Ringkasan Kombis PDF

Disusun oleh : Muhammad Firman (Akuntansi FE UI 2012)
Komunikasi lintas budaya
KOMUNIKASI BISNIS bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua oran

atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang
berbeda.
Komunikasi ini dapat terjadi pada tingkat

CHAPTER 1 antardaerah, antarwilayah maupun antarnegara.
ACHIEVING SUCCESS THROUGH EFFECTIVE Komunikasi bisnis

komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis.
COMMUNICATION Biasanya dilakukan untuk kepentingan bisnis dan
membahas masalah bisnis.
Achieving Success in Today’s Competitive Communication in Organizational Settings

Environment  Komunikasi Internal
Untuk meraih sukses dalam lingkungan bisnis yang  Komunikasi Eksternal
semakin kompetitif, seorang karyawan memerlukan
kemampuan berkomunikasi baik dengan pihak-pihak Internal Communication
dalam organisasinya maupun pihak-pihak di luar Komunikasi internal merupakan pertukaran informasi
organisasi. dan ide-ide dalam satu organisasi.Komunikasi internal
terbagi menjadi komunikasi internal formal dan
Untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan komunikasi internal informal.
maupun merebut pelanggan, seorang karyawan harus
mampu untuk: Formal Internal Communication
1. Menulis dengan jelas Merupakan komunikasi terencana antar anggota
2. Berbicara dengan penuh keahlian organisasi yang mengikuti alur dalam chain of
3. Mendengarkan dengan hati-hati command. Bisa dilakukan dalam bentuk surat-
4. Beradaptasi pada berbagai situasi menyurat, laporan, memo dan e-mail. Komunikasi
internal formal dapat mengikuti tiga flow tersebut:
Definisi Komunikasi
Communication is the process of sending and Downward flow
receiving messages .Komunikasi dikatakan efektif Keputusan- keputusan perusahaan yang dibuat di
apabila pesan yang disampaikan dipahami oleh jajaran atas lalu disampaikan ke jajaran bawah yang
penerimanya dan pesan itu menstimulasi tindakan merupakan pelaksana keputusan tersebut.
tertentu atau membuat penerimanya mempunyai
pola pikir baru Upward Flow
informasi, data dan laporan dari jajaran bawah yang
The Benefits of Effective Business Communication disampaikan ke jajaran atas untuk membantu proses
 Pengambilan keputusan yang lebih kuat dan pengambilan keputusan.
pemecahan masalah yang lebih cepat
Horizontal Flow
 Pertanda awal akan adanya potensi masalah komunikasi antar departemen yang membantu para
 Produktivitas meningkat dan arus kerja yang karyawan untuk berbagi informasi,
lebih pasti mengkoordinasikan tugas, dan memecahkan masalah.
 Hubungan bisnis yang lebih kuat
 Pesan-pesan pemasaran yang lebih jelas dan Informal Internal Communication
lebih persuasif Merupakan komunikasi kasual antar karyawan yang
 Citra profesional yang semakin kuat baik bagi tidak mengikuti alur chain of command.Bisa dilakukan
perusahaan maupun karyawan dalam bentuk e-mail, percakapan biasa, dan telepon.
 Turnover karyawan yang lebih rendah dan
kepuasan karyawan yang semakin tinggi External Communication
 Hasil finansial yang lebih baik dan return yang Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang
lebih tinggi bagi investor menghubungkan organisasi dengan dunia luar yang
terdiri atas para pelanggan, supplier, pesaing dan
Berbagai Jenis Komunikasi investor.Komunikasi eksternal terbagi menjadi formal
Komunikasi antarpribadi external communication dan informal external
bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua communication.
orang/lebih dengan menggunakan bahasa yang
mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung Formal External Communication
lebih fleksibel dan informal.Jenis komunikasi ini lazim Merupakan komunikasi terencana dengan pihak-pihak
dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, misalnya luar organisasi. Bisa dilakukan dalam bentuk surat-
komunikasi antarkeluarga dan antarteman. menyurat, laporan, memo, pidato, websites, maupun
M a t a k u l i a h l a i n y a n g b e l u m a d a d i P D F i n i a k a n s a y a u p d a t e d i www. a k u n t a n s i d a n b i s n i s . wo rd p re s s . c o m
Contac t me : muhammad.f irman177@gmail.com /@f irmanmhmd (Line) 1598
PE1
news release. Perusahaan seharusnya memanfaatkan Understanding What Employers Expect From You
bentuk komunikasi eksternal ini untuk menciptakan  Menyusun ide-ide dan informasi secara logis
kesan yang baik terhadap perusahaan. dan lengkap
 Mengekspresikan ide-ide dan informasi
Informal External Communication secara koheren dan persuasif
Merupakan komunikasi kasual dengan pihak-pihak di  Mendengarkan pihak-pihak lain secara efektif
luar organisasi (supplier, pelanggan, investor dll).Bisa  Berkomunikasi secara efektif dengan orang-
dilakukan dalam bentuk percakapan biasa, e-mail, dan orang dari berbagai latar belakang dan
telepon. pengalaman berbeda
 lanjutan
Characteristics of Effective Business Message  Menggunakan teknologi komunikasi secara
1. Memberi informasi praktis efektif dan efisien
2. Menyediakan fakta-fakta, bukan sekedar  Mengikuti standar tata bahasa yang berlaku,
kesan ejaan, dan aspek-aspek menulis dan berbicara
3. Menjelaskan dan merangkum informasi kualitas tinggi lainnya
4. Menjelaskan respon apa yang diharapkan dari  Berkomunikasi dengan sikap yang
audiens atau apa yang bisa dilakukan untuk mencerminkan etiket bisnis kontemporer
audiens  Berkomunikasi secara etis, bahkan saat
5. Mempersuasi pihak lain dan menawarkan pilihan-pilihan yang ada tidak jelas
rekomendasi
The Basic Forms of Communication Understanding Why Business Communication is
Nonverbal Communication Unique
1. Meningkatnya value dari informasi bisnis
Proses komunikasi tanpa menggunakan kata-kata (informasi tentang pesaing, pelanggan,
Verbal Communication peraturan-peraturan yang berlaku)
Proses komunikasi dengan menggunakan kata-kata 2. Globalisasi bisnis dan meningkatnya
yang terstruktur dalam pola bermakna keragaman tenaga kerja
3. Kemajuan teknologi
4. Perubahan struktur organisasi
Komunikasi Nonverbal 5. Teamwork
Dilakukan dengan menggunakan gambar, ekspresi
wajah, gerakan-gerakan tubuh / bahasa tubuh, dll Communicating More Effectively on the Job
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang Strategi komunikasi efektif:
lain.Contohnya: Mengerutkan dahi untuk 1. Connect dengan audiens
menunjukkan sedang berpikir, asbak di atas meja 2. Meminimalisir gangguan
untuk menunjukkan tamu boleh merokok, dll 3. Audience-centered approach
Pentingnya Komunikasi Nonverbal 4. Meningkatkan keahlian berkomunikasi
5. Memberi umpan balik yang membangun
 Lebih mampu menyampaikan perasaan dan 6. Sensitif terhadap etika bisnis
emosi
 Dapat digunakan untuk mendeteksi The Communication Process
kebohongan pihak lain 1. The sender has an idea
 Efisien, karena berupa isyarat yang dapat 2. The sender encodes the idea in a message
disampaikan tanpa berpikir panjang dan 3. The sender produces the message in a
dapat segera ditangkap maknanya oleh medium
audiens. 4. The sender transmits message through a
channel
Tujuan Komunikasi Nonverbal 5. lanjutan
1. Memberikan informasi 6. Audience receives the message
2. Mengatur alur suatu percakapan 7. Audience decodes the message
3. Mengekspresikan emosi 8. Audience responds to the message
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau 9. Audience provides feedback to the sender
mengembangkan pesan-pesan verbal
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang Communication Barriers
lain Noise and distractions
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya Competing messages : information overload
memeragakan sesuatu Filters
Channel breakdown
Komunikasi Verbal
Lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk Panduan untuk Mengatasi Communication Barriers
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain  Adopt an audience-centered approach
baik secara tertulis maupun lisan.Contohnya: Surat  Foster an open communication climate
Pemesanan Barang, Surat Kontrak Kerja, dll  Commit to ethical communication
 Create lean, efficient messages
PE1
 Menjelaskan apa-apa saja yang merupakan

CHAPTER 2 tanggung jawab pribadi setiap anggota tim
 Menetapkan proses kerja yang jelas
COMMUNICATION INTEAMS AND MASTERING  Hindari writing as a group
LISTENING AND NONVERBAL COMMUNICATION  Pastikan semua peralatan dan teknik yang
diperlukan siap dan kompatibel untuk seluruh
SKILLS anggota tim
 Periksa untuk memastikan segala sesuatu
Improving Your Performance in Teams berjalan lancar
Definition of team Group Dynamics
A unit of two or more people who share a mission and Definition of group dynamics is The interactions and
the responsibility for working to achieve a common
goal. processes that take place among the members of a
team. Group norms is informal standards of conduct
Klasifikasi team menurut formalitasnya: that members share and that guide member behavior
Formal Teams dan Informal Teams Faktor-faktor yang mempengaruhi dinamika
Formal Teams : bagian dari struktur organisasi kelompok (group dynamics) :
Informal Teams : bukan bagian dari struktur 1. Team Roles
2. The Phase of Team Evolution
Dua jenis informal teams: 3. Resolving Conflict
Problem-solving teams dan task forces 4. Overcoming Resistance
Kedua jenis team tersebut dibentuk untuk Team Roles

memecahkan masalah tertentu dan lalu bubar saat Setiap anggota tim memainkan satu role yang
tugasnya selesai dikerjakan mempengaruhi hasil dari aktivitas kelompok. Tiga
jenis roles yang mungkin dimainkan seorang anggota
Committees tim:
Tim formal yang biasanya berjangka waktu panjang 1. Self-oriented roles
dan dapat menjadi bagian permanen dalam suatu 2. team-maintenance roles
struktur organisasi 3. task-facilitating roles
Advantages and Disadvantages of Teams Self-oriented roles

Advantages of a successful team: controlling, withdrawing, attention-seeking, diverting
1. Increased information and knowledge Team-maintenance roles
2. Increased diversity of views encouraging, harmonizing, compromising
3. Increase acceptance of a solution
4. Higher performance levels Task-facilitating roles
Disadvantages of teams: initiating, information giving or seeking, coordinating,
1. Groupthink procedure setting
2. Hidden agendas Phases in Team Evolution
3. Free riders
4. Cost Sebuah tim biasanya melalui 5 tahap pembentukan
sebagai berikut:
Characteristics of Effective Teams Orientation
 Memiliki tujuan yang jelas dan maksud yang Anggota tim mulai saling mengenal dan menentukan
sama peran setiap anggota
 Berkomunikasi dengan terbuka dan jujur
 Mengambil keputusan by consensus Conflict
 Berpikir kreatif Opini dan sudut pandang yang berbeda mulai timbul
 Tahu bagaimana cara memecahkan konflik
Brainstorming
Team Communication Anggota-anggota tim meng-explore pilihan-pilihan
Collaborative Writing Guidelines: yang ada dan mengevaluasi setiap alternatif
 Memilih orang-orang yang akan bekerja sama
dengan hati-hati ,pilih kombinasi orang-orang Emergence
yang memiliki keahlian, informasi dan bakat Tim berhasil mencapai satu konsensus atas keputusan
yang diperlukan dalam menyelesaikan satu bersama
proyek tertentu
 Menyepakati apa yang merupakan tujuan Reinforcement
proyek sebelum memulainya Setiap anggota menerima tugas-tugas yang harus
 Memberi waktu pada tim untuk dilakukan untuk melaksanakan keputusan bersama
mengakrabkan diri sebelum mulai bekerja
PE1
Resolving Conflicts Improving Your Nonverbal Communication Skills

