Administrasi Tata Usaha
Adek Siti Nurhalizah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : adeksitinurhalizahn@gmail.com
Abstrak— Etymologically, Administration is the activity of
providing assistance in managing information, people and assets
towards an objective collected in an organization. administration
is an activity related to office services consisting of
correspondence and reports, namely Activities relating to the
recording of relations or work partnerships of organizations or
offices until the preparation of matters that must be reported to
the leadership, the liaison is related to the mailing process
correspondence, reception and delivery of telephone and
facsimile and letters, recording and calculation This activity is
related to report data, statistical data, and archiving This is
important in the context of storing letters or documents that are
considered important and related to organizational activities.
Keywords—(Administrasi, Tata usaha, administrasi tata
usaha)
I. PENDAHULUAN
Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi,
yakni urusan tulis-menulis (termasuk hal keuangan dan
sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi, dan juga
negara. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang
terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Adanya tata usaha sangat
diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha
merupakan bagian yang penting di organisasi kantor demi
menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor.
Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi
bagi pemimpin perusahaan. Dengan informasi tersebut,
peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan
keputusannya akan lebih tepat. Karena tugas dari tata usaha itu
sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola,
mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang
dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah satu manfaat
adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor
dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
II. METODE PENELITIAN
Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan metode dan
langkah-langkah yang sistematis untuk memudahkan
melakukan penelitian. Pada artikel ini, peneliti menggukan
metode studi literatur dengan cara mengumpulkan literatur
(bahan-bahan materi) yang bersumber dari buku-buku, arsip,
jurnal, majalah, Makalah, artikel laporan penelitian, dokumen-
dokumen yang relevan dan situs-situs yang ada diinternet, dan
Materi-materi yang didapatkan pada pembelajaran dikelas
serta sumber lainnya terkait tentang Administrasi Tata Usaha.
Penelitian ini digunakan agar materi dan topik pembahasan
yang didapatkan tertata secara fakta dan ilmiah.
Administrasi Tata Usaha, Padang 2019
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi
bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah
suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa
pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir
mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada
pengaturan tulis menulis dan catat mencatat.
Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan
warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat,
pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai
untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini
mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan
badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang
tertulis dan tercetak secara langsung sebagai bahan informasi
bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang
berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari
hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada
persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat,
penerimaan dan pengiriman telepon serta facsimile dan surat
3. Pencatatan dan perhitungan
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dll.
4. Kearsipan
Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau
dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan
organisasi.
Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di
sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola
kegiatan:
1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengola
1
 4. Menggandakan C. Tata Ruang Kantor / Sekolah
5. Mengirim 1) Pengertian
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu
6. Menyimpan Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang
B. Proses Administrasi Ketatausahaan kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya
1) Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan bertanggung mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai
jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas berikut :
sebagai berikut : Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
1. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
2. Pengelolaan keuangan sekolah para karyawannya”.
Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “ Office lay
3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa out may be defined as the arrangement of furniture and
4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata equipment within available flour space” (tata ruang kantor
usaha sekolah dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).
5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
2) Tujuan
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai
berikut:
7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
8. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, 1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus
pengurusan ketataushaan secara berkala. komunikasi dan arus kerja.
9. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah 2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap
orang.
Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung 3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat
jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas melihat staf yang sedang bekerja.
sebagai berikut : 4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap
1. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling
2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab menganggu antara karyawan dengan karyawan
3. Membuat daftar penggunaan laboratorium lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh
5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
6. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum 9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan
8. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah terpendek.

Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan
sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh
bangunan sekolah
3) Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada
suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling
melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan
teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

2. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai a. Asas jarak terpendek

3. Menyiapakan air minum Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya
adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak
4. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih
cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
5. Membuka dan mengunci seluruh ruangan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
6. Kebersihan WC Siswa bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
7. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah b. Asas Ranngkaian Kerja
8. Melaksnakan piket malam Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut
urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak

2
Administrasi Tata Usaha, Padang 2019
membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan
mejanya sudah runtut/teratur.
c. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang
tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat
diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya
sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada
perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata
ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
4) Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
Prinsip-prinsip tata ruang kantor terbagi atas :
1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat
mungkin dalam garis lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama
dan yang berhubungan harusditempatkan secara
berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat
mengurangi hilir mudik pegawaidan penyampaian
surat-surat dalam jarak yang pendek.
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan
pegawai yang menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama
dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak
ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber
cahaya.
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan
masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya
ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan
dari satuan lainnya.
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada
dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau
oleh petugas.
5) Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
Bentuk tata ruang kantor terbagi atas:
1. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup
apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa bagian. Keuntungannya adalah moral pekerja
atau staf tetap terjaga, pekerjaan yang sifatnya rahasia
tetap terjaga, menghindari gangguan dari pekerja satu ke
yang lainnya, pimpinan akan lebih tenang dalam
mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh
kegiatan para karyawan. Kelemahannya adalah
pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh
penyekat, cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar
sehingga suasana lebih pengap dan gerah, apabila
Administrasi Tata Usaha, Padang 2019
diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah
ruangan, dan apabila terjadi penambahan pegawai atau
alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk
ruang bekerja tidak dipisah pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga
semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.
3. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat
hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi
tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja. Kerugian
ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih
sulit dilakukan.
4. Lingkungan Fisik Kantor
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan
gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu
faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah
faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak
dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor
tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati.
Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,
diantaranya:
a. Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
b. Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
c. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
d. Udara yang bersih dan segar.
e. Ongkos pemeliharaan yang rendah.
f. Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
5. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
a. Perencanaan Cahaya
b. Perencanaan Warna
c. Perencanaaan Udara
d. Perencanaan Suara
D. Peranan Guru dalam Tata Usaha
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi
sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah
melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang
jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup
administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat
penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan
proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan,
pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan
kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia
sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru
harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru
dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1. Pencatatan Murid
2. Pencatatan tentang guru
3. Pencatatan Proses Belajar (PBM)
4. Penerbitan Buku-buku Tata Usaha
3
 IV. KESIMPULAN
Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang
terhimpun dalam organisasi. Dengan demikian, tata usaha
merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa
perkantoran yang terdiri dari Korespondensi dan laporan, Tata
hubungan, Pencatatan dan perhitungan serta kearsipan. Tata
usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar
keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola kegiatan
yaitu Menghimpun, Mencatat, Mengola, Menggandakan,
Mengirim dan Menyimpan. Asas-Asas Pokok tata ruang
kantor terdiri dari Asas jarak pendek, Asas Rangkaian kerja,
Asas Penggunaan Segenap Ruangan dan Asas perubahan
susunan tempat kerja. Bentuk tata ruang kantor terbagi atas
Administrasi Tata Usaha, Padang 2019
Tata ruang tertutup, Tata ruang terbuka, tata ruang kantor semi
tertutup, Lingkungan fisik kantor dan faktor-faktor yang
mempengaruhi tata ruang kantor adalah Perencanaan cahaya,
warna, udara dan suara.
Daftar Pustaka
Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik. Padang.
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan Proses Administrasi
Peserta Didik. (Padang). Retrieved from
http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?id=103073
Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung:
Jemmars, 1986
4