A.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian adalah segala macam kegiatan atau aktivitas yang
dilakukan oleh pegawai-pegawai di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.
Kegiatan administrasi kepegawaian yang dilaksanakan suatu instansi/perusahaan
meliputi beberapa tahapan, yaitu penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan
pemberhentian.

1. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian merupakan aktivitasaktivitas berhubungan dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai dalam suatu kantor atau perusahaan.
a. Pengertian Administrasi
Secara umum, adminstrasi dapat gartikan upaya memberikan layanan yang
dibutuhkan oleh masyarakat. Selain itu, istilah administrasi juga dikenal sebagai
suatu fungsi penyelenggaraan tata kelola dan pekerjaan suatu instansi maupun
perusahaan. Berikut pengertian administrasi dalam arti sempit dan arti luas.
1) Arti Sempit
Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah suatu proses kegiatan yang
dilaksanakan pekerja meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
2) Arti Luas
Pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu kegiatan berupa kerja sama
antara dua orang maupun lebih dengan tujuan pemanfaatan sarana serta
prasarana untuk mendayagunakan demi mencapai tujuan bersama.

b. Prinsip Administrasi Kepegawaian

Dalam suatu administrasi terdapat prinsip-prinsip yang harus terpenuhi

Beriku prinsip-prinsip dalam administrasi kepegawaian.
1) The Right Man on the Right Place
Prinsip therightmanontherightplace dapat dimaknai sebagai suatu proses
menempatkan seseorang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya. Dalam
suatu bidang pekerjaan, keahlian seorang pegawai sesuai dengan keahlian
sangatlah penting dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Penempatan seorang
 pegawai/pekerja haruslah disesuaikan dengan bidang kemampuan, keahlian,
pengalaman, serta pendidikan yang dimiliki oleh pegawai tersebut.
2) Equal Pay for Equal Work
Prinsip equal pay for equal work dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk
memberikan balas jasa kepada seseorang sesuai dengan prestasi kerja yang
dihasilkan oleh seorang pegawai tersebut. Pelaksanaan prinsip equal pay for
equal work sangat penting untuk memberikan motivasi dalam meningkatkan
kinerja seorang karyawan.
3) Prinsip Kemanusiaan
Prinsip kemanusiaan mempunyai arti untuk memberikan porsi yang sama kepada
masing-masing karyawan. Hal tersebut agar dapat memiliki persamaan harga diri,
kemauan, keinginan, dan cita-cita. Kontribusi seorang karyawan harus dihargai
oleh perusahaan. Pada intinya seorang manusia bukanlah mesin, melainkan
manusia yang harus diapresiasi.
4) Prinsip Demokrasi
Prinsip demokrasi mempunyai arti yaitu sebuah perusahaan yang harus saling
menghargai dan menghormati serta melaksanakan kegiatan sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tujuan harus dilakukan sesuai dengan
prinsip demokrasi.

2. Tujuan Administrasi Kepegawaian

Suatu kegiatan administrasi dilaksanakan dengan tujuan tertentu, Kegiatan
administrasi kepegawaian bertujuan untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas.
Kegiatan tersebut ditujukan untuk mendapatkan produktivitas yang tinggi sehingga
memajukan perusahaan yang bersangkutan.
Berikut tujuan administrasi kepegawaian.
a. Sebagai usaha untuk melakukan pembinaan dalam meningkatkan kesejahteraan dan
akuntabilitas pegawai.
b. Guna meningkatkan kinerja perusahaan dalam usaha pelayanan kepegawaian. Hal ini
dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna
mengelola tata pemerintahan yang baik serta mewujudkan good governance.
c. Sebagai usaha untuk memperkuat sistem perusahaan dalam perencanaan serta
mengembangkan karyawan/pegawai. Selain itu, dapat pula sebagai pemenuhan/
rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan.
 d. Dapat mengembangkan sistem dalam bidang manajemen informasi tata kepegawaian.
e. Usaha meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk dapat meningkatkan
kemampuan dan kompetensi karyawan. Hal ini agar tugas pokok dan fungsi
dilaksanakan melalui latihan serta pendidikan, peningkatan pendidikan formal, dan
meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
f. Menata dan mewujudkan sistem kepegawaian sesuai kemampuan dan keahlian
kompetensi jabatan. Selain itu, terpenuhinya syarat dan jabatan serta memerhatikan
pola karier.