Conflicts bisa bersifat konstruktif, bisa juga destruktif Definition of nonverbal communication : the
Konflik bersifat konstruktif jika konflik tersebut interpersonal process of sending and receiving
memaksa tim untuk membicarakan masalah-masalah information, both intentionally and unintentionally,
penting, meningkatkan keterlibatan setiap anggota without using written or spoken language
tim, menimbulkan ide-ide baru untuk memecahkan
masalah. Konflik bersifat destruktif bila konflik Six Categories of nonverbal signals:
tersebut menghabiskan energi, menghancurkan 1. Facial expressions
semangat kerja, dan memecah-belah tim .Ada 7 cara 2. Gesture and posture
yang dapat digunakan untuk memecahkan konflik 3. Vocal characteristics
dengan efektif: 4. Personal appearance
1. Proaction 5. Touch
2. Communication 6. Time and Space
3. Openness
4. Research
5. Flexibility CHAPTER 3
6. Fair Play
COMMUNICATING INTERCULTURALLY
Overcoming Resistance
Cara mengatasi penolakan:
 Express understanding
 Bring resistance out into the open
 Evaluate other’s objections fairly Komunikasi Lintas Budaya
 Hold your arguments until the other person is Intercultural communication is the process of sending
ready for them and receiving messages between people whose
cultural background leads them to interpret verbal
Making Your Meetings More Productive and nonverbal signs differently
Saat mengadakan pertemuan, pastikan bahwa
pertemuan itu memang benar-benar perlu dan tidak Understanding the Importance of Communicating
dapat digantikan oleh hal lain seperti telepon, e-mail Across Cultures
atu memo. Jelaskan maksud mengadakan pertemuan Dua tren yang mejadikan komunikasi bisnis lintas
(informational meetings atau decision-making budaya semakin penting:
meetings) ,Pilih orang-orang yang diundang untuk 1. The global marketplace
hadir.Pilih waktu dan fasilitas yang tepat, dan 2. The multicultural workforce
tetapkan agenda pertemuan
Improving Intercultural Sensitivity
Improving Your Listening Skills Culture is a shared system of symbols, beliefs,
Various Types of Listening: attitudes, values, expectations, and norms of behavior
1. Content Listening : untuk memahami dan Subcultures is distinct groups that exists within a
mengingat pesan dari pembicara. major culture
Penekanannya pada informasi dan
pemahaman. Tidak perlu ada evaluasi dari Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh budaya.
pihak pendengar. Untuk dapat berkomunikasi lintas budaya secara
2. Critical Listening : Untuk memahami dan efektif , seseorang harus mampu mengenali adanya
mengevaluasi pesan dari pembicara. perbedaan budaya dan mengatasi kecenderungan
3. Emphatic Listening : Untuk memahami ethnocentrism
perasaan, kebutuhan dan keinginan
pembicara. Jangan memberi saran kecuali Ethnocentrism is the tendency to judge all other
Anda diminta oleh si pembicara. Juga, jangan groups according to one’s own groups’s standards,
menghakimi si pembicara. behaviors, and customs and to see other groups as
inferior by comparison
Ketiga bentuk listening di atas merupakan active
listening, dimana pendengar secara sadar menutup Four Categories of Cultural Differences
seluruh filter dan bias yang dimilikinya untuk benar- 1. Contextual differences
benar mendengar dan memahami apa yang dikatakan 2. Legal and ethical differences
pembicara. 3. Social differences
4. Nonverbal differences
Understanding the Listening Process
Ada 5 tahap yang dilakukan seseorang dalam Contextual Differences
mendengarkan secara efektif: Cultural context is the pattern of physical cues,
1. Receiving environmental stimuli, and implicit understanding
2. Decoding that conveys meaning between members of the same
3. Remembering culture
4. Evaluating
5. Responding
PE1
 High-context cultures rely on implicit

nonverbal actions and environmental setting Analyzing Your Situation (Defining Your Purpose)
to convey meaning Pesan yang efektif dan efisien harus diawali dengan
 Low-context cultures rely on explicit verbal mendefinisikan maksud pesan tersebut dan siapa
communication audiensnya .Tujuan umum (general purpose) dari
Legal and Ethical Differences pesan-pesan bisnis terbagi menjadi: to inform, to
High-context cultures view laws as being more flexible persuade, or to collaborate with your audience .Selain
Low-context cultures tend to value written tujuan umum, setiap pesan juga memiliki tujuan
agreements and interpret law strictly . Legal systems khusus (specific purpose) .Tujuan khusus merupakan
differ from culture to culture. Ethical choices can be identifikasi dari apa yang diharapkan penulis pesan
more complicated when communicating across untuk dicapai dengan pesan tersebut dan apa yang
cultures seharusnya dilakukan atau dipikirkan audiens setelah
menerima pesan tersebut. Ada empat pertanyaan
Social Differences yang dapat digunakan untuk menguji tujuan dari
1. Attitudes toward materialism suatu pesan, yaitu:
2. Roles and status 1. Apakah akan ada perubahan sebagai hasil dari
3. Use of manners pesan tersebut?
4. Concepts of time 2. Apakah tujuan Anda realistis?
3. Apakah waktunya tepat?
Nonverbal Differences 4. Apakah tujuan dari pesan dapat diterima oleh
 Concepts of personal space organisasi?
 Use of body language
Developing an Audience Profile
Overcome Ethnocentrism Untuk menganalisis audiens:
 Acknowledge distinctions 1. Identifikasi siapa audiens sasaran yang utama
 Avoid assumptions 2. Tentukan ukuran audiens dan sebaran
 Avoid judgments geografisnya
3. Tentukan komposisi audiens
Improving Communication Across Cultures 4. Perkirakan tingkat pemahaman audiens
 Study other cultures terhadap topik pesan
 Overcome language barriers 5. Pahami ekspektasi dan preferensi audiens
6. Perkirakan reaksi audiens
 Develop effective intercultural
communication skills Gathering Information
Ada beberapa teknik informal yang dapat digunakan
CHAPTER 4 untuk mengumpulkan informasi:
 Pertimbangkan sudut pandang pihak lain
 Baca laporan dan dokumen-dokumen
PLANNING BUSINESS MESSAGES perusahaan
 Bicara dengan supervisor, rekan kerja dan
pelanggan
 Minta masukan dari audiens pesan
The Three-Step Writing Process
1. Planning : analisis situasi, mengumpulkan Kriteria informasi berkualitas
informasi, memilih media yang tepat, Informasi yang berkualitas memiliki atribut-atribut
mengorganisir informasi sbb:
2. Write : beradaptasi dengan audiens, meng- 1. Akurat
compose pesan 2. Ethical
3. Complete : merevisi pesan, membuat pesan, 3. Pertinent (relevan dengan kebutuhan/minat
membaca ulang pesan, mendistribusikan audiens)
pesan
Akurat
Planning periksa ulang setiap informasi yang dimasukkan
1. Analisis situasi : definisi tujuan pesan dan dalam pesan, hati-hati terutama bila menggunakan
membuat profil audiens sumber dari internet, periksa ulang setiap
2. Mengumpulkan informasi : menentukan perhitungan matematik atau finansial, periksa ulang
kebutuhan audiens dan memperoleh setiap tanggal dan jadwal.
informasi yang dibutuhkan untuk menjawab
kebutuhan tersebut Ethical
3. Memilih media yang tepat Dengan memastikan akurasi informasi dalam pesan,
4. Mengorganisasi informasi : menentukan ide maka berbagai masalah ethical sekaligus bisa
utama, membatasi cakupan, memilih dihindarkan Segera koreksi dan beri tahukan
pendekatan yang sesuai, membuat garis besar penerima pesan jika menemukan kesalahan informasi
isi pesan yang terlanjur dicantumkan
PE1
Pertinent
Prioritaskan informasi-informasi yang sekiranya CHAPTER 5
penting bagi audiens Jika pengirim pesan belum
cukup mengenal audiensnya untuk tahu informasi apa WRITING BUSINESS MESSAGES
yang kira-kira paling relevan untuk mereka, maka
pengirim pesan dapat menggunakan common sense
Selecting the Right Medium Three-Step Writing Process
1. Oral media : percakapan langsung, Three-step writing process: Planning, writing,
wawancara, pidato, presentasi, dll completing.
2. Written media : memo, surat, laporan, dll
3. Visual : any formats in which one or more Tahap writing terdiri atas:
visual elements play a central role in 1. Beradaptasi terhadap audiens (Adapt to the
conveying the message content audience).
4. Electronic : oral (telepon, dll), written 2. Menyusun pesan (Compose the message).
(email,dll), visual (ppt slides, dll) Adapting to Your Audience
Pesan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
Factors to Consider when Choosing Media ekspektasi audiens akan:
1. Media richness : kemampuan satu jenis media 1. membantu memberi jawaban atas
untuk menyampaikan pesan melalui satu atau pertanyaan-pertanyaan audiens
lebih informational cue, memfasilitasi umpan 2. membuat pesan lebih mudah diterima oleh
balik dan mengembangkan fokus personal audiens
2. Tingkat formalitas pesan
3. Tingkat keterbatasan media Beradaptasi terhadap audiens berarti:
4. Tujuan dari pengirim pesan (menekankan 1. Sensitif terhadap kebutuhan audiens
formalitas pesan, menyampaikan emosi, 2. Membangun hubungan yang kuat dengan
tanggapan langsung, bukti tertulis) audiens
5. Urgensi dan biaya 3. Mengendalikan style dan tone
6. Preferensi audiens
Being Sensitive to Your Audience’s Needs
Organizing Your Information  Memakai “You” Attitude : menunjukkan
Pesan yang diorganisir dengan baik membantu perusahaan peduli pada audiens-nya dengan
penulis pesan untuk bekerja dengan lebih efisien. cara mengekspresikan pesan dalam bentuk
Pengorganisasian pesan juga membantu audiens kepentingan dan kebutuhan audiens
untuk memahami pesan, menerima pesan dan  Selalu memenuhi standar sopan santun yang
menghemat waktu berlaku
 Menekankan hal-hal positif
The Process for Organizing Business Messages  Menggunakan kata-kata yang tidak bias (tidak
Effectively memiliki arti konotatif)
1. Define your main idea
2. Limit the scope “You” Attitude
3. Choose the direct or indirect approach “You” attitude berarti mengekspresikan pesan kita
4. Outlining your content dalam bentuk minat dan kebutuhan audiens .Contoh:
“We are pleased to announce our new flight schedule
Direct approach (deductive) from Atlanta to New York, which is any hour on the
Digunakan saat kita tahu audiens akan receptive hour” , bentuk “you” attitude-nya: “Now you can take
terhadap pesan kita. Pesan dibuka dengan ide utama, a plane from Atlanta to New York any hour on the
permintaan atau berita baik. Bagian tengah pesan hour”
memberi details yang diperlukan. Ditutup dengan
referensi terhadap berita baik yang disampaikan atau Hindari penggunaan kalimat-kalimat dengan kata you
pernyataan tentang tindakan tertentu yang diinginkan and yours jika dengan penggunaan kata tersebut
penerima pesan kalimat Anda terkesan diktatorial, membuat orang
lain merasa bersalah, atau bertentangan dengan gaya
Indirect approach (inductive) organisasi tempat kerja Anda. Contoh: “Anda harus
Digunakan saat audiens diperkirakan akan bersikap selesai mengoreksi semua surat ini pukul 5 sore” lebih
skeptical atau bahkan resistant terhadap pesan. baik tulis “Seluruh surat diharapkan selesai dikoreksi
Bagian pembukaan diawali dengan pernyataan netral pukul 5 sore”
atau pernyataan yang menarik perhatian. Bagian
tengah pesan berisi berita buruk dan alasan-alasannya Building Strong Relationships with Your Audience
atau hal-hal yang menarik minat audiens. Ditutup Untuk menyampaikan maksud pesan, pengirim pesan
dengan sopan atau dengan meminta tindakan harus membangun relationships dengan audiens,
tertentu dengan cara:
1. Menunjukkan kredibilitas
2. Menampilkan image perusahaan
PE1
Establishing Your Credibility

