E.1.

PENDEKATAN TEKNIS

Pendekatan teknis pelaksanaan tugas Konsultan Supervisi (konsultan Pengawas)

didasarkan pada pemahaman terhadap fungsi pokok dari adanya konsultan, yaitu
untuk membantu Pemimpin kegiatan Jasa Konsultansi Supervisi Retrofitting
Bangunan Gedung Hijau PIP2B DIY dalam melaksanakan pengendalian kegiatan.
Dimana pengendalian dimaksud meliputi:

- Pengendalian Mutu
- Pengendalian Waktu
- Pengendalian Biaya
- Pengendalian Administrasi Pelaporan Pelaksanaan

Ruang lingkup pengendalian yang dimaksud mencakup pengendalian seluruh

kegiatan, yaitu mulai dari persiapan pelaksanaan seperti proses tender dan
persiapan lainnya oleh Pemilik Proyek, pelaksanaan pekerjaan oleh Kontraktor dan
pengawasan oleh Konsultan. Khusus untuk pengendalian perencanaan titik beratnya
adalah pengendalian mutu dan waktu.

Dalam usaha mencapai sasaran pengendalian seperti dimaksud di atas, dapat

dikatakan bahwa Konsultan pengawas/supervisi merupakan pihak yang berdiri paling
depan dari semua unsur yang telibat dalam proyek. Jika fungsi pengendalian dari
adanya Konsultan pengawas/supervisi tidak berjalan sebagaimana mestinya, maka
akan menimbulkan hambatan dalam lingkup kerja yang lebih luas dan dapat
dipastikan bahwa pada akhirnya sasaran dari pelaksanaan proyek tidak akan
tercapai sepenuhnya.
Prinsip–prinsip pengendalian pada semua aspek kegiatan proyek akan dilaksanakan
sepenuhnya oleh Konsultan pengawas/supervisi. Pelaksanaan ini mengacu kepada
pemahaman mengenai peranan masing–masing unsur atau bagian dalam suatu
organisasi kegiatan, sehingga hubungan kerja di lapangan serta dengan mekanisme
kerja secara keseluruhan dapat berjalan seperti yang direncanakan. Demikian halnya
dengan sistem informasi dan pelaporan, Konsultan pengawas/supervisi akan
melakukan upaya agar hal tersebut dapat berjalan lancar dan menjadi rangkaian
pelaporan lapangan dengan sistem monitoring kegiatan secara keseluruhan.

1. Pengendalian Mutu

Kualitas atau mutu hasil pelaksanaan yang memuaskan dalam arti sesuai
dengan ketentuan dalam spesifikasi teknis dokumen kontrak adalah merupakan
sasaran dari pelaksanaan pengendalian mutu. Tujuan dari pencapaian sasaran
mutu ini adalah agar bangunan atau hasil pelaksanaan fisik proyek dapat
dimanfaatkan selama mungkin sesuai dengan umur pemanfaatan yang
direncanakan.

Dalam hal ini perlu dipahami sebagai prinsip dasar bahwa kualitas tidak pernah
merupakan hasil dari ketidak-sengajaan. Kualitas selalu merupakan hasil dari
suatu upaya yang dilakukan secara terus menerus. Oleh karena itu usaha untuk
meningkatkan mutu hasil kerja kontraktor sangat tergantung kepada ketrampilan
dan pemahaman personil (dari semua unsur yang terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan) mengenai ruang lingkup tugasnya dan juga tergantung kepada
efektifitas sistem pengawasan yang akan dilaksanakan.

Hasil akhir pelaksanaan pekerjaan sangat tergantung kepada 2 (dua) hal pokok
yaitu: mutu bahan atau material yang dipakai dan cara pelaksanaan pekerjaan.
Mutu bahan yang bagus tidak menjamin dicapainya hasil akhir pelaksanaan
yang berkualitas jika cara pelaksanaan pekerjaan tidak tepat atau kurang benar.
Sebagai misal pada pekerjaan Beton, meskipun dipakai bahan–bahan (Batu
pecah tersaring, pasir beton, semen dan air) yang sesuai dengan tuntutan
spesifikasi namun cara pencampuran dan metode pengecoran dilapangan tidak
tepat maka hasil akhir yang didapat dapat dipastikan tidak akan memuaskan.
Oleh karena itu untuk menjamin tercapainya hasil akhir pelaksanaan pekerjaan
 yang memuaskan, maka konsultan akan melaksanakan sepenuhnya prosedur
pengendalian mutu yang secara umum mencakup :

- Pengendalian Mutu Bahan / Material,

- Pengendalian Cara / Metode Pelaksanaan,

Dimana pengendalian tersebut dilaksanakan melalui serangkaian pengujian di

laboratorium dan di lapangan.

Konsep dasar dan proses pengendalian mutu yang akan diaplikasikan oleh
konsultan di lapangan disajikan pada Gambar E.1. dan E.2.

2. Pengendalian Waktu

Pengendalian waktu dimaksud adalah tercapainya target penyelesaian kegiatan

sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Ini merupakan point penting
terutama dalam kaitannya dengan rencana pemanfaatan Jasa Konsultansi
Supervisi Retrofitting Bangunan Gedung Hijau PIP2B DIY.

Pencapaian target waktu baik untuk perencanaan maupun pelaksanaan sangat

tergantung kepada acceptability rencana kerja kontraktor pelaksana.
Untuk pelaksanaan konstruksi aspek penting yang menjadi perhatian utama
adalah hal–hal yang terkait dengan rencana mobilisasi personil dan peralatan,
rencana suplai bahan dan kontinuitasnya serta rencana pelaksanaan di
lapangan yang sudah mengakomodir semua kendala yang diperkirakan dapat
terjadi.

Untuk dapat memenuhi target waktu penyelesaian kegiata diperlukan adanya

“Project Control Scheduler System” yang dipakai dalam monitoring dan evaluasi
kemajuan pelaksanaan kegiatan. Dalam sistem ini, maka semua hambatan yang
dapat menyebabkan terjadinya keterlambatan dapat diantisipasi dengan segera
dan dengan cara yang optimal, dalam periode harian, mingguan dan bulanan.
Mekanisme pengendalian waktu akan dilakukan menurut proses seperti terlihat
pada Gambar E.3.

3. Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dimaksud adalah usaha untuk mencapai suatu kondisi

bahwa biaya yang dibayarkan mendapatkan hasil pelaksanaan yang paling
 optimal. Optimalisasi hasil biaya dapat dipertanggung-jawabkan dari semua
aspek tinjauan pencapaian sasaran pelaksanaan kegiatan.

Pengalaman menunjukkan bahwa beberapa pekerjaan dasar bisa menjadi “over

– designed” dan menyebabkan terjadinya pemborosan yang tidak perlu atas
biaya dan waktu dalam pelaksanaan. Selain itu pemborosan biaya juga bisa
terjadi sebagai akibat terjadinya bongkar pasang pada bagian konstruksi yang
mengalami kegagalan. Untuk itu pengendalian secara terus menerus akan
dilakukan melalui serangkaian pengamatan, pengawasan dan langkah tindak
lanjut pada semua aspek dalam pelaksanaan kegiatan, sehingga didapat suatu
hasil optimal sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam dokumen
kontrak.

Konsultan secara terus menerus akan mencari setiap kemungkinan

dilakukannya penghematan dalam pelaksanaan pada setiap bagian konstruksi,
tanpa mengorbankan fungsi teknis bagian konstruksi tersebut. Konsep dasar
pengendalian biaya disajikan pada Gambar E.4., sedangkan mekanismenya
adalah seperti Gambar E.5.

4. Pengendalian Administrasi Pelaksanaan

Administrasi pelaksanaan sebagai bagian pendukung pelaksanaan suatu

kegiatan merupakan point penting yang tidak bisa diabaikan. Hal ini disebabkan
oleh adanya tuntutan terhadap prinsip accountability dari pelaksanaan suatu
“public projects”. Sasaran pengendalian administrasi adalah agar proses
pelaporan baik yang terkait dengan mekanisme pelaksanaan di lapangan
maupun dalam sistem monitoring dan informasi secara keseluruhan dapat
berjalan sesuai dengan standar yang berlaku.
 PENGUJIAN METODE / CARA
BAHAN ALAM
LABORATORIUM PELAKSANAAN

MUTU
BAHAN
PELAKSANAAN HASIL AKHIR
LOLOS UJI MUTU
PELAKSANAAN

BAHAN
SERTIFIKASI /
OLAHAN / PENGUJIAN HASIL
JAMINAN MUTU
PRODUKSI PELAKSANAAN
PRODUK DARI PABRIK
PABRIK

GAMBAR E.1.1. KONSEP DASAR PENGENDALIAN MUTU

 PENANDATANGANAN
KONTRAK

SPMK

PENELITIAN SUMBER
RAPAT PRA KONSTRUKSI MATERIAL DAN BAHAN
KONSTRUKSI

FIELD ENGINEERING SERTIFIKASI MATERIAL

PEMBUATAN GAMBAR IJIN UNTUK PELAKSANAAN

KERJA & VOLUME PEK PEKERJAAN

PERCOBAAN
LAPANGAN

KONTROL
PELAKSANAAN PEKERJAAN
KUALITAS

KONTROL
FINAL QUANTITY
KUANTITAS

SELESAI

GAMBAR E.1.2. PROSES PELAKSANAAN PENGENDALIAN MUTU

 CHECK 1
RENCANA
Jumlah EVALUASI MINGGUAN
MOBILISASI PERSONIL Keahlian

CHECK 2
RENCANA Jenis
RENCANA MOBILISASI PELAKSANAAN LANGKAH TINDAK
PELAKSANAAN Jumlah EVALUASI BULANAN
PERALATAN Kapasitas
PEKERJAAN LANJUT
PEKERJAAN
Waktunya

