Analisis Kebutuhan Dan

Alternatif Strategi Investasi TI

STRATEGI INVESTASI TI
PERTEMUAN -3

9/18/2021 12:23 PM 1
Pembahasan

1. Langkah-langkah dalam perencanaan "proyek TI".

2. Analisis kebutuhan
3. Jenis biaya yang dipertimbangkan dalam laporan analisis kebutuhan.
4. IT outsourcing
5. strategi outsourcing IT.

9/18/2021 12:23 PM 2
Apa itu Analisis Kebutuhan?

▪ Analisis kebutuhan merupakan langkah pertama yang penting dalam proses

pengambilan keputusan investasi TI.
▪ Mengidentifikasi kebutuhan sistem
▪ Mengidentifikasi kebutuhan teknologi
▪ Analisis kebutuhan terdiri dari penentuan teknologi, perangkat lunak,
sumber daya manusia, atau sistem informasi manajemen (SIM) lengkap apa
yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran strategis yang
dinyatakan organisasi.

9/18/2021 12:23 PM 3
Apa itu Analisis Kebutuhan?

Analisis kebutuhan berusaha untuk menyediakan:

▪ (1) status atau kapasitas TI perusahaan saat ini, dan
▪ (2) kebutuhan masa depan yang menentukan persyaratan baru atau
tambahan apa yang diperlukan untuk membantu perusahaan mencapai
tujuan strategis mereka.

9/18/2021 12:23 PM 4
Langkah-langkah terperinci dari proses
perencanaan SIM taktis untuk proyek-proyek TI
1. Lakukan analisis kebutuhan untuk
menentukan sumber daya TI yang dibutuhkan
untuk sistem baru
2. menentukan volume pemrosesan untuk
memenuhi persyaratan sistem baru
3. mengembangkan spesifikasi TI untuk
mencapai volume pemrosesan baru
4. mengembangkan serangkaian alternatif
proyek TI untuk memenuhi volume
pemrosesan baru using IT
5. Menganalisis dan mengevaluasi alternatif
proyek menggunakan metodologi investasi TI

9/18/2021 12:23 PM 5
Menentukan Kapasitas dan Spesifikasi Pemrosesan TI
▪ Penilaian biaya merupakan bagian penting dalam perencanaan proyek TI
▪ Tabel 1. Pertimbangan biaya dalam laporan analisis kebutuhan.
Jenis biaya Deskripsi
Membeli, menyewa, leasing Investasi dalam perangkat keras dapat dibeli langsung, disewa. atau
disewakan
Software Sementara bundling membuat aplikasi perangkat lunak sulit untuk
dibandingkan, biaya keputusan pembelian dasar dapat dan harus
dibandingkan untuk membuat keputusan. Layanan dukungan lainnya
(misalnya, diskon untuk upgrade, dukungan diagnostik, dll.) juga harus
diperhitungkan dalam proses keputusan.
Personil Beberapa sistem memerlukan personel tambahan dan yang lain hanya
memerlukan penugasan kembali staf yang ada. Ini juga akan mencakup
biaya manajemen
Perawatan perangkat keras Biaya bulanan atau tahunan yang diperlukan sebagai bagian dari perjanjian
pembelian TI.

9/18/2021 12:23 PM 6
Tabel 1. Pertimbangan biaya dalam laporan analisis kebutuhan.

Jenis biaya Deskripsi

Perawatan perangkat keras Biaya bulanan atau tahunan yang diperlukan sebagai bagian dari perjanjian
pembelian TI.
Garansi /jaminan Beberapa jaminan termasuk dalam harga pembelian TI dan beberapa
memerlukan biaya tambahan untuk layanan pemeliharaan atau penggantian.
Komunikasi Biaya komunikasi data dari fasilitas utama ke fasilitas intra-organisasi dan
ekstra-organisasi.