Tanggapan audiens terhadap pesan sangat
dipengaruhi oleh persepsi mereka terhadap CHAPTER 6
kredibilitas pengirim pesan. Untuk menunjukkan
kredibilitas di hadapan audiens yang baru ditemui, COMPLETING BUSINESS MESSAGES
pengirim pesan harus menunjukkan:
1. kejujuran,
2. obyektivitas,
3. sikap tanggap terhadap kebutuhan audiens, Three-step writing process
4. credentials, pengetahuan dan keahlian, Three-step writing process: planning, writing,
5. endorsements completing
6. performance
7. kepercayaan diri Completing terdiri atas: revising the message,
8. gaya komunikasi yang sesuai produce the message, proofread the message,
9. ketulusan distribute the message
Projecting Your Company’s Image Revising Your Message

Saat berkomunikasi dengan pihak eksternal, pengirim 1. Evaluating your content, organization, style
pesan menjadi juru bicara bagi perusahaan .Kesan and tone
yang diciptakan oleh pengirim pesan dapat 2. Reviewing for readability
meningkatkan atau menurunkan image perusahaan. 3. Editing and rewriting (if necessary) for clarity
Karena itu, gaya komunikasi perusahaan harus and conciseness
ditempatkan di atas selera pribadi pengirim pesan Evaluating Your Content, Organization, Style and
Tone
Controlling Your Style and Tone Untuk mengevaluasi isi pesan, pertanyaan pertanyaan
Style merupakan cara pengirim pesan menggunakan yang digunakan adalah:
kata-kata untuk menciptakan tone (keseluruhan 1. Apakah informasi yang disampaikan akurat?
kesan) tertentu. Disarankan untuk menggunakan tone 2. Apakah informasi yang disampaikan relevan
percakapan (tidak terlalu formal tetapi juga tidak dengan audiens?
terlalu informal) serta menggunakan kata-kata yang 3. Apakah informasi yang disampaikan sudah
mudah dimengerti cukup untuk memenuhi kebutuhan audiens?
4. Apakah sudah cukup seimbang antara
How to achieve a conversational tone informasi umum dengan informasi khusus?
1. Avoid obsolete and pompous language
2. Avoid preaching and bragging Untuk mengevaluasi organisasi pesan, pertanyaan-
3. Be careful with intimacy pertanyaan yang dapat diajukan adalah:
4. Be careful with humor 1. Apakah semua poin sudah memenuhi urutan
yang logis?
Composing Your Message 2. Apakah ide-ide utama sudah paling
Pilih kata-kata yang ada dalam ejaan baku, tidak ditampilkan?
memiliki konotasi negatif, mudah dimengerti dan 3. Apakah ada urutan yang membuat pesan
tidak klise. Kembangkan paragraf dengan memulainya lebih meyakinkan?
dari satu ide utama. Pilih salah satu cara berikut untuk 4. Apakah ada poin yang diulang-ulang?
mengembangkan paragraf: ilustrasi, perbandingan 5. Apakah semua detail sudah dikelompokkan
dan kontras, sebab akibat, klasifikasi, solusi terhadap secara logis?
satu persoalan
Untuk mengevaluasi style and tone, ajukan
Five ways to develop a paragraph pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Illustration : memberikan contoh yang 1. Apakah style dan tone yang digunakan sudah
mendemonstrasikan ide utama cukup formal/terlalu formal/terlalu casual utk
2. Comparison/contrast : menggunakan audiens?
kemiripan atau perbedaan untuk 2. Apakah pesan Anda sudah menekankan
mengembangkan topik kebutuhan audiens di atas kebutuhan Anda?
3. Cause and effect : fokus pada alasan-alasan
untuk sesuatu Reviewing for Readability
4. Classification : menunjukkan bagaimana satu 1. Variasikan panjang kalimat
ide utama dibagi menjadi beberapa kategori 2. Jangan membuat paragraf-paragraf yang
5. Problem and solution : menunjukkan satu terlalu panjang
masalah lalu mendiskusikan solusinya 3. Menggunakan lists dan bullets untuk
menjelaskan dan menekankan
4. Tambahkan headings dan subheadings
Editing for Clarity and Conciseness
1. Bagi kalimat-kalimat yang terlalu panjang
menjadi beberapa kalimat
2. Hapus kalimat-kalimat yang tidak perlu
3. Jangan berlebihan dalam memakai kata-kata
PE1
Dalam membuat e-mail bisnis, the Three-Step Process

Producing your message harus diterapkan
Kualitas dokumen atau tampilan layar mempengaruhi 1. Planning : pastikan bahwa setiap e-mail yang
readability dan juga persepsi audiens terhadap Anda dikirim memang benar-benar perlu supaya
dan organisasi Anda. Readability dan elemen-elemen tidak menghabiskan waktu si penerima,
desain dapat meningkatkan efektivitas pesan, tapi pikirkan dahulu sebelum menggunakan cc,
juga bisa menjadi penghalang pesan tetap perhatikan urutan dalam hirarki
perusahaan
readability 2. Writing : Tetap perhatikan ejaan dan tata
 White space bahasa yang benar, gunakan kalimat subyek
 Margins and justification yang efektif, jaga emosi saat menulis karena
 Typeface/font e-mail bisa disimpan penerima dan dijadikan
 Type styles bukti
3. Completing : baca ulang, revisi, gunakan
Proofreading your message signature, periksa ulang alamat e-mail yang
 Lakukan beberapa kali menjadi tujuan
 Lakukan dengan cara yang berbeda-beda (dari
depan ke belakang, kemudian dari belakang Creating Effective Instant Messages and Text
ke depan, dsb) Messages
 Periksa ulang item-item penting Keuntungan menggunakan Instant Messages (IM)
 Jangan lakukan segera setelah selesai respon yang cepat terhadap pesan-pesan penting,
membuat pesan, beri jarak waktu biaya yang lebih rendah dibanding telepon dan e-mail,
 Jangan melakukan proofreading saat sedang mirip percakapan biasa
lelah
Kekurangan IM
 Konsentrasi, hindari gangguan-gangguan masalah security, perlunya user authentication, sulit
 Untuk dokumen elektronik, sebaiknya me-review dan mengarsip pesan-pesan
dikoreksi dalam bentuk print
 Jangan terburu-buru The Three-Step Process juga bisa dilakukan dalam IM
sebagai berikut:
Distributing Your Message 1. Planning : pikir dahulu sebelum meminta atau
Cost merespon sesuatu
Convenience 2. Writing : hindari singkatan-singkatan kecuali
Time jika ber-IM dengan teman akrab
Security and Privacy 3. Completing : Baca sekilas pesan sebelum
dikirim untuk memastikan tidak ada salah
CHAPTER 7 ketik dan pesan sudah lengkap dan jelas
Untuk menggunakan IM secara efektif dan efisien
CRAFTING MESSAGES FOR ELECTRONIC MEDIA ,maka lakukan hal-hal berikut:
1. Jangan ber-IM jika Anda harus fokus ke
pekerjaan lain
Choosing Electronic Media for Brief Messages 2. Jangan mengirim informasi confidential
1. Memos and letters : sudah banyak digantikan kecuali jika sistemnya secure
oleh e-mail 3. Jangan gunakan IM untuk pesan-pesan yang
2. E-mail : cepat dan biayanya rendah, tapi panjang dan kompleks
menyebabkan masalah spam, virus, dll 4. Jangan ber-IM dengan lebih dari 1 orang pada
3. Instant Messaging (IM) : lebih cepat dan lebih saat yang sama untuk menghindari salah kirim
sederhana dibandingkan e-mail pesan
4. Text messaging : instan dan portable, tapi
lebih merepotkan karena tombol ketik pada Creating Effective Business Blogs
ponsel tidak berbentuk keyboard Blogs menggabungkan keuntungan jangkauan global
5. Blogs : Mudah dan cepat dalam meng-update dan nilai referensi dari website biasa dengan
content, namun jumlahnya sangat banyak kemiripan percakapan yang dimiliki e-mail atau IM .
6. Podcasts : lebih sulit dan memerlukan banyak Syarat-sarat blog bisnis yang baik adalah
peralatan dalam menyiapkannya berkomunikasi dengan gaya personal dan otentik,
memberi informasi baru dengan cepat, memilih topik
Creating Effective E-Mail Messages yang paling diminati audiens, mengundang audiens
E-mail bisnis sifatnya lebih formal dibandingkan e- untuk memberi tanggapan (ikut serta dalam
mail untuk teman dan keluarga percakapan)
Risiko-risiko e-mail bisnis : dapat dijadikan bukti Understanding the Business Aplications of Blogging
dalam persidangan, adanya kemungkinan 1. Manajemen proyek dan komunikasi team
mengungkapkan rahasia bisnis, mengekspos sistem 2. Berita-berita perusahaan
komputer perusahaan kepada ancaman virus, dll 3. Customer support
4. Public relations dan media relations
PE1
5. Rekrutmen
6. Diskusi mengenai kebijakan dan masalah- How to Close Routine Requests
masalah perusahaan Tutup pesan/permintaan rutin dengan menyertakan
7. Komunikasi saat krisis tiga hal berikut:
8. Riset pemasaran 1. Permintaan yang specific
9. Brainstorming 2. Informasi tentang bagaimana Anda bisa
10. Viral marketing dihubungi
11. Pengganti E-mail 3. Ucapan terima kasih
12. Sindikasi berita
Categories of Routine Requests
Adapting the Three-Step Process for Successful 1. Meminta informasi dan tindakan tertentu
Blogging 2. Meminta rekomendasi
3. Mengajukan claims dan meminta adjustments
1. Audience : definisikan siapa yang menjadi
audiens sasaran dari blog Anda Asking for Information and Action
2. Purpose : blog bisnis harus mempunyai tujuan  Jelaskan apa yang Anda butuhkan dari
yang penting bagi perusahaan maupun pembaca atau apa yang perlu dilakukan
audiens sasaran pembaca
3. Scope : scope harus cukup luas untuk  Jelaskan kenapa Anda memerlukan hal
memungkinkan diskusi dalam jangka waktu tersebut
lama, namun cukup sempit untuk tetap fokus  Jelaskan manfaat bagi pembaca jika
permintaan Anda dipenuhi
Adapting the Three-Step Process for Successful Asking for Recommendations
Podcasting Buka pesan Anda dengan menyatakan bahwa saat ini
1. Planning : analisis situasi, kumpulkan Anda sedang applying for a position/scholarships/etc
informasi-informasi yang dibutuhkan, dan bahwa Anda ingin meminta rekomendasi dari
organisasikan bahan-bahan Anda pembaca .Gunakan bagian pembukaan untuk me-
2. Writing / Recording : Pikirkan apa yang akan refresh ingatan pembaca tentang saat Anda bekerja
Anda katakan sehingga Anda tidak ramble on sama dengan pembaca . Lampirkan cv jika perlu .
3. Completing : pikirkan kualitas teknis yang Tutup pesan dengan ucapan terima kasih, nama dan
Anda inginkan atau yang dibutuhkan audiens alamat orang yang harus dikirimi rekomendasi
dari podcasts Anda tersebut, dan batas waktu pengiriman
CHAPTER 8 Making Claims and Requesting Adjustments