CHECK 3
RENCANA Jenis
EVALUASI TRIWULAN
SUPLAI BAHAN Jumlah
Waktunya

GAMBAR E.1.3. PROSES PENGENDALIAN WAKTU

 OPTIMALISASI
OVER DESIGNED
DESIGN

PENGENDALIAN
OVER PEMBOROSAN OPTIMALISASI HASIL PENGENDALIAN
KUANTITAS &
OPNAME BIAYA DAN BIAYA BIAYA
PEMBAYARAN

BONGKAR
PENGENDALIAN
PASANG AKIBAT
PELAKSANAAN
KEGAGALAN

GAMBAR E.1.4. KONSEP DASAR PENGENDALIAN BIAYA

KONTRAK DAN ORIGINAL
DISAIN

EVALUASI KONTRAK DAN

ORIGINAL DISAIN

PEMBUATAN GAMBAR
KERJA DAN VOLUME
PELAKSANAAN

No
CHECK 1
IJIN UNTUK PELAKSANAAN Gambar Pelaksanaan
Volume Pelaksanaan

Yes

PELAKSANAAN
PEKERJAAN

CHECK 2 No
Volume Pelaksanaan

Yes

PEMBAYARAN

GAMBAR E.1.5. PROSES PENGENDALIAN BIAYA

E.1.2. PENDEKATAN KONSEP DASAR KONSULTAN PENGAWAS
Penekanan konsep dasar dilakukan secara terpadu selama masa pelaksanaan
kegiatan. Pendekatan umum yang digunakan sebagai sasaran pokok pelayanan jasa
konsultan akan diarahkan sepenuhnya untuk mencapai keberhasilan kegiatan.

Prinsip dasar tugas Konsultan pengawas/supervisi adalah melaksanakan kegiatan

untuk mengamati, meneliti, mengindentifikasi dan memberikan solusi agar semua
kegiatan pelaksanaan maupun pengawasan pekerjaan dapat berjalan lancar dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk dapat menjalankan fungsinya secara
baik maka Konsultan pengawas/supervisi harus memiliki suatu wewenang tertentu
serta melaksanakan prinsip dasar pengawas/supervisi.

1. Mengamati

Mengamati kegiatan pelaksanaan fisik yang dilaksanakan oleh kontraktor di

lapangan dalam semua aspek. Tugas mengamati ini terutama berkaitan dengan
hal :
- Apa jenis pekerjaan maupun bagian pekerjaan yang dilaksanakan oleh
kontraktor,
- Bagaimana cara kontraktor melaksanakan pekerjaan tersebut, terutama
dalam kaitannya dengan material yang dipakai serta cara atau metode
pelaksanaan yang digunakan.
- Kaitan antara pelaksanaan kegiatan di lapangan dengan ketentuan yang
tercantum dalam dokumen kontrak.

2. Meneliti

Meneliti hasil kegiatan pelaksanaan yang telah diamati. Penelitian ini terutama
untuk membuktikan apakah bagian pekerjaan atau pekerjaan secara
keseluruhan telah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan ketentuan mutu,
waktu, kuantitas dan biaya serta tata–cara administrasi seperti yang diminta
dalam dokumen kontrak.

3. Melakukan Identifikasi Permasalahan

Melakukan identifikasi permasalahan yang dapat mengganggu pencapaian

sasaran pelaksanaan suatu kegiatan adalah merupakan tugas Konsultan
 pengawas/supervisi. Permasalahan dalam semua aspek kegiatan harus di-
identifikasi untuk dikoordinasikan dengan pihak lain yang terkait. Keterlambatan
atau ketidak–tepatan dalam melakukan identifikasi permasalahan akan
menyebabkan timbulnya permasalahan yang berkelanjutan.

4. Memberikan Solusi

Memberikan solusi atau rekomendasi pemecahannya atas permasalahan yang

ada dalam semua aspek kegiatan pelaksanaan.

Agar pokok–pokok tugas tersebut di atas dapat terlaksana sepenuhnya, maka

konsultan perlu memiliki wewenang tertentu yang tepat dan jelas.

5. Wewenang Konsultan Pengawas

Dalam implementasi pelaksanaan wewenang Konsultan pengawas/supervisi

antara lain :

- Mengadakan inspeksi apakah semua unsur yang terlibat pada pelaksanaan

proyek telah bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung-jawabnya masing–
masing.
- Menyetujui atau menolak permohonan kontraktor untuk melaksanakan suatu
jenis pekerjaan, atas dasar kesesuaian dengan gambar rencana, volume
pekerjaan, mutu dan jumlah bahan yang akan digunakan, jumlah tenaga
kerja serta jumlah dan jenis peralatan yang akan digunakan,
- Memberikan rekomendasi teknik kepada Pemimpin Proyek atas rencana
perubahan yang diusulkan selama pelaksanaan di lapangan,
- Memerintahkan kepada kontraktor untuk menambah tenaga kerja, peralatan
dan bahan atas dasar evaluasi dan analisis terhadap pencapaian kemajuan
fisik dan hubungannya dengan pencapaian target waktu pelaksanaan
proyek,
- Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor
atas dasar ditemukannya penyimpangan atau ketidaksesuaian dengan
dokumen kontrak,
- Menyetujui atau menolak hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor
atas dasar kesesuaian dengan dokumen kontrak, baik yang menyangkut
kualitas maupun kuantitas,
 Konsultan akan selalu mengacu kepada Dokumen Kontrak dalam melaksanakan
tugas sesuai dengan batasan dan wewenangnya.

6. Tahapan Pelaksanaan Pelayanan Jasa Konsultan

Pelaksanaan pelayanan jasa konsultan di lapangan secara umum akan

dilakukan melalui tahapan yang menyangkut : pengenalan dan pendalaman
rencana, pengendalian pelaksanaan, pengaturan tata kerja pengawasan dan
tatacara komunikasi.

1) Pengenalan dan Pendalaman Rencana

Konsultan akan melakukan pendalaman rencana pelaksanaan untuk

mengetahui dan memahami sepenuhnya bagian–bagian dari rencana
keseluruhan pekerjaan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan
tujuan supaya :
- Mengerti sepenuhnya aspek teknis, kualitas dan kuantitas dari
pelaksanaan pekerjaan yang akan diawasi, sehingga mampu
memberikan suatu solusi atas permasalahan yang terjadi secara tepat,
- Mampu mengembangkan secara sistematis dan terperinci rencana
kerja dari detai –detail bagian pekerjaan, dan paham sepenuhnya
mengenai kaitan antara mutu, waktu dan biaya.

2) Pengendalian Pelaksanaan

Konsultan akan melakukan pengendalian kegiatan dalam lingkungan kerja

secara cepat dan praktis. Kegiatan pengendalian yang dilakukan meliputi :

- Pengendalian Mutu Hasil Pekerjaan

- Pengendalian Biaya dan Kuantitas Pekerjaan
- Pengendalian Waktu Pelaksanaan
- Pelaskanaan Pelaporan

3) Pengaturan Tata Kerja

Pengaturan penempatan personil team konsultan didasarkan kepada jenis

pekerjaan yang diawasi dan kemampuan dari personil yang bersangkutan.
Prinsip “The right man in the right place” akan menjadi pertimbangan
utama. Pengertian terhadap tugas, wewenang dan tanggung jawab dirinya
 sendiri serta tugas, wewenang dan tanggung jawab pihak lain akan
membuat personil mengerti sepenuhnya hubungan kerja antar bagian
dalam organisasi proyek.

4) Tata Cara Komunikasi :

Untuk menjamin kelancaran komunikasi terutama dalam masalah

pelaporan kegiatan phisik, konsultan akan melakukan sistem komunikasi di
lapangan dengan cara yang bersifat :
- Dapat diterima oleh pihak yang dimaksud
- Praktis, sederhana, singkat dan mudah dimengerti

E. 2. METODOLOGI PELAKSANAAN

E.2.1. UMUM

Pemahaman

Gedung yang serasi dan selaras dengan lingkungannya merupakan tujuan dari
Undang - Undang No.28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung. Salah satu cara
untuk mewujudkan bangunan gedung yang serasi dan selaras dengan lingkungannya
adalah dengan cara membangunan bangunan gedung dengan konsep bangunan
hijau.

Sejak ditetapkannya Peraturan Menteri PUPR No.02/PRT/M/2015 tentang Bangunan

Gedung Hijau (BGH) pada tahun 2015, Kementerian PUPR melalui Dit. Bina
Penataan Bangunan memiliki strategi implementasi hingga tahun 2019, salah satunya
adalah membangun projek percontohan (pilot project) bangunan gedung hijau pada
bangunan gedung negara.

Difinisi Bangunan Gedung Hijau adalah bangunan gedung yang memenuhi

persyaratan bangunan gedung dan memiliki kinerja terukur secara signifikan dalam
penghematan energi, air, dan sumber daya lainnya melalui penerapan prinsip
bangunan gedung hijau sesuai dengan fungsi dan klasifikasi dalam setiap tahapan
penyelenggaraannya.
• Dalam pelaksanaan Pembangunan Bangunan Gedung Hijau harus sesuai dengan
Tahap Pelaksanaan Konstruksi yang ada pada Surat Edaran Dirjen Cipta Karya
Nomor 86/SE/DC/2016 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Bangunan Gedung
Hijau;

• Target pelaksanaan konstruksi BGH tingkat Madya (75% - 85% dari nilai total kinerja);

• Penawaran disertai dengan rencana capaian kinerja pelaksanaan konstruksi hijau;

• Pelaksanaan konstruksi harus menerapkan (Sistem Manajemen Kesehatan dan

Keselamatan Kerja) SMK3;

• Comissioning Test merupakan tanggung jawab dari pelaksana Konstruksi

(kontraktor);

• Pengawas Konstruksi/ Manajemen Konstruksi menyaksikan Comissioning Test dan

mengeluarkan pernyataan bahwa bangunan laik fungsi.