3. Rumusan Administrasi Kepegawaian

Berikut rumusan administrasi kepegawaian.
a. Sebagai Fungsi
Administrasi kepegawaian sebagai fungsi bertujuan untuk mengurus dan mengatur
penggunaan tenaga kerja manusia. Administrasi kepegawaian dilakukan Untuk
mencapai tujuan tertentu. Hal itu dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan-
kegiatan, sebagai berikut.
1) Membentuk organisasi dengan menyelenggarakan pelaksanaan tujuan demi
mencapai sasaran dalam kebijakan politik.
2) Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik.
b. Sebagai Seni
Pemilihan pegawai juga dapat digunakan sebagai salah satu seni dalam memilih
pegawai. Selain itu, penggunaan pegawai lama dengan tepat dapat pula
memaksimalkan hasil dan kinerja dari perusahaan tersebut. Jumlah karyawan baru
dan karyawan lama pun harus diperhitungkan, sehingga dapat memaksimalkan
kinerja perusahaan.
c. Sebagai Ilmu
Pemilihan pegawai juga termasuk salah satu proses penggunaan tenaga manusia dari
mulai penerimaan hingga sampai pemberhentian karyawan tersebut.
d. Sebagai Proses
e. Administrasi kepegawaian merupakan salah satu proses penyelenggaraan politik
kepegawaian atau yang dikenal dengan istilah kebijakan politik kepegawaian.
Administrasi kepegawaian sebagai proses termasuk ke dalam program kerja/tujuan
yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
4. Ruang Lingkup Administrasi
Administrasi mempunyai ruang lingkup yang sangat luas. Ruang lingkup administrasi
meliputi hal-hal yang menjadi bagian dari administrasi tersebut. Ruang lingkup tersebut
harus diberi kepastian agar dapat memudahkan dalam membahas administrasi.
Berikut ruang lingkup dalam administrasi.
a. Organisasi
Organisasi adalah wadah di mana usaha kerja sama itu diselenggarakan. Di
dalam organisasi, wewenang tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang laras.
Proses mengorganisir merupakan salah satu tujuan untuk menentukan yang akan
dicapai dalam suatu organisasi.
b. Kepemimpinan
Kepemimpinan memegang faktor penting dalam administrasi. Pemimpin
dalam administrasi memiliki tugas untuk memberikan arahan dalam kegiatan
administrasi serta memberikan dorongan untuk mengatur semua unsur-unsur dalam
kelompok atau organisasi. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan yang sudah
ditentukan dapat dicapai dengan baik.
c. Hubungan Antarmanusia
Administrasi merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam
usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing
pihak. Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana
dengan baik. Secara umum, hubungan manusia dalam sistem administrasi terikat
pada budaya feodalistik pada suatu organisasi.
Budaya feodal ini menanamkan sikap rukun antarsesama bawahan, dan sikap
hormat bawahan pada atasan meskipun atasan itu melakukan kekeliruan. Namun
sebagai bawahan harus tetap hormat kepada atasan, dikarenakan kedudukannya tetap
pada posisi benar.
Berikut lima kegiatan hubungan antarmanusia dalam administrasi.
1) Melakukan pengukuran tentang kegiatan manusia dalam organisasi, termasuk
menganalisis, menilai, dan menafsirkan hasil kerja baik secara individu maupun
kelompok dalam organisasi secara keseluruhan.
2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan orang-orang dalam organisasi
itu termasuk manajernya sendiri.
3) Menentukan hal yang akan dijadikan sasaran oleh organisasi, menentukan
tujuan dan sasaran tiap bidang, menentukan hal yang harus dilakukan manusia
 dalam administrasi untuk mencapainya dan menjadikan sasaran itu efektif
dengan membicarakannya bersama anggota organisasi.
4) Mengorganisir seluruh kegiatan dalam administrasi termasuk menggolongkan,
membagi pekerjaan, dan membentuk tugas organisasi.
5) Memotivasi dan berkomunikasi antarmanusia dalam kegiatan.
d. Manajemen
Suatu manalerngn dapat dianggap sebagai suatu proses yang men erakkan
kegiatan dalam administrasi itu seingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar
tercapai. Manajemen yaitu kegiatan untuk mengurus, membimbing, dan mengarah an
supaya tujuan dapat tercapai. Seorang manajer bertanggung jawab untuk
melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