1. Gunakan tone profesional, jangan
melampiaskan emosi dalam pesan Anda
WRITING ROUTINE AND POSITIVE MESSAGES 2. Jelaskan masalah yang ingin Anda claim /
adjust dalam bagian pembukaan
3. Di bagian tengah, berikan detail yang specific/
back-up information
Using the Three Step Writing Process 4. Tutup dengan menyatakan tindakan tertentu
1. Planning : analisis apa tujuan penulisan pesan yang Anda harap dilakukan pembaca disertai
dan siapa audiensnya, mengetahui apa yang deadline dan contact info
menjadi kebutuhan pembaca pesan, 5. Dokumentasikan pesan dan bukti-bukti yang
menyesuaikan media yang akan digunakan perlu
dengan audiens sasaran
2. Writing : menggunakan direct approach Routine Replies
3. Completing revisi pesan, memilih desain dan Balas permintaan rutin yang sederhana dengan
bentuk pengantaran yang sesuai, segera dan menyeluruh . Rencanakan balasan Anda
proofreading dengan hati-hati karena hal ini menyangkut citra
perusahaan dan possible future sales. (jika Anda
Strategy for Routine Request membalas permintaan pihak eksternal)
 Gunakan direct approach : nyatakan apa yang
menjadi tujuan/kebutuhan di depan Routine Replies is Granting Claims and Requests for
 Hindari kesan terlalu langsung/memerintah Adjustments . Jika perusahaan Anda melakukan
 Perhatikan tone dari pesan kesalahan (masalah rutin yang tertera dalam
 Nyatakan permintaan dengan jelas dan kebijakan perusahaan, bukan masalah besar yang
specific mungkin menyebabkan krisis), lakukan hal-hal
 Jelaskan manfaat dari hal yang diminta di berikut:
bagian tengah pesan 1. Acknowledge receipt of the customer’s claim
 Tutup pesan rutin dengan menyertakan or complaint
deadline dan jangan lupa menulis contact 2. Assign personal responsibility for setting
information matters straight
3. Bersimpati terhadap masalah pelanggan
PE1
4. Jelaskan bagaimana Anda telah mengambil 3. Completing persuasive messages

langkah-langkah untuk menyelesaikan
masalah pelanggan Step1: Planning Persuasive Messages
5. Lakukan langkah-langkah untuk memperbaiki Analisis situasi : tentukan tujuan menulis pesan dan
hubungan dengan pelanggan jelaskan tujuan tersebut kepada pembaca
6. Follow up untuk menunjukkan bahwa Anda Mengumpulkan informasi Memilih medium yang
benar-benar peduli terhadap keluhan tepat
pelanggan Mengorganisasikan informasi
Jika kesalahan ada di pihak pelanggan Anda berhak Step 2: Writing Persuasive Messages
menolak klaim pelanggan. Jika Anda melakukan hal  “You” attitude
ini, nyatakan dengan sopan dan jelaskan mengapa  Gunakan bahasa yang sopan
Anda tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan.  Memahami perbedaan budaya
Tutup dengan ucapan terima kasih atas customer’s  Tunjukkan kredibilitas (gunakan bahasa yang
business simple, tunjukkan fakta-fakta yang
Anda juga bisa memenuhi permintaan pelanggan mendukung pernyataan pesan, menjelaskan
supaya Anda tidak kehilangan bisnis dengannya siapa yang menjadi narasumber, obyektif)
Providing Recommendations Step 3: Completing Persuasive Messages
 Sertakan semua detail yang diperlukan (nama  Revisi
lengkap kandidat, posisi yang di-apply,  Produce
hubungan penulis rekomendasi dengan  Proofread
kandidat, dll)  Metode delivery pesan
 Beri contoh-contoh/perbandingan yang
diperlukan untuk lebih meyakinkan pembaca Developing Persuasive Messages
 Masukkan informasi yang relevan dan faktual Empat strategi dasar dalam menyusun pesan
 Hindari judgments persuasif:
Jika ada criticism, imbangi dengan hal-hal positif  Struktur pesan ( AIDA Model )
tentang kandidat  Menyeimbangkan sudut pandang logis dan
emosional
Creating Informative Messages  Memperkuat posisi
1. Gunakan bagian pembukaan untuk  Mengantisipasi keberatan
menyatakan tujuan dari pesan dan jenis
informasi yang anda kirimkan Structuring Your Message – AIDA Model
2. Tuliskan semua detail yang perlu  Attention : Menggugah perhatian audiens
3. Tutup dengan sopan dan sertakan contact sehingga mereka tertarik untuk
info yang bisa dihubungi pembaca jika ada membaca/mendengar lebih lanjut
pertanyaan mengenai informasi yang baru
diterima  Interest : Jelaskan relevansi pesan terhadap
kepentingan audiens, jelaskan lebih detail
Goodwill Messages solusi yang ditawarkan
Goodwill adalah perasaan positif yang akan  Desire : Jelaskan bagaimana penawaran ini
mendorong seseorang untuk mempertahankan akan memberi manfaat pada audiens,
hubungan bisnis . Jenis-jenis goodwill messages: bangkitkan keinginan audiens untuk
ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan bela melakukan apa yang Anda harapkan
sungkawa. Goodwill messages harus dibuat dengan  Action : Jelaskan apa yang Anda ingin audiens
tulus, tidak berlebihan, dan didasari fakta lakukan dan beri sarana untuk memudahkan
audiens melakukan tindakan tersebut (toll-
free numbers, nomor rekening, contact
CHAPTER 10 person, dll)
WRITING PERSUASIVE MESSAGES Balancing Emotional and Logical Appeals

 Emotional appeal : Berusaha untuk connect
dengan perasaan atau simpati pembaca
 Logical appeals : Menarik perhatian pembaca
Persuasive Messages dengan alasan-alasan logis
Persuasion  Logical appeals : Three types of reasoning:
usaha untuk mengubah sikap, keyakinan, atau o Analogy
tindakan seseorang .Effective persuasion adalah o Induction : specific evidence to a
kemampuan untuk menyajikan suatu pesan general conclusion
sedemikian rupa sehingga pembaca pesan akan o Deduction : from a generalization to a
mendukung isi pesan tersebut specific conclusion
Three-step writing process
1. Planning persuasive messages
2. Writing persuasive messages
PE1
penelitian yang dilakukan dengan mencari informasi

Reinforcing your position dari sumber-sumber yang telah ada
 Semantics : Gunakan kata-kata yang lebih
kuat untuk menyampaikan pesan dengan Evaluating sources :
tidak berlebihan 1. Reputasi sumber untuk kejujuran dan
 Other tools : fokus pada permasalahan reliability
utama, tawarkan win-win situation, etc. 2. Kemungkinan sumber untuk bias
3. Tujuan penulisan bahan riset
Dealing with resistance 4. Kredibilitas sumber
Untuk mengatasi keberatan-keberatan dari pembaca 5. Darimana sumber informasi datanya
jelaskan pros dan cons dari ide Anda, antisipasi 6. Apakah bahan-bahan dalam sumber bisa kita
keberatan-keberatan yang mungkin timbul dan verifikasi sendiri?
sediakan solusinya . Jangan menolak kompromi dan 7. Apakah bahan-bahan ini current?
jangan mengasumsikan audiens bisa menerima 8. Apakah bahan-bahan ini lengkap?
persuasi Anda hanya dengan sekali mengirim pesan
Conducting secondary research
Examples of persuasive business messages  Online materials
1. Persuasive requests for action  Perpustakaan (surat kabar, majalah, jurnal,
2. Persuasive presentations of ideas buku, dll)
3. Persuasive claims and requests for
adjustments Conducting primary research
4. Finding, Evaluating and Processing Survey : harus reliable dan valid
Information  Pemilihan sample
 Pertanyaan-pertanyaan dalam kuesioner
CHAPTER 11 Conducting interviews
Pikirkan urutan pertanyaan
Beri ranking prioritas untuk pertanyaan-pertanyaan
FINDING, EVALUATING, AND PROCESSING wawancara, mana yang penting sekali untuk dijawab
INFORMATION Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang cerdas
Batasi jumlah pertanyaan
Edit pertanyaan
Effective process for conducting business research
1. Rencanakan penelitian anda Processing data and information
2. Cari dimana data dan informasi yang 1. Quoting
diperlukan dapat diperoleh 2. Paraphrasing
3. Proses data dan informasi yang berhasil 3. Summarizing
didapat
4. Aplikasikan hasil / temuan dari penelitian Applying your findings
5. Mengelola informasi secara efisien 1. Summarizing your research
2. Drawing conclusions
Planning your research 3. Making recommmendations
1. Familiarkan diri anda dengan subyek
penelitian, buat satu problem statement
2. Tentukan kesenjangan informasi yang ada CHAPTER 12
3. Prioritaskan apa yang menjadi kebutuhan
riset anda DESIGNING VISUAL COMMUNICATION
4. Pertahankan kode etik dan sopan santun
dalam penelitian
Maintaining ethics Visual Communication: The Power of Images
1. Jangan memaksakan hasil yang anda Unsur-unsur visual yang dirancang dengan baik dapat
kehendaki memperkuat komunikasi teks dan bahkan terkadang
2. Hormati privacy dari partisipan menggantikan fungsinya.
3. Dokumentasikan sumber-sumber yang
digunakan dan beri kredit (cantumkan Visual dapat:
namanya) 1. Menarik perhatian audiens
4. Hormati intellectual property dari sumber 2. Membantu audiens memahami dan
mengingat isi pesan
Types of Research 3. Membantu menjembatani perbedaan latar
Primary research belakang audiens (misal: audiens yang
penelitian yang dilakukan untuk mencari informasi memiliki tingkat pendidikan yang beragam)
tertentu khusus untuk suatu permasalahan yang telah 4. Membantu mempengaruhi mood audiens
ditentukan sebelumnya
Secondary research
PE1
Visual Symbolism Informal Balance

