TUJUH LANGKAH PRAKTIS DALAMA POKJA UKM

1. 1. 7 LANGKAH KEGIATAN UKM

2. 2. 1. Mengiventarisir semua kegiatan yang masuk dalam pokja UKM •
Dalam perannya pokja UKM terbagi dalam 2 bagian (Permenkes 75 tahun
2014). • Ada yang esensial dan pengembangan. • Sebaiknya inventarisir
dahulu kegiatan yang esensial barulah yang pengembangan. • UKM
esensial : adalah Promkes, Kesling, KAI dan KB, Gizi, Pencegahan dan
pengendalian penyakit • UKM pengembangan : upaya yang sifatnya
inovatif dan / bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan sesuai
prioritas masalah pelayanan dan potensi sumber daya di wilayah kerjanya.
3. 3. 2. Membagi habis tugas yang ada sesuai dengan kapasitas dan
kemampuan (kompetensi) pengelola program • Tidak ada satu orang
pelaksana pun dalam pokja UKM yang tidak kebagaian tugas dalam
menyelesaikan kegiatan UKM. • Semua staf mendapat tugas yang sesuai
dengan program dan kapasitas tanggung jawabnya. Ini memang sedikit
sulit menimbang di beberapa puskesmas masih kekurangan SDM. Tetapi
setidaknya bisa mensiasati dengan frekuensi waktu dan jadwal kegiatan
yang berimbang
4. 4. 3. Membuat jadwal kegiatan sesuai dengan agenda dalam rencana
kegiatan induk puskemas (RPK) • Jadwal kegiatan menjadi penting
mengingat kelompok sasaran kita adalah masyarakat dengan beragam
aktifitas. • Penjadwalan disesuaikan dengan sasaran yang ada. Misal,
untuk sasaran ibu-ibu bisa dilakukan pada sore hari seperti kelas ibu
hamil. • Untuk sasaran penyuluhan bisa dilaksanakan pada malam hari •
Pola penjadwalan ini juga tentunya di buat serinci mungkin sampai pada
tempat dan siapa PJ nya.
5. 5. 4. Informasikan ke masyarakat (bukti sosialisasi) • Setelah jadwal
dibuat lalu sampaikan jadwal tersebut kepada sasaran yang akan dituju
berikut dengan kontak person PJ UKM nya. Karena bila terjadi perubahan
jadwal akan dengan mudah mengkonfirmasi nya. • Teknik informasi
jadwal ini bisa melalui surat kemudian sarankan di tempel pada papan
pengumuman desa atau kantor desa setempat. • Gunakan sistem informasi
radio untuk disiarkan secara berkala. Atau melalui media lain seperti
MEDSOS (FB Group, WA Group, SMS, dll)
6. 6. 5. Laksanakan kegiatan sesuai arahan program • Dalam pelaksanaan
kegiatan apapun tentunya ada kerangka acuan dan SOP nya. • Maka
kerjakan sesuai dengan petunjuknya. • Bila dilapangan terjadi hal-hal
diluar panduan sebaiknya di kondisikan semaksimal mungkin sesuai jalur.
 •Catat semua kendala dalam pelaksanaan guna dibahas dalam evaluasi
kegiatan.
7. 7. 6. Rekap semua bukti pelaksanaan pokja UKM (dokumentasikan). •
Setelah kegiatan berjalan. Dokumentasikan semuanya secara menyeluruh.
Seperti bila ada pertemuan hendaknya dilengkapi dengan surat undangan
(siapkan pula bukti tanda terima undangan), daftar hadir, notulen rapat,
jadwal agenda tentatif dan foto-foto kegiatan. Ini saya sebut UANG
(Undangan, Absensi, Notulen, Gambar/Foto). Ini sebagai bukti otentik
guna memenuhi elemen penilaian yang ada.
8. 8. 7. Evaluasi pelaksanaannya • Tahap akhir pelaksanaan kegiatan adalah
evaluasi. Sebetulnya evaluasi masih masuk dalam rangkaian kegiatan
yang tidak dapat di pisahkan dari kegiatan pokoknya. •Bahas semua
kendala yang timbul dan langsung temukan solusi efektifnya guna
perbaikan pelaksanaan kegiatan yang akan datang.