9/18/2021 12:23 PM 7
Prosedur rekayasa ulang
1. Tujuan strategis ditetapkan
2. Sasaran TI untuk peningkatan kinerja proses
3. Memetakan desain proses saat ini
4. Sarankan perubahan desain proses rekayasa ulang alternatif
yang berusaha untuk:
• menghilangkan kerumitan dalam aliran proses
• hapus aktivitas yang tidak bernilai tambah
• perbarui TI jika memungkinkan untuk meningkatkan efisiensi
• memaksimalkan aliran dan keluaran
• memaksimalkan komunikasi berbagi informasi
5. Studi percontohan desain proses baru
6. Menerapkan desain proses akhir
Metodologi teknis lainnya yang dapat digunakan adalah analisis kesenjangan
9/18/2021 12:23 PM 8
 Alternatif strategi investasi TI
Alternative
Lanjutkan menggunakan
sistem tanpa perubahan
Reorganize system/Atur ulang
sistem
Description
Melanjutkan sistem saat ini dengan sedikit atau tanpa perubahan
mengasumsikan kapasitas pemrosesan internal saat ini memadai untuk
kebutuhan saat ini dan masa depan. Ini adalah alternatif yang paling murah
dan menuntut. Jika, di sisi lain, sistem saat ini tidak memadai dalam
fungsionalitas, kapasitas pemrosesan, atau tidak lagi didukung oleh
vendornya, maka strategi ini mungkin tidak tepat.
Perusahaan telah menuai skala ekonomi dengan menata ulang teknologi TI
mereka menjadi "pusat layanan". Pusat layanan biasanya adalah lokasi fisik
di mana pemrosesan data dan layanan TI disediakan di fasilitas utama ke
lokasi cabang yang tersebar secara geografis. Dengan memusatkan TI di
satu lokasi, diasumsikan bahwa mereka dapat dimanfaatkan lebih baik
dengan manajemen dan staf yang lebih sedikit. Akibatnya diharapkan lebih
sedikit staf dan sumber daya TI lainnya yang dibutuhkan untuk mencapai
tingkat penghematan pekerjaan. Hasilnya adalah peningkatan produktivitas,
pemanfaatan TI yang lebih baik, dan biaya pemrosesan transaksi yang lebih
rendah. Jika, di sisi lain, tidak ada skala ekonomi nyata yang memungkinkan,
maka strategi ini mungkin tidak tepat.
9/18/2021 12:23 PM 9
 Alternatif strategi investasi TI
Alternative Description
Tingkatkan sistem yang ada Perubahan sistem kecil atau besar dengan serangkaian peningkatan modul
dapat memungkinkan gangguan yang lebih murah dan lebih sedikit potensi
gangguan pada sistem secara keseluruhan, terutama yang berkaitan dengan
integrasi modul dan mempertahankan personel yang akan terbiasa dengan
sistem yang ada. Jika, di sisi lain, pemutakhiran tidak memberikan
fungsionalitas yang diinginkan atau membatasi kemampuan pemrosesan di
masa mendatang, terutama di mana lingkungan pemrosesan bisnis sangat
tidak stabil dan memerlukan penyesuaian cepat terhadap kondisi pasar,
strategi ini mungkin tidak tepat.
Ganti sistem Mengganti seluruh modul atau sistem di seluruh perusahaan bisa sangat
mahal dan memakan waktu. Strategi ini dapat menghasilkan perubahan
haluan yang cepat dan peningkatan substansial dalam fungsionalitas dan
kapasitas pemrosesan. Jika, di sisi lain, waktu henti karena mempelajari
sistem baru atau menerapkan sistem baru yang drastis seperti itu lebih
besar daripada yang dapat dilakukan perusahaan, strategi ini mungkin tidak
tepat.

9/18/2021 12:23 PM 10
Outsourcing TI

▪Jika perusahaan tidak ingin mengikat sebagian sumber daya modalnya,

dapat menyewa tugas SIM untuk dilakukan oleh perusahaan atau vendor
luar.
▪Proses mengontrakkan tugas-tugas SIM ini disebut outsourcing TI

9/18/2021 12:23 PM 11
Strategi alternatif outsourcing
Outsourcing strategy Description
Subkontrak, tugas kerja Pekerjaan over flow jangka pendek di luar kapasitas yang ada ditugaskan ke
terbatas subkontraktor atau vendor. Ini hanyalah tugas sementara dengan cara yang sama
seperti staf sementara dipekerjakan untuk mengisi tugas liburan musim panas dari
staf penuh waktu. Strategi ini ideal dengan masalah keamanan atau ketika biaya
menghalangi lebih banyak penyertaan dari subkontraktor.
Subkontrak, tugas proyek Seluruh proyek TI ditugaskan ke subkontraktor atau vendor. Penugasan ini akan
memerlukan proyek yang lengkap di mana manajemen proyek akan didelegasikan
kepada subkontraktor dan tidak di bawah kendali staf MIS dari perusahaan
perekrutan. Strategi ini sangat ideal ketika sebuah perusahaan memiliki keterampilan
unik atau persyaratan teknologi yang terlalu mahal untuk dipelihara tetapi terjangkau
bagi kontraktor untuk ditawarkan kepada klien mereka.
Total outsource Di mana sebagian (yaitu, staf, TI, fasilitas, dll.) atau seluruh fungsi SIM secara
assignment keseluruhan disubkontrakkan ke subkontraktor atau vendor. Di sini perusahaan dapat
menyewa semua TI mereka dari subkontraktor tetapi menjalankan peralatan dengan
staf mereka sendiri. Strategi ini sangat ideal ketika sebuah perusahaan mungkin
memiliki pasar yang membutuhkan perubahan konstan dalam TI atau tidak mampu
mengikat modal di TI.