makna konotatif (kesan mental dan emosi yang
ditangkap audiens) yang ditimbulkan oleh
bentuk/warna/unsur-unsur desain tertentu yang
berbeda-beda antar budaya
Contoh : angka 13 = nasib buruk
warna hitam = berkabung
The Visual Evolution in Business Communication
Meningkatnya penggunaan visual dalam komunikasi
bisnis dilatarbelakangi oleh faktor-faktor berikut:
1. Kemajuan dalam teknologi digital
2. Kemajuan dalam teknologi internet
3. Meningkatnya skilldan ekspektasi audiens The Ethics of Visual Communication
 Pertimbangkan seluruh interpretasi dan
Visual Literacy misinterpretasi yang mungkin timbul dari
kemampuan (sebagai pengirim pesan) untuk sudut pandang audiens
menciptakan imagesyang efektif dan (sebagai  Berikan konteks dari visual yang ditampilkan
penerima pesan) untuk secara tepat sehingga audiens lebih mudah memahami
menginterpretasikan pesan-pesan visual maksudnya
 Jangan menyembunyikan atau meminimalkan
Six Principles of Visual Design informasi negatif
 Consistency : konsisten untuk keseluruhan isi  Jangan melebih-lebihkan informasi
dokumen  Jangan terlalu menyederhanakan masalah
 Contrast : menggunakan warna-warna yang rumit
kontras untuk menggambarkan perbedaan  Jangan mengimplikasikan hubungan sebab-
antara dua hal/lebih akibat tanpa memberikan bukti
 Balance : Formal balance dan informal  Hindari manipulasi emosional atau bentuk
balance pemaksaan lainnya
 Emphasis : unsur paling dominan dalam visual
harus mencerminkan hal paling penting Identifying Points to Illustrate
 Convention : mengikuti aturan-aturan yang •Bagian mana dari teks yang rumit, mungkin
berlaku secara umum menimbulkan misinterpretasi, atau membosankan?
 Simplicity :Ingatlah bahwa visual dibuat untuk •Apakah ada ide atau data yang tidak jelas tanpa
memudahkan penyampaian informasi, bukan adanya visual?
untuk menghias •Apakah ada angka-angka atau fakta yang sulit
dimengerti tanpa adanya visual?
Contrast
Characteristics of Effective Visuals
•Clear : membantu menjelaskan hal yang rumit jika
dijelaskan hanya dengan kata-kata
Complete : melengkapi data dalam bentuk teks
•Concise : membantu meringkas hal yang jika
dijelaskan hanya dengan teks akan bertele-tele
•Connected : menunjukkan hubungan antara
berbagai variabel data/berbagai hal
•Compelling : membantu agar dokumen/presentasi
tampil lebih menarik
Presenting Data with Visuals
Formal Balance •Tables : menunjukkan nilai-nilai individual tertentu
Analisis & Pembahasan
PE1
Line Chart, Bar Chart

•Untuk menunjukkan trend dari satu/lebih variabel,
atau hubungan antar variabel-variabel tersebut,
dalam satu waktu tertentu
•Untuk membandingkan dua atau lebih kelompok
data
Drawing, Photograph, Animation and Video

•Drawing : menunjukkan hubungan konseptual atau
spasial (disederhanakan)
•Photograph : menunjukkan hubungan spasial
(realistis)
•Animation and Video : menunjukkan proses dan
transformasi in action
Pie Chart
Untuk menunjukkan frekuensi atau distribusi dalam
bentuk bagian dari keseluruhan
Verifying the Quality of Your Visuals

•Is the visual accurate?
•Is the visual properly documented?
•Is the visual honest?
Scatter and Bubble Chart CHAPTER 13

Membandingkan sesuatu terhadap dua atau tiga
variabel
PLANNING REPORTS AND PROPOSALS
Reports : uraian tertulis yang secara obyektif

mengkomunikasikan informasi mengenai aspek-aspek
tertentu dalam bisnis
Proposals : kategori khusus dari laporan yang
menggabungkan penghantaran informasi dengan
komunikasi persuasif
Map
Menunjukkan hubungan atau perbandingan geografis Categories of reports
•Informational reports : berisi data, fakta dan umpan
balik serta informasi lainnya tanpa analisis maupun
rekomendasi
•Analytical reports : berisi informasi dan analisis,
mungkin juga disertai rekomendasi
•Proposals : berisi persuasi terstruktur yang ditujukan
pada audiens internal maupun eksternal
Variations in the nature of reports
•Voluntary or mandatory : berpengaruh pada struktur
laporan, di mana voluntary reportsbiasanya lebih
Flowchart bebas strukturnya
Untuk menggambarkan proses atau prosedur
PE1
•Internal or external audience : berpengaruh pada •Reports to implement policies and procedures
informasi yang bisa dimasukkan dalam laporan, di mengkomunikasikan peraturan dan kebijakan
mana laporan untuk audiens eksternal harus lebih organisasi
hati-hati dalam memasukkan informasi
•Lengths and complexity •Reports to demonstrate compliance
memberikan informasi kepada pembuat peraturan
The Three-Step Writing Process atau otoritas bahwa perusahaan telah memenuhi
•Planning : analisis situasi, mengumpulkan informasi, persyaratan formal yang berlaku
memilih media yang tepat, mengorganisasi informasi
•Writing : adaptasi terhadap audiens, menyusun •Reports to document progress
pesan memberi informasi pada manajer atau pelanggan
•Completing : revisi pesan, memproduksi pesan, mengenai status sebuah proyek
proofreading, mendistribusikan pesan
Organizational Strategies for Informational Reports
Planning: Defining Your Purpose •Comparison : menunjukkan kesamaan dan
•Analyzing the situation :tentukan purpose(statement perbedaan (atau kelebihan dan kekurangan) antara
of purpose) dua hal atau lebih
•Statement of purpose mendefinisikan alasan •Importance : menyusun laporan dimulai dari hal
mengapa kita menyusun laporan yang paling penting
•Sequence : digunakan untuk menjelaskan urutan
Planning: Preparing Your Work Plan langkah-langkah dalam suatu proses
•Buat satu rencana kerja (workplan) dengan unsur- •Chronology : menjelaskan urutan peristiwa sesuai
unsur sebagai berikut: saat kejadiannya
* Statement of the problem or the opportunity •Spatial orientation : digunakan saat menjelaskan
* Statement of the purpose and scope of your cara kerja suatu objek atau keadaan suatu
investigation tempat/ruang
* Discussions of tasks to be accomplished •Geography : pengorganisasian menurut lokasi
* Description of any products that will result from geografis
your investigation •Category : pengorganisasian menurut kategori
* Review of project assignments, schedules and tertentu, dilakukan saat membahas beberapa aspek
resource requirements dari suatu subyek
* Plans for following up after delivering the report
* Working outline Creating Successful Business Plan
•Gathering information : data sekunder dan primer •Summary
(jika perlu) •Mission and objectives
•Selecting the right medium :pertimbangkan •Company and industry
kenyamanan audiens sasaran. Pertimbangkan juga •Products or services
menggunakan lebih dari satu media. •Market and competition
•Organizing your information : direct, indirect, atau •Management
kombinasi antara keduanya •Marketing strategy
•Design and development plans
Planning: Organizing Your Information •Operations plan
•Kebanyakan laporan bisnis menggunakan direct •Overall schedule
approach •Critical risks and problems
•Direct approach digunakan saat audiens bersikap •Financial projections and requirements
receptive atau open-minded, atau saat kredibilitas •Exit strategy
penyusun laporan sudah dikenal
•Indirect approach digunakan saat audiens bersikap Organizing Website Content
skeptis, atau saat penyusun laporan belum diketahui Web readers are demanding
kredibilitasnya dengan begitu banyak pilihan website tersedia,
audiens bisa langsung pindah dari satu website jika
Apapun pendekatan yang digunakan,yang harus website tersebut dirasa tidak memberi informasi yang
diingat saat mengorganisir laporan atau proposal diperlukan
adalah:
•Pahami dan penuhi ekspektasi audiens Reading online can be difficult
•Pilih format yang sesuai dengan tugas yang bagi rata-rata orang, membaca layar monitor lebih
dikerjakan sulit dibanding membaca versi cetak
•Usahakan laporan sesingkat mungkin dengan tidak
memasukkan informasi yang tidak perlu The web is nonlinear, multidimensional medium
•Gunakan headings yang informatif ada berbagai jalur dan urutan yang bisa ditempuh
pembaca website
Categories of informational reports
•Reports to monitor and control operations To organize your site effectively:
memberi umpan balik dan informasi lainnya untuk •Plan your navigation first
tentang suatu pengambilan keputusan •Let your readers be in control
•Break your information into chunks
PE1
Merupakan bagian pertama dari laporan/proposal.

Categories of analytical reports Berisi paling tidak 4 hal yaitu:
•Reports to assess opportunities : menjelaskan risiko Problem atau assignment
dan imbalan jika memilih satu tindakan bisnis tertentu merupakan konteks dari laporan/proposal
•Reports to solve problems :menganalisis masalah  Pengenalan topik permasalahan dan
dan terkadang juga menawarkan solusinya menjelaskan kenapa topik tersebut penting
•Reports to support decisions : menilai keberhasilan  Previewdari ide-ide utama laporan/proposal
keputusan yang telah diambil atau yang akan diambil  Pengenalan tone dan hubungan penulis
dengan audiens
Challenges in writing analytical reports
•Keharusan untuk memberikan solusi/kesimpulan dan The body of a report/proposal
rekomendasi, tidak hanya sekedar mengungkapkan •The body : bagian tengah. Berisi pemaparan
data dan informasi informasi disertai dengan analisis dan interpretasinya
•Keharusan untuk menyatakan analisis secara •Bisa juga bagian isi (body) ini disertai dengan bukti-
menarik dan persuasif bukti yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi
•Ada konsekuensi dari tindakan-tindakan yang
diambil berdasarkan rekomendasi dari analytical The close of a report/proposal
reports •The close : bagian penutup. Berfungsi untuk
menekankan poin-poin utama, meringkas manfaat
Clarifying the problems in analytical reports bagi pembaca jika saran dalam laporan/proposal
•What needs to be determined? dijalankan, memberi detil siapa-siapa yang harus
•Why is this issue important? menjalankan tugas-tugas tertentu
•Who is involved in this situation?
•Where is the trouble located?
•How did the situation originate? Characteristics of effective report content
•When did it start? 1. Akurat : benar fakta-faktanya
2. Lengkap : sertakan seluruh informasi yang
Organizational strategies for analytical reports diperlukan pembaca untuk memahami situasi,
•Focusing on conclusions :for receptive audience permasalahan atau proposal
•Focusing on recommendations 3. Berimbang :Tunjukkan seluruh sisi
•Focusing on logical arguments : skeptical audience (2 permasalahan secara fair
+ 2 = 4 approach dan the yardstick approach) 4. Jernih dan logis :gunakan kalimat-kalimat
yang jelas dan transisi yang logis
Planning proposals 5. Referensi sumber yang lengkap
•Jika merespon RFP (Request for Proposals), ikuti
instruksi RFP sedetil mungkin dan sertakan semua Report Introduction
informasi yang diminta, karena hal ini akan •Authorization :kapan, bagaimana dan oleh siapa
berpengaruh pada diterima atau tidaknya proposal laporan tersebut di-authorize, siapa yang menulis
•Jika menulis unsolicited proposals, struktur laporan dan kapan laporan tersebut diserahkan
pengorganisasian dan informasi yang disertakan lebih •Problem/opportunity/purpose :alasan mengapa
bebas, sesuai keinginan penulis laporan tersebut ditulis dan apa yang bisa dicapai
dengan ditulisnya laporan tersebut
CHAPTER 14 •Scope :apa saja yang akan dibahas dalam laporan.
Berguna untuk menetapkan tingkat ekspektasi
audiens.
WRITING REPORTS AND PROPOSALS •Background :kondisi atau faktor-faktor yang
menyebabkan laporan tersebut perlu ditulis. Hal ini
memungkinkan audiens memahami bagaimana suatu
kondisi tertentu tercipta dan apa saja yang telah
Writing reports and proposals : Adapting to your dilakkukan untuk mengatasinya.
audience •Sources and methods :informasi primer dan
•Be sensitive to your audience’s needs :“you” sekunder yang digunakan dan bagaimana cara
attitude, memperhatikan tata krama yang berlaku, mengumpulkannya
menekankan hal-hal positif, dan menggunakan •Definitions :definisi tentang istilah-istilah tertentu
bahasa yang tidak bias. yang mungkin kurang dipahami audiens
•Build a strong relationship with your •Limitations :faktor-faktor yang mungkin
audience,jelaskan kredibilitas Anda, lakukan riset mempengaruhi kualitas laporan yang ada di luar
menyeluruh, tuliskan sumber-sumber data Anda, kekuasaan penulis
gunakan data yang credible •Report organization :susunan laporan, topik-topik di
•Control your style and tone (formal atau informal) dalamnya akan dibahas dengan urutan bagaimana
Composing reports and proposals Report Body
•Introduction •Penjelasan tentang satu masalah atau peluang
•Body •Fakta, bukti statistik dan trends
•Close •Hasil penelitian atau investigasi
Ctd –Introduction of a report/proposal •Analisis tindakan yang mungkin diambil
PE1
•Untung-rugi dan perbandingan biaya dengan •Headings and links