1. Tahap Penyelenggaraan Bangunan Gedung Hijau :

2. Persyaratan Bangunan Gedung Hijau
Persyaratan 1. Kesesuaian tapak
Tahap Pemrograman 2. Penentuan objek BG yang akan ditetapkan
3. Kinerja BGH sesuai dengan tingkat kebutuhan
4. Metode Penyelenggaraan BGH
5. Kelayakan BGH

Persyaratan 1. Pengelolaan Tapak

Tahap Perencanaan
2. Efisiensi Energi
3. Efisiensi Air
4. Kualitas Udara dan Kenyamanan Dalam Ruang
5. Pengendalian Penggunaan Material
6. Pengelolaan Sampah
7. Pengelolaan air limbah

Persyaratan 1. Proses Konstruksi Hijau

Tahap Pelaksanaan Kontruksi 2. Praktik Perilaku Hijau
3. Rantai Pasok Hijau

Persyaratan 1. Organisasi dan Tata Kelola pemanfaatan BGH

Tahap Pemanfaatan/ 2. Standar operasional dan Prosedur Pelaksanaan
Pelestarian pemanfaatan
3. Penyusunan panduan penggunaan BGH untuk
penghuni/ pengguna

Persyaratan 1. Prosedur Pembongkaran

Tahap Pembongkaran 2. Pemulihan tapak dan Peningkatan Kualitas
3. Persyaratan Tahap Pelaksanaan Kontruksi
a. Proses Kontruksi Hijau.
b. Praktik Perilaku Hijau.
c. Rantai Pasok Hijau.
4. Persyaratan Tahap Pemanfaatan/Pelestarian
a. Organisasi Tata Kelola Pemanfaatan Bangunan Gedung Hijau standar operasional dan
prosedur pelaksanaan.
b. Pemanfaatan penyusunan panduan penggunaan Bangunan Gedung Hijau untuk
penghuni /pengguna.
5. Persyaratan Tahap Pembongkaran
a. Prosedur pembongkaran.
b. Pemulihan Tapak dan Peningkatan kualitas.

Bagan Sertifikasi Bangunan Gedung Hijau

 Penetapan baseline
berdasarkan audit
energy dan air
menggunakan
Bangunan Gedung Eksisting Audit Energi dan Air software

an

Bangunan Gedung Hijau

Strategi Kegiatan Bangunan Gedung Hijau
E.2.2. Lokasi Pekerjaan

Kegiatan Supervisi Retrofitting Bangunan Gedung Hijau PIP2B DIY ini dilaksanakan
Gedung PIP2B DIY.

Lokasi Proyek
Pengawasan

Gambar 1.1 Peta Lokasi Kegiatan Supervisi Retrofitting

Bangunan Gedung Hijau PIP2B DIY

E.2.3. Strategi Pelaksanaan Konsultan Pengawas

1. Tahapan Strategi Pelaksanaan Konsultan Pengawas

a. Tahap Persiapan

Pada tahap persiapan, Konsultan Pengawas/supervisi membuat program kerja

untuk memperlancar panitia dalam hal administrasi proyek dengan cara
mengadakan rapat antara pihak proyek (Pimpinan Kegiatan, Pengelola
Administrasi dan Keuangan, Pengelola Teknis) dan Konsultan
Pengawas/supervisi untuk menyusun penjadwalan kegiatan. Dalam
pelaksanaannya membantu membuat undangan kepada unsur terkait, memandu
rapat dan membuat Berita Acara setiap kali pertemuan sampai selesainya tahap
persiapan.
b. Tahap Pelaksanaan Konstruksi

Pada tahap pelaksanaan konstruksi ini Konsultan Pengawas/supervisi

memberikan arahan dan pengendalian kepada pelaksanaan di lapangan, agar
produk bangunan yang dihasilkan tidak menyimpang dari semua ketentuan yang
telah ditetapkan, kegiatan Konsultan Pengawas/supervisi pada tahap pelaksanaan
konstruksi, pengendalian akan dilakukan oleh pengawas yang dibantu oleh
asisten pengawas lapangan sesuai bidangnya masing-masing. Tahapan ini
meliputi:

1. Persiapan Pengawasan

Kegiatan ini merupakan kegiatan administrasi di lapangan yang meliputi:

a) Menyiapkan struktur organisasi dilapangan dan surat tugas masing-masing

personil,
b) Menghitung bobot persentase tiap bagian pekerjaan.
c) Menyiapkan format pelaporan, yang terdiri dari :

- Laporan harian, mingguan dan bulanan.

- Laporan mengenai bahan, tenaga dan sebagainya.

d) Menyiapkan buku perintah harian, buku tamu dan buku direksi.

e) Menyiapkan peralatan-peralatan yang dibutuhkan di dalam pelaksanaan
pengawasan di lapangan.
f) Mempelajari dan memahami dokumen lelang dengan perubahan-
perubahan yang terjadi.
g) Mengevaluasi rencana dan jadwal kerja kontraktor sebagai bahan tambah
masukan dalam melakukan kegiatan pengawasan di lapangan.
h) Mengadakan koordinasi dengan konsultan tentang hal-hal yang diragukan,
dan yang akan memberikan kelancaran tugas di lapangan.
i) Membuat foto di lapangan pada saat prestasi fisik masih 0 % dan
pencapaian prestasi fisik sesuai aturan dalam kontrak/termin dan foto
proyek setiap akhir bulan untuk mendukung laporan bulanan.
2. Shop Drawing dan Izin Mulai Pelaksanaan Pekerjaan Serta Ijin Lembur
Sebelum pekerjaan dimulai, Konsultan meminta kepada kontraktor untuk
membuat gambar kerja (Shop Drawing) pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Shop Drawing ini merupakan gambar kerja detail, sehingga pekerjaan
tersebut dapat dengan mudah dipahami untuk dilaksanakan, disamping
berguna sebagai data dalam pembuatan As Built Drawing. Dalam Shop
Drawing ini, tugas Konsultan Pengawas antara lain sebagai berikut :

a) Memberi masukan cara penyajian shop drawing agar mudah dalam

pelaksanaan.
b) Memeriksa kesesuaian shop drawing dengan gambar asli.
c) Memberi koreksi bila terdapat kekurangan dalam penyajian shop drawing,
sehingga dapat membantu kelancaran pelaksana dilapangan.

Selain hal tersebut di atas, setiap kontraktor akan mulai melaksanakan

pekerjaan, harus meminta izin pelaksanaan secara tertulis terlebih dahulu
kepada Konsultan Pengawas .
Izin pelaksanaan pekerjaan tersebut memuat antara lain tentang :

- Macam pekerjaan yang akan dilaksanakan.

- Volume pekerjaan.
- Waktu akan dimulai pekerjaan.
- Kesiapan material yang tersedia.
- Kesiapan tenaga kerja yang akan terlibat.

Apabila kontraktor akan melaksanakan kerja lembur, harus meminta izin agar
pihak Konsultan Pengawas dapat menyesuaikan kegiatan tersebut.

3. Pelaksanaan Pengawasan di Lapangan

Kegiatan pengawasan dilakukan oleh tenaga pengawas dan dikoordinir oleh

seorang koordinator pengawas (Team Leader). Kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan pengawas dilapangan selama pelaksanaan kontruksi adalah :

a) Mengarahkan jalannya pelaksanaan pekerjaan pihak kontraktor sebelum

tiap-tiap bagian pekerjaan dimulai, misal : pekerjaan pembersiahan lokasi,
 uitzet/pengukuran, galian/urugan, pembuatan direksi keet, barak bahan,
memasang alat bantu kerja dan seterusnya.
b) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan serta produknya, ketepatan waktu,
biaya pekerjaan kontruksi dengan khusus diprioritaskan pada :
- Target material yaitu meliputi kualitas dan kuantitas pekerjaan serta time
control.
- Detail Engineering yaitu pengecekan terhadap kebenaran rencana dan
perhitungan yang ada.
- Tahap pelaksanaan yaitu pengecekan terhadap persiapan pekerjaan, tempat
penyimpanan bahan, tenaga dan peralatan kerja yang dipakai serta
metode/sistem kerja yang dilaksanakan.
- Tahap kontrol yaitu mengarahkan dalam pelaksanan setiap bagian pekerjaan
tertentu hingga selesai.

c) Mendeteksi secara dini, mencatat/mendata kemungkinan perubahan-

perubahan dan penyesuaian yang tejadi dilapangan untuk dilaporkan
kepada pihak Pengelola Proyek, guna mendapatkan pemecahan
secepatnya selama masa konstruksi.
d) Mengkoordinasi, menyelenggarakan rapat evaluasi di lapangan secara
periodik sesuai waktu yang telah ditetapkan dan disepakati bersama, atau
rapat khusus bila dipandang perlu dan memang perlu karena adanya hal
yang mendesak untuk segera dipecahkan.
e) Menyusun Berita Acara yang berkaitan dengan kemajuan pekerjaan dan
perubahan yang terjadi bila ada.
f) Menyusun Berita Acara perubahan pekerjaan dan perhitungan tambah
kurang.
g) Menyusun Berita Acara perhitungan ekalasi (bila ada)
h) Menyusun Berita Acara penyerahan (I) dan kedua (II) beseta lampiran-
lampirannya.
i) Menyusun gambar sesuai pelaksanaan (As Built Drawing) sebagai
kelengkapan dokuman teknis proyek.
j) Membuat laporan berkala mengenai kemajuan pekerjaan, yaitu berupa :
- Laporan harian mengenai data kegiatan pelaksanaan, misal data
bahan, tenaga dan sebagainya.
 - Laporan mingguan merupakan rangkuman data kegiatan pelaksanaan
selama satu minggu kerja dan prosentase kemajuan pekerjaan.
- Laporan bulanan merupakan resume laporan mingguan.
- Laporan mingguan dan permasalahan yang timbul selama satu bulan
kerja.
k) Menyusun daftar kekurangan/cacat selama pelaksanaan pemeliharaan.
l) Membuat dokumentasi setiap tahapan pekerjaa konstruksi.