9/18/2021 12:23 PM 12
 Manfaat outsourcing
1. Peningkatan teknologi: Memungkinkan perusahaan perekrutan memanfaatkan teknologi
terbaru.

2. Keuntungan finansial: Mengurangi penggajian TI dan memindahkan biaya dari tetap ke

variabel. Mengizinkan penjualan sisa peralatan yang ada dan menutup sebagian dari
biaya modal tersebut.

3. Mengurangi anggaran: Penawaran oleh subkontraktor setiap tahun memungkinkan

peningkatan tekanan pada subkontraktor dan vendor untuk mengurangi biaya, sehingga
mengurangi biaya anggaran.

4. Peningkatan produktivitas: Teknologi terbaru biasanya membawa serta peningkatan

produktivitas dan efisiensi yang tidak dapat dilakukan perusahaan jika harus melakukan
seluruh investasi modal.

9/18/2021 12:23 PM 13
 Manfaat outsourcing
5. Manfaat pajak: Perusahaan dapat mengurangi biaya outsourcing dari pendapatan saat ini,
berbeda dengan depresiasi pembelian perangkat keras komputer selama beberapa tahun.

6. Meningkatkan aktivitas bisnis inti: Memungkinkan perusahaan untuk mengkonsentrasikan

stafnya yang terbatas pada pekerjaan yang menjadi inti mereka sambil mengizinkan tugas
MIS lainnya dilakukan oleh vendor.

7. Manajemen fasilitas: Bertindak untuk melindungi perusahaan dari perubahan tak terduga
dalam pemrosesan transaksi, yang sebaliknya mengharuskan perusahaan untuk secara
tidak benar menginvestasikan modal jangka panjang di TI untuk menangani persyaratan
permintaan jangka pendek.

8. Perencanaan manajemen: Lebih mudah bagi sebagian besar perusahaan untuk

mengalihdayakan fluktuasi transaksi pemrosesan yang tidak terduga daripada
merencanakan dan menyesuaikan sumber daya MIS internal untuk menanganinya.

9/18/2021 12:23 PM 14
Kelemahan outsourcing
1. Kegagalan untuk mencapai kebutuhan klien;
2. Kualitas layanan yang buruk;
3. Kegagalan untuk memenuhi tujuan tepat waktu.

Hambatan outsourcing
1. Kinerja masa lalu dan pengamatan yang dipertanyakan;
2. Kurangnya pengalaman dengan outsourcing secara umum;
3. Resistensi organisasi terhadap perubahan; dan
4. Persiapan dan perencanaan yang tidak memadai.

9/18/2021 12:23 PM 15
Pedoman Dalam Menerapkan Strategi Outsourcing
1. Buat perjanjian dan ukuran layanan yang spesifik dan lengkap untuk memantau
kepatuhannya.
2. Sertakan hukuman tunai untuk ketidakpatuhan.
3. Tetapkan periode percobaan untuk mengevaluasi agen outsourcing.
4. Ukur semua aktivitas TI selama masa uji coba dan laporkan kinerjanya ke agen outsourcing.
5. Sertakan klausul dalam perjanjian yang mengizinkan perusahaan untuk mengubah operasi
bisnis jika perlu.
6. Perusahaan harus mengelola dengan cermat eskalasi biaya yang tak terhindarkan dalam
layanan yang dikontrakkan.
7. Perusahaan harus mengukur dan mengelola kualitas layanan dengan cermat.
8. Perusahaan harus menghindari menjadi terlalu tergantung pada outsourcing.

9/18/2021 12:23 PM 16
Strategi outsourcing TI Selektif

▪ Adalah kombinasi dari ketiga alternatif strategi outsourcing dengan

penekanan hanya pada tugas outsourcing, proyek dan departemen di mana
outsourcing akan membuat peningkatan substansial atas fasilitas TI yang
ada.