manfaat dari satu tindakan tertentu •Transitions
•Prosedur atau langkah-langkah dalam satu proses •Previews and reviews
•Metode dan pendekatan
•Kriteria evaluasi bagi berbagai pilihan yang ada
•Kesimpulan dan saran (dalam direct reports) CHAPTER 15
•Alasan-alasan yang mendukung kesimpulan dan
saran WRITING REPORTS AND PROPOSALS
Report Close
•Jika menggunakan direct approach, bagian penutup
ini berisi ringkasan dari poin-poin utama Completing reports and proposals
•Jika menggunakan indirect approach, bagian •Revise the message
penutup ini berisi kesimpulan dan saran •Produce the message
•Jika laporan memberikan saran tertentu, gunakan •Proofread the message
bagian penutup ini untuk menjelaskan tindakan- •Distribute the message
tindakan nyata yang bisa dilakukan pembaca
Components of a formal report
Strategies to strengthen proposal argument •Prefatory parts
•Demonstrate your knowledge •Text parts
•Provide concrete information and examples •Supplementary parts
•Research the competition
•Prove that your proposal is workable Prefatory parts -laporan
•Adopt a “you” attitude •Cover :cantumkan judul laporan, nama penulis dan
•Package your proposal attractively tanggal penyerahan (tidak harus)
Proposal introduction •Title fly ( halaman yang hanya berisi judul laporan
•Background or statement of the problem or the :tidak harus ada, hanya untuk menambah formalitas
opportunity :yakinkan pembaca bahwa ada masalah laporan) dan title page (berisi judul laporan, nama-
atau peluang tertentu sehingga nantinya mereka bisa alamat-jabatan dari orang yang mensahkan laporan
menerima solusi yang ditawarkan dalam proposal :jika ada, nama penyusun laporan, tanggal
•Solution :jelaskan secara singkat bagaimana proposal penyerahan laporan)
Anda akan membantu pembaca mencapai tujuan •Letter of authorization (surat instruksi pembuatan
bisnisnya laporan) & letter of acceptance (surat pernyataan
•Scope :menjelaskan apa saja yang termasuk dalam setuju untuk membuat laporan) :jika ada
ruang lingkup pembahasan proposal •Letter of transmittal (surat atau memo yang
•Organization :urutan pembahasan topik-topik dalam memperkenalkan laporan kepada audiens)
proposal •Daftar isi
•Daftar ilustrasi
Proposal Body •Sinopsis atau ringkasan eksekutif :ringkasan
•Proposed approach :menjelaskan apa yang eksekutif lebih komprehensif dibandingkan dengan
ditawarkan (konsep/produk/service) sinopsis/abstract.
•Work plan :jelaskan bagaimana Anda akan Ringkasan eksekutif sering kali memuat headings,
menyelesaikan pekerjaan transisi, bahkan elemen visual :merupakan versi mini
•Statement of qualifications :menjelaskan kualifikasi dari laporan/proposal
organisasi Anda (pengalaman, personel dan fasilitas
yang dimiliki) Text of the report
•Costs •Introduction
•Body
Proposal close •Close
•Summary of key points
•The benefits of the solution proposed Supplementary parts -laporan
•The reasons why your company is the one to •Appendixes :berisi bahan-bahan yang berkaitan
perform the solution/the task dengan laporan tetapi tidak dimasukkan ke bagian
•Request for a decision from the client utama karena terlalu panjang, terlalu banyak atau
tidak berkaitan dengan seluruh audiens
Drafting online content •Bibliography :daftar sumber data sekunder yang
•Pastikan isi laporan Anda akurat, current, lengkap dikutip dalam laporan
dan authoritative(audiens online cenderung lebih •Index :susunan secara alfabetis nama, tempat dan
skeptis) subjek dalam laporan beserta halaman yang
•Adaptasikan isi laporan Anda untuk audiens global memuatnya
•Buatlah web-friendly content
•Presentasikan laporan Anda dalam format singkat Components of a formal proposal
dan skimmable(bisa dibaca sekilas) •Prefatory parts
•Sertakan linksyang diperlukan •Text of the proposal
Helping readers find their way Prefatory parts -proposal

•Copy of the RFP
PE1
•Sinopsis atau executive summary :sering kali tidak 3. Gather information

diperlukan karena orang yang menerima proposal 4. Select the right medium
memang bermaksud untuk mempelajarinya secara 5. Organize the information
mendetil
•Letter of transmittal Planning: Analyzing the Situation
Tentukan apa yang menjadi tujuan dari presentasi
Text of the proposal Anda (to inform/to persuade). Buat profil calon
•Introduction audiens Anda. Perkirakan apakah audiens Anda
•Body cenderung menerima atau mendebat isi pesan Anda.
•Close Pelajari setting dan kondisi dari presentasi Anda
Writing Request for Proposals Define the Purpose
Unsur-unsur yang harus ada dalam RFPs:  Informative : mempresentasikan fakta-fakta,
•Company background informasi, atau suatu pengetahuan umum
•Project description kepada audiens.
•Requirements  Persuasive : mengubah sikap atau pemikiran
•Decision criteria audiens terhadap satu event atau ide
•Proposal requirements tertentu.
•Submission and contact information  Entertaining : memberi keriangan dan
kesenangan kepada audiens.
CHAPTER 16 Analyzing an Audience for Oral Presentations
1. Tentukan jumlah dan komposisi audiens
2. Perkirakan reaksi audiens
WRITING REPORTS AND PROPOSALS 3. Perkirakan tingkat pemahaman audiens
Assess the Audience
Audience size and demographics : berapa jumlah
Definisi Presentasi orang yang akan hadir, bagaimana karakteristik
Presentasi bermakna membicarakan, menghadirkan, demografisnya (usia, gender, tingkat pendidikan,
mengusulkan, membahas, menerangkan, atau profesi, afiliasi politik, identitas etnis, identitas
mempraktekkan. Presentasi adalah suatu kegiatan agama)
berbicara di hadapan banyak hadirin. Orang yang Audience/Speaker relationship : ekspektasi, bias, dll
melakukan presentasi disebut dengan istilah Anticipated audience reaction : potential mood, jenis
presentator. informasi/data yang bisa membuat audiens terkesan.
Ciri-ciri Presentasi Planning: Gather Information
1. Dilakukan secara formal Tentukan apa yang menjadi kebutuhan audiens
2. Disusun secara matang dan terencana Cari informasi yang diperlukan untuk memenuhi
3. Sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya. kebutuhan audiens tersebut
4. Dibantu oleh alat peraga / alat bantu presentasi
5. Menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran Arrange the Data
presentasi Dalam presentasi, penyajian data harus diatur
6. Memiliki tujuan tertentu sedemikian rupa sehingga:
1. Mudah dilihat / dibaca audiens
Building your career with oral presentations 2. Mudah dimengerti audiens
Presentasi menawarkan peluang untuk memamerkan 3. Tidak membosankan
seluruh skill komunikasi yang dimiliki seseorang – 4. Memberi gambaran lebih jelas tentang
tidak hanya dalam riset, perencanaan, penulisan dan presentasi
desain visual saja, tetapi sampai pada komunikasi
interpersonal dan nonverbal. Presentasi dapat Planning: Selecting the Right Medium
menunujukkan kemampuan seseorang dalam berpikir  Berbicara langsung di hadapan audiens
dengan cepat dan menangani situasi yang menantang  Podcasts / webcasts
Handling nervousness
 Handouts / bahan pendukung lainnya
Saat merasa nervous sebelum presentasi, ingatlah
bahwa semua orang, bahkan yang paling Planning: Organizing Your Presentation
berpengalaman sekali pun, pasti juga merasa nervous  Tentukan apa yang menjadi ide utama
sebelum melakukan presentasi . Ingatlah bahwa  Batasi lingkup presentasi Anda : memastikan
merasa nervous sebenarnya merupakan hal yang presentasi Anda tidak melebihi durasi waktu
bagus karena itu berarti Anda peduli terhadap topik yang disediakan dan isi presentasi Anda
presentasi, audiens, dan kesuksesan karir Anda sesuai kebutuhan dan ekspektasi audiens
 Pilih pendekatan langsung / tidak langsung
Anda bisa mengendalikan situasi dengan cara  Buat garis besar (outline) isi presentasi Anda
melakukan perencanaan dan pengembangan
presentasi terlebih dahulu : Prepare Your Outline
1. Planning your presentation 1. Sebutkan tujuan dan ide utama Anda
2. Analyze the situation 2. Kelompokkan poin-poin utama dan subpoints
PE1
3. Tentukan bagian introduction, body dan close 4. Survive the Hot Seat : jawab dengan jujur dan
4. Rencanakan transisi dari satu bagian ke tetap tenang
bagian lain sehingga presentasi Anda terkesan 5. Encourage questions
menyambung, tidak terputus-putus 6. Penutup : kesimpulan, ucapan terima kasih
5. Sebutkan sumber data Anda pada audiens, tetap jaga eye contact,
6. Pilih judul (tidak harus) tinggalkan ruang dengan percaya diri
Writing Your Presentation
 Adapt to your audience : “you” attitude,
casual vs formal, sopan santun, sikap
profesional
 Compose your presentation : selain outline,
siapkan juga visual pendukung dan speaking
notes
Writing: Composing Your Presentation
1. Introduction : berfungsi untuk
membangkitkan minat audiens, menunjukkan
kredibilitas pembicara, dan memberi preview
dari isi pesan
2. Body
3. Close : Sebutkan kembali poin-poin utama
presentasi, jelaskan langkah berikutnya, akhiri
dengan kuat
Completing Your Presentation
1. Revise the message : evaluasi kembali isi
presentasi dan speaking notes
2. Master your delivery : pilih mode delivery dan
berlatih
3. Prepare to speak : pastikan fasilitas dan
peralatan apa saja yang tersedia, sewa
penerjemah jika perlu
4. Overcome anxiety
Methods of Delivery
 Memorizing : menghapal seluruh isi
presentasi. Tidak disarankan kecuali untuk
profesi tertentu (aktor)
 Reading : membaca seluruh isi presentasi.
Disarankan untuk hal-hal resmi/ kenegaraan
 Speaking from notes : melakukan presentasi
dengan bantuan catatan kecil, outline atau
visual
 Impromptu : presentasi dadakan, tanpa
rencana. Tidak disarankan kecuali untuk para
ahli dalam bidangnya.
Overcoming Anxiety
1. Siapkan lebih banyak bahan dari yang akan
dibutuhkan
2. Latihan, latihan, latihan
3. Berpikir positif
4. Pastikan kenyamanan Anda sebagai
pembicara (pakaian, suhu ruangan, dll)
5. Jangan panik
6. Berkonsentrasi pada isi pesan dan audiens,
jangan pada diri sendiri
7. Pertahankan eye contact
8. Keep going
Handling Questions
1. Fokus pada penanya
2. Menjawab apa yang ditanyakan
3. Tetap pegang kendali : tentukan aturan tanya
jawab sebelumnya
PE1
•Beri judul singkat yang informatif