4. Analisis Network Diagram

Setelah dapat ditentukan Network Diagram dengan logika ketergantungan tiap

kegiatan satu dengan yang lain, kemudian untuk selanjutnya ditinjau waktu
pelaksanaan tiap kegiatan dan menganalisis Network diagram untuk
mendapatkan waktu terjadinya kegiatan masing-masing pekerjaan.

5. Pengendalian Pengadaan Bahan/Material

Agar dicapai kelancaran pekerjaan dalam artian jalannya pelaksanaan

pekerjaan dapat berkesinambungan/berjalan dengan baik, perlu dibuat jadwal
kedatangan bahan/material yang akan digunakan. Jadwal kedatangan
bahan/material ini dibuat oleh kontraktor yang menyajikan kapan, jenis dan
jumlah (volume) bahan/material yang akan didatangkan.

Dalam hal pengendalian bahan/material ini, tugas Pengawas lapangan

mengingatkan agar bahan yang didatangkan sesuai dengan jadwal yang telah
dibuat. Mengenai pengendalian kualitas bahan/material, sebelum
didatangkan, Pengawas lapangan meminta kepada kontraktor agar contoh
bahan diajukan telebih dahulu untuk disetujui, dan perlu dites dulu
dilaboratorium apabila dipersyaratkan untuk itu.

6. Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja

Penggunaan tenaga kerja yang menyangkut jenis keahlian dan jumlah yang
digunakan, disesuaikan dengan macam pekerjaan dan volume yang akan
dilaksanakan.

Dalam hal pengendalian penggunaaan tenaga kerja, tugas Pengawas

lapangan adalah membimbing/memberi saran mengenai jenis dan jumlah
 tenaga kerja yang akan diperlukan sedemikian hingga hasil pelaksanaan
pekerjaan dapat sesuai dengan target waktu pelaksanaan maupun kualitas
hasil pekerjaan.

7. Pengendalian Peralatan Kerja

Pengendalian peralatan kerja dimaksudkan untuk menunjang kelancaran dan

efektifitas pekerjaan. Tugas Pengawas Lapangan dalam hal menyediakan
peralatan kerja yaitu memberi masukan kepada kontraktor mengenai jenis
dan jumlah peralatan kerja yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran dan
keselamatan pelaksanaan disamping lokasi penempatan alat dan cara
penggunaan alat agar seefisien mungkin.

8. Pengendalian Kualitas Pekerjaan

Agar tercapai kualitas pekerjaan yang memadai dan sesuai dengan yang
diharapkan/direncanakan sebelumnya, diperlukan pengendalian kualitas
dalam pelaksanaan pekerjaan. Pengendalian kualitas pekerjaan dalam
kegiatan pengawasan dilakukan dengan melaksanakan program kontrol yang
meliputi :

a) Inspeksi
Inspeksi merupakan suatu mekanisme pengendalian kualitas yang
dilakukan dengan aturan-aturan yang terprogram dalam prosedur tata
laksana, dan tidak lepas dari standar serta teknis yang berlaku.
b) Supervisi
Supervisi pada hakekatnya merupakan pengarahan agar segala
sesuatunya sesuai dengan rencana dan spesifikasi, disamping merupakan
upaya untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Dengan demikian fungsi
supervisi akan mengenai sasaran bila dilaksanakan sebelum dan pada
saat pelaksanaan.

9. Pengendalian Waktu Pelaksanaan Pekerjaan.

Agar didalam pelaksanaan konstruksi sesuai dengan waktu yang telah

ditentukan/ditetapkan, diperlukan pengendalian waktu pelaksanaan
konstruksi. Mekanisme pengendalian waktu tersebut memerlukan
perangkat/alat monitoring yang berupa :
a) Time Shcedule/Bar Chart
Time shcedule/Bar Chart yang dibuat oleh kontraktor dan telah disetujui
Pengelola Proyek dan Konsultan Pengawas/supervisi merupakan dasar
untuk pengendalian waktu. Time Shcedule tersebut dibuat sebelum
pelaksanaan pekerjaan dimulai dengan dilengkapi dengan kurve S yang
menunjukan prosentase komulatif pada setiap akhir minggu.

Monitoring time shcedule dengan cara membuat jurnal pretasi mingguan,

kemudian diplotkan dengan time shcedule. Dengan demikian akan dapat
diketahui perbedaan terhadap rencana prestasi pekerjaan dengan prestasi
yang terlaksana dilapangan/prestasi nyata.

Jika prestasi pekerjaan terlambat, artinya prestasi nyata/realisasi lebih kecil

dari prestasi rencana, maka perlu diadakan evaluasi lebih lanjut terhadap
penyebab keterlambatan yang terjadi. Dengan diketahui penyebab
keterlambatan yang terjadi maka dapat diupayakan untuk menekan
keterlambatan lebih lanjut.

b) Network Planing Diagram

Network planing diagram dibuat oleh kontraktor dengan persetujuan

Pengelola Proyek dan Pengawas.
Dalam penyusunan network planning ini perlu diperhatikan :
- Kegiatan apakah yang dapat mendahului suatu bagian pekerjaan.
- Kegiatan/bagian pekerjaan lain yang mungkin dilaksanakan bersamaan
waktunya.
- Bagian pekerjaan yang merupakan kelanjutan dan pekerjaan yang
diperhitungkan.
- Persyaratan apa saja yang dapat memberikan batasan bahwa suatu bagian
pekerjaan dapat dimulai.

Dengan network planing dapat dilihat sebagai berikut :

- Diketahui logika ketergantungan dari kegiatan yang satu terhadap yang lain.
 - Ditunjukkan dengan jelas waktu-waktu penyelesaian yang kritis dan yang
tidak, sehingga memungkinkan untuk mengatur pembagian usaha dan
perhatian.
- Terminal kegiatan per bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan.
- Saat/waktu yang tepat dimulainya kegiatan per bagian pekerjaan.
- Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan.
- Dalam keseluruhan diagram dapat dilihat adanya saat selesainya pekerjaan
paling awal (Earlist Event Time = EET).
- Saat selesainya pekerjaan paling lambat (Latest Event time = LET).
- Lintasan kritis (Critical Path) yaitu lintasan tertentu dari kegiatan-kegiatan pada
network planing.
- Diagram yang menentukan jangka waktu penyelesaian seluruh pekerjaan.
- Lintasan yang bukan lintasan kritis, dimana pekerjaan dilintasan ini masih
mempunyai waktu untuk dapat terlambat.
- Terdapatnya kepastian dalam penggunaan sumber-sumber tenaga, bahan-
bahan dan peralatan.

Dari hal-hal yang dapat ditunjukan pada network planing diagram tersebut
diatas, maka dapat diketahui kesukaran-kesukaran yang akan timbul jauh
sebelum terjadi, sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan yang
diperlukan. Terdapat pula lintasan kritis dimana waktu pelaksanaan pekerjaan
pada lintasan kritis ini harus tepat tidak boleh lebih dari waktu yang telah
ditentukan.

10. Pengendalian Biaya

Pada pelaksanaan pekerjaan pengawasan, kegiatan, intinya akan

dilaksanakan oleh kontraktor, sehingga dalam hal ini operasional pengadaan
bahan/material dan pengupahan tenaga kerja dilakukan oleh kontraktor
sendiri. Pihak Konsultan Pengawas tidak ikut dalam penggunaan keuangan,
sehingga untuk kelancaran/efektifitas pengguanaan dana wajib
menyampaikan saran masukan saja. Untuk pengendalian biaya Konstruksi,
karena biaya hasil pelelangan bersifat lumpsump dan tidak dimungkinkan
adanya tambahan biaya maka tugas Pengawas adalah :
 a) Menghindari klaim biaya pekerjaan tambahan akibat kesalahan perencana
ataupun kesalahan supervisi.
b) Menjaga ketepatan spesifikasi, teknis dan ketepatan kerja kontraktor.
c) Menghindari/mencegah terjadinya pekerjaan bongkar pasang.

11. Rapat Berkala

Rapat berkala diadakan secara periodik sesuai dengan waktu telah disepakati
bersama, dapat dilakukan minimal 2 (dua) kali dalam satu bulan. Dalam hal ini
Konsultan Pengawas/Pengawas membuat undangan kepada pihak-pihak
terkait dalam pembangunan ini seperti misalnya Pengelola Proyek Pengelola
teknis, Konsultan perencana dan Kontraktor. Dalam rapat ini Konsultan
Pengawas melaporkan kemajuan pekerjaan, permasalahan yang terjadi
ataupun hal-hal khusus yang harus mendapatkan pemecahan/penyelesaian.

Disamping itu pihak kontraktor juga melaporkan pelaksanaan pekerjaan

ataupun hambatan yang terjadi. Kemudian forum rapat tersebut membahas
semua permasalahan yang ada untuk dicarikan jalan keluarnya. Rapat
berkala ini sebaiknya diadakan dilokasi proyek, agar lebih menyatakan hasil
pekerjaan secara nyata.