9/18/2021 12:23 PM 17
Keuntungan dari sumber TI selektif
1, Mengurangi personel;
2, Mengurangi politik dari staf departemen fungsional SIM internal;
3, Peningkatan fleksibilitas dalam struktur organisasi;
4. Peningkatan kemampuan untuk melakukan perubahan yang cepat untuk memenuhi
perubahan lingkungan bisnis;
5. Pengurangan belanja modal;
6, Kemampuan untuk menyediakan layanan baru dengan sedikit investasi;
7. Mengatasi kurangnya keahlian internal;
8. Mempercepat manfaat rekayasa ulang;
9. Dapatkan akses ke sumber daya dan kemampuan kelas dunia;
10. Mengurangi dan mengendalikan biaya TI dan
11. Berbagi risiko dengan mitra outsourcing pada investasi TI
9/18/2021 12:23 PM 18
 Karakteristik Strategi investasi TI
▪ Strategi investasi TI memiliki karakteristik khusus, yaitu sulitnya mengukur biaya
investasi, terutama benefit yang akan didapat.
▪ Investasi TI dapat memberikan benefit umumnya bersifat tangible –secra fisik
dapat diketahui dan intangible benefit seperti produktivitas kerja karyawan
meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan lebih
cepat dan akurat, dan keuntungan lainnya.

9/18/2021 12:23 PM 19
 Karakteristik Strategi investasi TI-lanjutan
▪ Benefit dari strategi investasi TI baru dapat direalisasi dalam jangka panjang, penggunaan Teknik
Evaluasi tradisional untuk melakukan pengukuran terhadap benefit investasi TI akan menjadi
sulit dan kurang memadai.
▪ Karena kriteria investasi tradisional menunjukkan nilai awal investasi, tambahan Arus kas,
pembiayaan modal, dan masa nilai ekonomis dari investasi yang telah dilakukan dengan
asumsi masa manfaat, diasumsikan bahwa semua data mengenai investasi mudah untuk
didapatkan, diukur, dan diubah menjadi nilai moneter. Biaya dan pendapatan intangible
diasumsikan adalah nol

▪ Kriteria subjektif lainnya diabaikan. Untuk investasi TI terdapat tambahan nilai yang harus diukur,
seperti nilai risiko dan nilai ketidakpastian akan teknologi yang telah dibeli.

9/18/2021 12:23 PM 20
Penutup
Strategi investasi sebanding dengan kebutuhan investasi yang harus dikeluarkan dan investasi
dalam peningkatan produktivitas merupakan instrumen yang harus diimplementasikan dalam
strategi perusahaan, sebagai contoh
1. kebutuhan untuk bertahan terhadap persaingan antar perusahaan;
2. Corporate wide, bahkan dapat bersifat global yang secara langsung atau tidak langsung dapat
memberikan dampak lebih;
3. Orientasi pada sasaran dan tujuan tetapi dapat saja sasaran dan tujuan tersebut memiliki sifat
yang kontroversial; Mahal dan menghabiskan banyak sumber daya perusahaan;
4. Harus dapat dipenuhi dalam kerangka waktu lama;
5. Bersifat tangible dan intangible.

9/18/2021 12:23 PM 21
Studi kasus
Dalam rangka menghadapi arus persaingan yang semakin ketat para perusahaan ritel harus
sesegera mungkin mengatur strategi marketing dan bisnisnya dengan sedemikian rupa agar
perusahaan tetap bertahan di persaingan pasar ritel yang semakit ketat.
Pemasaran barang atau jasa umumnya tidak dapat dikerjakan langsung dari produsen ke
konsumen, melainkan harus melalui beberapa perantara yang menyalurkan barang dari
produsen ke konsumen yang dikenali dengan sebutan lembaga saluran distribusi (saluran
pemasaran). Sebagai mata rantai terakhir dari saluran pemasaran tersebut adalah pengecer
(retailer).
Bisnis Ritel baik besar maupun ritel kecil sebagai arena berbelanja berupa pusat-pusat
pertokoan, minimarket, supermarket, hypermart dan sejenisnya.
Saat ini perusaahan baru mengandalkan sistem point of sale untuk penjualan ke pelanggan.

9/18/2021 12:23 PM 22
Gambaran organisasi
Store Manager

Manajer Office Supervisor

Personalia dan Teknologi dan Tenant

Akuntansi Marketing Sale Gudang
Umum Pengolahan Data Relation

Logistik

9/18/2021 12:23 PM 23
Tugas-1

1. Identifikasikan poses bisnis utama dan pendukungnya

2. Lakukan analisis kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi
3. Buat proses perencanaan SIM taktis untuk proyek-proyek TI di perusahaan
tersebut.

9/18/2021 12:23 PM 24
Akhir materi
TERIMA KASIH

9/18/2021 12:23 PM 25