CHAPTER 17
Contoh slide yang tidak efisien :
ENHANCING PRESENTATIONS WITH SLIDES  Developing long-term partnerships among
AND OTHER VISUALS channel members working together to create
a distribution system that reduces
inefficiencies, costs, and redundancies while
Benefits of Visuals creating a competitive advantage and
•Meningkatkan kualitas dan impact presentasi satisfying customers
•Meningkatkan minat audiens
•Menggambarkan hal-hal yang sulit dijelaskan dengan Contoh slide yang efisien
kata-kata saja •Partnering with channel members
•Menambah variasi •Reducing channel inefficiencies
•Meningkatkan kemampuan audiens untuk menyerap •Creating a competitive advantage
dan mengingat informasi •Satisfying customers
Jenis-jenis Visual Creating Effective Slides: Graphics
•Electronic presentations (power point slides, dll) •Kurangi detail-nya
•Papan tulis •Hindari repetisi
•Flip charts •Persingkat angka-angka
•Others (video, sample produk, maket, dll) •Batasi data yang ditampilkan
•Highlight poin-poin utama
Electronic •Sesuaikan ukuran dan desain
•Keuntungannya :
Mudah di-edit dan di-update Contoh grafik
Bisa ditambah suara, foto, video dan animasi
Bisa ditampilkan dalam online meetings dan webcasts
•Kerugiannya:
Biaya peralatan (komputer dan proyektor) mahal
Proses pembuatannya relatif lebih kompleks
dibanding jenis visual lain
Kemungkinan peralatan tidak bekerja saat presentasi
Overhead Transparencies
•Keuntungannya: mudah dibuat, tidak memerlukan
peralatan canggih
•Kerugiannya: display-nya statis, harus terus berada
di dekat proyektor saat presentasi
Six Principles of Effective Design :
Papan tulis •Consistency
•Efektif untuk mencatat poin-poin penting saat •Contrast
diskusi kelompok kecil •Balance
•Emphasis
Keuntungannya: fleksibel •Convention
Kerugiannya: bisa dihapus •Simplicity
Flip Charts Creating Effective Slides: Design Elements
•Berguna untuk mencatat ide-ide yang timbul saat •Warna
diskusi, mencatat komentar dan pertanyaan saat •Background designs
presentasi •Artwork
•Keuntungan: murah dan sangat bisa diandalkan •Fonts dan type styles
•Kerugiannya: low-tech
1.) Design Element: Color
Creating Effective Slides Warna merupakan unsur desain penting karena:
•Readable contents •menarik perhatian audiens,
•Graphics •menekankan ide penting,
•Design elements and consistency •menciptakan contrast,
•Animation and special effects •membuat tampilan slides lebih menarik
•Support materials •Menimbulkan emosi tertentu
Creating Effective Slides: Writing readable content 2.) Design Element: Background Design
•Teks harus mudah dibaca oleh audiens •Background design dari electronic slides sebaiknya
•Teks seharusnya hanya memuat poin-poin penting dibuat sederhana sehingga tidak mengalihkan
•Pilih kata-kata / frase singkat dengan bullets perhatian dari isi slide
•Batasi setiap slide hanya memuat satu ide utama/ •Background design sebaiknya dibuat sama untuk
konsep seluruh slide dalam satu presentasi
PE1
•Navigation slides
3.) Design Element: Artwork
•Artwork terdiri dari functional artwork dan
decorative artwork
•Functional artwork merupakan bagian dari isi pesan,
berupa foto, technical drawings dsb yang
menyampaikan informasi
•Decorative artwork hanya digunakan untuk
memperindah tampilan slide
Contoh decorative artwork yang tidak efisien
Design Element: Font and Type Styles

•Hindari font dekoratif
•Batasi jenis font hanya 1-2 jenis dalam setiap slide
•Untuk font yang tipis, gunakan boldface type
sehingga jelas dan mudah dibaca
•Hindari penggunaan huruf kapital untuk seluruh
kalimat
•Konsisten
Contoh: Font Times New Roman
•Management incompetence
•Inadequate financing
•Poor planning
•Unrealistic goals
•Poor location
•Uncontrolled growth
Contoh: Arial
•Management incompetence
•Inadequate financing
•Poor planning
•Unrealistic goals
•Poor location
•Uncontrolled growth CHAPTER 18
Creating Effective Slides: Animation and Special ENHANCING PRESENTATIONS WITH SLIDES
Effects
•Gunakan transisi dan animasi secukupnya jangan AND OTHER VISUALS
sampai mengalihkan perhatian audiens
•Hyperlinks Understanding employer’s approach to the
•Multimedia elements (video clips, lagu, dsb) employment process
How organizations prefer to find new employees
Creating Effective Slides: Support Materials (urutan berdasarkan ranking preferensi):
•Title slide 1. Look for someone inside the organization
•Agenda dan detil program 2. Rely on contacts and personal recommendations
•Navigation slides 3. Hire an employment agency or search firms
Completing Slides and Support Materials 4. Review unsolicited resumes
•Readable 5. Solicit resumes through advertising
•Consistent
•Simple Perusahaan biasanya lebih suka mencari dari dalam
•Audience centered perusahaan sendiri (karyawan yang telah ada) untuk
•Clear menemukan kandidat bagi jabatan baru atau untuk
•Concise and grammatical peluang promosi jabatan. Jika tidak ada kandidat yang
•Focused cocok dari dalam perusahaan, baru mereka mencari
•Fully operational dari luar, dimulai dari orang-orang yang telah mereka
kenal.
Creating Navigation and Support Slides
•Title Slide Cara termudah menemukan lowongan pekerjaan bagi
•Agenda and program details pelamar adalah melalui iklan lowongan kerja.
PE1
Sayangnya, cara ini adalah cara yang paling tidak (optional). Daftar jabatan pekerjaan disusun menurut
difavoritkan perusahaan. Kebanyakan lowongan periode waktu in reverse, dimulai dari posisi terkini.
pekerjaan tidak pernah diiklankan. Hal ini merupakan
fenomena yang dikenal dengan nama hidden job The functional resume : terkadang disebut juga skills
market. resume, menekankan keahlian dan kemampuan, pola
susunannya menekankan area kompetensi individual,
Organizing your approach to the employment sehingga cocok untuk fresh graduates, untuk orang-
process orang yang mencoba karir baru, atau untuk orang-
 Selalu mengikuti berita bisnis dan keuangan orang yang tidak punya pengalaman kerja yang
 Meneliti (researching) perusahaan- berkaitan.
perusahaan tertentu
 Networking : proses menciptakan koneksi- The combination resume : menggabungkan fitur-fitur
koneksi informal terhadap berbagai lapisan terbaik dari pendekatan chronological dan functional.
kontak bisnis yang saling menguntungkan Walaupun demikian, jenis resume ini memiliki
 Mencari bimbingan karir (career counseling) kekurangan yaitu cenderung lebih panjang dan
repetitif.
Preparing resumes
1. Planning : analisis situasi, mengumpulkan Writing your resume
informasi, memilih media yang tepat, Adapting your resume to your audience:
mengorganisir informasi  Gunakan “you” attitude, pikirkan resume
2. Writing : beradaptasi terhadap audiens, anda dari sudut pandang pemberi kerja.
menyusun pesan  Konsep terpenting yang harus diingat saat
3. Completing : merevisi pesan, membuat pesan, menulis resume adalah bagaimana
proofreading, mendistribusikan pesan menerjemahkan prestasi-prestasi Anda di
masa lalu menjadi potensi masa depan di
Planning your resume mata calon pemberi kerja.
Resume adalah ringkasan tertulis yang terstruktur
mengenai pendidikan, latar belakang pekerjaan, dan Composing your resume:
kualifikasi kerja dari seseorang.Resume merupakan 1. Major sections dari suatu resume tradisional :
pesan bisnis persuasif yang dimaksudkan untuk 2. Name and contact information
menstimulasi minat pemberi kerja untuk menemui 3. Career objective or summary of qualifications
dan mengenal Anda lebih jauh. 4. Education
5. Work experience, skills, and accomplishments
Analyzing your purpose and audience: 6. Activities and achievements
Tujuan menulis resume adalah untuk membangkitkan 7. Personal data
minat pemberi kerja, bukan untuk mengungkapkan
setiap detil. Dalam menagalisa Audiens, lakukan riset Completing your resume
tentang perusahaan tempat anda melamar kerja. Jika Revising your resume:
anda mengetahui lowongan ini dari koneksi, gunakan Hindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut:
kesempatan ini untuk membuat resume anda lebih  terlalu panjang, tidak relevan dan to the
sesuai keinginan pembaca, misalnya dengan meminta point.
masukan dari koneksi anda itu.  terlalu singkat, tidak memberi cukup
informasi untuk menilai si pelamar kerja.
Gathering pertinent information:  sulit dibaca, spasi terlalu rapat dsj.
Kumpulkan informasi yang relevan tentang sejarah  terlalu banyak kata-kata, menggunakan
pekerjaan dan pendidikan Anda. deskripsi berlebihan untuk menjelaskan satu
konsep sederhana.
Selecting the best medium:  terlalu mulus (menimbulkan kecurigaan
Pilih media yang sesuai persyaratan dari pemberi resume dibuatkan orang), dll.
kerja dan memungkinkan anda untuk  Amatiran : memuat informasi yang keliru,
mempresentasikan diri dengan menarik. memberi kesan bahwa penulis resume tidak
memahami dunia bisnis.
Organizing your resume around your strengths:  Poorly produced : tinta pudar, kertas
Susun informasi dalam resume Anda agar dapat murahan, dsj.
menampilkan kelebihan-kelebihan Anda. Hal-hal yang  Salah eja dan salah tata bahasa :
harus diwaspadai adalah seringnya berganti menunjukkan pelamar kurang memiliki
pekerjaan, ada gaps yang cukup lama dalam sejarah keahlian komunikasi dan kurang
bekerja, tidak punya pengalaman kerja, memperhatikan kualitas.
overqualification, bekerja untuk jangka waktu panjang  Boastful : terlalu percaya diri.
bagi satu perusahaan saja, pemberhentian dari  Generik : tidak disesuaikan untuk
pekerjaan, dan catatan kriminal. industri/perusahaan/posisi tertentu.
Organizing your resume around your strengths:  Gimmicky : terlalu beda dari yang lazim
The chronological resume : bagian pengalaman kerja digunakan sehingga malah menjadi tidak
efektif.
mendominasi dan ditempatkan di slot paling jelas,
langsung setelah nama, alamat, dan objektif Producing your resume:
PE1
Ada 6 bentuk resume yang kini lazim digunakan: 3. Singkat – untuk versi e-mail harus lebih
1. Printed traditional resume singkat lagi
2. Printed scannable resume 4. Tunjukkan kepribadian anda secara
3. Electronic plain-text file profesional
4. Microsoft Word file 5. Selalu menargetkan kualitas tinggi
5. HTML format
6. PDF file Solicited application letter : merupakan respon atas
Proofreading your resume: satu lowongan kerja yang diumumkan secara terbuka.
 Pemberi kerja memandang resume anda Dalam menulis surat lamaran jenis ini, anda biasanya
sebagai contoh konkrit cara kerja anda, tahu apa yang dicari perusahaan, tetapi anda akan
dengan demikian resume anda harus menemui lebih banyak saingan
sempurna.
 Kesalahan sekecil apa pun akan dianggap Unsolicited application letter : ditujukan pada satu
sebagai tanda bahwa anda tidak organisasi yang tidak mengumumkan lowongan kerja.
memperhatikan detil. Kesempatan untuk dibaca dan menarik perhatian
 Jika anda mengunakan format selain cetak, lebih besar dibanding solicited application letter.
pastikan resume anda bisa dibuka file-nya.
 Jangan lupa untuk selalu memperbarui  Gunakan prinsip AIDA (attention, interest,
resume anda. desire, action).
 Paragraf pembuka dari surat lamaran
Distributing your resume: berfungsi untuk menjelaskan alasan Anda
 Melalui pos : perhatikan kemasannya (amplop menulis surat dan memberi penerima alasan
yang digunakan, gunakan kilat khusus/kilat untuk terus membaca surat anda (attention).
khusus tercatat)  Untuk versi e-mail, gunakan bagian subyek
 Melalui faks : pastikan kualitas faks yang untuk menarik perhatian dengan cara
dikirimkan bagus menyatakan posisi yang anda lamar.
 Melalui e-mail : gunakan file PDF atau  Bagian tengah surat lamaran menunjukkan
hyperlink ke webpage resume anda, jangan nilai jual anda dalam bentuk potensi manfaat
gunakan file Word kecuali diminta karena bagi organisasi. Bagian ini berfungsi
lebih rentan virus. menimbulkan minat (interest) dan
menciptakan keinginan (desire) untuk
Submitting your resume online : perhatikan deadline mewawancara anda.
pengumpulan dan ikuti instruksi dengan teliti.  Bagian akhir surat lamaran berfungsi untuk
meminta pembaca melakukan tindakan
Posting a resume on your website : pastikan calon tertentu (actions) dan memfasilitasi balasan.
pemberi kerja mengetahui URL anda karena mereka  Jika surat lamaran dan resume anda tidak
tidak akan mau repot menggunakan search engines dibalas dalam jangka waktu tertentu, anda
untuk mencari resume anda bisa mengirim application follow-ups. Surat
lanjutan ini memberi anda kesempatan untuk
Posting your resume with an index service or job site : meng-update surat lamaran dan resume anda
hati-hati dalam mencantumkan data pribadi seperti dengan informasi terbaru yang berkaitan.
nomor telepon dan alamat rumah
Understanding the interviewing process
An employment interview : a formal meeting in which
CHAPTER 19 both employer and applicant ask questions and
exchange information to learn more about each other
INTERVIEWING FOR EMPLOYMENT AND The purpose of interview
FOLLOWING UP
Tujuan utama organisasi adalah untuk menemukan
kandidat terbaik bagi satu jabatan dengan cara
Writing application letters and other employment menentukan apakah kandidat tersebut dan organisasi
messages merupakan a good match. Tujuan utama pelamar
adalah untuk menemukan pekerjaan yang paling
Application letters sesuai dengan tujuan dan kemampuannya.
Setiap kali anda mengirim resume, lengkapilah
dengan cover letter atau surat lamaran (application The typical sequence of interviews
letter) untuk memberi tahu pembaca apa yang anda 1. Screening stage / preliminary interview :
kirimkan, mengapa anda mengirimkannya,dan apa membantu pemberi kerja menyeleksi pelamar
manfaat jika mereka membacanya. yang tidak memenuhi syarat.
2. Selection stage : membantu pemberi kerja
Tips menulis surat lamaran yang efektif: untuk lebih menyempitkan lagi kandidat yang
1. Spesifik berpeluang.
2. Jangan pernah menuliskan gaji yang diminta 3. Final stage : untuk mempromosikan pada
kecuali diminta secara spesifik oleh pemberi kandidat keuntungan-keuntungan dari
kerja bergabung dengan organisasi.
PE1
2. Personality tests : untuk menilai karakter