12. Rapat Khusus

Rapat khusus diadakan bila terjadi permasalahan yang mendesak. Pihak

Konsultan Pengawas/ Pengawas mengajukan permohonan kepada pemberi
tugas untuk diadakan rapat khusus dalam rangka membahas permasalahan
yang terjadi.

13. Laporan

Konsultan Pengawas secara periodik akan memberikan laporan kepada

pemberi tugas tentang kemajuan pelaksanaan pekerjaan, dibuat dalam
format-format laporan yang dubuat khusus untuk proyek tersebut.
Laporan yang dibuat terdiri dari :

a) Laporan Pendahuluan yang memuat ;

- Data administrasi teknis kegiatan,

 - Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya,
- Jadwal kegiatan penyedia jasa,
- Hasil kegiatan sosialisasi (jika diperlukan).

b) Laporan Antara yang memuat ;

- Data administrasi teknis kegiatan,

- Hasil sementara pelaksanaan kegiatan,
- Prestasi kemajuan pekerjaan,

c) Laporan Mingguan yang memuat ;

Laporan mingguan memuat laporan kemajuan pekerjaan.

d) Laporan Akhir yang memuat ;

- Data administrasi teknis pekerjaan pembangunan yang dilaksanakan,

- Laporan pembuktian (dokumentasi) proses konstruksi hijau,
- Laporan mingguan,
- Berita acara pengukuran/uitzet,
- Perhitungan mc-0, hasil pengukuran dan disertai dengan dukungan
perhitungan volume pekerjaan,
- Perhitungan cco, terkait dengan pekerjaan tambah dan kurang (apabila
ada), disertai dengan dukungan perhitungan volume pekerjaan,
- Perhitungan mc-100, disertai dengan dukungan perhitungan volume
pekerjaan,
- Risalah rapat koordinasi lapangan,
- Gambar kerja pelaksanaan (shop drawing), gambar perubahan
pekerjaan (cco) jika ada, serta gambar yang telah terbangun (as built
drawing).

Konsultan Pengawas akan membuat dan menyerahkan laporan akhir

pelaksanaan pembangunan kepada pihak proyek. Pada tahap ini konsultan
Pengawas akan melaksanakan inspeksi dengan cermat agar dapat
membuat rekomendasi atas pelaksanaan pekerjaan yang telah selesai
seluruhnya.
 e) Laporan Ringkasan yang memuat ;

Dokumen yang meringkas hasil pekerjaan pendampingan secara ringkas

dan jelas.

f) Laporan Kertas Kerja Tenaga Ahli yang memuat ;

Laporan kertas kerja tenaga ahli memuat resume proses kegiatan dilokasi
pekerjaan terkait dengan teknik-teknik konstruksi.

g) Laporan Laporan Softcopy (CD) yang memuat ;

Berisi seluruh jenis dan data pendukung laporan kegiatan pendampingan.

E. 3. RENCANA KERJA

E.3.1. Umum

Rencana Kerja yang disusun ini merupakan penjabaran secara rinci dan lebih konkret
terhadap lingkup kerja konsultan dalam pelaksanaan di lapangan. Rencana Kerja ini
bersifat tentatif, tidak menutup kemungkinan adanya penyesuaian atau perubahan untuk
menyesuaikan dengan kondisi aktual yang ditemui selama pelaksanaan pekerjaan.
Rencana kerja yang lebih mendetail akan diajukan konsultan setelah terbitnya SPMK
atau Surat Perintah Mulai Kerja, dimana pada saat itu konsultan sudah mendapatkan
data - data awal yang lebih lengkap, sehingga dapat disusun rencana kerja yang lebih
terperinci.

Untuk memperlancar kegiatan Pengadaan Jasa Konsultansi Pengawasan

Pembangunan Gedung KPPD DIY di Kabupaten Sleman dibuat rencana kerja proyek
yang menggambarkan alur persetujuan dan pengambilan keputusan dari suatu kegiatan/
proses penyelesaian proyek. Di dalam bagan alur rencana kerja terdapat beberapa
notasi maupun singkatan huruf sebagai berikut :
PP : Pemilik Proyek
USER : Pemakai
TBPK : Tim Bimbingan Pelaksanaan Kegiatan
KP : Konsultan Perencana
KS : Konsultan Pengawas
SM : Site Manager
 SP / IS : Supervisor (tenaga ahli pengawas lapangan) / Inspector/pengawas
lapangan
K : Kontraktor
PL : Pelaksana
DEP : Dokumen Evaluasi dan Pelaporan

1. Prosedur Rencana Kerja Pengawasan Lapangan

START

PP = Pemilik Proyek

Menjelaskan gagasan - gagasan

sesuai dengan kebutuhan PP
kepada KS, KP & K

KS
Membuat rancangan tata laksana
pengelolaan dan mengajukan
pada PP

PP
Memeriksa rancangan tata KP
laksana pengelolaan
Review rancangan tatalaksana
pengeloaan khususnya dari segi
kepentingan proses design
PP, KP, KS

Pembahasan rancangan tata

laksana pengelolaan

Ada perubahan dan pengarahan dari PP

KS

Revisi rancangan tatalaksana

pengelolaan
PP

Menetapkan/menyetujui tata
laksana pengelolaan
2. Prosedur SLaporan
T O PHarian
 START

PL

Membuat laporan hasil

pekerjan dan menyerahkannya
kepada SP/IS

SP

Memeriksa laporan dari PL dan

menyerahkannya kepada SM

SM

Menerima laporan dan

mendokumentasikanya di DEP

STOP

Keterangan :
PL : Pelaksana Lapangan ( K )
SP/IS : Supervisor / Inspector
SM : Site Manager
DEP : Dokumen Evaluasi Pelaporan

3. Prosedur Laporan Mingguan

 START

PL

Membuat Laporan Mingguan dan

Menyerahkannya kepada SP / IS

SP / IS

Memeriksa laporan mingguan dari

PL terhadap lapangan

Ada perbedaan ? Tidak

PL dan SP/IS

Memperbaiki laporan
mingguan

SP / IS

Memeriksa laporan
SM mingguan dan Keterangan :
menyerahkannya kepada SM
PL : Pelaksana lapangan ( K )
Menerima laporan dari semua SP/IS : Supervisor / inspector
bidang meneruskannya kepada
SM : Site Manager
PP
DEP : Dokumen Evaluasi Pelaporan

STOP

4. Prosedur Perhitungan Prestasi Bulanan

 START

Membuat Laporan prestasi

bulanan dan Menyerahkannya
kepada SP / IS

SP / IS

Memeriksa hasil prestasi bulanan K

dengan catatan di DEP

Ada perbedaan ? Tidak SP / IS & K

Menerima perhitungan
prestasi pekerjaan dan K
memperbaiki prestasi
bulanan
SP / IS

Menyerahkannya kepada
SM

Keterangan :

SM K : Kontraktor
SP/IS : Supervisor / Inspector
Menerima laporan dan
meneruskannya kepada PP SM : Site Manager
DEP : Dokumen Evaluasi Pelaporan
PP : Pemilik Proyek

STOP

5. Prosedur Surat Peringatan Kepada Kontraktor

 START

SP/IS melihat adanya penyimpangan terhadap gambar

TBPKdan RKSadanya
melihat dan perintah SP/IS terhadap gambar dan RKS dan perintah-perintah TBPK
penyimpangan

SP / IS

Melaporkannya ke SM

SM

Menerbitkan surat perintah supaya K

melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku

Dituruti SM
(1 Minggu )

Memberikan Surat
Peringatan dengan sanksi
denda

Pekerjaan diselesaikan sesuai

dengan aspek. Teknis Perintah
SP/IS dan TBPK

STOP

6. Prosedur Pekerjaan Tambah Kurang

 START

PP melihat perlunya pekerjaan tambah kurang

KS melihat perlunya pekerjaan tambah kurang
KS melihat perlunya pekerjaan tambah kurang
KS melihat perlunya pekerjaan tambah kurang

PP
Memerintahkan KS dan KP melihat perlunya
pekerjaan tambah kurang

SM SM

Pengecekan segi biaya dan Pengecekan segi biaya dan

pelaksanaan pelaksanaan

PP, KS, KP

Memerintahkan KS dan KP
melihat perlunya pek. Tambah
kurang

Setuju Tidak

PP
PP
B A kerja Surat penolakan

STOP

7. Prosedur Pembayaran Angsuran

 START

K melihat bahwa hasil prestasi pekerjaan sudah memenuhi syarat

untuk pengajuan angsuran

Membuat surat permohonan angsuran (termijn) kepada PP

(cc KS)

KS

Memeriksa rekapitulasi hasil perhitungan prestasi bulanan K

di DEP

Memenuhi syarat ?
Tidak KS & TBPK

Menolak permohonan angsuran

Ya

KS & K

Membuat BA Kemajuan pekerjaan

PP & K

Membuat BA Angsuran

STOP

8. Prosedur Penyerahan Pekerjaan Kesatu

 START

K melihat bahwa pekerjaan telah memenuhi segala persyaratan untuk

penyerahan kesatu

K
Mengajukan permintaan kepada (KS dan TBPK) untuk pemeriksaan
pekerjaan

KS & TBPK
Meriksa Hasil pekerjaan ( kuantitas & kualitas)

Setuju atas hasil pekerjaan

K

Menambah / memperbaiki
pekerjaan

KS & K

Membuat BA penyelesaian pekerjaan

KS & K

Memeriksa BA selesaikan pekerjaan dari bidang

KS, K & PTP

Membuat BA selesainya pekerjaan, diajukan ke PP

Keterangan :
PP & K K : Kontraktor
PP : Owner (Pemilik Proyek)
Membuat BA penyerahan pekerjaan
TBPK : Tim Bimbingan Pelaksana
STOP Kegiatan
BA : Berita Acara
9. Prosedur Penyerahan Pekerjaan Kedua
 START

