik titik pada Current User Only
12)Pastikan Anda telah selesai memindai semua koleksi di rak. Anda
dapat mengecek status kegiatan pada submenu Stock Take Report
dan melihat judul buku apa saja yang belum dipindai pada submenu
Current Lost Item.
12)Jangan lupa untuk mengunduh laporan pada submenu Stock Take
Report dan mencetak daftar koleksi hilang pada submenu Current
Lost Item apabila diperlukan.
Lanjutan...
Apabila menemukan koleksi yang rusak, kita dapat dipisahkan dahulu
sementara untuk diperbaiki dan dibuatkan daftar koleksi yang rusak.
13)Selanjutnya, klik submenu Finish Stock Take
14)Contreng Purge Lost Item lalu klik tombol Finish Stock Take
15)Kegiatan Stock Take selesai lalu akan keluar Stock Take History
III. Laporan
• Setelah kegiatan Stock Take
selesai dengan menekan
tombol Finish Stock Take
biasanya akan keluar Jendela
Stock Take Report – Cetak
laporan ini.
• Dari Laporan ini kita dapat
melihat tingkat kehilangan
koleksi dan dapat juga sebagai
pertimbangan kegiatan
penyiangan.
Penyiangan atau Weeding
• Penyiangan/Weeding adalah kegiatan memindahkan/mengeluarkan
koleksi dari tempat penyimpanan koleksi (rak atau almari) di
perpustakaan dan selanjutnya tidak dilayankan lagi kepada
pemustaka (Soebagio, 2013:7)

• Penyiangan (Weeding) adalah pengeluaran buku-buku yang

dianggap sudah tidak dipakai lagi dari koleksi perpustakaan;
penyiangan samar adalah pemindahan buku dari satu bagian ke
bagian lain atau dari rak yang satu ke rak yang lain (Magetsari, et al.,
1992)
Kriteria Buku yang Wajib Disiangi
Menurut Jeannette Larson (2008) dalam Soebagio (2013) kriteria buku yang wajib
disiangi memiliki kriteria MUSTIE:
• Misleading/ menyesatkan karena data sudah ketinggalan zaman
• Ugly/Usang dan tidak terpelihara atau rusak
• Superseded/Sudah ada gantinya dengan terbitan edisi terbaru maupun edisi
revisi
• Trivial/ Kurang manfaat karena isinya sepele, tidak diperhatikan, tidak diminati
pemustaka
• Irrelevant/ Buku yang isinya sudah tidak relevan dengan tujuan perpustakaan
• Elsewhere/ dapat diperoleh dimana-mana
Bagaimana Cara Penyiangan dengan SLiMS?
1. SLiMS memberikan data berupa laporan yang dapat dimanfaatkan
oleh pustakawan untuk megevaluasi dan mengambil keputusan
kegiatan penyiangan/weeding. Data tersebut dapat kita temukan
pada:
• Laporan hasil Stock Take/ Stock Take Report
• Menu Reporting

2. Setelah diputuskan koleksi mana saja yang akan disiangi/weeding,

pustakawan tinggal merubah data koleksi yang ada pada SLiMS
Merubah Data Koleksi yang Disiangi pada SLiMS
Kita perlu merubah data koleksi pada SLiMS untuk koleksi yang
disiangi/weeding. Berikut caranya:
• Klik Menu Master File
• Klik Submenu Item Status
• Klik Add new item status
• Isi Item Status Code dengan “DIS” dan Item Status Name dengan
“Discard”
• Contreng “No Loan Transaction” dan “Skipped By Stock Take”
• Klik tombol Save
Lanjut…
Keterangan “Discard” pada Item Status ini berfungsi sebagai keterangan
pada koleksi-koleksi yang disiangi/weeding.

Setelah kita berhasil menambahkan Item Status “Discard” selanjutnya

kita tinggal memberikan label Item Status “Discard” ini pada setiap
koleksi yang disiangi/weeding.
Lanjut…
Cara memberikan label Item Status “Discard” ini sebagai berikut:
• Klik menu Bibliografi
• Klik menu Item List
• Cari koleksi yang disiangi dengan mencarinya pada kolom Search
• Klik Edit pada koleksi yang disiangi
• Ubah Item Status menjadi “Discard”
• Klik Update
• Lanjutkan pada semua koleksi yang disiangi/weeding
Diskusi
Referensi
1. Magetsari, Nurhaidi, et al. (1992). Kamus istilah perpustakaan dan
dokumentasi. Diakses melalui www.pnri.go.id
2. Ridho, M. Rasyid. (2012). Senayan Library Management System for
dummies. Jakarta: SDC.
3. Senayan Developer Community.(2012). Dokumentasi SLiMS
berdasarkan SLiMS-5 (Meranti). Jakarta: SDC.
4. Soebagio, Adwityani. (2013). Stock opname dan weeding di
perpustakaan. Jakarta: KPI.