B. Sistem dan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi tidak dapat dilepaskan dengan keterkaitan penggunaan suatu sumber
daya manusia dalam manajemen suatu organisasi.

1. Sistem Administrasi Kepegawaian

Dilihat secara umum, sistem kepegawaian mempunyai tahapan yang luas, meliputi
pengangkatan pegawai, perencanaan, pembinaan karier, pengendalian, dan tahapan
berikutnya. Dalam sistem tersebut terjadi proses yakni suatu interaksi yang berkaitan
secara seri. Hal tersebut merupakan kelanjutan dari kegiatan-kegiatan yang terjadi
sebelumnya.
Dalam administrasi kepegawaian terdapat pula sistem terbuka meliputi unsurunsur
yang akan diarahkan demi mencapai hasil yang maksimal. Dalam sistem tersebut ada hal
yang dibutuhkan oleh pegawai. Input tersebut kemudian akan diproses sehingga
menghasilkan output.
Dalam pengangkatan pegawai menggunakan beberapa sistem yaitu sebagai berikut.
a. Career System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem yang mendasarkan atas kecakapan pegawai
dalam sistem pengangkatannya. Selanjutnya perkembangan kemampuan pegawai
tersebut juga akan berpengaruh bagi perkembangan karier dalam perusahaan tersebut.
b. Patronage System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem untuk mengangkat pegawai atas dasar
keinginan dalam membantu kelancaran pekerjaan pegawai lainnya.
c. Merit System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem pengangkatan dengan didasarkan atas
keahlian serta kecakapan seorang pegawai, Dalam sistem ini menganggap bahwa
negara akan menjadi maju apabila terdiri dari pegawai-pegawai yang kompeten.
d. Spolis System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan mengangkat pegawai atas dasar dari
keanggotaan seseorang tersebut dalam suatu partai. Spolissystem merupakan salah
satu sistem tertua di dunia sehingga sudah banyak pula negara yang tidak
menerapkan sistem model ini. Hal ini dikarenakan sistem ini tidak begitu
memerhatikan kecakapan pegawai sehingga efisiensi kerja tidak dapat tercapai.
e. Nepotism System
Sistem ini merupakan suatu sistem dengan mengangkat pegawai atas dasar
kekerabatan, yaitu berdasarkan keluarga, saudara, maupun teman dekat.
Beberapa sistem kepegawaian yang dikenal luas oleh masyarakat dalah sebagai
berikut.
1) Unified System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan membentuk secara lembaga
tingkat nasional demi manajemen kepegawaian.
2) Integrated System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem kepegawaian dengan membentuk
manajamen kepegawaian. Hal tersebut untuk melakukan tahapan dari mulai
rekruitmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian,
dan pensiun ditentukan oleh pusat.
3) Separated System
Sistem ini merupakan suatu jenis sistem dengan manajemen kepegawaian yang
dilakukan oleh daerah masingmasing dari mulai sistem penggajian dan
pensiunan.