K melihat bahwa pekerjaan telah memenuhi segala persyaratan untuk serah terima kedua

K
Mengajukan permohonan untuk serah terima
pekerjaan kedua

KS & TBPK

Memeriksa hasil pekerjaan

Setuju atas hasil pekerjaan

K

Menambah/memperbaiki

K
KS & K
Memperbaiki kerusakan
Membuat BA selesainya pekerjaan

KS & K KS, K & TBPK

Memeriksa BA selesaikan pekerjaan dari bidang Memeriksa pekerjaan

KS, K & TBPK Hasil Pekerjaan baik

Membuat BA selesai pekerjaan diajukan ke PP

PP & K

Membuat BA penyerahan pekerjaan

STOP
Keterangan :
 K : Kontraktor
PP : Owner (Pemilik Proyek)
PENGAWAS : Pengawas
BA : Berita Acara

E.3.2. Rencana Kegiatan Pengawas

Kegiatan Pengawas meliputi pengendalian waktu, biaya, pencapaian sasaran fisik

(kualitas dan kuantitas), dan tertib administrasi di dalam pembangunan mulai dari tahap
persiapan sampai tahap pelaksanaan konstruksi. Kegiatan Pengawas terdiri atas :

1) Tahap Persiapan :

Melakukan pemantapan terhadap sistem manajemen intern Konsultan Pengawas.

Pemantapan dilakukan terhadap sistem pengelolaan strategis dan teknis operasional
secara terpadu antara personil yang dilibatkan dalam menangani pekerjaan ini dan
tergabung dalam "Tim Pelaksana Teknis Proyek" Konsultas Pengawas. Dapat
dikatakan bahwa "integrated project management" merupakan fungsi dari beberapa
kegiatan manajemen.
Keberhasilan dari penerapan metode "integrated project management" ditentukan oleh
adanya kegiatan maupun usaha-usaha manajerial yang secara garis besar meliputi :

a. Pengorganisasian.

Struktur organisasi "Tim Pelaksana Teknis Proyek" perlu disusun sesuai dengan
strategi yang akan diterapkan dengan melakukan pemilihan dan penggunaan
personil yang berpengalaman dan profesional dan diikuti oleh pembagian tugas
kerja (Job Discription) yang jelas dari masing-masing personil yang terlibat dalam
pekerjaan Pengawasan, sehingga dapat mencerminkan keterpaduan dari peranan
semua personil pengawas.

b. Pembuatan Program.

Pembuatan rencana kerja "Tim Pelaksana Teknis Proyek" dan jadwal kegiatan
personil pengawas yang mencerminkan adanya kegiatan pengarahan, koordinasi
dan monitoring.
c. Mobilisasi.
 Pengerahan tenaga dari seluruh personil yang terlibat dalam proyek akan dilakukan
dengan suatu perintah kerja maupun pendelegasian terarah yang tepat dan jelas.
d. Koordinasi.
Koordinasi dilakukan secara kontinyu terhadap seluruh personil untuk tujuan
keterpaduan dari kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing personil.
e. Pengarahan.
Pengarahan dilakukan kepada setiap personil yang dalam pelaksanaan kerjanya
belum sesuai target dan menyimpang dari tujuan semula.
f. Pengelolaan.
Dilakukan secara ketat terhadap kualitas kerja personil terhadap target kerja yang
telah ditetapkan dalam program kerja.

2) Pemantapan Sistem Operasional

Melakukan pemantapan terhadap sistem operasional dari Konsultan. Pemantapan

sistem operasional "Tim Pelaksana Teknis Proyek" Konsultan merupakan langkah
strategi penanganan pekerjaan Pengawasan, sehingga dapat dihasilkan keterpaduan
opersional antara unsur-unsur proyek, yaitu Pemilik Proyek, Konsultan Perencana,
Kontraktor dan Konsultan Pengawas. Usaha pemantapan sistem operasional
dilakukan secara bertahap :

a. Inventarisasi Awal.

Merupakan langkah awal dalam upaya mencari sebanyak mungkin masukan-

masukan yang akan digunakan dalam menyusun perencanaan dan programming,
upaya tersebut meliputi :
- Mempelajari Kerangka Acuan Kerja secara teliti dan seksama sehingga pemahaman/
interpretasi terhadap proyek dapat maksimal.
- Melakukan pengenalan dan pendekatan kepada unsur-unsur proyek yang akan
terlibat.
- Melakukan inventarisasi data primer maupun sekunder yang akan berguna pada saat
pelaksanaan fisiknya (konstruksi).
- Melakukan pengamatan secara cermat dan seksama terhadap kondisi lingkungan
dimana proyek akan dilaksanakan.
- Membuat prediksi/ asumsi terhadap kemungkinan masalah yang akan timbul selama
kegiatan proyek.
 b. Perencanaan dan Programming.
Menentukan rencana strategi dan program yang akan di terapkan dalam
menangani proyek, berupa :
- Membuat proses Tata Laksana Proyek yang memperlihatkan kegiatan proyek mulai
dari pengajuan usulan, memulai pekerjaan, proses evaluasi pekerjaan, alur
pengambilan keputusan dan persetujuan, sampai pada penyelesaian dan
penyerahan pekerjaan.
- Pembuatan rencana kerja proyek secara keseluruhan dengan terlebih dahulu
melakukan koordinasi dengan rencana kerja Kontraktor.
- Pembuatan jadwal kegiatan proyek yang disesuaikan dengan kegiatan fisik
kontraktor.

c. Pelaksanaan Program.

Pelaksanaan program dapat dilakukan setelah tata laksana proyek disepakati

bersama dan semua item pekerjaan telah diserahkan kepada masing-masing unit
kerja dengan pendelegasian penuh.

d. Fungsi Pengawasan dan Pengarahan.

Pelaksanaan program dapat berjalan apabila melakukan fungsi pengawasan dan

pengarahan :

- Pengawasan dilakukan secara ketat terhadap kualitas kerja maupun kualitas produk
Kontraktor terhadap target kerja yang telah ditetapkan dalam program kerja.
- Pengarahan dilakukan kepada Kontraktor pada saat menjelaskan rencana/ program
kerja serta dilakukan terhadap hasil kerja yang belum sesuai target dan menyimpang
dari tujuan semula.

3) Tahap Konstruksi.

1. Mengadakan evaluasi program kegiatan pelaksanaan konstruksi fisik yang

disusun oleh pemborong, yang meliputi program program pencapaian konstruksi,
penyediaan dan panggunaan tenaga kerja, peralatan dan perlengkapan, bahan
bangunan, informasi, dana, program Quality Assurance/Quality Control, dan
program kesehatan dan keselamatan kerja (K3).
2. Mengendalikan program pelaksanaan konstruksi fisik, yang meliputi program
pengendalian sumber daya, pengendalian biaya, pengendalian waktu,
 pengendalian sasaran fisik (kuantitas dan kualitas) pekerjaan, pengendalian tertib
administrasi, pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja.
3. Melakukan evaluasi program terhadap penyimpangan teknis dan material yang
timbul, usulan koreksi program dan tindakan turun tangan, serta melakukan
koreksi teknis bila terjadi penyimpangan.
4. Melakukan koordinasi antara pihak pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
konstruksi fisik.
5. Melakukan kegiatan pengawasan yang terdiri atas :
a. Memeriksa dan mempelajari dokumen pelaksanaan konstruksi yang akan
dijadikan dasar dalam pengawasan pekerjaan lapangan,
b. Mengawasi pemakaian bahan, peralatan dan metode pelaksanaan, serta
ketepatan waktu, dan biaya pekerjaan konstruksi,
c. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas, dan
laju pencapaian volume/ realisasi fisik.
d. Mengumpulkan data dan informasi di lapangan untuk memecahkan persoalan
yang terjadi selama pekerjaan konstruksi,
e. Menyelenggarakan kegiatan rapat koordinasi secara berkala, dan rapat teknis
lapangan secara rutin/mingguan membuat laporan mingguan dan bulanan
pekerjaan pengawasan, dengan masukan hasil rapat-¬rapat lapangan dan
laporan laporan yang dibuat oleh pemborong,
f. Menyusun berita acara persetujuan kemajuan pekerjaan untuk pembayaran
angsuran, pemeliharaan pekerjaan, dan serah terima pertama dan kedua
pekerjaan konstruksi,
g. Meneliti dan menyetujui gambar gambar pelaksanaan (Shop Drawings) yang
dibuat dan diajukan oleh kontraktor,
h. Meneliti gambar gambar yang telah sesuai dengan pelaksanaan (As Built
Drawings) sebelum serah terima pertama,
i. Menyusun daffar cacat/ kerusakan sebelum serah terima pertama, dan
mengawasi perbalkannya pada masa pemeliharaan,
j. Bersama dengan konsultan perencana menyusun petunjuk pemeliharaan dan
penggunaan jalan,

6. Menyusun laporan akhir pekerjaan manajemen konstruksi.

E.3.3. Strategi Pelaksanaan

Secara garis besar, strategi yang diusulkan di titik beratkan pada penataan sistem
pengelolaan proyek secara terpadu dan sistem pengawasan/pengendalian proyek
secara totalitas dan terpadu untuk seluruh kegiatan proyek.

a. Pengelolaan Proyek.