9. 9. SIKLUS PDCA P DC A Identifikasi masalah Analisis Rencana Tindak
Lanjut Tindak Lanjut Evaluasi Tindak lanjut ESSENSIAL PROMKES
KESLING GIZI KIA PTM SURVELANS P2PM
10. 10. Yang di analisis • Analisis kinerja (lihat PKP) • Analisis data
(lihat program UKM) • SMD • Perumusan masalah • Identifikasi masalah
(rumuskan dg 5W1H) • Prioritas masalah (gunakan metode USG) •
Mencari akar penyebab masalah (gunakan fish bone atau pohon masalah)
• Menetapkan cara pemecahan masalah
11. 11. HIRARHI DOKUMEN KEBIJAKAN PEDOMAN/PANDUAN
SOP/SPO RENCANA/KAK 1. PROGRAM 2. KEGIATAN
IMPLEMENTASI REKAM/CATAT IMPLEMENTASI ANALISIS-
TIRU-MODIFIKASI TINDAKLANJUT PDCA P1 P2 P3PMK 44/2016
12. 12. TETAPKAN dengan SK ttg SK, SOP, FORMAT- FORMAT •
Bentuk SURAT DINAS (misal : surat undangan) • SK sesuai TATA
NASKAH • SOP • Surat Tugas sesuai TATA NASKAH (mungkin
disertai SPPD jika ke Dinas) • Surat Pengatar sesuai TATA NASKAH •
Format ANALISIS MASALAH • Format MONITORING • Format
EVALUASI • Format RTL dan TL • Bagan FISHBORN • Format USG
Recommended
No : 0005/GNS
08/2012
Perihal : Pembatalan
Acara Festival Band
Pelajar
Assalamu’alaikum
Wr.Wb
Sehubungan dengan
datangnya surat ini
maksud dan tujuan
kami adalah ingin
memberitahukan
bahwa acara
“Festival Band
Pelajar” yang
rencana akan kami
adakan pada :
Hari/Tanggal :
Minggu, 12 Agustus
2012
Tempat : Jl. Parasamya
Beran Tridadi Sleman
 Yogyakarya.
BATAL kami
laksanakan,
dikarenakan satu dan
lain hal. Segenap
karyawan dari
Ganesha
Communications dan
seluruh Media Partner
yang terlibat dalam
persiapan
acara ini, meminta
maaf sebesar-besarnya
kepada semua pihak
yang tidak jadi terlibat
dalam acara tersebut.
Harapan kami, semoga
dikemudian hari
pembatalan ini tidak
menjadikan suatu
preseden buruk bagi
semua pihak yang
berkepentingan untuk
tetap bekerjasama
dalam
acara yang akan
datang.
Demikian surat
pemberitahuan ini
dibuat, untuk
perhatian dan
kerjasamanya
kami mengucapkan
terima kasih.
Wassalamu’alaikum
Wr.Wb
Yogyakarta, 5 Agustus
2012
Hormat kami
No : 0005/GNS
08/2012
Perihal : Pembatalan
Acara Festival Band
Pelajar
Assalamu’alaikum
Wr.Wb
Sehubungan dengan
datangnya surat ini
maksud dan tujuan
kami adalah ingin
memberitahukan
bahwa acara
“Festival Band
Pelajar” yang
rencana akan kami
adakan pada :
Hari/Tanggal :
Minggu, 12 Agustus
2012
Tempat : Jl. Parasamya
Beran Tridadi Sleman
Yogyakarya.
BATAL kami
laksanakan,
dikarenakan satu dan
lain hal. Segenap
karyawan dari
Ganesha
Communications dan
seluruh Media Partner
yang terlibat dalam
persiapan
acara ini, meminta
maaf sebesar-besarnya
kepada semua pihak
yang tidak jadi terlibat
dalam acara tersebut.
Harapan kami, semoga
dikemudian hari
pembatalan ini tidak
menjadikan suatu
preseden buruk bagi
semua pihak yang
berkepentingan untuk
tetap bekerjasama
dalam
acara yang akan
datang.
Demikian surat
pemberitahuan ini
dibuat, untuk
perhatian dan
kerjasamanya
kami mengucapkan
terima kasih.
Wassalamu’alaikum
Wr.Wb
Yogyakarta, 5 Agustus
2012
Hormat kami