Common types of interview umum atau kecocokan terhadap profesi
Structured interview : biasanya digunakan dalam tertentu.
tahap screening, dikendalikan oleh pewawancara 3. Job skills tests : untuk menilai kompetensi
dengan menanyakan serangkaian pertanyaan dalam atau kemampuan yang dibutuhkan untuk
urutan tertentu. Wawancara jenis ini digunakan untuk melakukan satu pekerjaan.
mengumpulkan fakta. 4. Substance tests : untuk menguji kadar alkohol
dan obat-obat terlarang.
Open-ended interview : strukturnya lebih longgar 5. Background checks : untuk memverifikasi isi
dengan format yang lebih rileks. Pewawancara resume
mendorong kandidat untuk bebas berbicara dengan
menanyakan open-ended questions. Wawancara jenis Preparing for a job interview
ini digunakan untuk mengetahui kepribadian dan 1. Learn about the organization
penilaian profesional seorang kandidat. 2. Think ahead about questions
3. Bolster your confidence
Group interview : mewawancara beberapa kandidat 4. Polish your interview style
sekaligus untuk melihat bagaimana interaksinya. 5. Plan to look good
Wawancara jenis ini digunakan untuk melihat 6. Be ready when you arrive
interpersonal skills dari para kandidat.
The stages of interview
Stress interview : pertanyaan-pertanyaan dirancang 1. The warm-up : Beberapa menit pertama
untuk membuat kesal atau gelisah kandidat. merupakan tahap yang sangat penting.
Wawancara jenis ini digunakan untuk melihat Bahasa tubuh penting dalam tahap ini.
bagaimana seorang kandidat mengatasi situasi yang 2. The question-and-answer stage
membuat stres. 3. The close
Situational interviews :kandidat harus menjelaskan Following up after the interview
bagaimana mereka akan menangani satu situasi  Thank-you message
tertentu.  Inquiry
 Request for a time extension
Behavioral interviews : meminta kandidat untuk  Letter of acceptance
menjelaskan satu situasi yang benar-benar terjadi di  Letter declining a job offer
masa lalu dan menjelaskan tanggapan mereka saat  Letter of resignation
itu.
Thank-you message
Working interview : kandidat diminta untuk Dikirim segera setelah wawancara berlangsung,
melakukan pekerjaan yang akan dikerjakannya dalam biasanya dua hari setelahnya. Usahakan pesan terima
jabatan yang dilamar. kasih anda singkat, tunjukkan “you” attitude,
tunjukkan nada positif tanpa terkesan terlalu percaya
Interview media diri.
1. Telepon
2. E-mail Letter of Inquiry
3. Instant messaging Letter of inquiry dikirimkan jika keputusan tidak
4. Virtual online systems diberikan saat tanggal yang dijanjikan atau dalam
5. Videoconferencing waktu dua minggu
Media alternatif wawancara ini paling sering Other follow-up messages
digunakan dalam tahap screening tapi juga bisa 1. Request for a time extension : jika seorang
digunakan dalam tahap seleksi. kandidat mendapat tawaran kerja saat
wawancara-wawancara di tempat lain masih
What employers look for in an interview berlangsung
1. A good fit with the organization : dinilai 2. Letter of acceptance : saat seorang kandidat
berdasarkan latar belakang personal, sikap mendapat tawaran kerja yang ingin
dan gaya. diterimanya, balaslah dalam waktu lima hari.
2. Qualifications for the job : dinilai atas dasar 3. Letter declining a job offer
persiapan akademis, pengalaman kerja, dan 4. Letter of resignation : jika seorang kandidat
ciri-ciri kepribadian yang terkait dengan saat ini masih bekerja, maka ia perlu menulis
pekerjaan. letter of resignation kepada atasan
langsungnya.
Preemployment testing
1. Integrity tests : untuk mengidentifikasi
kandidat yang lebih punya kecenderungan
melakukan pelanggaran etika bisnis dan
hukum.
PE1

Ringkasan Kombis PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ringkasan Kombis PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Disusun oleh : Muhammad Firman (Akuntansi FE UI 2012)

Komunikasi lintas budaya

KOMUNIKASI BISNIS bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua oran

Komunikasi ini dapat terjadi pada tingkat

ACHIEVING SUCCESS THROUGH EFFECTIVE Komunikasi bisnis

Achieving Success in Today’s Competitive Communication in Organizational Settings

 Menjelaskan apa-apa saja yang merupakan

Kedua jenis team tersebut dibentuk untuk Team Roles

Advantages and Disadvantages of Teams Self-oriented roles

Resolving Conflicts Improving Your Nonverbal Communication Skills

 High-context cultures rely on implicit

Establishing Your Credibility

Projecting Your Company’s Image Revising Your Message

Dalam membuat e-mail bisnis, the Three-Step Process

CHAPTER 8 Making Claims and Requesting Adjustments

4. Jelaskan bagaimana Anda telah mengambil 3. Completing persuasive messages

WRITING PERSUASIVE MESSAGES Balancing Emotional and Logical Appeals

penelitian yang dilakukan dengan mencari informasi

Visual Symbolism Informal Balance

Line Chart, Bar Chart

Drawing, Photograph, Animation and Video

Verifying the Quality of Your Visuals

Scatter and Bubble Chart CHAPTER 13

Reports : uraian tertulis yang secara obyektif

Merupakan bagian pertama dari laporan/proposal.

•Untung-rugi dan perbandingan biaya dengan •Headings and links

Helping readers find their way Prefatory parts -proposal

•Sinopsis atau executive summary :sering kali tidak 3. Gather information

•Beri judul singkat yang informatif

Design Element: Font and Type Styles

2. Personality tests : untuk menilai karakter

Anda mungkin juga menyukai