Dalam pendekatan sistem ini pengelolaan strategi berada di tangan Pemimpin

Kegiatan sedang pengelolaan teknis operasional merupakan tugas Konsultan
Pengawas. Mekanisme dalam sistem ini diwujudkan dengan adanya organisasi
proyek melalui prosedur serta koordinasi yang jelas antara masing-masing unsur
proyek. Langkah - langkah yang akan dilakukan adalah :

Penataan sistem mekanisme organisasi proyek yang terdiri dari penataan

internal, yang lebih ditekankan pada hubungan formal secara organisasi, prosedural,
koordinatif antara unsur-unsur proyek yang terlibat langsung yaitu Pemilik Proyek,
Konsultan Pengawas, Konsultan Perencana dan Kontraktor. Penataan eksternal,
terutama ditekankan pada hubungan informasi dengan unsur yang tidak terlibat
langsung dengan proyek seperti : hubungan dengan pemerintah daerah atau instansi
yang terlibat, hubungan dengan pihak/ instansi lain yang berwenang terhadap
perijinan dan pemberi keputusan teknis maupun administrasi.

Penataan ekosistem pengelolaan proyek, mencakup penataan site dan

lingkungan proyek terhadap kelancaran arus material, peralatan berat dan personal
proyek serta dapat mendukung kegiatanyang berlangsung.

E. 4. METODE PELAKSANAAN PENGAWASAN

Kegiatan maupun usaha - usaha yang bersifat menejerial seperti yang telah disebut
dalam rencana strategi penanganan di atas tidak akan berhasil apabila tidak memiliki
perangkat penunjang yang digunakan dalam menjalankan proyek (operasional).
Perangkat penunjang tersebut adalah :

a. Pengambilan Keputusan.

Sistem pengambilan keputusan yang tepat, dengan menggunakan metode yang

sistematis dan terarah dengan didukung oleh data informasi yang lengkap,
 mengenai kemungkinan - kemungkinan yang akan timbul (dengan cara biasa sulit
diformulasikan), sehingga keputusan - keputusan yang di ambil akan tepat, terarah
dan lebih rasional.

b. Sistem Manajemen Informasi.

Sistem informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan terutama dalam

menunjang kegiatan manajemen proyek, yaitu perencanaan program dan
pengawasan.
Data informasi dianalisis berdasar ukuran - ukuran penilaianyang obyektif.
- untuk kegiatan perencanaan, ukuran yang dipakai adalah standar kriteria.
- untuk kegiatan pengawasan ukuran yang dipakai adalah indikator/ tolok ukur.

Penerapan dari manajemen proyek terpadu yang disertai dengan perangkat

penunjang dimaksudkan agar proyek dapat direalisasikan sesuai jadwal waktu dan
anggaran yang telah ditentukan serta kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan
yang diinginkan.

Dalam ruang lingkup yang lebih terarah penerapan manajemen proyek secara
terpadu akan dititik - beratkan kepada faktor pengendalian terhadap waktu, dan
kualitas produk yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1) Pengendalian Waktu

Langkah awal terpenting yang perlu dilakukan dalam pengendalian waktu

adalah penyusunan suatu Master Schedule sebagai patokan dasar rencana
kerja seluruh proyek, yang di dalamnya dicantupengawasan Pengawasan
aktifitas utama yang berada pada lintasan kritis dalam suatu kerangka target
waktu. Dalam monitoring dan pengendalian waktu juga akan digunakan
Barchart dan Network planning yang selanjutnya akan digunakan Critical Path
Method ( CPM ) untuk dapat mengendalikan waktu dengan tepat.

Mengingat kompleksnya suatu CPM network maka penggunaaan komputer

sangatlah mutlak untuk memudahkan dalam melakukan updating schedule dan
evaluasi progress. Pengendalian terhadap waktu pelaksanaan dititikberatkan
pada upaya untuk menyelesaikan proyek dalam selang waktu maksimal 5 bulan,
terhitung dari penyerahan pertama. Guna mendukung tercapainya
 penyelesaian masalah dari masing-masing selang waktu, maka perlu juga
penyusunan jadwal pengerahan personil Perlu juga diingat, bahwa langkah
awal terpenting yang perlu dilakukan Konsultan Pengawas dalam fungsi
pengendalian waktu, adalah penyusunan suatu "master schedule " sebagai
patokan dasar schedule seluruh proyek. Dalam " master schedule " ini
pengawasan aktifitas - aktifitas utama yang akan berada pada lintasan kritis,
dalam suatu kerangka target waktu, yang biasanya telah ditentukan terlebih dulu
dalam fase planning suatu proyek. Dalam rangka menjalankan fungsi
pengendalian waktu, Konsultan akan menggunakan beberapa metode.
Sebagai konsep dasar pengendalian waktu dalam pendekatan sistem
pengawasan ini, adalah pengertian bahwa proyek merupakan suatu integrated
process. Dengan pengertian ini maka proses tersebut tidaklah harus selalu
merupakan rangkaian tahapan. Dalam pengendalian waktu untuk pendekatan
ini, dikenal penggunaan metode " fast –track ", disamping metode - metode
kontrol lain seperti Critical Path Method ( CPM ) dalam suatu network planning.

2) Pengendalian Biaya

Pengendalian dilakukan dengan cara :

a. Melakukan evaluasi secara perodik terhadap prestasi yang telah dicapai .
b. Mengadakan evaluasi terhadap kemungkinan pekerjaan tambah - kurang
dengan terlebih dahulu melakukan usaha minimalisasi pekerjaan tambah
kurang.
c. Melakukan usaha minimalisasi terhadap timbulnya pekerjaan tambah kurang
yang diakibatkan oleh kesalahan Kontraktor serta melakukan monitoring
dan evaluasi secara cermat, terhadap setiap prestasi pekerjaan yang
dicapai.

3) Pengendalian Teknis
Pengendalian ini dilakukan terhadap penyimpangan - penyimpangan dalam
pelaksanaan, yang tidak sesuai dengan bentuk - bentuk arsitektural dan teknis
yang tercantum dalam gambar rencana maupun RKS.
 Evaluasi akan dilakukan oleh tenaga ahli lapangan (supervisor) dari Konsultan
Pengawas, terhadap adanya kesalahan - kesalahan maupun kekurangan yang
ada, baik secara arsitektural, sipil, maupun mekanikal dan elektrikal.

4) Pengendalian Kualitas

Pada tahap pelaksanaan, pengendalian kualitas dilakukan dengan

melaksanakan program kontrol inspeksi dan supervisi. Program -program ini
disusun dalam suatu prosedur-prosedur tata laksana, yang memadai
pedoman bagi semua unsur yang terlibat dalam proyek. Dengan menjalankan
prosedur-prosedur ini, maka secara otomatis telah tercakup fungsi kontrol, baik
masing - masing unsur sendiri ( built in control ) maupun kontrol antar unsur.

Inspeksi sebagai salah satu alat dalam pengendalian kualitas , juga

dilaksanakan dalam aturan - aturan yang terprogram dalam prosedur - prosedur
tata laksana yang tentunya tidak terlepas dari standar - standar serta peraturan -
peraturan teknis yang berlaku.

Di dalam pelaksanaannya, prosedur - prosedur tata laksana dalam

pengendalian kualitas, dapat diuraikan dalam aktifitas - aktifitas antara lain
sebagai berikut :
a. penyusunan laporan - laporan : harian, mingguan, bulanan,
b. penggunaan check list dalam Pengawasan pelaksanaan pekerjaan,
c. penggunaan approval list, baik untuk penggunaan material maupun tahap
memulai suatu bagian pekerjaan,
d. pengetesan dan inspeksi secara acak ( random ) terhadap material ataupun
hasil suatu bagian pekerjaan.
E.4.1. Rincian Metode Pelaksanaan
Pada pelaksanaan pekerjaan ini maka Konsultan Pengawas akan melakukan pekerjaan
- pekerjaan yang terkait dan menjadi tugas utamanya. Secara umum akan dibagi
menjadi tiga tahap pekerjaan yaitu pekerjaan persiapan, pekerjaan pelaksanaan, dan
pekerjaan pemeliharaan.

1) Tahap Persiapan
 Pada tahap persiapan maka kegiatan yang akan dikoordinasikan adalah kegiatan
antara lain :
- Mempelajari dokumen-dokumen yang menjadi dasar pelaksanaan yaitu dokumen
kontrak secara umum serta gambar kerja dan RKS khususnya.
- Menyusun program pengendalian pelaksanaan pembangunan meliputi program
pencapaian sasaran fisik, program pengendalian waktu dan pengendalian biaya.
- Membantu pengelola proyek dalam proses penyaiapan pengadaan kontraktor dan
perjanjian pekerjaan pelaksanaan bila dikehendaki.
- Mempelajari kondisi lingkungan dan mempersiapkan letak bangunan dan letak
bangunan-bangunan kerja ( direksi keet, gudang dan lain – lain ) dan sistem serta
pengaturannya di lapangan.
- Berhubungan dengan pihak - pihak yang berada di sekelilingnya (tetangga) untuk
mendapat respon sekaligus merencanakan sistem pelaksanaan yang tidak
mengganggu.
- Mengkoordinasi pihak - pihak yang terkait yaitu pelaksana, perencana, serta pemilik
proyek untuk memulai pekerjaan.
- Mempersiapkan segala keperluan administratif yang diperlukan misalnya blangko-
blangko/ form yang diperlukan.
- Mempersiapkan personil - personil pengawas lapangan dan memberi pengarahan
secara umum.

2). Tahap Pelaksanaan

- Mengevaluasi program kegiatan konstruksi fisik yang disusun oleh Pelaksana yang
meliputi Program Pencapaian Sasaran Konstruksi, program penyediaan dan
penggunaan tenaga kerja, program penyediaan dan penggunaan peralatan dan
perlengkapan, program penyediaan dan penggunaan material, program penyediaan
dan penggunaan informasi, program penyediaan dan penggunaan dana serta program
keselamatan kerja.
- Mengendalikan program pelaksanaan konstruksi fisik yang meliputi: program
pengendalian sumber daya dan biaya, program pengendalian waktu, program
pengendalian sasaran fisik ( kualitas dan kuantitas ) hasil konstruksi, program
pengendalian tertib administrasi, program pengendalian keselamatan kerja.
- Mengevaluasi penyimpangan - penyimpangan baik teknis maupun manajerial yang
timbul dan memberikan usulan dan koreksi teknis terhadap penyimpangan yang terjadi
dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait dalam pelaksanaan konstruksi fisik.
 - Perlakukan tugas pengawasan terhadap pekerja dan produknya, peralatan dan
metodanya, ketepatan waktu dan biaya pekerjaan konstruksi dan meneliti pemakaian
bahan dan material.
- Mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi fisik dari segi kualitas produk, kuantitas
produk serta laju pencapaian volume.
- Mengusulkan perubahan - perubahan serta penyesuaian di lapangan untuk
memecahkan persoalan yang terjadi selama pekerjaan konstruksi.
- Menyelenggarakan rapat - rapat lapangan secara berkala, membuat laporan mingguan,
bulanan atas pelaksanaan pengawasan dengan memasukkan hasil rapat lapangan,
laporan harian, mingguan dan bulanan pelaksanaan konstruksi yang dibuat oleh
Pelaksana.
- Menyusun berita acara untuk persetujuan kemajuan pekerjaan untuk pembayaran
angsuran, pemeliharaan pekerjaan, serah terima I dan II pekerjaan konstruksi.

3). Tahap Pemeliharaan

- Meneliti gambar - gambar yang sesuai dengan pelaksanaan di lapangan ( as built

drawing).
- Menyusun daftar kerusakan dan cacat pekerjaan dalam masa pemeliharaan serta
mengawasi pelaksanaan perbaikannya.
- Membuat laporan akhir pelaksanaan proyek dengan melampirkan petunjuk
penggunaan dan pemeliharaan bangunan/ manual operasi peralatan dan perlengkapan
gedung dengan perubahannya selama konstruksi sesuai dengan as built drawings.

E.4.2. Langkah Praktis

Secara praktis beberapa antisipasi dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
- Penempatan personil yang mampu dan sesuai dengan bidangnya (right man in the right
place) serta berpengalaman luas dalam pengawasan pemba-ngunan.
- Penggunaan metoda-metoda pelaksanaan sistem kerja dan pengendalian yang sesuai dan
mempunyai adaptabilitas yang tinggi dan dilaksanakan serta senantiasa dipantau secara
konsekuen.
- Fleksibilitas yang tinggi terhadap berbagai hambatan dan permasalahan yang terjadi dan
tanggap (responsif) dengan berbagai metoda alternatif pemecahan masalah.
- Konsultasi dan koordinasi yang aktif antar berbagai pihak terkait termasuk perencana,
pemilik/ pemberi tugas, kontraktor, sub kontraktor dan lain-lain.
 - Secara lebih khusus, personal adalah komponen paling utama untuk mencapai
keberhasilan. Untuk itu pelaksana pengawasan disusun menjadi suatu team work dari
berbagai disiplin dengan beberapa atribut:
- Mempunyai dasar pengetahuan tentang proyek yang baik terutama pada disiplinnya.
- Mempunyai imajinasi tinggi dan kreatifitas serta mampu mengembangkan teknik yang
bervariasi.
- Self motivated dan terorganisir secara baik dalam cara berpikir maupun kemampuan
bekerja.
- Berpengalaman baik dalam ranah “dua dimensi” (rencana) maupun “tiga dimensi”
(pelaksanaan).
- Dapat bekerja secara kelompok, sebagai anggota tim kerja yang baik dan mampu
berdiplomasi secara baik.
- Mempunyai kepercayaan diri yang kuat terhadap keinginan untuk memperbaiki penampilan
proyeknya secara baik dan mempunyai kekuatan yang cukup untuk melaksanakan
proyeknya secara baik pula.

E. 5. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN

Pekerjaan Pengadaan Jasa Konsultansi Pengawasan Ini memerlukan

pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan, metode kerja serta rencana kerja yang
efisien, sistematis dan sederhana, sehingga akan menghasilkan suatu produk kerja yang
baik, tepat waktu dan tepat mutu. Faktor efektifitas dan efisiensi dalam hubungan kerja
antara pihak Pemberi Tugas (Direksi) dan pihak Konsultan secara tidak langsung sangat
mempengaruhi hasil akhir pekerjaan tersebut. Oleh karena itu koordinasi melalui tata
laksana struktur organisasi antara Pemberi Tugas (Direksi) dan Konsultan adalah sangat
penting.
Personil-personil yang akan melaksanakan pekerjaan sudah berpengalaman
dibidangnya masing-masing dan mempunyai kualifikasi dan kemampuan yang tinggi
dalam bidang yang berkaitan dengan pekerjaan ini, serta memahami lokasi pekerjaan.
Demikian juga mereka telah terbiasa bekerja dalam Team Work dengan ahli-ahli dari
berbagai disiplin ilmu.
Ketua Tim akan memimpin seluruh tim dari konsultan dimana segala keputusan dan hal
yang bersifat menentukan, dan surat-menyurat dengan Direksi dan Kontraktor akan
dilakukan oleh Ketua Tim. Ketua Tim akan berhubungan langsung dengan pihak Direksi
Pekerjaan dan pihak Kontraktor.

STRUKTUR ORGANISASI PERSONIL

PEJABAT PEMBUAT DIREKTUR

KOMITMEN
 Ahli Mekanikal Ahli Elektrikal

Administrasi Teknik Operator Autocad Pengawas

E. 6. GAGASAN-GAGASAN BARU UNTUK MENINGKATKAN KELUARAN

1. Konsultan pengawas mengusulkan adanya rapat koordinasi antara Konsultan Pengawas,
Konsultan Perencana, Kontraktor Pelaksana, Direksi Lapangan, PPK dan Instansi terkait
yang terlibat agar pelaksanaan pekerjaan dapat terkoordinasi dengan baik demi kelancaran
pekerjaan agar selesai seuai dengan time schedule. Rapat – rapat yang dimaksud antara
lain meliputi :
a. Rapat Koordinasi Lapangan setiap Minggu atau dua Minggu yang diselenggarakan
secara rutin dan dihadiri oleh unsur pelaksana pekerjaan di lapangan, unsur Konsultan
Supervisi Konstruksi, Konsultan perencana serta wakil dari Pemberi Tugas dan unsur
teknis lainnya. Dalam rapat tersebut membahas secara rutin evaluasi perkembangan
pekerjaan dan koordinasi selama periode mingguan/dua mingguan.
b. Rapat Koordinasi Teknis Terbatas, yang dapat diselenggarakan secara terbatas dan
insidentil, khusus untuk membahas suatu permasalahan teknis tertentu yang muncul di
lapangan. Rapat tersebut dihadiri oleh unsur-unsur teknis (setara Tenaga Ahli) dari
Konsultan Supervisi, Kontraktor Pelaksana, Konsultan Perencana dan pihak pemberi
Tugas.
c. Rapat Koordinasi Bulanan, yang dapat dipimpin oleh Pemimpin Proyek (atau Konsultan
Supervisi) dan dihadiri oleh seluruh unsur penyelenggara Proyek (Pemberi
Tugas/Kuasa Pengguna Anggaran, suplier dan lain-lain). Dalam rapat tersebut dibahas
perkembangan pekerjaan selama kurun waktu bulanan, serta rencana-rencana kerja
bulan berikutnya, termasuk koordinasi-koordinasi yang harus dilakukan.
d. Rapat Insidentil, yang hanya diadakan secara insidentil untuk membahas
permasalahan teknis yang mendesak dan berdampak besar bagi jalannya proses
konstruksi fisik di lapangan. Rapat ini dihadiri oleh Unsur proyek maupun dinas teknis
yang terkait langsung dengan detail permasalahan.
e. Rapat Intern Konsultan Supervisi Konstruksi, Rapat ini akan dilaksanakan secara
kontinyu dengan melibatkan personil yang terkait baik yang ada di kantor pusat
maupun di lapangan. Tujuan rapat lapangan adalah untuk melakukan koordinasi
diantara staf Supervisi konstruksi didalam pelaksanaan fungsi Supervisi Konstruksi
disemua aspek dan kegiatan membangun.
2. Didalam Pembuatan dan pelaporan berkala, seperti yang telah juga ditetapkan didalam
Rencana Kerja & Syarat. Penyusunan laporan tersebut harus sesuai prosedur dengan
format penyusunan yang jelas dan efektif.
3. Penyelenggaraan Surat Menyurat, penyebaran dan pengarsipannya harus rapi dan
terstruktur.
4. Dibuatnya Direksi keet untuk rapat koordinasi pekerjaan dilokasi pekerjaan.
5. Kantor konsultan pengawas dekat dengan lokasi pekerjaan agar komunikasi dan koordinasi
bisa terjalin dengan baik.
6. Mensikapi setiap masalah dan kesulitan yang ada dilapangan dan mencari solusi terbaik
secara bersama – sama agar pekerjaan bisa terlaksana dengan lancar dan sesuai yang
diinginkan.

Dengan media dan ruang komunikasi tersebut, bila berjalan sesuai dengan prosedur
dan mekanisme akan menjadi kunci suksesnya koordinasi penanganan pekerjaan,
sehingga akan berdampak pada pengendalian pekerjaan yang baik dan lancar.